Proyecto URUGUAY CONCURSA gana premio internacional de

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Gestión
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Desempeño en la
de Naciones
Unidas
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Junta
Departamen
tamental
Marinella Echenique 1
Fernando Carrasco 2
Diana Campoy 3
1. INTRODUCCIÓN
En el Marco del Convenio de Cooperación Interinstitucional entre la Junta Departamental de Maldonado y la ONSC, se dio comienzo a la Asistencia técnica a efectos de
realizar el diseño, elaboración y pautas de implantación de la Gestión del Desempeño.
Vista la necesidad de implementar un nuevo sistema de Gestión del Desempeño para
los funcionarios de la Junta Departamental de Maldonado, en virtud que el anterior no
contemplaba todo el universo de actuación de los mismos.
La propuesta de “Gestión del Desempeño”, se enmarcó en las reuniones establecidas de
consenso y coordinación, en conjunto con el equipo de trabajo de la Junta Departamental
y la ONSC.
En representación de la Junta Departamental de Maldonado participaron el Sr. Carlos
Pérez, Director de Administración y la Sra. Stella Tabarez Directora del Departamento de
Recursos Humanos y por la ONSC, la División de Estrategias en Gestión Humana representada por la Lic. Diana Campoy, T/A Fernando Carrasco y la supervisión de la Directora,
Lic. Marinella Echenique.
1
Licenciada en Registros Médicos, Técnica en Administración, Especialista en Gestión Humana,
coautora de diferentes publicaciones nacionales e internacionales. Directora Interina de la División
Estrategias de Gestión Humana de la ONSC.
2
Técnico en Administración, Diplomado en Especialización de Dirección de Recursos Humanos,
Analista y asistente de la División Estrategias de Gestión Humana de la ONSC.
3
Licenciada en Recursos Humanos, Especialista en Gestión Humana. Analista y asistente de la División
Estrategias de Gestión Humana de la ONSC.
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Funcionarios de la Junta Departamental de Maldonado y representantes de la ONSC
A tales efectos se aprueba por parte de la Junta Departamental de Maldonado, a través
de Resolución de fecha 3 de diciembre de 2013 el “Sistema de Gestión de Evaluación de
Desempeño”.
Esto último dio lugar a la implementación definitiva de dicho sistema.
Contenido del presente informe
•
Objetivos
•
Marco General
•
Fundamentación de Gestionar el Desempeño.
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Gestión del Desempeño en la Junta Departamental de Maldonado - ONSC
•
Metodología
•
Proceso de Evaluación
•
Beneficios
•
Los distintos Actores
•
Proceso de Implementación
•
Resultados esperados
1. OBJETIVOS
Objetivo Principal
El objetivo principal es generar un Instrumento de Gestión Humana que
apunte al desarrollo de las personas que forman parte de la Junta Departamental colaborando en una evaluación eficaz y eficiente del Desempeño de
sus funcionarios., en atención a ser un Organismo de relacionamiento interno y externo con la ciudadanía.
Objetivos Específicos
• Evaluar objetivamente la contribución y el desempeño que los funcionarios
hacen a la Junta en forma cotidiana y valorada una vez al año.
• Mejorar el desempeño de los funcionarios.
• Retroalimentar a los funcionarios acerca de su desempeño.
• Determinar las necesidades de desarrollo y capacitación de los funcionarios.
• Facilitar capacitación en el proceso del nuevo Sistema de Evaluación del
Desempeño.
• Ser utilizado para futuros ascensos dentro de la Junta.
2. MARCO GENERAL
La finalidad de la asistencia técnica fue diseñar e impulsar una metodología e instrumento que apunte a gestionar el desempeño de los funcionarios de la Junta Departamental
de Maldonado. La misma fue realizada en espacios de intercambio y socialización, bajo
lineamientos de trabajo claros, aportes técnicos, así como talleres, entre otros, en pos de la
profesionalización, transparencia, eficacia y eficiencia de la Junta.
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Gestión del Desempeño en la Junta Departamental de Maldonado - ONSC
En tal sentido cabe destacar los siguientes aspectos:
1. Perfil del funcionario: “la actitud y aptitud del funcionario público deben estar enfocadas a servir las necesidades de la comunidad”.
2. Valores: “el funcionario desempeñará sus funciones con transparencia, imparcialidad, buena fe, probidad, eficacia, eficiencia, responsabilidad, profesionalidad y ética en el
ejercicio de la función pública.
En cuanto a este último punto, se instrumentaron factores y subfactores referidos a
competencias necesarias que aplican a la realidad de la Junta Departamental de Maldonado
y apuntan a:
• “desarrollar funciones, atribuciones y deberes administrativos, con puntualidad,
celeridad, economía, eficiencia y cortesía”;
• “dar cumplimiento a las determinaciones de sus superiores jerárquicos”;
• “desarrollar las iniciativas que sean útiles para el mejoramiento del servicio”;
• “mantener reserva sobre asuntos e informaciones conocidos en razón de su función”.
