3491- Secretario-a de Alto Cargo

LANPOSTUAREN AZALPEN ZEHATZA
MONOGRAFIA DEL PUESTO DE TRABAJO
EZAGUKARIA / CODIGO:
3491
Dotaciones: 1, 2, 3
0.- LANPOSTUAREN IZENA / DENOMINACIÓN DEL PUESTO
SECRETARIO/A DE ALTO CARGO
1.- LANPOSTURA EZAGUTZEKO DATUAK / IDENTIFICACIÓN DEL PUESTO
Saila / Departamento:
INTERIOR
Artezkaritza / Dirección: RECURSOS HUMANOS (Dot: 1)
DIRECCIÓN DE LA ERTZAINTZA (Dot: 2)
RECURSOS GENERALES (Dot: 3)
Zerbitzua / Servicio: DIRECCIÓN
Lan-tokia / Centro de trabajo: ERANDIO
Zuzeneko nagusiak duen lanpostua eta izena / Puesto y nombre del/a jefe/a
inmediato/a:
DIRECTOR/A RECURSOS HUMANOS: JUAN MARI BARASORDA
DIRECTOR/A DIRECCIÓN DE LA ERTZAINTZA: JON URIARTE
DIRECTOR/A RECURSOS GENERALES: JON ETXEBARRIA
2.- LANPOSTUAREN ZEHAZTAPEN LABURRA / DESCRIPCION RESUMIDA DEL
PUESTO
Realizar y/o coordinar las tareas de administración cualificada de apoyo a la Jefatura
inmediata, prestándole un servicio de filtro de citas, correspondencia, teléfono, etc.
Organizar, de acuerdo con las directrices que se le marcan, sus actividades de relación, así
como clasificar y analizar las informaciones que de cualquier tipo llegan a su puesto de
trabajo, con objeto de prestar una eficaz colaboración.
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3.- EGINKIZUN AZALPEN ZEHATZA / DESCRIPCIÓN DETALLADA DE LAS TAREAS del
puesto de trabajo " SECRETARIO/A DE ALTO CARGO ",
del Departamento de
Interior.
1- Atender y realizar llamadas telefónicas.
2- Recibir y atender a las visitas.
3- Llevar la agenda de trabajo del/a superior jerárquico/a, concertando reuniones y
entrevistas y organizando sus viajes.
4- Recepcionar y clasificar la correspondencia y la diferente documentación tanto externa
como interna.
5- Realizar el archivo, control y distribución de las entradas y salidas.
6- Mecanizar y mecanografiar los informes, cartas y oficios que elabora su superior
jerárquico/a.
7- Redactar la contestación y elaborar las distintas cartas, notificaciones, comunicaciones
etc... para la firma del/a superior jerárquica.
8- Efectuar su tramitación y archivo.
9- Organizar los planes de viaje, procediendo posteriormente a efectuar las liquidaciones
de gastos, control de facturas, etc.
10- Realizar otro tipo de tareas administrativas según necesidades (fotocopiar, enviar
faxes…)
11- Controlar la dotación de material de oficina, solicitando las necesidades al servicio de
compras.
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4.- EZAGUPENAK / CONOCIMIENTOS
4.1. OINARRIZKOAK / BÁSICOS
Bachiller Elemental/ Graduado escolar y 2 años de exp.
Bachiller Laboral Superior y 1 año de exp.
FP I y 2 años de exp.
FP II y 1 año de exp.
4.2. BEREZIAK / ESPECÍFICOS
Organización de archivos.
Manejo de aplicaciones informáticas.
5.- LAN-ESPERIENTZIA / EXPERIENCIA
3 a 6 meses.
6.- EGIN BEHAR DIREN BURU-AHALEGINAK / ESFUERZO MENTAL
Puede existir fatiga mental por esfuerzo disperso para solucionar actividades
simultáneamente.
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7.- AUTONOMIA - EKIMENA / AUTONOMIA - INICIATIVA
7.1. AGINTE-MAILA / POSICION JERARQUICA
ZUZENEKO NAGUSIAREN LANPOSTUA
PUESTO DEL/A JEFE/A INMEDIATO/A
DIRECTOR/A RR.HH
DIRECTOR/A DIRECCIÓN ERTZAINTZA
DIRECTOR/A RR.GG
ZUZENEKO NAGUSIAREN DAUDEN BESTE BATZUK
OTROS QUE DEPENDAN ASIMISMO DEL/A JEFE/A
INMEDIATO/A
GALDEKIZUNA ERANTZUNEN DUENAREN LANPOSTUA
PUESTO DEL/A ENTREVISTADO/A
SECRETARIO/A DE ALTO CARGO
DIRECTOR/A RR.HH
JEFE/A DIVISIÓN DE PLANIFICACIÓN
JEFE/A DIVISIÓN GESTIÓN PERSONAL
JEFE/A ÁREA ASISTENCIA LETRADA
JEFE/A ÁREA PERSONAL SAAS
JEFE/A ÁREA ORGANIZACIÓN Y COORDIN.
