Editada por el Centro de Información y Gestión Tecnológica. CIGET Pinar del Río Vol. 15, No.1 enero - marzo, 2013 ARTÍCULO ORIGINAL El Control Interno en la Educación Superior con enfoque en el Proceso Docente Educativo The Internal Control in the Superior Education with focus in School Educational Process Yadisbel Arencibia-Rivera1, Yosvany Barrios-Hernández2, Nexos Cabrera-Padrón3, Osvaldo Domínguez-Junco4, Naidelys García-Delgado5 Universidad Hermanos Saíz Montes de Oca. Calle Martí # 270, final. Pinar del Río. Cuba. CP20100, 1Licenciada en Contabilidad y Finanzas. Profesor Asistente E-Mail: [email protected]. Teléfono 779360. Master en Dirección de Empresas. Profesor Auxiliar E-Mail: [email protected]. Teléfono 2 754289. 3Licenciada 4 en Contabilidad y Finanzas. E-Mail: [email protected]. Teléfono 779360. Dr. en Ciencias Forestales. Profesor Titular, E-Mail: [email protected] Teléfono 754289. 5Licenciada en Contabilidad y Finanzas. Profesor Instructor, E-Mail: [email protected] Teléfono 779360. RESUMEN Los últimos años se han caracterizado por la ocurrencia de cambios científicos y tecnológicos, propiciando la aparición de fenómenos como: la globalización, la polarización y otros de carácter económico- social. 8 Revista Avances Vol. 15 (1), ene-marzo, 2013 Frente a los procesos de globalización, los países necesitan nuevos enfoques y políticas para fortalecer su capacidad de negociación, fomentar su competitividad y mejorar su inserción en la economía internacional. Un aspecto a tener en cuenta para alcanzar estos propósitos es el proceso de control. El control se ha convertido en un proceso cotidiano de las instituciones empresariales y las Instituciones de Educación Superior no se encuentran ajenas a ello, por lo tanto se hace necesario crear una cultura de control; debemos lograr que se tome conciencia acerca de su importancia. Realizar un adecuado proceso de Control Interno proporciona credibilidad y confianza a los clientes. Las Instituciones de Educación Superior de nuestro país se han caracterizado durante años por los controles esencialmente contables; los cuales van dirigidos a los recursos de la organización y están diseñados fundamentalmente para detectar los errores ocurridos y no para prevenirlos. El control a los procesos universitarios esta dirigido a los resultados a alcanzar, a partir de lo planificado en los objetivos de trabajo a nivel institucional. El objetivo de este artículo es ofrecer los aspectos que demuestran la situación del Sistema de Control Interno con enfoque en el Proceso Docente Educativo en las Instituciones de Educación Superior a partir de las deficiencias detectadas en el diagnóstico realizado basándose en la Resolución 60/2011. Palabras claves: Control Interno, Proceso Docente Educativo ABSTRACT Last years they have been characterized by the occurrence of scientific and technological changes, propitiating the appearance of phenomenons like: the globalization, the polarization and others of economic - social character. In front of the globalization processes, the countries need new focuses and politicians to strengthen their negotiation capacity, to foment their competitiveness and to improve their insert in the international economy. An aspect to keep in mind to reach these purposes is the control process. The control has become a daily process of the managerial institutions and the Superior Education Institutions are not unaware to it, it is necessary to create a control culture; we should achieve it to take conscience about its importance. To carry out an appropriate process of Internal Control provides credibility and trust to the clients. The Superior Education Institutions of our country have been characterized during years by the essentially countable controls; which go directed to the resources of the organization 9 Revista Avances Vol. 15 (1), ene-marzo, 2013 and they are designed fundamentally to detect the happened errors and it doesn't stop to prevent them. The control to the university processes this directed to the results to reach, starting from that planned in the work objectives at institutional level. The objective of this article is to offer the aspects that demonstrate the situation of the System of Internal Control with focus in the School Educational Process in the Superior Education Institutions starting from the deficiencies detected in the carried out diagnosis being based on the Resolution 60/2011. Key words: Internal Control, School Educational Process _______________________________________________________________ INTRODUCCIÓN En la actualidad se ha incrementado la ocurrencia de cambios científicos y tecnológicos producto al constante desarrollo que ha vivido el mundo en los últimos años, propiciando la aparición de fenómenos dentro de los que podemos citar: la globalización, la polarización, la marginación y otros de carácter económico- social. Estos fenómenos afectan la economía, las finanzas, la educación, la cultura, la política, el desarrollo científico y tecnológico; convirtiéndose los dos últimos en la fuerza impulsora de dichos fenómenos, con el desarrollo de las comunicaciones, la computación