ADMINISTRACION_DE_LAS_CUENTAS_POR_COBRAR

DEPATAMENTO DE CREDITO Y CARTERA
El departamento de credito y cartera debe estar ubicado en la división financiera, por
estar vinculado directamente con los objetivos de dicha área
Cuatro responsabilidades claves convierten al Departamento de Credito y Cartera en
un área crítica para cualquier negocio. Un ampio reconocimiento de este hecho por
parte de toda la organización mejora el FLUJO DE EFECTIVO y MAXIMIZARA LAS
UTILIDADES:
1. Apoya al departmento de ventas:
En el sector real de Economia, es ensencialmente una herramienta de
mercadeo. La concesion de plazos para el pago de cualquier producto
normalmente hará su oferta mas competitiva.
Un buén analisis de credito y la capacidad de cuantificar adecuadamente el
nivel de riesgo, combinado con una buena gestion de recaudo de cartera,
deben permitir el aumento del porcentaje de creditos aprobados reduciendo ,
al mismo tiempo, el nivel de moras e impagos.
Un buen departmento de Credito debe ser capaz de identificar a los clietnes en
crecimiento. Esto le permitira animar a los vendedores a usar valiosas pero
frecuentemente limitados recursos para vender a los clientes con potencial de
desarrollo en lugar de desperdiciar su tiempo en clientes sin posibilidades de
crecimiento o en decadencia.
2. Administrar las Cuentas por Cobrar:
Es la principal ruta para el ingreso de fondos propios
3. Minimiza el Implacto de Malas Acreencias:
Las malas deudas son un costo que afecta directamente el rubro de ventas
netas. La unica forma de recuperar estas perdidas es mediante la generacion
de ventas adicionales
4. Maximiza Utilidades:
El pago de intereses es un costo de gran peso que normalmente afecta las
utilidades en forma trascendental. La rapida generacion de efectivo redcucira
este costo e incrementará las utilidades
El departamento de credito y cartera comprende tres actividades basicas:
DISEÑO DE POLITICA DE CREDITO, ANALISIS Y OTORGAMIENTO DE CREDITO
Y SEGUIMIENTO DE LA CARTERA.
1. POLITICA:
Se refiere a las normas básicas generales y fundamentales del credito y cuyo
proposito primordial es MANTENER UN EQUILIBRIO ADECUADO ENTRE RIESGO
Y RENTABILIDAD.
RIESGO, que se asume concediendo el credito
RENTABILIDAD, obtenida sobre la inversion comprometida
El objetivo de la politica esta encaminado a apoyar el plan estrategico de la
empresa
2. ANALISIS Y OTORGAMIENTO DEL CREDITO:
El estudio de credito se puede definir como un proceso que consiste en
recopilar, interpretar, comparar y estudiar los estados fianancieros y la
información basica de una persona o empresa con el fin de determinar la
viabilidad de otorgarle el credito
El estudio de credito debe considerar elementos cualitativos y cuantitativos, a
los cuales se le dará mayor o menor peso dependiendo si se trata de personas
o empresas
De acuerdo a alguno expertos los puntos minimos que se deben estudiar son
los denominados LAS CINCO “C” DEL CREDITO :
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Capacidad: capacidad de Pago, proveniente del flujo de caja del cliente.
Carácter: habitos de pago o moralidad comercial
Capital: La situación financiera que refleja sus cifras o estados finacnieros
Condiciones: que se ajusten al Flujo de caja del cliente: Plazo, tasas interes,
descuentos,
Colateral: garantias que cubrira el credito.
CREDITO A PERSONAS NATIRALES:
Se debe tener en cuenta que la capacidad de pago de una persona empleada
se mide por lo que queda después de descontar, de sus ingresos plenamente
comprobados , los gastos razonables
CREDITO A EMPRESAS O CORPORATIVO:
La capacidad de pago de un negocio se mide a traves del flujo de cja
proyectado que es un estado financiero que determina de forma mas acertada
, los recursos futuros de efectivo.
