MIMDES INABIF Gerencia para el Desarrollo de la Población en Riesgo Guía Técnica 12: Lineamientos para la Elaboración del Plan Operativo Institucional de las Sociedades de Beneficencia Pública (SBP) y Junta de Participación Social (JPS) – POI 2003 GUÍA TÉCNICA Nº. 012-2002/INABIF-GDPR LINEAMIENTOS PARA LA FORMULACIÓN DEL PLAN OPERATIVO INSTITUCIONAL DE LAS SOCIEDADES DE BENEFICENCIA PUBLICA Y JUNTA DE PARTICIPACION SOCIAL – POI 2003 I. FINALIDAD Difundir entre las Sociedades de Beneficencia Públicas, los lineamientos, normas y procedimientos de Formulación del Plan Operativo Institucional del año 2003. II. OBJETIVO Establecer las pautas metodológicas de un documento técnico que facilite la elaboración del “Plan Operativo Institucional” de las Sociedades de Beneficencia Pública y Junta de Participación Social, a fin de: a) Contar con un Documento de Gestión orientado al logro de los Objetivos Institucionales. b) Establecer los objetivos, metas y actividades que deban lograrse en el periodo de un año fiscal, considerando la Visión y Misión Institucional, así como la situación particular de cada Entidad. III. BASE LEGAL El Decreto Legislativo N° 830 Ley del Instituto Nacional de Bienestar Familiar El Decreto Legislativo Nº 356 Ley de Organización y Funciones de las Sociedades de Beneficencia Pública y Juntas de Participación Social Ley No. 26918 Ley de Creación del Sistema Nacional para la Población en Riesgo-SPR y Reglamento aprobado por D.S. No. 008-98PROMUDEH 1 MIMDES INABIF Gerencia para el Desarrollo de la Población en Riesgo Guía Técnica 12: Lineamientos para la Elaboración del Plan Operativo Institucional de las Sociedades de Beneficencia Pública (SBP) y Junta de Participación Social (JPS) – POI 2003 Resolución Presidencial Nº 086 de fecha 02-03-2001 se aprueba el Reglamento de Organización y Funciones el INABIF Resolución Ministerial Nº 084-2001-EF/10 que aprueba Directiva para la Formulación de los Planes Estratégicos Sectoriales Multianuales y los Planes Estratégicos Institucionales para el periodo 2002-2006. Ley Nº 27793 “Ley de Organización y Funciones del Ministerio de la Mujer y Desarrollo Social” IV. ALCANCE La presente Directiva será de cumplimiento obligatorio por todas las de las Sociedades de Beneficencia Pública del país. V.- LINEAMIENTOS PARA LA ELABORACIÓN DEL PLAN OPERATIVO EJERCICIO 2003 El Plan Operativo Institucional – POI 2003, debería expresar el conjunto de actividades programadas para dicho ejercicio fiscal, y orientado a cumplir con los Objetivos Institucionales. Debería ser consecuencia del proceso de planificación que se inicia con la formulación del plan Estratégico. Para la formulación del plan de actividades, corresponde a la Oficina de Planeamiento o la que haga sus veces, coordinar y asesorar a las demás áreas en la formulación de sus planes de trabajo, y se encargará de elaborar el Plan Operativo. La formulación del plan puede hacerse en forma externa a la organización cuando no exista capacidad operativa para elaborarlo directamente. 2 MIMDES INABIF Gerencia para el Desarrollo de la Población en Riesgo Guía Técnica 12: Lineamientos para la Elaboración del Plan Operativo Institucional de las Sociedades de Beneficencia Pública (SBP) y Junta de Participación Social (JPS) – POI 2003 Las Sociedades de Beneficencia remitirán al INABIF sus planes de actividad en los plazos y formas previstos en la presente Directiva. Los presidentes de las Sociedades de Beneficencia dispondrán se otorguen y presten todas las facilidades de información y apoyo para asegurar el cumplimiento de la presente Directiva . 5.1 Formulación del Plan Operativo Institucional 5.1.1 Comprende la formulación del diagnostico, así como la determinación de objetivos y metas de cada dependencia, idealmente teniendo en cuenta el Plan Estratégico Institucional, y la Asignación Presupuestal Institucional correspondiente para cada Ejercicio Fiscal. Asimismo, comprende la programación de las actividades relevantes manteniendo una lógica secuencial y de articulación con cada Objetivo. 