DESCRIPCIÓN DE LOS ROLES DE LOS PARTICIPANTES EN LOS

Contraloría General de la República
División de Fiscalización Operativa y Evaluativa
ROLES DEL ASISTENTE TÉCNICO DE LA DFOE
Aprobado mediante Resolución del Despacho de la
Gerencia de la División de Fiscalización Operativa y
Evaluativa, Nro. DFOE-204-2007 del 27 de julio, 2007
ASISTENTE TÉCNICO DE LA
DIVISIÓN DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
0075
CONTENIDO
1.
2.
3.
INTRODUCCIÓN .............................................................................................................. 1
ROLES DEL ASISTENTE TÉCNICO DE LA DFOE EN LOS PROCESOS
GENÉRICOS ...................................................................................................................... 2
2.1 REQUERIMIENTOS INTERNOS Y EXTERNOS DE INFORMACIÓN .............. 3
2.2 EMISIÓN DE CRITERIOS PROFESIONALES ...................................................... 3
2.3 ANÁLISIS PRESUPUESTARIO ............................................................................. 5
2.3.1 Generales ....................................................................................................... 5
2.3.2 Aprobación presupuestaria ............................................................................ 7
2.3.3 Fiscalización de la ejecución y liquidación presupuestarias ......................... 7
2.4. FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA .............................................. 8
2.4.1 Generales ....................................................................................................... 8
2.4.2 Administración del proyecto de fiscalización ............................................... 8
2.4.3 Planificación ................................................................................................ 10
2.4.4 Examen (o ejecución) .................................................................................. 12
2.4.5 Comunicación de resultados ........................................................................ 13
2.4.6 Retroalimentación ........................................................................................ 15
2.5 ASESORÍA Y MONITOREO DE INSTITUCIONES ........................................... 15
2.6 PLANIFICACIÓN DEL PORTAFOLIO DE PROYECTOS Y EVALUACIÓN DE
RESULTADOS ....................................................................................................... 17
2.6.1 Definición del portafolio de proyectos ........................................................ 17
2.6.2 Evaluación de resultados ............................................................................. 17
2.7 MEJORAMIENTO CONTINUO ............................................................................ 18
2.8 FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DE APOYO ................................................ 19
2.8.1 Generales ..................................................................................................... 19
2.8.2 Recursos humanos ....................................................................................... 19
2.8.3 Promoción del conocimiento ....................................................................... 20
RESUMEN DE LOS ROLES DEL ASISTENTE TÉCNICO ......................................... 20
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ROLES DEL ASISTENTE TÉCNICO DE LA DIVISIÓN
DE FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
1.
INTRODUCCIÓN
En la División de Fiscalización Operativa y Evaluativa (DFOE) de la Contraloría
General de la República (CGR), el modelo de organización interna de las áreas de
fiscalización propuesto para su fortalecimiento y la inserción del Asistente Técnico (AT) como
elemento fundamental para promover el aseguramiento de la calidad de los procesos que se
ejecutan, contempla para su funcionamiento la división del ámbito de fiscalización de
competencia del Área y su distribución entre los asistentes técnicos que formen parte del
recurso humano asignado, para efectos de la supervisión de la fiscalización integral que se
ejecuta sobre las entidades y órganos que conforman cada segmento. Asimismo, dicha
segmentación se complementa con una distribución de los fiscalizadores entre los segmentos
establecidos, la cual se rige bajo un principio de rotación del personal con base en las
orientaciones estratégicas definidas.
Los supuestos básicos que dan sustento a la inserción del AT en dicho modelo de
organización son los siguientes:
a)
b)
c)
d)
e)
El Gerente de Área (GA) delega autoridad en los asistentes técnicos para supervisar
la fiscalización ejercida por los funcionarios en el segmento de instituciones que le
fue asignado; además, esos asistentes deben mantener al Gerente informado y
actualizado sobre el desempeño en su segmento.
El rol del Asistente Técnico se fundamenta en la fiscalización integral y no en una
subdivisión especializada por procesos que se ejecutan en las respectivas áreas de
la DFOE.
El rol del Asistente Técnico se centra en una supervisión que garantice la calidad
de los procesos ejecutados en su segmento y no en una asistencia administrativa al
Gerente de Área.
El desempeño del Asistente Técnico por medio de su participación en puntos de
control o de gestión claves debe brindar dirección, orientación y apoyo a los
equipos de trabajo.
La Secretaría Técnica (ST) es la unidad que promueve la coordinación técnica de la
labor de los asistentes técnicos para garantizar el desempeño uniforme del rol en
las distintas áreas y la uniformidad de criterio.
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Por consiguiente, el perfil del AT está basado en la organización interna de las áreas de
fiscalización que distribuyen el ámbito de su competencia y asignan personal para la ejecución
de los diferentes procesos en segmentos específicos que le asignan a cada Asistente, por lo que
al AT le corresponde supervisar la calidad en la ejecución de los procesos que integran la
cadena de valor del Área, y mantener informado al GA sobre el desempeño y productos
emitidos en el respectivo segmento.