3. SEGUIMIENTO DE LA CARTERA:
En la práctica es muy importante el seguimiento de la cartera ya que el riesgo
del crédito nace en el momento en que se entrega el dinero o mercancía
financiada, y es a partir de este momento cuando comienza la gran
responsabilidad de administrar bien la cartera.
Los funcionarios que manejan deben tener claros principios fundamentales
como:
-
El crédito no es un favor que se otorga, sino un servicio que se vende
Todo cliente puede cambiar, si se le da el manejo adecuado
La cobranza debe generar nuevas ventas
10 MANDAMIENTOS DE LA CARTERA:
La Cartera es el eje sobre el cual gira la liquidez de la empresa, es el componente
principal del flujo del efectivo. El aporte de las Cuentas por Cobrar en el grupo del
Activo Corriente tiene su incidencia en el Capital de trabajo de las empresas. De allí
que la cartera, representa en muchas actividades, el principal ítem de importancia
financiera en los activos corrientes de una empresa.
Las ventas a crédito son ya una imperiosa necesidad si queremos captar créditos,
siempre que implantemos políticas crediticias, tendremos que mantener un estricto
control sobre el área de crédito y la administración de las Cuentas por Cobrar, no
sólo porque nos puede representar graves pérdidas, sino que es la principal y más
inmediata fuente de fondos.
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Los principales factores que se deben considerar en la Administración de las Cuentas
por Cobrar son:
Volumen de ventas a crédito
Carácter estacional de las ventas
Reglas para los límites del crédito
Condiciones de las ventas y Políticas de Crédito de las empresas individuales
Política de Cobro
Si no existe una adecuada consideración de los factores antes descritos y si nuestros
controles y seguridades fueran errados, nuestros planes financieros se verán
seriamente afectados.
El Gerente Financiero o el responsable del control de este rubro, tendrá que buscar el
equilibrio deseado. Su objetivo, en la Administración de Cuentas por Cobrar, será
aquel equilibrio que adaptado a las circunstancias del negocio proporcione un
saludable índice de rotación acompañado de un porcentaje razonable de utilidades
máximas.
1 - ROTACION.
No es el monto de la cartera lo que determina su importancia. Es su rotación. A
menor número de días de rotación, o dicho de otra forma, a mayor rotación, mayor
eficiencia.
2 - ANTIGÜEDAD.
Ya hemos dicho que no es el monto de la cartera lo que la hace favorable o
desfavorable. Es la antigüedad, es decir, el grado de concentración porcentual o
absoluta entre los distintos rangos de días.
3 - COMPOSICION POR CLIENTE.
Algunos clientes (especialmente los principales) concentran altos porcentajes de la
cartera de la empresa. Lo importante es determinar dos cosas: a) grado de
vulnerabilidad o dependencia de mercado concentrado en pocos clientes b) los
niveles en que dichos clientes mantienen sus obligaciones. No se debe olvidar que
financiar cartera tiene un alto costo de oportunidad.
4 - CICLO NETO DE CAJA.
Independientemente del inventario, el ciclo del efectivo muestra la capacidad de
cubrir las cuentas x pagar con la cartera generada propia, ya sea en $ o en días. A
mayor número de días la necesidad de fondos será mayor
5 - ECUACION DE LA LIQUIDEZ
Si vende de contado,compre de contado.Si el número de dias de C x Pagar es menor
a número de días de C x Cobrar el flujo de efectivo será negativo. Habrá equilibrio
cuando los dias de cartera son iguales a los dias de Cuentas x pagar. Habrá efecto
positivo cuando los dias de Cuentas x pagar son mayores a los dias de Cuentas x
cobrar.
6 - PARTICIPACION DE LA CARTERA EN EL ACTIVO CORRIENTE.
La cartera y el inventario son los componentes básicos del Activo Corriente. ¿Qué
porcentaje corresponde a cartera? Este índice individualmente no dice nada, hay que
interrelacionarlo con otros, ya que exceso de cartera genera lo que se denomina
"fondos ociosos", los cuales tienen un alto costo de oportunidad y financiación.