5.1.2 Todas las Sociedades de Beneficencia Pública tienen la responsabilidad de formular para cada año las propuestas de Plan Operativo de sus respectivos ámbitos funcionales, según las normas y formatos especificados en la presente Directiva. 5.1.3 Corresponde a la Gerencia para el Desarrollo de la Población en Riesgo, alcanzar los lineamientos y brindar la asesoría técnica a las Sociedades de Beneficencia Pública responsables de la formulación del respectivo Plan Operativo, así como revisar, evaluar y dar consistencia a las propuestas formuladas. 5.2 Determinación del Diagnostico Se establece a través de los siguientes pasos: 3 Guía Técnica 12: Lineamientos para la Elaboración del Plan Operativo Institucional de las Sociedades de Beneficencia Pública (SBP) y Junta de Participación Social (JPS) – POI 2003 MIMDES INABIF Gerencia para el Desarrollo de la Población en Riesgo a) Misión y Visión Institucional Debe tenerse presente en todo momento la Misión y Visión de la entidad, recordando que no consiste en reformular cada año dichas declaraciones. Ambas deberían copiarse del Plan Estratégico idealmente. En caso no lo tuvieran, deberán formularlo a partir de los siguientes enunciados que el Órgano Rector ha dispuesto para las entidades benéficas a manera de modelo las siguientes declaraciones de Misión y Visión de las Sociedades de Beneficencia y Juntas de Participación Social: MISIÓN DE LAS SBP/JPS La Misión de la SBP/JPS de ....... ..... ...... es brindar apoyo social a los Niños, Adolescentes, Jóvenes, Mujeres, Ancianos, Enfermos y Discapacitados de los sectores más pobres, que se encuentran en estado de desamparo familiar y social. El apoyo social que brinda se caracteriza por la Equidad, Solidaridad, Eficiencia, entregándolo Oportunamente, y en lo posible creando capacidades para el autodesarrollo de la persona. La SBP/JPS integra el SPR, y es consciente de la responsabilidad de ser creadora de alternativa para el necesitado, y del uso eficiente de los recursos. VISION DE LAS SBP/JPS La SBP/JPS de ... ... ... ...... .. ... ... el año 2006 es un institución eficiente en el uso de sus recursos, reconocida por toda la Comunidad por la labor de asistencia social que realiza, que lidera a las organizaciones que desarrollan acciones similares en la Región (Sistema local / regional para la Población en Riesgo), efectuando un trabajo coordinado e integrador, en favor de los más pobres de la población, evitando duplicar esfuerzos. Es una Organización caracterizada por contribuir a la creación de opciones de desarrollo para los beneficiarios, y que ha 4 Guía Técnica 12: Lineamientos para la Elaboración del Plan Operativo Institucional de las Sociedades de Beneficencia Pública (SBP) y Junta de Participación Social (JPS) – POI 2003 MIMDES INABIF Gerencia para el Desarrollo de la Población en Riesgo logrado diversificar sus fuentes de ingresos, contando para ello con personal calificado, satisfecho e identificado con la Misión institucional. Ambas declaraciones podrán ser adaptados a cada entidad, teniendo presente que no se puede desvirtuar la esencia de los contenidos. Así mismo es importante que la Visión debe tener una fecha (año) de proyección y que se ha considerado al 2006 en este caso. Los enunciados de Misión y Visión debe orientar en todo momento el proceso de formulación del presente Plan Operativo Institucional. b) Levantamiento de Información La Oficina de Planificación o la que haga sus veces deberá levantar la información necesaria a través de las coordinaciones que para el efecto realice con cada una de las unidades orgánicas al interior de cada Sociedad de Beneficencia Pública, quienes apoyarán en forme oportuna brindando la información que les sea requerida bajo responsabilidad. Para el desarrollo de esta parte se alcanza la siguiente estructura: a.1Situación actual de la Entidad Presupuesto que se dispone (Presupuesto Proyectado y Presupuesto Ejecutado del año anterior y el año en curso, por toda fuente, especialmente en la Fuente de Recursos Directamente Recaudados) Personal Activo (contratados y Servicios no personales) y Pasivo (Compromisos económicos relacionados