En virtud de lo indicado, el rol del AT se centra en dos elementos fundamentales, uno
que corresponde a la parte técnica asociada con todo el enfoque de aseguramiento de la calidad
en los procesos que comprende su segmento y el otro como apoyo al Gerente de Área en el
manejo de los recursos y en otras funciones administrativas que el Gerente estime pertinente
delegarle.
La labor del AT se centra en la supervisión de los procesos genéricos que se han
clasificado como requerimientos internos y externos de información, emisión de criterios
profesionales, análisis presupuestario, fiscalización operativa y evaluativa, asesoría y
monitoreo de instituciones, planificación del portafolio de proyectos y evaluación de
resultados, mejoramiento continuo y funciones administrativas de apoyo. Dichos procesos
conforman la cadena de valor en las áreas denominadas Servicios Sociales, Servicios Públicos
Generales y Ambientales, Servicios Económicos para el Desarrollo, Servicios de Obras
Públicas y Transportes, Servicios Municipales y Sistema de Administración Financiera de la
República1, en puntos claves de control o de gestión en cada uno de ellos.
A partir de esos procesos genéricos se establecen los roles del AT de la DFOE, el cual es
un puesto colaborador del Gerente de Área en el aseguramiento de la calidad y su ubicación
jerárquica es a un nivel intermedio entre ese Gerente y el resto de los funcionarios del Área
respectiva.
2.
ROLES DEL ASISTENTE TÉCNICO DE LA DFOE EN LOS PROCESOS
GENÉRICOS
A continuación, se indican los puntos específicos en que interviene el AT y que en
conjunto perfilan su rol en los diferentes procesos genéricos de la DFOE:
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En el caso del Área Sistema de Administración Financiara de la República no aplica lo correspondiente al
proceso “Fiscalización presupuestaria”.
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2.1
REQUERIMIENTOS INTERNOS Y EXTERNOS DE INFORMACIÓN
a)
Valorar los asuntos encomendados por el Gerente de Área y asignar la recopilación
de la información solicitada y la preparación de la respuesta correspondiente a
alguno de los fiscalizadores a su cargo, considerando sus competencias y el nivel
de su puesto, en función del tema, proceso en que intervienen, disponibilidad o las
prioridades establecidas para el segmento.
b)
Atender y resolver consultas de los fiscalizadores en relación con la preparación de
una respuesta a una solicitud de información.
c)
Consultar al GA sobre aquellos requerimientos que estime conveniente, debido a
las dificultades presentadas para atenderlos, o porque han variado los criterios
establecidos inicialmente.
d)
Revisar los oficios preparados por los fiscalizadores asignados y analizar con ellos
las observaciones o cambios propuestos.
e)
Mantener informado al GA sobre los asuntos relevantes que se estén tramitando.
f)
Aprobar los documentos y darle el trámite respectivo para su remisión a la unidad
administrativa interna o al ente u órgano externo solicitante.
g)
Firmar los oficios de respuesta de acuerdo con la política de firmas de documentos
de la DFOE.
h)
Ejercer control de calidad en todo el proceso acorde con la normativa técnica y
jurídica, y las políticas y directrices establecidas por la DFOE que sean aplicables.
2.2
EMISIÓN DE CRITERIOS PROFESIONALES
a)
Atender y resolver consultas del fiscalizador que atiende el trámite del criterio que
supervisa, relacionadas con la orientación del criterio.
b)
Consultar a la Secretaría Técnica sobre la línea jurisprudencial aplicable al caso, si
así se requiere, para respetar la uniformidad de criterio al interno de la DFOE, de
acuerdo con las orientaciones y lineamientos establecidos.
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c)
Consultar al GA sobre dudas de importancia relativa referentes al planteamiento
del criterio realizado por el fiscalizador, en razón del interés del GA sobre el tema
en particular o en atención de sus instrucciones.
d)
Revisar el borrador del criterio preparado por el fiscalizador supervisado y analizar
con dicho funcionario cualquier observación o cambio que le proponga. En caso de
tratarse de un criterio nuevo, la modificación de un criterio existente o la aplicación
especial de un criterio general, conjuntamente con la importancia relativa del
asunto y los solicitantes involucrados, es conveniente que el GA participe en su
revisión.
e)
Validar el planteamiento del criterio con el GA o con los otros asistentes técnicos,
en caso que estime pertinente hacerlo o colegiadamente a solicitud del GA, para
asegurar la uniformidad de criterio a lo interno del Área.
f)
Coordinar con la Secretaría Técnica, previo a la emisión formal del criterio, sobre
casos particulares que cambien la orientación mantenida por esa unidad, por la
Gerencia de la DFOE o el resto de las áreas de fiscalización u otras unidades de la
CGR, en materias tales como auditoría, presupuesto, control interno o auditoría
interna, a efecto de mantener un criterio uniforme sobre dichos casos o que se
difunda el cambio, dado la atribución de la ST de uniformar y asesorar respecto a
los criterios técnicos en materias de su competencia.
