BI al alcance de todos – y los 10 errores a evitar en la nueva década.

BI al alcance de todos
– y los 10 errores a evitar en
la nueva década.
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QlikView | White Paper | BI al alcance de todos
Introducción
La Inteligencia de Negocio o Business Intelligence surgió hace veinte años
como herramienta de apoyo a la toma de decisiones. En un principio se vio
como algo exclusivo de analistas y ejecutivos de alto nivel, pero posteriormente ha ido evolucionando poco a poco hasta convertirse en un medio
más democrático, a medida que las organizaciones se han dado cuenta de
que los encargados de la toma de decisiones en todo tipo de áreas departamentales y niveles necesitan acceso a una información importante y
actualizada. Hoy en día se observa una fuerte tendencia hacia un ‘consumo
masivo y generalizado’ de BI. Los usuarios demandan la misma velocidad
y facilidad de uso del software que manejan en su puesto de trabajo, con el
estilo con que por ejemplo las herramientas omnipresentes como Google
han impactado en su vida personal.
En breve, una nueva generación de herramientas BI dejará atrás a una
tecnología compleja y pesada en favor de una experiencia de usuario lo más
intuitiva y satisfactoria posible. Esta última hornada de herramientas BI –
el BI 2.0 – sirve a una generación de usuarios conocedora de tecnologías
y hambrienta de información. Caracterizadas por la inclusión de una funcionalidad completamente pionera, como el análisis asociativo en memoria,
las potentes herramientas BI 2.0 están dando un enfoque más práctico,
más de “auto-servicio”, al análisis y los informes. Con ellas, los usuarios
de perfil no técnico pueden combinar información previamente no relacionada en modo alguno para lograr una visión completa y un análisis rápido,
sobre la marcha, sin ayuda del departamento TI.
Así pues, el software BI tiene todas las respuestas. Pero, puesto que muchas empresas aún perseveran en tecnologías BI 1.0 desfasadas y obsoletas,
sólo un 13% de empresas del reino Unido, encuestadas en 2009 por
NCC, afirmaron estar completamente satisfechas con sus proyectos BI.
De hecho, a pesar de haber invertido más de 7 billones en ellos en un año
(IDC), las empresas están globalmente en peor estado que nunca.
Según IDC, “los desafíos que presentan las implementaciones BI implican que muchas organizaciones habrán de luchar por desplegar herramientas BI de forma completa”. De hecho, como se detalla más adelante, hay
10 errores comunes asociados al BI 1.0 que impiden que las organizaciones
saquen pleno partido de sus inversiones en BI.
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Empezar sin un objetivo claro y definido es una mala base para un proyecto BI. Así que pregúntese a sí mismo: ¿A dónde quiere ir? ¿Es su objetivo el
objetivo correcto? Alcanzarlo ¿qué implicará para su negocio? ¿Es claro y
comprobará usted personalmente el avance?
Los objetivos han de ser específicos y alineados con sus objetivos corporativos, pero no tienen por qué ser enormes. Con la reciente investigación
de IDC, que indica que la economía volátil ha hecho que las organizaciones
se centren en proyectos más de tipo táctico, con menor gasto por adelantado y unos beneficios empresariales más tangibles, le sería de ayuda si
pudiera empezar por algunos objetivos rápidos y cercanos, fáciles de alcanzar, pero que aseguren beneficios y aprobación por parte de todos los actores implicados en las soluciones propuestas desde una fase temprana. No
obstante, el mejor BI 2.0, con herramientas como QlikView, de QlikTech,
hacen posible la implementación de proyectos a nivel global dentro de la
empresa en mucho menos tiempo que los sistemas tradicionales OLAP, así
podría escalar con rapidez y lograr resultados significativos. IDC confirmó
esto en su estudio sobre BI en 2009: “Muchas organizaciones [que entrevistamos] pudieron utilizar QlikView para desarrollar la versión inicial de sus
soluciones BI en horas o días, Así, los desarrolladores pudieron demostrar
con rapidez los beneficios corporativos iniciales. La mayoría de organizaciones continuaron luego sus esfuerzos de desarrollo de una forma interactiva, mientras trabajaban bajo la dirección de una estrategia BI global”.
