Gestión del tiempo profesional y personal: una competencia directiva

Gestión del tiempo
profesional y personal:
una competencia directiva
Prof. Nuria Chinchilla
Dra. Maruja Moragas
Sesión de continuidad
Barcelona, 10 de noviembre de 2011
1
Triángulo de la conciliación
E
F
S
Dueños de nuestro destino. (Ariel 2007). N. Chinchilla y M. Moragas
Definición de Competencias
Comportamientos observables y habituales que
permiten a las personas tener éxito en su actividad
o función
4
Causas de la falta de competencia
• Externas:
–
–
–
–
Sobrecarga de trabajo profesional
Desorganización del entorno empresarial
Horarios laborales
Necesidad de mantener el trabajo, dinero…
• Internas:
–
–
–
–
–
–
Ausencia de autoconocimiento y de ritmos personales
No tener prioridades claras
Poca reflexión personal
Ausencia o poca definición de proyecto profesional y personal
Poca empatía (falta observación y sensibilidad)
Dispersión vs. concentración
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas 5
Desarrollo de la competencia
“Gestión del tiempo”
•
•
•
•
•
•
Reflexióncuestionarios
DiálogoCoaching
Autoconocimiento
•
•
¿Qué he
conseguido?
¿Qué he de
reconducir?
Personal
Profesional
Familiar
Social
Misión
Planificación
Evaluación
•
Corto / medio / largo
plazo
Proyecto profesional
y personal
Acción
Toma de decisiones
• Motivos
• Motivaciones
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Características del tiempo
 Atípico
 Equitativo
 Inelástico
 Indispensable
 Insustituible
 Inexorable
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Dos formas de ver el tiempo:
Kronos
• Kronos: es cuantitativo, se puede medir: reloj, calendario,
estaciones y cosechas.
Límites del kronos:
 Incapacidad de adaptarse a los cambios de la
época y de la sociedad (“antes era mejor”)
 Rechazar la idea de su paso: Peter Pan
 No admitir que llegan otros detrás de él
 Apegarse a la vida hasta destruir el entorno:
Mr. Scrooge
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Dos formas de ver el tiempo:
Kairós
• Es cualitativo, el tiempo justo, la experiencia en el momento
oportuno.
Kairós es veloz. Hay que saber:
 Estar alerta a su paso
 Atrapar el instante: es la diferencia
entre mediocridad y excelencia
 Escoger una vida que valore el tiempo
global personal y ver las múltiples
maneras con las que se pierde
En su límite lleva a la voracidad por acumular experiencias
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas
9
Del tiempo vemos…
1. Agenda, técnicas, …
2. Desarrollo profesional y personal
3. Motivos y misión
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10
Trayectoria vital
Dispersión
Precisión
+
Dispersión
tiempo
Quién soy
A dónde voy
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11
Turbulencias
Edad
14
20
26 - 29
31 - 34
40
45
50
55
60
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12
Resultados de la turbulencia
Naufragio
Continuidad
Cambio interno:
crecimiento
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“No puede impedirse el viento. Pero pueden
construirse molinos.”
Proverbio holandés
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El éxito:
objetivo y subjetivo
Éxito objetivo
-
Modelo/
Modelo
Referente
Realizada
Famosa
Fracasada
-
Éxito subjetivo
+
+
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas
15
— “¿Me podría decir cuál es el camino que debo seguir?”
preguntó Alicia.
— “Eso depende de dónde quieras ir”, respondió el gato.
— “Es que no sé donde quiero ir”.
— “Entonces da igual el camino que cojas".
Lewis Carrol. "Alicia en el País de las Maravillas"
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16
Aunque la planificación estratégica se va haciendo cada vez
más importante para las empresas, un 74% de los encuestados
en un estudio de directivos americanos no había establecido
sus metas personales.
El 81% de los encuestados dice que sufre “estrés” al menos
una vez a la semana, y un alarmante 48% dice que lo sufre
todos los días.
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas
Inteligencia existencial
• La ausencia de sentido fragmenta el tiempo vital y puede
interpretarse de forma separada que pueden provocar crisis de
identidad
• La vida fragmentada está compuesta por segmentos
discontinuos que no se pueden unir, porque cada uno de ellos
responde a proyectos incompatibles.
• El sentido que le damos a la vida depende de los motivos
• El tiempo es un instrumento para nuestro desarrollo y
construcción personal integral
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas18
Tiempo de calidad:
¿para qué vivimos?