g)
Autorizar y aprobar, para el trámite respectivo, el criterio elaborado para que se le
dé el trámite respectivo, para su remisión a la unidad interna o al sujeto pasivo que
corresponda, con excepción de aquellos casos que bajo su discreción se reserve el
GA.
h)
Firmar conjuntamente con el fiscalizador el oficio que contiene el criterio emitido,
pero respetando las excepciones que deben hacerse acorde con la política de firmas
de documentos de la DFOE.
i)
Mantener informado al GA sobre los criterios emitidos por el Área.
j)
Ejercer control de calidad en todo el proceso acorde con la normativa técnica y
jurídica, y las políticas y directrices establecidas por la DFOE que sean aplicables.
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2.3
ANÁLISIS PRESUPUESTARIO
2.3.1
Generales
a)
Participar en la atención de consultas sobre la materia presupuestaria
del segmento asignado para aclarar aspectos relativos a la normativa
aplicable, así como sobre el trámite de registro de documentos en el
“Sistema de Información de Presupuestos Públicos (SIPP)”.
b)
Valorar los documentos presupuestarios asignados por el GA a su
segmento para establecer sus características principales, las tareas a
realizar, estimar el tiempo de análisis —considerando el plazo
aplicable o si tiene características especiales que requieran de un
trámite urgente— y situaciones particulares a tomar en cuenta, de
acuerdo con los criterios específicos según el caso. Tales criterios
determinarán, en parte, la profundidad, alcances y calidad esperada
del estudio.
c)
Definir el equipo de trabajo o fiscalizador que atenderá el asunto
relativo al análisis presupuestario.
d)
Apoyar al equipo de trabajo o fiscalizador, en la definición de
prioridades que se le debe dar al estudio de los diferentes aspectos de
los documentos, acorde con la complejidad de los asuntos, la
profundidad que se le pretenden imprimir, los plazos disponibles y
otras situaciones especiales, como urgencia y situaciones
coyunturales.
e)
Recordar a los respectivos fiscalizadores la observancia de las
directrices generales relativas al proceso de análisis presupuestario.
f)
Girar instrucciones específicas sobre el análisis presupuestario de un
asunto determinado cuando sea necesario.
g)
Atender consultas de los fiscalizadores relacionados con el análisis de
un determinado documento presupuestario, dada su complejidad o
debido a que se trata de una situación especial.
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h)
Supervisar la ejecución del proceso de análisis presupuestario y el
cumplimiento de la normativa aplicable, mediante el control de
calidad selectivo de documentos que respaldan el análisis practicado.
i)
Validar, con los otros AT's, los criterios aplicados en el análisis
presupuestario, en caso que lo estime necesario o colegiadamente a
solicitud del GA, para asegurar la uniformidad de criterio a lo interno
del Área.
j)
Consultar al GA las dudas de importancia relacionadas con el proceso
de análisis presupuestario planteadas por el fiscalizador, en razón del
interés del Gerente sobre el tema en particular o en atención de sus
instrucciones.
k)
Mantener informado al GA sobre los resultados del proceso de
análisis presupuestario de los documentos asignados, primordialmente
sobre aspectos considerados como casos de excepción.
l)
Revisar el borrador del producto final del análisis presupuestario —
oficio o informe— preparado por el equipo o fiscalizador.
m)
Examinar con el fiscalizador las observaciones producto de la revisión
de los resultados del análisis presupuestario, contenidos en los
documentos de respaldo y el borrador del producto final, así como los
cambios propuestos y los ajustes correspondientes.
n)
Coordinar con la ST en forma previa a la emisión de un informe u
oficio resultado del proceso de análisis presupuestario, sobre casos
particulares que cambien alguna orientación establecida en la materia
por esa unidad, por la Gerencia de División o las otras Áreas de
Fiscalización, a efecto de mantener un criterio uniforme o que se
difunda el cambio, dada la atribución de la ST de uniformar y asesorar
respecto al criterio técnico en esa materia.
o)
Ejercer control de calidad en todo el proceso acorde con la normativa
establecida por la DFOE que sea aplicable.
p)
Autorizar y aprobar, para el trámite respectivo, el documento producto
del análisis presupuestario, para su remisión al ente u órgano que
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corresponda, con excepción de aquellos casos que bajo su discreción
se reserve el GA.
q)
2.3.2
2.3.3
Firmar los oficios o informes producto del análisis presupuestario, de
acuerdo con las políticas de firmas y las resoluciones que delegan este
acto administrativo, para su envío al ente u órgano correspondiente.