El valor de las implementaciones en BI puede medirse de forma muy
simple en términos de Retorno de la Inversión, pero si comienza con objetivos vagos, intangibles, su proyecto perderá el impulso.
Caso real:
ING Lease UK recientemente demostró el valor de definir su
objetivo claramente cuando implementaron QlikView. “Nos
centramos en la cuestión empresarial más básica: ¿de dónde vienen
los ingresos de la compañía?” dice su Director Ejecutivo, Chris
Stamper.
“Ahora disfrutamos de una transparencia total al entender a
fondo los indicadores de pérdidas y beneficios, y comprendemos la
rentabilidad en más de 100 dimensiones, entre las que se incluyen
cliente, canal, tamaño de deal y perfil de riesgo. Fundamentalmente, lo que ha hecho es fomentar lo que percibíamos como lo más
importante para el negocio, liberar a los trabajadores del conocimiento para que se concentren en realizar el análisis correcto y
tomar las decisiones correctas, en lugar de simplemente compilar y
marear los datos”.
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Error 1
No identificar claramente
el objetivo empresarial
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Error 2
No reconocer que el
BI también requiere gestión
del cambio
Error 3
No implicar a las personas
que necesita en el cambio
El éxito de un proyecto BI depende enormemente de cómo sea la implicación de los usuarios corporativos en el proceso. Si los ignora estará
asumiendo un riesgo: una fuerza de trabajo que no está debidamente
informada e implicada en los planes de cambio es probable que se resista
a lo desconocido. Además, el BI trata fundamentalmente de cambiar el
comportamiento, igual que los procesos. Uno de los objetivos de muchos
proyectos BI es crear una cultura de mejora continua, pero si no explica a
sus empleados los beneficios, ello podría llevarles a un mal entendimiento.
La gestión del rendimiento no es una vara para azotar a sus empleados;
como su propio nombre indica, se trata de gestionar el rendimiento, más
que medirlo. Utilizada correctamente, puede ser muy motivadora, implica
que todo el mundo pueda ver la contribución que está haciendo y que las
personas puedan ser premiadas por sus éxitos.
Así que tenga a su gente al tanto e implíquelos cuanto antes. Esos
rápidos logros darán la impresión de un rápido avance y les mantendrán
motivados para implementar los cambios. No se atasque en los detalles
técnicos del proyecto, sino céntrese más bien en formar a la gente que lo
utilizará. Las tecnologías BI 2.0 están en una mejor posición para atraer el
cambio porque se prestan a un rápido despliegue y son de manejo intuitivo.
Los recursos de su empresa estarán más libres para dedicarse a un programa eficaz de gestión del cambio, en lugar de ponerse varias semanas a
construir una aplicación, y verá una rápida revalorización en el tiempo.
El BI solía ser propiedad exclusiva de los departamentos TI y financiero,
pero en la nueva década todo el mundo, desde los miembros del equipo
directivo hasta los operarios de planta, deberían poder acceder libremente
a la información que necesitan. Este enfoque o modelo de “auto-servicio”
está superando al modelo anterior tradicional del BI 1.0, el cual se centraba
en la provisión de informes estáticos – predefinidos por el equipo TI
– y los cuales se quedaban anticuados tan pronto como se remitían y tan
sólo satisfacían las necesidades de una escasa élite de usuarios expertos.
La facilidad de uso también está conduciendo a una nueva era del Business
Intelligence colaborativo, donde las organizaciones están ampliando el
alcance de sus estrategias BI para pasar a incluir el intercambio de información entre partes externas e internas. Anthony Deighton, de QlikView,
dice: “El Business Intelligence colaborativo puede mejorar cualquier sector
industrial. Hemos visto la información en manos de los usuarios impactar
todo, desde la eficacia de la cadena de suministros hasta acelerar la acogida
de los pacientes en una sala de emergencias”.
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Caso real:
The Henderson Group, propietarios de la cadena minorista SPAR
y otras franquicias, implementaron QlikView con la intención
de hacer la información accesible a todo el mundo, desde el
primer hasta el último puesto. Tras haber identificado algunos
objetivos fáciles desarrollaron 60 aplicaciones para emplearlas
en todas las áreas de la compañía, incluyendo los supermercados
de su propiedad y otros de terceros. Andrew Logan, el director
de servicios de información de la empresa indicó que “la gente
se mataba por conseguir la herramienta porque les facilitaba su
trabajo enormemente”.
