Trayectoria, procesos y transformaciones de las unidades

TRAYECTORIA, PROCESOS Y TRANSFORMACIONES DE LAS UNIDADES DE
INFORMACIÓN ESPECIALIZADAS DE LA UNIVERSIDAD DE COSTA RICA
Licda Yorlenny Madrigal Vargas, Máster Leda Arguedas Ferreto y Máster. Rebecca
Vargas Bolaños
Resumen
Se hace un análisis del desarrollo de las unidades de información especializadas dentro del
marco de actividades de la Universidad de Costa Rica, haciendo énfasis en el rol que han
tenido con respecto a la especialización de las ciencias y cómo han ido respondiendo a las
necesidades de los usuarios de aquellas unidades a las que están adscritas.
Se describe la red que han conformado y se hace una propuesta en tres aspectos diferentes
a saber: estructural, funcional y de servicios y se solicita al Consejo Universitario la
aprobación de esta estructura que conlleve a su consolidación dentro de la Universidad.
1. INTRODUCCIÓN
Con la celebración del Tercer Congreso Universitario (1971-1972), se plantean cambios en la
estructura de la Universidad que van determinados por la especialización de las ciencias y
las necesidades de la sociedad costarricense. En ese Congreso se aprueba la creación de la
Vicerrectoría de Investigación, la Vicerrectoría de Acción Social y se implementan cambios en
el sector académico con la conformación de áreas especializadas como la Facultad de
Letras, Ciencias y Ciencias Sociales; además, se forman los institutos y centros de
investigación.
Para el desarrollo de esta nueva estructura universitaria surgen en el seno de cada área
diferentes unidades de información, que por su naturaleza especializada presentan diversos
tratamientos y enfoques informativos diversos según la disciplina y las necesidades
específicas de cada instancia donde se encuentran adscritas. Algunas de ellas tienen más de
40 años de ofrecer sus servicios de información, por lo que su posicionamiento en la
comunidad universitaria y en la sociedad costarricense es un hecho constatable.
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Estas unidades de información trabajan con objetivos, metodologías y políticas de selección
y análisis de información distintos y complementarios con los establecidos en una biblioteca
general universitaria con la que, de hecho, han coexistido todos estos años.
La motivación para el surgimiento de las mismas, fue la demanda de cada entidad a
desarrollar sus capacidades de investigación, mejorar sus sistemas de enseñanza y
formación, a fin de ajustarlos a las necesidades de desarrollo político, social y económico de
la comunidad en la que están inmersas. Éstas han ido integrándose en redes afines a su
especialidad, ya que han tomado conciencia que la información aumenta su valor una vez
que se intercambie o se consuma y el trabajo en red es uno de los medios más efectivos de
comunicar, transferir, intercambiar y suministrar información.
Para Tissera (2008), “...las necesidades particulares de cada biblioteca o centro de
documentación universitario buscan el diseñar formas diferentes para organizar y presentar
la información en diferentes formatos que logren llegar a todos los espacios universitarios…”,
lo que hoy día, transforma la función del profesional en bibliotecología acorde con los nuevos
servicios.
Por lo que se puede decir que estas unidades, más que conformar un sistema de información
aislado, deben realizar su trabajo en redes que se articulen alrededor de intereses comunes,
para optimizar y potenciar los recursos, ya que es un intercambio entre productores de
información, investigadores, instancias homólogas, otras unidades de información y, por
supuesto, los usuarios y usuarias.
Para las unidades de información especializadas es primordial la consolidación de la red que
han conformado, para responder a las exigencias del modelo de investigación
transdisciplinaria en la cual se encuentra inmersa la Universidad de Costa Rica.
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2. FUNDAMENTACIÓN Y ANÁLISIS
En América Latina la conformación de la mayoría de redes se dio dentro del sistema de las
Naciones Unidas, por lo que los formatos de intercambio de información bibliográfica
utilizados por la mayoría fue el de la CEPAL y bajo la plataforma tecnológica del software
libre denominada Micro Isis desarrollada por UNESCO y posteriormente mejorada bajo el
nombre de WinIsis, la cual es la base de muchos programas para administrar datos
bibliográficos en las bibliotecas.
Bajo ese marco, muchas de las unidades de información especializadas de la Universidad de
Costa Rica, adoptaron la metodología e ingresaron a participar en diferentes redes afines a
sus intereses, lo cual les permitió fortalecer sus colecciones aumentando el valor de su
información, mejorando servicios y visibilizando sus bases de datos en sitios de interés a
nivel centroamericano y latinoamericano.
