Informe de auditoria interna 2016

REPORTE INTEGRAL DE AUDITORIA
Auditoria No: 4
Fecha de auditoría: 12 y 13 de 2016
Alcance: Dirección General, Secretaría
General Académica, Secretaría General
Administrativa, Secretaría Técnica Jurídica,
Unidad de Planeación, Unidad de Vinculación
y Extensión, Unidad de Sistemas de
Información,
Coordinación
General
de
Formación Inicial, Coordinación General de
Formación Continua, Coordinación General de
Investigación,
Desarrollo
y
Posgrado,
Coordinación
General
de
Finanzas,
Coordinación General de Recursos Humanos,
Coordinación General de Recursos Materiales
y Comité de Calidad (control de documentos,
acciones correctivas, atención de quejas,
evaluación del servicio, auditorías internas y
control de servicio no conforme)
Auditor Líder: Adriana Almada Gutiérrez
Fecha: 17 de Mayo de
2016
Auditores:
Margarita Taddei Cabrero,
Criseida Cosett Aganza Torres, Artemisa
Meneses Muñoz, Federico Ortega Enríquez,
Norma Cecilia Soto Salmón, Luz Yuridia
Rodríguez
García,
Luis
Ariel
Padilla
Rodríguez, Lydia Albores Llanez y Alma
Yolanda Sánchez Gutiérrez.
Total de no
conformidades:
0
Resultados por área
Área
Total de no
conformidad
Dirección General
0
Secretaría Técnica Jurídica
0
Secretaría General Académica
0
Secretaría General Administrativa
0
Unidad de Sistemas de Información
0
Unidad de Vinculación y Extensión
0
Coordinación de Área de Planeación y
Programación
Coordinación de Oficina de
Programación y Presupuestos
0
0
Auditor
Margarita Taddei
Cabrero
Artemisa Meneses
Muñoz
Luis Ariel Padilla
Rodríguez
Norma Cecilia Soto
Salmón
Luz Yuridia Rodríguez
García
Federico Ortega
Enríquez
Norma Cecilia Soto
Salmón
Artemisa Meneses
Muñoz
Área
Coordinación General de
Formación Inicial
Coordinación General de
Formación Continua
Coordinación General de
Investigación, Desarrollo y
Posgrado
Coordinación General de
Finanzas
Coordinación General de
Recursos Humanos
Coordinación General de
Recursos Materiales y Servicios
Coordinador de Calidad, Auditor
Líder y Coordinadora de Oficina
de Sistematización de Proyectos
Administrativos
Total de no
conformidad
0
0
0
0
0
0
0
Auditor
Criseida Cosett
Aganza Torres
Adriana Almada
Gutiérrez
Criseida Cosett
Aganza Torres
Lydia Albores
Llanez
Adriana Almada
Gutiérrez
Alma Yolanda
Sánchez Gutiérrez
Federico Ortega
Enríquez
Resultado por requerimiento ISO
Requerimiento ISO
4.1 Requerimientos General
4.2 Requisitos de documentación
y manual de calidad
4.2.3 Control de documentos
4.2.4 Control de registros
5.1 Compromiso de la dirección
Área responsable
Referencia
(Señalar AC, AP y SNC definido en la descripción de resultados
por área)
Total de No
conformidades
Dirección General
Se conoce y se interpreta con claridad
0
Coordinador de Calidad / Auditor
Líder
Se conoce y se interpreta con claridad
0
Coordinador de Calidad / Auditor
Líder
Procedimiento: Elaboración de documentos.- Se cumplió con todo lo
establecido en el procedimiento, se muestra evidencia de las actividades y
formatos, así como aplicación de la hoja de verificación. Por la Unidad de
Vinculación, se solicitó apoyo para elaborar un nuevo procedimiento
denominado “Becas de Movilidad”, el cual se hará mediante una AM. Por
parte de la Unidad de Sistemas se solicitó apoyo para incluir una IT de los
dictámenes de sistemas. El indicador de este procedimiento está en proceso.
0
Coordinador de Calidad / Auditor
Líder
Dirección General
Secretaría General Académico
5.2 Enfoque al cliente
Unidad de Vinculación y Extensión
5.3 Política de calidad
Todas las áreas
5.4 Planificación y Objetivos de
calidad
Todas las áreas
5.5 Responsabilidad, autoridad,
comunicación
Secretaría Técnica Jurídica
Procedimiento: Control de documentos y registros.- Se cumplió con todo lo
establecido en el procedimiento, se muestra evidencia de las actividades y
formatos, así como aplicación de la hoja de verificación. El indicador concluye
26 procedimientos elaborados entre 26 procedimientos aplicados.
Cumplimiento 100%.
