LA BIBLIOTECA PARLAMENTARIA, EN CONSTANTE TRANSFORMACIÓN Inés Montobbio Martorell∗ - I. Evolución de la biblioteca parlamentaria II. La biblioteca parlamentaria y la influencia de las nuevas tecnologías de la información III. Quo vadis? Hacia donde debería ir la biblioteca parlamentaria IV. Cooperación V. Retos Resumen: El mundo se está transformando continuamente y, con él, las bibliotecas y sus servicios. La biblioteca parlamentaria no escapa a esta constante y profunda transformación. En esta oportunidad que me ha brindado el Parlamento Vasco examinaremos en primer lugar algunos de los factores que han motivado esta evolución; en un segundo punto, trataremos de como y de que manera las nuevas tecnologías han influido en la biblioteca parlamentaria; en tercer lugar, expondremos hacia donde se dirige la biblioteca parlamentaria y qué debería ser, según nuestro criterio, la biblioteca parlamentaria en cada uno de sus aspectos, y, por último, haremos especial mención a la cooperación entre las bibliotecas parlamentarias. Y para acabar, como conclusión, mencionaremos los grandes retos para la biblioteca parlamentaria del siglo XXI. I. Evolución de la biblioteca parlamentaria La biblioteca parlamentaria, como toda biblioteca, no es un ente estático. Nace y se desarrolla como un ser vivo influenciada por distintos factores y cambia en función los cambios que también experimenta la institución que la alberga. La evolución de la biblioteca parlamentaria ha estado marcada por diversos factores, pero aquí solo mencionaremos los que se ha considerado que tenían más relevancia: I.1. Ajustes en su función, status y rango por factores históricos y bibliográficos según el país de que se trate. Doble papel o función I.2. Adaptación de la biblioteca parlamentaria a otras funciones parlamentarias además de la legislativa I.3. Apertura de la institución y de la biblioteca a la sociedad civil I.4. Cambios en su denominación, estructura, composición o dependencia dentro de la institución parlamentaria I.5. Introducción y desarrollo de las nuevas tecnologías ∗ Jefa Area de Biblioteca.Dirección Estudios Parlamentaruos. Parlamento de Catalunya. [email protected] 1 I.1. Ajustes en su función, status y rango por factores históricos y bibliográficos según el país de que se trate. Doble papel o función La biblioteca parlamentaria ha gozado siempre de un prestigio especial por el lugar donde se halla ubicada: nace y se desarrolla en la institución parlamentaria. Esta es la institución política más importante de un país, ya que representa la soberanía del pueblo y, por lo tanto, es la más representativa y singular. No en vano y por ese mismo motivo –su ubicación y prestigio– la biblioteca parlamentaria, desde sus orígenes, además de su principal función de dar apoyo documental al parlamento, por si fuera poco, se ha preocupado también por ser algo más y se ha adecuado a las tendencias y necesidades del periodo histórico y bibliográfico del país en el que se estaba desarrollando. Así, en algunos países quiso ser un centro bibliográfico de renombre con el rango de biblioteca nacional y, por lo tanto, depositaria del depósito legal, como, por ejemplo, la Library of Congress de Estados Unidos. Este modelo fue seguido también por los estados bálticos una vez recuperada su independencia al iniciar su camino parlamentario. En otros casos, como la de Japón (Diet Library NLD), ha desarrollado un servicio especial de biblioteca de investigación para la cámara dentro de la propia Biblioteca Nacional. En otros, como Hungría y Colombia, además de biblioteca del parlamento es también la biblioteca jurídica central más importante del país. Más allá de su papel jurídico y patrimonial, ya bien entrado el siglo XIX, la biblioteca parlamentaria en muchos países se ha esforzado por asumir funciones más sociales y culturales. En algunos casos, incluso podríamos decir que cumple con igual interés e ilusión su función de apoyo legislativo con su función de biblioteca pública nacional (por ejemplo: Suecia, Italia); en otros, su misión se ha extendido aún más para ser un centro con una importante labor social con programas de alfabetización y de integración cultural y social de la gente mayor de edad, como la Asamblea Nacional de Chile; en otros casos, se ha convertido en una biblioteca pública con talleres de divulgación, visitas y programas educativos de gran difusión (Suecia). Así, pues, la biblioteca parlamentaria a lo largo de los tiempos ha asumido diferentes roles además del que le es propio, y eso sin duda ha influido en su evolución como biblioteca. Otro factor que ha influido en la evolución de la biblioteca parlamentaria es la I.2. Adaptación de la biblioteca parlamentaria a otras funciones parlamentarias además de la legislativa La función legislativa –todos estamos de acuerdo– es la función primordial, la que da sentido a la institución parlamentaria, es su motor y su razón de ser. La importancia de esta función sigue siendo la misma, e incluso podemos decir que mayor –como ya nos referiremos– pero, por otra parte, advertimos que en el último tercio de siglo ha aumentado la importancia también de las otras funciones del Parlamento. Estas otras funciones, ciertamente, ya existían, pero pasaban desapercibidas dentro de todos los quehaceres de la biblioteca parlamentaria. Podemos seguidamente repasar algunas de ellas y ver cómo afectan a las tareas de la biblioteca parlamentaria haciéndola evolucionar. 2 En cuanto a la función representativa de nuestros parlamentos, la biblioteca asiste documentalmente cada vez más esta incrementada función. Esta llevará a nuestros representantes políticos, ya sea como miembros de comisiones o a título individual, a realizar viajes, asistir a actos, visitas oficiales, inauguración de centros, presentación de proyectos, entrega de premios, conmemoraciones de hechos, celebración de centenarios, reconocimientos de personas relevantes en cualquier ámbito y otros muchos eventos. Todo esto necesita ser documentado; difícilmente los representantes políticos asistirán a actos sin obtener antes información facilitada por la biblioteca parlamentaria. En cuanto a la importante función de impulso y control del Gobierno, cada vez con más peso y más fuerza, la biblioteca parlamentaria más que nunca tiene que estar muy preparada al margen de cualquier periodo de crisis, tendencia, mayoría, composición singular y opinión. En cada parlamento y cada legislatura variará la fuerza o intensidad con que esta función repercuta en las tareas de la biblioteca pues depende también de la composición numérica, el peso de la oposición, la trayectoria y el dinamismo de los partidos. En cualquier caso, sea para defender una política pública o la actuación del Gobierno en determinado asunto como para rebatirla, todos los grupos son potencialmente protagonistas y solicitantes de información y documentación a la biblioteca parlamentaria en este sentido. No se puede interpelar al Gobierno y su labor sin antes documentarse bien, y en la mayoría de los casos esta documentación tiene que obtenerse de forma rápida, a contrarreloj, para ajustarse a los plazos previstos de tiempo. Es una gran responsabilidad en la cual la biblioteca interviene y asiste a todos los grupos parlamentarios. Esta habrá de proporcionar información oficial, veraz, objetiva, contrastada, no partidista, concreta sobre cualquier aspecto que ayude a aportar información para el control del Gobierno. Ello le obligará a obtener información de las consejerías, de otras instituciones gubernamentales y otros organismos para proporcionar, por ejemplo, balances, memorias, informes, etc. que puedan ayudar a los miembros del Parlamento en su labor. Es también cierto que para esta labor son muchos los canales de información que existen, tanto propios o internos del partido como externos, pero ello también es un estímulo para la biblioteca, ya que esos mismos canales e intermediarios acuden a ella, y por experiencia sabemos que el lugar que tienen más a mano y que les puede facilitar la labor con el valor añadido de la selección de lo más importante es la propia biblioteca parlamentaria, que además también lo canalizará a través de todos los servicios y recursos documentales internos y externos de que disponga. La biblioteca parlamentaria tiene aquí una labor importante, pues no se pueden facilitar datos que no sean fiables, ni menos documentación y recursos que en un plazo determinado de tiempo no sean operativos, es decir, que el propio usuario pueda obtener de forma segura y ágil. Solo se aportará información propia y de distintos centros y recursos oficiales, datos y bibliografía con estudios e informes de fiabilidad contrastada de forma sistematizada y con una correcta presentación y citación de cada uno de los registros y fuentes. La experiencia en este ámbito, la habilidad de proporcionar la información correcta ya sea desde un sitio web, un portal o centro oficial o desde las páginas de un documento impreso, se debe tener en cuenta y no despreciarla. Así, la biblioteca parlamentaria obtendrá información propia y de distintos centros y recursos oficiales de forma sistematizada, objetiva y con una fiabilidad contrastada. 