Muchos años y experiencia en el manejo de la información documental a nivel mundial han
venido mostrando que el modelo de red en el que los nodos (unidades de información) son
independientes es mucho más eficiente y estable que un modelo de sistema centralizado,
porque en éste último, siempre se corre el riesgo que cuando el nodo central se cae, la
información de toda la red queda inaccesible.
Por otra parte, el modelo de sistema centralizado, además de vertical, crea dependencias y
vuelve más costosas las operaciones, pues se debe preveer una mayor seguridad ya que si
el sistema se daña podría producir destrucción total o parcial de la información,
o que
provoca retrasos de alto costo.
En la actualidad, lo importante es que los usuarios tengan acceso permanente a la
información a través de una interconexión donde se muestre un conjunto organizado de
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información disponible con todos los componentes vinculados.
El software con el que cuentan las unidades de información especializadas, se ha vuelto
insuficiente dados los cambios acelerados en la tecnología para la gestión de la información.
Por ello nos hemos avocado a buscar soluciones acordes con las políticas universitarias en
cuanto a software libre, y así hacer frente a los nuevos requerimientos de una gestión
moderna de la información.
3. PROPUESTA DE CAMBIO
Desde el año 2003 las unidades de información especializadas hemos venido trabajando en
forma conjunta para apoyarnos en aspectos técnicos, metodológicos y de servicios,
basándonos en la experiencia del CUUICS -Comunidad de Unidades de Información
Especializadas en Ciencias Sociales- en donde participan varias de las unidades de
información.
Esa es la estructura por la que abogamos, un marco de trabajo colectivo que permita
independencia en las políticas y los procesos e interrelación en el acceso y los servicios,
respetando los ámbitos en que cada unidad se desenvuelve, sus objetivos, sus recursos
técnicos o humanos.
3.1 PROPUESTA ESTRUCTURAL
a. Independencia de las unidades
Se busca un tipo de gestión con un marco de independencia y descentralización, en el cual
cada unidad pueda desenvolverse según sus necesidades ya que al homogenizar se
desvirtúa y hasta se pierde la especificidad y nuestro espíritu es apostar a que se brinden
servicios especializados.
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b. Autonomía funcional
Cada unidad por pertenecer a áreas diferentes tiene su dinámica de trabajo propia, acorde
con las necesidades de los usuarios a quienes sirve. Se necesita por lo tanto, independencia
de acción para poder responder adecuadamente a los objetivos que se ha propuesto.
c. Autonomía organizacional
Las unidades de información especializadas pertenecen, por lo general, a Facultades,
Institutos o Centros de Investigación. Se busca que su único ligamen organizacional sea con
aquella unidad a la que se encuentra adscrita, esto con el fin de evitar una duplicidad de
mando que provocaría conflictos laborales y diferencias en la toma de decisiones.
Es necesario establecer una política de desarrollo tecnológico institucional para unidades de
información, que evite la dependencia de tecnologías privativas, y que ese recurso se utilice
en la capacitación del recurso humano, para que pueda incursionar y desarrollarse en el uso
de las tecnologías y aplicaciones gratuitas, logrando así un mayores competencias para
enfrentar los retos tecnológicos y dar mejores servicios. Asimismo, permitiría compartir en
nuestro país y la región tecnologías en el manejo de la información cumpliendo con uno de
los principios de la Universidad de contribuir con la transformación que la sociedad necesita
para el logro del bien común.
d. Participación en redes y alianzas estratégicas a nivel universitario,
nacionales e internacional
La autonomía funcional lleva a que las unidades puedan dialogar y complementarse con
otros sistemas afines. Este punto es muy importante, pues no contar con autonomía
funcional impediría establecer alianzas estratégicas con sistemas especializados de
instituciones homólogas para el intercambio de bases, productos, benchmarking,
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herramientas de trabajo, aísla la unidad y la confina a no tener futuros intercambios a nivel
centroamericano y latinoamericano. Entre más se participe en redes, mayor será la visibilidad
de nuestros recursos.
La centralización de bases de datos de tipo general y especializadas en una sola
plataforma conlleva a la anulación de la especialización y a la imposibilidad de un
intercambio fructífero, por lo que es necesario mantener su separación.
e. OPAC - plataforma de acceso a base de datos común cooperativa e
independiente
Se busca la utilización de protocolos abiertos de interoperabilidad que permitan el
“cosechamiento” e intercambio de información independientemente de la aplicación utilizada
y la ubicación física del servidor y que la información pueda ser localizada y visualizada
desde diversos puntos de búsqueda, incluyendo una interfaz o catálogo común.