Aprobación presupuestaria
a)
Consultar a la ST, en los casos que se planteen dudas, sobre la línea
de aprobación o improbación de determinadas partidas de egresos,
rubros de ingresos u otros asuntos relacionados, si se requiere para
respetar la uniformidad de criterio en la materia presupuestaria, de
acuerdo con el ordenamiento jurídico y con los lineamientos, las
orientaciones y la normativa establecida por la CGR y otras instancias
competentes.
b)
Supervisar la ejecución del proceso de aprobación presupuestaria,
mediante el control de calidad selectivo de documentos que respaldan
el análisis practicado.
c)
Consultar al GA las dudas de importancia referentes a la aprobación o
improbación de rubros de ingresos, partidas de egresos o de otros
asuntos relacionados, planteadas por el fiscalizador, en razón del
interés del GA sobre el tema en particular o en atención de sus
instrucciones.
d)
Validar, con los otros AT's, la aprobación o improbación de rubros de
ingresos, partidas de egresos o de otros asuntos relacionados, en caso
que lo estime necesario o colegiadamente a solicitud del GA, para
asegurar la uniformidad de criterio a lo interno del Área.
Fiscalización de la ejecución y liquidación presupuestarias
a)
Ejecutar la programación de la revisión de modificaciones e informes
de ejecución presupuestaria que se determinen con base en las
orientaciones estratégicas del Área.
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b)
Ejecutar la programación de la revisión de las liquidaciones
presupuestarias que se determinen con base en las orientaciones
estratégicas del Área.
c)
Girar instrucciones específicas, cuando sea necesario, sobre el análisis
de la ejecución y liquidación presupuestarias que se determinen.
2.4. FISCALIZACIÓN OPERATIVA Y EVALUATIVA
2.4.1
2.4.2
Generales
a)
Colaborar con el GA en la asignación del recurso humano para la
ejecución del portafolio de proyectos en el segmento que supervisa,
con base en las competencias de los fiscalizadores y su disponibilidad
y el nivel de su puesto.
b)
Apoyar al coordinador para realizar una asignación adecuada del
trabajo entre los colaboradores con base en sus competencias y nivel
de su puesto.
c)
Observar y supervisar el cumplimiento de la normativa técnica
establecida por la DFOE para el desarrollo de proyectos, con el fin
promover la calidad de la fiscalización.
d)
Supervisar el logro de los objetivos establecidos para los proyectos
con la colaboración de los coordinadores.
e)
Comunicar al GA la disponibilidad de recursos una vez finalizado el
estudio, para efectos de atender los proyectos sin ejecutar.
Administración del proyecto de fiscalización
a)
Visitar a la administración del sujeto pasivo para comunicar, con el
apoyo del coordinador, el inicio del proyecto de fiscalización; solicitar
la colaboración debida para realizar satisfactoriamente el trabajo y
presentar al equipo de trabajo designado.
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b)
Supervisar que el equipo cuente con una ubicación adecuada en las
instalaciones del sujeto pasivo y con los recursos necesarios para
ejecutar el proyecto de fiscalización. De percatarse que este no sea el
caso o a solicitud del coordinador, colaborar en las acciones
necesarias ante la administración del sujeto fiscalizado para
solucionar el problema detectado.
c)
Revisar el cronograma de ejecución del proyecto.
d)
Analizar y discutir con el coordinador los cambios propuestos sobre
los plazos de ejecución de las diferentes fases del proyecto.
e)
Aprobar el cronograma de ejecución del proyecto y enviarlo al
respectivo coordinador.
f)
Comunicar al GA las fechas y los plazos importantes del cronograma
para efectos de determinar la posible disponibilidad de recursos.
g)
Realizar reuniones con los coordinadores en el campo para solicitar
información sobre el avance de los proyectos que le fueron asignados
para su supervisión y aseguramiento de la calidad. En caso de que
estime necesario por la índole del tema tratado puede convocar a todo
el equipo.
h)
Mantener informado al GA tanto sobre el cronograma de ejecución de
los proyectos del portafolio asignados como sobre el avance de
proyectos específicos en sus diferentes etapas, para efectos de
retroalimentación y asesoría.
i)
Instruir a los coordinadores sobre los estándares de calidad del
proyecto y de sus productos, y velar por su cumplimiento mediante el
control de calidad.
j)
Analizar con el coordinador la necesidad de contratación de
especialistas y de requerimientos específicos para colaborar en la
ejecución de un proyecto, con el fin de tomar la decisión sobre el
curso a seguir.
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2.4.3
k)
Trasladar al GA las solicitudes que procedan para la contratación de
especialistas para la emisión de un criterio o dictamen profesional
sobre un asunto particular o para colaborar en la ejecución de pruebas
específicas en un proyecto.
l)
Firmar conjuntamente con el coordinador los instrumentos
establecidos por la DFOE para el aseguramiento de calidad del
proceso de fiscalización, los cuales están asociados a determinados
puntos de control que se identifican en ese proceso, para brindar una
seguridad razonable de que se cumplen los respectivos estándares de
calidad.