3 Por otra parte, cabe mencionar los límites con los cuales, en algún caso, se ha encontrado la biblioteca parlamentaria en la fase de obtener información como muestra de que no siempre es fácil acceder a cierta información, ya sea por necesitar algún otro requisito o requerimiento burocrático que ha ralentizado su obtención o bien porque para obtener algunos datos o información concreta en ocasiones se necesita un aval o status jurídico determinado. La biblioteca parlamentaria siempre interviene hasta el límite de aquello de lo que presumiblemente dispone en el proceso de obtención de información y en lo posible facilita esta información de forma analizada y estructurada para su posterior utilización; sin embargo, ha de quedar claro que a partir de aquí, la biblioteca y sus profesionales no intervienen ni interfieren ni influyen en como y para qué esta información será utilizada mañana o dentro de un tiempo. La biblioteca, sus trabajadores, la información disponible son el motor, pero no manipulan ni se pronuncian sobre la información; la información es apartidista (neutral), imparcial, plural y objetiva. En cuanto a la función de aprobar el presupuesto, antes y después de su aprobación se generan consultas que afectan también a la biblioteca. Cabe decir que cada vez reviste más importancia el análisis del tema presupuestario, ya no a nivel de datos cuantitativos sino a nivel de artículos doctrinales sobre el propio procedimiento legislativo especial de la aprobación de presupuestos, y también de artículos o informes de carácter científico, conceptual y técnico sobre la teoría económicopresupuestaria. Por otra parte, aunque no sea propiamente una función parlamentaria, hay que referirse sin duda a la administración parlamentaria. Los órganos políticos están sujetos a cambios cada cuatro años, y la administración parlamentaria debe estar preparada para esa nueva composición y trabajar intensamente en todo lo que la actividad parlamentaria pueda necesitar. El Parlamento y su propia administración interna, en el propio funcionamiento de toda su maquinaria, que es cada vez más perfeccionada y diversificada, también generará en la realización de sus funciones diarias una serie de necesidades informativas y documentales que necesitan del apoyo diario de la biblioteca (por ejemplo: manual Excel, diccionarios varios, libros de contratación pública, Manual de seguridad y salud en el trabajo, etc.). Otro factor que ha influido en la evolución de la biblioteca parlamentaria es el aumento y diversificación temática de la actividad legislativa. Respecto a la propia función legislativa, la principal función parlamentaria, cabe decir que se ha incrementado, y también se han diversificado mucho los temas sobre los que se legisla. Se aprueban más leyes y se ha agilizado, perfeccionado o complicado –según se mire– el procedimiento legislativo (proliferación de comisiones de investigación, comisiones de petición y otros cambios que han podido agilizar todo el proceso hasta su deliberación en pleno). Esto seguramente ha afectado más a las bibliotecas de los parlamentos autonómicos, pues cuantas más competencias tienen las autonomías más temas se debaten y más temas deben tenerse presentes en la biblioteca para afinar en las adquisiciones, para la indización de los documentos y para la selección de los recursos electrónicos, y así abarcar los temas de gran actualidad. 4 No debe escaparse nada que pueda afectar al buen desarrollo informacional tanto a nivel local como autonómico, estatal e internacional. I.3. Apertura de la institución y de la biblioteca a la sociedad civil De un tiempo a esta parte ya se hablaba de la distancia entre la política y el ciudadano y de la poca participación de este en la vida política. En los últimos años, además, a la llamada “fractura digital” se añade también una fractura política. El desánimo o la crisis en la visión y concepción de lo que es la política y los políticos se ha generalizado y puede afectar a la imagen y el concepto de la institución. Es preciso motivar y mejorar la percepción de la propia institución de forma urgente. La falta de participación en los comicios preocupa. Por voluntad de la propia institución y de los propios políticos, la mayor parte de los parlamentos han iniciado un camino de transparencia, publicidad, apertura al ciudadano y comunicación en todos los sentidos con la sociedad civil, los ciudadanos a los cuales representa. La biblioteca parlamentaria, aunque de forma muy discreta y muchas veces poco visible, intenta participar directa e indirectamente en esta nueva función de contribuir a la proyección exterior de la institución parlamentaria; hacer más inteligible el propio procedimiento legislativo, difundir las principales labores de un parlamento de forma pedagógica y constructiva, en definitiva, difundir la información más relevante de la institución para su conocimiento y estudio. Las formas concretas de cómo la biblioteca participa para dar a conocer la institución pueden ser muy variadas. Generalmente, interviene en proyectos del servicio o unidad educativa de los propios parlamentos y colabora con el servicio de protocolo o unidad de visitas; en otros casos, interviene directamente con los institutos de enseñanza de la comunidad, con las facultades de ciencias políticas, derecho, historia o documentación, y, en muchos otros casos, con las bibliotecas especializadas de su comunidad. Por otra parte, se tiene que poner de relieve que hay proyectos político-institucionales que invitan a la participación ciudadana y son un inicio en el camino de la democracia electrónica en que las bibliotecas parlamentarias debieran participar más aportando instrumentos y contenidos doctrinales, tanto de ciencia política como de derecho parlamentario, para poder transmitirlos al ciudadano y así colaborar en el proceso de divulgación de la información que por la especialidad le es propia, además de contribuir a una mayor proyección de los debates legislativos. Colaborando en los proyectos educativos, de carácter académico (proyecto de investigación obligatorio en bachillerato, tesis doctorales, trabajos de cursos de postgraduación, portales temáticos, bibliotecas virtuales, guías temáticas de distintas instituciones) y otros de ámbito cultural, la biblioteca va más allá de la función de apoyo documental a la actividad parlamentaria para entrar en el ámbito de la cultura y la enseñanza, ya sea escolar o universitaria. Por otra parte, la biblioteca parlamentaria realiza otras tareas que son muy laboriosas pero que, lamentablemente, son poco perceptibles, como responder entrevistas y encuestas, algunas por escrito y otras en directo, con los medios de comunicación; confeccionar guías de soporte a la investigación, o facilitar la realización de exposiciones. Con todas ellas también la institución se proyecta y conecta con el mundo exterior. 5 Además de la apertura de la institución parlamentaria al público, es muy importante la propia apertura de la biblioteca parlamentaria en cuanto se refiere al acceso al público, aunque este aspecto haya podido ir totalmente en paralelo o en momentos cronológicos totalmente diferenciados al periodo de más o menos apertura del parlamento al exterior. En este sentido, se advierten soluciones abiertas (Italia, Suecia, Cataluña), soluciones intermedias (Congreso, Senado: acceso a partir de estudios superiores, carné de investigador, no acceso el día de sesión plenaria) o bien acceso totalmente restringido (Cámara de los Comunes), pero incluso así se ha creado una oficina para informar al público supliendo esta carencia. En este aspecto, también se advierte una evolución positiva: cada vez más, la biblioteca tiende a abrirse al público y dar facilidades de acceso. Otro factor que influye en su evolución son los I.4. Cambios en su denominación, estructura, composición o dependencia dentro de la institución parlamentaria Este aspecto apenas lo desarrollaremos porque ya estaba previsto que se tratara en este seminario por otra ponencia, pero se hará una breve mención muy resumida, ya que es un factor que influye también en la evolución de la trayectoria de la biblioteca parlamentaria. La mayoría de los reglamentos internos de las asambleas legislativas establecen la existencia de las bibliotecas, ya sea como servicios, unidades, departamentos o direcciones, y también suelen referirse al lugar que ocupan dentro de la institución y a su dependencia dentro de la estructura orgánico-funcional del parlamento. La denominación del servicio de biblioteca varía considerablemente de un país a otro. En el área de la Europa oriental, en cinco países la biblioteca es como un departamento o unidad separada dentro del Parlamento –República Checa, Hungría, Polonia, Rusia y Ucrania–; dos bibliotecas nacionales funcionan como una biblioteca parlamentaria –Estonia y Lituania–; una biblioteca presidencial es la base de la biblioteca parlamentaria –Bielorrusia–, y en ocho países la biblioteca forma parte de un gran departamento de “información y documentación” –Albania, Bulgaria, Croacia, Letonia, Moldavia, Rumania, Eslovaquia y Eslovenia–. Aparte de su denominación y estructura interna, hay otros factores que hacen que las bibliotecas parlamentarias varíen; entre ellos: – La status o rango, como nos referimos en el primer punto. – La naturaleza orgánica del parlamento: según el número de cámaras será unicameral o bicameral. – La extensión geográfica o composición político-territorial del parlamento: según este criterio podrán ser estatales, federales, regionales o autonómicas. – La composición numérica de diputados. – La ubicación y dependencia institucional de la biblioteca parlamentaria dentro del parlamento. Todo ello refleja el peso específico que tiene el servicio de la biblioteca en el quehacer de los parlamentarios, y también revela un criterio sobre su utilidad y demuestra el interés político por las funciones que esta desempeña. Teniendo en cuenta estos aspectos, variarán, por ejemplo, no solo los servicios que desarrollan y ofrecen al usuario, sino también el volumen y el alcance de los asuntos a 6 deliberar (conciernen a toda la nación o a una comunidad autónoma), y también diferirá el tipo de biblioteca que les asiste (con más o menos departamentos y subdivisiones). Como se sabe, hay diferentes modelos de biblioteca (clasificación de Robinson1). Unas bibliotecas comprenden unidades de estudio; otras son absorbidas