CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO ANÁLISIS Y

Código: CA-AM-01
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
ANÁLISIS Y MEJORAMIENTO CONTINUO
Versión: 02
Fecha actualización:
15/12/2014
LÍDER DEL PROCESO
SECRETARIO GENERAL (Representante de la Dirección para el SIGI)
OBJETIVO
TIPO DE PROCESO
EVALUACIÓN
ALCANCE
El proceso inicia con la programación del acompañamiento a
Establecer mecanismos para la aplicación de acciones que mejoren el procesos y finaliza con la evaluación y la generación
desempeño institucional corrigiendo las desviaciones presentadas en información estadística del SIGI
la ejecución de los procesos, en cumplimiento de la Misión de la Secretarias en las que se ejecuta: Todas las Secretarías
entidad.
Despacho y Áreas adscritas a la administración Municipal
Itagüí
los
de
de
de
1. REQUISITOS APLICABLES:
Norma
NTCGP1000
ISO 9001
SISTEDA
Requisitos
4.2.4 Control de los registros
4.2.3 Control de documentos
5.1 COMPROMISO DE LA DIRECCIÓN
8.1 GENERALIDADES
8.2.3 Seguimiento y medición de los procesos
8.2.4 Seguimiento y medición del producto y/o
servicio
8.3 CONTROL DEL PRODUCTO Y/O SERVICIO
NO CONFORME
8.4 ANÁLISIS DE DATOS
8.5.1 Mejora continua
8.5.2 Acción correctiva
8.5.3 Acción preventiva
Gestión de la Calidad
Eficiencia administrativa
Democratización de la Administración Pública
Revisado por: JOSE LEONARDO ARANGO ARANGO
Cargo: Secretario General
Norma
MECI
1000
Requisitos
.1.1.Acuerdos Compromisos y Protocolos Eticos
1.1.2. Desarrollo del Talento Humano
1.2.1 Planes ,Programas y Proyectos
1.2.2. Modelo de Operación por Procesos
1.2.3. Estructura Organizacional
1.2.4. Indicadores de Gestión
1.2.5. Políticas de Operación
1.3.1 Políticas de Administración de Riesgos
1.3.2 Identificación de Riesgos
1.3.3 Análisis y Valoración del Riesgo
2.1.1 Autoevaluación del Control y Gestión
2.2.1. Auditoría Interna
2.3.1 Plan de Mejoramiento
Eje Transversal de Información y Comunicación
Aprobado por: JOSE LEONARDO ARANGO ARANGO
Cargo: Secretario General – Representante de la Dirección para el SIGI
Página 1 de 8
Código: CA-AM-01
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
ANÁLISIS Y MEJORAMIENTO CONTINUO
Versión: 02
Fecha actualización:
15/12/2014
2. NORMATIVIDAD LEGAL APLICABLE:
(Consultar Listado maestro de documentos externos del proceso)
3. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES (CICLO PHVA)
Proveedores
Entradas
Actividades
Salidas
Usuarios
Plan de Desarrollo
Directrices
para
el
mantenimiento
y
mejoramiento del SIG.
Estructura
orgánica,
Proceso
planta
de
cargos,
Comunicación
manual
de
funciones
y
Pública
competencias laborales.
Proceso Gestión Políticas
de
Documental.
comunicación.
Necesidades y propuestas
1.
Elaborar
Plan
de
de mejoramiento para los
acompañamiento en el mejoramiento a
procesos del SIGI
los procesos del SIGI.
Necesidades y propuestas
2.
Realizar diagnóstico del estado de adecuación de la planta
de los procesos del SIGI
de cargos y manual de
funciones y competencias
3.
Realizar
plan
de laborales
acompañamiento en el mejoramiento
de los procesos del SIGI.
Necesidades
de
P
del Información
comunicación.
en
los
diferentes medios de
comunicación.
Información
para
ser
Correspondencia
comunicada.
interna y externa.
Necesidades del SIGI.
Correspondencia para su
entrega.
Proceso
Direccionamient
o Estratégico
Procesos
SIGI.
Documentos
archivo.
para
Proceso del SIGI
Proceso
Direccionamiento
Estratégico
Proceso
Comunicación
Pública.
