Obligaciones Laborales

MONTES & ASOCIADOS
Período Auditado:
Fecha auditoria:
Empresa Auditada:
Programa Aprobado Por:
PROGRAMA PARA LA REVISIÓN DE OBLIGACIONES LABORALES
OBJETIVO GENERAL: Revisar y Evaluar la solidez y las debilidades de control interno en el
área
OBJETIVO DE LAS PRUEBAS DE CUMPLIMIENTO:
Determinar:
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
Si se cumplen las normas legales relacionadas con la contratación, pago de salarios y
liquidación de prestaciones sociales.
Si se efectúan todos los descuentos y se hacen todas las retenciones sobre los salarios
conforme a lo establecido y prescrito por las normas legales.
Si pueden inflarse de alguna manera las nóminas
Si es posible pagar a los empleados por trabajos no realizados.
Si existen otros errores en los cómputos de las nóminas.
Si los costos y gastos por prestaciones sociales son controlados y registradas
adecuadamente.
Si es posible la preparación y el pago de las nóminas, sin la debida aprobación.
OBJETIVO DE LAS PRUEBAS SUSTANTIVAS
1.
2.
3.
4.
Comprobar la razonabilidad de los pagos efectuados por concepto de salarios, aportes y
retenciones sobre salarios y pago de prestaciones sociales.
Cerciorarse si se cumplen las disposiciones legales en las relaciones de la empresa y sus
trabajadores.
Asegúrese de la razonabilidad de los pagos estimados por concepto de prestaciones sociales.
Comprobar la adecuada distribución y contabilización de las nóminas, aportes y retenciones
sobre salarios y prestaciones sociales.
Realizado
PROCEDIMIENTO
SI
Elabore una sumaria que contenga la totalidad de los rubros de
obligaciones laborales teniendo en cuenta el Plan Único de Cuentas
de la Entidad
CODIGO
CUENTA
PERIODO
ACTUAL
PERIODO
ANTERIOR
VARIACION
ABSOLUTA
VARIACION
RELATIVA
2505
2510
2515
Procedimientos a Realizar
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NO
N/A
Papel de
Trabajo
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Realizado
PROCEDIMIENTO
SI
POLÍTICAS
Verifique que al interior de la empresa se cuenten con políticas
documentadas para los procesos de selección, contratación,
inducción, formación y capacitación del recurso humano, así como el
sistema de méritos y sanciones que actualmente se aplica. Solicite un
resumen de estas políticas y evalúe si las mismas están acordes con
los cargos que le corresponden y se adecuan a las necesidades de la
organización
Establezca si la sección de Recursos Humanos cuenta con una
Misión, Objetivos y Estrategias acordes con la organización
Examine la efectividad del Control Interno al interior de la
organización, y que el proceso abarque en forma debida los
componentes que lo integran; a saber: Ambiente de Control,
Evaluación de riesgos, Actividades de control, Información y
comunicación y Supervisión y seguimiento.
Verifique si se encuentra adecuadamente definido (planta de cargos)
el recurso humano requerido para el desarrollo institucional y el que
debería tener a futuro.
Se encuentra el recurso humano claramente definido dentro de la
Misión Institucional; en caso negativo explique las razones de esta
circunstancia. Considera Usted que se encuentra adecuadamente
formulado el recurso humano en este factor
Se percibe claridad por parte de la Asamblea General, Junta Directiva
y Gerencia de la Misión de la Empresa respecto al recurso humano
Se han definido claramente los objetivos de la organización respecto
a:
Reclutamiento
Selección
Contratación
Inducción
Incentivos
Capacitación y Desarrollo
Promoción
Remuneración
PROCESO DE SELECCIÓN
Se tienen fuentes de reclutamiento adecuadas, que proporcionen
personal acorde a las necesidades de la empresa
Se tiene documentada la política en relación con el reclutamiento de
personal
Se tienen mediciones sobre los costos de reclutamiento de personal.
