La importancia del énfasis estratégico de los proyectos

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Academia
DIRECCIÓN DE PROYECTOS
La importancia del énfasis
estratégico de los proyectos
LA DIRECCIÓN DE PROYECTOS ES UNA FILOSOFÍA DE GESTIÓN APLICABLE A TODAS LAS
ÁREAS DE UNA ORGANIZACIÓN EMPRESARIAL
La Dirección de proyectos no es
sólo para el “director de proyecto”,
Alfonso
Bucero, PMP*
PRESIDENTE
PMI Madrid Chapter
U
na de las mayores quejas de
proyectos a esponsorizar, los
a todas las áreas de una
proyectos a añadir, o los proyectos a
organización empresarial. Ese es el
eliminar del portafolio (o cartera) de
principal fallo por el que las
proyectos basado en la información
empresas, aún gastando mucho
acerca de hitos, costes en curso, y
dinero en formar a sus directores de
recursos. Un punto fuerte de este
proyecto, fallan en la implantación
proceso es el establecimiento de
de un proceso de gestión de
prioridades con arreglo a los criterios
proyectos.
establecidos y a la disponibilidad de
recursos.
es la aparición aleatoria de
organizaciones. Dichos “directores de
Algunas empresas multinacionales,
La importancia
del énfasis estratégico
proyecto” parecen estar preocupados
por la inexistencia de una estrategia
las reuniones mensuales sobre los
es una filosofía de gestión aplicable
los “directores de proyecto”
nuevos proyectos en las
Dicho equipo toma decisiones durante
por ejemplo, utilizan lo que llaman el
“Consejo” (Council) para establecer
una dirección estratégica para sus
Empresas como DuPont, Pacific
proyectos. Un “Council” puede ser
coherente y de que los directivos no
Bell, y muchas otras utilizan un
permanente o temporal, y formado
sean conscientes del número de
proceso de “excelencia del ciclo de
para resolver temas estratégicos.
proyectos que se están abordando al
vida de producto”. En este proceso
Como resultado, un “Council”
mismo tiempo. Como consecuencia,
hay una estructura que facilita al
involucra normalmente a la alta
algunos profesionales perciben que
equipo de dirección el gestionar
dirección. Usualmente su papel es
están trabajando con intereses
conjuntos de proyectos, así como
fijar la dirección, gestionar proyectos
contrapuestos, en muchos proyectos
proyectos individuales. La estructura
múltiples o un conjunto de proyectos,
innecesarios, y en general en
incluye gestión de equipos
y ayudar en la resolución de
demasiados proyectos. Dar a los
multifuncionales conocidos como el
problemas e incidencias
proyectos un énfasis estratégico
“Comité de Acción de Productos”.
organizativas.
ayuda a resolver dichos sentimientos
Este equipo establece los criterios
Conseguir que los altos directivos
y es el primer paso para crear un
para determinar en qué proyectos
de una organización trabajen juntos
entorno donde los proyectos tengan
trabajar y determina los criterios de
es un auténtico reto. Déjenme que
éxito en cualquier organización.
decisión a lo largo del ciclo de vida.
les dé un ejemplo: En la década de
(*) Alfonso Bucero es Socio Director de Bucero PM Consulting
nº 19 febrero 2008
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como éste, pero las estructuras
burocráticas a veces impiden el
éxito. Desarrollar la cooperación
requiere que los directivos vean los
proyectos como un sistema
interrelacionado de actividades,
combinadas para conseguir un
Desarrollar la cooperación
requiere que los directivos
vean los proyectos como
un sistema interrelacionado
de actividades con un
objetivo
objetivo común. El objetivo común
usualmente es conseguir
implementar la estrategia de la
organización. La interrelación de los
proyectos viene del conjunto de
los 90, al intentar lanzar un nuevo
Un evento clave ayudó a cambiar
personas que trabajan en ellos;
ordenador al mercado utilizando una
la situación. Un alto directivo
usualmente los proyectos se nutren
nueva arquitectura, los directivos y
declaró, “quiero tener unas
de un conjunto de recursos, así que
“project managers” de una gran
especificaciones y una fecha tope, y
muchos de ellos han de compartirlos.
multinacional americana se
lo quiero ya”. Cada proyecto necesita
encontraron gestionando un alto
proporcionar estos datos a la
gestión de proyectos es un proyecto
número de equipos de diseño que no
dirección del programa. Hasta
en sí mismo, donde los proyectos
tenían un proceso claro para
entonces, los laboratorios habían
más pequeños son las actividades
coordinar todas las piezas del puzzle.
proporcionado muy poca información
que conllevan a proyectos más
Los Ingenieros trabajaban a toda
a la dirección del programa, la
grandes (objetivos organizativos).
velocidad en las piezas que conocían
respuesta inmediata fue “démosles
Alcanzar este objetivo es el propósito
bien, pero no estaba claro lo que el
un número” sin mucho esfuerzo ni
de la gestión de proyectos en la
sistema completo debía incluir. Los
exactitud. Pero una vez que la
empresa, y que se ha venido a llamar
“project managers” de los proyectos
dirección intervino, los
“Enterprise Project Management”.
individuales no tenían tiempos ni
comportamientos de todos los
especificaciones claras, por tanto era
equipos cambiaron drásticamente.
difícil predecir cuando el sistema
Para cumplir sus compromisos, los
completo estaría listo para lanzarlo al
“directores de proyecto” sabían que
mercado. Por otra parte, el
tenían que dar datos realistas.