Planificación
a)
Girar instrucciones al coordinador sobre el diseño del programa de
planificación del estudio a realizar con base en el perfil del proyecto,
el conocimiento sobre el sujeto fiscalizado y las sugerencias
realizadas por el GA.
b)
Apoyar la ejecución del programa de planificación mediante la
supervisión de la distribución del trabajo, de las fuentes de
información a las que se acude y la sugerencia de procedimientos
alternativos, en caso de ser necesario, bajo criterios de eficiencia y
efectividad para no entrabar el desarrollo de la fase.
c)
Revisar los puntos importantes sobre los resultados obtenidos y
discutirlo con el coordinador como base para definir la estrategia del
estudio o para efectuar posibles ajustes en el perfil del proyecto, de ser
necesario. En caso de que estime necesario considerar información
adicional, solicitar al coordinador los documentos relevantes que
sustenten dicho resumen.
d)
Analizar y discutir con el coordinador los cambios propuestos
relativos al objetivo del proyecto, la naturaleza o alcance del estudio y
si está de acuerdo comunicarlos al GA para su autorización.
e)
Coadyuvar en la toma de decisiones con el equipo y autorizar —con
la anuencia del GA— la reorientación del proyecto o su finalización,
en caso de que se presenten condiciones que impidan o limiten su
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ejecución como podrían ser la disponibilidad de información relevante
y actualizada o la divergencia de criterio legal sobre la posibilidad de
fiscalizar los fondos por parte de la CGR.
f)
Comunicar al GA la justificación para la reorientación o finalización
del proyecto para obtener su autorización.
g)
Supervisar el desarrollo de la calificación de riesgos del proyecto
como base para definir la estrategia de fiscalización.
h)
Orientar al equipo de trabajo sobre el alcance del proyecto, el tipo de
pruebas a desarrollar con base en la calificación de riesgos y el diseño
de muestras.
i)
Supervisar la estrategia de fiscalización que se documentará en el plan
general a definir por los equipos de trabajo.
j)
Validar los estándares de evaluación (criterios) identificados por los
equipos de trabajo para ejecutar el respectivo proyecto.
k)
Revisar el plan general de fiscalización y analizar con el coordinador
cualquier observación o cambio propuesto. En caso de que estime
necesario puede revisar también los programas de trabajo específicos.
l)
Supervisar la preparación de la reunión en que se expondrá la
estrategia de fiscalización al GA.
m)
Coordinar con el GA para definir la reunión en que se le expondrá la
estrategia de fiscalización.
n)
Participar en la reunión de comunicación de la estrategia al GA.
o)
Analizar con el coordinador los cambios que deban hacerse en el plan
general de fiscalización, como resultado de la reunión con el GA.
p)
Validar el plan general de fiscalización con los otros AT's, en caso
que estime pertinente hacerlo, o colegiadamente a solicitud del GA,
para asegurar coordinación a lo interno del Área.
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2.4.4
q)
Autorizar el plan general de fiscalización y los programas de trabajo
específicos.
r)
Firmar conjuntamente con el coordinador el plan general de
fiscalización.
s)
Enviar copia del plan general al GA para su registro para evaluación
del cumplimiento del PAO.
Examen (o ejecución)
a)
Supervisar la aplicación de los programas específicos, la distribución
del trabajo y la recopilación de la información, bajo criterios de
eficiencia y efectividad para no entrabar el desarrollo de la fase.
b)
Analizar las limitaciones existentes para la recopilación de evidencia
relacionadas con la ausencia, pérdida o desactualización de
información, producto de controles deficientes en relación con el
archivo, conservación y salvaguarda de la información almacenada en
expedientes y bases de datos.
c)
Apoyar con su criterio el diseño de procedimientos alternativos que
permitan recopilar la evidencia y satisfacer el objetivo del programa
específico.
d)
Autorizar cambios en el alcance de las pruebas definidas en los
programas específicos, en los casos que sea necesario hacerlo, dada la
importancia de la ampliación o reducción de los procedimientos
propuestos.
e)
Revisar y firmar, en casos de excepción dada su importancia, las
consultas técnicas escritas que se requieran tanto a lo interno de la
CGR como a instancias externas e informar al GA en los casos que
considere pertinente.
f)
Decidir sobre los asuntos que deban discutirse con el GA ante indicios
de fraude u otras situaciones o hechos irregulares, para tomar
decisiones, conjuntamente con el coordinador, sobre el curso a seguir,
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si se debe desarrollar una labor de investigación o efectuar un traslado
mediante una denuncia penal a la instancia correspondiente.
2.4.5
g)
Analizar los puntos importantes sobre los resultados obtenidos y
discutirlos con el coordinador como base para definir los hallazgos
potenciales. En caso de que estime necesario considerar información
adicional, solicitarle al coordinador documentos relevantes que
sustenten dicho resumen.
h)
Colaborar con el coordinador para definir la documentación de la
evidencia y ejercer control de calidad sobre ella acorde con la
normativa técnica aplicable.
i)
Revisar selectivamente los papeles de trabajo, sean electrónicos o
documentales.
j)
Orientar al coordinador y al resto del equipo de trabajo en la
definición y desarrollo de los hallazgos.
k)
Supervisar la formulación de la conclusión global del proyecto al
finalizar el trabajo de campo.
l)
Retroalimentar y asesorar a los equipos sobre la conclusión global del
proyecto.
m)
Revisar y autorizar la estructura del informe propuesta por el equipo.
n)
Comunicar al GA la conclusión
retroalimentación y asesoría.
global
para
efectos
de
Comunicación de resultados
a)
Supervisar a los equipos de trabajo en la formulación de la estrategia
de comunicación de resultados.
b)
Revisar y discutir con el coordinador los cambios propuestos a la
estrategia de comunicación de resultados.
