1 INSTRUCTIVO DE CONTROL DE CONTRATISTAS REVISION Nº 01 FECHA 21/07/2014 MEMORANDUM A: EMPRESAS CONTRATISTAS DE: LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE RETIRO El contenido del presente instructivo es enunciativo, no es taxativo. No se aceptará la presentación de copias en papel de fax. La presentación de fotocopias no legibles hará que no se audite la información presentada o recibida. Toda copia de documentación a presentar en Dacal & Asociados, deberá ser en tamaño A4. Todos los datos de los Formularios o Anexos deberán estar ordenados alfabéticamente, escritos a maquina o PC. 2 INDICE Información General Punto 1: Ingreso de Personal a) Documentación a presentar en el estudio Dacal & Asociados b) Nota de Subcontratación c) Planilla solicitud de Ingreso Página 03 Páginas 04 a 07 Página 08 Página 9 Punto 2: Documentación a presentar en Dacal & Asociados Cronograma de entrega de Documentación Página 10 Anexos I, II y III Páginas 15 a 17 Punto 3: Armado de la documentación para la entrega Trimestral Orden a seguir en la presentación Trimestral Páginas 19 a 22 3 Información General Para realizar el control de las empresas contratistas y subcontratistas, LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE RETIRO cuenta con un Estudio de Contralor: Estudio de Contralor: Dacal & Asociados, encargado de recibir la documentación por parte de las empresas, controlarlas, dar las altas y bajas del personal y emitir trimestralmente un Informe de Auditoria. Para ello cuenta con oficinas en la ciudad de La Plata y en la Ciudad Autónoma de Buenos Aires: Oficina La Plata: Calle 49 Nº 884 entre 12 y 13 (CP 1900) Lunes a Viernes de 9 a 18 hs. Tel: (0221) 424 – 2666 Sábados: de 9 a 12 hs. Oficina Ciudad Autónoma de Buenos Aires: Maipú 267 6º Piso (CP 1053) Lunes a Viernes de 9 a 18 hs. Sitio WEB: www.dacalyasociados.com.ar 4 PUNTO 1 INGRESO DE PERSONAL 5 1 INGRESO DE PERSONAL – NUEVAS ALTAS Las empresas contratistas y subcontratistas deberán presentar 48 hs. antes del ingreso a las oficinas de LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE RETIRO la siguiente documentación: a) DOCUMENTACIÓN A PRESENTAR EN EL ESTUDIO DACAL & ASOCIADOS Las empresas contratistas y subcontratistas deberán presentar la PLANILLA DE SOLICITUD DE INGRESO DE PERSONAL confeccionada en PC, ordenada alfabéticamente, que se adjunta en página 9. En los casos en que la empresa subcontrate a terceros para realizar trabajos o prestaciones de servicios dentro de las instalaciones de LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE RETIRO, la empresa deberá comunicar por nota a Dacal & Asociados, según el formato de página 8, el nombre y apellido de la persona física o denominación de la persona jurídica que oficiará de subcontratista. De no contar con ella, la documentación de ingreso será rechazada. Junto con la planilla de solicitud de ingreso de personal se deberá presentar: * Para los empleados en relación de dependencia: Constancias de Alta al Sistema Mi Simplificación emitida por AFIP y firmada por el empleado. Certificados de cobertura del Seguro de Riesgos del Trabajo (ART) y Seguro Colectivo de Vida Obligatorio, conteniendo listado de personal ordenado alfabéticamente. El certificado de cobertura será extendido en papel membrete de la compañía aseguradora y firmado por funcionario de la misma en todas las páginas que lo componen y con su sello aclaratorio. 