Procedimiento para control del producto no conforme

Instituto para la Competitividad del Estado de Colima
Dirección de Atención al Sector Público
Clave: PM-SG-04
Fecha de emisión: 21/02/2013
Versión N°. 3
Página: 1 de 6
Procedimiento para control del
producto no conforme
Elaboró
Revisó
M.A Hugo Leonel Castro Roca
Licda. Angélica María Aguilar
Arias
Jefe del Departamento de Sistemas
de Gestión y Mejora Continua
Aprobó
Lic. Efrén Díaz Castillero
Director General del Instituto para la
Competitividad del Estado de Colima
Directora de Atención al Sector
Público
Instituto para la Competitividad del Estado de Colima
Dirección de Atención al Sector Público
PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DEL PRODUCTO NO
CONFORME
Clave: PM-SG-04
Emisión: 21/02/13
Versión: 3
Página2 de 6
1. OBJETIVO
Asegurar que los productos y servicios proporcionados por las dependencias u organismos, que no sean
conformes con los requisitos establecidos, se identifiquen y controlen para prevenir su uso o entrega no
intencional.
2. ALCANCE
Aplica a todos los procesos de las dependencias y organismos que proporcionan productos y/o servicios a
usuarios internos y externos, cuando se generen productos y/o servicios que no cumplan sus requisitos, los del
usuario o los legales y reglamentarios.
3. POLÍTICAS
3.1 Este procedimiento es aplicable cada vez que se detecte un producto no conforme.
3.2 El representante de la dirección debe implementar, mantener y difundir este procedimiento para su
aplicación en los procesos involucrados en el SGC.
3.3 El personal involucrado en el SGC, debe cumplir con las disposiciones contenidas en este
procedimiento.
3.4 Los responsables de las áreas deben:



Definir los mecanismos internos de su área de responsabilidad para identificar y segregar el
producto no conforme generado.
Evaluar el tipo de correcciones y/o acciones a tomar y cuando aplique, asegurarse que no vuelva a
ocurrir, de acuerdo con lo indicado en el PM-SG-05 Procedimiento para acciones correctivas,
preventivas y de mejora.
Mantener los registros emitidos por la aplicación de los controles del producto no.
3.5 Se deben identificar los productos no conformes derivados del incumplimiento de requisitos
especificados en los procesos.
3.6 Aquellos productos no conformes cuya causa de incumplimiento sea circunstancial y que no afecte en el
funcionamiento para el cual fue creado, no requiere de la aplicación completa de este procedimiento, sin
embargo, se debe corregir inmediatamente la desviación y registrar. Mensualmente se debe elaborar un
informe que contenga la información relacionada con dichos productos no conformes, con el fin de
evaluar la pertinencia de realizar acciones posteriores.
3.7 Cuando se corrige un producto no conforme, debe someterse a una nueva verificación, para demostrar
su conformidad con los requisitos.
3.8 Cuando se detecta un producto no conforme después de la entrega o cuando ha comenzado su uso, el
RD y/o quien corresponda según el proceso, deberán tomar las acciones apropiadas respecto a los
efectos o efectos potenciales de la no conformidad.
4. MARCO NORMATIVO
4.1 Norma ISO 9001:2008/NMX-CC-9001-IMNC-2008, Requisito 8.3 Control del producto no conforme.
5. TÉRMINOS/ DEFINICIONES

PNC: Producto no conforme: Incumplimiento con la(s) características de la calidad establecidas en
los procesos o bien al incumplimiento de algún trámite o servicio.
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”
Instituto para la Competitividad del Estado de Colima
Dirección de Atención al Sector Público
PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DEL PRODUCTO NO
CONFORME

Clave: PM-SG-04
Emisión: 21/02/13
Versión: 3
Página3 de 6
Cliente: Institución o persona que recibe un producto.
Nota: El cliente puede ser interno o externo a la organización. Por ejemplo: Consumidor, usuario final
y beneficiario.

Concesión: Autorización para utilizar o liberar un producto que no es conforme con los requisitos
especificados.
Nota: Una concesión está
generalmente limitada a la entrega de un producto que tiene
características no conformes, dentro de unos límites definidos por un tiempo o cantidad acordados.

Corrección: Acción tomada para eliminar una no conformidad detectada.
Nota 1: Una corrección puede realizarse junto con una acción correctiva.
Nota 2: Una corrección puede ser, por ejemplo, un reproceso (Acción tomada sobre un producto no
conforme para que cumpla con los requisitos) o una reclasificación

Desecho: Acción tomada sobre un producto no conforme para impedir su uso inicialmente previsto.

Especificación: Documento que establece requisitos. Una especificación puede estar relacionada
con actividades o productos. En algunas ocasiones, por el tipo de operación también puede llamarse
“Criterio”.

Inspección: Evaluación de la conformidad por medio de observación y dictamen, acompañada
cuando sea apropiado por medición, ensayo/prueba o comparación con patrones.

Liberación: Autorización para proseguir con la siguiente etapa de un proceso.

Permiso de desviación: Autorización para apartarse de los requisitos originalmente especificados de
un producto, antes de su realización.

Producto: Resultado de un proceso. Puede ser un bien tangible o un servicio.

Reproceso o retrabajo: Acción tomada sobre un producto no conforme para que cumpla con los
requisitos.

Reclasificación: Variación de la clase de un producto no conforme, de tal forma que sea conforme
con requisitos que difieren de los iniciales.

Reparación: Acción tomada sobre un producto no conforme para convertirlo en aceptable para su
utilización prevista.

