Acceda aquí al informe revisión por la dirección 2014

INFORME
REVISIÓN POR
LA DIRECCIÓN
2014
SEDE BOGOTÁ
Sistema Integrado
de Calidad
Marzo 2015
EVALUACION, MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
Código: U-FT-14.002.011
Versión: 4.0
INFORME REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
Página 2 de 10
TABLA DE CONTENIDO
Cap.
Descripción
Página
ANTECEDENTES
3
1
AUDITORIAS INTERNAS
4
2
REPORTE DE RETROALIMENTACIÓN CON LOS USUARIOS
6
3
GESTIÓN DE ACCIONES CORRECTIVAS, ACCIONES PREVENTIVAS
Y OPORTUNIDADES DE MEJORA
7
4
DESEMPEÑO DE PROCESOS
8
5
EVALUACIÓN DE LA GESTION DEL RIESGO
9
6
ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS
EFECTUADAS POR LA DIRECCIÓN
10
7
CAMBIOS QUE PODRIAN AFECTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE
CALIDAD
10
8
RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN
DE CALIDAD
10
9
CONCLUSIONES SOBRE EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
11
EVALUACION, MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
Código: U-FT-14.002.011
Versión: 4.0
INFORME REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
Página 3 de 10
ANTECEDENTES
El presente informe describe los resultados obtenidos del plan de trabajo establecido para la Sede Bogotá para la
vigencia 2014 definido por la Oficina de Planeación y Estadística de la Sede, el cual incluyó la puesta al día en
todos los aspectos relacionados al Sistema de Calidad en los diferentes procesos y niveles con base en los
lineamientos del VRG 391 y los requisitos aplicables de norma ISO 9001: 2008 y NTC GP 1000 2009, en los
temas relacionados a: Cierre de planes de mejora en la herramienta Softexpert, actualización de mapas de
riesgos, implementación de la estrategia de fallas en la prestación del servicio, actualización de procedimientos,
implementación de estrategias de mejoramiento, preparación y ejecución de auditorías internas ,el cual se apoyó
a través de plan de capacitaciones y acompañamiento a las dependencias respectivas de la Sede, así como la
designación de un profesional para apoyar el desarrollo de dichas actividades.
De manera complementaria se dio prioridad a establecer mecanismos visibles de mejora, para lo cual la Sede
desde la Oficina de Planeación, diseñó dos metodologías para implementar en el 2014 en las Facultades, las
cuales se denominaron Mejores Prácticas en la Gestión académico administrativa y Optimización de Trámites y
Servicios en la Gestión académico administrativa, las cuales tuvieron gran acogida y se espera fortalecer para la
vigencia 2015.
Otra de las estrategias fue trabajar en conjunto con la Dirección de Talento Humano de Sede, en el diseño y
ejecución del primer curso virtual “Herramientas de Gestión”, como estrategia para promover la apropiación y
conocimiento del Sistema Integrado de Calidad, inicialmente para 100 funcionarios de planta, el cual se realizó
de manera satisfactoria y se espera para el 2015 el segundo ciclo del mismo.
REPORTE DE RESULTADOS
1. AUDITORIAS INTERNAS
Descripción de Resultados:
Durante la vigencia 2014 se estableció el programa de auditoria interna para 12 procesos, 8
Macroprocesos y 22 Dependencias incluyendo nivel central (10) Facultades(11) e Institutos(2) en la
Sede Bogotá, con el apoyo de quince auditores internos de la Sede.
Se cumplió el 92% de las auditorias programadas, las dos faltantes (atención integral en salud
estudiantil y actividad deportiva) se aplazaron para el primer trimestre del 2015.
Como resultado de la auditoria se generaron 42 planes de mejoramiento, en 26 acciones
correctivas y 16 acciones preventivas, relacionadas a los requisitos de Control de Documentos,
Control de Registros, Análisis de Datos y Mejora Continua.