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c)
Aprobar y comunicar verbalmente al GA la estrategia de
comunicación formulada, en la reunión de coordinación de AT's con
el GA.
d)
Orientar al coordinador en la elaboración del borrador del informe y
del resumen ejecutivo.
e)
Revisar el borrador del informe y del resumen ejecutivo, y discutir los
cambios que proponga con el coordinador o con los fiscalizadores que
corresponda hacerlo.
f)
Autorizar el resumen ejecutivo y las disposiciones o recomendaciones
que se girarán en el informe y comunicarlas al GA.
g)
Firmar la nota de convocatoria a la administración del sujeto a la
reunión en que se le expondrán verbalmente los resultados de la
fiscalización, en los casos que le corresponda hacerlo.
h)
Participar en el ejercicio de la comunicación verbal de resultados a la
administración del sujeto fiscalizado.
i)
Aprobar el informe para el trámite, una vez que el GA apruebe el
resumen ejecutivo y las disposiciones, excepto que el Gerente se
reserve a su discreción la aprobación de un informe en particular.
j)
Comunicar al GA cuando el borrador del informe está aprobado para
el trámite pertinente en el SIGYD.
k)
Firmar el oficio de remisión del informe a la administración en forma
conjunta con el GA, de acuerdo con las políticas de firmas y las
resoluciones que delegan este acto administrativo.
l)
Revisar el oficio mediante el cual se hace el traslado formal del
informe y de la documentación pertinente del estudio al Área de
Seguimiento de Disposiciones y analizar con el coordinador los
cambios efectuados.
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m)
2.4.6
2.5
Aprobar el oficio de traslado del informe y de la documentación
correspondiente al Área de Seguimiento de Disposiciones y firmarlo
en forma conjunta con el coordinador del estudio.
Retroalimentación
a)
Retroalimentar al equipo de fiscalización respecto a la planificación,
ejecución y comunicación de resultados del proyecto.
b)
Preparar, con el apoyo del respectivo equipo de trabajo, el
memorando de retroalimentación del proyecto para su remisión al
GA, de conformidad con la normativa aplicable.
ASESORÍA Y MONITOREO DE INSTITUCIONES
a)
Supervisar que los fiscalizadores actualicen el archivo permanente cuando
corresponda conforme a los lineamientos aplicables, el cual servirá de fuente
de información para el monitoreo de los sujetos pasivos.
b)
Monitorear un tema o a los sujetos pasivos del segmento asignado por el GA,
por medio de los diferentes productos que generan los procesos tales como
informes, documentos presupuestarios y criterios, para lo cual debe mantener
una comunicación activa con la administración y las auditorías internas de su
segmento.
c)
Colaborar con el GA, a su solicitud, en el diagnóstico de un tema de
fiscalización o sujeto pasivo del segmento para efectos de evaluación de
riesgos y planificación.
d)
Informar al GA sobre asuntos importantes detectados por medio del
monitoreo y la realización de diagnósticos específicos asignados que deban
tomarse en cuenta en procesos institucionales como la Memoria Anual o en la
planificación táctica de la DFOE; así como sobre la confiabilidad del
gobierno corporativo, del ambiente de control y de la administración de
riesgos institucional.
e)
Mantener comunicación activa con las auditorías internas de su segmento
para obtener resultados de revisiones internas de calidad de esas unidades o
resultados de la autoevaluación institucional, como base para monitorear la
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fortaleza del control interno y la calidad del desempeño de esa auditoría al
interior de la organización.
f)
Informar al GA sobre el nivel de riesgo de las auditorías internas de su
segmento para estimar el grado de confiabilidad sobre los productos que
genera y su utilización por la CGR para la fiscalización y el monitoreo.
g)
Programar y efectuar reuniones individuales o colectivas dependiendo del
propósito, con los auditores internos de su segmento para comentar hechos
importantes detectados sobre fondos públicos, control interno y gestión
institucional que incrementan el riesgo de los sujetos pasivos fiscalizados.
h)
Programar y efectuar reuniones con niveles medios administrativos de los
sujetos pasivos de su segmento que supervisa para comentar hechos
importantes detectados sobre fondos públicos, control interno y gestión
institucional que afectan su administración de riesgos para que desarrollen
planes para minimizarlo.
i)
Colaborar en la preparación de las reuniones que programe el GA con la
administración superior de los sujetos pasivos del segmento que supervisa
para analizar hechos importantes detectados en los diferentes procesos
ejecutados por el Área de Fiscalización y comunicados por medio de diversos
productos.
j)
Participar en las reuniones programadas con la administración superior de los
sujetos pasivos del segmento que supervisa para analizar hechos
significativos relativos a fondos públicos, control interno y gestión
institucional para que implementen acciones correctivas.
k)
Participar en actividades de asesoría externa e interna relacionadas con la
fiscalización de las organizaciones monitoreadas.
l)
Ejercer control de calidad en todo el proceso acorde con la normativa técnica
y jurídica, y las políticas y directrices establecidas por la DFOE que sean
aplicables.
