Inicios y cierres de Ejercicios

Estas son las instrucciones para iniciar el nuevo ejercicio y/o corte de los módulos que lo requieren. Las
explicaciones son prácticamente iguales a las de los años anteriores (se adicionó un inciso para el
módulo de Egresos). Les servirán especialmente a quienes extraviaron el correo del año anterior o se
integraron este año.
Las dos recomendaciones que siempre les hago:
a) Lean estas cuatro páginas cuidadosamente y sigan los pasos en la secuencia en que está escrito, si
no usan alguno de los módulos simplemente continúen con el siguiente, con esto quiero recalcar que
pueden iniciar el registro de 2009 en los módulos de Egresos, Ingresos extraordinarios o Caja aún sin
haber cerrado diciembre de 2008 en el de Contabilidad PERO atendiendo a las instrucciones de
depuración y registro de que abajo se indican en cada caso.
b) Antes de irse de vacaciones hagan un respaldo de su información, aunque no lo crean, a veces las
computadoras se resisten a reiniciar su trabajo cuando regresamos. No es gratuita esta
recomendación, alguna dependencia lo ha sufrido y queremos iniciar bien el año.
c) Aunque envié correo el mes de abril de este año, para mi sorpresa, en fechas recientes aún he
recibido la llamada de alguna dependencia porque no pueden acceder (a la antigua) así que aprovecho
este correo para recordarles o informarles su ubicación : http://siaf.iingen.unam.mx/
Pasos para iniciar el nuevo ejercicio
1. Módulo de Egresos
a) Cancele los documentos que al final del ejercicio fueron rechazados y ya no pudieron ser
tramitados (Situación = Cancelados). Deberán capturarse nuevamente en el ejercicio que
inicia.
b) Aunque ya son pocos los previos que solicitamos crear para ejercerlos el próximo año,
verifique los saldos de "Previos de años anteriores". Dé por terminados o cancelados
aquéllos que ya no aparecen en el SIAU y que aún tienen saldo en su reporte. Deberá
hacer la póliza de diario en Contabilidad para cancelar estos previos, NO se hace de
manera automática, las cuentas varían dependiendo del año en que fueron creados,
consulte su Guía Técnica Contabilizadora (si no la tiene, bájela de la página) para hacer
los asientos adecuados. De estos previos, cuya situación sea Vigente y su saldo mayor a
100.00 serán traspasados al siguiente año de ejercicio con su auxiliar y saldo
correspondiente al realizar este "Corte".
c) A diferencia del inciso anterior, los recursos y “presupuesto por estudio” registrados en la
opción “Macroproyectos” podrán seguir ejerciéndose en el próximo ejercicio pero tenga
presente que los recursos que sobraron del ejercicio de este año con código programático,
presumiblemente, pasarán a cuentas de preasignación, por lo que deberá registrar como
disminuciones la póliza con la que cancelaron dichos saldos en el SIAU y registrar la
cuenta de preasignación en 2009, esto sólo deberá hacerlo en la opción “Macroproyectos –
Recursos por ejercer” y modificar en “Presupuesto por estudio” pertinente(s) la clave que
usted asignó para los recursos de la cuenta de preasignación -Clave de recursos de
macroproyecto (por omisión)d) Previos internos vigentes (honorarios, remuneraciones adicionales, becas, arrendamiento):
obtenga un reporte de ellos y cancele o dé por terminados aquellos que aún tengan saldo.
Éstos no se traspasan al nuevo ejercicio así que deberán ser registrados con su saldo.
e) Obtenga un reporte de los documentos “Por entregar” para revisar que sólo quedan
pendientes los contra-recibos que realmente no fueron recogidos al 31 de diciembre.
e) Si es posible (no indispensable) concilie sus saldos tanto de Presupuesto, Ingresos
extraordinarios, Gastos a reserva.
f) Verifique que nadie esté usando los módulos del SIAF. En el menú “Utilerías” existe la
opción "Parámetros", selecciónela y pida un nuevo registro con lo que se mostrará como
nuevo año de ejercicio el 2009, verifique los datos que se muestran en la pantalla y salve
el registro. Al salir de esta opción y entrar a Asignaciones probablemente le pregunte si
crea algunos archivos, diga sí en todos.
Notas:
- Este no es propiamente un corte, es más bien el inicio de un nuevo ejercicio ya que si quedan
cheques o contra-recibos por entregar, registrará su entrega en el año correspondiente,
finalmente esa situación ya no afecta a los recursos del nuevo ejercicio..