Como fortalezas encontradas en los procesos, se citan la buena disposición, el conocimiento de la
dinámica y operación, avances en la gestión del riesgo y la medición de indicadores.
Así, como resultado de las auditorías internas se concluye que:
ü
ü
ü
ü
Es necesario realizar la actualización de los procedimientos relacionados en Desarrollo de las
Modalidades de Extensión de Sede, Gestión Jurídica, Talento Humano y Bienestar.
Formalizar los procedimientos y formatos existentes en la gestión en Facultades e Institutos.
Establecer mecanismos de seguimiento a las Facultades e Institutos por parte de los líderes de
Sede.
Establecer estrategia para promover el análisis de datos y la documentación de planes de
mejoramiento.
Oportunidades de Mejora:
·
·
·
·
·
Mayor tiempo para la preparación y entrenamiento de los auditores internos.
Establecer estrategias institucionales para asegurar la participación de los auditores internos,
como la definición del perfil en el Manual de Funciones.
Promover en la comunidad universitaria los beneficios y aportes de las Auditorías Internas.
Socializar los resultados de las auditorías internas a nivel de proceso institucional, ya que
algunos temas como actualización de documentos impactan en el resultado en los
ejecutores(facultades).
Establecer mecanismo para acelerar la gestión de los hallazgos de auditoria interna.
FORMACION DE AUDITORES INTERNOS 2014
No. NUEVOS AUDITORES
No AUDITORES
ACTUALIZADOS
0
Tabla 1. Número de auditores capacitados 2014
15
EJECUCION DE AUDITORIAS INTERNAS 2014
TIPO
PROGRAMADAS
Auditorías
de
Gestión al SGC
INDICADOR: % de Auditorias realizadas en el año
actual
No. de Auditorias Ejecutadas / No. de Auditorias
Programadas
EJECUTADAS
24
92%
22
Auditorías
Extraordinarias
al SGC
-
0%
0%
Auditorías Otros
Sistemas
de
Gestión
-
-
0%
24
22
TOTAL
92%
Tabla 2. Nivel de Ejecución de auditorías 2014
HALLAZGOS DE AUDITORIAS INTERNAS 2014
NORMA
AUDITADA
# DE HALLAZGOS
ENCONTRADOS
NTCGP
1000:2009
TOTAL PLANES
DE
MEJORAMIENTO
DOCUMENTADOS
TOTAL DE
PLANES DE
MEJORAMIENTO
ABIERTOS
TOTAL DE
PLANES DE
MEJORAMIENTO
CERRADOS
42
40
2
42
INDICADOR: % de planes abiertos
en las auditorias
No. de planes abiertos / No. Total de
planes de mejoramiento
documentados
INDICADOR: % de
planes cerrados en las
auditorias
No. de planes cerrados /
No. Total de planes de
mejoramiento
documentados
95%
5%
* Fuente Softexpert
Dos planes gestionados en formato digital.
Tabla 3. Descripción de Hallazgos de Auditoria Interna 2014
Tabla 4. Descripción de avance en Gestión de Hallazgos de Auditoria Interna 2012
GESTION DE HALLAZGOS AUDITORIAS INTERNAS CICLO ANTERIOR 2012
NORMA
AUDITADA
ISO 9001
NTC GP
1000:2009
* Fuente
Softexpert
Ver anexo 2
# DE HALLAZGOS
ENCONTRADOS
112
TOTAL PLANES DE
MEJORAMIENTO
DOCUMENTADOS
112
TOTAL DE
PLANES DE
MEJORAMIENTO
ABIERTOS
TOTAL DE
PLANES DE
MEJORAMIENTO
CERRADOS
INDICADOR: % de planes
abiertos en las auditorias
No. de planes abiertos / No.
