Reporte Integral de Auditoria Interna 2015

REPORTE INTEGRAL DE AUDITORIA
Auditoria No: 3
Auditor Líder: Adriana Almada Gutiérrez
Fecha: 11 de Marzo de
Fecha de auditoría: 5, 6 y 9 de Marzo de
Auditores: Margarita Taddei Cabrero, Luz
2015
Elena Vásquez Ruíz, Criseida Cosett Aganza
Torres, Artemisa Meneses Muñoz, Federico
Ortega Enríquez, Norma Cecilia Soto Salmón,
Luz Yuridia Rodríguez García.
2015
Alcance:
Dirección General, Secretaría
General Académica, Secretaría General
Administrativa, Secretaría Técnica Jurídica,
Unidad de Planeación, Unidad de Vinculación
y Extensión, Unidad de Sistemas de
Información,
Coordinación
General
de
Formación Inicial, Coordinación General de
Formación Continua, Coordinación General de
Investigación,
Desarrollo
y
Posgrado,
Coordinación
General
de
Finanzas,
Coordinación General de Recursos Humanos,
Coordinación General de Recursos Materiales
y Comité de Calidad (control de documentos,
acciones correctivas, atención de quejas,
evaluación del servicio, auditorías internas y
control de servicio no conforme)
Total de no
conformidades:
2
Resultados por área
Área
Total de no
conformidad
Auditor
Margarita Taddei
Cabrero
Criseida Cosett
Aganza Torres
Dirección General
1
Secretaría Técnica Jurídica
0
Secretaría General Académica
0
Secretaría General Administrativa
0
Unidad de Sistemas de Información
0
Unidad de Vinculación y Extensión
0
Coordinación de Área de Planeación y
Programación
0
Norma Cecilia Soto
Salmón
Coordinación de Oficina de
Programación y Presupuestos
0
Adriana Almada
Gutiérrez
Criseida Cosett
Aganza Torres
Margarita Taddei
Cabrero
Luz Elena Vásquez
Ruíz
Norma Cecilia Soto
Salmón
Área
Coordinación General de
Formación Inicial
Coordinación General de
Formación Continua
Coordinación General de
Investigación, Desarrollo y
Posgrado
Coordinación General de
Finanzas
Coordinación General de
Recursos Humanos
Coordinación General de
Recursos Materiales y Servicios
Coordinador de Calidad, Auditor
Líder y Coordinadora de Oficina
de Sistematización de Proyectos
Administrativos
Total de no
conformidad
0
0
0
0
1
0
0
Auditor
Artemisa Meneses
Muñoz
Adriana Almada
Gutiérrez
Artemisa Meneses
Muñoz
Federico Ortega
Enríquez
Luz Elena Vásquez
Ruíz
Federico Ortega
Enríquez
Luz Yuridia
Rodríguez García
Resultado por requerimiento ISO
Requerimiento ISO
4.1 Requerimientos General
Área responsable
Referencia
(Señalar AC, AP y SNC definido en la descripción de resultados
por área)
Total de No
conformidades
Dirección General
Se conoce y se interpreta con claridad
0
4.2 Requisitos de documentación
y manual de calidad
Coordinador de Calidad / Auditor
Líder
Se conoce y se interpreta con claridad
0
4.2.3 Control de documentos
Coordinador de Calidad / Auditor
Líder
4.2.4 Control de registros
5.1 Compromiso de la dirección
Coordinador de Calidad / Auditor
Líder
Dirección General
Secretaría General Académico
5.2 Enfoque al cliente
Unidad de Vinculación y Extensión
5.3 Política de calidad
Todas las áreas
5.4 Planificación y Objetivos de
calidad
Todas las áreas
5.5 Responsabilidad, autoridad,
comunicación
Secretaría Técnica Jurídica
Procedimiento: Elaboración de documentos.- Se cumplió con todo lo
establecido en el procedimiento, se muestra evidencia de las actividades y
formatos, así como aplicación de la hoja de verificación. El indicador concluye
1 procedimiento elaborado entre 1 procedimiento aplicado. Cumplimiento
100%. El procedimiento se denominó “Capacitación, Actualización y
Profesionalización en base al PRODEP”. Se solicita modificar algunas fechas
y corregir unos errores en la redacción.
Procedimiento: Control de documentos y registros.- Se cumplió con todo lo
establecido en el procedimiento, se muestra evidencia de las actividades y
formatos, así como aplicación de la hoja de verificación. El indicador concluye
26 procedimientos elaborados entre 26 procedimientos aplicados.
Cumplimiento 100%. Sólo se canceló el procedimiento “50-VIN-P02-Bolsa de
Trabajo”. Se solicita modificar algunas fechas y corregir unos errores en la
redacción.
