Reglamento Visitas - Wines Of Argentina

Wines of Argentina – Vinos de Argentina A.C
Paseo Sarmiento 212, 2 floor, Mendoza, Argentina
[email protected] - www.winesofargentina.com
REGLAMENTO PARA LA RECEPCION DE VISITAS A LA
ARGENTINA
Artículo 1:
Las visitas de periodistas, compradores, personalidades, o de cualquier formador
de opinión, tiene como objeto posibilitar la inserción de Argentina como un país productor de vinos
de calidad. Por ello, en cada visita debe hacerse prevalecer ante todo la comunicación de LA MEJOR
imagen de nuestra industria vitivinícola, siendo el efecto favorable para todos los actores.
Artículo 2:
La organización de las visitas estará a cargo del Área de Hospitalidad que
conformará en cada caso un equipo de trabajo con el/los Área Manager correspondientes al mercado
involucrado. Se consultará al grupo de trabajo para la solución de controversias y/o para la decisión de
situaciones no previstas.
Se reserva a WofA la potestad sola y única para definir la agenda eligiendo el formato
que crea más conveniente según el tipo de visita. Se hará el mejor esfuerzo por mostrar el máximo
de bodegas y vinos que califiquen.
No está permitido que las bodegas coordinen visitas o reuniones con los invitados
traídos por Wines of Argentina, sin previo aviso y autorización de Wines of Argentina. Si la bodega
coordinase arreglos fuera del programa organizado por la Institución, deberá pagar el costo
correspondiente a la visita y será sujeto a sanción.
Artículo 3:
Entre las Acciones Receptivas de Wines of Argentina se reconocen 4 (cuatro)
tipos de visitas según su financiación:
Visitas espontáneas no financiadas por WofA: en este caso la Institución actúa
sólo como coordinador/agente de viajes. El costo implicado en la coordinación de esta visita será un
fee mínimo de USD30.00 por participante correspondiente al servicio general de organización (llamadas
internacionales, envío de fax, papelería, Coordinación General, etc)
Visitas financiadas por una institución externa (CFI – COVIAR):
en este tipo de visitas serán participados tanto los miembros de WofA como los no miembros. El
organismo involucrado aportará un proporcional para el desarrollo de la visita de acuerdo a los fondos
existentes para cada programa; mientras que cada bodega participante deberá abonar un fee mínimo de
USD30.00 correspondiente al servicio general de organización (llamadas internacionales, envío de fax,
papelería, Coordinación General, etc).
Visitas co-financiadas por las bodegas participantes y por WofA: en
este tipo de visitas serán participados sólo los miembros de WofA. El costo de desarrollo de estas
actividades será trasladado directamente a las bodegas incluidas, pagando cada una de ellas un monto
proporcional y equitativo. WofA aportará hasta el 30% del costo.
Visitas financiadas 100% por bodegas privadas: en este caso la Institución
actúa sólo como coordinador/agente de viajes. WofA no tiene incumbencia económica alguna en este
tipo de visitas. El total del costo de la visita será dividido proporcionalmente entre las bodegas que
participen de esta actividad. El costo implicado en la coordinación de esta visita será un fee mínimo
de USD30.00 por participante correspondiente al servicio general de organización (llamadas
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internacionales, envío de fax, papelería, Coordinación General, etc).
Todas las visitas recibidas por las bodegas se realizarán contra el pago del monto
establecido para cada visita respectiva. El importe será facturado por la oficina contable de WofA.
Se deja expresamente señalado que la visita de Periodistas, Compradores u otras
personalidades gestionadas por WofA tienen un costo hacia las bodegas y que la recepción de las
mismas implica la conformidad de las Bodegas a asumir ese costo.
Si las Bodegas, por el motivo que fuera, desconocen el costo en el que se incurre
por la aceptación de la visita, deberán consultarlo al Área de Hospitalidad.
Artículo 4:
Los criterios de selección de las bodegas a ser incluidas en un programa de visitas
serán los siguientes (a ser aplicados en forma consecutiva, según el orden establecido en este
reglamento):
a.
Se eliminará en primer término a aquellas bodegas que no se encuentren al día con el pago de sus
obligaciones con la Institución, ya sean cuotas de membresía o pago en concepto de
participación en ferias, acciones receptivas, etc. Si una Bodega se postulara a recibir visitas
y no se encontrare al día con sus cuotas, su postulación será desestimada, hasta tanto
regularice su situación (siempre y cuando los plazos para postularse sigan vigentes)
b.
Se dará prioridad a las bodegas que confirmen su interés en ser visitadas dentro de los plazos y
por los medios establecidos en cada caso y que, a demás, hayan cumplimentado
cualquier requisito demandado para poder participar de la actividad. (Ver Anexo 1 “Postulación
de las Bodegas”).
c.
