herramientas de organizacion

Herramientas de Organización1
 La descripción y especificación de puesto.
(Análisis de puestos)
 Los Organigramas.
 Manuales de Organización.
Introducción
Se ha estudiado ya los puntos mas relevantesi sobre la función de organizar, pero
para materializar el diseño de la estructura organizaciones, son necesarias las
herramientas para llevar a cabo una organización racional.
Se deben tomar en cuenta durante el proceso de organización y aplicarlas de
acuerdo a las necesidades de cada grupo social.
Descripción de puestos. Es la relación escrita que delinea los deberes y las
condiciones relacionados con el puesto. Proporciona datos sobre lo que el
aspirante hace, cómo lo hace y por qué lo hace.
La descripción de puestos es un documento que responde a las siguientes
preguntas:
¿Cuáles son mis responsabilidades?
¿Qué tipo de autoridad tengo?
¿Quién es mi superior inmediato?
¿Quiénes son mis subordinados?
¿Con quién coordino mis tareas?
En este punto se definen los términos mas importantes que están implícitos en el
tema sobre la descripción de puestos.
1. Responsabilidad. Es una actividad que ha sido asignada específicamente a
una persona.
2. Autoridad. El derecho o el poder para actuar sobrellevando una
responsabilidad.
3. Subordinación. La obligación de sobrellevar una responsabilidad.
Fundamentos para elaborar la descripción de puestos
1. Una descripción de puestos debe ser considerada como un contrato, ya que
cuando una persona ingresa a una organización deberá entregársele un
ejemplar de la descripción de su puesto. Así ambas partes se ponen de
acuerdo en el trabajo que deberá ser realizado; y se involucra a la persona en
la elaboración de su propia descripción del puesto.
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Benavides Pañeda Javier. Administración. Ed. Mc Graw Hill. 1ªed. México 2004. P165.
2. Las descripciones de puestos deben ser elaboradas para los puestos
ejecutivos y para todos los empleados de la organización.
Elementos de una descripción de puestos
Una descripción de puestos consta de los siguientes elementos:
 Encabezado
 Descripción genérica
 Descripción detallada
Especificación de puestos
Documento en el que se determinan las características que debe reunir una
persona para poder desempeñar exitosamente su puesto.
Análisis de Puesto
Técnica que con base en la recopilación de información, como principal medio,
determina lo que
hacen los trabajadores, así como la forma en que lo hacen y por qué lo hacen.
Organigramas
Los organigramas es el conjuntos de figuras geométricas que representan los
órganos y líneas que se utilizan para dar una idea de cómo está estructurada una
organización. Ayudan a identificar y relacionar las diversas partes de la
organización.
Limitaciones:
 Muestra únicamente las relaciones formales de autoridad, sin contemplar
relaciones informales significativas.
 Con frecuencia no muestra cómo es o cómo debiera ser la organización.
 En ocasiones refleja sólo la estructura parcial de la organización.
 Se requieren de algunas referencias para poder interpretarlo.
Requisitos:
Precisión, Sencillez, Uniformidad, Presentación, Vigencia.
Clasificación de los programas
Por su ámbito de aplicación.
Por su contenido.
Por su forma de representación.
– Generales
- Departamentales o
Específicos.
– Integrales
- Funcionales
- De puesto, plazas y
unidades.
- Verticales
- Horizontales
- Circulares
- Escalares
- Mixtos
2Por
su ámbito de aplicación
Organigramas generales. Contienen información de una organización hasta
determinado nivel jerárquico, dependiendo de su magnitud y características.
Organigramas Departamentales o específicos. Muestran en forma
particular la estructura de una unidad administrativa o área de la organización.
Por su contenido
Organigramas Integrales. Son la representación gráfica de todas las
unidades administrativas de una organización, así como sus relaciones de
jerarquía o dependencia.
Organigramas funcionales. Incluyen en el diagrama de organización, además
de las unidades y sus interrelaciones, las principales funciones que tienen
asignadas las unidades incluidas en el gráfico.
Organigramas de puestos, plazas y unidades. Indican, para cada unidad
consignada, las necesidades en cuanto a puestos, así como el número de plazas
existentes o necesarias. También pueden incorporar los nombres de las
personas que ocupan cada puesto.
Por su forma de presentación
Organigramas Verticales. Despliegan las unidades de arriba abajo, a partir
del titular de la parte superior. Son los de uso más generalizado en la
administración, por lo cual su uso se recomienda en el manual de organización.
Organigramas Horizontales. Despliegan las unidades de izquierda a derecha
y colocan al titular al extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan de
forma análoga, en columnas, mientras que las relaciones entre las unidades por
línea se disponen horizontalmente.
Organigramas circulares. Están formados por un cuadro central, que
corresponde a la autoridad máxima de la empresa, en cuyo derredor se trazan
círculos concéntricos, cada uno de los cuales constituye un nivel jerárquico de la
organización.
2
Benavides Pañeda Javier. Administración. Ed Mc Graw Hill. 1° ed. México 2004. p169
Organigramas escalares. Consisten en señalar con distintas sangrías en el margen izquierdo los
distintos niveles jerárquicos, para lo cual se usa líneas que señalan las relaciones.
Organigramas mixtos. Utilizan combinaciones verticales y horizontales con el objeto de ampliar las
posibilidades de graficación. Se recomienda su utilización en el caso de organizaciones con un gran
número de
M a n u al e s d e o r g an i z ac i ó n
El Manual de organización nació de la práctica principalmente para asentar por escrito todas las
instrucciones, indicaciones y recomendaciones de carácter permanente que se consideran necesarias
para el buen funcionamiento de la empresa, eliminando los inconvenientes y perjuicios que trae
consigo dejar las cosa a la memoria, el criterio o al buen juicio personal.
Algunas ventajas de los manuales de la organización:
 Minimizan los errores.
 Los directivos y ejecutivos no tendrán que estar repitiendo ordenes que están
oportunamente detalladas en el manual.
 Sirven de guía para los nuevos empleados.
 Facilitan el control interno.
 Hacen posible la aplicación de los mejores métodos de trabajo.
Sin embargo, se debe tener cuidado especial de no llegar a un exceso de reglamentación que
complique y confunda el funcionamiento de la organización, lo cual se podría traducir en una dualidad
de deberes y un aumento innecesario de personal.3
Contenido del manual de organización
Los elementos de un manual de organización son los organigramas, las descripciones y
especificaciones de puestos básicamente.
3
Benavides Pañeda Javier. Administración. Ed Mc Graw Hill. 1° ed. México 2004. p169