2. Módulo de Ingresos extraordinarios
a) Obtenga los reportes de los recibos que están en trámite, por depositar y por ingresar a
Tesorería al cierre, compruebe que sean correctos.
b) No inicie el siguiente ejercicio hasta haber capturado TODOS los recibos del ejercicio
2008. Especialmente en este módulo, NO continúe con el siguiente inciso sino hasta que
esta información sea cotejada.
c) Verifique que nadie esté usando los módulos del SIAF. En el menú “Utilerías” existe la
opción "Parámetros", selecciónela y pida un nuevo registro con lo que se mostrará como
nuevo año de ejercicio el 2009, verifique los datos que se muestran en la pantalla y salve
el registro. Al salir de esta opción y elegir captura de Recibos oficiales probablemente le
pregunte si crea algunos archivos, diga que sí a todos.
Nota:
- Este tampoco es propiamente un corte, simplemente inicia algunos archivos para el registro de los
recibos oficiales del nuevo año pero es indispensable que todos los recibos de 2007 estén
capturados.
3. Módulo de Caja
a) Obtenga el reporte de cheques por entregar, compruebe que son los que tiene en su poder.
b) Recuerde que el corte de este módulo se hace siempre el primer día hábil del mes y que
no depende de la Contabilidad.
c) Haga el corte como cualquier mes. Se trasladan los saldos de todas las cuentas pero son
provisionales y se actualizarán con los correctos hasta que se haga el corte de
Contabilidad del mes de diciembre del año que está concluyendo.
4. Módulo de Contabilidad
a) En este corte se asume que los "cortes" de los módulos anteriores ya se hizo (no
intervienen los de las chequeras PAPIIT y CONACYT, por ello quedaron al final sin
número en la secuencia).
b) Genere las pólizas al 31 de diciembre y verifique sus saldos como lo hace cada mes. No
continúe con el punto siguiente hasta que estén bien revisados.
c) Si controla más de una subdependencia NO haga el corte de ninguna sino hasta haber
generado y revisado su información al 31 de diciembre en todas ellas.
Recomendación:
Genere sus pólizas a diciembre como lo hace en cualquier mes, pero NO haga el corte de este mes
sino hasta fines de enero ya que generalmente la UNAM hace ajustes durante ese mes. Esta es
sólo una recomendación, usted está en libertad de tomar la decisión de acuerdo a sus necesidades.
d) Seleccione la opción "Cierre de ejercicio" en donde acostumbra generar las pólizas de
Egresos e Ingresos extraordinarios (esta opción no se muestra durante el año sino hasta
que se detecta que se ha realizado el proceso de Egresos al 31 de diciembre), este proceso
lo que hará es ahorrarle el trabajo de dejar en ceros la cuenta 1170 y crear la cuenta de
Economías presupuestales del ejercicio.
e) Imprima sus estados financieros ya que una vez ejecutada la opción siguiente (inciso d) el
resultado del ejercicio se habrá hecho CERO.
f) Seleccione ahora la opción "Cancelación cuentas de resultados" para anular los saldos
de las cuentas de resultados y obtener en la de "resultado de ejercicios" que será el
resultado del ejercicio actual, esto es, del año que está por cerrar.
g) Capture una póliza de diario para reclasificar el importe que se generó en el (inciso d) en
la cuenta 3110.001.0099, es transitoria, haga el registro en función del criterio establecido
en su dependencia para contabilizar "Resultado de ejercicios anteriores", algunas
acumulan todo en la 3110.001.0001, otras generan auxiliares (0002, 0003, etc.) para ir
especificando uno para el resultado de cada año, otras separan el resultado obtenido por
los saldos de previos UNAM, etc.
h) Haga el corte como cualquier mes.
i) Si imprime la póliza de saldos iniciales del siguiente año, se encontrará que está
"desbalanceada", la razón está en la cuenta de Activo fijo. Para dependencias donde no
hay mucha adquisición que afecte al activo fijo podrían acarrear de un año a otro el
registro contable de cada compra pero en dependencias donde este tipo de recurso se
incrementa mucho anualmente, en poco tiempo ya no sería suficiente el número de dígitos
para el auxiliar así que cada año se eliminan todos los auxiliares de la (cuenta
1210.XXX.XXXX) pero se respeta el pasivo (cuenta 3140), a eso se debe el desbalance.
