¿Cadena de Suministros? ¿O Cadena de Carga?

¿Cadena de Suministros? ¿O Cadena de Carga?
Implementando Programas de Aprobación de Proveedores
Escrito por: Bonnie Biegel, AIB International
AIB Update, Septiembre / Octubre 2008
Dado el aumento de retiros en años recientes, una cadena de suministro bien administrada se ha
convertido en una necesidad crítica para la supervivencia de una compañía. En respuesta a los nuevos
retiros relacionados a contaminación de producto intencional y no intencional, la FDA ha dado a conocer
una propuesta para manejar riesgos combinando evaluaciones de riesgo para la inocuidad alimenticia y
la seguridad de la planta en un programa llamado Plan de Protección Alimenticia. La administración de
una cadena de suministro es una necesidad crítica para poder manejar efectivamente los riesgos ligados
a fuentes de ingredientes globales, riesgos en inocuidad alimenticia y seguridad de la planta, patógenos
nuevos y cambios demográficos de consumidores y sus hábitos.
La aprobación de un proveedor de ingredientes y de empaques es un competente vital cuando se
maneja una cadena de suministro. Determinar el nivel de riesgo asociado con cada ingrediente y
proveedor le ayudará a decidir a cómo destinar los recursos que son necesarios para identificar y
manejar adecuadamente los problemas. Un programa de Aprobación de Proveedores efectivo es la
fundación para asegurarse que un proveedor de ingredientes satisface sus expectaciones de inocuidad
alimenticia y de calidad. Existen algunas preguntas claves que su Programa de Aprobación de
Proveedores debe abordar para poder ser completamente efectivo.
¿Tiene el ingrediente o el material de empaque en contacto con el alimento peligros químicos,
microbiológicos o físicos que puedan pasar al producto alimenticio elaborado?
El saber los peligros inherentes de cada ingrediente es la clave para determinar el nivel de riesgo que
posee. Si los productos lácteos y huevos son procesados inapropiadamente o si no son mantenidos a la
temperatura apropiada, presentarán una amenaza de contaminación microbiológica a otros productos
elaborados con estos materiales. Peligros físicos incluyen huesos en frutas o piedras en cacahuates.
Peligros químicos, tales como micotoxinas, residuos de plaguicidas y alérgenos, también deben ser
considerados.
Se debe de evaluar el nivel de gravedad asociado con cada riesgo y el número de consumidores que
pudiera ser afectado cuando se categorizan los peligros del producto. Brotes de enfermedades
transmitidas mediante los alimentos deberán ser categorizados a un nivel de riesgo más alto que una
ocurrencia aislada de un hueso de durazno en un pastel. Otros factores, tales como la edad del
consumidor afectado o casos de inmunidad debido a la enfermedad, también afectan la determinación
del riesgo.
No olvide considerar a instalaciones de materiales de empaque en contacto con alimentos en el proceso
de aprobación. Muchas instalaciones utilizan materiales de empaque asépticos que tal vez crean un
riesgo si la esterilización del material es comprometida. Además, métodos para identificar materiales de
empaque en contacto con alimentos deben ser proporcionados para su trazabilidad en caso de
problemas de inocuidad alimenticia, etiquetado incorrecto o contaminación, asociada con el material.
¿Puede el proveedor demostrar control de peligros?
Cualquier producto con un peligro patógeno asociado tiene que cumplir con los requerimientos
regulatorios y las pautas de procesamiento térmico para controlar el riesgo. El proveedor tal vez tenga
que utilizar los servicios de una autoridad de proceso para demostrar que el procesamiento térmico es
efectivo. Incluso puede requerir la entrega de otros requerimientos regulatorios, tales como
requerimientos de la FDA para lácteos, donde la autoridad regulatoria verifica y pone sellos en el equipo
para demostrar que está propiamente calibrado para cumplir los requerimientos de inocuidad
alimenticia.
Esto puede ser fácilmente demostrado en los Estados Unidos, donde estos programas por lo general son
bien entendidos e implementados. Si los ingredientes son traídos de otro país en donde no se llevan
requerimientos regulatorios rigurosos o no tiene control adecuado de las regulaciones, entonces el
proveedor puede aumentar el nivel de riesgo asociado con ese producto para demostrar el control. La
FDA está actualmente considerando requerir que los proveedores informen del país de origen en la
declaración de ingredientes en sus páginas de internet.
¿Cuáles son las posibilidades de uso inadecuado de este producto?