al pago de planillas y otros beneficios) 5 Guía Técnica 12: Lineamientos para la Elaboración del Plan Operativo Institucional de las Sociedades de Beneficencia Pública (SBP) y Junta de Participación Social (JPS) – POI 2003 MIMDES INABIF Gerencia para el Desarrollo de la Población en Riesgo Actividades de Apoyo Social permanentes y ocasionales (Servicios que se hayan brindado, capacidad utilizada, la demanda existente sobre ellos; así como la proyección de nuevos servicios o la ampliación de los mismos) Actividades Comerciales que realiza (Estado de Ganancias y Pérdidas que arroja en los últimos años y en el año en curso, proyecciones para el 2003) a.2 Identificación de los problemas Ámbito Administrativo Ámbito Financiero Ámbito Legal (incluye saneamiento inmobiliario y defensa del patrimonio) Ámbito Social a.3 Origen y Causas de los problemas a.4. Alternativas de Solución a los Problemas Estas deben tener en cuenta que sean viables, realizables, y sostenibles dentro del marco de la Misión y Visión institucional. La importancia de los problemas que se identifican es que a partir de ellos, de las causas que las originan, y de las alternativas de solución (especialmente estas) se podrán ir formulando los Objetivos de la institución. Corresponde a la Oficina de Planeamiento de cada Entidad o la que haga sus veces la consistencia, consolidación y registro de la información requerida. 6 MIMDES INABIF Gerencia para el Desarrollo de la Población en Riesgo Guía Técnica 12: Lineamientos para la Elaboración del Plan Operativo Institucional de las Sociedades de Beneficencia Pública (SBP) y Junta de Participación Social (JPS) – POI 2003 c) Procesamiento de Información La Oficina de Planificación o la que haga sus veces procesará la información y elaboración del diagnostico Institucional respectivo. 5.3 Determinación de los Objetivos Institucionales Para la formulación de los Objetivos Institucionales se debería tener en cuenta los Objetivos Estratégicos, que se formulan en el Plan Estratégico. Debe entenderse que el cumplimiento de dichos Objetivos aseguran el cumplimiento del Plan Estratégico. En el caso que la SBP/JPS no hubiese formulado este Documento de Gestión, se sugiere que se utilice las siguientes propuestas de Objetivos Estratégicos como referentes, los mismos que tienen en cuenta a la Misión y Visión de la entidad: 1. Incrementar las AAS que brinda la SBP de ............ en el periodo 2003 – 2006. 2. Incrementar la captación de recursos financieros en la SBP de .............., en no menos de 30% anual. 3. Mejorar la calidad de Gestión de los Directorios 4. Desarrollar eficiencia en la gestión administrativa, financiera, legal y social de la SBP de ............. en los siguientes 12 meses. 5. Consolidar una Cultura Organizacional identificada con los fines sociales de la SBP de ..................... 6. Establecer Redes Sociales con otras instituciones y sectores de la jurisdicción, durante los siguientes 24 meses. De acuerdo con los Objetivos Estratégicos se formularan los Objetivos Institucionales para el periodo 2003. Aún cuando la responsabilidad administrativa para la formulación se encarga a la Oficina de Planificación o la que haga sus veces de las 7 Guía Técnica 12: Lineamientos para la Elaboración del Plan Operativo Institucional de las Sociedades de Beneficencia Pública (SBP) y Junta de Participación Social (JPS) – POI 2003 MIMDES INABIF Gerencia para el Desarrollo de la Población en Riesgo Sociedades de Beneficencia, estos deberían ser la creación participativa de todas las instancias orgánicas y funcionales de la Beneficencia. El propósito de establecer objetivos es transformar una situación identificada y delimitada, mediante la ejecución de proyectos y/o actividades con objetivos concretos y metas realistas, por medio de los cuales se pueda medir el avance de la entidad. En buena cuenta los Objetivos deberán estar orientados a solucionar los problemas de la organización, a identificar / aprovechar oportunidades y alternativas de desarrollo, a consolidar las fortalezas de la entidad, compensar las debilidades