y la información. Nuestro país no está exento a la situación mundial existente, el desarrollo económico y social se ve afectado no solo por los fenómenos surgidos en los últimos años, sino también por las demandas de la competencia internacional. Frente a los procesos a estos fenómenos, los países necesitan nuevos enfoques y políticas para fortalecer su capacidad de negociación, fomentar su competitividad y mejorar su inserción en la economía internacional. Un aspecto a tener en cuenta para alcanzar estos propósitos es el proceso de control. El Control Interno se ha convertido en un proceso cotidiano de las instituciones empresariales y las Instituciones de Educación Superior no se encuentran ajenas a ello, por lo tanto se hace necesario crear una cultura de control. Las instituciones de Educación Superior existen esencialmente para formar profesionales que puedan resolver los problemas fundamentales que demanda el desarrollo social. El principal problema que la sociedad le formula a las instituciones de Educación Superior se refiere a la necesidad de que las personas que dirigirán la sociedad deben poseer alta formación profesional, capacidad y consecuente conciencia ética. Por lo tanto, el objetivo más general de las 10 Revista Avances Vol. 15 (1), ene-marzo, 2013 universidades debe ser la formación y superación continua de esas personas (Álvarez, C. y Sierra, V. 1997). MATERIALES Y MÉTODOS El método histórico-lógico se utilizó para la determinación de las particularidades y tendencias de las investigaciones relacionadas con el tema, el establecimiento del marco conceptual y los elementos fundamentales que caracterizan el Control Interno. El método de análisis documental permitió realizar la valoración de la bibliografía relacionada con el tema, así como para el desarrollo de la investigación. El método dialéctico–materialista presentar la importancia del Control Interno en las Instituciones de la Educación Superior. Se realizaron encuestas a profesores y cuadros de las Facultades con el objetivo evaluar el estado actual de los procedimientos de Control Interno en el Proceso Docente Educativo en las Facultades y entrevista a los Vicedecanos de Formación del Profesional y otros cuadros de las Facultades para determinar el funcionamiento y desarrollo del Proceso Docente Educativo a nivel de Facultad, a partir del conocimiento de los encargados de dirigir el proceso. RESULTADOS Y DISCUSIÓN El proceso de Control Interno en las Instituciones de Educación Superior. El Control Interno ha sido interés de la sociedad y de las organizaciones desde hace mucho tiempo; es por ello que existen diferentes autores que se han encargado de realizar estudios para determinar los diversos enfoques y terminologías más aceptados acerca del Control Interno, lo que ha permitido que al pasar del tiempo se hayan planteado distintas concepciones acerca del mismo, sus principios y elementos. En época de los Médicis, en el siglo XV, estos introdujeron un control sobre las cantidades de materias primas puestas en fase de fabricación, en sus fábricas de tejidos, cotejando las cantidades suministradas a cada puesto de trabajo con las unidades fabricadas por el mismo. Como se aprecia el control no tenía más objetivo que limitar el riesgo de errores y fraudes, manteniéndose este enfoque hasta finales del siglo XIX. (Cañibano Calvo, L. y otros 1983). El crecimiento de la actividad económica y la aparición de las grandes organizaciones empresariales, abarcando una gran variedad de operaciones técnicas especializadas y contando con un gran número de trabajadores y delegaciones en diferentes puntos 11 Revista Avances Vol. 15 (1), ene-marzo, 2013 geográficos, han propiciado una evolución en la concepción del Control Interno. (Meigs, W. B. 1971). El Control Interno se ha convertido en un tema de gran importancia en la actualidad, las circunstancias actuales han propiciado la necesidad de que diferentes partes profundicen en el estudio y perfeccionamiento de los aspectos relacionados con el mismo, lo que ha provocado que existan diferentes definiciones: “El Control Interno comprende el plan de organización y todos los métodos y procedimientos que en forma coordinada se adoptan en un negocio para salvaguardar sus activos, verificar la razonabilidad y confiabilidad de su información financiera, promover la eficiencia operacional y provocar la adherencia a las políticas prescritas por la administración” (Gómez Morfin, J. 1968). En Cuba a través de la historia han existido diferentes cuerpos legales que han establecido los procesos de Control Interno. El origen de estos cuerpos legales data desde el 1974 con el tribunal de cuenta hasta el 2011 con la Resolución 60/11 (Contraloría General de la República) donde expresa: El Control Interno es: “el proceso integrado a las operaciones con un enfoque de mejoramiento continuo, extendido a todas las actividades inherentes a la gestión, efectuado por la dirección y el resto del personal; se implementa mediante un sistema integrado de normas y procedimientos, que contribuyen a prever y limitar los riesgos internos y externos, proporciona una seguridad razonable al logro