por direcciones mayores; otras son unidades independientes de las demás unidades de información, con más o menos relación entre ellas; otras son unidades totalmente separadas y, en ciertos casos, disgregadas dependientes de dos subdirecciones diferentes. Cada parlamento encontrará la forma más idónea de organizarse y tendrá una estructura determinada en función de distintos factores. La mayoría de los parlamentos del mundo tienen biblioteca, el 20% fueron creadas en el siglo XIX, y 32 entre las 70 de las que se ha tenido algún conocimiento realizan tareas de análisis e investigación. Según W.H. Robinson (Estambul, 19962), “los servicios de investigación se ampliarán y jugarán un papel cada vez más importante en el futuro”. Sea como sea que se articulen todos los servicios documentales, en cualquier caso no hay una estructura válida única, aunque, por las características funcionales, en todas las instituciones se hallarán muchos puntos en común, Por último, cabe mencionar aún en este punto que en algunos parlamentos la importancia de las comisiones y sus necesidades de información han llegado a motivar la integración de un órgano interno “comisión de biblioteca” (por ejemplo: Panamá, Argentina y México). Es decir, la biblioteca es parte del sistema de comisiones del Parlamento, aunque no es algo común en América Latina ni Europa, sino que, tal como se ha mencionado, son casos aislados. A todo ello nos hemos referido para concluir nada más que los cambios –si los ha habido– en su ubicación, su dependencia orgánica, su estructura y su organización interna dentro de la institución han podido ser y son aún hoy en muchos casos un factor importante de su evolución, tanto por lo que ha podido condicionar en los servicios que prestan como por otros elementos que esta estructura o dependencia haya podido comportar en su esquema y trayectoria como biblioteca. I.5. Introducción y desarrollo de las nuevas tecnologías. Otro factor importante en la evolución de la biblioteca parlamentaria es el que se ha dejado para el final porque tampoco se quería que robara la importancia de los aspectos y factores que se han comentado hasta ahora. Nos referimos al factor tecnológico, las nuevas tecnologías de la información y la comunicación, aunque realmente hace mucho tiempo que ya no son nuevas, o bien son continuamente nuevas. Merece tratarse en otro punto y aparte. II. La biblioteca parlamentaria y la influencia de las nuevas tecnologías de la información En este punto se tratará de revisar muy rápidamente cómo y en qué las nuevas tecnologías han afectado la evolución de las bibliotecas parlamentarias. 1 Robinson, W.H. (1998). “Los servicios de estudios y analíticos de los parlamentos: un análisis preliminar”. Sección de Biblioteca y Servicios de Investigación para los Parlamentos: 64 Conferencia General de la IFLA. Amsterdam :16 – 21 agosto. < http://www.ifla.org/VII/s3/conf/3robin-s.htm> [consulta: 29/10/2008] 2 Robinson, W.H. ( 1995). “The Parliamentary Library of the Future”. 61st IFLA General Conference - Conference Proceedings : 20 – 25 agosto 7 Si antes hablábamos de cambios propios de la era industrial, ahora hemos pasado en poco tiempo de la era analógica a era digital, etapa en que los cambios, sobre todo por lo que afecta a la tecnología de la comunicación, la sociedad del conocimiento y la era de la globalización, se producen tan rápidamente que también ocasionan desequilibrios. Ahora mismo, estamos inmersos en la era de la tan mencionada “fractura digital”, la web 2.0, la web social, y ya se habla de la web 3.0, y también se deja oír alguna opinión quejosa o admirada respecto a la tendencia a llamar de modo diferente las cosas que han existido siempre. Las nuevas tecnologías de la información y la comunicación han influido en todas las bibliotecas, pero su impacto tal vez ha sido aun más importante en las especializadas, y sobre todo en las parlamentarias, por las características de la información que deben aportar y las exigencias de su usuario, tal como se recoge en otro articulo escrito desde la experiencia de todos los bibliotecarios del Parlamento de Cataluña3. Por lo general las nuevas tecnologías nos están ayudando mucho para las exigencias que ya teníamos en este tipo de bibliotecas. Las llamadas TIC han influido de pleno en la biblioteca parlamentaria y la han hecho evolucionar. Intentando no caer en tópicos, vamos constatar algunos hechos que a estas bibliotecas y servicios documentales les han afectado más, divididos en grandes sectores (siguiendo el clásico circuito documental): 2.1. Las TIC y los procesos técnicos (obtención, descripción y análisis) Gracias a las nuevas tecnologías la biblioteca parlamentaria ha agilizado y mejorado mucho su trabajo interno y cada uno de los procesos técnicos. Está claro que no se trabaja igual y según qué errores propios del método manual ya no se cometen. Muchos de los procesos se han visto asistidos por operaciones y procesos que han sido positivos para nuestro quehacer “técnico”. Algunas serían, por ejemplo: 9 Implementación y constante actualización de sistemas integrados de automatización para bibliotecas que son multifunción, multiusuario en todos sus módulos y que ya funcionan sobre software libre. 9 Compras en centrales, cooperativas y distribuidores que hasta nos precatalogan los libros. 9 Catalogaciones que se pueden importar por el uso, protocolos como Z3950. 9 Creación, mantenimiento y acceso a los tesauros en línea que a su vez se actualizan diariamente. 9 Verificaciones de duplicados, migraciones y correcciones masivas de datos. 9 Generación de aplicativos tipo de gestores de referencias bibliográficas que permiten uniformar, compartir y administrar una o varias 3 Farrero i Farrero, Sara; Gil i Albert, Teresa; Graupera i Hidalgo, Joan Carles; Juan i Corominas, Assumpció; Montobbio Martorell, Inés (2005):.“La biblioteca parlamentària: reflexions des de l’experiència”. Bib: Textos Universitaris de Biblioteconomia i Documentació. Núm. 15 (desembre ) <http://www2.ub.edu/bid/consulta_articulos.php?fichero=15montob.htm <[Consulta: 29/10/2008] 8 bibliografías al mismo tiempo y agilizar ese trabajo, gestores de recursos electrónicos, etc. En definitiva, muchas tareas y pequeñas operaciones que eran parte del trabajo técnico rutinario de muchos bibliotecarios dejan de ser manuales para ser automáticas, ganando en fiabilidad (no errores), operatividad, velocidad y actualización inmediata. La tecnología, sin embargo, no es ni el problema ni la solución, es un acelerador de procesos. No hay que enfatizarla tanto hasta el punto de anular nuestra labor. Son tecnologías de la información, no del conocimiento. Nosotros somos los expertos y los que analizamos, filtramos y hacemos la buena selección de las fuentes y datos a aportar a nuestro usuario para una labor tan importante como es la de legislar, interpelar y parlamentar, o para cualquier otro trabajo importante en la institución parlamentaria. Por otra parte, se ha advertido también que se ha invertido mucho en desarrollar nuevas tecnologías más rápidas y potentes, en infraestructuras, pero no tanto en formación, o en innovar en lo relacionado con el aprendizaje, cosa que es importante tanto para el trabajador como para el usuario de la biblioteca parlamentaria. Los cambios no han venido solos ni de un día para otro; son el resultado de una evolución y no producen los mismos efectos en una institución parlamentaria que en otra. Habrá que tener en cuenta la evolución informática y tecnológica del parlamento, sus prioridades, las de la propia biblioteca o las de la dirección donde se halle. Según los casos, han tenido efectos, rendimientos y aprovechamientos diferentes. No se puede generalizar. Los esquemas que han sido válidos en una biblioteca posiblemente no sean igual de válidos en otras, aunque haya muchos puntos comunes en los que coincidan. Creemos, pues, que en este punto es importante lo que ha supuesto para la biblioteca, sus trabajadores y, por supuesto, para sus beneficiarios, los usuarios, pero en todos los sentidos. II.2. Las TIC y la difusión de la información Los cambios que las TIC han tenido en la difusión de la información es lo que más se ve, lo que más impacto tiene sobre cualquier usuario de cualquier sector y sobre el ciudadano de a pie. En cuanto a la biblioteca parlamentaria, las nuevas tecnologías han permitido fundamentalmente una comunicación fluida, directa e indirecta, entre los trabajadores en sus propios procesos, una comunicación directa con el propio usuario (la biblioteca dialoga con el usuario y este participa) y también, muy importante en una biblioteca especializada, una mayor difusión de la información (contenidos) previamente preparada o elaborada por la biblioteca tanto a nivel interno como externo en forma de diferentes productos documentales y, por otra parte, una mayor y más exigente formación en el uso de los nuevos instrumentos y recursos. Es decir, la biblioteca se comunica hacia dentro y hacia fuera. Es receptora, creadora y transmisora de contenidos. Eso de nada sirve si no de dan a conocer: se tienen que difundir para que tengan algún sentido. Aquí tendrán una gran labor las nuevas tecnologías de la información y la comunicación. 