Proceso
Gestión
Documental
su
Página 2 de 8
Código: CA-AM-01
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
ANÁLISIS Y MEJORAMIENTO CONTINUO
Versión: 02
Fecha actualización:
15/12/2014
Proveedores
Entradas
Proceso Gestión Recursos
requeridos
del
Recurso suministrados.
Físico
y
Bienes
y
Servicios
Logístico
Contratados.
Proceso
Conceptos jurídicos.
Administración
de
del
Talento Herramientas
mejoramiento.
Humano.
Actividades
4.
Definir
y
promover
la
metodología para identificar y controlar
los productos, trámites / servicios no
conformes y para el establecimiento
de acciones.
5.
Definir
y
promover
la
metodología
para
mejorar
continuamente la eficacia, la eficiencia
y la efectividad del SIG (Incluye la
Normatividad Aplicable.
Proceso
generación de instructivos para la
Sistemas
de
gestión del plan de mejoramiento
Información
e
institucional,
medición
de
la
Plan
de
infraestructura
satisfacción del cliente por procesos,
acompañamiento en el
tecnológica
H
actualización
de
equipos
de
mejoramiento de los
Proceso
mejoramiento,
etc.).
procesos del SIG
Adquisiciones
6.
Acompañar y asesorar a los
Proceso Soporte
equipos de mejoramiento continuo de
Jurídico.
los procesos del SIGI.
Entidades
gubernamentale
s del Orden
Nacional
y
Departamental.
Salidas
Usuarios
Solicitud de Recursos.
Necesidades
Contratación
Solicitudes
jurídica
de
Proceso Gestión del
Recurso Físico y
de
Logístico
asesoría
Metodologías
para
mejoramiento continuo.
Acompañamiento en
mejoramiento del SIG
Estadísticas
de
acciones del SIGI.
Proceso
Administración del
Talento Humano.
el
Proceso Sistemas
de Información e
el infraestructura
tecnológica
las Proceso
Adquisiciones
Proceso
Jurídico.
Soporte
Procesos del SIG.
7.
Definir
y
promover
la
metodología para la toma de acciones
correctivas, preventivas y de mejora.
Proceso Análisis
y Mejoramiento
Continuo.
Procesos
SIGI
del
8.
Determinar, recopilar y analizar PQRS
tramitadas
y Proceso Gestión del
Registro del control del V los datos (Servicio no conforme, consolidadas.
Talento Humano
producto/
trámite/
satisfacción del cliente, análisis de Análisis de la gestión del
Página 3 de 8
Código: CA-AM-01
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
ANÁLISIS Y MEJORAMIENTO CONTINUO
Versión: 02
Fecha actualización:
15/12/2014
Proveedores
Departamento
Administrativo
de la Función
Pública – DAFP
Entidades
gubernamentale
s del Orden
Nacional
y
Departamental.
Proceso Análisis
y Mejoramiento
Continuo.
Entradas
servicio no conforme
Registro de
correctivas
Registro de
preventivas
acciones
acciones
Normatividad Aplicable
de
Proceso
de Resultados
gestión
del
Proceso
Comunicación
Pública.
QRS.
la
Proceso
de Informes de auditoría
Evaluación
y SIGI
control de la
Gestión
Informes de Auditorías
de Control Interno.
Proceso
Gestión
Talento
Humano
Actividades
PQRS, entre otros).
9.
Realizar
seguimiento
y
medición al proceso y al servicio
(planes aplicables e indicadores).
10.
Realizar
acciones
de
autoevaluación
(Informes
de
actividades, actas).
11.
Analizar los riesgos de mayor
probabilidad
12.
Evaluar la satisfacción de los
clientes
Realizar informes de avance en el
mejoramiento de los procesos.
13.
Determinar, recopilar y analizar
información y datos con fines de
mejoramiento (Servicio no conforme,
satisfacción del cliente, análisis de
QRS, entre otros)
14.
Realizar
seguimiento
y
medición al proceso.
15.
Análisis de QRS con fines de
mejoramiento.
16.
Análisis de hallazgos de
auditoría con fines de mejoramiento.
Indicadores analizados
del PQRS tramitadas
Hallazgos de Auditoria
analizados
A 17.
Aplicar acciones de mejora
Salidas
proceso
Indicadores analizados
Hallazgos de
analizados.
