Hoja de Control de Actualizaciones del Documento

CODIGO: PR-MC-01
CONTROL DOCUMENTOS
VERSION: 05
VIGENCIA: 17/01/2013
Hoja de Control de Actualizaciones del Documento
VERSION
02
03
04
FECHA
DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
Se realiza cambio de responsables de la elaboración, revisión y aprobación de los
documentos según lo establecido en el numeral 4.3, se realiza cambio de versión del
25 de Octubre de 2011 documento.
En el numeral 4.7 se incluye la codificación del Consultorio Jurídico CJ, al proceso registro y
control se le adiciono la palabra académico.
01 de Noviembre de En el numeral 4.3 se hace ajustes en la metodología de revisión, aprobación y difusión de los
2011
documentos y se elimina el formato FT-MC-04 ACTA APROBACION.
Se modifican los siguientes numerales:
4.4 Creación y modificación o eliminación de documentos del SGC
La solicitud de cambios en documentos del SGC se realiza además en la intranet, ruta:
http:www.ustamed.edu.co/intranet/solicitud de modificación para formatos del SGC
13/02/2012
4.5 Control de documentos obsoletos y de origen externo: se complementa en cuanto a no
almacenamiento de documentos obsoletos y manejo de documentos de origen externo.
Se complementa el numeral 4.6 Distribución de documentos
ELABORO
REVISO
NOMBRE: Guillermo Bolívar
NOMBRE: Guillermo Bolívar
Responsable de Mejora
Continua
Decano Académico
APROBO
NOMBRE: Guillermo
Bolívar
Decano Académico
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1.
OBJETO
Definir el procedimiento para controlar los documentos del Sistema de Gestión de
Calidad de la USTA, garantizar la vigencia e idoneidad; además establecer las
directrices que se deben tener en cuenta para la estructuración del contenido, la
presentación y la codificación de los documentos que hacen parte del Sistema de
Gestión de Calidad.
2.
ALCANCE
Las disposiciones consignadas en éste procedimiento se aplican para los
documentos y registros del Sistema de Gestión de la Calidad, tanto los elaborados
internamente como aquellos de origen externo a la USTA que son requeridos para
el adecuado desarrollo de los procesos.
3.
TERMINOS Y DEFINICIONES
Los términos utilizados en este manual, deben entenderse conforme lo establecido
en la NTC ISO 9000 versión 2005.
Manual de Calidad: Documento que especifica el sistema de gestión de calidad
SGC
Mapa de Procesos: Identificación de los procesos que aplica a la Universidad.
Procesos: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas que transforman
elementos de entrada en resultados.
Instructivo: Documento que describe los pasos a seguir para desarrollar una
actividad muy específica, relacionados con la parte operativa.
Procedimiento: Escrito que proporciona información detallada sobre cómo
efectuar las actividades y los procesos de una manera coherente.
Formato: Corresponde a una hoja previamente diseñada para permitir la
recolección de la información.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia
de las actividades desempeñadas y de la conformidad de los requisitos, así como
de la operación eficaz del sistema de gestión de la calidad; estos deben ser
legibles, identificables y recuperables.
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Documentos de origen externo: Son aquellos documentos que a juicio de la
empresa, se consideran necesarios para la prestación del servicio y que son
emitidos por fuentes ajenas.
Documento obsoleto: Son todos aquellos documentos que han sido corregidos y
que tienen versiones anteriores y se consideran dasactualizados al interior de la
empresa.
Listado Maestro de Documentos y Registros:
Documento en el cual se
encuentran listados todos los documentos que hacen parte del Sistema de Gestión
de la Calidad. Evidencia el número de versiones que tienen los documentos del
Sistema de Gestión de Calidad, la última fecha de actualización, la ubicación, el
responsable, el proceso al cual pertenece, el acceso, la retención y la disposición.
Distribución de Documentos. Entrega de un documento aprobado a los
funcionarios de la organización involucrados en las actividades descritas para su
conocimiento y cumplimiento.
Elaboró. Nombre y cargo de la persona que redacta el documento, procedimiento,
manual o instructivo, los cuales se integran al Sistema de Gestión de Calidad.
Revisó. Nombre y cargo de la persona que revisa los documentos elaborados y/o
modificados del sistema para garantizar que cumpla con las condiciones
establecidas.
Aprobó. Nombre y cargo de la persona responsable de aprobar los documentos
elaborados y/o modificados del SGC verificando que se cumplan con las políticas
establecidas.