Uno de los compromisos de la Dirección es transmitir un ambiente ameno en
el que todos sus integrantes se involucren en las actividades de la Institución,
además de transmitir a todos la importancia de llevar un SGC, atender y
apoyar a nuestros alumnos y docentes, así como lograr las metas y objetivos
planteados.
Procedimiento: Admisión de alumnos.- Este procedimiento se mejoro
mediante una acción de mejora (AM), además de que se está en proceso de
cumplimiento, así mismo solicita una AM para un procedimiento en donde se
refleje el proceso de formación continua hacia el interior del Instituto, así como
aplicar una encuesta de satisfacción a los aspirantes de nuevo ingreso a las
UA. Por otra parte, se aplicó la hoja de verificación y se hicieron ajustes. El
indicador concluye 824 sustentante aceptados entre 895 sustentante
acreditados. Cumplimiento 92%.
Procedimiento: Sistema de Seguimiento a Egresados.- Este procedimiento
cumplió con la revisión del año pasado y para este momento se elaboró una
AM (en el PACTEN) con el fin de captar recursos y apoyar en el análisis. El
indicador concluye con un programa de seguimiento a egresados desarrollado
y aún están pendiente el numero de encuestados, mientras que el indicador
de encuestas aplicadas, está en proceso.
Se conoce y se interpreta con claridad
Se conoce y se interpreta con claridad. Se anexa resultado de indicadores por
objetivo.
Procedimiento: Organización de las sesiones de la Junta Directiva.- Se
cumplió con todo lo establecido en el procedimiento, se muestra evidencia de
las actividades, así como aplicación de la hoja de verificación. El indicador
0
0
0
0
0
0
5.6 Revisión de la dirección
Dirección General
Secretaría General Administrativa
Coordinación General de Finanzas
6.1 Provisión de recursos
Coordinación General de Recursos
Materiales y Servicios
Unidad de Planeación
6.2 Recursos Humanos
Coordinación General de Recursos
Humanos
consiste en 4 sesiones programadas entre 2 sesiones realizadas.
Cumplimiento 50%, Indicador en proceso.
Procedimiento: Revisión del SGC.- Se cumplió con todo lo establecido en el
procedimiento, se muestra evidencia de las actividades y formatos, agenda de
trabajo, Minuta y Lista de asistencia, así como aplicación de la hoja de
verificación. Se solicitó una AM para promover una reunión y actualizar los
procedimientos. El indicador consiste en 4 reuniones programadas entre 2
reunión realizadas. Cumplimiento 50%, indicador en proceso.
Procedimiento: Gestión de viáticos.- Se cumplió con todo lo establecido en el
procedimiento, se muestra evidencia de las actividades, así como aplicación
de la hoja de verificación. Se solicitó una AM para incluir en el procedimiento
una “Carta de responsabilidad del vehículo oficial” o bien una IT. El indicador
muestra 423 viáticos pagados entre 508 viáticos solicitados, de los cuales 23
solicitudes de viáticos fueron canceladas y 59 no generaron gasto y 3 en
trámite. Cumplimiento 83%, indicador en proceso.
Procedimiento: Pago a proveedores y terceros.- Se cumplió con todo lo
establecido en el procedimiento, se muestra evidencia de las actividades, así
como aplicación de la hoja de verificación. Solicitan cancelar algunos formatos
y adecuar otros, así como actualizar la IT. El indicador concluye cumplimiento
del 10% en pagos al ISPT y 100% de cumplimiento de pagos al ISSSTE,
FOVISSSTE y Nómina. En este proceso se elaborará una acción preventiva
(AP) con el fin de incluir el código/registro en los formatos que se utilizan.
Procedimiento: Adquisición de Bienes y Servicios (Servicios).- Se cumplió con
todo lo establecido en el procedimiento, se muestra evidencia de las
actividades, así como la evaluación a proveedores. Se elaboró la hoja de
verificación. El indicador consiste en 1,311 solicitudes de bienes y servicios
entre 1,126 solicitudes y servicios autorizados, dando un cumplimiento del
85%, el indicador está en proceso. En este proceso se solicitó una AM para
elaborar una IT relacionada con la carga de combustible, a fin de facilitar y
transparentar el trabajo.
Procedimiento: Elaboración y Seguimiento de Programas y Proyectos.- Se
cumplió con lo establecido en el procedimiento, se muestra evidencia de las
actividades, así como aplicación de la hoja de verificación. Se solicitó la
eliminación del formato 50-PLA-P01-F01/REV.00, por ser obsoleto, así como
incluir el formato externo “Informe de Recursos del PEFEN”, en el
procedimiento. El indicador concluye 6 programas establecidos entre 6
programas realizados (PA, Beca CONACYT, MDI, PDI, PROMEP y PEFEN).