Auditoria
Usuarios
Proceso Análisis y
Mejoramiento
Continuo
Proceso
Atención
Ciudadano.
de
al
Informes
de
gestión
relacionados con el SIGI
Proceso
Recomendaciones para el
Direccionamiento
mantenimiento
y
Estratégico.
mejoramiento del SIGI
Estadísticas del control del
producto/ trámites / servicio
no conforme.
Estadísticas
de
las
acciones del SIG.
Indicadores analizados
Acciones Correctivas
Acciones Preventivas
Acciones
de
Mejora
(Planes de Mejoramiento)
Propuestas para planes de
Departamento
Administrativo de la
Función Pública –
DAFP.
Proceso Análisis y
Mejoramiento
Continuo.
Proceso
de
Comunicación
Pública
Proceso Evaluación
y Control d ela
Gestión
Proceso Análisis y
Mejoramiento
Página 4 de 8
Código: CA-AM-01
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
ANÁLISIS Y MEJORAMIENTO CONTINUO
Versión: 02
Fecha actualización:
15/12/2014
Proveedores
Entradas
Actividades
Salidas
Usuarios
acompañamiento en el Continuo.
mejoramiento
de
los
procesos del SIG.
4. APORTE ESTRATÉGICO DEL PROCESO:
OBJETIVO DEL SIGI QUE IMPACTA
COMO LO IMPACTA (CARACTERÍSTICAS)
Atender oportuna y eficazmente las necesidades y solicitudes de la Analizando los resultados de trámite de solicitudes PQRS e
comunidad
identificando oportunidades de mejoramiento para los procesos
Mejorar continuamente los procesos de la administración municipal,
cumpliendo con los estándares de calidad conjuntamente con la
aplicación de instrumentos tendientes a la innovación y modernización
de la entidad.
Analizando los resultados de los procesos, identificando
oportunidades de mejoramiento para los procesos y realizando
seguimiento a la implementación y eficacia de las acciones de
mejoramiento implementadas
Fortalecer la gestión integral del Talento Humano buscando el Analizando los resultados de trámite de solicitudes PQRS e
mejoramiento en la prestación de los servicios a la comunidad
identificando oportunidades de mejoramiento para los procesos
5. PUNTOS CRITICOS DE CONTROL
QUE SE CONTROLA
Producto o servicio no
conforme
Aplicación
de
Acciones
Correctivas
Aplicación
de
Acciones
Preventivas
Cumplimiento a Plan de
Mejoramiento
COMO SE CONTROLA
Realizando seguimiento y control al
Producto o servicio no conforme
Realizando seguimiento a la aplicación de
Acciones Correctivas
Realizando seguimiento a la aplicación de
Acciones Preventivas
Realizando seguimiento al cumplimiento de
las acciones contenidas en el plan de
RESPONSABLE
Líderes de procesos
REGISTRO
Registro del producto o servicio no
conforme
Líderes de Procesos
Registro de acciones correctivas
Líderes de procesos
Registro de acciones preventivas
Líderes de procesos
Coordinador de
Plan de mejoramiento por procesos
Página 5 de 8
Código: CA-AM-01
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
ANÁLISIS Y MEJORAMIENTO CONTINUO
Versión: 02
Fecha actualización:
15/12/2014
QUE SE CONTROLA
COMO SE CONTROLA
mejoramiento
Eficacia de las acciones de Verificando la eficacia de las acciones
mejoramiento
implementadas
RESPONSABLE
Calidad
Jefe de Control
Interno
Líderes de procesos
Coordinador de
Calidad
Jefe de Control
Interno
REGISTRO
Eficacia de
mejoramiento
las
acciones
de
6. INDICADORES (Ver Ficha Técnica de Indicadores)
Indicador
Formula
N° de Productos o servicios no conformes tratados/
N° de Productos o servicios no conformes
identificados X 100
Control de Acciones correctivas N° de acciones correctivas cerradas/N° de Acciones
Implementadas
correctivas establecidas x 100
Control de Acciones
N° de acciones preventivas cerradas/N° de no
Preventivas Implementadas
conformidades potenciales implementadas x 100
Cumplimiento del Programa de
N° de reuniones y asesorías de mejoramiento
reuniones y asesorías de
realizadas/N° de reuniones y asesorías
Mejoramiento institucional
programadas x 100
N° de Acciones de mejoramiento aplicadas o