Uno de los compromisos de la Dirección es transmitir un ambiente ameno en
el que todos sus integrantes se involucren en las actividades de la Institución,
además de transmitir a todos la importancia de llevar un SGC, atender y
apoyar a nuestros alumnos y docentes, así como lograr las metas y objetivos
planteados.
Procedimiento: Admisión de alumnos.- Se cumplió con todo lo establecido en
el procedimiento, se muestra evidencia de las actividades y formatos, así
como aplicación de la hoja de verificación. El indicador concluye 1393
sustentante aceptados entre 1338 sustentante acreditados. Cumplimiento
96%. No se solicitaron acciones de mejora.
Procedimiento: Sistema de Seguimiento a Egresados.- Se cumple con parte
del procedimiento, ya que en la revisión de los formatos, estos no cuentan con
el código correspondiente, también al elaborarse la hoja de verificación se
evidenció que no se alimenta el sistema SIIA y que no se informó de los
resultados del Seguimiento a Egresados en Reunión de consejo. El indicador
concluye 542 egresados encuestados entre 926 egresados de licenciatura.
Cumplimiento 58.53%. Solicitan acción de correctiva para: Cambios de
políticas, utilizar el código encada formato, así como la Unidad de Vinculación
informe a las UA sobre los resultados del Seguimiento a Egresados.
Se conoce y se interpreta con claridad
Se conoce y se interpreta con claridad. Se anexa resultado de indicadores por
objetivo.
Procedimiento: Organización de las sesiones de la Junta Directiva.- Se
cumplió con todo lo establecido en el procedimiento, se muestra evidencia de
las actividades, así como aplicación de la hoja de verificación. El indicador
concluye 4 sesiones programadas entre 4 sesiones realizadas. Cumplimiento
100%. No se solicitaron acciones de mejora.
0
0
0
0
0
0
0
5.6 Revisión de la dirección
Dirección General
Secretaría General Administrativa
Coordinación General de Finanzas
6.1 Provisión de recursos
Unidad de Planeación
6.2 Recursos Humanos
Coordinación General de Recursos
Humanos
6.3 Infraestructura
Coordinación General de Recursos
Materiales y Servicios
6.4 Ambiente de trabajo
Dirección General
Procedimiento: Revisión del SGC.- No se cumplió con lo establecido en el
procedimiento, no se muestra evidencia de las actividades (agenda de
trabajo, Minuta y Lista de asistencia), así como aplicación de la hoja de
verificación. El indicador concluye 4 reuniones programadas entre 1 reunión
realizadas. Cumplimiento 25%. Se aplica una No conformidad ya que la Alta
Dirección debe revisar el SGC de la Organización a intervalos planificados
para asegurarse de su conveniencia, adecuación y eficacia continua.
Procedimiento: Gestión de viáticos.- Se cumplió con todo lo establecido en el
procedimiento, se muestra evidencia de las actividades, así como aplicación
de la hoja de verificación. El indicador concluye 562 viáticos pagados entre
601 viáticos solicitados, de los cuales 36 solicitudes de viáticos fueron
cancelados y 39 no generaron gasto. Cumplimiento 94.01%. No se solicitaron
acciones de mejora.
Procedimiento: Pago a proveedores y terceros.- Se cumplió con todo lo
establecido en el procedimiento, se muestra evidencia de las actividades, así
como aplicación de la hoja de verificación. El indicador concluye 2698
solicitudes pagadas entre 2755 solicitudes autorizadas. Cumplimiento
97.93%. No se solicitaron acciones de mejora.
Procedimiento: Elaboración y Seguimiento de Programas y Proyectos.- Se
cumplió con lo establecido en el procedimiento, se muestra evidencia de las
actividades, así como aplicación de la hoja de verificación. El indicador
concluye 5 programas establecidos entre 5 programas realizados (ProFORM,
PEFC, Beca CONACYT, Doctorado PROMEP y PEFEN). Cumplimiento
100%. No se solicitaron acciones de mejora.
Procedimiento: Elaboración y Ejercicio del Programa Anual.- Se cumplió con
lo establecido en el procedimiento, se muestra evidencia de las actividades,
se aplicó la hoja de verificación. El indicador concluye 14 metas realizadas
entre 15 metas programadas, de las cuales: 2 metas se cumplieron al 80%, 1
meta al 114.51%, 1 meta al 200%, 10 metas al 100% y 1 meta no cumplida,
en total, el cumplimiento 93.33. No se solicitaron acciones de mejora.
Procedimiento: Formación y Desarrollo de Personal.- Al ser auditado y al
llegar la hoja de verificación se destacó que se está trabajando en un
programa de capacitación interno para la Administración Central de IFODES,
en el que se incluirán los cursos del programa de capacitación externo del
Gobierno del Estado organizado por CECAP. Se toma el indicador con los
cursos otorgados por CECAP, el cual concluye 13 personas capacitadas entre
90 personas de la administración central. Cumplimiento 14.44%. Se levanta
una No Conformidad ya que el procedimiento no demuestra ser eficaz, al
detectarse que no existe un programa de capacitación interno de la
Administración Central de IFODES, ya que los cursos que se ofertan son
organizados por el CECAP, lo que limita demostrar la formación objetiva del
personal de la Administración Central de IFODES y que éste se capacite para
fortalecer las competencias necesaria.