Cumplimiento 100%.
Procedimiento: Elaboración y Ejercicio del Programa Anual.- Se cumplió con
lo establecido en el procedimiento, se muestra evidencia de las actividades,
se aplicó la hoja de verificación. El indicador concluye 2 metas realizadas
entre 9 metas programadas, cumplimiento de 22.22%, indicador en proceso.
Procedimiento: Formación y Desarrollo de Personal.- Se cumplió con todo lo
establecido en el procedimiento, se muestra evidencia de las actividades y
formatos, y Programa de capacitación. Solicitaron ajustar dos formatos y
adecuar otros. El indicador consiste en 48 personas capacitadas entre 92
personas del Instituto, con un cumplimiento de 52%, así mismo se tienen 2
cursos impartidos entre 8 cursos programados, con un índice de cumplimiento
0
0
0
0
0
0
6.3 Infraestructura
6.4 Ambiente de trabajo
Coordinación General de Recursos
Materiales y Servicios
Dirección General
7.1 Planificación de la realización
del producto
Coordinaciones Generales de:
Formación Inicial; Investigación,
Desarrollo y Posgrado y Formación
Continua
7.2 Procesos relacionados con el
cliente
Coordinación General de
Investigación, Desarrollo y
Posgrado
7.3 Diseño
Unidad de Sistemas de Información
del 25%, los indicadores están en proceso.
Procedimiento: Adquisición de Bienes y Servicios (Obras).- Se cumplió con
todo lo establecido en el procedimiento, se muestra evidencia de las
actividades, así como la evaluación a proveedores. Se elaboró la hoja de
verificación. El indicador corresponde a 0 obras autorizadas entre 1 obra
solicitadas, con un cumplimiento del 0%, indicador en proceso.
Procedimiento: Evaluación del Servicio.- Se cumplió con lo establecido en el
procedimiento, se informa que se aplicó una encuesta de ambiente de trabajo
para el personal de la administración central de IFODES. El indicador
concluye con 48 encuestas realizadas entre 77 personas a elaborar una
encuesta, con un cumplimiento del 62%.
En cuanto a la evaluación al desempeño docente.- Se tiene 2 evaluaciones
aplicadas entre 8 Unidades a aplicar la evaluación, con un cumplimiento del
25%, indicador en proceso. Se elaborará una AP a las EN para la aplicación
de dicha evaluación.
Para la evaluación del servicio al cliente.- Está aún no se ha aplicado y se
creó el compromiso de aplicarla, por lo que se elaborará una AP.
Procedimiento: Coordinación de Cargas Académicas (Licenciatura).- Se
cumplió con todo lo establecido en el procedimiento, se muestra evidencia de
las actividades, así como aplicación de la hoja de verificación. El indicador
concluye 17 cargas académicas autorizadas entre 17 cargas académicas
entregadas. Cumplimiento 100%.
Procedimiento: Coordinación de Cargas Académicas (Posgrado).- Se cumplió
con todo lo establecido en el procedimiento, se muestra evidencia de las
actividades, así como aplicación de la hoja de verificación. El indicador
concluye 8 cargas académicas autorizadas entre 8 cargas académicas
entregadas. Cumplimiento 100%.
Procedimiento: Capacitación, actualización y profesionalización en base al
Programa para el Desarrollo Profesional Docente. A pesar de que se
diseñaron por parte de IFODES 8 cursos para capacitar a docentes de
educación básica, este procedimiento no se está aplicando, lo está llevando a
cabo la Secretaría de Educación y Cultura.
El indicador concluye con 8 cursos diseñados entre 8 cursos programados,
con un cumplimiento del 100%. En cuanto a impartición de cursos, el
indicador concluye con 1 curso de capacitación impartido a docentes de
educación básica en servicio entre 8 cursos de capacitación programados
para docentes de educación básica, con un cumplimiento del 13%.
Procedimiento: Diseño de Programas Académicos y Productos Educativos.Se cumplió con todo lo establecido en el procedimiento, se muestra evidencia
de las actividades y de diseños, se elaboró la hoja de verificación. El indicador
concluye 4 programas o productos educativos desarrollados entre 4
programas o productos educativos solicitados. Cumplimiento 100%.
Procedimiento: Análisis y Desarrollo de sistemas de Información.- Se cumplió
con todo lo establecido en el procedimiento, se muestra evidencia de las
actividades, así como la elaboración de la hoja de verificación. El indicador
concluye 2 programas o software desarrollados entre 2 programas o software
solicitados. Cumplimiento 100%. El área solicita una acción de mejora
mediante una IT, la cual consiste en el desarrollo del diagnostico de las
solicitudes de bienes informáticos.