... Y, antes que eso, obstaculizar y no permitir cualquier tipo de transparencia. Dicho de una manera muy simple, si no sabe en dónde está ¿cómo
puede mejorar? Una falta de visibilidad conduce a excusas de postergación,
pérdida de oportunidades y una cultura en la que nadie es responsable
y nadie está preparado para hacer frente y tomar medidas.
La transparencia debería por tanto ser a nivel individual y no departamental. Como señala IDC: “Muchas iniciativas BI fracasan porque
la organización aún no está preparada para la transparencia de su información, puesto que muchas de sus estructuras de poder se relacionan con
personas que ‘poseen’ la información que han producido ellos mismos
y que atesoran en sus sistemas. Aunque éste no es un tema tecnológico, la
buena tecnología puede activar la transparencia si la organización reconoce
su necesidad de la misma. “Mostrar a la gente los efectos de su rendimiento
les motiva para lograr más y un sencillo cuadro de mando proporciona una
representación gráfica de fácil lectura de las métricas que más les interesan.
Atrás quedaron los días en que sólo se medían las métricas financieras: las
nuevas tecnologías BI permiten aplicar los mismos niveles de análisis a una
amplia variedad de áreas para una visión verdaderamente holística de su
negocio. La capacidad de rastrear métricas financieras como pérdidas
y beneficios, flujo de caja e información general de libros mayores es algo
que se presupone. Otras métricas operacionales fundamentales, como asignación de recursos y planificación de la producción se están volviendo cada
vez más comunes. Pero lo mejor de las nuevas tecnologías BI es que están
posibilitando áreas completamente nuevas de análisis – métricas medioambientales, por ejemplo, que evalúan las condiciones de mercado o factores
externos como responsabilidades de importación/exportación. En la nueva
década incluso las métricas sociales serán mensurables: su BI registrará y
clasificará menciones en Twitter o rastreará la percepción pública de su
marca.
Error 4
No permitir una transparencia
en tiempo real…
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Error 4 continuación
Error 5
No tomar medidas
Error 6
Perder control
Es éste un campo completamente nuevo para la Inteligencia de Negocio,
la cual en el pasado se veía limitada por el tiempo y los recursos implicados en la medición de las métricas financieras más elementales. Rastrear
métricas sociales y medioambientales creará toda una nueva dimensión de
profundización analítica, a medida que las empresas buscan diferenciarse a
sí mismos de formas nuevas e innovadoras.
La visibilidad sin acción es inútil. Pero cuando los proyectos tardan mucho
en implementarse, el buen momento se pierde y puede ser muy fácil dejar de
actuar sobre la valiosa información que se está produciendo. Es responsabilidad del director y los ejecutivos financieros, de marketing, TI, etc.
demostrar su compromiso con la acción inteligente. Establecer reuniones
formales y revisar las estructuras en curso crea un fuerte bucle de feedback
– el BI debería emplearse no sólo para comprender dónde estamos sino
también para medir el éxito de las acciones resultantes.
Sólo tomando medidas, pasando a la acción, registrando su actividad
y midiendo el progreso se conseguirá mantener a los demás motivados e
implicados. No tiene mucho sentido disponer de estas nuevas capacidades
si no las utilizamos para mejorar y si no podemos demostrar su valor. Así
que actúe mientras pueda y verá y apreciará los beneficios.
En efecto, el BI es una herramienta tan potente que las organizaciones a
menudo se ven simplemente desbordadas por su potencial. Igual que un
niño en una tienda de dulces, la tentación es a veces picar de todo lo que se
ve a mano. Trate de concentrarse en lo que es relevante y útil, más que simplemente en medir, registrar y divulgar datos por el mero hecho de hacerlo,
y recuerde no perder nunca de vista sus objetivos: la intención es convertir
sus datos en crudo en información útil, procesable, no crear aún más datos.