Procedimiento: Adquisición de Bienes y Servicios (Obras).- Se cumplió con
todo lo establecido en el procedimiento, se muestra evidencia de las
actividades, así como la evaluación a proveedores de Obras. Se elaboró la
hoja de verificación. El indicador concluye 5 obras autorizadas entre 5 obras
solicitadas Cumplimiento 100%. No se solicitaron acciones de mejora.
Procedimiento: Evaluación del Servicio.- Se cumplió con todo lo establecido
en el procedimiento, se informa que apenas se está aplicando una encuesta
de ambiente de trabajo para el personal de la administración central de
IFODES y que pronto se publicarán los resultados en la página oficial, así
1
0
0
0
1
0
0
7.1 Planificación de la realización
del producto
Todas las Coordinaciones
Generales del Área Académica
7.2 Procesos relacionados con el
cliente
Coordinación General de
Investigación, Desarrollo y
Posgrado
7.3 Diseño
Unidad de Sistemas de Información
7.4 Compras
Coordinación General de Recursos
Materiales y Servicios
7.5 Producción y prestación de
servicios
Excluida
7.6 Control de los dispositivos
de medición
Todas las áreas de la
Administración Central de IFODES
8.1 Generalidades
8.2.1 Satisfacción del cliente
Dirección General / Coordinador de
Calidad
mismo, se llenó el formato de la hoja de verificación. No se solicitaron
acciones de mejora.
Procedimiento: Coordinación de Cargas Académicas (Licenciatura).- Se
cumplió con todo lo establecido en el procedimiento, se muestra evidencia de
las actividades, así como aplicación de la hoja de verificación. El indicador
concluye 18 cargas académicas autorizadas entre 18 cargas académicas
entregadas. Cumplimiento 100%. No se solicitaron acciones de mejora.
Procedimiento: Coordinación de Cargas Académicas (Posgrado).- Se cumplió
con todo lo establecido en el procedimiento, se muestra evidencia de las
actividades, así como aplicación de la hoja de verificación. El indicador
concluye 13 cargas académicas autorizadas entre 13 cargas académicas
entregadas. Cumplimiento 100%. No se solicitaron acciones de mejora.
Procedimiento: Coordinación de los Consejos Técnicos Escolares. Este
procedimiento se modificó completamente, ya que no existen los Consejos
Técnicos. El procedimiento auditado es “Capacitación, actualización y
profesionalización en base al Programa para el Desarrollo Profesional
Docente”, el cual cumplió con todo lo establecido en el procedimiento, se
muestra evidencia de las actividades, así como aplicación de la hoja de
verificación. El indicador concluye 4 cursos otorgados entre 4 cursos
programados, así como 2000 docentes capacitados entre 2000 docentes de
educación básica registrados, con la meta de actualizar a 23,144 docentes del
Estado de Sonora. Cumplimiento 100%. Se solicita acción de mejora para
actualizar todo el procedimiento.
Procedimiento: Diseño de Programas Académicos y Productos Educativos.Se cumplió con todo lo establecido en el procedimiento, se muestra evidencia
de las actividades y de diseños, se elaboró la hoja de verificación. El indicador
concluye 2 programas o productos educativos desarrollados entre 2
programas o productos educativos solicitados. Cumplimiento 100%. No se
solicitaron acciones de mejora.
Procedimiento: Análisis y Desarrollo de sistemas de Información.- Se cumplió
con todo lo establecido en el procedimiento, se muestra evidencia de las
actividades, así como la elaboración de la hoja de verificación. El indicador
concluye 6 programas o software desarrollados entre 6 programas o software
solicitados. Cumplimiento 100%. Solicitan acción correctiva para: Cambios de
políticas, mejoras de formatos y cambio del nombre del titular de la Unidad.
Procedimiento: Adquisición de Bienes y Servicios (Servicios).- Se cumplió con
todo lo establecido en el procedimiento, se muestra evidencia de las
actividades, así como la evaluación a proveedores de servicio. Se elaboró la
hoja de verificación. El indicador concluye 4605 solicitudes autorizadas entre
5035 solicitudes Cumplimiento 100%. No se solicitaron acciones de mejora.
Excluida
Todas las áreas presentaron los indicadores establecidos en la “Red de
procedimientos” del procedimiento que corresponda. Se anexa información a
este reporte.
