PROCESOS ADMINISTRATIVOS Concepto de Control

PROCESOS ADMINISTRATIVOS
Concepto de Control
Es la medición de los resultados actuales y pasados en relación con los esperados, ya sea
total o parcialmente, con el fin de corregir, mejorar y formular nuevos planes.
Importancia del Control
1. El control es esencial para llevar un buen desempeño del objetivo a las metas que se
persiguen. Este nunca debe considerarse como negativo en carácter, ya que a través
dicha función se logra lo planeado, el control nunca debe ser un obstáculo o
impedimento, es una necesidad administrativa.
2. Establece medidas para corregir las actividades de tal forma que se alcancen los
planes exitosamente.
3. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los actos.
4. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones para
que no vuelvan a presentarse en el futuro.
5. Proporciona información acerca de la situación de la ejecución de los planes,
sirviendo como fundamento al reiniciarse el proceso de la planeación.
6. Reduce costos y ahorra tiempo para evitar errores.
Su aplicación incide directamente en la racionalización de la administración y
consecuentemente, en el logro de la productividad de todos los recursos de la
empresa.
Principios del Control
1. Equilibrio: A cada grupo o delegación seleccionada debe proporcionársele el
Grado de control correspondiente. De la misma manera la autoridad se delega y la
responsabilidad se comparte, al delegar autoridad es necesario establecer los
mecanismos suficientes para verificar que se están cumpliendo con la
responsabilidad conferida, y que la autoridad delegada esta siendo debidamente
ejercida.
2. De los objetivos: Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, el
control es un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos. Ningún control
será valido sino se fundamenta en los objetivos y a través de él, no se revisa el logro
de los mismos.
3. De la oportunidad: El control para que sea eficaz, necesita ser oportuno, debe
aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible tomar
medidas correctivas con anticipación.
4. De las desviaciones: Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en
relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea
posible conocer las causas que las originaron, para poder tomar las medidas
necesarias para evitarlas en el futuro.
5. Costeabilidad: El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo
que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este
reporte. Un control sólo deberá implantarse si su costo se justifica en los resultados
que se esperen de el; de nada servirá establecer un sistema de control si los
beneficios financieros que son mas útiles resultan menores que el costo y el tiempo
que implican su implantación.
6. De excepción: El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades
excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo, delimitando
adecuadamente que funciones estratégicas requieren el control.
7. De la función controlada: La función controladora por ningún motivo debe
comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Una
persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la
actividad a controlar.
Tipos de Control
•
Los controles previos: tratan de asegurarse que los requisitos y recursos necesarios
para el desarrollo futuro de la actividad se han cumplimentado satisfactoriamente.
Este es el tipo de control asociado con la mayor eficacia, puesto que consiste en
eliminar los problemas antes de que se produzcan. Con ellos prevemos dónde,
cuándo y cómo surgirá una dificultad y tomamos medidas para que no lleguen a
producirse.
•
Los controles concurrentes: buscan adoptar las medidas correctivas oportunas
mientras se está ejecutando una actividad. No son preventivos, pero tampoco
esperan a que algo haya terminado. Con ellos conseguiremos actuar para reconducir
la situación antes de que se deteriore más e incumplamos los objetivos establecidos.
Estos controles adoptan la forma de una revisión humana o mecánica de la actividad
que permita la continuidad o la detención de la misma. Por ejemplo, autorizaciones
de tramitación de un pedido, concesión de un descuento por volumen de compra,
etc.
•
Control de retroalimentación: este tipo de control se enfoca sobre el uso
de la información de los resultados anteriores para corregir posibles desviaciones
futuras de estándar aceptable. El control de retroalimentación implica que se han
reunido algunos datos, se han analizado y se han regresado los resultados a alguien
o a algo en el proceso que se está controlando de manera que puedan hacerse
correcciones.
El principal inconveniente de este tipo de control es que en el momento en que el
administrador tiene la información el daño ya está hecho, es decir, se lleva a cabo
después de la acción.
Métodos de Control
1. Controles anteriores a la acción o pre controles: garantizan que antes de
emprender una acción, se haya hecho el presupuesto de los recursos humanos,
materiales y financieros, que se necesitarán cuando llega el momento de la acción,
los presupuestos se aseguran de que los recursos requeridos estén disponibles en los
tipos, calidad, cantidades y ubicaciones necesarias.
2. Controles directivos o de alimentación hacia adelante: tienen por objeto
descubrir las desviaciones respecto de alguna norma o meta y permitir que se hagan
correcciones antes de terminar determinadas series de acciones.
3. Controles de si/no o de selección preliminar: Ofrece un proceso de selección para
que una operación continúe, antes hay que aprobar un procedimiento o satisfacer
determinadas condiciones.