6 Además, la fecha de los certificados de cobertura será la del día en que se solicite el ingreso o dentro de los siete días anteriores a dicha solicitud debiendo indicar expresamente la existencia o no de deudas. Para el caso de la Aseguradora de Riesgos del Trabajo, el certificado deberá contener una cláusula de renuncia de subrogación en los siguientes términos: “... ART o ... empleador autoasegurado, renuncia en forma expresa a iniciar toda acción de repetición contra LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE RETIRO, sus funcionarios, empleados u obreros, bien sea con fundamento en el Art. 39.5 de la Ley 24557 o en cualquier otra norma jurídica, con motivo de las prestaciones en especie o dinerarias que se vea obligada a otorgar o abonar al personal dependiente o ex – dependiente de ... (empresa contratista) ... alcanzados por la cobertura de la presente póliza, por accidentes de trabajo o enfermedades profesionales sufridos o contraídos por el hecho o en ocasión del trabajo o en el trayecto entre el domicilio del trabajador y el lugar de trabajo.” * Por los recursos Autónomos/Monotributistas: Deberán contar con un Seguro de Accidentes Personales, cuyas sumas aseguradas mínimas serán las siguientes: Cobertura en caso de muerte: $ 500.000 Cobertura en caso de invalidez: $ 500.000 Contribución en los gastos de asistencia médico farmacéutica: $ 20.000 Los seguros deberán contener las siguientes cláusulas de endoso: “Beneficiario de la póliza: LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE RETIRO (cláusula excluyente). “En caso de que un tercero reclame directa o indirectamente a LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE RETIRO por un siniestro 7 indemnizable por la presente cobertura, LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE RETIRO será considerado asegurado para esta póliza.” No se aceptarán, bajo ninguna circunstancia certificados de cobertura, y toda otra documentación, expedida y firmada por productores asesores directos o brokers de seguros que no cuenten con el correspondiente aval de las compañías aseguradoras. Tal aval deberá ser presentado en cada ocasión que se pretenda entregar documentación ante el Estudio Dacal & Asociados. Esto es válido para todos los seguros aquí tratado (ART, Vida Obligatorio y Accidentes Personales). 8 MEMORANDUM FECHA: _____/_____/______ .A: DACAL & ASOCIADOS DE EMPRESA CONTRATISTA: .......................................................................... ASUNTO: COMUNICAR SUBCONTRATACION Por medio del presente se deja constancia de la subcontratación efectuada por nuestra empresa, para desarrollar tareas dentro de las instalaciones de la LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE RETIRO a partir del día de la fecha. DATOS DE LA SUBCONTRATISTA Razón Social Nº de CUIT Nombre del Responsable Legal y/o Apoderado FIRMA Y ACLARACION DEL RESPONSABLE LEGAL DE LA EMPRESA CONTRATISTA 9 PLANILLA DE SOLICITUD DE INGRESO DE PERSONAL A LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE RETIRO EMPRESA:_____________________________________________________ SUBCONTRATISTA DE:_______________________________________ Señores LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE RETIRO: Por medio de la presente, me dirijo a Uds. a efectos de solicitar el ingreso a LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE RETIRO del siguiente personal: APELLIDO NOMBRES ___________________________________ Lugar y fecha . - DOMICILIO LOCALIDAD PROVINCIA NACIONALIDAD DOCUMENTO FECHA NACIMIENTO FECHA INGRESO EMPRESA FIRMA Y SELLO RESPONSABLE EMPRESA CONTRATISTA ESTUDIOS 10 PUNTO 2 DOCUMENTACIÓN TRIMESTRAL A PRESENTAR EN DACAL & ASOCIADOS 11 2 DOCUMENTACIÓN TRIMESTRAL CRONOGRAMA DE PRESENTACION DE DOCUMENTACION: La Documentación se presentara TRIMESTRALMENTE según el siguiente detalle: AGOSTO: durante el mes de Agosto las empresas deberán presentar la documentación mensual correspondiente a los meses de Mayo, Junio y Julio. NOVIEMBRE: durante el mes de Noviembre las empresas deberán presentar la documentación mensual correspondiente a los meses de Agosto, Septiembre y Octubre. FEBRERO: durante el mes de Febrero las empresas deberán presentar la documentación mensual correspondiente a los meses de Noviembre, Diciembre y Enero. MAYO: durante el mes de Mayo las empresas deberán presentar la documentación mensual correspondiente a los meses de