de los objetivos institucionales y una adecuada rendición de cuentas”. Desde nuestro punto de vista coincidimos con la Resolución 60/11 cuando plantea que Control Interno es considerado un proceso integrado a las operaciones efectuadas por la dirección y el resto del personal de una entidad, para proporcionar apoyo en el logro de los objetivos, basándonos en este aspecto se puede observar lo necesario que es crear una cultura de control en las Instituciones de Educación Superior para facilitar su funcionamiento y desarrollo. La implementación de la Resolución 60/11 es un proceso que en la actualidad no ha concluido, en las Instituciones de Educación Superior existen deficiencias en el cumplimiento de las normas que forman parte de los componentes de Control Interno que son definidos por la resolución antes mencionada. Seguidamente se presentan los resultados del diagnóstico que fue realizado para corroborar la situación actual del Sistema de Control Interno en las Instituciones de Educación Superior y posteriormente se expondrán los aspectos en los que se pueden trabajar para erradicar esta situación. 12 Revista Avances Vol. 15 (1), ene-marzo, 2013 Durante la etapa de captación de información, se emplearon diferentes técnicas y procedimientos para diagnosticar la implementación de las normas y componentes de Control Interno en los diferentes procesos que se gestionan en las Instituciones de Educación Superior; entre dichas técnicas se encuentran la revisión documental, las observaciones y la aplicación de encuestas y entrevistas. Es importante la existencia y el conocimiento de un Sistema de Control Interno, que ayude a la organización, supervisión y control del proceso Docente Educativo. Después de realizado el diagnóstico se evidencia la siguiente situación, que se muestra seguidamente por cada uno de los componentes de Control Interno: Componente # 1: Ambiente de Control. Se elaboran los planes de trabajo anual hasta el nivel de Facultad, no siendo así a nivel de Departamento y Centro de Estudio. Los planes de trabajo mensual solo se elaboran a nivel de Universidad, asumiéndose esté en cada una de las restantes áreas. El presupuesto es realizado por el departamento económico, el cual realiza la desagregación del mismo hasta las Facultad, en ese nivel no se realiza la desagregación del presupuesto por Departamentos, Centros de Estudios, etc. Por área no están definidas cuales son las partidas más importantes a ese nivel, ni se tiene establecido un sistema de control o evaluación en los espacios colectivos de dirección. Se desconocen los métodos o formas para realizar la desagregación del presupuesto lo que provoca en ocasiones incumplimiento o inejecuciones del presupuesto. Los procesos fundamentales no cuentan con un manual de normas y procedimientos, se trabaja a partir de las resoluciones y reglamentos emitidos por el Ministerio de Educación Superior. El reglamento orgánico no está completo, las áreas inferiores de la estructura no están representadas en el mismo. No todos los puestos de trabajo cuentan con un diseño adecuado ni están debidamente documentados. Componente # 2: Gestión y Prevención de Riesgos En las áreas y cargos inferiores de la estructura no están definidas las funciones, los deberes y atribuciones de los responsables de las mismas. Se detectó que existe similitud entre los riegos de las diferentes áreas de la institución e incluso entre el Plan de Prevención de los departamentos y áreas con el de las Facultades y en ocasiones con el de la Universidad. 13 Revista Avances Vol. 15 (1), ene-marzo, 2013 Se encontró que no en todos los casos las medidas a tomar son acciones planificadas para controlar el riesgo, sino que son funciones que les corresponden a las personas por sus responsabilidades en cada estructura del proceso. Componente # 3: Actividades de Control. No se realiza una actualización sistemática de las actas de responsabilidad material. No existe en algunas áreas carteles de limitaciones de accesos, ni está establecido el personal autorizado a acceder a cada una de ellas. La rotación del personal en las tareas claves, solo es realizado por el personal en adiestramiento o algunos casos muy específicos. Componente # 4: Información y comunicación. Se indica que los cuadros deben rendir cuenta en sus áreas correspondientes, aunque no existe documentación al respecto que valide o asegure que esto se está cumpliendo. Las rendiciones de cuenta se hacen en espacios reducidos, generalmente consejo de dirección o comisión de cuadros. Componente # 5: Supervisión o monitoreo. No se evidencia que el comité de control realice controles a la efectividad del Plan de Prevención en las áreas subordinadas, como indicador para medir la eficiencia de los controles internos. En las áreas no existe una estructura que realice un trabajo similar y contribuya al perfeccionamiento del sistema de Control Interno a ese nivel. En el diagnóstico realizado se detectaron una serie de deficiencias que han sido expuestas anteriormente de forma resumida; a partir de estos resultados se trabajara en realizar una propuesta que contribuya al perfeccionamiento del Sistema de