4. Controles después de la acción: Estos miden los resultados de una acción
terminada. Se investigan las causas de las desviaciones respecto del plan o norma, y
luego los hallazgos se aplican a actividades futuras parecidas.
Concepto de Auditoría
Tradicionalmente la Auditoria era definida como el “examen hecho por una persona o firma
de auditores” para proporcionar información sobre el desenvolvimiento y situación de la
empresa a otra u otras personas o entidades oficiales, y su propósito final era el de detectar
fraudes o fallas y hacer las recomendaciones para prevenirlas.
Se entiende como Auditoria:
1. Una recopilación, acumulación de evidencia sobre información de una
organización.
2. Una evaluación de diversas operaciones y controles de una organización.
3. Es un proceso sistemático para obtener y evaluar de manera objetiva, las evidencias
relacionadas con informes sobre actividades económicas y otras situaciones que
tienen una relación directa con las actividades que se desarrollan en una
organización pública o privada.
Actualmente el término auditoría se puede relacionar con el control y aplicarlo en
forma amplia para hacer alusión a diferentes situaciones:
1. Evaluar el entorno en que se desenvuelven las organizaciones, en especial su papel
social y económico.
2. Evaluar la misión, objetivos, estrategias, políticas y programas establecidos por la
administración y la habilidad para aplicar el proceso administrativo.
3. Evaluar los planes de desarrollo a nivel de empresa y a nivel macroeconómico.
4. Determinar la eficiencia con que se están desarrollando las operaciones de la
empresa con el fin de detectar fallas y proponer recomendaciones.
5. Evaluar la productividad y economicidad en la empresa.
6. Evaluar los procedimientos de administración de personal.
7. Expresar el examen de registros financieros, los cuales, al ser amparados por el
dictamen que emite el auditor independiente, pueden servir de base a socios,
accionistas, gobierno y público en general para saber la situación de una entidad
económica, y con base a ello tomar decisiones más acertadas.
8. Determinar la confiabilidad de los datos contables e informes obtenidos a través del
procesamiento electrónico de datos.
9. Evaluar el papel de mercadeo, calidad, presupuestos.
10. Evaluar la gestión del personal operativo, etc.
Si bien es cierto que antiguamente auditar significaba “escuchar”, y posteriormente
examinar unos registros financieros, también hoy se deberá aceptar que su concepto es muy
amplio ya que implica un proceso de investigación y evaluación, con el objeto de
determinar las causas y los efectos que producen diversos factores, tanto externos como
internos, que inciden ya en la administración y en las operaciones productivas, y que se
reflejan en la situación general de la empresa. Sólo así, y con los resultados obtenidos, se
podrá informar y proponer soluciones correctivas cuando fuere necesario.
Sistemas de Información para el Control
Los sistemas de información desempeñan un extraordinario papel de ayuda en la ejecución
de las diferentes funciones administrativas, pero apoyan especialmente a la planificación y
el control.
Se puede definir el sistema de información como el conjunto integrado de datos,
Equipos, procedimientos y personas que intervienen en la recogida, almacenamiento y
Procesamiento de datos para generar la información que se requiere para dirigir una
organización. Así pues, el sistema de información ejecuta tres actividades generales:
• Recibe datos de fuentes internas o externas a la empresa.
•
•
Actúa sobre los datos para producir información.
Suministra la información para el usuario.
Normalmente, se confunden los conceptos de dato e información. La información tiene
como punto de partida los datos, así que la información es un dato o conjunto de datos
elaborados y situados en un contexto, de forma que tienen significado para alguien en un
momento y lugar determinado. Por tanto, ha de entenderse que los datos son hechos sin
organizar y sin un significado específico.
Para que esos datos merezcan la consideración de información se requiere que sean
inteligibles, comprensibles y útiles para su receptor, de manera tal que sean capaces de
afectar a sus decisiones.
Así, el problema radicará en diseñar un sistema de información capaz de suministrar
información y no un exceso de datos, ya que este exceso no es más que ruido que
distorsiona la comunicación y provoca costes.
Por regla general, los elementos de los que consta un sistema de información son los
siguientes:
•
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Elementos humanos o personas dedicadas a captar, procesar, almacenar y
proporcionar datos e informaciones a los usuarios que los demanden, en cualquier
nivel de la organización; en general, puede afirmarse que todos los miembros de la
organización e incluso los participantes externos, como cliente, proveedores, etc.
Elementos materiales que se utilizan en la captación, tratamiento, almacenaje y
transmisión de datos e información (fichas, ordenadores, discos, etc.).
Procedimientos, métodos y técnicas para el tratamiento de los datos y la obtención
de informaciones.
Datos, que por sí mismos carecen de valor en tanto en cuanto no sean relacionados
entre sí, y valorados e interpretados en el contexto adecuado.