Procedimiento: Evaluación del Servicio.- Se cumplió con todo lo establecido
en el procedimiento, se informa que apenas se está aplicando una encuesta
de servicio al cliente para el público en general que solicita información en
oficinas de la administración central del IFODES y pronto se conocerá los
resultados, así mismo, también se llenó de la hoja de verificación. Se solicita
modificar algunas fechas y corregir unos errores en la redacción.
Nota: La encuesta se aplicó a 80 personas de 90 personas registradas en la
0
0
0
0
0
0
0
0
0
Coordinador de Calidad / Auditor
Líder
8.2.2 Auditoría interna
8.2.3 Seguimiento y medición de
los procesos
8.2.4. Seguimiento y medición
del producto
8.3 Control
conforme
de
producto
no
Dirección General y Secretaría
General Académica
Dirección General, Secretaría
General Académica y Coordinador
de Calidad
8.4 Análisis de datos
Dirección General, Secretaría
General Académica y Coordinador
de Calidad
8.5 Mejora, acciones correctivas
y preventivas
Dirección General / Coordinador de
Calidad
Administración Central, concluyendo con un indicador de 88.89%.
Procedimiento: Atención de quejas, comentarios y sugerencias.- Se cumplió
con todo lo establecido en el procedimiento, se muestra evidencia de las
solicitudes del buzón, El indicador concluye con 892 solicitudes turnadas entre
444 solicitudes atendidas. Cumplimiento 49.78%. Se levantan acciones
preventivas a cada área que no cumplió con atender las solicitudes.
Procedimiento: Auditorías internas.- Se cumplió con todo lo establecido en el
procedimiento, se muestra evidencia de las actividades, Se elaboró la hoja de
verificación. El indicador concluye con 1 auditoría interna realizada entre 1
auditoría interna programada. Cumplimiento 100%.
En la Administración Central.- El seguimiento y medición de los procesos y el
producto se lleva a cabo mediante las evaluaciones de servicio al cliente y de
ambiente de trabajo; así como la evaluación a los objetivos de calidad y los
resultados de los indicadores de los procedimientos.
En las Unidades Académicas.- El seguimiento y medición de los procesos y el
producto se lleva a cabo mediante las evaluaciones de servicio al cliente y las
evaluaciones que el alumno realiza al docente; así como los resultados de los
indicadores de los procedimientos académicos de la Unidad.
Procedimiento: Servicio No Conforme.- Se cumplió con todo lo establecido en
el procedimiento, se muestra evidencia de las actividades, así como
aplicación de la hoja de verificación. En la auditoría interna no se ha aplicado
el Servicio no conforme, solo en la auditoría externa por la casa certificadora
ATR, se levantaron 2 No Conformidad, la primera es a la Alta Dirección de
IFODES la cual consiste en: “Falta de realización de las Reuniones de
Consejo Académico, así el seguimiento del SGC” y la segunda es al
Coordinador General de Recursos Humanos: “Inexistencia de un programa de
capacitación para el personal de la Administración Central”. Se solicita
modificar algunas fechas y corregir unos errores en la redacción. El indicador
concluye con 2 No conformidades documentadas entre 2 no conformidades
atendidas. Cumplida al 100%
El análisis de datos se realizó mediante los indicadores, las evaluaciones y los
objetivos de calidad. La información se analizó en la Reuniones de Consejo
Académico.
Procedimiento: Acciones de mejora.- Se cumplió con todo lo establecido en el
procedimiento, se muestra evidencia de las actividades, así como aplicación
de la hoja de verificación. Se elaboraron 3 acciones de mejora:
01.Actualización del buzón de quejas, comentarios y sugerencias,
02.Modernización de la página del SGC y la página principal de IFODES y
03.actualización y mejoras al procedimiento “Coordinación de Cargas
Académicas”, así mismo se levantaron 14 acciones correctivas, Tanto las
acciones de mejora como las acciones correctivas se cumplieron al 100%
0
0
0
0
0
DESCRIPCIÓN DE RESULTADOS POR ÁREA:
Área Auditada:
No.
1
1
Mtro. Reginaldo Duarte Íñigo
Documento de
Referencia
Descripción de la no Conformidad
No presenta evidencia de la revisión por la dirección en las Reuniones de Consejo Académico
Área Auditada:
No.
Responsable de Área:
Dirección General
Coordinación
Humanos
General
de
Recursos
Responsable de Área:
Invitación de la reunión, Lista
de asistencia, Minuta de
acuerdos y compromiso y
seguimiento de los mismos.
Revisión
de
Objetivos,
procedimientos
e
indicadores.
Profr. Jesús Grijalva Monteverde
Descripción de la no Conformidad
No existe un programa de capacitación interno de la Administración Central de IFODES y no se cumple con los formatos del
procedimiento.
Documento de
Referencia
Programa de Capacitación y
evidencia de formatos.
50-DGI-P06-F4/REV.00