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2.6
PLANIFICACIÓN DEL PORTAFOLIO DE PROYECTOS Y EVALUACIÓN
DE RESULTADOS
2.6.1
2.6.2
Definición del portafolio de proyectos
a)
Participar en las actividades coordinadas por la Secretaria Técnica y la
Gerencia de División, relativas al proceso de planificación de
mediano plazo de la División.
b)
Orientar el proceso de planificación operativa del Área en
coordinación con el GA, a fin de transmitir las orientaciones
estratégicas así como los instrumentos a considerar en la planificación
del portafolio de proyectos, dentro de los plazos establecidos.
c)
Verificar que los perfiles de los proyectos elaborados establezcan
claramente los objetivos que se espera alcanzar con el estudio, el
alcance, la metodología a emplear, la programación de actividades,
los requerimientos de recursos, así como cualquier otro aspecto
considerado de interés, de conformidad con los lineamientos que se
emitan al respecto.
d)
Presentar ante el GA y a los otros AT’s, los perfiles de proyectos bajo
su supervisión y definir de manera conjunta el portafolio de proyectos
del Área de Fiscalización
e)
Elaborar escenarios con cursos alternativos de acción que permitan la
toma de decisiones en cuanto a la distribución y composición de los
recursos, acorde con las prioridades establecidas por la GA y Gerencia
de División.
Evaluación de resultados
a)
b)
Ejercer el aseguramiento de calidad en el proceso de planificación del
portafolio de proyectos y evaluación de resultados, acorde con la
normativa técnica y jurídica aplicables para la DFOE.
Monitorear y evaluar el cumplimiento del PAO y del presupuesto del
Área, en conjunto con los otros AT’s, de conformidad con
lineamientos institucionales y divisionales, y comunicar los resultados
al GA.
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2.7
c)
Rendir cuentas al GA por el logro de los objetivos de fiscalización en
el segmento que le corresponde, en conjunto con los funcionarios
asignados y bajo su supervisión.
d)
Evaluar como asesor del GA, en conjunto con los otros AT’s, los
procesos y productos con base en las políticas y directrices que aplica
la DFOE, a efecto de comunicar al GA los resultados para que tome
las medidas correctivas que estime pertinentes.
MEJORAMIENTO CONTINUO
a)
Retroalimentar al GA sobre situaciones que requieren de la ejecución de
proyectos para su mejoramiento.
b)
Colaborar en la definición de proyectos para el mejoramiento del Área de
Fiscalización para lo cual es conveniente que consulte a los fiscalizadores.
c)
Evaluar metodologías de trabajo, normativa y manuales existentes, software
empleado, sistemas de archivo de documentos y de almacenamiento de
información digital utilizados en la ejecución de los procesos, bajo el marco
establecido por el Gerente de la DFOE y la Secretaría Técnica, en conjunto
con los otros AT’s.
d)
Apoyar a la Secretaría Técnica en el proceso de revisión, uniformidad y
mejoramiento de las metodologías de trabajo para garantizar la calidad de los
procesos y para que las mejoras puedan difundirse a toda la DFOE.
e)
Difundir las normativas o metodologías nuevas o los cambios introducidos en
las existentes, en los funcionarios que supervisa, de acuerdo con la estrategia
definida por la Secretaría Técnica y velar por su aplicación en los procesos de
su segmento, de acuerdo con la política establecida por el GA.
f)
Ejercer control de calidad en el proceso de mejoramiento continuo acorde con
la normativa técnica y jurídica, y las políticas y directrices establecidas por la
DFOE que sean aplicables.
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g)
2.8
Supervisar el proceso de autoevaluación de la calidad de los procesos y
productos del Área, cuando corresponda, de conformidad con la normativa
aplicable.