Febrero, Marzo y Abril. El Estudio emitirá una “Hoja de Ruta” o Informe de Auditoria una vez auditada la documentación trimestral presentada por la empresa contratista. La Hoja de Ruta contendrá todas las observaciones correspondientes a la documentación, y tendrá la leyenda de APTA o NO APTA. Tendrá la leyenda de APTA: si la documentación presentada es correcta, y no hay faltantes u omisiones considerables. Tendrá la leyenda NO APTA: cuando la documentación presentada tenga faltantes de consideración (Ejemplo: falta de algún recibo de sueldo, falta de acreditaciones bancarias, falta de pago de las Cargas Sociales, falta de nomina actualizada de ART o del SVO, no pago de ART, SVO o Cargas Sociales, etc.) 12 DOCUMENTACION A PRESENTAR Trimestralmente la empresa deberá presentar POR SEPARADO la documentación de los 3 meses anteriores. 1) Se deberá presentar por cada mes el ANEXO I que se adjunta en página 15, debidamente cumplimentado en todas sus columnas. En el mismo se detallará el mes y año de la documentación presentada y nombre de la empresa que presenta la documentación. El mismo será confeccionado en PC y ordenado Alfabéticamente. 2) En el ANEXO II, que se adjunta en página 16, la empresa o la subcontratista deberán informar algunas de las 6 (seis) causas de las bajas producidas, las que son: DESPIDO RENUNCIA PERSONAL QUE CONTINUA BAJO RELACION DE DEPENDENCIA FUERA DEL AMBITO DE LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE RETIRO AUTÓNOMOS/MONOTRIBUTISTAS: FIN DE CONTRATO FALLECIMIENTO JUBILACION Documentación que se deberá presentar para cada caso: DESPIDO O RENUNCIA Telegrama o Carta Documento que lo constate, firmadas por representante legal de la empresa o por quien se encuentra facultado para contratar u obligar en nombre de la misma. Constancia de Baja en el sistema “Mi Simplificación” de AFIP debidamente firmada por el empleado. Liquidación final y constancia de cancelación del pago de la misma. En caso de que la finalización del contrato de trabajo sea por acuerdo administrativo se deberá entregar copia de tal acuerdo, debidamente intervenido por la autoridad del trabajo, 13 y las constancias de cancelación del mismo en caso de que su pago se convenga en cuotas. De existir DESPIDO POR JUSTA CAUSA la empresa contratista o subcontratista deberá acompañar toda la documentación acumulada que justifique ante el estudio Dacal & Asociados dicha baja. PERSONAL BAJO RELACION DE DEPENDENCIA FUERA DEL AMBITO DE LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE RETIRO En el Anexo II, en la columna causa se deberá colocar la leyenda Ver nota adjunta, y se presentará una nota en la que conste en carácter de Declaración Jurada (DDJJ) dicha circunstancia, la cual deberá estar firmada por un representante legal de la empresa o por quien se encuentra facultado para contratar u obligar en nombre de la misma. Recibo de haberes, aportes, contribuciones, etc. hasta el último día trabajado en LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE RETIRO FALLECIMIENTO Presentar certificado de defunción expedido por autoridades competentes, liquidación final, aportes, contribuciones, etc. JUBILACION Liquidación final y documentación respaldatoria que acredite el acogimiento al beneficio jubilatorio. 3) La empresa contratista o subcontratista deberá cumplimentar los datos solicitados en ANEXO III que se adjunta en la página 17. Se deberá informar la Compañía de Seguros, el número de póliza y vigencia del seguro colectivo de vida obligatorio, la aseguradora de 14 riesgo de trabajo (ART) y la Compañía de seguros de accidentes personales. De estricto cumplimiento: Las empresas contratistas y subcontratistas, deberán presentar indefectiblemente en el estudio de Dacal & Asociados, antes del ultimo día hábil de cada trimestre en cuestión (Agosto, Noviembre, Febrero y Mayo), la documentación por separado de cada uno de los meses del trimestre. La documentación a presentar es: * ANEXOS I a III * Recibos de sueldo y Acreditación Bancaria de los mismos * Facturas de Honorarios y aportes autónomos/Monotributo * Formulario 931: formulario, acuse de presentación, pago y detalle nominativo * Certificados y Nominas actualizadas de ART, Seguro de vida Obligatorio y Accidentes Personales con sus correspondientes pagos. 