Aplica para la evaluación de proveedores externos, que intervienen

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Clave:
P5-05-DA-SRMA
No. Revisión:
5
Fecha de Revisión:
Septiembre 2005
EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
Página:
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I.
OBJETIVO
 Establecer el método para evaluar a los proveedores a fin de asegurar y garantizar el
cumplimiento de las especificaciones establecidas por los materiales, insumos y
servicios requeridos por el Instituto Nacional de las Mujeres
II.
ALCANCE
 Aplica para la evaluación de proveedores externos, que intervienen en la realización de
servicios y/o entrega de bienes del Instituto Nacional de las Mujeres, con base en los
requerimientos establecidos en el contrato.
POLÍTICAS
 La evaluación se debe entregar en tiempo y forma por el área que lo elabora.
 La evaluación deberá ir acompañada de información que sustente la no recomendación
del servicio.
 La evaluación deberá realizarse al momento de concluir el servicio y/o entrega del bien
o de acuerdo a los periodos de entrega establecidos en el contrato.
IV.
RESPONSABILIDADES
 La/el Titular de la Dirección General de Administración y Finanzas a través de la/el
Titular de la Dirección de Administración vigilará la aplicación y seguimiento del
presente procedimiento.
 La/el Titular de la Subdirección de Recursos Materiales y Adquisiciones llevará a cabo
el procedimiento.
 Las áreas solicitantes, realizarán la evaluación correspondiente.
V.
MARCO NORMATIVO
VI.
DEFINICIONES
VII.
DOCUMENTOS
RELACIONADOS
VIII.
FORMATOS
DERIVADOS
III.
Sello
F1_P1-SGC Rev. 1
 Norma ISO 9001:2000 NMX-CC-9001-IMNC-2000
 Acción preventiva: es la acción tomada para eliminar las causas potenciales de No
Conformidades, de defectos o de otra situación indeseable a fin de prevenir su
ocurrencia.
 Acción correctiva: es la acción tomada para eliminar las causas de una No
Conformidad o situación indeseable a fin de prevenir su ocurrencia.
 Proveedor Externo: persona que celebra contratos de adquisición de bienes,
prestación y/o contratación de servicios con el Inmujeres.
 Proveedor Crítico: Es aquel cuyo suministro del bien o prestación del servicio impacta
de manera directa en la operación de los procesos, limitando su falta el logro de los
objetivos institucionales.
 P2-05-DA-SRMA Adquisición o contratación por licitación pública.
 P3-05-DA-SRMA Adquisición o contratación por invitación a cuando menos tres
personas.
 P4-05-DA-SRMA Procedimientos para la adquisición o contratación por adjudicación
directa.
 F1_P5-05-DA-SRMA Evaluación a Proveedores
Elaboró
Revisó
Autorizó
Patricia E. Basurto Revilla
Titular de la Subdirección de Recursos
Materiales y Adquisiciones
Julio E. Soto Mendoza
Titular de la Dirección de Administración
Miguel E. Reyes Rosado
Titular de la Dirección General de
Administración y Finanzas
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IX.No
DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO
Personal del Área
Solicitante
Cada vez que se
recibe un bien.
Personal del Área
Solicitante
Dentro de los 5
días hábiles
posteriores a la
entrega de los
bienes o servicios
INICIO
1
Para el caso de las adquisiciones de las partidas 2000 Materiales y
Suministros y 5000 Bienes Muebles e Inmuebles, recibe notificación de
entrega del Titular de la Subdirección de Servicios Generales. Para
cualquier otro caso recibe directamente del proveedor o prestador de
servicios.
Entrega a la o el Titular de la Subdirección de Recursos Materiales y
Adquisiciones, la evaluación al proveedor en el F1_P5-05-DA-SRMA
Evaluación de Proveedores incluyendo la siguiente información:

Fecha de evaluación
Datos Generales
 Nombre o Razón Social del Proveedor
Datos de la Compra o Servicio Recibido
 Concepto de la Compra o Servicio
 Número de Contrato
 Número de Factura
2
Evaluación
 Seleccionar el tipo de Servicio a evaluar y calificar cada uno de
los rubros establecidos en la F1_P5-05-DA-SRMA Evaluación de
Proveedores;
El Resultado global de la evaluación que se podrá asignar es de “0” a 5,
por cada rubro.



Conforme: cuando la calificación total del F1_P5-05-DA-SRMA
Evaluación sea entre 4 y 5.
Condicionado: cuando la calificación total del F1_P5-05-DASRMA Evaluación sea entre 2 y 3.
No Conforme: cuando la calificación total del F1_P5-05-DASRMA Evaluación sea entre 0 y 1.
En el caso del procedimiento P1-05-DRH-SCD Capacitación para la
Formación Integral del Personal, se notificará la calificación obtenida a
partir de los criterios de evaluación establecidos en el procedimiento,
considerándose que están dentro del rubro de calidad y para este caso
será este rubro el único aplicable.