• El tiempo y los motivos que nos mueven:
– Extrínsecos: búsqueda de experiencias, las consumimos, …
– Intrínsecos: hacer méritos, o lo que nos hace sentir bien, o reto
– Trascendentes: satisfacer necesidades de otros, dejar un legado y ayudar
a que otros se desarrollen
• La calidad de nuestro tiempo depende de nuestra vitalidad
interna
“La calidad nunca es un accidente; siempre es el resultado de un
esfuerzo de la inteligencia”.
John Ruskin
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La Gestión del Tiempo Directivo
“Nada distingue tanto al directivo eficaz como su amor al tiempo”
Peter Drucker
 Tiempo = recurso escaso, absolutamente inelástico e imposible de reemplazar.
Se nos entrega a diario una cantidad fija igual para todos  24 horas
 Es el único recurso perfectamente socializado: Mientras estamos vivos todos
tenemos la misma cantidad. Sin embargo, unos tienen grandes éxitos y otros
nunca tienen tiempo. La diferencia es su empleo.
 Dado que no se puede almacenar ni recuperar, debe invertirse de modo
constante a un ritmo de 60 segundos por minuto.
“... llenar cada minuto con 60 intensos segundos ...”
Rudyard Kipling
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas20
La Gestión del Tiempo Directivo
• Debemos invertir el tiempo de tal modo que sea coherente con
nuestros objetivos vitales y empresariales.
“No hay nada más frustrante en la vida que fijarse un objetivo,
que pase el tiempo y no alcanzarlo” (Henry Kissinger)
Pero puede ser peor perseguir un objetivo, alcanzarlo y entonces
darse cuenta de que no sirve para nada...
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas21
El principio de Pareto
La regla del 80/20
“Los elementos críticos de cualquier conjunto constituyen una minoría”
Tiempo
Resultados
20%
Una expresión
común de la regla
80%
80/20 es que “el
80% de nuestro
negocio proviene
80%
del 20% de
20%
nuestros clientes”.
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas22
La ley de Parkinson
• “Todo trabajo se dilata indefinidamente hasta ocupar todo el
tiempo disponible para su completa realización”
4
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas23
Otras leyes sobre el Tiempo
1.
«El tiempo que requiere una tarea crece en proporción al
número de veces que la hemos interrumpido y reanudado»
2.
«Programar y/o realizar una tarea larga supone dificultades
muy superiores a las que plantea una corta»
3.
«El valor de una tarea no crece proporcionalmente al tiempo
que se le dedica, sino que forma una curva en S»
V
T
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas24
Corolario
• Es fácil ser, a la vez, chapuzas en unos temas y perfeccionista
en otros.
• La forma de mejorar nuestro uso del tiempo no está, como
muchos suelen suponer, en dedicar menos tiempo a cada
actividad, sino en invertir en cada una lo necesario.
• No es mal ejercicio el establecer un valor, siquiera aproximado,
de cada hora de trabajo propia.
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas25
Flapsi Hapsi*
• Muchas personas son víctimas del “Flapsi Hapsi” durante largos períodos de
tiempo. Ven todas sus futuras obligaciones -tanto en casa como en el
trabajo- como una masa de tareas no estructurada, desorganizada. Lo
grande y lo pequeño están mezclados, sin ningún orden ni concierto.
• Como resultado, el cerebro está totalmente ocupado procesando multitud
de pequeños detalles no relacionados entre sí.
• Es imposible distinguir lo importante de lo trivial.
* Flapsi Hapsi = aspecto de una persona cuyo cerebro ha sido sobrecargado.
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas26
La organización del tiempo
• Memoria, orden y control vs. olvido, trabajo extra en casa y no
hacer nada frente al desorden.
• Visión global: influye en el control de la situación  nivel de
energía y actividad
• Evita las cabezas llenas de cabos sueltos.
• Algunas sugerencias:
– Escribe tus ideas en el momento que se te ocurran..
– Ten un plan preparado para el próximo período de planificación
antes de que termine el anterior: dormir sobre él produce nuevas
ideas.
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas27
“Hay ladrones a los que no se castiga, pero nos roban
lo más preciado: el tiempo”
Napoleón Bonaparte
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas28
Ladrones del Tiempo
Causas de su pérdida
 Falta de información
 Comunicaciones lentas y absurdas
 Interrupciones constantes
 Desorganización de los colaboradores más próximos
 Exceso de urgencias
 Llamadas telefónicas
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas29
Ladrones del Tiempo (2)
Causas de su pérdida
 Exceso de burocracia
 Errores de terceros
 Visitas al exterior y salidas para resolver problemas
 Exceso de reuniones
 Incompetencia de los jefes
 Correo electrónico
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas30
Otras causas, Yo
Falta de organización personal
Confusión de las prioridades
Escasa delegación en los colaboradores
Exceso de optimismo al apreciar las propias habilidades y
potencial de trabajo
Intentar abarcar un campo de actividad demasiado amplio
Poca puntualidad y control del horario
Dilación de las decisiones importantes
Precipitación en las decisiones
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas31
¿Te interrumpes a ti mismo?