7 - CRECIMIENTO VENTAS VS CUENTAS X COBRAR
Un mayor aumento en facturación a crédito, indefectiblemente conlleva aumento en
cartera. Se hace necesario que el indicador no sufra variaciones importantes.Es
importante comparar:
- variación de un período a otro- análisis horizontal
- análisis vertical, o sea, comparado contra ventas, utilidad operativa y otros.
Tenga en cuenta este indicador: variación ventas/ variación cartera
8 - EFECTO DE LA ROTACION DE LAS CUENTAS POR COBRAR
Mida la rotación utilizando otro indicador
Fórmula tradicional.
= c x c promedio*360 / ventas a credito
Fórmula ampliada.
= ( activo corriente – inventarios – facturas = a 90 días ) / Pasivo corriente
9 - COBRO DE CARTERA, SU EFECTO EN EL FLUJO DE CAJA BRUTO
Cobro = Ventas + CxC inicial - CxC final.
Cobro / ventas = indica cuantos centavos ingresan por cada $1 de facturación.
Ejemplo. Ventas, $890, Cobros $756, Gastos $810
La empresa requiere $54 de flujo bruto por recaudos para cubrir operación, en el
ejemplo el recaudo por $1 vendido son $ 0.85 centavos
10 - CARTERA OPTIMA
Existe una cartera óptima? En principio sí existe. Olvidando el efectivo en bancos, la
cartera es el componente más líquido del activo corriente. Existe una parte mínima
de inversión en cartera que la empresa necesita en todo momento y es la cartera
constante, por otro lado y como consecuencia de mayor crecimiento en facturación
existe lo que se denomina cartera variable, esta es la que hay que controlar, puesto
que en sanas finanzas, hay que determinar cuanta cartera debe ser financiada con
fuentes de largo plazo y cuanta de corto plazo. El no manejo de este concepto es la
causa principal de problemas de insolvencia
El suscrito ha desarrollado un esquema sobre el particular; la Matriz de Liquidez, la
cual busca el equilibrio. Existe además un buen indicador de control: "El Indice de
Cobranza"
En resumen, manejo de cartera exige políticas, normas y procedimientos. El control
financiero de la misma requiere un manejo basado en los indicadores que permitan
resultados.Los efectos negativos que un mal manejo de cartera pueden acarrear, por
ejemplo, “cartera ociosa”, la cual tiene un alto costo oculto.
PROVISIÓN:
Lo que busca la provisión de cartera, es prever y reconocer el riesgo constante de
perder parte de lo vendido a crédito, de no poder recuperar esa cartera, de no poder
cobrar esas deudas. Existe un riesgo normal que algunos clientes no paguen sus
deudas. No falta el cliente que quiera vivir a costas del comerciante o empresario,
así que estas personas no pagarán sus deudas a la empresa, por lo que éstas
perderán esos recursos. la provisión de cartera Permite determinar con exactitud qué
es lo que le empresa efectivamente puede cobrar de sus deudas; y la parte que no
se pueda cobrar, se lleva como un gasto, lo cual afecta directamente los resultados
del ejercicio
CICLO DE COBRO:
Son las fases que se deben tener en cuenta en que edad de mora para realizar el
cobro de la cartera:
1.PREVENTIVO:
En esta etapa se busca dar a conocer al deudor los días de vencimiento que tiene la
obligación, el valor a pagar y la fecha limite en la cuál debe realizar el pago
2. PERSUASIVO:
El cliente que presenta una mora en el pago de sus obligaciones, se les contacta con
el propósito de persuadir al deudor de las ventajas que obtiene al efectuar el pago a
tiempo. La gestión de cobro se debe basar en una actitud conciliadora por parte del
cobrador y con la intención de convencer al cliente de realizar el pago.
3. COACTIVO:
Se lleva a cabo cuando el deudor no prestan ninguna voluntad de pago, por lo
que se hace necesario enviar la obligación a un abogado para que inicie un
cobro Jurídico que puede terminar en una demanda que le puede implicar un
embargo y secuestro de los bienes, además de deteriorar su