que se tengan, y si es posible neutralizar las amenazas del entorno. Por ello la formulación de objetivos y de acciones supone un trabajo de articulación no solo con las diversas unidades que integran la entidad, sin también con el Ente Rector y con la Sociedad Civil, para la consecución de los mismos. Anexo Nº 1 Los OBJETIVOS INSTITUCIONALES para el 2003 comprenden a los Objetivos de diferente jerarquía como son los Objetivos Generales, Objetivos Parciales, y Objetivos Específicos a) Determinación de los Objetivos Generales La determinación de los Objetivos Generales del año 2003, es el proceso técnico a través del cual se identifican, teniendo en cuenta las siguientes orientaciones: a.1 Se definen dentro del marco conceptual de los Objetivos Estratégicos contenidos en el Plan Estratégico Institucional. 8 MIMDES INABIF Gerencia para el Desarrollo de la Población en Riesgo Guía Técnica 12: Lineamientos para la Elaboración del Plan Operativo Institucional de las Sociedades de Beneficencia Pública (SBP) y Junta de Participación Social (JPS) – POI 2003 a.2 Constituyen los propósitos que en el marco de la política sectorial e institucional, son reflejados en una categoría presupuestaria denominada “Programa” que contemplará la Estructura Funcional Programática de la SBP para el año Fiscal 2003. a.3 Deben ser concretos y reflejar claramente los propósitos que en materia de servicios institucionales desarrollará la SBP para el Año Fiscal 2003. b) Determinación de los Objetivos Parciales La determinación de los Objetivos Parciales para el año 2003, es el proceso técnico a través del cual se identifican, teniendo en cuenta las siguientes orientaciones: b.1 Obedecen al criterio de división del trabajo. b.2 Constituyen propósitos que, en el marco de los objetivos generales, son reflejados en una categoría presupuestaria denominada “Subprogramas” que comprenda la estructura programática del pliego para el Año Fiscal 2003. b.3 Representan los Propósitos parciales que deberán lograrse para la consecución de los Objetivos Generales establecidos por el Titular del Pliego (El cumplimiento o logro de los Objetivos Parciales permiten el logro del Objetivo General correspondiente. Cada Objetivo General tiene un conjunto de Objetivos Parciales). c) Determinación de los Objetivos Específicos La determinación de los Objetivos Específicos para el año fiscal 2003, es el proceso técnico a través del cual se identifican, teniendo en cuenta las siguientes orientaciones: 9 Guía Técnica 12: Lineamientos para la Elaboración del Plan Operativo Institucional de las Sociedades de Beneficencia Pública (SBP) y Junta de Participación Social (JPS) – POI 2003 MIMDES INABIF Gerencia para el Desarrollo de la Población en Riesgo c.1 Constituyen propósitos que, en el marco de los objetivos parciales, son reflejados en una categoría presupuestaria denominada “Actividad” o “Proyecto”, que contempla y se relaciona con la Estructura Funcional Programática del presupuesto de la Entidad para el Año Fiscal 2003. c.2 Representan los Propósitos específicos que deberán lograrse para la consecución de los Objetivos Parciales. (El cumplimiento o logro de los Objetivos Específicos permiten el logro del Objetivo Parcial correspondiente). 5.4 Objetivos Institucionales deben estar en concordancia con la Estructura Funcional Programática Los Objetivos Institucionales de corto plazo determinados de acuerdo a las orientaciones precedentes deben permitir su fácil vinculación con las Categorías Presupuestarias que se seleccionaron para el diseño de la Estructura Funcional Programática de la Institución para el Año Fiscal 2003, debiendo tenerse en cuenta el siguiente esquema: Objetivos Generales Programas Objetivos Parciales Subprogramas Objetivos Específicos Actividades / Proyectos Nota: Los objetivos Generales, Parciales y Específicos sirven de referencia para la identificación de las Categorías Programáticas 10 MIMDES INABIF Gerencia para el Desarrollo de la Población en Riesgo Guía Técnica 12: Lineamientos para la Elaboración del Plan Operativo Institucional de las Sociedades de Beneficencia Pública (SBP) y Junta de Participación Social (JPS) – POI 2003 PROPUESTA DE OBJETIVOS ESTRATÉGICOS A manera de sugerencia se incluyen los siguientes enunciados de Objetivos Estratégicos (OE), seguidos cada uno de sus respectivos Objetivos Generales para el periodo 2003 (OG); y estos a su vez seguidos por sus Objetivos Parciales (OP) correspondientes. A cada Objetivos Parcial, le corresponden Objetivos Específicos, los mismos que pueden ser formulados por cada Beneficencia en atención a su propia realidad. Se sugieren: OE 1 Incrementar las AAS que brinda la SBP de ............ en el periodo 2003 – 2006. OG 1 Incrementar la capacidad de atención a la población en riesgo o OP 1.1 Desarrollar Servicios Permanentes de Apoyo Social o OP 1.2 Desarrollar Servicios Ocasionales de Apoyo Social o OP 1.3 Incrementar la cantidad de Beneficiarios Permanentes de la SBP o OP 1.4 Incrementar la cantidad de Beneficiarios Ocasionales de la SBP OG 2 Incrementar la calidad de atención en los Servicios de Apoyo Social de la SBP o OP 2.1 Aplicar estándares de calidad en la prestación de servicios asistenciales o OP 2.2 Calificar o Acreditar los servicios ante el órgano Rector OG 3 Mejorar la Gestión Social de la SBP o OP 3.1 Fortalecer la Oficina de Servicio Social de la SBP o OP 3.2 Lograr la incorporación satisfactoria al seno familiar biológico de menores albergados 11 Guía Técnica 12: Lineamientos para la Elaboración del Plan Operativo Institucional de las Sociedades de Beneficencia Pública (SBP) y Junta de Participación Social (JPS) – POI 2003 MIMDES INABIF Gerencia para el Desarrollo de la Población en Riesgo OG 4 Lograr el Desarrollo de capacidades en los beneficiarios o OP 4.1Asegurar que todos los Servicios Permanentes estén ligados al desarrollo de capacidades. o OP 4.2Capacitar a los beneficiarios y/o familiares directos en labores productivas OE 2 Incrementar la captación de recursos financieros en la SBP de .............., en no menos de 30% anual. OG 5 Mejorar la captación de ingresos a partir de Cementerio y Servicios funerarios o OP 5.1 Mejorar el servicio que se brinda en el Cementerio General de la SBP o OP 5.2 Aumentar la capacidad disponible en el Cementerio General OG 6 Mejorar la captación de ingresos a partir de Rentas de la Propiedad o OP 6.1 Incrementar la captación de recursos financieros por rentas de la propiedad (alquileres) o OP 6.2 Lograr el Saneamiento Inmobiliario de las propiedades 0G 7 Crear nuevas fuentes de ingresos o nuevas unidades de negocio para la SBP o OP 7.1 Formular proyectos de inversión de naturaleza comercial o OP 7.2 Gestionar la participación e inversión de fuentes privadas en el desarrollo de proyectos productivos OG 8 Lograr rentabilidad en todas las Unidades de Negocio de la SBP o OP 8.1 Desarrollar la Evaluación Financiera de todas las Unidades de Negocio 12 Guía Técnica 12: Lineamientos para la Elaboración del Plan Operativo Institucional de las Sociedades de Beneficencia Pública (SBP) y Junta de Participación Social (JPS) – POI 2003 MIMDES INABIF Gerencia para el Desarrollo de la Población en Riesgo o OP 8.2 Llevar la Contabilidad de cada Unidad de Negocio de manera separada y documentada OE 3 Mejorar la calidad de Gestión de los Directorios OG 9 Lograr la integración del pleno del Directorio de acuerdo a Ley o OP 9.1 Gestionar ante las autoridades correspondientes la designación de los Miembros de Directorios que faltan o OP 9.2 Presentar puntualmente la información requerida por el Órgano Rector al Directorio o OP 9.3 Lograr indicadores de eficiencia en la gestión durante el presente año o OP 9.4 Desarrollar una gestión acorde con la Ley, la Ética y la Transparencia en el manejo de los Fondos Institucionales OG 10 Lograr la participación cada Miembro del Directorio en representación de su respectivo Sector para el trabajo institucional o OP 10.1 Aprobar (o Actualizar) el Reglamento de Directorio de la SBP o OP 10.2 Establecer responsabilidades entre los Miembros del Directorio o OP 10.3 Aprobar la Evaluación de Gestión al Directorio que haga el Órgano Rector OE 4 Desarrollar eficiencia