15 ANEXO I MES Y AÑO DE LA DOCUMENTACION PRESENTADA: __________/_____________ EMPRESA: ______________________________________________________ SUBCONTRATISTA DE:______________________________________ CONVENIO COLECTIVO DE TRABAJO DE LA EMPRESA: ________________________________________________________________________ 1- NOMINA DE PERSONAL: Apellido y Nombres Nº de DNI Fecha de Nacionalidad Nacimiento Domicilio Nombre Categoría Nº de CUIL afiliación sindical (#) Tipo de Contrato (*) Fecha de ingreso a la empresa Fecha de alta al contrato (*): 1- Tiempo Indeterminado 2- Tiempo indeterminado/Período de Prueba 3- Plazo Fijo 4- Eventual 5 – Promovidos 6- Otros (#): La empresa deberá colocar el sindicato al que el agente esta afiliado: UOCRA, UOM, SUPE, ETC. AUTÓNOMO, SOCIO, NO AFILIADO. Lugar y fecha Firma y sello Responsable 16 ANEXO II EMPRESA: ___________________________ SUBCONTRATISTA DE: ______________ Señores LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE RETIRO Detallo a continuación las bajas del personal producidas en los últimos 90 (noventa) días. Agregar telegramas de despido/renuncia o Declaración Jurada de continuidad laboral; liquidación final y pago de la misma junto con certificado de servicios. BAJAS DEL PERSONAL: Apellido y Nombres Nº de DNI Fecha de Baja Causa En tal sentido, acompaño recibo conformado de los pagos efectuados al personal arriba consignado. Lugar y fecha Firma y Sello Responsable 17 ANEXO III EMPRESA: ___________________________ SUBCONTRATISTA DE: ______________ Señores LA ESTRELLA S.A. CIA. DE SEGUROS DE RETIRO En atención a lo requerido contractualmente, detallo a continuación los datos referidos a los seguros del personal afectado al contrato mencionado en el epígrafe. SEGURO DE VIDA OBLIGATORIO COMPAÑÍA Nº DE PÓLIZA VIGENCIA En tal sentido, adjunto nómina del personal detallado y constancia de pago de la misma, documento que presentaré actualizado en oportunidad de cada certificación. SEGURO POR A.R.T. COMPAÑÍA Nº DE CONTRATO VIGENCIA Adjunto copia de contrato de afiliación, nómina del personal incluido bajo sello de la compañía aseguradora y constancia de pago ley ART, documento que presentaré actualizado en oportunidad de cada certificación. SEGURO POR ACCIDENTES PERSONALES (en caso de ser socio de la empresa o autónomo o monotributista). COMPAÑÍA Nº DE PÓLIZA VIGENCIA En tal sentido, adjunto nómina del personal detallado y constancia de pago de la misma, documento que presentaré actualizado en oportunidad de cada certificación. Lugar y Fecha Firma y Sello Responsable 18 PUNTO 3 ARMADO DE LA DOCUMENTACION PARA LA ENTREGA TRIMESTRAL 19 3 ARMADO DE LA DOCUMENTACION DE LA ENTREGA TRIMESTRAL La presentación de copias en papel de fax o fotocopias no legibles hará que no se audite la información presentada o recibida. La presentación incompleta no dará lugar a la contratista a contar con el Informe de Auditoria en las fechas estipuladas. De existir observaciones en el Informe de Auditoria las empresas contratistas o subcontratistas deberán presentar la documentación complementaria que regularice las mismas. Para la emisión de un segundo Informe de Auditoria, el estudio Dacal & Asociados cuenta con un plazo de 5 (cinco) días hábiles siguientes al día de presentación de la documentación complementaria. 