Se apuntará a destinar 25% de las visitas a aquellas bodegas que sean sugeridas por los
invitados (periodistas, compradores, sommeliers). Si estos no mencionaran nombres, pero
criterios específicos (Bodegas pequeñas, nuevas, o en determinada región), se estudiará el
caso en particular.
d.
Se apuntará a destinar 25% de las visitas a aquellas bodegas con presencia en el mercado
que la visita represente. La presencia en el mercado se establecerá tomando como criterio el
ranking de exportaciones expresado en términos de precio FOB enmarcado en el año
calendario anterior según lo expresa Caucasia.
En ningún caso la preferencia del invitado sumada a la importancia en la participación de las
bodegas en el mercado de donde proviene la visita, superará el 50% de la selección total de
bodegas a visitar
e. Se apuntará a destinar 50% de las visitas a aquellas bodegas que salgan beneficiadas por
sorteo. El sorteo se realizará utilizando la nota principal de la tapa del diario Los Andes del
día correspondiente al sorteo; día que se anunciará a las bodegas con anticipación.
Tomando la nota principal, se utilizará el titulo y subtitulo (en ese orden) de la misma para ir
otorgando cada palabra del titulo y subtitulo con una bodega, ordenadas previamente en lista
utilizando su nombre comercial. Luego de destinar una palabra del titulo y subtitulo a cada bodega,
se procederá a ordenar alfabéticamente las palabras otorgadas, lo que nos dará un orden de
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bodegas.
f.
Se tendrá siempre en cuenta el equilibrio de visitas y la inclusión de aquellas bodegas que no
hayan sido visitadas con anterioridad o que hayan recibido menos cantidad de visitas. Para ello
se llevara un “Registro de Visitas” a las bodegas y zonas productoras, de forma de mantener la
ecuanimidad del sistema (Ver Anexo 2 “Registro de Bodegas Visitadas”).
g.
Siempre que los tiempos lo permitan, se incluirá en cada visita además de Mendoza alguna otra
región productora
h.
Las bodegas deberán tener instalaciones adecuadas para recibir periodistas como mínimo
sala de degustación y demás servicios. A demás, será condición indispensable que el personal
de las bodegas que reciba a los invitados pueda comunicarse en idioma inglés, o bien que se
contrate un intérprete que cumpla con ese rol.
Se deberá establecer la finalidad concreta de la visita, con el propósito de ajustar los criterios
Visitas
100% por
de selección al cumplimiento del objetivo de la misión. En caso de que la visita sea de tipo
espontáneas no financiadas por WofA o Visitas financiadas
bodegas privadas los criterios b, c, d, e, f, g antes mencionados podrán modificarse
y se
aplicarán según cada caso particular.
Artículo 5:
Se penalizará a las bodegas que no respeten los horarios establecidos en la agenda
de cada periodista. Se aplicará como criterio de tardanza la entrega de la visita demorada en más
de 10 minutos del horario establecido. Aquella bodega que sea sancionada por el incumplimiento de
este reglamento no podrá participar de la próxima visita en la que explicite su interés de participación.
Se abrirá un registro de quejas con el objetivo de establecer conductas inadecuadas
y que contradigan el reglamento vigente.
Se entiende que el público acceso a este documento proporciona su público conocimiento
y registro, y es por tanto condición suficiente de su aceptación.
Anexos:
Anexo 1:
Sobre la Postulación de las Bodegas:
Salvo indicación en contrario, por defecto, se establece que las bodegas deberán confirmar su
interés de recibir la visita en forma fehaciente respondiendo al/a los correos electrónicos que indique
la convocatoria como medio de respuesta. La postulación de las bodegas debe realizarse dentro de
los plazos estipulados en la correspondiente comunicación.
Serán desestimados y sin valor como prueba, las confirmaciones verbales o
telefónicas realizadas a cualquiera de los miembros de WofA, si estos no son inmediatamente
refrendados por la comunicación formal indicada más arriba.
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Anexo 2:
Sobre el Registro de las Bodegas Visitadas:
Se ha puesto en vigencia desde Abril 2008 un registro donde se detallaran las visitas a
bodegas
En el mismo se especifican los siguientes ítems:
•
•
•
•
Día de la Visita: Para identificar las bodegas que han sido visitadas en días Sábados, Domingos
o Feriados.
Categoría de la Visita: Identificando si se trata de Prensa, Comprador, Importador, etc.
Servicio ofrecido: indicando aquellas bodegas que han ofrecido alojamiento,
almuerzo/cena.