cumplidas/N° de acciones de mejoramiento
Seguimiento Planes de
establecidas x 100
N° de Seguimientos realizados / N° de Planes de
Mejoramiento
Mejora miento establecidos por la Contraloría
Municipal de Itagüí. aprobados
Acompañamiento y concertación N° de mesas de trabajo realizada / N° de Planes de
a elaboración de Planes de
mejoramiento concertados
Control del Productos y/o
Servicios no conformes
Meta
Frecuencia de
Revisión
Responsable
100%
trimestral
Líderes de procesos
100%
trimestral
Líderes de procesos
100%
trimestral
Líderes de procesos
90%
trimestral
Coordinador de Calidad
100%
anual
Coordinador de Calidad
Oficina de Control
Interno
100%
semestral
Oficina de Control
Interno
Página 6 de 8
Código: CA-AM-01
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
ANÁLISIS Y MEJORAMIENTO CONTINUO
Versión: 02
Fecha actualización:
15/12/2014
Indicador
Formula
Meta
Frecuencia de
Revisión
Responsable
Mejora
7. GESTIÓN DEL RIESGOS (consultar Mapa de Riesgos)
Riesgo
Acciones
Frecuencia de Revisión
Documentar las acciones correctivas aplicadas para
No aplicación de acciones
corregir las desviaciones detectadas en la ejecución
Trimestral
correctivas
de los procesos
No dar tratamiento adecuado al
Identificar y documentar el tratamiento dado a los
producto
o
servicio
no
Trimestral
productos o servicios no conformes identificados
conforme
Realizar seguimiento periódico a la ejecución de
No
aplicar
las
acciones
reuniones y asesorías para el mejoramiento y
establecidas en los planes de
Trimestral
aplicar las acciones necesarias para su
mejoramiento
cumplimiento
Establecer y realizar seguimiento periódico a las
No realizar seguimiento y
acciones contenidas en los planes de mejoramiento
control a los planes de
Trimestral
y aplicar las acciones necesarias para su
mejoramiento
cumplimiento
Verificar que las acciones de mejoramiento
Ineficacia de las acciones
identificadas hayan dado solución a la causa raíz de
Trimestral
implementadas
la no conformidad real o potencial
Responsable
Líderes de procesos
Líderes de procesos
Líderes de procesos
Líderes de procesos
Líderes de procesos
8. DOCUMENTOS ASOCIADOS
Código
PR-AM-01
Nombre
Procedimiento para el mejoramiento continuo
Código
PR-AM-04
Nombre
Procedimiento para la toma de acciones
correctivas
Página 7 de 8
Código: CA-AM-01
CARACTERIZACIÓN DEL PROCESO
ANÁLISIS Y MEJORAMIENTO CONTINUO
Versión: 02
Fecha actualización:
15/12/2014
PR-AM-02
PR-AM-03
Procedimiento para el control de servicios no
conformes
Procedimiento para la toma de acciones
preventivas
9. RECURSOS:
Tipo de Recurso
Humanos
Físicos
Ambiente de Trabajo
PR-AM-05
Elaboración y seguimiento de planes de
mejoramiento
Descripción
Secretario General (Representante de la Dirección para el SIGI);
Secretarios de Despacho, Subsecretarios, Directores, Jefes de
Oficina, Lideres de Procesos, Profesionales Universitarios,
Técnicos y Auxiliares Administrativos
Instalaciones locativas adecuadas para la prestación de los
servicios, Oficinas dotadas de equipos de cómputo, softwar’s,
red interna, aplicaciones, Internet, sistemas de información y
comunicación y Papelería en general,
Condiciones favorables y/o adecuadas en cuanto a temperatura,
ambiente, ruido, iluminación ventilación, ergonomía, relaciones
interpersonales, trabajo en equipo, No requiere condiciones
ambientales especiales.
Quien lo Suministra
Gestión del Talento Humano
Proceso Gestión de Recursos Físicos y
Logísticos
Proceso Sistemas de Información e
Infraestructura Tecnológica
Proceso Gestión de Recursos Físicos y
Logísticos Gestión del Talento Humano
10. CONTROL DE CAMBIOS
Versión
01
Fecha
31/07/2013
02
15/12/2014
Descripción del Cambio
No Aplica para esta Versión
Se Actualizan las responsabilidades, los requisitos del MECI los Indicadores, los Riesgos y la
descripción de los recursos
Página 8 de 8