tramite grado y otorgamiento de titulo

FORMACIÓN
TRAMITE GRADO Y OTORGAMIENTO DE TITULO
CÓDIGO:
MI-FOR-PR-15
VERSIÓN:
5
VIGENCIA:
2013
Página
1 de 6
1. OBJETIVO
Otorgar el título a los estudiantes que han cumplido con los requisitos de un Programa Académico aprobado por el Ministerio de Educación
2. ALCANCE
Desde la solicitud de grado realizada por el estudiante en el Programa Académico hasta la entrega del respectivo título (diploma y acta de grado). Aplica
para estudiantes de pregrado y postgrado
3. LIDER DEL PROCEDIMIENTO
Jefe de Programa, Coordinador de Postgrado, Consejo de Facultad, Centro de Admisiones Registro y Control Académico, Grupo Liquidación Derechos
Pecuniarios, Bienestar Universitario
4. REFERENCIAS NORMATIVAS Y DOCUMENTALES
Ver normograma
5. DEFINICIONES
6. CEREMONIA SOLEMNE: Es el acto presidido por el Rector de la Universidad con la asistencia del Vicerrector Académico, el Secretario General y el
Decano de la respectiva Facultad.
7. CEREMONIA PRIVADA: Es la entrega del diploma y el acta de grado por parte de la Decanatura respectiva. Las Decanaturas de las Facultades tendrán a
su cargo la organización de ésta clase de grados, en los términos del Parágrafo del Artículo Segundo
8. del Acuerdo 005 de 2010.
9. MODALIDAD DE GRADO: Es la opción que tiene un estudiante para optar al título mediante la elaboración de un documento escrito, de carácter crítico
que permita al estudiante integrar y aplicar conocimientos adquiridos durante el desarrollo de su carrera.
10.
La versión vigente y controlada de este documento, solo podrá ser consultada a través del sitio web Institucional www.usco.edu.co, link Sistema Gestión de Calidad. La copia o
impresión diferente a la publicada, será considerada como documento no controlado y su uso indebido no es de responsabilidad de la Universidad Surcolombiana
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TRAMITE GRADO Y OTORGAMIENTO DE TITULO
CÓDIGO:
MI-FOR-PR-15
VERSIÓN:
5
VIGENCIA:
6. DESCRIPCION DE LA ACTIVIDAD
6.1 MODALIDAD DE GRADO
NRO
ACTIVIDAD
DESCRIPCIÓN
1.
Diligenciar
el El estudiante procede a descargar de la página web institucional
formato
de el formato MI-FOR-FO-28 REQUERIMIENTOS ACADEMICOS y
requerimientos
posteriormente lo diligencia adjuntando los documentos soportes
académicos.
exigidos por la normatividad de cada Facultad. (VER
NORMOGRAMA). Seguidamente hace entrega del mismo al
docente consejero para su revisión y visto bueno.
2.
Verificación y visto El docente consejero de cada programa académico basado en la
bueno del docente normatividad vigente de las facultades verifica y da el visto bueno
Consejero
a la solicitud junto con los documentos soportes, para ser remitido
a la jefatura de programa o coordinación de postgrado respectiva.
En caso de encontrar inconsistencias lo devuelve al estudiante
para su corrección.
3.
Recepción
y La secretaria de los programas académicos recepciona y verifica
verificación
del el formato MI-FOR-FO-28 REQUERIMIENTOS ACADEMICOS
formato Modalidad con sus documentos soportes.
de Grado
4.
Verificación y firma El jefe de programa o Coordinador de postgrado verifica, revisa
del
Jefe
de que la solicitud y sus soportes cumpla con la normatividad vigente
Programa
o y posteriormente firma el formato y lo agenda para aprobación en
Coordinador
de consejo de Facultad..
Postgrados.
2013
Página
RESPONSABLE
Estudiante.
REGISTRO
Formato:
MI-FOR-FO-28
REQUERIMIENTOS
ACADEMICOS
documentos soportes.
y
Docente consejero del
programa académico
Formato:
MI-FOR-FO-28
REQUERIMIENTOS
ACADEMICOS con Vo.Bo
del docente consejero.
Secretaria
de
los
Programas Académicos
(Jefatura de Programa o
Postgrado)
El Jefe de Programa o
Coordinador
de
Postgrado.
Formato
MI-FOR-FO-28
REQUERIMIENTOS
ACADEMICOS y recibido.
Documentos soportes.