en la gestión administrativa, financiera, legal y social de la SBP de ............. en los siguientes 12 meses. OG 11 Mejorar la Gestión Legal de la SBP o OP 11.1 Lograr el saneamiento físico legal de las propiedades inmobiliarias o OP 11.2 Recuperar legalmente las propiedades que se encuentren en manos de terceros de manera irregular o OP 11.3 Ejercer la debida defensa legal de la propiedades 13 Guía Técnica 12: Lineamientos para la Elaboración del Plan Operativo Institucional de las Sociedades de Beneficencia Pública (SBP) y Junta de Participación Social (JPS) – POI 2003 MIMDES INABIF Gerencia para el Desarrollo de la Población en Riesgo o OP 11.4 Incrementar el patrimonio inmobiliario OG 12 Mejorar la Gestión Financiera de la SBP o OP 12.1 Reestructurar la estructura de gastos institucional hacia las áreas sociales o OP 12.2 Disminuir los gastos administrativos de la SBP o OP 12.3 Lograr eficiencia en la ejecución presupuestal OG 13 Mejorar la Gestión Administrativa de la SBP o OP 13.1 Actualizar los Documentos de Gestión (ROF, MOF, Reglamento de Directorio, Institucionalizada) MNP, Protocolos de Atención de acuerdo a las disposiciones del Órgano Rector o OP 13.2 Desarrollar procedimientos administrativos adecuados orientados a la mejor atención de los usuarios o OP 13.3 Desarrollar una adecuada Política de Recursos Humanos en la SBP OE 5 Consolidar una Cultura Organizacional identificada con los fines sociales de la SBP de ..................... OG 14 Mejorar la identificación y motivación del recurso humano con los fines institucionales o OP 14.1 Desarrollar un Plan de Capacitación en “El Rol de las SBP y el SPR” para el personal o OP 14.2 Lograr la motivación en el personal y el trabajo en equipo en la SBP o OP 14.3 Desarrollar un Plan de motivación e incentivos para el personal o OP 14.4 Mejorar la calidad en las relaciones humanas, entre el personal y en el trato con la población de la comunidad 14 Guía Técnica 12: Lineamientos para la Elaboración del Plan Operativo Institucional de las Sociedades de Beneficencia Pública (SBP) y Junta de Participación Social (JPS) – POI 2003 MIMDES INABIF Gerencia para el Desarrollo de la Población en Riesgo OG 15 Mejorar la imagen institucional proyectada a la comunidad o OP 15.1 Identificar y resaltar los logros institucionales en la cultura organizacional (Marketing Interno) o OP 15.2 Establecer redes de comunicación con las entidades públicas y privadas para dar a conocer las Actividades de Apoyo Social de la SBP o OP 15.3 Mantener comunicación con los medios de información para difundir los logros institucionales OE 6 Establecer Redes Sociales con otras instituciones y sectores de la jurisdicción, durante los siguientes 24 meses. OG 16 Establecer relaciones con las entidades de servicio de la localidad y de la región OP 16.1 Identificar a todas las entidades públicas y privadas de la zona que brindan servicios sociales afines OP 16.1 Firmar convenios interinstitucionales con fines sociales OG 17 Conformar el Sistema Local para la Población en Riesgo OP 17.1 Constituir una Mesa de Trabajo que articule las acciones de los integrantes del Sistema Local OP 17.2 Alcanzar liderazgo dentro del Sistema Local, basado en la experiencia en el trabajo efectivo por la población en Riesgo OP 17.3 Establecer mecanismos que disminuya la posibilidad de desarrollar gestiones al margen de la ley, la moral y la ética en las entidades del Sistema Local 5.5 Programación de Actividades o Comprende la determinación y cuantificación de un conjunto de acciones, tareas y sub tareas; así como de metas e indicadores, para alcanzar los objetivos específicos, en función a las 15 MIMDES INABIF Gerencia para el Desarrollo de la Población en Riesgo Guía Técnica 12: Lineamientos para la Elaboración del Plan Operativo Institucional de las Sociedades de Beneficencia Pública (SBP) y Junta de Participación Social (JPS) – POI 2003 posibilidades inherentes de cada unidad orgánica o dependencia de la institución. o Cada dependencia propondrá las actividades a ejecutarse en el periodo 2003 en concordancia con la