9 Podemos mencionar alguna de estas mejoras en el ámbito de la difusión gracias a las TIC: ► Uso generalizado de Internet, con un importante desarrollo de las intranets, las webs y los portales al servicio de la institución parlamentaria y sus bibliotecas: Internet es un conjunto descentralizado de redes de comunicación interconectadas, es un medio de comunicación y de socialización, pero en el fondo es una red de personas conectadas. Las tecnologías no construyen conocimiento. El conocimiento lleva fecha de caducidad y hay que renovarlo constantemente. La tecnología nos ayuda a ello y su relevancia va aumentando, pero nosotros somos los protagonistas, los que aportamos los contenidos a difundir en la web, intranet o mensajería. La información es la que permite tener conocimiento y hay que ofrecerla cuanto antes de la mejor manera. La biblioteca parlamentaria y toda la infraestructura, la organización en la que está inmersa, empezando por la propia institución parlamentaria, se tiene que adaptar sin dilación a ello o, de lo contrario, fracasará y no conectará con el mundo exterior, el mundo de las personas de la era digital. La tecnología a través de las webs permite comunicar y hacer visible las bibliotecas y sus servicios. En este sentido cabe resaltar, sin poder hacer ya alusión a otros trabajos anteriores muy interesantes (Irene Ramos4, M. Ángel Gonzalo5, Ma. Carmen Marcos6 y Ma. Dolores Ayuso7) que, tras un rápido repaso de las webs de todos los parlamentos (julio de 2008), la visibilidad y el desarrollo de los “sitios” referentes a la biblioteca o recursos documentales deja mucho que desear. En algunos casos extremos, la visibilidad es nula; en otros, la localización de algo similar a una biblioteca es harto difícil y complicada, nada intuitiva y, además, “no localizable” con el buscador ni el mapa web del propio portal, aunque sabemos que la biblioteca sí está presente en algún lugar; en otros, está presente pero poco desarrollada, sin funciones ni servicios; en otras, en cambio, destaca su desarrollo y todo lo que elabora la biblioteca o toda la dirección, pero tampoco está presente la “carta de servicios”. Es ya un tópico decirlo, pero el poder es información, y tanto el político como el ciudadano saben que esta reside en el poder ejecutivo, el legislativo y otros centros de información oficial, es decir, en definitiva, en los recursos de información dentro de sus propias instituciones, que además se deben no solo a la institución que las alberga sino también al ciudadano. 4 Ramos Vielva, Irene; Gonzalo, Miguel Ángel (1984). “La documentación parlamentaria en Internet II: (El caso de las páginas web de las asambleas legislativas de las Comunidades Autónomas)”. Revista de las Cortes Generales, Núm. 51 (3er cuatrimestre 2000), p. 217-250. Madrid: Publicaciones del Congreso de los Diputados. 5 Gonzalo, Miguel Ángel (2006). “La nueva página Web del Congreso de los Diputados”. Revista de las Cortes Generales, Núm. 68, p. 355-363. 6 Marcos, Ma. Carmen; Rovira, Cristòfol (2006). “Las webs parlamentarias: funciones y elementos de su interfaz en el acceso a la información”. Revista Española de Documentación Científica, Núm. 29 (1) 7 Ayuso, Ma. Dolores; Martínez, Victoria (2005). “Gobierno electrónico. Contenidos y organización de las sedes Web de los parlamentos autonómicos”. Revista Española de Documentación Científica, Núm. 28, 4 10 Si el Parlamento quiere jugar un papel político activo y relevante, requiere conocimiento e información, precisa sus propios recursos de información. Uno de los recursos de información es su propia biblioteca y todos sus recursos documentales como quiera que estos, según el país, se denominen. Gracias a una buena web, bien estructurada, documentada, con buenos y claros contenidos, siguiendo unas mínimas normas de uso y accesibilidad, la biblioteca parlamentaria llegará mejor a cumplir su misión y sus objetivos y prestará un mejor servicio a sus usuarios. Las nuevas tecnologías, a nivel más concreto, visible y tangible para la propia biblioteca parlamentaria, han hecho posible, entre otras cosas: ► El catálogo transparente e interactivo (OPAC/ peticiones/ DSI). No solo se aporta toda la información siendo esta muy fácil de consultar, sino que se puede solicitar, examinar y “navegar” dentro del propio catálogo o base de datos de un registro a otro, de un conocimiento a otro. La Biblioteca del Parlamento de Cataluña, desde abril de 2001, tiene su catálogo en línea gracias a la tecnología web y su OPAC permite una consulta amigable y trasparente. ► La biblioteca es hibrida8: a los documentos de toda la vida se han sumado la descripción e indización de webs, portales temáticos, documentos digitales, todo tipo de recursos electrónicos que conviven junto con los tradicionales. La información es lo importante, el soporte es lo de menos. En este sentido, la Biblioteca del Parlamento de Cataluña ha desarrollado una gran labor y se siente orgullosa, ya que desde un único catálogo aglutina todo tipo de información siendo ejemplo de biblioteca especializada hibrida. En este sentido, también asume la responsabilidad de hacer el seguimiento y dar difusión de los planes e informes del gobierno. Muchos de ellos solo se publican electrónicamente y, por lo tanto, se conservan la edición electrónica (PDF) en una biblioteca virtual. En la Biblioteca del Parlamento de Cataluña creemos en su importancia tanto para el seguimiento de la función parlamentaria de control del Gobierno como para su utilización en futuros estudios dentro del ámbito de la administración y las políticas públicas. ► Otra mejora es la mayor y mejor difusión de los productos documentales de la propia biblioteca de forma muy visible y operativa poniéndolos a disposición en la web tanto a nivel interno como externo. Así, la Biblioteca del Parlamento de Cataluña hace difusión mensualmente y trimestralmente de todos los productos documentales que elabora y avisa al usuario interno de la nueva edición de los mismos. Cabe destacar que también las nuevas tecnologías nos han permitido ofrecer un mejor producto documental (clasificación y sistematización de los contenidos) y además presentarlo mejor y más rápidamente. ► Otra mejora que en este ámbito (difusión) nos permiten las TIC es la interactividad del usuario con la biblioteca, ya que gracias al los programas y el correo y otros sistemas de comunicación, el usuario plantea sus dudas, sugerencias y quejas de 8 El concepto “hybrid library” fue acuñado por C. Rusbridge a finales de los 90 en el marco del proyecto E-lib y define la biblioteca hibrida como “la oferta de servicios de información basada en materiales impresos y digitales a través de acceso único e integrado” En: Programa E-lib. http//www.ukoln.ac.services/elib/ [Consulta: 04/08/2008] 11 forma inmediata. La Biblioteca del Parlamento de Cataluña, aunque no dispone de web propia, desde el correo colectivo y desde la web del catálogo permite una comunicación directa con el usuario, el cual le dirige consultas y también sugerencias y ocasionalmente alguna queja. ► También es muy importante mencionar el hecho de que se ha mejorado muchísimo en la comunicación interna laboral, ya sea mediante la intranet general de la institución como por los habituales sistemas de comunicación correo, SMS, buzones colectivos de que cada biblioteca disponga, organización de carpetas comunes en la red interna… Cada profesional expone y documenta todos y cada uno de los procesos del trabajo o proyecto que está desarrollando de forma directa e inmediata con el resto de los profesionales. Estos consultan, modifican y actualizan en un periodo corto de tiempo lo expuesto. Todo queda bien documentado y a disposición de cualquier técnico. Tal como dice Tomás Saorín Pérez: “Se observa un paso de lo tecnológico a lo sociotecnológico9.” En definitiva, Internet ha cambiado nuestra forma de comunicarnos, todo es inmediato, nada está lejos, la web se hace social, interactiva, pero la tecnología no es la panacea: hay que trabajar los contenidos. La biblioteca parlamentaria contribuye a ello porque es creadora y transmisora de conocimientos y recursos. Otra mejora que nos han aportado las llamadas nuevas tecnologías es precisamente la oportunidad de una mayor difusión y sistematización de los recursos de información. ► Difusión y sistematización de los recursos Los recursos de información son todos aquellos útiles o instrumentos de información de que podemos disponer sobre aquel tema que nos ayude a llegar a la información buscada para nuestro usuario. Gracias a las TIC, los recursos de información se han extendido, se han diversificado, han aumentado –provocando también un exceso de información–, pero se ha hecho posible su gran difusión, su fácil acceso, su inmediatez y, lo más importante, se ha llegado a su sistematización. En este sentido, la labor de la biblioteca parlamentaria es muy importante en cuanto a la ordenación y clasificación de recursos, como sucede con la elaboración de los directorios o las guías de recursos electrónicos (se trata de recopilaciones temáticas organizadas de recursos electrónicos seleccionados por la biblioteca). Las bibliotecas parlamentarias brindan al usuario todo tipo de recursos útiles para el trabajo parlamentario, tanto si son propios como externos, y algunas, además, lo hacen de forma que toda la comunidad social, extraparlamentaria, también se pueda beneficiar. En definitiva, el uso de las tecnologías de información y comunicación es sin duda un instrumento vital para la biblioteca parlamentaria, no solo para dar una rápida y eficaz respuesta (algo fundamental en una biblioteca como la parlamentaria), sino también por lo que supone para reducir costos y tiempo. 9 Extraído de Saorín Pérez, Tomás: “El concepto de biblioteca hibrida”. Tejuelo, Núm. 2, Pág. 29-35: “La biblioteca hibrida pues va mucho más allá del acceso a los contenidos digitales; es una apuesta por la integración de entornos de información flexibles a nivel de usuarios individuales, grupos e instituciones. Es decir la biblioteca hibrida implica no solo una integración descriptiva son también de gestión y acceso a la información. Se observa un paso de lo tecnológico a lo socio-tecnológico.” 