Sello
F1_P1-SGC Rev. 1
Elaboró
Revisó
Autorizó
Patricia E. Basurto Revilla
Titular de la Subdirección de Recursos
Materiales y Adquisiciones
Julio E. Soto Mendoza
Titular de la Dirección de Administración
Miguel E. Reyes Rosado
Titular de la Dirección General de
Administración y Finanzas
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No
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO
Comentarios y Sugerencias
Se deberá detallar si existió algún problema o falla en el bien o
servicio recibido.
Responsable de la evaluación del proveedor.
 Nombre y Firma.
Revisa la F1_P5-05-DA-SRMA Evaluación de Proveedores con la finalidad
de detectar si el proveedor y/o prestador de servicios, está incumpliendo en
alguna de sus obligaciones en el suministro y/o prestación de los servicios
correspondientes, para lo cual el área usuaria deberá especificar las
obligaciones contractuales incumplidas.
Para el caso de Proveedores Críticos, sí la Evaluación consignada en el
F1_P5-05-DA-SRMA es menor a 4, se reportarán en el catálogo de
Proveedores Críticos las acciones implementadas para atender las
irregularidades presentadas.
3
Una vez detectado y acreditado el incumplimiento, determinando el nivel de
gravedad del mismo, en el caso de tratarse de un servicio condicionado, se
le comunica de manera oficial (vía mail o fax) la(s) falla(s) o problema(s)
descritos en el F1 P5-05-DA-SRMA Evaluación a Proveedores, Titular de la Jefatura
solicitándole por escrito la corrección del incumplimiento, notificándole al del Departamento de
área usuaria qué evidencia documental se requiere para el caso de llegar a
Formulación de
la rescisión administrativa de contrato.
Pedidos/Ventanilla
Única
En caso de que se detecte y acredite un incumplimiento que se determine
como servicio no conforme, se procederá a iniciar las actividades
referentes a la rescisión administrativa de contrato especificadas en las
siguientes actividades:
Cada vez que
recibe una
evaluación de
proveedor.
Archiva la evaluación y la respuesta obtenida del proveedor en el
expediente respectivo.
Nota: La evaluación se realiza solo durante la prestación del servicio o
entrega del bien. Los resultados se considerarán para controlar la calidad
en la prestación del servicio o de los bienes adquiridos.
Sello
F1_P1-SGC Rev. 1
Elaboró
Revisó
Autorizó
Patricia E. Basurto Revilla
Titular de la Subdirección de Recursos
Materiales y Adquisiciones
Julio E. Soto Mendoza
Titular de la Dirección de Administración
Miguel E. Reyes Rosado
Titular de la Dirección General de
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No
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO
RESCISIÓN ADMINISTRATIVA DE CONTRATO
4
En el momento en que el área requirente y/o usuaria de los bienes o
servicios que sean proporcionados por un proveedor y/o prestador de
servicios determinado, detecte un incumplimiento por parte del proveedor
y/o prestador de servicio, reunirá los elementos documentales que
acrediten de manera fehaciente el incumplimiento detectado.
Personal del área
solicitante
Cada vez que se
detecte un
incumplimiento por
parte del proveedor
y/o prestador de
servicio
Personal del área
solicitante
Cada vez que se
detecte un
incumplimiento por
parte del proveedor
y/o prestador de
servicio
5
Informará por escrito de manera fundada y motivada a la Subdirección de
Recursos Materiales y Adquisiciones, el incumplimiento por parte del
proveedor y/o prestador de servicios en cuestión, especificando de manera
detallada en qué consiste el incumplimiento, acompañando todos los
elementos que tenga en su poder para acreditar dicho incumplimiento.
6
Titular de la
Dentro de los 10
Subdirección de
días hábiles
Analiza lo argumentado por el área requirente y/o usuaria, así como de la
Recursos Materiales contados a partir de
documentación soporte que haya sido remitida, con la finalidad de
y Adquisiciones y/o
la recepción del
determinar la gravedad del supuesto incumplimiento, y la procedencia del
Titular de la Jefatura informe del área
mismo.
de Formulación de
requirente y/o
Pedidos.
usuaria
7
Titular de la
Dirección de
Administración por
conducto de la/el
Al día Hábil
Titular de la
siguiente de la
Subdirección de
determinación de la
Recursos Materiales
gravedad del
incumplimiento
y Adquisiciones y/o
Titular de la Jefatura
de Formulación de
Pedidos.
Una vez detectada la gravedad del incumplimiento y la procedencia del
mismo, notifica al proveedor en cuestión, que derivado de un
incumplimiento de su parte al contrato que tiene celebrado con el Instituto,
se ha iniciado el trámite de Rescisión Administrativa de contrato
correspondiente otorgándole un plazo de cinco días hábiles contados a
partir de dicha notificación para manifestar lo que a su derecho convenga,
de conformidad a lo establecido en el artículo 54, fracción I de la Ley de
Adquisiciones, Arrendamientos y Servicios.