Estructura Funcional Programática. Anexo Nº 2 o La Oficina de Planeamiento o la que haga sus veces consolidará las actividades propuestas por cada dependencia de la Sociedad de Beneficencia, las actividades propuestas son: Conducción y Orientación Superior, Gestión Administrativa, Construcción y Rehabilitación de Instalaciones, Apoyo al niño y Adolescente, Apoyo al anciano, Atención Básica de Salud, Apoyo Comunal, Obligaciones Provisionales, otros que considere la entidad en concordancia con la Estructura Funcional Programática. o Cada dependencia elaborará la programación de actividades y/o proyectos, tareas y metas conforme a la estructura especificada en el Anexo Nº 2. o Las Actividades y/o Proyectos del Anexo Nº 2, deberán estar concordadas con las Actividades / Proyectos de la “Propuesta de Estructura Funcional Programática” del Presupuesto 2003 (Anexo 1A de la Guía Técnica Nº 11 “Lineamientos para la Elaboración del Presupuesto Inicial de Apertura de las SBP/JPS para el Ejercicio Fiscal 2003” ) 5.6 Aprobación Los planes de actividades de las Sociedades de Beneficencia elaborados sobre la base de los lineamientos definidos en la presente Directiva serán aprobados por sus Directorios dentro de 16 MIMDES INABIF Gerencia para el Desarrollo de la Población en Riesgo Guía Técnica 12: Lineamientos para la Elaboración del Plan Operativo Institucional de las Sociedades de Beneficencia Pública (SBP) y Junta de Participación Social (JPS) – POI 2003 los primeros cinco (5) días de iniciado el ejercicio presupuestal del año 2003 formalizando mediante Resolución del Presidente de la Sociedad de Beneficencia remitiendo al INABIF en la fecha señalada en el numeral de presentación. 5.7 Presentación La Oficina de Planeamiento o la que haga sus veces de las Sociedades de Beneficencia dentro de los primeros diez (10 ) días de iniciado el ejercicio presupuestal del año 2003 remiten su Plan Operativo aprobado al Ente Rector - INABIF en forma escrita y en medio magnético en diskette de 3.5 HD, utilizando como procesador de texto Microsoft Word y como hoja de cálculo Excel. El Órgano Rector, a través de la Gerencia para el Desarrollo de la Población en Riesgo, podrá formular observaciones al Plan Operativo Institucional de la Beneficencia, y remitirlas mismas para las correcciones pertinentes. 5.8 Estructura La formulación del Plan Operativo Institucional debe considerar la siguiente estructura o contenido: 1. Diagnostico 2. Objetivos 3. Principales Metas 4. Actividades y/o Proyecto de la Entidad 5. Anexos 5.9 Supervisión, Monitoreo y Evaluación La Gerencia para el Desarrollo de la Población en Riesgo del INABIF, dispondrá la realización de acciones de Supervisión, 17 MIMDES INABIF Gerencia para el Desarrollo de la Población en Riesgo Guía Técnica 12: Lineamientos para la Elaboración del Plan Operativo Institucional de las Sociedades de Beneficencia Pública (SBP) y Junta de Participación Social (JPS) – POI 2003 Monitoreo y Evaluación, a fin de corroborar in situ el desarrollo de las actividades, corrigiendo los errores o desviaciones que atenten contra el cumplimiento de los objetivos. Para el efecto se entiende como Supervisión a las visitas programadas e inopinadas a nivel central, regional y local, que permita apreciar el nivel de desempeño del personal en los diferentes procesos; Monitoreo es la verificación del cumplimientos de las actividades programadas; y la Evaluación comprende la comparación del alcance de los objetivos logrados con relación a lo programado, a fin de establecer el grado de eficacia y eficiencia en la gestión institucional. VI. RESPONSABILIDAD Es responsabilidad de los Presidentes y Miembros del Directorio de las Sociedades de Beneficencia Pública y Juntas de Participación Social, dar cumplimiento obligatorio a las disposiciones contenidas en la presente Directiva. 18 MIMDES INABIF Gerencia para el Desarrollo de la Población en Riesgo Guía Técnica 12: Lineamientos para la Elaboración del Plan Operativo Institucional de las Sociedades de Beneficencia Pública (SBP) y Junta de Participación Social (JPS) – POI 2003 ANEXOS 19