Cuestionario
Sí No
1. ¿Tienes desordenada la mesa?
2. ¿Prolongas a veces el rato para tomar café o para comer?
3. ¿Das largas a las cosas?
4. ¿Te detienes frecuentemente durante la jornada a charlar con los
colegas?
5. ¿Lees artículos que te han tentado cuando deberías estar
trabajando en otras cosas?
6. ¿Realizas llamadas particulares durante las horas de trabajo?
7. Internet: ¿Navegas sin rumbo, chateas, cadenas de e-mails…?
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas32
Si un directivo no puede administrar
correctamente su propio tiempo,
¿Qué otras cosas podrá administrar?
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas33
Matriz de Actividades
Urgente
Importante
• Crisis
• Problemas apremiantes
• Proyectos cuyas fechas
vencen
No
Importante
• Interrupciones, llamadas
• Correo, algunos informes
• Reuniones
• Cuestiones inmediatas y
acuciantes
• Actividades populares
No urgente
• Prevención, actividades CP
(capacidad de producir)
• Construir relaciones
• Reconocer nuevas
oportunidades
• Planificación, re-creación
• Trivialidades, ajetreo inútil
• Algunas cartas
• Algunas llamadas telefónicas
• Pérdidas de tiempo
• Actividades agradables
Fuente: Covey, S. Los 7 hábitos de la gente eficaz. Ed. Paidós 1994.
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas34
Los 7 hábitos
I. Resultados (BOMBERO)
II.




IV.
Estrés
Agotamiento
Administración de crisis
Siempre apagando incendios
III.
Fuente: Covey, S. Los 7 hábitos de la gente eficaz. Ed. Paidós 1994.
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas35
Los 7 hábitos
II.
I.
III. Resultados (AUTOENGAÑO)
IV.
Concentración en los plazos cortos
Administración de crisis
Carácter de camaleón, atento a la reputación
Considera que las metas y planes no valen la
pena
 Se siente impotente, excluido del control
 Relaciones muy frágiles o rotas




Fuente: Covey, S. Los 7 hábitos de la gente eficaz. Ed. Paidós 1994.
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas36
Los 7 hábitos
I.
II.
III.
IV.
Resultados (FRIVOLO)
 Total irresponsabilidad
 Despido de los empleos
 Dependiendo de otros o
gobernado por apremios
básicos
Fuente: Covey, S. Los 7 hábitos de la gente eficaz. Ed. Paidós 1994.
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas37
Los 7 hábitos
II. Resultados (REALISTA)
I.




Visión, perspectiva
Equilibrio
Pocas crisis
Mayor calidad de vida
Condiciones sine qua non
III.
 Disciplina
 Autocontrol
Fuente: Covey, S. Los 7 hábitos de la gente eficaz. Ed. Paidós 1994.
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas38
¿Cómo mantener alto tu nivel de energía?
1.
Dirígete por objetivos: Prepara de modo realista la lista de
cosas a hacer. El tiempo disponible no es toda la jornada,
sino del 50% al 75%, habida cuenta de los imprevistos que
exigirán tu atención. No programes tu agenda para una
jornada de 22 horas Frustración
2.
Asigna prioridades a las tareas: Sólo cuando se sabe lo que
se pretende alcanzar, se pueden establecer prioridades entre
“lo pendiente”.
3.
Termina lo que empiezas: Tener muchas cosas empezadas a
la vez descentra el pensamiento. Lo que se completa da
un sentimiento de logro.
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas
4.
Sé amable contigo mismo: Para unos minutos al día para
descansar, pasear o echar una cabezadita y al final de la
jornada habrás adelantado mucho más.
5.
Lo peor, lo primero. Deja el trabajo trivial para los
momentos de poca energía.
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas
40
Cómo operativizar
nuestra trayectoria
A hacer
(con fecha y hora)
Enunciado
de la
misión
Roles
Objetivos
Tareas
A delegar
Fuente: S. Covey
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas41
Gerente
Investigación
Individuo
Desarrollo personal
Borrador enunciado de la misión
Inscribirse en el Seminario
Visitar a Frank en el Hospital
Gerente
Desarrollo colaboradores
Estudiar resultado útimo test
Trabajar en el problema de
Conexión de red con Ken y
Peter
Revisión del rendimiento
con Janie
Visita a Samuels
Esposo y Padre
Cuidado hogar/clase de
Karla
Proyecto científico de Tim
Bicicleta de Sarah
Gerente
Administración
Gerente Nuevos Prod.