Total de planes de
mejoramiento documentados
INDICADOR: % de planes
cerrados en las auditorias
No. de planes cerrados /
No. Total de planes de
mejoramiento
documentados
32
80
29%
71%
2. REPORTE DE RETROALIMENTACION CON LOS USUARIOS
2.1 Satisfacción del Usuario
Descripción de Resultados
Los procesos misionales del Nivel Central realizaron la Medición de Satisfacción del Usuario de manera
sistemática, así como los procesos de apoyo, Gestión Documental y Gestión de Recursos y Servicios
Bibliotecarios, en total se aplicaron 1866 encuestas las cuales tuvieron un promedio de 75% de satisfacción.
Oportunidad de Mejora
Durante la vigencia 2014 se evidencio mayor apropiación e importancia a la medición, sin embargo aunque
ya se cuente con la propuesta de un procedimiento institucional relacionado, no se ha establecido estrategia
de divulgación, implementación y seguimiento, así como la definición de alcance en cuanto a servicios
aplicables.
PROCESO
No. DE ENCUESTAS DE
SATISFACCIÓN REALIZADAS EN
EL AÑO
PORCENTAJE DE
SATISFACCIÓN
No DE PLANES DE
MEJORAMIENTO
DOCUMENTADOS
COMO RESULTADO
DEL ANALISIS DE
LAS ENCUESTAS
Extensión
52
90,3
0
Gestión
Documental
278
45
1
Gestión de
Recursos y
Servicios
Bibliotecarios
790
80
1
Gestión de la
actividad
académica
500
80
1
Investigación
246
80
1
total
1866
75,06
4
Tabla 5. Consolidado Reporte de encuestas realizadas 2014 Fuente: Reportes Revisión por la Dirección procesos 2014 Bogotá
2.2 Fallas en la prestación del Servicio
Con el fin de facilitar el reporte de fallas en la prestación del servicio, la Oficina de Planeación y Estadística
de Sede diseñó un formulario en línea para que los usuarios realicen dicho registro, el cual se encuentra
disponible en el link: http://www.bogota.unal.edu.co/planeacion/gestion-de-calidad/
Durante el cuarto trimestre del 2014 se reportaron en total 243 fallas relacionadas a los procesos de
extensión, gestión de la actividad académica, registro y matrícula, investigación y laboratorios.
Como parte del análisis de la información reportado se registran fallas en sistemas de información, en las
etapas de la gestión de proyectos, trámites y funcionamiento de equipos.
Oportunidades de Mejora
·
Promover el uso de la herramienta en las dependencias.
·
Establecer estrategias desde los líderes de proceso para realizar seguimiento, análisis y mejora de las
fallas reincidentes reportadas.
REPORTE DE FALLAS EN LA PRESTACIÓN DEL SERVICIO 2014
Servicio
relacionado
Falla
Medio
Disponibilidad de
Hermes
Educación
Continua
13
formato fisico (5)
Formulario en
linea (8)
INVESTIGACIÓN
Gestión de
proyectos de
investigación
3
formato fisico
BIBLIOTECAS
Servicios
bibliotecarios
(préstamo,
consulta)
10
formato fisico
GESTIÓN DE LA
ACTIVIDAD ACADÉMICA
programación
académica
notas
28
Formulario Online
LABORATORIOS
Fallas en os
equipos
213
Formulario Online
BIENESTAR
UNIVERSITARIO
gestión de
proyectos
2
Formulario Online
TOTAL
243
PROCESO
EXTENSIÓN
Tabla 6. Consolidado Reporte de fallas reportadas Cuarto Trimestre 2014
Fuente: Reporte de Revisión por la Dirección procesos 2014
Reporte Formulario Fallas Bogotá
2 .3 Gestión de Sugerencias, Quejas y Reclamos
Teniendo en cuenta los datos que se presentan en el Informe de la Secretaria de Sede relacionados a la
vigencia 2014, se evidencia la mejora substancial en el seguimiento y atención oportuna de las solicitudes,
quejas y reclamos, así como el uso del formulario en línea y el análisis de datos de la información que
reporta el usuario.