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Coordinación General de Recursos
Materiales y Servicios
7.4 Compras
7.5 Producción y prestación de
servicios
Excluida
7.6 Control de los dispositivos
de medición
Todas las áreas de la
Administración Central de IFODES
8.1 Generalidades
Dirección General / Coordinador de
Calidad
8.2.1 Satisfacción del cliente
Coordinador de Calidad / Auditor
Líder
8.2.2 Auditoría interna
8.2.3 Seguimiento y medición de
los procesos
8.2.4. Seguimiento y medición
del producto
8.3 Control
conforme
de
producto
no
Dirección General y Secretaría
General Académica
Dirección General, Secretaría
General Académica y Coordinador
de Calidad
Procedimiento: Adquisición de Bienes y Servicios (Servicios).- Se cumplió con
todo lo establecido en el procedimiento, se muestra evidencia de las
actividades, así como la evaluación a proveedores. Se elaboró la hoja de
verificación. El indicador consiste en 1,311 solicitudes de bienes y servicios
entre 1,126 solicitudes y servicios autorizados, dando un cumplimiento del
85%, el indicador está en proceso. En este proceso se solicitó una AM para
elaborar una IT relacionada con la carga de combustible, a fin de facilitar y
transparentar el trabajo.
Excluida
Todas las áreas presentaron los indicadores establecidos en la “Red de
procedimientos” del procedimiento que corresponda. Se anexa información a
este reporte.
Procedimiento: Evaluación del Servicio.- Se está trabajando en el proceso del
procedimiento, se están aplicando las siguientes encuestas.
El indicador marca para la evaluación al desempeño docente, 2 evaluaciones
aplicadas entre 8 Unidades a aplicar evaluación, con un cumplimiento del
25%, indicador en proceso.
Para la evaluación del servicio al cliente, está aún no se ha aplicado y se creó
el compromiso de elaborar una AM para aplicar dicha encuesta.
Procedimiento: Atención de quejas, comentarios y sugerencias.- Ese
procedimiento fue actualizado mediante una AM y al momento se está
trabajando en el cumplimiento de respuesta, el indicador marca 0 solicitudes
atendidas entre 45 solicitudes turnadas. Cumplimiento 0%, indicador en
proceso.
Procedimiento: Auditorías internas.- Se cumplió con todo lo establecido en el
procedimiento, se muestra evidencia de las actividades, Se elaboró la hoja de
verificación. El indicador concluye en la administración central con 1 auditoría
interna realizada entre 1 auditoría interna programada. Cumplimiento 100%,
mientras que en las EN el indicador corresponde a 8 auditorías internas
realizadas entre 8 auditorías internas programadas.
En la Administración Central.- El seguimiento y medición de los procesos y el
producto se lleva a cabo mediante las evaluaciones de servicio al cliente y de
ambiente de trabajo; así como la evaluación a los objetivos de calidad y los
resultados de los indicadores de los procedimientos, los cuales se cumplieron
de acuerdo como se establece en los puntos anteriores.
En las Unidades Académicas.- El seguimiento y medición de los procesos y el
producto se lleva a cabo mediante las evaluaciones de servicio al cliente y las
evaluaciones que el alumno realiza al docente “Evaluación al Desempeño
Docente”; así como los resultados de los indicadores de los procedimientos
académicos de la Unidad.
Procedimiento: Servicio No Conforme.- Se cumplió con todo lo establecido en
el procedimiento, se muestra evidencia de las actividades, así como
aplicación de la hoja de verificación. En la auditoría interna no se ha aplicado
el Servicio no conforme, solo en la auditoría externa por la casa certificadora
ATR, se levantaron 4 No Conformidad, de las cuales las 4 fueron atendidas
en su momento y en la próxima auditoría externa de mantenimiento, se
revisará su cumplimiento.
0
0
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0
8.4 Análisis de datos
Dirección General, Secretaría
General Académica y Coordinador
de Calidad
8.5 Mejora, acciones correctivas
y preventivas
Dirección General / Coordinador de
Calidad
El análisis de datos se realizó mediante los indicadores, las evaluaciones y los
objetivos de calidad. La información se analizó en la Reuniones de Consejo
Académico, el resultado se muestra en los objetivos de calidad y en cada
procedimiento; así mismo se darán a conocer en la próxima reunión de
consejo académico.
Procedimiento: Acciones de mejora.- Se está en proceso de aplicar este
procedimiento y en esta auditoría se levantaron 9 acciones de mejora, 3
acciones preventivas, 1 documento a elaborar y 4 Instrucciones de trabajo.
0
0
DESCRIPCIÓN DE RESULTADOS POR ÁREA:
Área Auditada:
No.
1
Responsable de Área:
Documento de
Referencia
Descripción de la no Conformidad
0
2
3
50-DGI-P06-F4/REV.00