Tipo de Actividad dividida en 2 categorías:
Visita: indicada con un nº 1
Degustación: indicada con un nº 2. Se entiende como “degustación” aquellas actividades en
las que la bodega no recibe a la visita en su establecimiento o finca, es decir que la bodega
no cuenta con la posibilidad de mostrar en directo su establecimiento.
Esta matriz ofrece un mayor nivel de información estadístico para poder administrar
equitativamente las visitas futuras.
Anexo 3:
Sobre los Traslados:
Cuando deban realizarse traslados desde y hacia las bodegas u hoteles, se aplicará
el criterio “Próxima Bodega Busca” salvo que personal de WofA expresamente indique lo contrario.
Este criterio implica que la bodega a ser visitada debe buscar a los invitados en su locación
inmediata anterior, sea ésta otra bodega o el hotel donde aquellos estén alojados.
Para el caso de que se trate de la última visita del día, la bodega en cuestión deberá
también, proveer el transfer de regreso al Hotel/Residencia (o Aeropuerto).
En todos los casos, pero en particular para el caso del primer traslado del día, se solicita que la persona
encargada de buscar a los invitados, esté debidamente identificada con un cartel que indique el nombre
de la persona o personas que se buscan junto al nombre de la bodega o de Wines of Argentina.
Se deberá informar al Área de Hospitalidad, los contactos de quienes recibirán la vista en
la bodega y de quienes realizaran estos traslados, para poder, eventualmente, localizarlos si fuera
necesario.
En caso de efectuarse algún tipo de traslado de los visitantes se deberá contar con
vehículos modernos, seguros y limpios. Además de disponer de celular, botiquín de primeros
auxilios y aire acondicionado/calefacción.
Cuando
los
programas
sean
visitas
co-financiadas
por
las
bodegas
participantes y por WofA, en caso de requerirse traslado a zonas extremas (Salta, La Rioja) los costos de
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traslado (auto, avión o helicóptero) serán pagados un 60% por las bodegas del área en participación y un
40% por el resto de los participantes.
Anexo 4:
Sobre los regalos a los visitantes:
Las Bodegas son libres de hacer regalos a los visitantes. El costo de envío de dichos
regalos, si existiese, deberá ser abonado por la/las bodega/s que hayan realizado los obsequios y no
por Wines of Argentina.
En el caso de que un visitante delegue en Wines of Argentina
obsequios o muestras recibidos de las bodegas, estos serán remitidos a
involucradas para que cada una realice el envío a su propio cargo y riesgo.
el envío de
las bodegas
Anexo 5:
Sobre los servicios y atención a proveer:
Las bodegas receptoras deberán contar con instalaciones adecuadas para la visita
según se detalla a continuación:
Infraestructura:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Poseer bodegas o viñedos propios
Las instalaciones deben estar aseadas y con una impecable presentación
No deben existir olores indeseables distintos a los propios de una bodega
Aire acondicionado/calefacción
Sistemas de conexión a Internet
Baños de fácil acceso, limpios, separados (hombre/mujer)
Si en la zona de producción existen riesgos, deben ser señalados verbalmente o por medio
de cartelería (Altas temperaturas, piso resbaloso, bajas temperaturas, escaleras, máquinas
en movimiento, fuentes eléctricas, etc.)
Poseer botiquín de primeros auxilios
En lo posible considerar accesos para personas con discapacidad física.
Atención:
•
•
•
•
•
•
•
•
•
Presencia de un enólogo capacitado en la explicación de los vinos
Presencia de un alto ejecutivo que reciba a las visitas
Contar con un encargado bilingüe (inglés/español) para guiar las visitas
Conocimiento general de la visita que se recibirá (nombre, background, antiguos trabajos)
Disposición para abrir vinos en el momento de la visita y presentar los mismos en
condiciones adecuadas para su degustación.
Disposición del rango de precios acorde a la estrategia.
Agua mineral disponible.
En caso de ofrecer almuerzos, éstos deben ser livianos y durar como máximo una hora y
media. Las comidas deben permitir seguir degustando.
En caso de ofrecer alojamiento, las instalaciones destinadas a tal fin deben estar
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•
impecables, contar con Aire acondicionado/calefacción, y con las amenidades presentes
en todo hotel.
Puntualidad y duración de la visita: Es muy importante respetar el tiempo de duración
del recorrido y horarios. (Es válido recordar que todo atraso perjudica al visitante y crea una
atmósfera de desagrado a las personas encargadas de atender los visitantes en la Viña que
sigue).
Anexo 6:
Sobre la evaluación posterior a cada visita:
Se enviará un cuestionario de evaluación posterior a cada visita. La respuesta de las
bodegas nos servirá de base para examinar constantemente el nivel de servicios que brindamos a
nuestras visitas.
Adicionalmente, se pedirá feedback de cada visitante. La información anterior nos
permitirá evaluar cambios necesarios.