JEFE/A ÁREA RECLAMACIÓN DE DAÑOS
DIRECTOR/A DIRECCIÓN ERTZAINTZA
JEFE/A ÁREA EXPLOTACIÓN
HELICÓPTEROS
JEFE/A ÁREA LABORATORIO
DIRECTOR/A RR.GG
JEFE/A DIVISIÓN TÉCNICA MANTENIM.
JEFE/A DIVISIÓN GABINETE TÉCNICO
JEFE/A DIVISIÓN TECNOLOG. INFORMAC.
Y TELECOMUNICACIONES
JEFE/A ÁREA CONTRATACIÓN
JEFE/A ÁREA CONTABILIDAD Y PRESUP.
JEFE/A ÁREA CONSULTORÍA INTERNA Y
GESTIÓN DE CENTROS
7.2- AUTONOMIA. ERABAKIAK / AUTONOMÍA. DECISIONES
Autonomía en la organización de su trabajo.
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7.3. EKIMENA / INICIATIVA
Recibe instrucciones generales, verbales, sobre el quehacer del/a superior jerárquico/a y
en ocasiones sobre la agenda de actividades del día.
En ocasiones se le fijan instrucciones concretas y detalladas.
7.4. LANPOSTUAK JASATEN DUEN KONTROLA / CONTROL EJERCIDO SOBRE
EL PUESTO
Normalmente, la supervisión de las tareas la realiza el/la superior jerárquico/a al finalizar
las mismas.
En el caso de recepción y canalización de la información, atención de llamadas
telefónicas, mantenimiento y organización de archivo…etc la supervisión es global.
8.- EGINKIZUNAGATIKO ERANTZUKIZUNA / RESPONSABILIDAD POR LA FUNCIÓN
8.1. LANPOSTUAREN BALIO ERANTSIA / VALOR AÑADIDO DEL PUESTO
SARRERAK / ENTRADAS
BALIABIDEAK / MEDIOS
IRTEERAK (EKOIZKINAK / ZERBITZUA)
SALIDAS (PRODUCTOS / SERVICIO)
GIZAKIZKOAK / HUMANOS
Solicitudes
Llamadas telefónicas y
visitas.
Correspondencia,
documentación.
Oficios, cartas, informes.
Recepción y atención.
TRESNERIA / GAIAK
EQUIPO / MATERIALES
Herramientas informáticas
Impresos
Libros de registro
DIRUZKOAK /
PRESUPUESTARIOS
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Archivo, tramitación.
Informatización de textos
Organización de viajes.
Solicitud de materiales
Notificaciones
8.2. EMAITZEN DUEN ERAGINA / INCIDENCIA SOBRE LOS RESULTADOS
Errores de previsión, en la informatización, de archivo, que pueden ocasionar retrasos
y/o pérdida de imagen, subsanables salvo en los de previsión que al contar con plazos
sería de difícil o imposible restauración.
Repetición y/o corrección de trabajos
9.- HARREMANEKIKO ERANTZUKIZUNA / RESPONSABILIDAD POR LAS RELACIONES
9.1. BARRUKOAK / INTERNAS
Con quien
Personal de
Áreas/Divisiones de la propia
Dirección y del resto de
Direcciones
Con que
frecuencia
Frecuentes
Para que
Comunicación con el/la superior
jerárquico/a, intercambiar información,
coordinar trabajos, reuniones, visitas,
resolver consultas y peticiones,
tramitar expedientes etc...
9.2. KANPOKOAK / EXTERNAS
Con quien
Personal de otros
Departamentos y Organismos
tanto de la Comunidad como
del Estado, Centrales
Sindicales etc.…
Con que
frecuencia
Para que
Comunicación con el/la superior
jerárquico/a, intercambiar información,
coordinar trabajos, reuniones, visitas
etc...
Habitual
Agencias de Viajes
Organizar los viajes.
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10.- INOREN LANAGATIKAKO ERANTZUKIZUNA / RESPONSABILIDAD POR EL
TRABAJO DE OTROS
ZUZENAK /
DIRECTOS
MAILA /
CATEGORÍA
ZEHARKAKOAK /
INDIRECTOS
MAILA /
CATEGORÍA
11.- LANPOSTUAREN BESTE ZEHAZTASUN BATZUK / OTROS ASPECTOS DEL
PUESTO DE TRABAJO
El puesto exige por los contactos constantes con Altos Cargos, protocolo, discreción,
habilidades sociales, etc.
Habitualmente maneja información de carácter confidencial.
Disponibilidad para la ampliación de la jornada.
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LANPOSTUDUNAREN OHARRAK / OBSERVACIONES DEL/A TITULAR
Eguna / Fecha:
Izenpea / Firma:
ZUZENEKO
NAGUSIEN
OHARRAK
/
OBSERVACIONES
DEL/A
SUPERIOR
INMEDIATO/A
Eguna / Fecha:
Izenpea / Firma:
TEKNIKARIAREN IZENA / NOMBRE DEL/A ANALISTA:
Eguna / Fecha:
Izenpea / Firma:
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