Formato:
MI-FOR-FO-28
REQUERIMIENTOS
ACADEMICOS firmado por
el jefe de programa o
Coordinador de Postgrados..
Acuerdo
o
Acta
de
aprobación
de
las
solicitudes.
Notificación escrita, email,
vía teléfono fijo, publicación
en carteleras
5.
Aprobación Consejo
de Facultad.
En sesión ordinaria el Consejo de Facultad aprueba la solicitud de
modalidad de grado.
Jefe
de
Programa,
Consejo Académico
6.
Notificación
estudiante.
Las secretarías académicas de las facultades y /o postgrados,
enviarán las actas y/o acuerdos de aprobación a las jefaturas de
los programas o coordinación de postgrados, las cuales serán
notificadas a los estudiantes vía correo electrónico, o
telefónicamente y además se publicarán en las carteleras de los
programas.
Secretarías académicas
de facultad y secretarias
de programa .
al
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TRAMITE GRADO Y OTORGAMIENTO DE TITULO
CÓDIGO:
NRO
7.
MI-FOR-PR-15
ACTIVIDAD
Archivo
documentación.
VERSIÓN:
5
VIGENCIA:
DESCRIPCIÓN
Se organiza y archiva la documentación surtida en el
respectivo procedimiento acorde a la TRD (Tablas de
Retención Documental).
2013
Página
RESPONSABLE
Secretarias
de
los
Programas académicos.
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REGISTRO
Historial Académico acorde a
la TRD.
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TRAMITE GRADO Y OTORGAMIENTO DE TITULO
CÓDIGO:
MI-FOR-PR-15
6.2 SOLICITUD DE GRADO
NRO
ACTIVIDAD
1.
Apertura y publicación
de la convocatoria
2.
Diligenciar
formato
requerimientos
académicos
3.
Enviar la relación de
aspirantes a obtener
grado.
4.
Realizar
verificación
académica, financiera
y de servicios de
Bienestar
Universitario,
Biblioteca
y
Laboratorios
VERSIÓN:
5
VIGENCIA:
DESCRIPCIÓN
Se hace apertura y publicación de la convocatoria para aspirantes
a grado conforme al Acuerdo 005 de 2010 “Por el cual se
establece el calendario de grados para Ceremonias Solemnes y
Privadas de la Universidad Surcolombiana.
El estudiante diligencia los formatos
MI-FOR-FO-28
REQUERIMIENTOS ACADEMICOS y MI-FOR-FO-37 REGISTRO
EGRESADOS adjuntando los documentos pertinentes exigidos
por la normatividad específica en el Programa de Pregrado el
Acuerdo 049 de 2004, artículo 33 o en el Programa de Postgrado
Acuerdo 023 de 2006, artículo 35. y lo radica en la secretaria del
programa académico para su respectivo trámite.
El jefe o coordinador de programa envía mediante comunicación
oficial al Centro de Admisiones, Registro y Control Académico,
Grupo de Liquidación de Derechos Pecuniarios, Bienestar
Universitario, Biblioteca y Laboratorios de acuerdo a las
Facultades, la relación de los estudiantes aspirantes a obtener
grado Para que avalen y certifiquen que el estudiante se
encuentra a paz y salvo con la universidad en cada una de estas
áreas. Nota: La comunicación oficial enviada a Centro de
Admisiones, Registro y Control Académico deberá incluir
fotocopia ampliada y legible del documento de identidad.
Se realiza verificación de la ficha académica por parte de Oficina
del Centro de Admisiones, Registro y Control Académico, la
revisión financiera por parte de Grupo de Liquidación de
Derechos Pecuniarios, así como la verificación de que el
estudiante este a Paz y Salvo con los servicios de Bienestar
Universitario, Biblioteca y Laboratorios
2013
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RESPONSABLE
Jefe de Programa o
Coordinador
de
Postgrado.
REGISTRO
Convocatoria
Estudiante
grado
MI-FOR-FO-28
REQUERIMIENTOS
ACADEMICOS
aspirante
a
Jefe de Programa o
Coordinador
de
Postgrado.
Funcionario Centro de
Admisiones, Registro y
Control
Académico.
Grupo de Liquidación,
Derechos
Pecuniarios,
Bienestar
Universitario,
Biblioteca y Laboratorios
dependiendo
de
la
Facultad
MI-FOR-FO-37
REGISTRO
EGRESADOS
Comunicación oficial
Ficha
académica
revisada.