Sello
F1_P1-SGC Rev. 1
Elaboró
Revisó
Autorizó
Patricia E. Basurto Revilla
Titular de la Subdirección de Recursos
Materiales y Adquisiciones
Julio E. Soto Mendoza
Titular de la Dirección de Administración
Miguel E. Reyes Rosado
Titular de la Dirección General de
Administración y Finanzas
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No
8
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Una vez transcurrido el término para que el proveedor y/o prestador de
servicios en cuestión exponga todo lo que a su derecho convenga,
determina con los elementos que se cuentan la procedencia de la
Rescisión Administrativa de contrato, de conformidad con el artículo 54
fracción II de la Ley de Adquisición, Arrendamientos y Servicios del Sector
Público
Una vez determinada la procedencia de la Rescisión Administrativa del
contrato, se le cita al representante legal del proveedor y/o prestador de
servicios en cuestión a efecto de celebrar el Acto de rescisión
administrativa de contrato correspondiente.
9
Si se determina no dar por rescindido el contrato el Instituto establecerá
con el proveedor otro plazo que le permita subsanar el incumplimiento que
hubiere motivado de inicio el procedimiento, debiendo suscribir el convenio
modificatorio respectivo, atendiendo las condiciones previstas por los dos
últimos párrafos del artículo 54 de la Ley de Adquisiciones, Arrendamientos
y Servicios del Sector Público.
TIEMPO
Titular de la
Dirección de
Administración por
Al día Hábil
conducto de la/el
siguiente de la
Titular de la
determinación de la
Subdirección de
gravedad del
Recursos Materiales
incumplimiento
y Adquisiciones y/o
Titular de la Jefatura
de Formulación de
Pedidos
Titular de la
Dirección de
Al día Hábil
Administración y/o
siguiente de la
Titular de la
determinación de la
Subdirección de
gravedad del
Recursos Materiales
incumplimiento
y Adquisiciones y/o
Titular de la Jefatura
de Formulación de
Pedidos
Titular de la
Dirección de
Administración y/o
Titular de la
En caso de determinar procedente la rescisión, se levantará un Acta, con la
Subdirección de
10
que se da constancia de dicho acto administrativo.
Recursos Materiales
y Adquisiciones y/o
Titular de la Jefatura
de Formulación de
Pedidos
Sello
F1_P1-SGC Rev. 1
El día de la
formalización de la
Rescisión
Elaboró
Revisó
Autorizó
Patricia E. Basurto Revilla
Titular de la Subdirección de Recursos
Materiales y Adquisiciones
Julio E. Soto Mendoza
Titular de la Dirección de Administración
Miguel E. Reyes Rosado
Titular de la Dirección General de
Administración y Finanzas
Clave:
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No. Revisión:
5
Fecha de Revisión:
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Septiembre 2005
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EVALUACIÓN DE PROVEEDORES
No
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
TIEMPO
Titular de la
Dirección de
Administración y/o
Notifica la formalización del acto de rescisión administrativa de contrato al
Titular de la
proveedor y/o prestador de servicios en cuestión , de conformidad con lo
Subdirección de
11
supuesto en el artículo 54, fracción III de la Ley de Adquisiciones, Recursos Materiales
Arrendamientos y Servicios del Sector Público.
y Adquisiciones y/o
Titular de la Jefatura
de Formulación de
Pedidos
Al día hábil
siguiente a la
formalización de la
rescisión
administrativa del
contrato.
FIN
X. ANEXOS
N/A
Control de Revisiones
REVISIÓN
FECHA DE REVISIÓN
0
Julio 2003
1
Septiembre 2003
2
Marzo 2004
Adecuación al alcance (Antes P-DGAF-05)
3
Junio 2005
Adecuación de la descripción de la evaluación a proveedores tanto en la escala
como en los rubros a llenar.
4
Agosto 2005
Se agregó el concepto de proveedor crítico y se modificó el procedimiento en la
mayoría de sus actividades. Se añade el proceso de Rescisión de Contrato.
5
Septiembre 2005
Sello
F1_P1-SGC Rev. 1
MOTIVO
Creación del Sistema de Gestión de Calidad.
Modificación al procedimiento.
Se agregó el criterio para capturar evaluaciones de proveedores críticos en el
sistema
Elaboró
Revisó
Autorizó
Patricia E. Basurto Revilla
Titular de la Subdirección de Recursos
Materiales y Adquisiciones
Julio E. Soto Mendoza
Titular de la Dirección de Administración
Miguel E. Reyes Rosado
Titular de la Dirección General de
Administración y Finanzas