12 ► La implementación de sistemas de alertas, filtros, sistemas de DSI y otros sistemas automáticos para subscribirse a determinada información o para seleccionar dentro de todo el volumen de información lo que interesa son una mejora muy importante de las TIC y cada vez más extendida. Ahora y en nuestro caso muy especialmente, no se trata de cantidad, sino de calidad, y de lo pertinente u oportuno para aquella petición o labor. ► Las nuevas tecnologías también nos han permitido desarrollar un sin fin de instrumentos que permiten una comunicación directa y rápida con el usuario y entre los bibliotecarios. Ejemplo de ello serían los SMS, la comunicación vía RSS, la creación de alertas para recibir información y los blogs. Respecto a los blogs, durante el día de hoy, especialmente, nos referiremos a ello, no solo porque es un elemento de influencia de las TIC en las bibliotecas y se ha extendido su uso en algunas de especialización jurídica, sino porque será un instrumento importante a tratar en el tema de cooperación y comunicación que desarrollaremos más tarde ► Los blogs o bitácoras El blog o bitácora es un sitio web periódicamente actualizado que recopila cronológicamente textos o artículos de uno o varios autores, de forma que aparezca primero el más reciente. Al margen de lo que socialmente ha supuesto la expansión de los blogs, estos instrumentos tienen una aplicación laboral y profesional extraordinaria. Los blogs son al mismo tiempo un instrumento y un recurso de comunicación, y también un instrumento para el intercambio de opinión sobre distintos asuntos, experiencias y temas que afectan a los que trabajan en un mismo ámbito. Pueden, pues, llegar a ser un auténtico foro dinámico, vivo, fresco, ya que deben actualizarse frecuentemente. Al tiempo, pueden ser auténticos instrumentos de trabajo, ya que pueden ser utilizados por varias direcciones o departamentos dentro de una institución u organismo. Por ejemplo, en nuestro Parlamento, el blog de la Dirección de Ediciones, que contiene el manual de redacción de los diarios de sesiones y el manual de corrección de los diarios de sesiones10, es un instrumento de utilidad interna y se da noticia de su existencia a través del blog de este departamento. Por otra parte, los blogs son también un recurso formativo y pedagógico utilizado por distintas bibliotecas jurídicas para difundir noticias, servicios, novedades y cosas curiosas, como, por ejemplo, el magnífico Bloc de Dret http://blocdedret.wordpress.com/ de la biblioteca de la Facultad de Derecho de la Universidad de Barcelona, entre otros. También es interesante destacar su posibilidad como recurso para que los usuarios participen en las actividades propias de la biblioteca y también hagan llegar sugerencias y comentarios. Como ejemplo de lo que las nuevas tecnologías nos pueden aportar en las bibliotecas y aprovechando la celebración de este seminario en el Parlamento Vasco, se ha querido dar a conocer el incipiente blog de la Biblioteca del Parlament Bibpar http://bibpar.wordpress.com/, en el que la Biblioteca del Parlamento de Cataluña ha estado trabajando en fase experimental y que acaba de ser presentado a la Dirección de Estudios Parlamentarios. Se trata de un proyecto piloto, incipiente, en fase de pruebas y experimentación. Su objetivo es ser una nueva forma dinámica e instructiva 10 Es pot examinar en : <http://manualdecorreccio.blogspot.com/ > [Consluta: 28/10/2008] 13 de comunicarnos, de intercambiar y compartir recursos y contenidos entre los profesionales y usuarios y, en una segunda vertiente, podría ser ejemplo para la creación de otro, más general, y, si así se acuerda, como foro para todas las bibliotecas parlamentarias y todos aquellos profesionales que quieran participar. III. Quo vadis? Hacia donde debería ir la biblioteca parlamentaria Tal como bien dice Rusell Cope11: “El futuro de las bibliotecas parlamentarias está inseparablemente unido al futuro del parlamento.” Y añade R. Paré12: “La justificación fundamental para su existencia es que cumplen con las necesidades de información y documentación, y en muchos casos las necesidades de investigación y análisis del Parlamento más efectivamente y eficientemente que cualquier alternativa disponible.” La biblioteca parlamentaria, a nuestro entender, irá evolucionando según los cambios y la trayectoria de la institución que la justifica y seguramente evolucionará en diferentes aspectos hacia unas tendencias abiertas, amplias de miras, y se marcará unos retos ambiciosos que le ayudarán a evolucionar y mejorar. La biblioteca parlamentaria como órgano gestor marcará una trayectoria y unos propósitos y objetivos que le ayudarán a desarrollarse integralmente y evolucionar. En este sentido, tal como se ha solicitado, procuraré sintetizar lo que, según mi criterio, debería ser la biblioteca parlamentaria. Se trata de aventurarse a decir hacia donde se habría de dirigir y en qué se podría mejorar en cada uno de los aspectos que se consideran fundamentales. 11 Cope, Russell: The Future of Parliaments and their Libraries. Canberra. Parliament House, Department of the Senate, Papers on Parliament, Núm. 20 (1993). 12 Paré, Richard M. (1997): “Cooperación regional y Global del Futuro entre las bibliotecas parlamentarias”. 63 th. Conference IFLA. Copenhague (31 agosto – 5 septiembre 1997). 14 ► Su misión y funciones La misión de la biblioteca parlamentaria ya se ha visto ampliada y seguirá ampliándose o cambiando ligeramente en el futuro, igual que cambiará la propia institución a la que esta biblioteca sirve. Sus funciones principales serán poco menos las mismas (obtener, analizar y difundir) porque están muy bien definidas, pero se adaptarán a un nuevo entorno, a una nueva manera de trabajar y a las necesidades cada vez más exigentes del usuario interno y externo. La biblioteca parlamentaria debería ser: - Centro de recursos dinámico y en continua transformación de toda la información disponible de la especialidad que le es propia (legislativa, jurídica y política) y también de otras materias o especialidades que cada vez son más útiles debido a la multifunción y la diversidad temática que cada parlamento tiene que asumir por sus competencias o por requerimientos de la sociedad civil. Tendría que ser, en definitiva, un centro de especialidad y al tiempo enciclopédico, debido al rango de intereses cada vez más diversificado de la propia actividad legislativa. Por otra parte, la biblioteca está en constante transformación en todos los sentidos, y, por lo tanto, la biblioteca legislativa tradicional pasará a ser una biblioteca electrónica, virtual. La biblioteca orientada a “colecciones” impresas se va orientando cada vez más a una biblioteca orientada al usuario, como biblioteca legislativa virtual. Lo importante es saber elegir la información adecuada en el momento adecuado; saber cuando, como y donde buscar lo necesario. - Centro de promoción y desarrollo de estudios e investigaciones. En muchos parlamentos en la dirección de estudios o concretamente en la biblioteca se promueve y se da apoyo documental a la realización de artículos de revistas, estudios e investigaciones de ámbito parlamentario. Creemos que hoy por hoy, en el ámbito español, debería ser mayor el desarrollo de esta función que desde el inicio tienen asignada la mayoría de las direcciones de estudios parlamentarios. - Centro de formación y enseñanza de ciencia política y derecho parlamentario con el apoyo de la asesoría jurídica u otro departamento del parlamento. En algún parlamento se imparten cursos presenciales o virtuales y seminarios de diferentes aspectos del derecho parlamentario o de ciencia política, y en este sentido la biblioteca deberá aportar apoyo documental. Por otra parte, también nos referimos aquí a la formación y enseñanza de los recursos de información de los que dispone. La biblioteca parlamentaria deberá desarrollar más la formación en el acceso a la información y la buena utilización de todos sus recursos desarrollando cursos de formación, guías y tutoriales de cada base de datos, aplicativos y gestores, organizando una verdadera aula virtual. - Centro de cooperación y desarrollo de bibliotecas de igual o similar especialidad. La biblioteca parlamentaria, aprovechando la oportunidad que tiene por el lugar que ocupa institucionalmente, porque por su especialidad y servicios es una biblioteca de referencia y tiene su lugar dentro y fuera de la institución y en la sociedad civil, debería ser un centro de cooperación y desarrollo con otras bibliotecas similares, especializadas o diferentes, para poder intercambiar información y recursos. ► Sus servicios 15 En cuanto a los servicios de las bibliotecas parlamentarias hay que constatar lo siguiente: los servicios bibliotecarios “típicos” están perdiendo importancia en aras de la biblioteca electrónica digital, a la que estamos derivando todas las bibliotecas, pero existe al mismo tiempo un aumento o incremento del número de usuarios, que se fortalecerá debido a que desarrolla un servicio de referencia electrónica donde: - - Se aporta información continua: el avance en los servicios va de dar información bibliográfica secundaría en un momento concreto a brindar información objetiva y de texto completo las 24 horas del día. Se refuerza el servicio de referencia virtual. Se potencia su papel de transmisor: la transferencia de la información se produce muchas veces directamente entre el productor y el usuario .La biblioteca, pues, ha de intentar potenciar su papel en la trasmisión de la información, si no se verá relegada. Se mejora en los trabajos y la calidad de los procesos técnicos. Hay que ser competentes. Es importante el valor añadido que podamos aportar siempre. Por otro lado, además de perfeccionar y mejorar los servicios ya conocidos, también se potencia que los servicios destinados a la difusión de la información de la biblioteca parlamentaria no solo se incrementen sino que sean cada vez más ajustados a las necesidades de todos los órganos