Ya se tiene la experiencia exitosa del CUUICS- Comunidad de Universitaria de Información
en Ciencias Sociales-, en la cual convergen bases de datos de la Universidad de Costa Rica,
y de la Universidad Nacional. Este es un ejemplo de unión de bases independientes, puestas
a trabajar de manera tal que permite que usuarios de otras instancias puedan hacer uso de
ella. Cada unidad desarrolla estudios y productos en forma independiente, al tiempo que
permite que sus bases de datos puedan ser accedidas por nacionales y extranjeros.
f. Independencia en toma de decisiones
Es imprescindible que cada unidad, de acuerdo con la instancia a la que sirve, tome las
decisiones concernientes a la gestión de los recursos con los que se cuenta, sean estos
activos institucionales, como por ejemplo los libros, no importando su procedencia- compra,
canje o donación-, los recursos humanos, los económicos o los de infraestructura, entre
otros.
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g. Comités consultivos
Cada unidad participante en la red de unidades de información especializadas, debe contar
con un Comité Consultivo propio, que conozca la idiosincrasia del medio en el cual se
encuentra inmersa, para que la toma de decisiones vaya encaminada a la satisfacción de
necesidades acorde con los objetivos de la instancia mayor, sea esta Facultad, Escuela, etc.
h. Asignación de presupuesto
Las unidades de información especializadas cuenta hasta el momento solo con pequeñas
asignaciones presupuestarias por parte de las Facultades o Centros a los que pertenecen,
pero sería importante que del presupuesto general que la Universidad asigna a las
bibliotecas, se destinara una partida específica a cada una de las unidades especializadas
debido al rol que han venido desempeñando en el desarrollo de la investigación científica y
en la transmisión del conocimiento.
3.2 PROPUESTA FUNCIONAL
a. Especialización
Desde hace ya bastante tiempo la Universidad se encamina hacia escenarios muy
cambiantes, en los que toman cada vez más relevancia las especializaciones, los planes de
estudio interdisciplinarios o transdisciplinarios tanto a nivel de licenciatura como de maestría,
a trabajos finales en que convergen varias disciplinas afines. Esto obliga necesariamente a
que nuestras unidades de información se enrumben por la misma senda y no se pierda lo
que hasta ahora se ha logrado ante la poca especificidad de las bibliotecas de carácter
general.
b. Independencia en procesos técnicos
La especialización obliga a que los procesos de catalogación, indización y clasificación de
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documentos sea exhaustivo. Los procesos técnicos en una biblioteca universitaria general no
se realizan de la misma manera que en una especializada, una centralización de procesos no
es conveniente e implicaría una duplicación, pues las bibliotecas especializadas se verían
obligadas a reprocesar sus ítemes con los criterios que le exige su dinámica de trabajo y la
interacción con usuarios de las especialidades que atiende.
c. Utilización de herramientas especializadas para el análisis
El análisis de los documentos exige el uso de herramientas también especializadas como los
tesauros (listas jerarquizadas de términos), o vocabularios propios de las disciplinas a las
cuales se refieren los documentos. Una verdadera especialización del recurso humano solo
se logra con la interacción con los usuarios y el contacto con los especialistas.
d. Uso de software libre
Atendiendo las directrices emanadas por el Consejo Universitario en su sesión 5574 del 13
de setiembre del 2011 se adoptará el software libre para el trabajo de la red de bibliotecas
especializadas, para evitar a la Universidad la dependencia tecnológica y la alta erogación
económica en software comercial, para invertir en otros rubros tales como acceso abierto a
recursos informativos, compra de materiales y capacitación del personal, entre otros.
e. Control de activos propios
Las bibliotecas que conforman la Red de unidades de información tienen el personal
profesional idóneo por lo que deberían llevar el control de sus propios activos. Todas las
unidades deberían dar un informe a la Oficina de Control de activos de la Universidad de
todos los recursos con los que cuentan sean estos libros donados, comprados o canjeados,
equipo y mobiliario.