Se lleva un registro apropiado de las solicitudes no aceptadas y las
causas, así como de las solicitudes de transferencia y de promoción;
están adecuadamente determinadas las políticas en este aspecto
Determine cuáles son los criterios de selección en la empresa
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NO
N/A
Papel de
Trabajo
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PROCEDIMIENTO
SI
(Experiencia, méritos especiales, nivel educativo).
El proceso de selección es objetivo y se guía por requerimientos
específicos para el cargo. En este caso que evidencia se deja acerca
del asunto; identifique si dicho proceso es adecuado y obedece a los
requerimientos de la organización.
Verifique el estricto cumplimiento del reglamento de reclutamiento de
y selección de personal. De observar algunas omisiones o
excepciones indague acerca de la existencia de justificación o
autorización gerencial.
CAPACITACIÓN Y DESARROLLO
Verifique el proceso de inducción del personal nuevo a la empresa.
Observe la existencia de Manuales de Procedimientos internos para
cada área o puesto de Trabajo.
Identifique al interior del presupuesto de la entidad el costo de los
cursos y programas destinados a planes de capacitación y educación
continuada en el período auditado y en el futuro inmediato; verifique el
cumplimiento y ejecución de los programas asignados y si existe una
adecuada correspondencia de los mismos en relación a los objetivos
de la entidad y en recursos humanos.
Se poseen programas de capacitación acordes a las necesidades de
los funcionarios, y en forma muy particular a los empleados
vinculados a procesos productivos relacionados con el servicio o el
producto.
Verifique el proceso de Capacitación y Desarrollo del Personal nuevo
o en ascenso. Verifique la existencia de planes de entrenamiento para
ejecutivos y demás personal de administración.
Se cuenta con registros del grado de cumplimiento de los programas
de capacitación, registros relacionados con productividad y con
control calidad
Para cada caso como se miden los logros de cada proceso. Existe un
sistema de evaluación
EVALUACIÓN DEL DESEMPEÑO
Se cuenta con estándares de rendimiento por departamentos,
procesos, servicios, como parte del Sistema de COSTOS y como
base para una evaluación periódica del desempeño
Se cuenta con un sistema de evaluaciones comparativo que permita
medir en forma individual el progreso o incumplimiento de un
funcionario frente a las metas preestablecidas o fijadas
Se cuenta con un archivo de entrevistas acompañando la hoja de
vida de cada uno de los funcionarios vinculados.
PROGRAMA DE VALORACIÓN DE PUESTOS
Se cuenta con bases suficientes para llevar a cabo un programa
adecuado de valoración de puestos, incluyendo para el efecto, los
datos a tener en cuenta para la valoración y medición, las
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Papel de
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PROCEDIMIENTO
SI
descripciones y los grados en que puede darse cada uno con base en
una puntuación objetivamente determinada
Se cuenta con una base adecuada de clasificación y comprobaciones
que permita medir efectivamente la valoración indicada
Cuenta cada puesto debidamente valorado con un cuestionario y
manual, estableciendo una equivalencia entre ambos
PROGRAMA DE CALIFICACIÓN DE MÉRITOS
Verificar los siguientes criterios de calificación de méritos, teniendo en
cuenta la situación de su entidad y su planta de personal (tomar una
muestra de cada proceso):
EFICIENCIA: Referido este criterio a la cantidad de trabajo utilizado
en relación con el tiempo utilizado (actividad en el trabajo).
SATURACIÓN: Este factor trata de medir el espíritu y la efectividad
con los que cada persona se preocupa por completar su trabajo y por
no quedarse sin tareas, para lo cual sugiere y realiza trabajos
complementarios o nuevos que aumentan la eficacia de la sección.
PRECISIÓN O CALIDAD: En este punto se pretende medir la calidad
y precisión, así como la uniformidad o regularidad con las que se
desarrollan los trabajos. Se refiere a la calidad conveniente en cada
momento, de acuerdo con normas dadas por los superiores.