Tabla 7. Fuente: Reporte de SQRS Secretaria Sede Bogotá vigencia 2014
PETICIONES, QUEJAS, RECLAMOS, SUGERENCIAS, FELICITACIONES Y BUENTRÁMITE
2014
TIPO
No. DE
TRÁMITES
EN
PROCESO
TOTAL
TRAMITES
RECIBIDOS
No. DE
TRÁMITES
CERRADOS
INDICADOR:
% de trámites
cerrados en
el año
No. Trámites
cerrados en el
año
Total Trámites
recibidos en el
año
INDICADOR: %
de trámites en
proceso en el
año
No. Trámites en
proceso en el año
Total Trámites
recibidos en el año
Quejas
352
317
90,1
0,00%
Reclamos
232
209
90,1
0,00%
46
43
93,5
0,00%
5
5
100,0
0,00%
431
410
95,1
0,00%
Sugerencias
Felicitaciones
Peticiones
BuenTrámite
TOTAL
0
1066
0
0
984
#¡DIV/0!
93,60%
3. GESTION DE ACCIONES CORRECTIVAS, ACCIONES PREVENTIVAS Y OPORTUNIDADES
DE MEJORA
Durante el 2014 se avanzó en el cierre de planes de mejoramiento del 2012 en el aplicativo
Softexpert, sin embargo todavía están pendientes de cierre el 29%.
La mayoría de las acciones correctivas generadas en el 2014 están pendientes de gestionar en el
aplicativo como resultado de la auditoria interna 2014 para el primer cuatrimestre del 2015, aunque
los procesos han avanzado en su análisis y plan de acción en el formato digital establecido.
Es importante anotar que debido a las fallas recurrentes en el aplicativo, se ha generado de alguna
manera indisposición en los usuarios finales, ya que no se informa este tipo de situaciones.
Aunque se realizaron varias capacitaciones desde Sede a los coordinadores de calidad de las
diferentes dependencias en el módulo de acciones, no existe estrategia institucional que promueva
su uso.
PLANES DE MEJORAMIENTO AÑOS: 2013 - 2014
ACCIONES CORRECTIVAS
ACCIONES PREVENTIVAS
OPORTUNIDADES DE MEJORA
AÑO
No. ABIERTO
No. CERRADO No. ABIERTO No. CERRADO No. ABIERTO
AÑO 1 2013
AÑO 2 2014
TOTAL
31
3
21
34
17
No. CERRADO
PLANES DE
PLANES DE
MEJORAMIEN
MEJORAMIEN
TO
TO ABIERTOS
CERRADOS
TOTAL
PLANES DE
MEJORAM.
1
2
1
2
3
2
3
54
23
77
56
24
80
39
8
cierre previsto 2015
Tabla 8. Estado de planes de mejoramiento 2013-2014
Fuente Softexpert
INDICADOR EFICACIA
% de Cierre de Acciones Generadas 2013 - 2014
9%
44%
63%
AC cerradas AÑO 1 + AÑO 2
Total AC generadas AÑO 1 +AÑO 2
AP cerradas AÑO 1 + AÑO 2
Total AP generadas AÑO 1
+AÑO 2
OM cerradas AÑO 1 + AÑO 2
Total OM generadas AÑO 1 +AÑO 2
CIERRE PREVISTO 2015
Tabla 9 Porcentaje de Cierre de acciones 2013-2014 en el Softexpert
Oportunidades de Mejora
ü
ü
Publicar y socializar herramientas como videos o cursos para promover el uso del Softexpert.
Designar responsables por proceso para liderar la inclusión y seguimiento de los planes de
mejora en el aplicativo.
ü Establecer un plan de capacitación de manera continua en la administración y uso del módulo
de acciones al funcionario designado
ü Construir planes de mejora en forma articulada con los niveles correspondientes Nacional,
Sede y Facultad.