Identificar las posibilidades de uso inadecuado del producto está estrechamente relacionado a la
evaluación HACCP de la instalación. Problemas con tecnología y el uso por el consumidor pueden causar
inquietudes en la inocuidad alimenticia. Reducciones económicas en educación han eliminado
programas como economía doméstica, que enseña técnicas para cocinar. Reducir la conciencia en
inocuidad alimenticia es una de las razones por la cual los consumidores no cocinan del todo los
productos alimenticios. Otra preocupación es que la potencia de los hornos microondas varía y por eso
el tiempo que se toma en cocinar un producto a la temperatura interna correcta puede diferir. Las
compañías deben considerar la manera en que los clientes usan los productos. Por ejemplo, wafles
congelados parcialmente cocidos algunas veces se dan a bebes que están en dentición. Si ingredientes
tales como huevos son utilizados, los riesgos de microbios patogénicos deben ser evaluados.
¿Cuál es el origen del ingrediente?
Existen dos consideraciones importantes cuando se trata de determinar de qué fuente deben venir los
ingredientes. Primero, decidir si aceptará un producto de cualquier planta manufacturera dentro de una
empresa de alimentos, o si aprobará productos en bases individuales o planta-a-planta. Aprobación de
plantas individuales requiere de una evaluación de cada ubicación que está designada como un
proveedor aprobado. La aprobación empresarial de productos permite una flexibilidad más amplia sobre
el origen, pero tal vez no provee un nivel muy alto de supervisión para plantas individuales. Tal vez
considere implementar un programa de aprobación de productos que difiera basado en los riesgos.
Ingredientes con riesgo alto requerirán la aprobación de planta individual, mientras que ingredientes
con riesgo bajo estarían cubiertos bajo aprobación empresarial. Este tipo de programa necesitará ser
comunicado muy claramente a las plantas individuales para permitirles pedir los materiales de los
proveedores apropiados.
Otra consideración para la aprobación de origen es la verificación de que el material realmente está
siendo producido en la planta que aceptó ser la fuente del mismo. Un proveedor puede ser aprobado
para suministrar el ingrediente y después traer partes o porciones de la producción a un co-empacador
que puede elaborarlo a costo más efectivo, ó que es contratado durante una crisis para mantener el
suministro y el negocio no se pierda. Los requerimientos y programas de inocuidad alimenticia de las
plantas establecidas en otro país deben ser verificadas para asegurar que la seguridad del producto no
ha sido comprometida. También debe existir un procedimiento que asegure la transparencia de la
comunicación entre la fuente del producto externalizado.
¿Cuál es mi plan de contingencia para un suministro constante / sin interrupciones?
¿Qué pasa si un incendio u otro evento afectan al proveedor de ingredientes? ¿Cuenta con múltiples
proveedores aprobados que puedan mantener un suministro adecuado? ¿Tiene una política de
aprobación de emergencia que permita compras de material temporales de un proveedor no aprobado
hasta que el proceso de aprobación esté terminado? ¿Qué consideraciones adicionales deben ser
incorporadas en esta política para asegurar la inocuidad alimenticia por parte de esta fuente no
verificada? Todos estos elementos deben ser considerados cuando se están desarrollando programas
que aseguran que la cadena de proveedores de ingredientes es segura y constante.
¿Cuáles son los requerimientos para especificaciones de proveedores y cartas de garantía?
Dependiendo del nivel de riesgo de los ingredientes proveídos, usted puede escoger las especificaciones
que los proveedores deben cumplir. En el caso de materias primas como sal, azúcar y harina, una
compañía puede escoger aceptar las especificaciones estipuladas por el proveedor. Sin embargo,
ingredientes con cambios en la formulación pueden impactar el nivel de inocuidad alimenticia y el
etiquetado del producto terminado. Cambios en especificaciones o fórmulas pueden añadir alérgenos u
otros peligros desconocidos.
Su Programa de Proveedores debe incluir parámetros claros para la notificación de cambios a los
componentes de ingredientes o fórmulas para ingredientes con múltiples componentes.
Asegúrese que fabricadores de empaque en contacto con alimentos sean incluidos en el proceso de
especificación y garantía. El Programa de Proveedores debe incluir procedimientos para la notificación
de cambios al etiquetado y el manejo de materiales de empaque obsoletos.
¿Tiene mi proveedor prerrequisitos adecuados y programas de inocuidad alimenticias en vigor? ¿Están
implementados efectivamente?