Así pues, mantenga las cosas simples y dedique tiempo a elegir los indicadores de rendimiento o KPIs correctos para su negocio, más que rastrear
simplemente todas las métricas interesantes. En un informe de 2009 sobre
BI y gestión del rendimiento realizado por analistas de The Aberdeen
Group, los autores señalaban que “los negocios prosperan o fracasan según
la eficacia de sus KPIs. Los ejecutivos sienten cada vez más la presión por
establecer las métricas correctas en todas las áreas de su negocio y las
empresas de mejor rendimiento son dos veces más proclives a incorporar
revisiones de su actual estrategia de KPIs”.
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Se requiere un alto nivel de input o información de entrada para que los
proyectos se mantengan en curso y todos los participantes motivados. Las
estrategias BI más progresivas se encuentran en un estado de constante
desarrollo: más que avanzar hacia la construcción de un ‘big bang’ están
inmersas en una cultura de mejora continua. En este enfoque de pasos
constructivos, la comunicación resulta esencial, independientemente de
cuan buenas o malas sean las noticias. Los factores fundamentales de éxito
deberían medirse y rastrearse de continuo y los recursos a nivel directivo
para esto deben asignarse desde el primer día. Una supervisión consistente
y dedicada por parte de los superiores demuestra la importancia del proyecto y ayuda a establecerlo en la cultura de empresa y en los valores de
la compañía.
Como resulta evidente de lo anteriormente expuesto, aportar valor en
escasas semanas o días significa dar a las personas la motivación para
cambiar su comportamiento. La tecnología escogida deberá por tanto reflejar esta metodología. La tecnología que es compleja, pesada, torpe o que
depende fuertemente de la función TI hace difícil demostrar el valor con
rapidez, así como mantener el buen momento y el entusiasmo. Y aún así,
no obstante, muchos directores TI y ejecutivos gastan millones en activos
tóxicos para su empresa, que consumen un exceso de recursos, tales como
OLAP y data warehouses que requieren extensos equipos para el desarrollo
de informes pre-definidos. La tecnología cara y obsoleta como ésta es la
razón por la que más del 50% de los proyectos de Business Intelligence no
logran proporcionar los beneficios esperados (Gartner).
Tal como afirma un informe de 2009 de IDC sobre el éxito y valía del
BI: “Lo que las organizaciones necesitan es una forma rápida de crear un
prototipo y construir unas aplicaciones BI que sean simples y fáciles de
manejar, pero lo suficientemente potentes al mismo tiempo como para
suministrar una información detallada y procesable”.
Las herramientas BI 2.0 ponen el ímpetu del cambio en manos del usuario. Encabezada por QlikView – descrito por Gartner como ‘la herramienta
BI más rentable del mercado – esta nueva generación de tecnología ‘de autoservicio’ es más capaz de realizar un despliegue centrado en las personas
porque es sencilla de utilizar y sus beneficios son visibles de inmediato.
Y no es sólo en las etapas de despliegue e implementación donde QlikView muestra un enfoque de ‘el usuario primero’: Al incorporar la única y
exclusiva Lógica Asociativa de Consulta (Associative Query Logic),– protegida mediante patente – QlikView permite a los usuarios explorar sus
datos, desplazándose por las ideas y asociaciones de una forma creativa,
productiva, no lineal.
El experto en psicología Dr. Peter Hughes explica: “AQL se desarrolló
para reflejar mejor la forma de funcionamiento de la mente humana. Este
enfoque único permite un análisis flexible de los datos, en lugar de definir
sus parámetros de forma rígida – así que a menudo otorga respuestas a
preguntas que los usuarios ni siquiera habían pensado”.
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Error 7
Falta de supervisión
continuada por parte
de los directivos
Error 8
Desplegar la tecnología
inadecuada
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Error 9
No utilizar un marco
de implementación práctico
y simple
Seleccionar con cuidado la tecnología más adecuada ayudará a evitar muchos problemas potenciales.
Pero aún así, no obstante, resulta esencial implementarla de forma
simple y pragmática. Los proyectos pequeños, ágiles, centrados, es menos
probable que consuman excesivos recursos y buena voluntad, así que
céntrese en objetivos sencillos y asegúrese de que cuentan con los recursos
apropiados. Los usuarios necesitarán formación, por supuesto, pero si esa
formación les lleva más de tres días ya sabe que esa no es la tecnología más
adecuada.