de la cámara y se personalicen según el perfil de interés, ya sea de una comisión, un diputado, un asesor o un grupo parlamentario, o bien de determinado servicio de la administración parlamentaria. Otro servicio a tener en cuenta, muy importante en las bibliotecas parlamentarias, es el de formar en el acceso y utilización de los recursos que ofrece, ser una auténtica aula virtual (elaboración de tutoriales, guías y cursos de formación presenciales o virtuales). ► Estructura y organización Son muchas y muy diversas las estructuras y diferentes las formas de organizarse; no se puede generalizar sobre cual es o será la mejor. Cada organización encontrará la mejor manera de funcionar pero, sea como quiera que esta vaya a ser o sea cual sea el cambio que se vaya a efectuar, es importante tener en cuenta estas características que creemos muy positivas: - Transversalidad de todos los servicios Funcionamiento integral Máxima calidad de todos los servicios que se prestan Potenciación de la comunicación interna y externa Fomento de la coordinación de los trabajos y la cooperación de los servicios Formación integral de todos los componentes para una mayor profesionalidad Fomento de la investigación y la formación ► Los profesionales bibliotecarios especializados o documentalistas M. Richard Paré, de Canadá13, nos dice: “En el futuro a los bibliotecarios se les pedirá desarrollar nuevas y diferentes tareas para sus usuarios. Se parecerán más a los maestros navegantes “surfers” y negociadores de la entrega de la información.” 13 Paré, Richard M (1997). “Cooperación regional y global del futuro entre las bibliotecas parlamentarias”. 63 th. Conference IFLA. Copenhague ,31 agosto – 5 septiembre. 16 El profesional, en definitiva, deberá adaptarse a los cambios que comportan las nuevas tecnologías y también a los conocimientos propios de una biblioteca legislativa. Ello requerirá una formación, un mejor y más variado nivel en el lugar de trabajo. Probablemente, y como sería de esperar, este mayor y mejor nivel de experto motivará la reclasificación de los profesionales que trabajan al servicio de la biblioteca parlamentaria. No son únicamente “técnicos”, sino expertos de la información y recursos especializados; su trabajo ha sufrido cambios, y eso supone un cambio de nivel en todos los sentidos. En cuanto al usuario, el profesional de la biblioteca parlamentaria deberá adaptarse también a los cambios del mismo, sea presencial, semipresencial o virtual. El usuario también ha ido cambiando en exigencias, formación, tipología o intervención en el proceso y circuito de la información entre el político y la biblioteca. El usuario, en general, está más formado, es más exigente, es más transversal o variado en sus intereses y generalmente también participa en la búsqueda. Hay que tener en cuenta todo esto, ya que afecta muy directamente al trabajo de la biblioteca parlamentaria. Por otra parte, cada vez más, el usuario principal acude a un asesor, a un colaborador, y también a la figura de los becarios, que les ayudan en los principales proyectos de investigación antes de presentar algún informe o antes de asistir a los trabajos de determinada comisión. Estos intermediarios también participan, filtran, colaboran, contribuyen a dar difusión a los materiales y recursos que la biblioteca parlamentaria prepara. El profesional de la biblioteca deberá tener en cuenta también este nuevo colaborador que interviene en el circuito, como intermediario pero también como usuario de los servicios de la biblioteca. Media entre el político y la biblioteca, pero es también usuario. Por otra parte, en algunos casos, la actividad de cada comisión es tan grande y el volumen de información es tal que se necesita un equipo de profesionales bibliotecarios documentalistas para los trabajos preparatorios de ampliación de contenidos o apoyo documental (serían ejemplos el Congreso y el Senado español, la biblioteca de Ontario, Quebec, Chile, etc.). Ello puede hacer que el futuro y la trayectoria de los profesionales de la biblioteca parlamentaria sean muy variados. ► Por lo que se refiere a la relación entre los profesionales y entre las diferentes bibliotecas, la biblioteca parlamentaria, por su papel estratégico y su misión, tendría que ser un centro de cooperación e intercambio de ideas, recursos y proyectos dentro y fuera de su entorno geográfico y de especialidad. Sin ser tan ambiciosos, ya estaría bien que, como mínimo, lo fuera en su entorno más cercano y con centros de su especialidad y actuara de intermediaria en la sociedad civil para con otras bibliotecas dentro del ámbito del derecho público en su comunidad autónoma. por ejemplo. La cooperación, en el sentido más amplio, merece una mención especial en esta intervención y en este encuentro entre tantos profesionales de las direcciones de estudios parlamentarios a nivel estatal. IV. Cooperación La cooperación, ya sea basada en el intercambio de ideas, en la realización de un proyecto común o en la comunicación diaria, es la base de la nueva era. La cooperación, sin embargo, no debería ser solo un propósito sino una necesidad. La tecnología, como su propia evolución y todos los factores que intervienen en ella analizados antes con más o menos peso en cada biblioteca, no tendrían que suponer ninguna dificultad, sino al contrario, facilitar la cooperación. 17 Hasta el momento, la cooperación entre las bibliotecas parlamentarias a nivel mundial se ha desarrollado de forma más generalizada o frecuente a través de: - El intercambio de publicaciones oficiales y otras publicaciones, ya fuesen del parlamento o los propios productos documentales de las respectivas bibliotecas (novedades bibliográficas, boletines de sumarios, bibliografías específicas concretas, estudios doctrinales, etc.) - SOD y PIB: obtención de documentos, sobre todo fotocopias de artículos y préstamos interbibliotecarios. - La colaboración en proyectos para desarrollar instrumentos de trabajo comunes, por ejemplo el tesauro multilingüe Eurovoc.14 - Listas de discusión o foros: los intercambios de opiniones y discusiones electrónicas que se establecen a través de las listas de servidores tal como las listas Iflaparl (desarrollada por la sección de las bibliotecas parlamentarias bajo los auspicios de la Biblioteca del Parlamento de Ottawa y el Iflanet). - Visitas e intercambios profesionales. - Las redes de asociaciones internacionales y regionales: la cooperación más oficializada y canalizada de forma regular en nuestro ámbito es la de la Sección de Bibliotecas Parlamentarias IFLA; también las asociaciones regionales de bibliotecas parlamentarias (Australasia, Asia y Pacífico, Países Nórdicos, Asia, Canadá y, más recientemente, África Sur y Oriente), y también dentro del ámbito de las bibliotecas jurídicas en general a través de la IALL (Asociación Internacional de Bibliotecas Jurídicas). Respecto al foro o asociación más importante de cooperación global, la IFLA, es de todos conocida; por ello ahora solo destacaré la importante labor que ha hecho la sección desde los años 90 para la integración de las bibliotecas parlamentarias de la Europa del Este, además de seguir organizando y fomentando la realización de las conferencias año tras año y su importante labor en la edición y distribución de sus publicaciones.15 A nivel de España, tras un primer intento en 1999 y varias reuniones de trabajo (Valencia, País Vasco, Cataluña), el 5 de febrero de 2003 se intentó crear Infopar, una asociación de profesionales archiveros, bibliotecarios y documentalistas del ámbito parlamentario, de la cual se llegó a redactar un borrador de los estatutos y nombrar a sus principales componentes. El proyecto, tal vez por trabas administrativas y falta de presión e interés por parte de la comunidad de profesionales del ámbito parlamentario estatal, no prosperó y, por el momento, se halla parado. La cooperación, sin embargo, no se resume o limita, como hemos visto, a la creación de una asociación. Nos hemos referido anteriormente a las formas más comunes o frecuentes de cooperación entre les bibliotecas parlamentarias. Ahora nos referiremos a las menos 14 Tesauro Eurovoc: mantenido y promovido por un grupo de trabajo de bibliotecas parlamentarias del ECPRD European Centre Parlamentaire Recherche Documentaire. En 1999, el tesauro Eurovoc ya se utilizaba en 15 países europeos y 7 más de la Europa central o del este planeaban adoptar Eurovoc. 15 Cabe destacar en el tema que nos afecta: Guide pratique à l'usage des bibliothèques législative (1997). Versión francesa, Dermot Englefield. La Haya: IFLA (1997) XVI, 145 p. (IFLA professional reports, 51). 