Comunicación
Oficial
Grupo de Liquidación de
Derechos Pecuniarios,
Bienestar Universitario,
Biblioteca y Laboratorios
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TRAMITE GRADO Y OTORGAMIENTO DE TITULO
CÓDIGO:
NRO
5.
6.
7.
8.
MI-FOR-PR-15
ACTIVIDAD
Confrontar
ficha
académica y avalar
cumplimiento
Revisar y verificar
cumplimiento
de
requisitos
Aprobación
otorgamiento
Grado
de
Comunicar
decisión
otorgamiento
títulos
de
de
9.
Elaboración Actas,
diplomas y carnés
10.
Realización
ceremonias
11.
Entrega
de
reconocimiento y
distinciones
de
VERSIÓN:
5
VIGENCIA:
2013
Página
5 de 6
DESCRIPCIÓN
El jefe de programa revisa, verifica y confronta el aval la ficha
académica con el cumplimiento del Plan de Estudios del
respectivo programa académico.
El Jefe de Programa o Coordinador de Postgrado:
-Organiza la documentación requisito para grado, entregada
previamente por el aspirante y firma el Formato MI-FOR-FO28 REQUERIMIENTOS ACADEMICOS y envía la
documentación completa al Consejo de Facultad, para su
aprobación.
En sesión, el Consejo de Facultad presenta la
documentación respectiva de los aspirantes a obtener título
para aprobar su otorgamiento mediante Acuerdo.
RESPONSABLE
Jefe de Programa
La secretaria académica informa al Centro de Admisiones,
Registro y Control Académico, la decisión de otorgamiento
de títulos por parte del Consejo de Facultad enviando la
documentación completa, así como el Acuerdo de Grado,
para lo pertinente.
El Centro de Admisiones de Registro y control elabora:
-Acta general de grado
-Actas de grado individuales, con el correspondiente folio en
libro
-Diplomas
-Carnés de egresados
Compila firma de Directivos
En la fecha, hora y lugar establecido se realiza la respectiva
ceremonia de graduación en la cual se hace entrega del
título junto con el acta de grado y carne de egresado a los
estudiantes graduados dependiendo del tipo de ceremonia.
Se hace entrega conjuntamente con el título, el documento
de reconocimiento o distinción al estudiante graduado, de
acuerdo a la normatividad vigente.
Secretaría Académica
REGISTRO
Ficha académica y
Plan
de
Estudios
avalada con firma
Formato MI-FOR-FO28
REQUERIMIENTOS
ACADEMICOS
firmada comunicación
oficial.
Acuerdo de Grado del
Consejo de Facultad
Acta de Consejo de
Facultad
Comunicación oficial
Funcionario Centro de Admisiones,
Registro y Control Académico.
Actas,
carnés
Para ceremonias solemnes: Rector,
Decano, Secretario General.
Para ceremonias privadas: Decano
y Jefe de Programa.
Para ceremonias solemnes: Rector,
Decano, Secretario General.
Para ceremonias privadas: Decano
y Jefe de Programa.
Acta general y actas
de grado.
Jefe de Programa o Coordinador
de Postgrado
Consejo de Facultad.
diplomas
y
Acto Administrativo
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12.
MI-FOR-PR-15
ACTIVIDAD
Archivo
documentación
VERSIÓN:
5
VIGENCIA:
DESCRIPCIÓN
En la carpeta historial académico de cada estudiante graduado
se archiva la documentación surtida en el proceso de grado.
2013
Página
RESPONSABLE
Personal de Apoyo Centro
de Admisiones, Registro y
Control Académico.
6 de 6
REGISTRO
Historial Académico
7. OBSERVACIONES
8. CONTROL DE CAMBIOS
VERSION
01
02
03
04
05
DOCUMENTO Y FEHCA DE APROBACIÓN
Resolución 128 Octubre 22 de 2008
Resolución 134 Septiembre 20 de 2010
Formato CAL-FO-17 Mayo 24 de 2011
Formato CAL-FO-17 Septiembre 28 de 2012
Formato CAL-FO-17 Mayo 7 de 2013
DESCRIPCIÓN DE CAMBIOS
Aprobación documentos
Actualización documentos
Actualización documentos
Actualización documentos
Actualización de Documentos
ELABORO
REVISO
APROBÓ
HIPÓLITO CAMACHO COY
Vicerrector Académico
CARLOS ALBERTO GALINDO REYES
Coordinador SGC
JOSÉ DAVID RIVERA ESCOBAR
Representante de la Dirección
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