¿Qué es la Línea de ayuda de cumplimiento y ética? La Línea de

¿Qué es la Línea de ayuda de cumplimiento y ética?
La Línea de ayuda de cumplimiento y ética (C&E) es un servicio de elaboración de informes de
cumplimiento y ética proporcionado por Guardian. Le brinda a empleados, clientes, vendedores,
proveedores y miembros del público general que tienen una inquietud o pregunta relacionada con
infracciones potenciales del Código de conducta de Guardian (el Código), una política de Guardián, o la
ley relacionada con Guardian, un proceso seguro a través del cual pueden hacer preguntas, reportar
inquietudes y darle seguimiento a asuntos que ya han reportado.
¿Por qué necesito una Línea de ayuda?
Las violaciones de la ley, el Código, o cualquier política de la empresa ponen a Guardian en riesgo de
perder su derecho a continuar sus operaciones y pone en riesgo los trabajos de los empleados. Si está
enterado de una posible violación del Código o cualquier política de la empresa, tiene la obligación de
proporcionar de inmediato una denuncia escrita u oral.
Guardian proporciona la Línea de ayuda de C&E como un medio para que los empleados hagan preguntas
o reporten inquietudes acerca de posibles violaciones. Si bien la mayoría de las preguntas e inquietudes se
pueden resolver de manera fácil y rápida mediante una conversación con su gerente, la Línea de ayuda de
C&E ofrece una forma adicional para obtener ayuda en caso de que no se sienta cómodo de hacer
preguntas o expresar sus inquietudes a la gerencia. La Línea de ayuda de C&E no tiene como intención
reemplazar las conversaciones entre los empleados y sus gerentes, sino ofrecer un recurso adicional para
los empleados.
¿Quién opera la Línea de ayuda?
La Línea de ayuda de C&E es operada por, un contratista externo independiente. Guardian elige utilizar
una empresa independiente con el fin de dar a los empleados un nivel agregado de comodidad y seguridad
de que sus denuncias permanecerán confidenciales y, si lo desean, anónimas.
¿Por qué debo denunciar lo que sé?
Usted debe denunciar lo que conoce simplemente porque es lo correcto que se debe hacer. El éxito de
largo plazo de Guardian depende de cada uno y todos los empleados actuando legalmente y con
integridad. Si hay un delito en la empresa, este debe ser corregido para el beneficio de la empresa y cada
empleado.
¿Cómo se usa la Línea de ayuda?
La Línea de ayuda de C&E proporciona dos métodos para crear una denuncia. El primero es llamar a un
número telefónico gratuito, que es atendido las 24 horas del día, los siete días de la semana.
La segunda opción es utilizar el sistema de portal de Internet de la Línea de ayuda de C&E. Dicho portal
está disponible en cualquier lugar donde tenga acceso a Internet.
¿Qué pasa si no estoy seguro si algo es realmente una violación? ¿Debo todavía denunciarla a la
Línea de ayuda?
Usted no tiene que estar seguro de que el asunto es una violación. Usted solo debe estar seguro de que
está denunciando de buena fe. En otras palabras, si tiene una inquietud relacionada con el Código, una
política o posible infracción de la ley, debe denunciarlo. Usted puede denunciarlo a cualquiera de los
recursos disponibles para usted incluyendo su supervisor, cualquier miembro de la administración,
recursos humanos, legal, un representante de la oficina de C&E o la Línea de ayuda de C&E.
¿Me puedo meter en problemas por denunciar una posible violación a través de la línea de ayuda?
No. La Línea de ayuda de C&E se ofrece para su uso y protección. La represalia no se tolera en absoluto
contra nadie que denuncie de buena fe, haga una pregunta o plantee una inquietud. Usted tiene nuestro
compromiso de que cualquier forma de represalia, castigo o acoso contra cualquier empleado que, de
buena fe, haga una pregunta o plantee una inquietud será manejada en una forma estricta y directa.
¿Qué sucede cuando presento una denuncia?
Sea que una denuncia se haga por teléfono o a través de la Internet, todas las denuncias son revisadas de
manera oportuna por un especialista de la Línea de ayuda de EthicsPoint quien notificará a la oficina de
Cumplimiento y ética para que ellos puedan comenzar a investigar y resolver su asunto o inquietud. Se
llevará a cabo una investigación oportuna y minuciosa. Las personas responsables de hacer un
seguimiento de su asunto son profesionales capacitados para manejar el problema con la mayor discreción
posible.
Todos los informes se ingresan en una base de datos para fines de mantenimiento de registros y
administración de casos.
¿Es segura la Línea de ayuda?
Sí, las denuncias se ingresan directamente al servidor con seguridad de EthicsPoint para evitar cualquier
posible violación de seguridad. Solamente un número muy selecto de miembros del personal de Guardian
tiene acceso a estos informes. Si su inquietud involucra una de las personas con potencial acceso a las
denuncias, entonces la denuncia será redirigida a personal alternativo de Guardian.
¿Puedo permanecer en el anonimato?
En todos los países, salvo en aquellos que prohíben las denuncias anónimas, puede elegir permanecer en
el anonimato. Sin embargo, la Oficina de C&E le insta a brindar información específica y detallada,
incluyendo su nombre. Sin información detallada, nuestra capacidad para investigar y resolver los
asuntos se puede reducir significativamente.
Si permanezco en el anonimato, ¿cómo recibiré información sobre el estado de mi caso?
Si elige hacer la denuncia de forma anónima, se le dará una clave o número de denuncia y se le pedirá
escoger una contraseña. Asegúrese de guardarlas en un lugar seguro. Posteriormente, puede utilizar su
clave de denuncia y contraseña para volver a comunicarse con EthicsPoint con el objeto de verificar el
estado de su asunto, proporcionar información adicional o responder preguntas de seguimiento de quienes
investigan el asunto.
Si un investigador desea comunicarse con usted respecto de su asunto, puede dejarle un mensaje o hacerle
una pregunta usando la clave de denuncia.
¿A quién se le permite usar la Línea de ayuda de C&E?
Todos los empleados, clientes, vendedores, proveedores y miembros del público general que tienen una
inquietud o pregunta relacionada con posibles infracciones del Código de Guardian, una política de
Guardian o la ley relacionada con Guardian pueden usar la Línea de ayuda de C&E.