FUNCIONES ADMINISTRATIVAS DE APOYO
2.8.1
2.8.2
Generales
a)
Promover el uso de la tecnología y el dominio compartido de la
información como elementos esenciales de la cultura organizacional.
b)
Procurar ante el GA, que se dote de los recursos necesarios al personal
a su cargo para el desarrollo de los procesos en que participa, ya sea
que estén organizados en equipos de trabajo o que lo hagan en forma
unipersonal.
c)
Sustituir al GA en su ausencia con igual autoridad y responsabilidad,
con base en la designación de ese Gerente o en un rol convenido.
d)
Aprobar otros
corresponda.
e)
Realizar cualesquiera otras actividades administrativas que el GA le
asigne, relativas a su cargo.
trámites
administrativos
menores
cuando
le
Recursos humanos
a)
Colaborar con el GA y la Unidad de Recursos Humanos en la
Detección de Necesidades de Capacitación (DNC) del personal a su
cargo.
b)
Colaborar con el GA en el diseño y ejecución de actividades que
promuevan el mejoramiento del clima organizacional del Área.
c)
Elaborar las calificaciones de servicios de los funcionarios de su
segmento, de manera conjunta con el Gerente de Área, comentarlas
con los funcionarios y trasladarlas al GA.
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2.8.3
d)
Colaborar con el GA en la retroalimentación sobre el desempeño de
los funcionarios, en el segmento a su cargo.
e)
Colaborar con el GA en la asignación de la oferta de capacitación de
acuerdo con los criterios de la DNC del personal a su cargo.
f)
Colaborar con la Unidad de Recursos Humanos o el Centro de
Capacitación en el monitoreo de desarrollo de competencias del
personal a su cargo bajo un proceso de evaluación de la transferencia
de conocimientos o destrezas en su ambiente laboral.
g)
Promocionar la polifuncionalidad de los fiscalizadores del segmento
al participarlos en los procesos de la cadena de valor del Área de
acuerdo con la disponibilidad del personal.
Promoción del conocimiento
a)
3.
Promover la realización de reuniones técnicas periódicas con el
personal de su segmento para recopilar conocimiento producto de la
experiencia fiscalizadora que pueda ponerse a disposición de los
funcionarios del Área y de la DFOE.
RESUMEN DE LOS ROLES DEL ASISTENTE TÉCNICO
El AT interviene en forma global en la cadena de procesos de la siguiente manera:
1.
Asigna trabajos y estudios de fiscalización y recurso humano en su segmento, de
acuerdo con la valoración de las competencias del personal y su disponibilidad.
2.
Discute y coordina para la emisión de productos tales como requerimientos de
información y criterios, con instancias externas al área de fiscalización respectiva
o con la gerencia y otros asistentes técnicos.
3.
Supervisa la calidad de la ejecución de los diferentes procesos de acuerdo con el
marco conceptual, normativo y metodológico, y los estándares de calidad definidos
por la Gerencia de División y la Secretaría Técnica.
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4.
Revisa, autoriza y colabora en el trámite de la emisión de productos de los
diferentes procesos, de conformidad con los lineamientos y directrices establecidos
para garantizar su calidad.
5.
Ejerce una coordinación permanente a lo interno y externo del Área con el fin de
asegurar la calidad de los procesos.
6.
Analiza los riesgos del segmento a su cargo para la definición de proyectos de
fiscalización en conjunto con el Gerente de Área y los otros asistentes técnicos, y
de acuerdo con el monitoreo de las respectivas instituciones.
7.
Define las prioridades de proyectos y los jerarquiza colegiadamente con el
Gerente de Área y los otros asistentes técnicos de conformidad con los
lineamientos establecidos en la DFOE para la elaboración del portafolio de
proyectos.
8.
Participa en la toma de decisiones en relación con el portafolio de proyectos de
su Área en cuanto a segmentos, distribución de recursos y estrategia de promoción
ante la Gerencia de División.
9.
Orienta las actividades de los equipos de trabajo, evalúa el avance del estudio y
colabora en la toma de decisiones que conlleven al cumplimiento del objetivo de la
fiscalización, así como revisa los productos y supervisa el cierre de procesos y el
traslado del seguimiento al Área correspondiente.
10.
Asesora, retroalimenta y mantiene informado al Gerente de Área sobre el
desempeño y necesidades a satisfacer para incrementarlo.
11.
Mantiene comunicación activa con la administración y auditorías internas de su
segmento para comunicar resultados de estudios, monitorear las instituciones y
para fortalecer la ejecución de fiscalizaciones en el campo.
12.
Monitorea las instituciones a su cargo con base en los productos emitidos para
efectos de planificación táctica y operativa, opiniones y comentarios para la
Memoria Anual.
13.
Participar en actividades de asesoría hacia lo interno de la CGR y hacia el
ámbito de competencia de su área, en particular hacia el segmento que tiene
asignado para su supervisión.
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14.
Evalúa normativa y metodologías de trabajo y retroalimenta a la Gerencia de
Área y a la Secretaría Técnica sobre su mejoramiento o para canalizar dichas
necesidades que ameriten la ejecución de proyectos de mejoramiento.
15.
Instruye y entrena sobre las nuevas normativas y metodologías al participar
activamente en la evaluación de la transferencia de la capacitación al ambiente de
trabajo.
16.
Colabora en algunas funciones administrativas importantes con la Gerencia de
Área, lo cual no debe ir en detrimento de su labor técnica de supervisión de la
calidad de los procesos sustantivos de la cadena de valor de su área de
fiscalización.
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