20 ANEXOS Y DOCUMENTACION LABORAL, PREVISIONAL, Y DE SEGUROS necesaria para preparar la documentación siguiendo el orden del Formulario de Entrega Mensual que se adjunta en página 24. I. ORDEN DE LA DOCUMENTACION: La documentación de cada mes (integrante del trimestre) deberá ser presentada por separado. II. ANEXOS Y DOCUMENTACION LABORAL ITEM 1. Deben ser firmados por representante legal de la empresa o persona debidamente autorizada con poder otorgado ante Escribano Público. ITEM 2. Deberán ser presentados ordenados alfabéticamente y en caso de corresponder juntas la primera y segunda quincena y/o Sueldo Anual Complementario de cada empleado. Deberán tener adheridos al recibo de los empleados dados de baja los ITEMS 11, 12 y 13. En los casos en que en los recibos de sueldos figuren descuentos de obra social y/o cuota sindical, indefectiblemente deberán presentarse los correspondientes comprobantes de depósito. Las copias de mismos deberán estar firmados por el empleador y el empleado. Adicionalmente se solicitará la constancia de acreditación bancaria de sueldos, de este modo se podrá controlar que los conceptos liquidados en el recibo de sueldos fueron efectivamente depositados en la cuenta bancaria del empleado afectado al contrato. ITEM 3. Todo el personal autónomo de las empresas contratistas y subcontratistas, deberán presentar las facturas por los servicios prestados. ITEM 4. Su presentación es obligatoria. ITEM 5. Su presentación es obligatoria, es emitido por el Aplicativo de AFIP. 21 ITEM 6. Presentación del comprobante de pago de Aportes, Contribuciones, ART y SVO. ITEM 7. La empresa deberá presentar los comprobantes de pago de los trabajadores autónomos o monotributistas. ITEM 8 y 9. Deberá constar el sello del Banco en el cual fue depositado. III. SEGUROS ITEM 14 y 17. De presentación obligatoria. Los certificados de cobertura deberán indicar expresamente la existencia o no de deudas. ITEM 16, 19 y 22. Toda nómina de personal estará certificada por la compañía aseguradora con fecha del último día del mes que se presenta, y tratándose de fotocopias deberán estar “firmadas en original” por funcionario de la compañía aseguradora. ITEM 20. La póliza deberá cubrir lo informado en el presente Memorándum (SEGURO DE ACCIDENTES PERSONALES) y presentarse de manera completa cada mes. 22 ENTREGA TRIMESTRAL FECHA: __________/__________/__________ EMPRESA:________________________________ MES:_________________________________ SUBCONTRATISTA DE: ___________________________ I – ANEXOS Y DOCUMENTACION LABORAL ITEM 01. ANEXO I, II, III ITEM 02. RECIBOS DE SUELDOS FIRMADOSY ACREDITACION BANCARIA ITEM 03. FACTURAS POR SERVICIOS DE AUTONOMOS ITEM 04. FORMULARIO 931 ITEM 05. DETALLE FORMULARIO 931 ITEM 06. PAGO FORMULARIO 931 ITEM 07. PAGO AUTONOMOS O MONOTRIBUTO ITEM 08. PLANILLA DEPOSITO FONDO DE DESEMPLEO ITEM 09. DEPOSITO DE LA CUOTA SINDICAL II –BAJAS ITEM 10. BAJA POR ANEXO II O NOTA CERTIFICADA ITEM 11. TELEGRAMA DE DESPIDO O RENUNCIA ITEM 12. BAJA AL SISTEMA MI SIMPLIFICACION DE AFIP ITEM 13. LIQUIDACION FINAL Y CERTIFICACION DE SERVICIOS III –SEGUROS SEGURO RIESGOS DEL TRABAJO: ITEM 14. CLÁUSULA DE NO REPETICIÓN ITEM 15. PAGO ITEM 16. NOMINA AL ULTIMO DIA DEL MES O POSTERIOR SEGURO COLECTIVO DE VIDA OBLIGATORIO: ITEM 17. POLIZA ITEM 18. PAGO ITEM 19. NOMINA AL ULTIMO DIA DEL MES O POSTERIOR SEGURO ACCIDENTES PERSONALES: ITEM 20. POLIZA Y CLAUSULAS ITEM 21. PAGO ITEM 22. NOMINA SEGURO SINDICAL: ITEM 23. PAGO IV – REGÍMENES DE ASISTENCIA FINANCIERA ITEM 24. FORMULARIO ADHESION AL PLAN ITEM 25. PAGO DE LA CUOTA INICIAL ITEM 26. PAGO DE CUOTAS DE LOS PLANES ANTERIORES SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO SI NO Comentarios de la Recepción: …………………………………………………………………………. ……………………………………………………………………………………………………………… ……………………………………………………………………………………………………………… Las fotocopias deben ser de alta calidad y definición a fin de ser perfectamente legibles La recepción de la presente documentación no implica la aceptación o aprobación de su contenido, el cuál será sometido a un completo proceso de auditoria. RESPONSABLE DE LA PRESENTACIÓN RESPONSABLE DACAL Y ASOCIADOS