PRESENTACIÓN: A través de este criterio se quiere apreciar el
esfuerzo realizado en orden a la presentación adecuada (visual) de
los trabajos encomendados.
JUICIO: Este factor mide si la calidad, precisión y presentación
logrados y los medios empleados están acordes con las necesidades
de cada trabajo o no tienen ninguna relación. Partiendo de la base de
que se debe “trabajar lo peor dentro de lo admisible”.
PROGRESO TÉCNICO: Esto se relaciona con el espíritu e iniciativa
para hacer mejor los trabajos.
DISPONIBILIDAD O COLABORACIÓN: Este criterio incluye el
acatamiento de sugerencias de todo orden y ponerlas en práctica,
disposición, adaptación y estar abierto a nuevos sistemas; mide la
entrega a la empresa.
LIMPIEZA: Este factor engloba aspectos del trabajo diario tales como
orden, grado de conservación de sus elementos a cargo,
presentación y aspecto habitual del trabajo.
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PROCEDIMIENTO
SI
COMPORTAMIENTO EN SERVICIOS EXTERIORES: Se manifiesta
en el comportamiento de cada trabajador frente a las personas y
sociedades ajenas a la empresa e incluye amabilidad, interés, etc; así
como a la eficacia del servicio.
COMPORTAMIENTO EN SERVICIOS INTERIORES: Este factor
pondera la forma en que se reciben y acatan las instrucciones
internas, puntualidad, críticas y comentarios.
SEGURIDAD E HIGIENE EN EL TRABAJO: Conlleva al interés por
acatar y cumplir normas de seguridad e higiene ocupacional,
prudencia y prevención.
GENERALIDADES
Observe la existencia del Reglamento Interno de Trabajo, la ubicación
en sitios estratégicos de la empresa y recursos adicionales de
divulgación hacia los empleados.
Observe la existencia en el Departamento de Personal de un archivo
detallado que describa cada puesto de trabajo y funciones para cada
caso.
Observe la periodicidad de elaboración de exámenes médicos al
personal. Analice el cumplimiento de este proceso.
Verifique los niveles de autorización para la elaboración de trabajo
extra.
Con base en lo anterior verifique si los reportes de horas extras están
debidamente autorizados por el funcionario competente.
Verifique el procedimiento para los cambios de salario, niveles de
autorización y medio de comunicación, por escrito o verbal.
Observe que exista segregación de funciones entre:
Funcionario encargado de reportar tiempos de trabajo adicional.
Liquidador de la nómina.
Pagador
Otros.
Verifique el procedimiento para el control de ausencias.
Verifique el cálculo del índice de rotación de personal mensual.
Observe las áreas donde éste es más significativo.
Establezca las causas más frecuentes de rotación. Para ello verifique
los retiros ocurridos durante el período y seleccione una muestra
representativa en la que pueda revisar la causa del retiro.
Existen conflictos personales o entre dependencias.
Verifique las políticas de higiene y seguridad industrial. Observe la
ocurrencia y frecuencia de accidentes en la empresa. Establezca las
causas más frecuentes.
Se ha detectado enfermedades profesionales al interior de la
organización
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PROCEDIMIENTO
SI
Identifique durante un período de tiempo, la ocurrencia de accidentes
de trabajo y determine los costos de los accidentes y enfermedades
profesionales de la empresa.
Las condiciones para desarrollar el trabajo son apropiadas para los
empleados.
Verifique la existencia del reglamento de higiene y seguridad.
Observe que sea ampliamente difundido entre todos los empleados.
Observe la existencia de informes mensuales relacionados con los
accidentes de trabajo y sus causas.
Observe que la empresa se encuentre al día con el pago al ISS y
demás EPS.
Verifique el tipo de contratación que realiza la empresa. Directa o
indirecta. Para la contratación directa segregue los empleados que
corresponden a los diferentes grupos de beneficio Para cada caso
confirme el número de empleados contratados en el período.