El grado al cual se determina el nivel de conformidad debe ser basado en el nivel de riesgo del
ingrediente y en los recursos disponibles para evaluación. Muchas compañías grandes contratan a sus
propios auditores o usan auditores externos (terceros) para evaluar a los proveedores contra los
criterios de inspección, específicos para la compañía. La frecuencia de inspección y el nivel de
conformidad son determinados por el riesgo que el ingrediente presenta. Compañías más pequeñas con
recursos limitados puede que utilicen un sencillo cuestionario para proveedores y así determinar
conformidad para los requerimientos de inocuidad alimenticia. En otros casos, algunas compañías usan
grupos de auditores externos independientes que han definido criterios y sistemas de clasificación para
evaluar a los proveedores de ingredientes.
Cada compañía debe identificar que programas esenciales tienen que ser desarrollados e
implementados en las instalaciones de sus proveedores. En un mínimo, HACCP y Programas de
Prerrequisito que apoyan la implementación de HACCP deben estar en orden y manejados con
efectividad. Pruebas de conformidad con los requerimientos regulatorios específicos deben ser
obligatorias para asegurar que un producto seguro y legal está siendo proveído.
¿Cómo podemos monitorear los ingredientes y materiales de empaque para asegurarnos que nuestras
especificaciones son cumplidas?
Programas de Aprobación de Proveedores deben determinar que tan seguido la composición de un
producto es monitoreada para asegurar que el ingrediente o los ingredientes listados cumplen con la
especificación requerida o la fórmula. Esto puede ayudar a proveer un nivel de aseguramiento en
situaciones donde aditivos que no son parte de las especificaciones son incluidos.
¿Cuáles son los protocolos de notificación cuando un proveedor ha tenido una crisis en su propio
negocio?
Planes de manejo durante una crisis deben incluir la notificación al cliente cuando un evento, tal como
un incendio o un retiro de ingrediente, ocurre en la instalación de un proveedor. Información de los
contactos durante los fines de semana, días festivos y de 24 horas debe ser facilitada al fabricante y al
proveedor porque crisis pueden ocurrir en cualquier momento. Protocolos específicos deben estar
implementados para manejar eventos de crisis.
¿Existe un Programa de Retroalimentación para Proveedores? ¿Cuáles son los pasos definidos si un
proveedor no es aprobado?
La retroalimentación de un proveedor puede tomar muchas formas, dependiendo en los recursos y la
sofisticación del Programa de Aprobación. Muchas compañías ofrecen una clasificación de proveedores
que incluye requerimientos de conformidad en inocuidad alimenticia y evalúa la fiabilidad de entregas,
materiales dañados, órdenes incorrectas u otros parámetros definidos para medir el nivel de servicio
brindado. Otras compañías sólo requieren retroalimentación del proveedor de ingredientes en la forma
de acciones correctivas documentadas cuando problemas hayan sido identificados. En cualquier caso, se
debe determinar qué pasos están asociados con la aprobación, rechazo o período de prueba de un
proveedor. Si un proveedor no ha sido aprobado y su estado no es ideal, éste debe considerarse cuando
problemas de inocuidad alimenticia son identificados en una instalación de suministro de ingredientes, o
cuando el producto es contaminado o adulterado de alguna manera.
¿Cuáles son las consideraciones para proveedores de no ingredientes?
Vendedores que proveen otros productos o servicios a una instalación, incluyendo proveedores de
lubricantes, compañías de manejo de plagas, agencias de empleados provisionales o por temporadas,
proveedores de maquinas expendedoras, contratistas de equipo, etc., también tienen un papel
importante en la cadena de suministros y un impacto en la inocuidad alimenticia. Las preguntas a
considerar para proveedores de no ingredientes pueden incluir:
*¿Qué documentación de aprobación se presentará para garantizar que los materiales, tales como
lubricantes utilizados en equipo de procesamiento de alimentos, son de grado alimenticio?
*¿Son los plaguicidas y otros químicos, usados dentro y fuera de la planta, aprobados para su uso en una
planta procesadora de alimentos?
*¿Se revisan y se verifican los antecedentes penales de los empleados para cumplir con los
requerimientos de seguridad de la planta (bioterrorismo)?
*¿Qué clase de capacitación es requerida y quién la dará antes de alguien entre a la planta?
Los requerimientos que estos proveedores cumplen son basados en el nivel de acceso y el impacto
potencial que puedan tener en el producto.
CONCLUSION: Una administración y evaluación de riesgos efectivas permitirán que usted identifique y
maneje efectivamente las expectativas de inocuidad alimenticia y de calidad de los ingredientes,
servicios y materiales de empaque que son suministrados a su planta.
Consideración cuidadosa de los niveles de implementación de estos requerimientos y la distribución de
los recursos apropiados asegurará una implementación efectiva del Programa de Proveedores para
reducir o eliminar problemas y proveer un producto alimenticio inocuo y salubre.