4. DESEMPEÑO DE PROCESOS
La Sede Bogotá cuenta como mecanismo de evaluación a la gestión realizada los resultados de la
ejecución del Plan de Acción de Sede y los Planes de Acción a nivel de Facultad, Centro e Instituto
para la vigencia 2014, planes que se encuentran articulados al Plan Global de Desarrollo 20132015 el cual establece las metas y objetivos a nivel institucional, resultados que se plasman en los
informes de gestión, así como los indicadores relacionados a los procesos.
Para el 2014 se reportaron en total 111 indicadores, de los cuales el 68% reportó cumplimiento
satisfactorio.
Como directriz de la Oficina Nacional de Planeación y Estadística se reportaron las acciones
correctivas generadas en los informes de gestión, sin embargo no existe mecanismo para hacer
seguimiento a las acciones citadas.
Oportunidades de Mejora
ü
ü
Articulación desde el Nivel Nacional de los indicadores de proceso existentes con el Nivel de
Sede teniendo en cuenta el nivel operativo de facultades e institutos.
Establecer estrategia institucional para realizar análisis de datos según aplique.
Número
Total
Medidos
Indicadores
2014
111
111
No Medidos
0
Reportaron
Cumplimiento
Meta
No reportaron
cumplimiento
Meta
% de
procesos que
cumplieron
metas
No cumplieron
meta
75
22
68%
14
Tabla 10. Reporte de indicadores de proceso reportados en los Informes de Gestión Sede Bogotá 2014.
Reportaron
acciones
correctivas
22
5. EVALUACIÓN DE LA GESTION DEL RIESGO
Se actualizaron 19 mapas de riesgo a nivel de sede en los procesos de Planeación Estratégica,
Autoevaluación Institucional, Relaciones Interinstitucionales, Mejoramiento de la Gestión, Registro
y Matrícula, Gestión de Programas Curriculares, Gestión de la actividad académica, Gestión de
Investigación y Creación artística, Gestión de Extensión, Gestión Jurídica, Bienestar Universitario,
Gestión de Tecnologías, Gestión Documental, Gestión de Espacios Físicos, Servicios Generales y
apoyo administrativo y en conjunto con el Nivel Nacional y otras sedes en los macroprocesos de
Gestión de Recursos y Servicios Bibliotecarios, Gestión del Talento Humano, Gestión
administrativa y Financiera y Gestión Ambiental.
Nota: Para el Macroproceso de Gestión de Laboratorios las facultades construyeron su respectivo
mapa de riesgos.
Se identificaron en total 115 riesgos, de ellos el 48% se evaluaron como significativos, así como los
controles definidos un 73% de estos se calificó como efectivo, y en cuanto a los planes de
tratamiento construidos para la vigencia 2014-2015 han avanzado en un 65 %.
Así mismo al realizar la evaluación comparando los riesgos evaluados en el 2011, se evidenció una
minimización en riesgos significativos del 26%.
Cabe resaltar la estrategia de articulación de la dirección académica, dirección de investigación y
extensión con las facultades e institutos, así como el trabajo articulado como Macroproceso en
Gestión del Talento Humano, Gestión administrativa y financiera, Gestión de Recursos y Servicios
Bibliotecarios y Gestión de Extensión.