Control Interno establecido actualmente. La propuesta de perfeccionamiento que se realiza no abarcará la totalidad de las deficiencias detectadas en el diagnóstico realizado, sino que se concentrará en los puntos que a nuestro criterio pueden aportar más al Control Interno en este nivel, teniendo como eje central el Proceso Docente Educativo. A continuación mostramos a partir de cada uno de los componentes de Control Interno y por cada una de las normas que lo integran, el trabajo que se propone que sea realizado: Componente # 1: Ambiente de Control. Norma 1: Planeación, planes de trabajo anual, mensual e individual. En esta norma la propuesta va encaminada a realizar la planificación y desagregación del presupuesto en las áreas. Norma 2: Integridad y valores éticos. 14 Revista Avances Vol. 15 (1), ene-marzo, 2013 La propuesta en esta norma es diseñar las normas y procedimientos para el Proceso Docente Educativo. Norma 3: Idoneidad demostrada. En esta norma se propone que se implementen los perfiles de cargos o profesiogramas, pasando de los tradicionales, a diseñar perfiles de cargos por competencias que tributen o garanticen la idoneidad de nuestros dirigentes y trabajadores y nos permita trabajar con aquellos que aún no reúnen todos los requisitos. Componente # 2: Gestión y Prevención de Riesgos En este componente, al igual que se hizo en el diagnóstico, se trabaja de forma integrada las tres normas que lo constituyen La propuesta de perfeccionamiento se basa en la que se utilice una metodología de gestión de riesgo para trabajar en todas las áreas que permita homogenizar el trabajo y realmente hacer una gestión integral de los riesgos de la organización. Se propone perfeccionar el mapa de riesgo por proceso, utilizando la matriz de gestión por proceso, como complemento al Plan de Prevención de Riesgo. Componente # 3: Actividades de Control. Norma 3. Acceso restringido a los recursos, activos y registros. La propuesta en esta norma será definir los niveles de accesos y personal autorizados en cada área. Norma 4. Rotación del personal en las tareas claves. En esta norma se propone un procedimiento para realizar la rotación del personal después del período de adiestramiento y los niveles por los que debe rotar el cuadro o la reserva para ocupar determinadas responsabilidades. Componente # 5: Supervisión o monitoreo. Norma 2. Comité de prevención y control. En esta norma la propuesta va encaminada a definir una estructura en las áreas que garantice una evaluación sistemática y eficiente del sistema de Control Interno, contribuyendo a su perfeccionamiento continúo. La propuesta se realiza sobre estas normas en función del perfeccionamiento del Sistema de Control Interno, teniendo como base u objeto de estudio el proceso de Formación del Profesional, pero partiendo del principio que todo lo que se proponga tenga un carácter general e integrador, aplicable por igual a cualquier estructura en la organización. De forma general, se puede plantear que desarrollando la propuesta que se muestra en este artículo se puede perfeccionar el Sistema de Control Interno en las Instituciones de Educación Superior con enfoque en el Proceso Docente Educativo, principalmente en las 15 Revista Avances Vol. 15 (1), ene-marzo, 2013 estructuras inferiores de la organización que es donde se detectaron mayoritariamente las deficiencias expuestas en este trabajo. CONCLUSIONES El Control Interno se ha convertido en un proceso cotidiano de las instituciones empresariales, mantener una cultura de control y tomar conciencia acerca de la importancia del Control Interno en una institución, ya sea empresarial o educacional; es la tarea de orden en la actualidad. La verificación y revisión inherente a un buen sistema de Control Interno proporcionan protección contra las debilidades humanas y reducen la posibilidad de que ocurran errores e irregularidades. El control en las instituciones de Educación Superior en nuestro país se ha caracterizado durante muchos años por los controles fundamentalmente contables. Estos controles van dirigidos a los recursos de la organización y están diseñados fundamentalmente para detectar los errores ocurridos y no para prevenir. El diagnóstico realizado confirmó que en las Instituciones de Educación Superior, existen determinadas deficiencias en el funcionamiento del Sistema de Control Interno con enfoque en el Proceso Docente Educativo. 1. Teniendo en cuenta las deficiencias detectadas en el diagnóstico realizado, se elaboró la propuesta para el perfeccionamiento del sistema, dirigiéndola al completamiento o mejoramiento de las acciones o documentación que garantizan el cumplimiento de estas normas y por ende del Sistema de Control Interno. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS Álvarez, C. y Sierra, V., 1997, La universidad. Sus procesos y su evaluación institucional. Pedagogía Universitaria. Ediciones MES. La Habana, Cuba. Cañibano Calvo, L., y otros, 1983, Curso de auditoría contable (tomo Y), Madrid, ICE, Pág.30. Componentes de Control Interno en la Resolución 60/11 de la Contraloría de la República. 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