18 frecuentes –en nuestro ámbito y área geográfica– y cuya viabilidad sería interesante estudiar para participar o impulsarlas. En definitiva, creemos que la cooperación profesional a nivel nacional se podría materializar en muchas otras cosas y hechos que son las formas menos frecuentes de colaboración y cooperación en general entre las bibliotecas parlamentarias. – Compartir contenidos, acceso y cooperación en nuestras bases de datos En países como Italia, Alemania o España estaría bien reflexionar sobre el papel coordinador que podría tener el Parlamento nacional o, concretamente, su cámara de representación territorial con las bibliotecas parlamentarias de las comunidades autónomas o regiones, que, por su potencial frente a las nacionales, han pasado desapercibidas durante mucho tiempo a nivel mundial. No tenemos constancia de ningún catálogo colectivo exclusivo de bibliotecas parlamentarias ni en los países en que dichas bibliotecas han optado mayoritariamente por automatizarse con el mismo programa. Previo análisis, se podría llegar a la materialización de un proyecto como la creación y desarrollo del Catálogo Colectivo de Bibliotecas Parlamentarias (CCBPar). Gracias al desarrollo de las TIC sería factible crear un catálogo común, sin por ello renunciar al propio. Las nuevas tecnologías permiten, mediante unas pasarelas de comunicación, hacer una sola búsqueda y lanzarla sobre todos los catálogos. Y eso es independiente a lo que localmente cada uno quiera o haya desarrollado ya, a excepción de algún requerimiento técnico que haga posible la perfecta y rápida comunicación (como podría ser disponer del protocolo Z3950). Hay, hoy por hoy, otras formas para poder compartir información bibliográfica. Otra forma sería organizar en uno de los servidores, un catálogo colectivo al que enviaran la información periódicamente todos los parlamentos, sin que ello suponga mucho. En definitiva, no sería difícil disponer de un catálogo colectivo de todas las bibliotecas parlamentarias, de igual modo que existe el catálogo colectivo del Poder Judicial. Se supone que por el número de bibliotecas judiciales distribuidas por toda España y quizá por otras razones de acceso y seguridad era más complejo. Se presupone también que existió una necesidad importante para que esto fuera así con el fin de compartir medios, recursos económicos y trabajos catalográficos y evitar la dispersión de tantos centros bibliográficos de la misma especialidad y la misma dependencia orgánica (CGPJ) por toda la geográfica española. Los parlamentos, sin embargo, han gozado de una autonomía parlamentaria y presupuestaria, son menores en número y han tenido otra trayectoria, una historia bibliográfica singular y un especial servicio por y para la actividad legislativa y al servicio del gobierno que también ha condicionado la propia configuración de la biblioteca en cada sede parlamentaria. Por el momento, se apunta que técnicamente es posible y perfectamente viable, a pesar de la cuestión lingüística, de formato bibliográfico, política bibliográfica y plataforma informática diferente en cada parlamento. Serían otras las razones, más que la viabilidad técnica. Por otra parte, como mínimo, aunque no sea propiamente catalogación compartida pero si cooperación e intercambio de información, ya sería muy útil que todos los parlamentos dispusiéramos del protocolo Z3950/servidor para poder intercambiar registros. – Participación colectiva y general en bases de datos como Dialnet Sería otro ejemplo de cooperación, para aportar los vaciados de las revistas que cada asamblea tiene y facilitar la obtención del documento. Este es un ejemplo, además, que facilita las cosas técnicamente puesto que existe ya una plataforma que no es de ningún parlamento en concreto y permite tener, además, no solo información 19 parlamentaria sino de otras especialidades y materias importantes para los trabajos parlamentarios. Actualmente el País Vasco, Cataluña, Murcia y Aragón participan en Dialnet, pero las tres últimas en el sentido de apoyar el proyecto y aportar información en cuanto a existencias, es decir, información sobre los títulos que tiene en sus fondos determinados. Solo el País Vasco aporta analíticas de algunos títulos extranjeros y efectúa descargas de analíticas en su base. – Otra forma de cooperación sería la participación en proyectos de ámbito virtual tipo: 9 ELVIL 2000 (Biblioteca Legislativa Virtual, centro de aprendizaje y centro cívico16), de ámbito europeo, cuyo objetivo principal es crear y poner en funcionamiento un portal académico de política y derecho europeos. Nació de la convicción de que es esencial que los ciudadanos y los medios de comunicación tengan acceso a la actividad parlamentaria, dispongan de información jurídica y política y la comprendan. El componente esencial es la Biblioteca Virtual Europea, en la que se pueden buscar en distintas bases de datos parlamentarias nacionales (Suecia, Reino Unido, República Checa, Polonia) y la del Parlamento Europeo. Cataluña, a través de la UOC, participa en ELVIL 2000 con Parlament Obert, pero, que sepamos, falta la participación de muchos países europeos y no colabora ningún otro parlamento autonómico. En el caso de Cataluña, además del mencionado Parlament Obert http://www.uoc.es/parlamentobert/, hay otro proyecto muy interesante de participación ciudadana, Democracia Web, bajo el patrocinio de la Fundación Bofill, http://www.uoc.es/parlamentobert/web.d/f1.html. Ambos proyectos son muy interesantes y permitirían una colaboración de la Biblioteca del Parlamento aportando los trabajos que ya se realizan, sobre todo a nivel de análisis doctrinal, pero por el momento parece que el proyecto no está en pleno desarrollo ni se actualiza de forma tan periódica como se esperaba. 9 GLIN (Global Legal Internacional Network), con sede central en la Biblioteca Legal de Estados Unidos, busca la actualización y el mantenimiento de fuentes primarias y secundarias de legislación de cada país. Puede acceder todo el mundo a través de Internet http://www.glin.gov. Participan muchos países, pero no se ha advertido por el momento una masiva participación de las asambleas europeas, a excepción de España, Portugal, el Reino Unido y Rumania. Es una iniciativa interesante en la cual, al ser un importante recurso para la biblioteca parlamentaria, habría que promover más la participación de otras bibliotecas parlamentarias europeas. – Participación activa en algún producto documental de interés común. Se podría realizar algún proyecto documental, bibliografía, guía temática u otro producto –como en tiempos propuso Iturbe– entre dos, tres o más parlamentos una vez detectado el interés común, y cada parlamento hacer una parte y difundirlo en su web o intranet como colaboración conjunta. Según el tema se podrían incluir más o menos participantes, y así beneficiarnos mutuamente de un trabajo colectivo. 16 Proyecto ELVIL 2000, financiado por la Comisión Europea, DG XIII, empezó en 1999 bajo el programa telemática Sección de Bibliotecas .Participan en este proyecto coordinado por la Universidad de Estocolmo universidades, bibliotecas, editoriales y los parlamentos de Suecia, Reino Unido, Cataluña, Polonia, República Checa y Parlamento Europeo. La biblioteca virtual proporciona acceso a Rixlex (bd. parlamentaria sueca); Polis (bd. parlamento británico; Epoque, bd. parlamento Europeo). 20 – La realización de reuniones para temas profesionales concretos y visitas profesionales a otros parlamentos, como seguramente han realizado ya algunos parlamentos o servicios de estudios entre si. – Otra posibilidad de cooperación sería el intercambio de técnicos y profesionales en general entre bibliotecas parlamentarias en periodos específicos de tiempo, siempre de forma libre y voluntaria. – Celebrar, por ejemplo, alguna conferencia o seminario como este, de forma más regular, de forma bianual por ejemplo. Lo ideal sería que fuera rotatorio en cuanto al parlamento convocante u organizador, y también con alguna formula de participación de los otros para garantizar su buen funcionamiento y un nivel alto de asistencia. En alguna ocasión se ha hablado también de aprovechar otras convocatorias más generales a nivel estatal, como FESABID, para también poder presentar alguna ponencia o hacer algún taller a nivel de las bibliotecas parlamentarias y que fuera otra ocasión para intercambiar experiencias y opiniones. – Participación en alguna revista parlamentaria de la comunidad autónoma donde se halla la biblioteca: se podría participar más desde nuestro ámbito en la revista parlamentaria de nuestra comunidad autónoma. Eso ya sucede en algunas: Revista de las Cortes Generales, Anuari Corts, por poner solo unos ejemplos. También se podría participar más en revistas del ámbito de nuestra profesión. – Mantenimiento de un blog común: otra forma de cooperación y comunicación tal como apuntábamos antes podría ser la realización, mantenimiento y actualización de un blog común, a modo de web colectiva o foro profesional de las bibliotecas parlamentarias. La comunicación de experiencias, recursos, noticias y novedades también contribuiría a la cooperación entre las bibliotecas parlamentarias y sus profesionales sin un coste excesivo más que la voluntad de su mantenimiento y actualización de contenidos, entre todos. Habría que determinar su estructura, secciones, contenidos, administradores y periodos de actualización. El propósito sería que pudiéramos aportar todos alguna novedad, alguna sección con contenido, alguna opinión o noticia y poderla actualizar de forma rotatoria cada parlamento. – Otra forma de cooperación se produciría al abrirse, comunicarse y hacerse visibles en otros ámbitos profesionales cercanos: no hace falta que la colaboración sea en y para el ámbito parlamentario; se puede hacer llegar nuestra voz al ámbito del periodismo, de la política, de la documentación. Nuestra dedicación tiene que ser más transversal y contagiar este interés o especialidad nada común para que coincida en otros ámbitos y áreas del conocimiento y de las profesiones de la sociedad civil. Situación actual en España de la cooperación en el ámbito de las bibliotecas parlamentarias En cuanto a la situación concreta de la cooperación entre las bibliotecas parlamentarias en España, cabe decir que es valorada de forma diferente según la situación o coyuntura de cada biblioteca, además de la subjetividad o la percepción del tema según cada trabajador o profesional. Sin embargo, hay datos objetivos que nos permitirán calificar más justa y adecuadamente el tema. Tras un rápido análisis de las respuestas a un cuestionario enviado el pasado julio a todas las bibliotecas parlamentarias autonómicas, al Congreso y el Senado, hay que señalar que, de 17, han contestado un total de 12 (6 de octubre de 2008). 