TOTAL MAPAS DE
RIESGO
CONSTRUIDOS*
2014-2015
TOTAL PLANES
DE
TRATAMIENTO
CONSTRUIDOS*
2014-2015
% DE CUMPLIMIENTO DE PLANES DE
TRATAMIENTO PARA ADMINISTRAR
LOS RIESGOS EN EL AÑO 2014-2015
(No. planes de tratamiento cerrados /
No. planes de tratamiento generados) *
100
TOTAL DE PLANES DE MEJORAMIENTO
(Acciones correctivas generadas por la
materialización del riesgo)
19
131
65%
0
Tabla 11 Reporte de avance en la gestión del riesgo en la Sede Bogotá
*Fuente: Consolidado mapas de riesgo medio digital Bogotá 2014-2015
EFECTIVIDAD DE LOS CONTROLES
NÚMERO
TOTAL DE
CONTROLES
DEFINIDOS EN
EL 2014-2015*
112
NÚMERO DE
CONTROLES
EVALUADOS
COMO
EFECTIVOS*
%
EFECTIVIDAD
DE LOS
CONTROLES
RIESGOS SIGNIFICATIVOS 2014-2015
TOTAL DE
RIESGOS
IDENTIFICADOS*
No. DE
RIESGOS
SIGNIFICATIVOS
IDENTIFICADOS
115
55
% DE RIESGOS SIGNIFICATIVOS
(%)
(Número de riesgos significativos
identificados en el año actual /
Número de riesgos identificados
en el año actual)*100
82 73,2142857
Tabla 12. Reporte de evaluación de controles 2014-2015
Tabla 13. Evaluación de riesgos significativos
48%
GESTIÓN EFECTIVA DEL RIESGO
TOTAL DE RIESGOS
IDENTIFICADOS QUE SE
MANTIENEN DE LA VIGENCIA
ANTERIOR
2011
55
No. DE
RIESGOS
SIGNIFICATIVOS
IDENTIFICADOS
EN EL 2011 (año
anterior)
No. DE
RIESGOS
SIGNIFICATIVOS
IDENTIFICADOS
EN EL 2014(año
actual)
No. DE
RIESGOS
SIGNIFICATIVOS
QUE
DISMINUYERON
SU
VALORACIÓN
DEL
(Año anterior)
2011
AL (Año actual)
2014
74
55
19
% DE RIESGOS MINIMIZADOS (%)
((Número de riesgos significativos
identificados en el (Año anterior)
2011 - Número de riesgos
significativos identificados en el
(Año actual) 2014) / Número de
riesgos significativos identificados
en el (Año anterior) 2011) * 100
25,7
Tabla 14. Reporte Evaluación de la Gestión del Riesgo
Debilidades
ü
Actualización tardía de los procedimientos para la Administración del Riesgo (marzo 2015), ya
que la visita de la contraloría fue realizada en febrero 2015.
ü
No todos los líderes de los procesos del Nivel Nacional acorde a lineamientos del VRG 391
solicitaron los riesgos o generaron estrategias de consolidación y evaluación.
ü
El uso de la herramienta para la Inclusión de los mapas de riesgo en el softexpert solo desde el
nivel nacional, teniendo en cuenta que el módulo no cuenta aún con nueva parametrización
Oportunidades de Mejora
ü
Revisar la formulación de la Política de administración del riesgo vigente acorde a lineamientos
de la norma ISO 31000.
ü
Como parte de cualquier Política institucional debe contar con recursos que soporten la
implementación de las acciones necesarias en los planes de tratamiento de los riesgos críticos
a nivel institucional.
ü
Establecer estrategia de Seguimiento institucional a los planes de tratamiento.
ü
Realizar Auditorías a la gestión del riesgo.
ü
Planes de capacitación líderes en los procesos en administración del riesgo.
6. ACCIONES DE SEGUIMIENTO DE REVISIONES PREVIAS EFECTUADAS POR LA
DIRECCIÓN
Actividades realizadas
ü
ü
Cierre de planes de mejora en el módulo acciones del aplicativo Softexpert.
Definición e implementación de estrategia para promover el reporte de fallas en
la prestación del servicio.
ü Actualización de mapas de riesgo.
ü Establecer e implementar nuevas estrategias de mejora.
7. CAMBIOS QUE PODRIAN AFECTAR EL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
Los cambios más representativos que podrían afectar el Sistema de Gestión de Calidad son:
ü
Cambios en el personal que apoya el proceso de implementación y seguimiento del Sistema de
Calidad en las dependencias.
ü
Implementación del SIGA
ü
La nueva estructura organizacional.
ü
La disponibilidad de recursos.
ü
Cambios en la administración
8. RECOMENDACIONES PARA LA MEJORA DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
ü
ü
ü
ü
ü
ü
Resolución que adopta el SIGA
La resolución no incluyó la Ley 872 que enmarca el Sistema de Calidad en las instituciones
públicas, lo cual efecta visiblemente la sostenibilidad del sistema enmarcado en NTC GP
1000.