4. DESARROLLO
4.1. CONDICIONES GENERALES
La documentación es manejada en medio magnético, por tanto, se consideran
vigentes los documentos aprobados y ubicados en la siguiente dirección:
www.ustamed.edu.co/ link Servicios/Intranet/Sistema de Gestión de la Calidad.
Los documentos que no estén aprobados se consideran en elaboración o
actualización.
La elaboración de los documentos del Sistema de Gestión de la Calidad es
responsabilidad de las personas encargadas del proceso o la actividad que se
está documentando, el responsable de Mejora Continua puede apoyar estas
actividades.
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Cuando el personal necesite la utilización de un documento de origen externo,
debe comunicarlo al responsable del proceso de Mejora Continua, quien lo
registra en el Listado Maestro de Documentos para su control e identificación.
Los documentos deben ser legibles y fácilmente identificables, evitando
enmendaduras, tachones, correcciones.
Los formatos quedan aprobados con la firma del procedimiento que los contenga.
Los documentos deben ser claros y de fácil entendimiento para las personas que
van a interactuar con ellos, evitando generar conflictos y ambigüedades en la
ejecución de las actividades, debe evitarse el uso de abreviaturas y expresiones
coloquiales.
4.2. ESTRUCTURA DE LOS DOCUMENTOS DEL SGC
Para la edición definitiva de un documento, se debe tener en cuenta la estructura
documental, la cual dicta los requisitos para la elaboración del encabezado y
cuerpo del documento, de la siguiente manera:

ENCABEZADO: El encabezado identifica el documento del SGC y está
compuesto por: Logotipo de la Universidad, nombre del documento y una
casilla con el código, versión y fecha de última actualización. Como se observa
en la Grafica 1.
CODIGO:
NOMBRE DOCUMENTO
VERSION:
VIGENCIA:
GRAFICA 1.

CUERPO DEL DOCUMENTO: Es la forma como se estructura el contenido del
documento y consta de los siguientes elementos:
a. Control de Cambios: Al inicio del procedimiento se encuentra la tabla para
registrar la naturaleza de los cambios de versión del documento.
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FECHA
DESCRIPCION DE LA MODIFICACION
b. Tabla de aprobación: se registra el nombre y el cargo de quién elabora, revisa y
aprueba el documento.
ELABORO
NOMBRE:
REVISO
NOMBRE:
APROBO
NOMBRE:
PARA LOS PROCEDIMIENTOS DEBE CONTENER ADEMAS:
c. OBJETO: se describe brevemente el propósito del documento. Además, puede
incluir la finalidad de la actividad o proceso (Para qué).
d. ALCANCE: se determina quienes deben aplicar el documento. Puede hacer
referencia a áreas, cargos o procesos; en todo caso, la referencia debe ser clara,
para evitar ambigüedades. Si hay aspectos que se excluyen, se deben mencionar
con precisión.
d. DEFINICIONES: se registran las definiciones de aquellos términos utilizados en
el documento, que son importantes para su aplicación y que no son de uso común
y fácil comprensión, algunas definiciones pueden ser tomadas de la NTC ISO
9000:2005. La definición de términos no contemplados por la citada norma, pero
que es necesario incluir por la actividad o procesos que se documentan, deben
hacerse de manera clara y concisa.
e. DESARROLLO: Descripción secuencial de las actividades que se desarrollan
durante el proceso.
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f. ANEXOS: Se listan los formatos y documentos que aplican al procedimiento o
instructivo, detallándolos con código y nombre.
4.3. REVISIÓN, APROBACIÓN Y DIFUSIÓN DE LOS DOCUMENTOS: Todos los
documentos del Sistema de Gestión de Calidad debe pasar por las etapas de:
Elaboración, Revisión, Aprobación y Difusión:
La elaboración de los documentos es realizada por el responsable del proceso
quien pasa el respectivo documento para revisión con el Representante de Mejora
Continua. Posteriormente este se encarga de verificar que el documento cumpla
con los criterios del procedimiento PR-MC-01 CONTROL DE DOCUMENTOS.
Nota: Todos aquellos documentos que contengan algún direccionamiento
estratégico, será aprobados por la Rectoría y pre-revisado por el Consejo
Directivo.
La Aprobación de los documentos está a cargo del Responsable de proceso,
quien se encarga de validar que el documento cumple con las especificaciones
propias para la ejecución de sus actividades y se demuestra con la firma de
aprobación en el formato FT-MC-03 Solicitud Modificación Documentos.
La Difusión, es la divulgación de la información por parte del responsable del
proceso si este lo considera necesario. En el caso que se realice se debe dejar la
evidencia según sea el caso en el formato FT-MC-01 Registro de Asistencia a
Eventos.