Lo que usted deberá hacer es registrar subcuentas con el importe acumulado en la opción
“Saldos iniciales”, en este caso, de 2008.
Ejemplo:
1210.512.0001
Equipo diverso adquirido en 2003
1210.512.0002
Equipo diverso adquirido en 2004
S/N1. Módulo de PAPIIT
Este módulo tiene dos modalidades: un inicio de ejercicio y el corte contable, que se ha
mantenido relacionada con el módulo de las chequeras CONACYT por cuestiones prácticas.
Aunque en la mayor parte de las dependencias ya se maneja más a la manera del módulo de
Egresos, algunas dependencias foráneas aún ejercen estos recursos con chequeras, por ello se
mantienen ambas características. Recuerde que usted sigue decidiendo cuándo se generan las
pólizas.
a) Como en Egresos, verifique los documentos que estén en trámite y cancele los que no
procedieron, verifique que ya no tenga pendiente la captura de contra-recibos así como el
registro de fechas de entrega a los interesados.
b) Acepte generar las pólizas en todos los casos que así se lo proponga
c) Revise los saldos de la contabilidad de este módulo. Si es necesario capture la(s) pólizas de
ajuste necesarias.
d) Para el registro de la asignación de proyectos de la nueva etapa, en el menú “Utilerías” existe
la opción "Parámetros", selecciónela y pida un nuevo registro con lo que se mostrará como
nuevo año de ejercicio el siguiente del que tenía presente, verifique los datos que se muestran
en la pantalla y salve el registro. Al salir de esta opción y entrar a Asignaciones
probablemente le pregunte si crea algunos archivos, diga que sí a todos.
e) Contáctese con la persona que maneja el módulo de chequeras CONACYT ya que en lo
relativo a la contabilidad ambos módulos están relacionados.
S/N2. Módulo de Chequeras CONACYT
Recuerde que la contabilidad de PAPIIT y CONACYT son dependientes entre sí pero
independientes del registro global de la dependencia, pero ello no le exime de la responsabilidad
del registro cotidiano.
a) En este módulo se puede considerar que hay dos "cortes" (que no forzosamente son
simultáneos), uno para iniciar la siguiente etapa y el otro, contable.
b) En el primer caso es para iniciar el registro de la asignación de proyectos del nuevo año de
contratación (algo análogo al módulo de Egresos), lo cual puede darse en cualquier mes
del año (marzo, octubre, noviembre, etc.). En este caso, en el menú “Utilerías” existe la
opción "Parámetros", selecciónela y pida un nuevo registro con lo que se mostrará como
nuevo año de ejercicio el siguiente del que tenía presente, verifique los datos que se
muestran en la pantalla y salve el registro. Al salir de esta opción y entrar a Asignaciones
probablemente le pregunte si crea algunos archivos, diga que sí a todos.
d) El segundo caso, el corte contable anual se hace como el de cualquier mes y se sugiere
que antes: obtenga el reporte de cheques por entregar y compruebe que son los que tiene
en su poder.
S/N3. Módulo de Almacén
a) Les recomiendo no hacer el corte sino hasta regresando en enero previendo requiera
registrar alguna salida imprevista de su almacén durante el periodo vacacional pero como
siempre, ustedes deciden.
b) Si ya está listo para realizar su corte (aquí sí es un corte), en el menú “Utilerías” seleccione
la opción “Cierre del año”, le mostrará el año actual (verifique que realmente es 2008), dé
clic en el botón “Procede”, el sistema le hará saber las condiciones bajo las cuales es
factible hacer este proceso así como el año para el que realizará el corte y aún le preguntará
(para asegurarse) si realmente lo hace, por favor, siempre verifique las condiciones y el año
que le muestra pues ha sucedido que o alguien estaba en el sistema o aceptan realizarlo y
hacen el corte el presente año y el siguiente (al menos) y después no pueden regresar al
correcto.
Me encontrarán en el Instituto varios de los días de vacaciones (aproximadamente de 11 a 18 hrs.) , si no
me encuentran, por favor dejen mensaje y teléfonos para contactarme el mismo día o el siguiente.
Finalmente, por favor, al regresar en enero consulten la página, generalmente al inicio del
año tengo alguna novedad.
Cuídense y espero comunicarnos o vernos por aquí en el 2009.
La última recomendación: ¡Sean felices, disfruten cada momento agradable que la
vida les regale!
Y gracias por lo que me han enseñado y por muchas cosas de las que haría una larga lista.