Revise detalladamente si existen otros procesos de contratación y
observe que el personal que sea vinculado mediante esa modalidad
cumpla con la afiliación por su cuenta al sistema general de seguridad
social y pensiones.
Verifique lo adecuado de la contratación bajo esa modalidad.
Seleccione una muestra de empleados contratados durante el período
y para cada caso a revisar verifique:
 La existencia de carpeta individual por trabajador, en la que se
archive toda la información referente al mismo, observe con
especial cuidado, la existencia del contrato de trabajo,
documentos de identificación del empleado, certificados de
estudios y afiliaciones al sistema de seguridad social y
pensiones.
 Verifique el lapso transcurrido entre la fecha de contratación y la
fecha de afiliación al sistema de seguridad social, pensiones,
caja de compensación familiar y demás.
Con base en el tipo de trabajador, observe el estricto
cumplimiento de las condiciones pactadas en el contrato de
trabajo por ejemplo pago de prestaciones extralegales y verifique
el cumplimiento de las normas estipuladas en la legislación
laboral existente (Entrega de dotaciones, pago de horas extras,
auxilio de transporte y demás).
Existe un escalafón salarial en la empresa. Cómo se fijan los salarios
para cada puesto de trabajo. Con base en la escala de salarios a
verifique su cumplimiento.
Revise las liquidaciones de nómina verificando todas las novedades
presentadas y su correcta liquidación. Para ello haga operaciones
aritméticas hasta llegar al valor efectivamente pagado al trabajador.
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PROCEDIMIENTO
SI
Seleccione los casos donde se presentan deducciones adicionales
del salario, verifique la existencia de autorización firmada por el
funcionario.
Realice seguimiento a todos los descuentos de nómina y revise el
destino final de los mismos. (Pagos o abonos de cuentas)
Verifique el procedimiento de retención en la fuente sobre salarios y
su correcta aplicación. Para ello solicite la base de datos para el
cálculo del porcentaje fijo de retención en la fuente y realice los
cálculos correspondientes, compare los resultados con los del cliente.
Observe el cumplimiento en el pago de nóminas, liquidaciones de
prestaciones sociales y en general analice críticamente la
razonabilidad del pasivo laboral y el pago del mismo.
Para cada caso revise:
 Cesantías (No incluya aquellos empleados que devengan
salario integral ni aquellos contratados para construcción):
Para corroborar el valor acumulado sume el salario básico,
más horas extras, más el auxilio de transporte, más el auxilio
de alimentación devengados durante el período
y al
resultado de ésta suma multiplíquelo por el 9% por cada mes
y proporcional por fracción y le resultado debe corresponder a
la provisión de cesantías del período.
 Intereses sobre las cesantías: El resultado anterior
multiplíquelo por el 1% por cada mes y proporcionalmente
por fracción durante el período evaluado.
 Vacaciones: Tome el salario promedio del período divídalo
entre treinta y multiplicuelo por el número de días de
vacaciones causados.
 Prima de servicios: Tome el salario promedio del período
divídalo entre treinta y multiplíquelo por el número de días de
prima causados.
Obtenga o prepare una relación de las acumulaciones por gastos de
viaje u otros gastos a favor de los empleados. Pruebe las cantidades
examinando los reportes de gastos preparados por los empleados y,
cuando sean importantes, confirme los saldos directamente con los
empleados, incluyendo los anticipos correspondientes.
Verifique la causación del pasivo laboral de acuerdo a los porcentajes
legales, extralegales y convencionales.
Al verificar en forma individual las cesantías deberá tenerse en
cuenta:
Liquidaciones parciales debidamente autorizadas por la seccional de
trabajo ó liquidación especial por parte de la entidad oficial donde se
cerciore de que se cumpla la disposición para la cual se anticipan
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cesantías.
Se debe examinar el origen y certeza del saldo registrado como
nómina por pagar, a través de pagos posteriores.
De la aplicación de los procedimientos anteriores surgieron las
siguientes observaciones
Conclusión
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Referencia Papel de
Trabajo