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f. Cooperación entre unidades
En la Red se ha tratado de trabajar en forma cooperativa y coordinada. La elección del
software que hemos hecho permitirá aún más la realización de esta práctica, ya que
automáticamente con la anuencia entre unidades se podrán cosechar los registros. Esto
implicaría un ahorro considerable de tiempo y de recursos, ya que se procesaría el material
una sola vez. Asimismo, se facilitaría la diseminación de información y el préstamo
interbibliotecario que hemos venido realizando entre instancias afines con el propósito de
satisfacer las demandas de nuestros usuarios.
g. Elaboración de instrumentos técnicos en forma cooperativa
Compartir una especialización permite trabajar con las mismas herramientas las cuales se
van adaptando según la evolución de las ciencias. En forma conjunta con unidades de otras
universidades, se han venido desarrollando instrumentos propios que permiten la
normalización y el trabajo con los mismos parámetros, lo que facilita el posterior intercambio
de información.
h. Clasificación acorde a las necesidades
La clasificación en las unidades de información especializadas se ha realizado tomando en
cuenta la dinámica y las necesidades de cada una, ya que los sistemas generales, en la
mayoría de los casos, no son aplicables debido a su generalidad.
3.3. PROPUESTA DE SERVICIOS
a. Servicios especializados
Para que las unidades de información especializadas podamos dar servicios requerimos
tener control de la base de datos, lo que aunado al conocimiento de los usuarios, nos
permitirá gestionarlos con base en los cambios que se produzcan y a la dinámica de las
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unidades a las que pertenecemos, tomando en cuenta para ello el contexto internacional y
las necesidades específicas de nuestros usuarios, por ejemplo en alfabetización
informacional y a través de una adecuada diseminación selectiva de información y de otros
servicios como digitalización de documentos en diferentes formatos, sitios web con
información de su interés, y , conformación de repositorios especializados, entre otros.
b. Independencia en estudios de usuarios ,análisis métricos
La independencia de la base de datos juega un papel primordial para la realización de
estudios de usuarios y análisis métricos, ya que es a través de las estadísticas de uso de los
sistemas que se obtienen los insumos para monitorear el comportamiento de los usuarios y
poder así tomar decisiones con respecto a la gestión de las unidades de información.
c. Independencia en la gestión del préstamo
La independencia es necesaria, ya que cada unidad tiene sus propias disposiciones de
préstamo, como plazos, categorías de usuarios, tipologías de documentos, entre otros, las
cuales se han establecido a lo largo de la interacción con sus usuarios.
Asimismo, las unidades modernas requieren de aplicaciones y bases de datos que permitan
la gestión de los préstamos que se realizan, los cuales se encaminan cada día más a una
independencia del usuario para que sea él mismo quien realice sus transacciones. El
software de gestión elegido busca ir implementando esta posibilidad, así como una mayor
interacción del usuario utilizando las nuevas tecnologías y las posibilidades de la Web 2.0
para abrir canales que le permitan exponer opiniones que ayuden a otros usuarios.
Consideraciones finales
En la actualidad es necesario poner en práctica estructuras que potencien una mayor
articulación y vinculación entre unidades, internet ha marcado la pauta del tipo de estructura
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que se requiere en la actualidad, su concepción y funcionamiento ha desechado modelos de
red que se dieron antaño, de ahí que ha sido una de las revoluciones de nuestra época y ha
marcado el comienzo de una etapa histórica.
Por lo anteriormente expuesto le solicitamos al Consejo Universitario la aprobación de
la “Consolidación de la Red de Unidades de Información Especializadas -RUIE-” de la
Universidad de Costa Rica. Los sistemas de información que se definan no deben de
ninguna manera estar divorciados del tipo de universidad que se desea. Si la
Universidad
de
Costa
Rica
se
encamina
hacia
la
especialización
y
la
transdisciplinariedad, los sistemas de información deben obligatoriamente seguir el
mismo rumbo.
La red busca a través de su estructura y políticas caminar al lado de las directrices que
han promulgado las instancias superiores universitarias al dar énfasis a los estudios
multidisciplinarios y transdisciplinarios, a través del análisis especializado de
documentos; así como a aquellas que buscan el acceso abierto y la democratización
de la información.
Es necesario establecer una normalización de políticas de información que lejos de
hacernos más dependientes permita que los profesionales puedan desarrollar más
competencias acordes con las demandas actuales de la comunidad universitaria y la
sociedad costarricense.
REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS
Tissera, María del Rosario. (2009). Repositorios institucionales en bibliotecas académicas.
Disponible en: http://eprints.rclis.org/13064/
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