La planificación consiste en fijar ... conseguirlos, definir las políticas de ... 3. LA PLANIFICACIÓN

3. LA PLANIFICACIÓN
La planificación consiste en fijar unos objetivos, macar estrategias para
conseguirlos, definir las políticas de la empresa y establecer criterios de decisión,
siempre con la intención de conseguir los fines de la empresa.
Proceso de Planificación:
El proceso de planificación consta de una serie de etapas que se han de ir cubriendo
durante la elaboración de los planes. Estas etapas son las siguientes:
1.Análisis de la situación de partida. Se analiza la situación actual de la empresa
y se su entorno, y se toma conciencia de las oportunidades existentes para poder
aprovecharlas. Por ejemplo, las necesidades del mercado donde se actúa o la situación
de los recursos que se necesitarán.
2. Se marcan los objetivos, tanto los generales como los subojetivos, es decir, se
concretan las metas a las que se quiere llegar.
3.Creación de alternativas o determinación de las líneas de actuación. Se marca
los diferentes caminos que lleven a la empresa hacia los objetivos propuestos.
4.Evaluación de las alternativas. Consiste en evaluar y analizar cada una de las
líneas de acción, es decir, estudiar los puntos fuertes y los débiles, y evaluar los costes,
los riesgos, las dificultades que hay que superar….
5.Elección de una de las alternativas. En esta etapa se decide qué plan se
ejecutará.
6.Control y determinación de desviaciones. Aunque se haya escogido una
alternativa con la seguridad de que es la mejor, es posible que la realidad evolucione de
forma diferente y esta alternativa no funcione como se esperaba; entonces, se debe
volver a las alternativas y hacer las modificaciones pertinentes. Por tanto, hay que hacer
un seguimiento periódico de los planes y corregirlos cuando sea necesario.
Tipos de Planes:
Por su dimensión temporal:
-Planes a largo plazo. Son aquellos planes que se contemplan en un periodo superior a
cinco años. Normalmente se refieren a aspectos estructurales de la empresa, relativos a
una expansión futura, como nuevas inversiones en maquinaria.
-Planes a medio Plazo. Son aquellos planes que se han de conseguir en un periodo
superior a un año e inferior a cinco años. Estos planes muestran la actividad que han de
desarrollar la mayor parte de los departamentos de la empresa. Por ejemplo, el volumen
de producción, el volumen de ventas...
-Planes a corto plazo. Son aquellos planes que tienen como límite el ejercicio
económico, normalmente un año. Se trata de planes inmediatos y muy concretos por
departamentos, y que pueden servir de canal para conseguir los otros objetivos, por
ejemplo, cumplir los presupuestos previamente marcados.
Ámbito de la Empresa:
- Planes Estratégicos. Son planes que se aplican a toda la empresa y es la alta dirección
la que los lleva adelante. Contienen objetivos que sirven de orientación para toda la
organización, tratan de situar la empresa en medio de su ambiente. Son planes, por lo
general, a medio o largo plazo, en los que se integran de forma coherente los objetivos,
las líneas de actuación y las normas o directrices básicas de la organización. La
importancia de la estrategia es que pone y orienta de un modo claro hacia dónde va la
organización y el modo en que se debe actuar.
- Planes Tácticos. Son aquellos cuyo ámbito se limita a una división o centro de trabajo.
Se refieren al modo en que se puede desarrollar una estrategia en un período
determinado.
- Planes operativos. Son los que afectan a un nivel inferior, normalmente a un único
departamento. Se refieren a actuaciones u operaciones muy concretas para desarrollar
actividades específicas.
4. LOS OBJETIVOS DE LA EMPRESA
Tipos de Objetivos:
En función de su naturaleza:
-
financieros y económicos. Son objetivos orientados a los aspectos que permiten la
satisfacción de las necesidades y expectativas de aquellos que tienen algún interés
financiero en la empresa, en especial los accionistas. Entre estos podemos señalar.
Ganancias, ventas, márgenes brutos y beneficios netos, capital y préstamos a largo
plazo, rendimiento de acciones, valor total de la empresa para los accionistas a largo
plazo, cuota de mercado.
- No financieros:
Clientes. Los objetivos en este campo definen en qué grado la empresa va a satisfacer
las expectativas y necesidades de aquellos a los que la empresa les vende sus productos.
Entre estos objetivos podemos señalar: entregas a tiempo, precio, asistencia técnica y de
ventas, tratamiento de reclamaciones, garantía y término de la garantía, duración y
mantenimiento del producto.
Personal. Los objetivos deben establecerse basándose en las cuestiones que permiten a
la organización satisfacer los deseos y las aspiraciones del personal. Entre estos
objetivos podemos señalar: Captación del personal, Participación, Desarrollo
profesional, Condiciones de Empleo, Condiciones de seguridad e higiene.
Sociedad. Con estos objetivos se trata de establecer lo que hace o debe hacer la
organización para satisfacer las necesidades y expectativas de la comunidad en general.