No deroga las normas internas vigentes relacionadas a SIMEGE
El Comité que cita no incluye los líderes o representantes de calidad de las Sedes.
Articulación en todos los niveles
Es de vital importancia consolidar el trabajo por Macroproceso/ proceso a nivel institucional
promoviendo la articulación y participación de sus actores en todos los niveles.
Personal de Planta
Los funcionarios designados para apoyar el proceso de implementación deben pertenecer a
la planta de la Universidad.
Capacitación
Establecer de manera continua un plan de capacitación en los temas de calidad así como
incorporarlo en el proceso de Inducción de la Comunidad Universitaria.
Gestión Documental
Realizar el proceso de revisión y actualización de procedimientos del softexpert ya que
muchos están bajo normativa desactualizada.
Motivación
Establecer mecanismos de motivación y reconocimiento para los funcionarios que
promuevan la implementación y participen en el proceso de auditorías internas.
ü
ü
ü
ü
Auditorias
Conformar un grupo especializado con el fin de evitar retiros de los auditores internos y
mejorar sus competencias por temática o procesos.
Icontec
Realizar seguimientos a la ejecución de los planes de acción relacionados con los nueve
hallazgos de la auditoria de seguimiento.
Comunicación
Definir e implementar estrategias de comunicación para el sistema de Calidad en todos los
niveles incluyendo las Coordinaciones de Sedes y Nivel Nacional.
Softexpert
Establecer plan de capacitación y curso virtual para el manejo del aplicativo.
Fortalecer la disponibilidad permanente del aplicativo.
9. CONCLUSIONES SOBRE EL SISTEMA DE GESTION DE CALIDAD
De manera satisfactoria en el 2014 se evidenciaron avances significativos no solo a nivel de
cumplimiento de requisitos sino la apropiación y conocimiento del tema en los procesos en Sede.
Como obstáculos se considera la ausencia de recursos financieros en la Sede para apoyar el
desarrollo de ciertas actividades que así lo requieren, así como la ausencia de estrategias de
promoción del Sistema de Calidad y sus beneficios a nivel institucional.
Se considera necesario fortalecer la articulación en todos los niveles, los canales de comunicación
y la definición de estrategias metodológicas para el cumplimiento e implementación de los
requisitos de norma y de ley relacionados al Sistema.
Se considera que el Sistema de Gestión de Calidad se acopla al quehacer administrativo de la
Sede en la planeación, ejecución, seguimiento, evaluación y mejora inmerso en el desarrollo de los
procesos en todos los niveles lo cual se refleja en los planes de acción de Sede, Facultad e
Institutos donde se incorporan los macroprocesos y procesos del Sistema de Gestión de Calidad.
Como resultado del trabajo realizado se identifica la necesidad de fortalecer su implementación y
adopción mediante normativa interna así como la participación de la comunidad académica en el
desarrollo del mismo, de igual manera establecer estrategias que simplifiquen la gestión, dar
continuidad en el Mejoramiento efectivo del servicio y orientar el enfoque a visualizar el impacto de
la Gestión de Calidad en la Satisfacción de los usuarios.
DIEGO FERNANDO HERNANDEZ LOSADA
Vicerrector de Sede
Original Firmado
EVALUACION, MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
Código: U-FT-14.002.011
Versión: 4.0
INFORME REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
Página 7 de 10
EVALUACION, MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
Código: U-FT-14.002.011
Versión: 4.0
INFORME REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
.
Página 9 de 10
EVALUACION, MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
Código: U-FT-14.002.011
Versión: 4.0
INFORME REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
Página 8 de 10
EVALUACION, MEDICIÓN, CONTROL Y SEGUIMIENTO
Código: U-FT-14.002.011
Versión: 4.0
INFORME REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN
Página 10 de 10