Recuerde: usted busca alcanzar rápidamente sus objetivos, no una implementación técnica. El ROI habrá de ser su máxima prioridad, así que el
tiempo de amortización habrá de medirse en días.
Caso real:
WH Smith, uno de los grupos minoristas líderes en el Reino
Unido, inicialmente desplegó QlikView a 15 usuarios y tenía su
primera aplicación lista y funcionando en 4 semanas. El sistema
fue adoptado con rapidez por toda la empresa, y ahora QlikView
se emplea para analíticas demográficas de clientes, ventas, mejores
productos, precios, tasas de entrega conforme a lo acordado/prometido y promociones de marketing. La implementación no requirió ningún tipo de formación formal. “En la primera semana de
implementación,” comenta Stuart Rivett, Director de Operaciones
Directas, “estábamos consultando áreas de estadísticas de negocio
que no habíamos interrogado nunca antes”.
Error 10
Tomar el camino
de la mínima resistencia
Las estrategias eficaces de BI implican abrazar el cambio. Implican afrontar los problemas y las preguntas que necesitan respuesta, pero que no se
atreve a preguntar. A veces le obligan a tomar decisiones duras o requieren
que se supere la resistencia de personas y departamentos que son protectores con sus datos, lo cual significa que el camino para la adopción puede
ser engañoso y difícil de negociar en determinadas partes.
Pero puede confiar en el BI. Le da una vista única y definitiva de la
verdad, así que por fin podrá tomar decisiones basándose en hechos, más
que en intuiciones. A veces lo que revela sorprende a todo el mundo: durante una presentación para un importante proveedor de telefonía móvil,
por ejemplo, QlikView descubrió 3 millones de libras en gastos que no se
deberían haber abonado.
La clave está en tomar decisiones y pasar a la acción cuando su BI le
muestre la necesidad de hacerlo.
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“La Inteligencia de Negocio es una prioridad indiscutible para la mayoría de organizaciones”, dice Rita Sallam, directora de investigación de
Gartner; un hecho que se explica por el crecimiento anual del 17% que se
espera en el sector BI, según un reciente informe de mercado. Pero mientras los beneficios y el potencial se hacen patentes, hay riesgos asociados a
elegir tecnología muy compleja y no aplicar un programa eficaz de gestión
del cambio durante la implementación.
Los errores aquí descritos surgen en gran parte como resultado de
concentrarse demasiado en el aspecto tecnológico de un proyecto BI y
descuidar la gestión del cambio en el comportamiento y la cultura corporativa que conlleva. Se deduce por tanto que dichos errores son más fáciles de
evitar si elegimos una tecnología intuitiva, que sea rápida de implementar y
de fácil manejo; una de las nuevas herramientas BI de nueva generación que
enfatiza el auto-servicio en la exploración de los datos y la colaboración, en
lugar de cargarse con una fuerte dependencia del departamento TI.
Estos nuevos conceptos, que se encuentran presentes en herramientas
progresivas, de ‘consumo masivo’, como QlikView, están muy lejos de las
tradicionales tecnologías basadas en OLAP, que costaban millones a las
empresas pero fallaban en suministrar los niveles de análisis prometidos.
Dichas tecnologías se están viendo rápidamente como un software costoso,
inútil y atrasado y fuera de sintonía con las necesidades de las organizaciones modernas y dinámicas.
También es importante comprender con claridad que es lo que se espera
exactamente de la nueva tecnología, los problemas que debería resolver y
los objetivos que contribuirá a alcanzar. Sólo entonces se podrá medir su
éxito con eficacia.
Y con los objetivos correctos, ese éxito se hará evidente cuando más lo
necesite. Con un personal más capacitado, analítico, motivado y entusiasta. Con unos procesos y una asignación de recursos más eficaces.
Continuamente mejorando el rendimiento y la profundidad de análisis
de nuevas oportunidades.
Así pues ¿cuáles son sus objetivos? ¿Qué significarían para su negocio?
Empiece a pensarlo hoy mismo, porque sea lo que sea que desee alcanzar,
el Business Intelligence 2.0 le ayudará a llegar ahí.
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Conclusión
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