Entre estos objetivos podemos señalar: Impacto en los niveles de empleo local,
conservación de la energía, utilización de materiales reciclados, reducción de residuos,
riesgos para la salud.
5. TOMA DE DECISIONES
Matriz de Decisión – es un medio para ordenar, de forma comparativa las
distintas estrategias que están al alcance de la empresa y las situaciones incontroladas
con las que se puede encontrar, así como los resultados, probables, para ésta de las
distintas combinaciones: Estrategia, situación incontrolada. Es un instrumento para
facilitar la toma de decisiones.
-Situación de Certeza. Se da por supuesto el comportamiento de las variables
incontrolables, el único problema consiste en seleccionar la estrategia más conveniente.
-Situación de Riesgo. Aproximadamente se conocen las probabilidades de que suceda
cada una de las situaciones incontroladas. El directivo debe combinar la selección de la
estrategia adecuada con la probabilidad de cada situación fuera de control.
-Situación de Incertidumbre. No son capaces de estimar las probabilidades de que se
produzca cada situación incontrolable. Criterios:
Pesimista o de Wald. El directivo seleccionará la estrategia que proporcione una
retribución más alta en el peor de los casos.
Optimista. El directivo escoge la alternativa más favorable, suponiendo que se
va a presentar el mejor de los casos.
Laplace. Se asignará a cada situación incontrolada igual probabilidad, y se
elegirá aquella alternativa que ofrezca un valor esperado más alto.
6. LA FUNCIÓN DE CONTROL
Controlar consiste básicamente en verificar que todo salga como se había
previsto al hacer la planificación, tanto en los objetivos generales – en los niveles más
altos de la organización ( alta dirección )- , como en los subojetivos más concretos – en
los niveles más bajos ( niveles de gestión).
La función de planificación y la de control están muy ligadas. En realidad, la finalidad
del control es detectar las desviaciones con respecto a las previsiones, con intención de
corregirlas antes de que se produzcan consecuencias negativas.
Etapas de Control:
1º Se han de marcar unos estándares, es decir, unas medidas que se consideren
normales. Los estándares son los indicadores que se han fijado, son los objetivos
propuestos al planificar, lo que se intenta alcanzar en cada unidad de la organización.
Por ejemplo, la cantidad de producción obtenida por una máquina en tiempo
determinado, el coste por unidad de producto o el ingreso esperado por unidad de
producto vendido.
2º Se han de medir las actividades, es decir, una vez que se han fijado los estándares, se
debe medir o analizar lo que se ha obtenido realmente. Para ello, hay que examinar paso
a paso la fase de la actividad, para estar constantemente al corriente, sin esperar al final
de toda la actividad. Una vez analizadas, se han de comparar con los estándares
marcados y determinar las desviaciones producidas.
3º Se han de corregir las desviaciones obtenidas, es decir, una vez que se han detectado
las desviaciones, se han de analizar y determinar los motivos que las han originado.
Generalmente, los motivos son dos: - o no se han ejecutado los planes como se había
previsto, por falta de organización o por poca rentabilidad de los recursos, - o estos
planes no eran los correctos y se habían marcado unos objetivos que no se podían
conseguir. Cualquiera que sea el motivo, hay que intentar resolver la desviación,
aprovechando la información obtenida en el control y realizando un planteamiento
distinto.
Tipos de Control:
-
Control Presupuestario. Un presupuesto es un plan numérico par asignar recursos a
actividades específicas. El presupuesto fue la primera medida de control utilizada en
las organizaciones. Se trata de controlar que la relación numérica de la planificación
se cumpla.
Tipos de Presupuesto:
1) Presupuesto de Gasto. Enumera las actividades principales desarrolladas en una
unidad para alcanzar sus objetivos y asignan una cantidad de dinero a cada una.
2) Presupuesto de ingresos: Proyecta las ventas futuras. Al multiplicar el volumen de
ventas por el precio del producto, el resultado daría el presupuesto de ingresos.
3) Presupuesto efectivo. Proyectan cuánto efectivo tendrán una organización y cuánto
necesitará para hacer frente a los pagos.
4) Presupuesto de inversiones de capital. Proyectan las inversiones en propiedades,
edificios y equipo.
- Control no presupuestario:
1) La Auditoría. Verifica la planificación tanto con respecto a la contabilidad , como a
la rentabilidad de los recursos o la gestión global de la empresa, haciendo
recomendaciones para mejorarla. Hay distintos tipos: interna, que se lleva a cabo
dentro de la empresa como mecanismo propio de control; externa, que realizan
persona ajenas a la empresa, profesionales independientes; operativa, cuya función
es analizar la estructura global de la empresa con respecto a los objetivos, políticas o
planificaciones; ecoauditoría, que controla el impacto medio ambiental de las
empresas.
2) La estadística. Permite tratar los datos históricos de un problema, sacar conclusiones
y realizar pronósticos. Por ejemplo, las previsiones de ventas hechas con datos
históricos de años anteriores o de otras empresas del sector.