3. FUNDAMENTACIÓN
Dra. Alba Florio Leganani, Embajadora de
Corea del Sur; Ing. Luis Cibils, ONSC.
a. ¿Por qué hablamos de Gestión del Desempeño y noUruguay
solo deenEvaluación?
Esta herramienta de gestión humana, permite alinear el desempeño del funcionario de
acuerdo a la misión institucional, con el fin de generar un valor agregado a la Junta a
través del desarrollo efectivo de los compromisos laborales y comportamentales.
Es indispensable para acompañar el proceso, tener una visión sistémica que permita
ver a la Junta Departamental en su conjunto y en interacción con su entorno.
Asimismo, se utiliza para potenciar el talento humano de la Junta, procurando su
mejor aprovechamiento para motivar y obtener resultados así como dejar claro que la
finalidad del sistema no es la sanción sino la corrección.
b. Por otro lado, es necesario que los funcionarios sepan lo que se espera de ellos y como
su contribución está relacionada con los cometidos de la Junta.
Todo ello es posible si el mismo participa o en su defecto es comunicado al iniciar el año,
acerca de las metas operativas definidas, en el marco de una comunicación asertiva con su
jefe.
Es por eso, que la retroalimentación cumple un rol indispensable ya que el evaluado
tiene la posibilidad de dejar por escrito sus opiniones respecto de la evaluación realizada
por el supervisor.
c. Se introducen los conceptos de Actuación general y de Autoevaluación del funcionario como elementos cualitativos y de participación dentro del proceso.
Gestionar el Desempeño significa no solo monitorizar resultados sino también promover la alineación de los esfuerzos para los resultados deseados.
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4. METODOLOGÍA
4.1 El Director de la División de Administración y la Directora del Departamento de
Recursos Humanos se constituyeron en la contraparte con la División de Estrategias de
Gestión Humana de la ONSC dada su pericia dentro de la Junta Departamental y la responsabilidad que les corresponde en el seguimiento del diseño e implementación del sistema.
4.2 El sistema de gestión del desempeño es de carácter conceptual innovando en la
definición para los cinco niveles (insatisfactorio a excelente) de valoración a través de los
factores y subfactores que podrán ser de aplicación para los responsables de la evaluación
del desempeño (Jefes, Directores, etc.).
Teniendo en cuenta la especificidad de la Junta y las competencias requeridas por esta,
se procedió a identificar las expectativas y necesidades, que contribuyeron a definir aquellos saberes, habilidades, aptitudes y actitudes, necesarios para el desarrollo óptimo de
sus funcionarios.
Como ya se mencionó, la evaluación está formada por factores y subfactores transversales a todos los grupos funcionales y aquellos saberes específicos que solo aplican para
algunos grupos funcionales, tal es el caso de los taquígrafos, sector locomoción, sector
servicios, administrativos y otros técnicos.
Con respecto a los cargos de Conducción, se utilizaron factores transversales a todos y
subfactores solo aplicables a nivel de Dirección.
Los factores son cinco:
Estos se desagregan en subfactores según se presenta en el siguiente detalle:
o Factores con sus Subfactores correspondientes, transversales a toda la Junta y a
todos los grupos funcionales.
o Factor Habilidades y Destrezas: se compone de subfactores para cada grupo
funcional. Refiere al desempeño específico de cada grupo.
o Factor aplicable a todos los niveles de Conducción: se compone de subfactores
transversales a todos los niveles de conducción y subfactores específicos para
cargos de dirección.
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Factores y subfactores transversales a todos los comprendidos por el
Sistema de Gestión del Desempeño:
En cuanto al Factor
HABILIDADES Y DESTREZAS, estas constituyen el conjunto de
Dra. Laura Bajac, Adscripta de la Dirección; Dra. Elena Tejera, Subdirectora de la ONSC,
aptitudes, talentos o capacidades
ostenta
unadepersona
llevar
a cabo
con
éxito
Dr. Julio que
Martínez,
Director
la ONSC; para
Cr. Ramiro
Bello,
Asesory de
la ONSC;
T/A Gustavo
Nisivoccia,yAsesor
de la ONSC.
determinada actividad. Es aplicable a la tarea que desarrolla,
la precisión
efectividad
del
trabajo, según el grupo funcional al que pertenece el funcionario, impactando en el nivel de
resultados de su Unidad.
El factor Habilidades y Destrezas se desagrega en los siguientes subfactores según los
distintos grupos funcionales:
Marinella Echenique de la ONSC y Carlos Pérez, Director de Administración
de la Junta dDepartamental de Maldonado
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Gestión del Desempeño en la Junta Departamental de Maldonado - ONSC
Asimismo, cabe señalar que para el caso de los niveles de Dirección se definió como
Habilidades y Destrezas de dichos niveles, el Factor Habilidades para la Supervisión,
existiendo subfactores transversales a toda la Conducción y subfactores que solo aplican a nivel de Dirección de acuerdo al siguiente detalle:
5. PROCESO DE EVALUACIÓN
El Supervisor inmediato a partir del formulario de evaluación será quien valore a sus
funcionarios a través de los subfactores de acuerdo a las definiciones conceptuales que
correspondan y dada la ponderación establecida para cada uno, lo cual resultará en el
puntaje primario del evaluado.