Presidente (CEO) de dicha
Empezó a haber mayor cooperación
multinacional anunció en los medios
entre todos los equipos, había que
inicialmente la especialidad de unos
de comunicación que el producto
dar datos creíbles y alcanzables.
pocos, ha pasado a ser una parte
batiría récords en el mercado con su
nueva arquitectura.
nº 19 febrero 2008
No en todas las organizaciones
necesitamos tener un escenario
A pesar de ello, el sistema de
La dirección de proyectos
sin énfasis estratégico
La gestión de proyectos,
central del rol del directivo del siglo
XXI. Mi percepción es que hoy la
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mayoría de los profesionales están
darse cuenta, todo el mundo parece
proyectos; y las personas se
trabajando en proyectos. Sin
estar haciendo cada vez más
encuentran trabajando en una gran
embargo, el crecimiento de los
proyectos, además de su trabajo
variedad de proyectos, a menudo
proyectos no se ha planificado bien en
operativo. En estos casos las
demasiados a la vez. Dichos
la mayoría de las organizaciones; de
organizaciones no suelen analizar la
proyectos no tienen éxito
hecho en muchos casos parece haber
situación. Los profesionales empiezan
usualmente.
sido un proceso aleatorio. Los
Segundo, los líderes del proyecto
proyectos en las organizaciones que
no ponen énfasis en la gestión
estratégica de los proyectos siguen
una secuencia típica de crecimiento.
Primero, el proyecto entra en
crisis. Hoy en día, los proyectos
surgen como respuesta organizativa
al cambio. En el pasado, los puestos
de “staff” existían para implantar
se asignan “por accidente”. Los
Conseguir que los altos
directivos de una
organización trabajen juntos
es un auténtico reto
nuevos productos y procedimientos,
equipos de proyecto encuentran
dificultad en conseguir los objetivos
del proyecto sin un líder a la cabeza,
y entonces la dirección busca una
“víctima”, alguien a quien se le
puede echar la culpa, y entonces
consideran que el problema está
resuelto. Esta persona es
frecuentemente alguien con
pero el aplanamiento de las
conocimiento técnico sobre los
organizaciones ha eliminado o
a experimentar estrés como
problemas del equipo. Si, por
alterado muchos de estos puestos.
resultado del cambio en los
ejemplo, si el proyecto es desarrollar
Las nuevas ideas y como
procedimientos y carga de trabajo
un nuevo ordenador, el mejor
consecuencia los nuevos proyectos se
añadida. Porque no existe ningún
analista de sistemas puede llegar a
llevan a cabo con personas de los
proceso en marcha para la selección
ser un candidato como líder del
departamentos afectados. Sin apenas
de proyectos, se inician demasiados
proyecto. Esta es una fuente
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conocida de problemas, que a
menudo acaba como un desastre.
Tercero, la dirección reconoce el
problema de los directores de
proyecto accidentales y los envía a
formarse en gestión de proyectos.
La formación de dichos
profesionales es un paso hacia
delante para resolver el problema
de la gestión de proyectos. Sin
embargo, es sólo un primer paso
que por sí mismo puede causar más
problemas que resolverlos.
Frecuentemente los directores de
proyecto recién formados
encuentran dificultades al
implementar lo que han aprendido,
porque muchas veces eso va contra
las normas o el comportamiento
organizativo. Los directivos se
frustran porque piensan que el
entrenamiento no tuvo éxito; los
directores de proyecto también se
frustran porque no pueden hacer las
cosas que deberían para que los
proyectos tengan éxito. Por tanto se
personas se centran en el trabajo
incrementa el estrés. Un gran error
operativo de sus departamentos y no
después de la formación de gestión
se involucran en “proyectos
de proyectos es concentrarse solo
perdedores”
en los directores de proyecto. A
Quinto, la frustración crece y el
veces es difícil conseguir buenos
proceso de dirección de proyectos
profesionales que sirvan como
parece ser el culpable del desastre.
directores de proyecto o formarles
Frecuentemente la dirección decide
en este arte, pero tener buenos
que hay que reorganizarse para
directores de proyecto no garantiza
resolver el problema pero esta
buenos proyectos, hay otros
respuesta no suele funcionar bien.
factores que intervienen.
Los problemas de dirección de
Cuarto, sin apoyo de la dirección
proyectos se ponen a la espera
de la empresa y sin pautas a seguir,
mientras todos se centran en la
los líderes de proyecto (directores de
reorganización de la empresa.
proyecto) empiezan a pelearse unos
Sexto, es el punto de
Los proyectos en las
organizaciones que no
ponen énfasis en la gestión
estratégica siguen una
secuencia típica de
crecimiento
adecuados a los proyectos y
contra otros. En este momento, los
revitalización, donde aparece un
definiendo la figura del sponsor o
directores de proyecto “por
nuevo líder que instaura un nuevo
patrocinador del proyecto.
accidente” no saben mucho sobre
modelo de comportamiento que apoya
cómo sus proyectos encajan con la
la dirección de proyectos; la dirección
de proyectos necesita que la
estrategia organizativa. Suele ocurrir
se va involucrando más. Todos
dirección trabaje en equipo. Los
que no haya prioridades, acceso a las
necesitan trabajar en equipo para
miembros del equipo necesitan
personas necesarias, cooperación de
seleccionar los proyectos basados en
dedicar algunos de sus recursos
los distintos departamentos, y la
la estrategia organizativa, aplicando
departamentales para alcanzar los
habilidad de mantener a los
prioridades, asegurando que las
objetivos organizativos. Este enfoque
miembros del equipo en su equipo.
personas no trabajan en demasiados
comienza relacionando los proyectos
Esta es una distorsión cultural. Las
proyectos, asignando recursos
con la estrategia.
nº 19 febrero 2008
El enfoque adecuado de gestión