solicitud proceso prestación de servicios

SOLICITUD PROCESO PRESTACIÓN DE SERVICIOS PERSONA JURÍDICA
(Número de radicación del área solicitante)
Bogotá, (fecha de la solicitud)
PARA:
Nombre y Apellido
Director de Contratación y Compras
DE:
Nombre y Apellido
Secretario General y/o Gerente Corporativo
ASUNTO:
"Objeto (necesidad que se pretende contratar clara y concreta]"
Solicito se sirva ordenar a quien corresponda adelantar el trámite de Contratación del proceso
cuyo objeto se describe en el asunto, para lo cual se anexa la siguiente información:
1. Impresión del certificado de disponibilidad presupuestal No. "Número del CDP"
2. Impresión de la Solicitud de Pedido No. Número de la Solicitud de Pedido, la cual debe
estar referenciada al CDP.
3. Los costos del servicio se deben transferir al Centro de Costo Indicar el centro de costo.
4. Número del grupo en el Plan de Contratación: __________ ó Número y/o fecha del Acta
del Comité Corporativo en el cual fue aprobada la inclusión del proceso en el plan de
contratación __________.
5. Código de ficha del Sistema de Gestión de Infraestructura correspondiente (SGI)
______________ (solo para procesos de inversión).
6. Número del RP Revisión de Presupuesto aprobado por la Dirección de Contratación y
Compras, (solo para funcionamiento).
7. Justificación en original firmada.
8. Datos de la Invitación y del Contrato impresos y en medio magnético
9. Certificación Unidad de Desarrollo Organizacional-UDO
10. Formato FB0104F11 o FB0104F25 Evaluación Técnica 1 invitado, con todos sus soportes
y anexos, el cual se encuentra publicado en Intranet /Dirección de Contratación y
Compras /Solicitudes de Contratación. (aplica si la contratación es directa).
Formato: FB0104F02-04
EE0302F04-01
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Adicionalmente el área debe verificar el cumplimiento de este invitado en contratos
celebrados con el Acueducto de Bogotá.
11. El área debe identificar a través de cual tipo de invitación se va a desarrollar el proceso de
contratación.
 Invitación pública: procesos mayores a 3000 SMMLV ó
 Invitación Privada procesos mayores a 1000 SMMLV y menores o iguales a 3000
SMMLV. Si el área requiere adelantar el proceso privado como público deberá solicitar
aprobación al Comité Corporativo de la Empresa. ó
 Invitación Directa: la cual aplica en los siguientes casos:



Por cuantía: procesos de 0 a 1000 SMMLV
Por declaratoria de desierto del proceso anterior, en cuyo caso deben citar el
número del proceso fallido y mantener los requisitos y las condiciones técnicas,
jurídicas y financieras del proceso fallido. Esta solicitud deberá venir aprobada
por el Gerente General.
Por la aplicación de cualquiera de las exclusiones citadas en el artículo
veintinueve de la Resolución 0618 del 17 de julio de 2009
12. Si la invitación es directa deben identificar el nombre del invitado (persona jurídica), nit,
nombre del representante legal, dirección, teléfono fijo, teléfono móvil, fax, correo
electrónico. Tenga en cuenta que si el invitado es Persona Jurídica y no se encuentra
inscrito en el registro de proponentes NO SE PODRA ADELANTAR el proceso de
contratación.
Cordialmente,
Vo. Bo.
NOMBRE Y APELLIDO
Gerente Corporativo XXX
NOMBRE Y APELLIDO
GERENTE GENERAL
Elaboró:
Nombres Y Apellidos
Revisó y Aprobó: Nombres Y Apellidos
Persona de contacto: Nombres Y Apellidos Ext.
Formato: FB0104F02-04
EE0302F04-01
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JUSTIFICACION
Bogotá, D.C, DD de MES de AAAA
AREA SOLICITANTE:
OBJETO DEL PROCESO:
DESCRIPCIÓN DEL REQUERIMIENTO EN LOS SIGUIENTES TÉRMINOS:
- Necesidad
Se debe establecer ”que” se va a contratar, describiendo el bien o servicio a adquirir y/o las
actividades a desarrollar a través de la ejecución del contrato. Esta contratación debe
apuntar al cumplimiento de lo planeado y del logro de los objetivos y metas corporativas,
así como a las actividades propias del área solicitante.
- Conveniencia
Se debe establecer el ”para que” se va a realizar determinada contratación, describiendo
de manera clara y concisa las razones por las cuales resulta indispensable adelantar la
compra del bien o servicio descrito, así como establecer las ventajas que traería esta
adquisición o contratación.
- Oportunidad
Se debe establecer de manera clara y concisa las razones por las cuales se requiere
realizar la contratación en este momento.
ELEMENTOS QUE SOPORTAN LA PRESENTE JUSTIFICACIÓN:
1. Análisis de precios de mercado: corresponde al análisis económico que realiza el
área de origen para determinar el presupuesto del proceso, para tal efecto el área
debe informar las firmas consultadas, las cotizaciones obtenidas y el método
utilizado para calcular el valor del presupuesto.
2. Estudio técnico: es la descripción de los aspectos técnicos que soportan la solicitud,
estudios tales como: definición de perfiles, fichas técnicas del proyecto, entre otros.
Los estudios aquí mencionados deberán anexarse a la presente solicitud de
contratación.
Con la presentación de este estudio, queda evidenciada la existencia de una necesidad, para
satisfacer el objeto mencionado en la presente justificación, por consiguiente se aconseja
adelantar el proceso de contratación de acuerdo a las razones expuestas anteriormente.
NOMBRE Y FIRMA DEL GERENTE O DIRECTOR SOLICITANTE
Cargo
Elaboró:
Nombres Y Apellidos
Revisó y Aprobó:
Nombres Y Apellidos
Persona de contacto: Nombres Y Apellidos Ext.
Formato: FB0104F02-04
EE0302F04-01
TERMINOS DE REFERENCIA PRESTACION DE SERVICIOS PERSONA JURIDICA
1.
DATOS DE LA INVITACION
OBJETO:
 Describa el objeto de la solicitud de contratación
PRESUPUESTO OFICIAL:
 Especifique el presupuesto del proceso y si este incluye o no incluye IVA. El área debe
anexar el presupuesto detallado del proceso, con base en el cual se elabora el
formulario No. 1 Lista de cantidades y precios.
Nota: Los activos fijos, estos deben venir soportados con presupuesto de inversión.
FUENTES DE FINANCIACION:
 Especifique la fuente de financiación que ampara el proceso de contratación.
VISITA Y/O CONFERENCIA TECNICA



