CONTROL DE FORMA DE SIMPLES TRÁMITES Y EXPEDIENTES

CONTROL DE FORMA DE SIMPLES
TRÁMITES Y EXPEDIENTES
Hoja: 1 de 6
P-ST-7.1.19.-E
1. OBJETO.-
1.1. Este Procedimiento tiene por objeto establecer como se debe proceder para realizar el
Control de Forma de los Simples Trámites y Expedientes.-
2. ALCANCE.-
2.1. Este procedimiento se aplica a todo el ámbito del SUME, a través del SUAC.-
3. ANTECEDENTES.-
3.1. P-ST-7.1.1.: Procedimiento General de Simples Trámites.3.2. P-ST-7.1.2.: Procedimiento General de Expedientes.-
4. GLOSARIO.-
4.1. Control de forma : Verificación en los tramites de: caratulación, compaginación,
foliación, agregación, desglose, desdoblamiento, etc.-
5. DESARROLLO.5.1. El Agente del SUAC que recibe físicamente un Simple Trámite o Expediente de otra
Unidad de Organización, debe realizar el control de forma, el mismo consiste en verificar
que presenten todos los requisitos legales. Este control comprende:
5.2. Control de Forma del Simple Trámite:
Fecha de creación: 20/11/2007
Fecha de actualización: 24/10/2014
R:\SUAC\AreaCalidad\Calidad2014\Docu Generado por: C. Loforte (Dir.M.E.)
mentos\Cap7\7.1.19.P.ControlFormaSimpl Revisado por: V. Loforte (J. A. G Calidad)
eTramiteExpte.doc
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5.2.1. Control de Carátula: el Simple tramite debe iniciarse con carátula, conforme al
Procedimiento 7.1.9.”Procedimiento Caratulación de Simple Trámite”, la misma no
debe estar foliada.5.2.2. Control de Foliatura: Se controla la correcta foliación de las fojas que componen
el Simple Trámite, conforme al Procedimiento 7.1.10.1.”Foliación de Trámite”.5.2.3. Control de Anexado de Tramites: Se debe verificar que los trámites
incorporados físicamente estén anexados en el sistema informático y que posean la
constancia de agregación, conforme al procedimiento 7.1.13.”Anexado del Simple
Tramite y/o Expediente”.
5.2.4. Control de Carga en el Sistema: Se debe cotejar que estén cargados todos los
datos Obligatorios en el sistema, conforme al Procedimiento 7.1.5.”Carga General en
el Sistema”.
5.3. Control de forma para Expedientes:
5.3.1. Control de Armado de Expediente: se debe verificar como esta armado el
expediente conforme al procedimiento 7.1.2.4”Armado de Expedientes”.
5.3.2. Control de Movimiento de Hoja de Ruta: Se debe controlar que la unidad
anterior haya completado el movimiento de la hoja de ruta conforme al instructivo
7.1.2.5 ”Movimiento en Hoja de Ruta”.
5.3.3. Control de Foliatura: Se debe verificar la correcta foliación de las fojas que
componen el expediente, conforme al procedimiento 7.1.10.1. “Foliación de Trámite”.
5.3.4. Control de Solicitud de Carátula: verificar que la misma se encuentre según lo
establecido por la Circular Normativa Nº 01/2004.
5.3.5. Control de Desglose: Se debe verificar, en caso que hubiere, el retiro de Fojas y
reemplazo de las mismas por otra de tamaño reducido de idéntica foliación, conforme
al procedimiento 7.1.2.6. “Desglose”.
5.3.6. Control de Desdoblamiento de expedientes: Se debe verificar, en caso que
hubiere, la separación del Expediente en tantos cuerpos como fuera necesario cuando
el volumen del mismo tuviere como mínimo 200 fojas o volumen equivalente, conforme
al procedimiento 7.1.2.7:”Desdoblamiento”.-
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5.3.7. Control de Encordado de trámites: se debe verificar que los Trámites requeridos
a los efectos informativos,
acompañan al Trámite principal a resolver pero no se
incorporan al mismo, conforme al procedimiento 7.1.2.8.”Encordado de Tramite”.