Por otra parte se cuenta con un informe complementario de actuación final que servirá de insumo para desarrollar, capacitar y realizar cambios en pos de una mejora en las
líneas estratégicas de la Junta.
El informe de actuación consta de preguntas que refieren a:
1.
Fortalezas que se constatan en el desempeño.
2.
Debilidades evidenciadas en el desempeño.
3. Comentarios y sugerencias para la mejora de la actuación. En la etapa de evaluación final, se contempla la Autoevaluación generada por el funcionario, en pos de un
diálogo y de la retroalimentación con el mismo.
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Presentación del modelo en la Junta Depàrtamenal de Maldonado
• Una vez finalizada dicha instancia, se realizará una reunión de supervisores que
tendrá como cometido observar la uniformidad de los criterios aplicados por cada supervisor, resultando de la misma el puntaje final de cada evaluado.
• A partir de dicho puntaje final y de los rangos de actuación definidos y establecidos,
se obtendrá un nivel de actuación conceptual del funcionario, que va desde “insatisfactorio” a “excelente”.
los Pérez, Director de Administración
d
6. BENEFICIOS
PARA EL PERSONAL EVALUADO
• Comunicación clara de las expectativas de la organización sobre el desempeño.
¿QUÉ ESPERAMOS DE TI?
• Retroalimentación hacia los funcionarios redireccionando los esfuerzos en línea
con lo que espera y necesita la JUNTA.
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Gestión del Desempeño en la Junta Departamental de Maldonado - ONSC
PARA LA DIRECCIÓN Y LOS MANDOS MEDIOS
• Generar una visión sistémica de la Junta Departamental, lo cual implica:
-
ver a la Organización en su conjunto, orientada a procesos, no hacia
funciones especiales muy aisladas.
Crear valor y compromiso con la calidad y excelencia.
• Identificar las expectativas de los supervisores acerca de los niveles de desempeño
esperados.
• Tener información acerca del desempeño individual de los funcionarios y hacer
recomendaciones en algunos casos para mejorarlo.
7. LOS DISTINTOS ACTORES INVOLUCRADOS EN EL SISTEMA
DE GESTIÓN DEL DESEMPEÑO
•
Supervisores
•
Supervisados
•
Departamento de Recursos Humanos: este departamento debe ser quien sustente,
realice el seguimiento y monitoreo del proceso de este nuevo modelo de Gestión del
Desempeño
•
Reunión de Supervisores (uniformidad de criterios)
8. PROCESO DE IMPLEMENTACIÓN
A los efectos de implementar el nuevo Sistema de Gestión del Desempeño se constató la
necesidad por parte de los participantes de que el mismo fuera acompañado de instancias
de capacitación, a efectos de poder tomar conocimiento práctico de esta herramienta de
gestión y realizar los ajustes que fueran necesarios.
ETAPAS:
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Gestión del Desempeño en la Junta Departamental de Maldonado - ONSC
La Gestión del Desempeño es un proceso integrado y continuo que consta de cuatro
etapas. La ejecución de cada una de estas dependerá de las decisiones de quien lidere el
proceso.
Planificación: Se trata de identificar de forma conjunta con el evaluado, las expectativas de desempeño futuras. Para ello es necesario tener claros cuáles van a ser los puntos
críticos que impactan en los resultados de las metas de la Junta. Es necesario definir criterios y evidencias de desempeño laboral.
Organización: Esta fase implica organizar el plan de evaluación para luego ser ejecutado, ordenando de esta forma la secuencia del proceso y administrando de forma eficiente
los recursos asignados.
Ejecución: Es llevar a la acción el proceso de Planificación inicial. Sirve para verificar
en etapas posteriores del modelo de Gestión del desempeño.
Es necesario una vez culminada esta fase realizar el seguimiento al desempeño del
empleado y prescribir acciones correctivas, preventivas o demejoramiento.
Seguimiento y monitoreo del proceso:
Es imprescindible realizar un seguimiento del desempeño de los funcionarios a efectos
de poder desarrollar aquellos aspectos que el supervisor va observando y que deben ser
ajustados.
Asimismo, es importante realizar reuniones oportunas de monitoreo, retroalimentación y evaluación así como registrar todos los hechos relevantes ocurridos durante todo el
período.
9. RESULTADOS ESPERADOS
• Desarrollar las capacidades de los funcionarios que se ajusten a los requerimientos establecidos para el fortalecimiento de la Junta Departamental.
• Lograr una unidad de Gestión Humana que cuente con instrumentos modernos
de gestión y que contribuya en el desarrollo de su equipo de trabajo.
•
Mejorar la comunicación interpersonal.
•
Mayor compromiso con el servicio prestado en forma cotidiana.
• Visualizar a la Junta Departamental en forma integral y en cumplimiento con sus
cometidos.
Este Sistema fue implantado en el año 2014 siendo una experiencia gratificante para la
Junta Departamental de acuerdo los comentarios que hemos recibido por parte de las
autoridades de la misma.•
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