4.4. CREACIÓN, MODIFICACIÓN O ELIMINACIÓN DE LOS DOCUMENTOS
DEL SISTEMA DE GESTIÓN DE CALIDAD
El Responsable de cada proceso puede solicitar la creación, modificación o
eliminación de un documento perteneciente a su respectivo proceso a través del
formato FT-MC-03 Solicitud Modificación Documentos o mediante intranet en la
ruta http://www.ustamed.edu.co/intranet/Solictud de Modificación para
formatos del SGC, esta solicitud debe ser analizada por el responsable del
proceso de Mejora Continua, quien determina su aceptación o rechazo.
Cuando dicha solicitud sea rechazada, se debe informar al solicitante por medio
de un correo electrónico el motivo por el cual no fue aceptada. En caso de ser
aprobada se procede a realizar el cambio en el documento, actualizando el
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encabezado y el FT-MC-02 Listado Maestro de Documentos y Control de
Registros.
4.5. CONTROL DE DOCUMENTOS OBSOLETOS Y DE ORIGEN EXTERNO
Los documentos que cambian de versión y se convierten en obsoletos, serán
eliminados a fin de evitar el uso de versiones obsoletas.
Documentos pertenecientes a entes externos a la Institución y tiene como objetivo
brindar información pertinente de ser conocida o divulgarse a todas o alguna
área específica de la institución con el fin de lograr una adecuada gestión de los
procesos de la Universidad Santo Tomás. Entre los entes externos se citan
organizaciones de carácter normativo o regulatorio, Instituciones educativas, se
identifican por su nombre y se registran en el FT-MC-02 Listado Maestro de
Documentos y Control de Registros por nombre, para identificar su ubicación.
Estos documentos reposan en de la institución y direccionados al responsable del
proceso de Mejora Continua, el cual los incluye en el FT-MC-02 Listado Maestro
de Documentos y Control de Registros.
4.6. DISTRIBUCION DOCUMENTOS
Los documentos del Sistema de Gestión de Calidad se encuentran almacenados
magnéticamente en la red www.ustamed.edu.co/ link Servicios/Intranet/Sistema de
Gestión de la Calidad, donde todo el personal tiene acceso a ellos, para evitar la
manipulación los documentos se encuentran en PDF, y es responsabilidad del
encargado de Mejora Continua mantenerlos actualizados y en la versión vigente.
NOTA: La documentación del Sistema de Gestión de la Calidad alojada en intranet
no cuenta con permisos de modificación, dichos cambios deben ser solicitados a
Mejora Continua.
4.6. ESTRUCTURA DE LA DOCUMENTACION DEL SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD
La estructura documental del Sistema de Gestión de la Calidad de la Universidad
se presenta en la siguiente figura, donde los documentos de nivel superior tienen
mayor cobertura y alcance, pero menor profundidad y detalle.
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4.7. CODIFICACION DE LOS DOCUMENTOS DEL SISTEMA DE GESTION DE
CALIDAD: Con el propósito de facilitar la identificación de los documentos del
SGC, se establece el siguiente sistema de codificación:
TIPO DE
DOCUMENTO
PROCESO
PERTENECE
CONSECUTIVO
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TIPO DE DOCUMENTO
PR
PROCEDIMIENTOS
FT
FORMATOS
CT
CARACTERIZACION
IT
INSTRUCTIVO
MN
MANUAL
DG
DOCUMENTOS GENERALES
RT
REGLAMENTO
PROCESO AL QUE PERTENECE
DE
DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO
PA
PLANEACION ACADEMICA
AM
ADMISIONES Y MATRICULAS
RC
REGISTRO Y CONTROL ACADEMICO
PD
PERFECCIONAMIENTO DOCENTE
TL
TITULACION
IV
INVESTIGACION
GT
GESTION DE TALENTO HUMANO
PF
PLANTA FISICA Y APOYO LOGISTICO
AS
ADQUISICIONES Y SUMINISTROS
BU
BIENESTAR UNIVERSITARIO
BC
BIBLIOTECA
MS
MERCADEO Y COMUNICACIONES
TI
TECNOLOGIA DE LA INFORMACION Y LA
COMUNICACIÓN
MC
MEJORA CONTINUA
CJ
CONSULTORIO JURIDICO
5. ANEXOS
FT-MC-01 Registro de Asistencia a Eventos
FT-MC-02 Listado Maestro de Documentos y Registros
FT-MC-03 Solicitud Modificación Documentos