Requisito: Necesidad o expectativa establecida, generalmente implícita y obligatoria.
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”
Instituto para la Competitividad del Estado de Colima
Dirección de Atención al Sector Público
PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DEL PRODUCTO NO
CONFORME
Clave: PM-SG-04
Emisión: 21/02/13
Versión: 3
Página4 de 6
6. DIAGRAMA DEL PROCEDIMIENTO
Personal / Clientes
Responsable del proceso o personal a su cargo
Representante de la
Dirección
Inicio
1
Identifica producto
no conforme
3
2
Registra el
producto no
conforme
Notifica al
responsable del
proceso
4
Si
¿El PNC está
con el cliente?
Informa al cliente
No
5
Evalúa y
determina el
tratamiento del
PNC
si
¿Se recupera
el PNC?
No
6
Verifica la
efectividad de las
acciones
realizadas
No
¿La acción es
efectiva?
Si
7
Evalúa la
necesidad de
realizar una
acción correctiva
9
¿Requiere
acción
correctiva?
No
Notifica al RD
10
Concluye la
atención a la
desviación
Si
8
Aplica
procedimiento
AC, AP y AM
PM-SG-05
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”
Fin
Instituto para la Competitividad del Estado de Colima
Dirección de Atención al Sector Público
PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DEL PRODUCTO NO
CONFORME
Clave: PM-SG-04
Emisión: 21/02/13
Versión: 3
Página5 de 6
7. DESCRIPCIÓN DEL PROCEDIMIENTO
Responsable
Secuencia de fases / Descripción de actividades
Referencias
1. Identifica producto no conforme
1.1 Detecta el producto no conforme cuando una de las
especificaciones en el proceso no se esté cumpliendo.
Personal/Cliente
2. Notifica al responsable del proceso
2.1 Notifica al responsable del proceso la existencia del
producto no conforme, señalándole su ubicación.
3. Registra el producto no conforme
3.1 Registra el PNC, anotando la fecha en que se detectó,
responsable de darle tratamiento y una breve sinopsis de la
situación por la que se presentó.
¿El PNC está en poder del cliente?
3.2 Si, pasa a la fase 4.
3.3 No, pasa a la fase 5.
4. Informa al cliente
4.1 Notifica por cualquier medio al cliente para informarle de la
existencia de un producto no conforme y de su sustitución
cuando sea posible.
¿Se puede recuperar el producto no conforme?
No. pasa a la fase 7.
Responsable
del proceso o
personal a su
cargo
Sí. Pasa a la fase 5.
5. Evalúa y determina el tratamiento del producto no conforme
5.1 Evalúa el producto no conforme y determina su tratamiento
de acuerdo a lo siguiente:

Corrección

Reproceso

Liberación

Desecho
5.2 Realiza el tratamiento correspondiente del producto no
conforme y registra las acciones tomadas al respecto en la
sección de “Acción realizada” del registro.
6. Verifica la efectividad de las acciones realizadas
6.1 Verifica que la acción sea efectiva y que el producto cumpla
con los requisitos iniciales.
Nota: Puede apoyarse con los auditores internos para la
verificación de que la acción sea efectiva.
¿La acción es efectiva?
No. Regresa a la fase 5.
Sí. Pasa a la siguiente fase.
7. Evalúa la necesidad de realizar una acción correctiva
7.1 Analiza si aplica acciones correctivas, esto es,
dependiendo la frecuencia y la gravedad del producto no
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”
F0-SG-19
Relación del
producto no
conforme
Instituto para la Competitividad del Estado de Colima
Dirección de Atención al Sector Público
PROCEDIMIENTO PARA CONTROL DEL PRODUCTO NO
CONFORME
Clave: PM-SG-04
Emisión: 21/02/13
Versión: 3
Página6 de 6
conforme.
¿Requiere acción correctiva?
Sí. Pasa a la fase 8.
No. Pasa a las fase 9.
8. Aplica procedimiento para acciones correctivas, preventivas
y de mejora.
8.1 De ser necesario se inicia con el PM-SG-05
Procedimiento para acciones correctivas, preventivas y de
mejora para asegurase de que las acciones tomadas
eviten la generación de otros productos no conformes.
9. Notifica al Representante de la Dirección
9.1 Notifica al RD las acciones tomadas sobre el producto no
conforme detectado.
PM-SG-05
Procedimiento de
acciones correctivas,
preventivas y de
mejora
10. Concluye la atención a la desviación
10.1 Da por concluido el producto no conforme.
RD
10.2 Integra informe mensual con información relacionada con
dichos PNC, con el fin de evaluar la pertinencia de realizar
acciones posteriores.
8. REGISTROS DE CALIDAD
Clave
Registros
Tiempo de
retención
Responsable de
conservarlo
FO-SG-19
Relación del producto no conforme
1 año
Direcciones de área /
responsables de procesos
9. SECCIÓN DE CAMBIOS
No. de versión
Fecha de actualización
3
21/02/2013
Se modificó el formato de Relación del producto no conforme.
20/11/2012
La responsabilidad de emitir y dar a conocer el procedimiento
es del Instituto para la Competitividad del Estado de Colima.
Se modificó el flujo del proceso.
Se agregó la actividad 10.2.
1
27/09/2011
Cambió a procedimiento master de aplicación general para
todas las dependencias y organismos que integran el SGC,
con clave PM-SG.04. Cambió el objetivo, alcance y políticas.
Se agregó el formato de FO-SG-19 Relación del producto no
conforme.
Se eliminó el formato Registro de hallazgos de este
procedimiento, ya que se controlará en el PM-SG-05
Procedimiento para acciones correctivas, preventivas y de
mejora.
0
30/03/2010
Inicia su uso.
2
Descripción del cambio
Documento controlado por medio electrónico, toda copia en papel es un “Documento no controlado”