Comprobar parámetros mercado
Entrevistar candidatos asistentes
Estudiar encuesta consumidores
Presidente
Organización benéfica
Informe de fin de mes
Informe salarial
Preparar agenda
Visita relaciones Públicas
con Conklin
Iniciar el Plan del año
42
próximo
DOMINGO
LUNES
MARTES
MIERCOLES
JUEVES
VIERNES
SABADO
8
9
INFORME
SALARIAL
ENUNCIADO DE
MISION
PRESENTAR
INSCRIPCION
SEMINARIO
COMPROBAR
PARAMETRO
S
MERCADO
10
11
PROBLEMA
CONEXION
ENTREVISTAS
CANDIDATOS
ASISTENTES
12
1
CUIDADO
HOGAR
CLASE KARLA
CONKLIN
ESTUDIAR
ENCUESTA
CONSUMIDORES
2
3
4
RESULTADO TEST
VISITA SAMUELS
RESEÑA
RENDIMIENTO
FRANK-HOSPITAL
INFORME FIN DE
MES
JANIE
5
6
7
PROYECTO TIM
AGENDA ONG
BICICLETA SARAH
PLAN PROXIMO
AÑO
8
TEATRO
43
43
“Enemigos” más temibles del
día a día: Cómo hacerles frente
El teléfono

- Activo: Atenderlo de modo muy selectivo (secretaria/buzón
de voz)
- Pasivo: Rigurosa planificación de llamadas (todas seguidas)
 Trucos para cortar llamadas telefónicas ...
 Saber decir “no”
Las visitas
 De fuera
 Internas
- (no previamente anunciadas y concertadas)
- De sorpresa (secretaria como filtro indispensable)
- Cuando el directivo quiere controlarlo todo
 Recibirlos de pie ...
 Saber cortar a tiempo una conversación es un mérito y una cualidad ...
 Hacia afuera: Debemos estar allí donde nuestra presencia sea necesaria,
pero obviando todo aquello que podamos delegar.
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas44
Tramitación de papeles / mails
1.
Clasifique los papeles entrantes según el sistema “TRAA”
TRAA”:
 e-mails
Receptáculo
1.1
Tirar
¿Tiene este papel valor para usted
ahora o en el futuro? Si no es así, tírelo
Papelera*
1.2.
Remitir
Entregue los papeles a su secretaria o
subordinados cuando puedan hacerse
cargo de ellos, o envíelos a un colega
que pueda estar más o menos interesado
Carpetas de
referencia
Bandeja de salida
1.3.
Actuar
Papel que requiera tener una respuesta
por su parte: carta, análisis, revisión, etc.
Bandeja de actuación
Bandeja de lectura
1.4.
Archivar
Papeles que puedan tener para usted un
valor futuro. Siempre que sea posible,
asígneles fecha de caducidad
Bandeja de archivo
Bandeja de salida
* La papelera es una herramienta para triunfar
45
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas
Delegar, Delegar, Delegar
Dirigir es delegar ≠ ABDICAR
Delegar es acotar ...
Delegar es acompañar ...
Delegar es corregir ...
Hacer que otros hagan
Delegar es educar ...
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas46
“Decidiré mañana”
El indeciso suele invocar razones poco válidas para justificar su
comportamiento:
Falta de información
Perfeccionismo
Temor a equivocarse, ...
... Pero, el mañana no arregla la situación ...
“Usted no tiene un problema, sino una decisión que tomar”
Robert Schuller
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas47
Decálogo de la
gestión del tiempo
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
Resérvate una franja horaria para ordenar el día
El tiempo es limitado: dedícate a lo importante
Lleva una agenda ordenada. Repásala cada día
Determina las prioridades de los distintos roles
Aprende a decir NO
Distingue lo necesario de lo superfluo
Delega lo delegable
Sé realista a la hora de determinar el tiempo
Vive tiempo de calidad (según motivos)
Reserva tiempo de silencio para tu crecimiento personal
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas
48
Cada mañana me pregunto: “Si hoy fuese el último
día de mi vida, ¿querría hacer lo que voy a hacer
hoy?” Y si la respuesta es “No” durante demasiados
días seguidos, sé que tengo que cambiar algo.
Steve Jobs
Profs. Nuria Chinchilla y Maruja Moragas
49