Guía: Protocolo para Oraganización y Desarrollo de Actos
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PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA CALI GÚIA PROTOCOLARIA PARA LA ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO DE ACTOS CLASIFICACIÓN DE ACTOS ACTOS SOLEMNES: Son actos de gran formalidad, tales como: • Aniversarios Institucionales • Bienvenida a Neojaverianos • Distinciones: Orden Universidad Javeriana, Cruz San Francisco Javier, Medalla Félix Restrepo, Doctor Honoris Causa, Profesor Honorario, Premio Bienal al Investigador Javeriano, Orden al Mérito Académico Javeriano, Cruz San Pedro Claver y Divisa de Honor Javeriana. • Posesión: Rector de la Seccional Vicerrectores: Académico, Administrativo y Medio Universitario Decanos de Facultad • Grados académicos (se consideren solo los oficiales) Pregrado Posgrado QUIÉN PRESIDE EL ACTO? El Directivo de mayor rango que asista, en el siguiente orden: 1. Vice Gran Canciller 2. Rector Javeriana 3. Rector de la Seccional 4. Vicerrector del Medio Universitario 5. Vicerrector Académico 6. Vicerrector Administrativo 7. Decano de Facultad 8. Director de Departamento 9. Director de Carrera 10. Director de Posgrado ORDEN DE LA MESA PRINCIPAL CENTRO: Anfitrión o quien preside DERECHA: Invitado Especial (si lo hay); en caso contrario, se ubica el cargo que le sigue en jerarquía. El ordenamiento de las demás autoridades se establece alternándose de derecha a izquierda, de mayor a menor jerarquía. HIMNOS ACTO DE INSTALACIÓN minutos) (Máximo 10 El orden de los himnos va de mayor a menor: Colombia, Departamento, Municipio y Universidad. Apertura: Himno Nacional de Colombia A cargo de quien preside Cierre: Himno de la Pontificia Universidad Javeriana Si hay presencia de un representante Palabras de instalación, bienvenida o saludo a cargo del departamental o del Gobernador se pone el himno anfitrión o persona delegada al Valle del Cauca, si hay presencia de un representante municipal o del Alcalde se pone el himno a Santiago de Cali. El Directivo de mayor rango que asista, en el siguiente orden: ACTOS ACADÉMICOS: • Toma de Posesión de Decanos de Facultad y Directores • Entrega de Títulos, certificados o diplomas (cursos) • Entrega de Premios • Reconocimientos y Homenajes a Miembros de la Comunidad Universitaria • Presentación de libros • Inauguración de edificios, laboratorios, entre otros • Inauguración o clausura de actividades de extensión (seminarios, congresos, conferencias, foros, simposios, etc). El orden de los himnos va de mayor a menor: Colombia, Departamento, Municipio y Universidad. Apertura: Himno Nacional de Colombia 1. Rector de la Seccional 2. Vicerrector Académico 3. Vicerrector Administrativo 4. Vicerrector del Medio Universitario 5. Decano de Facultad 6. Director de Departamento 7. Director de Carrera 8. Director de Posgrado CENTRO: Anfitrión o quien preside DERECHA: Invitado Especial (si lo hay); en caso contrario, se ubica el cargo que le sigue en jerarquía. El ordenamiento de las demás autoridades se establece alternándose de derecha a izquierda, de mayor a menor jerarquía. ACTOS INTERINSTITUCIONALES - Firma de convenios o acuerdos - Entrega de donaciones - Visitas protocolarias Rector de la Seccional CENTRO: Anfitrión o quien preside DERECHA: Invitado Especial (si lo hay); en caso contrario, se A cargo de quien preside Apertura: Himno Nacional de Colombia ubica el cargo que le sigue en jerarquía. El ordenamiento de las demás autoridades se establece Palabras de instalación, bienvenida o saludo a cargo del Cierre: Himno de la Pontificia Universidad Javeriana alternándose de derecha a izquierda, de mayor a menor anfitrión o persona delegada jerarquía. REUNIONES ÓRGANOS DE GOBIERNO • Consejo de Regentes Consejo Directivo • Consejo de Facultad • Rector • Decano de Facultad ACTOS CONMEMORATIVOS • Día de la Universidad (1 de octubre) • Festividad de San Ignacio de Loyola (31 de Julio) • Festividad de San Francisco Javier (3 de diciembre) • Festividad San Pedro Claver (9 septiembre) A cargo de quien preside Cierre: Himno de la Pontificia Universidad Javeriana Si hay presencia del Gobernador o representante Palabras de instalación, bienvenida o saludo a cargo del departamental se debe poner el himno al Valle del anfitrión o persona delegada Cauca. Si hay presencia del Alcalde o un representante municipal se pone el himno a Santiago de Cali. PONTIFICIA UNIVERSIDAD JAVERIANA CALI GÚIA PROTOCOLARIA PARA LA ORGANIZACIÓN Y DESARROLLO DE ACTOS PARA TENER EN CUENTA BANDERAS: Van de mayor a menor, se ubican a la derecha de la mesa principal. Centro: Colombia Derecha: Valle del Cauca Izquierda: Santiago de Cali izquierda de la mesa principal va la de la Universidad. (Nunca se ponen juntas las banderas institucionales y las territoriales) MESA PRINCIPAL: • Debe ir vestida con el mantel institucional. • Cada integrante de la mesa debe estar identificado con su portanombre: nombres y apellidos completo. El cargo es opcional. • La botella de agua y el vaso deben ir en el atríl, al lado derecho del ponente. La botella de agua debe ir sin etiqueta en los actos protocolarios. • No se debe utilizar centro de mesa, debe ser un arreglo al piso para el el atríl. • Cuando se requiera, se puede colocar máximo dos micrófonos con su respectiva base. • El atril debe estar ubicado siempre al lado derecho de la Mesa Principal, con micrófono. A la • Los himnos van de mayor a menor en cobertura territorial. • Todo anfitrión debe conocer por escrito los nombres de los integrantes de la Mesa Principal con un (1) día de anticipación,. Inmediatamente antes de instalar el acto, deben ser verificados. • A los ponentes se les reserva la primera fila central del Auditorio, con excepción del invitado especial (si lo hay) • Cuando el maestro de ceremonia lee cada punto, no debe anteponerle un número a lo enunciado; basta con referir el aspecto sin ninguna otra consideración. Así mismo, sólo leerá el siguiente punto una vez se haya sentado la persona que tenía la palabra. • Los discursos van de menor a mayor en jerarquía. • Las conferencias o ponencias se inician una vez finalice debidamente el acto de instalación; por lo tanto se debe esperar a que los integrantes de la mesa principal se retiren. • El Himno Nacional también debe ser interpretado en los actos universitarios solemnes de inauguración del semestre académico y celebración de aniversario institucional, o en presencia del Presidente de la República. • Cuando el acto es interno, solo suena el Himno de la Pontificia Universidad Javeriana.