Especifique si debe realizarse visita y o conferencia técnica
SI
NO
En caso afirmativo informe si visita es de carácter obligatoria
SI
NO
Especifique que profesional debe realizar la visita técnica y el sitio de reunión para
los proponentes.
PLAZO DE EJECUCIÓN:
 Especifique el plazo de ejecución del contrato
FORMA DE PAGO:
 Seleccione una de las siguientes opciones para Prestación de Servicios – las que no le
apliquen favor borrarlas.





Opción 1 Mensualidades iguales vencidas
Opción 2 Pagos mensuales por los servicios efectivamente prestados
Opción 3 En un solo contado
Opción 4 Por Productos: en este caso se debe describir cada producto así:
Un primer pago que equivale al XX% a la entrega de XXX.
Un segundo pago que equivale al XX% a la entrega de XXX.
Opción 5 Si la ejecución del servicio a prestar no se ajusta a las formas de
pago ya citadas, definir la forma de pago a aplicar en el proceso.
Formato: FB0104F02-04
EE0302F04-01
FORMULA DE AJUSTE:

Especifique si el contrato tiene ajustes
SI aplica
NO aplica
NOTA: Para la aplicación de ajustes, el plazo de ejecución debe ser mayor a doce
(12) meses. En caso que SI aplique el ajuste describir la formula a aplicar en el
contrato, adicionalmente se requiere que la solicitud de pedido cuente con una
posición independiente que cubra los ajustes proyectados.
2.
CRITERIOS DE SELECCIÓN Y SU PONDERACIÓN (Solo para Invitación Privada o
Publica)
A.
EXPERIENCIA DEL OFERENTE:

Especifique el requisito de experiencia, la cual debe corresponder al objeto a contratar
y su monto equivaler al 75% del valor del presupuesto oficial del proceso. El requisito
de experiencia debe definir adicionalmente el número de contratos xxxx ejecutados en
los últimos xxxx años.
B. CERTIFICACIÓN DE CALIDAD:

Especifique si aplica certificación de calidad
SI aplica
NO aplica
En caso afirmativo describa el alcance de la certificación el cual debe corresponder al objeto a
contratar pero no en forma específica sino general.

El certificado debe ser cumplido por:
Integrante de mayor participación
Entre todos los integrantes
Aplica en el evento que se solicite más
un alcance.
de
Nota: Si este requisito se va a evaluar por puntajes, se calificará sobre un máximo de 5
puntos, de lo contrario se evaluara como cumple o no cumple técnicamente.
3. CONDICIONES PARA LA CELEBRACIÓN Y EJECUCIÓN DEL CONTRATO.
CLAUSULA DE GARANTIAS:
Si el área solicitante requiere incluir garantías adicionales a las definidas en la Circular 0014,
se deben especificar el % de la garantía a aplicar con respecto al valor del contrato, sí como
la vigencia de las mismas.
CLAUSULAS EXCEPCIONALES O EXORBITANTES

Especifique si aplican las cláusulas excepcionales
SI aplican
NO aplican
Formato: FB0104F02-04
EE0302F04-01
NOTA: En caso que SI apliquen, éstas deben estar autorizadas por la CRA y deberá
anexarse la justificación de cláusulas excepcionales firmada POR EL ORDENADOR
DEL GASTO UNICAMENTE.
4. CONDICIONES TECNICAS PARA LA EJECUCIÓN DEL CONTRATO
ESPECIFICACIONES TÉCNICAS
 Alcance del contrato: describa claramente y específicamente las actividades a
desarrollar por parte del Contratista. Si requiere que las actividades se cumplan en un
tiempo determinado, favor especificarlo.
 Personal y Perfiles. Definir si el contratista requiere personal de apoyo, en este caso
especificar el rol y perfil profesional de cada persona.
 Equipo requerido. Definir si el contratista requiere algún equipo específico como
computadores, impresoras, equipos de medición, herramientas, vehículos etc.
 Informes: Describa los informes que deben ser presentados por parte del contratista,
la forma en la cual los deben presentar y su periodicidad.
Formato: FB0104F02-04
EE0302F04-01