21 De las respuestas se desprende que la cooperación se reduce a “relación”, contactos ocasionales y puntuales para la resolución de consultas, la obtención de documentos, intercambio de información y opinión sobre un asunto concreto más bien a titulo individual sobre alguna experiencia o nuevo proyecto. La cooperación “formal” u oficial entre las bibliotecas como tales deja bastante que desear. También ha llegado la opinión de que esta relación entre los profesionales de las diferentes bibliotecas está como acotada, filtrada, y se establece solo entre determinadas personas o profesionales, y que no se difunden, transmiten o promocionan los contactos entre distintos trabajadores del mismo centro. También se ha hecho la valoración de que primero tiene que mejorar la relación y cooperaron interna dentro de cada parlamento y luego la externa. La cooperación, pues, a falta de otra cosa, es entendida como comunicación; la mayoría de bibliotecas coinciden en decir que esta es “fluida” y “buena” o “muy buena”, “positiva” y “muy positiva”, y algunas dicen “insuficiente” o “escasa”. En cualquier caso, se advierte que la colaboración y cooperación propiamente dicha es escasa o incluso inexistente y se queda a un nivel comunicativo, que puede ser muy bueno pero no se llega a ninguna otra formulación oficial o institucional más o menos regular. Tampoco se advierten demasiados proyectos de cooperación entre otros departamentos dentro de las asambleas (solo algunos), ni con otras instituciones de la comunidad autónoma en la que se ubica la asamblea. En algún caso (4) hay relación y algún convenio de colaboración con el sistema de bibliotecas públicas y con las bibliotecas especializadas o las universitarias de la comunidad autónoma. Por otra parte, también se desprende del cuestionario que generalmente existe más cooperación y relación entre los parlamentos próximos, bien por factores geográficos y lingüísticos o bien por haber tenido una trayectoria legislativa similar. En conclusión, la relación cuando existe es buena pero la cooperación propiamente dicha es valorada como insuficiente. Algunas han coincidido en extenderse más en las respuestas y valorar que esta comunicación es vital y necesaria no solo para compartir recursos sino también para tratar problemas comunes. También se desprende que las posibles razones de esta falta de cooperación formal podrían ser: - La distancia geográfica de las sedes parlamentarias, aunque con las nuevas formas de comunicarse esto no sería realmente una razón de peso. Las diferencias lingüísticas y/o de formato o forma de trabajar. Las diferencias del desarrollo legislativo y entre las necesidades de una y otra cámara. Los planteamientos políticos de cada una de las cámaras, que pueden afectar también a las decisiones y trabajos estrictamente técnicos. Problemas internos de estructura, organización y competencias dentro de los servicios de cada parlamento. No ver claro en qué colaborar y su necesidad por parte de las direcciones. La falta de apoyo institucional. Y también, por qué no, la falta de una voluntad que nos lleve más allá de nuestros trabajos diarios. 22 Tal como apuntábamos también en un artículo realizado por los bibliotecarios del Parlamento de Cataluña, lo que es evidente es que, en un sentido u otro, las bibliotecas parlamentarias tienen que avanzar en el campo de la cooperación, ya que las actuales necesidades no permiten el aislamiento de ningún tipo de biblioteca. Aprovechamos la oportunidad de este seminario para hacer un llamamiento en este sentido, pues creemos que la cooperación es la base para un mejor trabajo y para rentabilizar esfuerzos en proyectos y tareas que son comunes a todos. V. Retos Para finalizar, y resumiendo así algunos aspectos que se han mencionado, los retos de las bibliotecas parlamentarias para el s. XIX habrían de ser: - Anticiparse a las necesidades y a los problemas de la información electrónica (útil, práctica, volátil…). La previsión de la próxima necesidad informativa es un valor añadido muy importante para el trabajo del legislador y de todos los usuarios potenciales de la biblioteca parlamentaria, y la biblioteca debe estar preparada para el “es para ayer”. - Mantener y aumentar en lo posible los servicios con una alta calidad dentro de la biblioteca parlamentaria. Este sería otro reto: estar siempre, las 24 horas. Y estar “a por todas”, siempre intentar el mejor servicio. Ante la proliferación de las fuentes de información, la demanda acelerada, urgente, los presupuestos erosionados, la justificación a veces continua ante el usuario administración y el usuario administrado de ser un servicio útil, básico, pero invisible ante muchos gestores, interventores y parte de la sociedad civil, es necesario aumentar y mejorar la calidad de los servicios y la atención en general. - Renovarse o morir. Innovar. La biblioteca parlamentaria tiene competidores. No tenemos la exclusiva. El parlamento está afectado por el cambio tecnológico pero este a su vez también está presente en la sociedad civil y en otras profesiones y lugares, como las sedes de los partidos políticos, los gabinetes de prensa y los medios de información social que compiten con la biblioteca. Estos también se preparan y ejercen, es decir, hay un crecimiento de servicios relacionados con la información legislativa y política dentro y fuera de los parlamentos. No tenemos la exclusiva, salen otros competidores y se acrecientan con Internet aportando otros servicios nuevos a la sociedad (empresas y servicios de alertas, buscadores, etc.) y, por lo tanto, aportar el valor añadido, lo que nos hace diferentes como profesionales en el tratamiento de la información. Hay que Innovar. La biblioteca parlamentaria es receptora de información (recibe información oficial y de primera mano, trabaja a partir de peticiones y necesidades de los usuarios), es creadora de información (la procesa, selecciona, indexa y elabora productos con su propia selección y criterio) y es emisora, difusora de la información. Las asambleas legislativas, de un tiempo a esta parte, han podido notar una disminución o estabilización de ciertas solicitudes de información, como puede ser la referente a datos, hechos, nombres; en cambio, las consultas más complejas se han incrementado significativamente. El concepto de renovarse también abarcaría la renovación interior de sus servicios y la estructura interna en aquellos servicios, direcciones o departamentos que se haya valorado que la necesitan. La necesidad de un mejor y mayor servicio es la que tendría que justificar esos cambios, y no otros motivos de difícil justificación o que harían difícil un buen funcionamiento en el futuro. 23 - Hacerse visible: si no nos ven, no nos conocen. Analizados en julio todos los sitios web de los parlamentos autonómicos, se puede afirmar que es ciertamente lamentable la situación de visibilidad de las bibliotecas y centros de recursos de información, ya sea para el acceso de los miembros del parlamento o bien para el ciudadano interesado en nuestros temas. En 4 casos podríamos decir que es más o menos visible, en los demás podríamos decir que su existencia per se o, aun más importante, la presencia de algunos de sus servicios es mínima o prácticamente nula. Tal como ya apuntábamos en un articulo realizado entre todos los bibliotecarios del Parlamento de Cataluña, “los parlamentos se tendrán que replantear el papel que quieren para sus bibliotecas y reconsiderar el soporte que estas pueden dar en su función de relación con los ciudadanos”. Como dice el actual presidente del Parlamento de Cataluña, “para que haya participación ha de haber criterio, y sin información no hay posibilidad de tener criterio”. La biblioteca ciertamente puede ayudar mucho a adquirir criterio, siempre y cuando llegue a ser visible y perceptible haciendo difusión de los servicios que presta. - Cooperar: es necesario aumentar, mejorar y promover desde todos los ámbitos – social, profesional y de comunicación– la cooperación entre las bibliotecas a nivel nacional y a nivel internacional, en principio dentro de la misma especialidad, pero también con las demás. Tal como expresamos ya en un artículo los bibliotecarios del Parlamento de Cataluña, la cooperación, ya sea basada en el intercambio de ideas, en la realización de un proyecto común o en la comunicación diaria, “es la base de la nueva era”; la tecnología no lo impide sino que lo facilita y tenemos todos los elementos para que pueda ser una realidad. Por el momento, creemos que habría que impulsar la celebración de más encuentros entre profesionales a nivel nacional y, si cabe, internacional, la participación en un blog como foro entre los profesionales y la posibilidad de celebrar en pequeño comité de máxima representación geográfica y profesional más reuniones para asuntos profesionales en nuestros parlamentos o en otros encuentros de profesionales para ver de nuevo la oportunidad y viabilidad de impulsar ciertos instrumentos de trabajo a fin de trabajar mejor y fomentar la cooperación. Creemos que estos serían ya unos elementos de partida muy buenos. Para concluir, he elegido dos frases que creo que responden a todo el hilo argumental de la exposición y en las que creo muy firmemente: “La biblioteca parlamentaria desde el lugar privilegiado que ocupa ha de contribuir al mayor y mejor conocimiento de la institución a la que sirve, ha de de contribuir a fortalecer la democracia y difundir información del proceso político, y, mejorando sus servicios día a día, ayudar a hacer más transparente y cercano el Parlamento al ciudadano17.” “Cuando trabajamos para construir la democracia mediante las bibliotecas parlamentarias trabajamos para ayudar a los ciudadanos a cambiar el mundo18.” 17 Traducción de fragmento final del articulo realizado por todos los bibliotecarios de la Biblioteca del Parlamento de Cataluña. “La biblioteca parlamentària: reflexions des de l’experiència”. Bib. 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