5.3.8. Control de Anexado de Tramites: se debe controlar que los trámites
incorporados físicamente al simple tramite y/o Expediente estén anexados en el
sistema informático y se debe verificar la foliatura y la constancia de agregación,
conforme al procedimiento 7.1.13.”Anexado del Simple Tramite y/o Expediente”.
5.3.9. Control de Carga en el Sistema: se debe verificar que estén cargados todos los
datos en el sistema, conforme al procedimiento 7.1.5. “Carga General en el Sistema”.
5.4. Una vez controlado el tramite el Agente del SUAC coloca su firma y estampa el sello
de Recibido en la última foja del Simple Trámite o Expediente.-
Nota: En caso de verificar que el Simple Trámite o Expediente no aprueba el presente Control
de Forma actuar según lo especificado en el instructivo 8.3.1:”No Conformes Sistema
Informático SUAC”.-
6. RESPONSABILIDADES.-
6.1. De los Agentes del SUAC:
6.1.1. Efectuar los controles de forma.-
7. ANEXOS.-
7.1. Diagrama de Flujo de Control de Forma de Expedientes.7.2. Historial de Cambios.-
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7.1. Anexo 1: Diagrama de Flujo de Control de Forma.Hacer Control de
Forma.
Si
Simple Trámite
No
Control de Carátula
Control de Armado de Expediente.-
Control de Movimiento
de Hoja de Ruta
Control de Foliatura del
Trámite
Control de Foliatura del Trámite.-
Control de Solicitud de Carátula, en
caso de corresponder.
Control de Desglose de
Expedientes.-
Control de Desdoblamiento
Control de Encordado del
Expedientes
Control de Anexado
Control de Carga Previa en el
Sistema.
Colocar firma y estampar sello de
Control de Forma
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Anexo 2.: Historial de Cambios.HISTORIAL DE CAMBIOS
Fecha de
Modificación
Responsable
Versión
Actualización
15/11/2005
Versión Inicial.
Responsable
de
A
de
B
la Calidad
07/02/2007
Se creó el apartado Índice – Se modificó el documento Responsable
eliminando las Leyendas Párrafo Suprimido y confeccionando la Calidad
la tabla de Historial de Cambios (manteniendo la información
de las modificaciones efectuadas desde la creación del
documento) – Se agregó el anexo 7.2. Historial de Cambios y
el apartado 8. Índice.
15/05/2008
Se modificó el logo de gobierno del encabezado.
15/11/2011
Se modifico el tamaño de fuente de la tabla “Historial de Área Gestión de
Cambio”. Se modifico el anexo 1.-
Área del S.G.C.
C
D
Calidad.-
Se modifico el punto 5.1; se agregaron los puntos 5.2.4, 5.3.2,
5.3.7, 5.3.8.24/10/2014
En la totalidad del Procedimiento: Cuando se hacia mención a Cristina Loforte
E
un procedimiento o instructivo se detallaba como ej:“según I- Dirección
de
ST- 7.1.4” o “a lo especificado en I-ST-7.1.4”, Cambio a Mesas
de
“conforme” y se detalla si es un procedimiento y/o instructivo Entradas.
mediante numero de identificación, comillas y titulo. Ej:
conforme al instructivo 7.1.4 “Leer Nota”.
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8. INDICE.-
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
OBJETO.-........................................................................................................................... 1
ALCANCE.- ........................................................................................................................ 1
ANTECEDENTES.- ............................................................................................................ 1
GLOSARIO.-....................................................................................................................... 1
DESARROLLO.-................................................................................................................. 1
RESPONSABILIDADES.- ................................................................................................... 3
ANEXOS.- .......................................................................................................................... 3
7.1.
Anexo 1: Diagrama de Flujo de Control de Forma.- .................................................... 4
7.2.
Anexo 2.: Historial de Cambios.-................................................................................. 5
8.
INDICE.- ............................................................................................................................. 6
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Fecha de actualización: 24/10/2014
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