Nomenclatura de Documentos y Registros
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6 5 4 3 2 1 0 Aprobado, para implementación Aprobado, para implementación Aprobado, para implementación Aprobado, para implementación Aprobado, para implementación Aprobado, para implementación Aprobado, para implementación REV. 03.08 02.05 12.08 12.12 10.06 13.09 11.05 DESCRIPCIÓN .15 .11 .09 .08 .08 .07 .07 FECHA FAM DCA DCA DCA DCA DCA DCA ELABORÓ JPM RSV RSV RSV RSV RSV RSV REVISÓ RSV RSV RSV RSV RSV RSV RSV APROBÓ LISTA DE REVISIONES REEMPLAZA A REV. ISI-AQZ-IO-4201 5 REEMPLAZADO POR REV TÍTULO: Nomenclatura de Documentos y Registros TIPO DE ELAB: LUGAR: Instrucción Operativa OBRA: Sistema de Gestión Integrado Texas – Estados Unidos Nº DE OBRA: ESTE DOCUMENTO ES PROPIEDAD INTELECTUAL DE ISI MUSTANG, QUIEN SALVAGUARDARÁ SUS DERECHOS CONFORME A LAS PREVISIONES DE LA LEY. NÚMERO DE ELABORADO INTERNO: SGI ISI ESCALA REVISIÓN S/E ISI-AQZ-IO-4201 HOJA Nº 1 de 8 6 Nomenclatura de Documentos y Registros Sistema de Gestión Integrado Documento: ISI-AQZ-IO-4201 Rev.: 6 ÍNDICE 1 Objeto .............................................................................................................................................. 3 2 Campo de aplicación ..................................................................................................................... 3 3 Términos y definiciones ................................................................................................................ 3 4 Referencia normativa..................................................................................................................... 3 5 Descripción de la instrucción operativa...................................................................................... 4 5.1 5.2 5.3 Anexos............................................................................................................................................. 8 Plantilla aprobada por: R. S. Fecha: 16/04/2012 6 Nomenclatura de documentos ............................................................................................................ 4 Nomenclatura de formularios .............................................................................................................. 7 Nomenclatura de registros .................................................................................................................. 8 Este documento Impreso se considera una COPIA NO CONTROLADA Ruta de Acceso Alfresco: 06-QSHE\Documentación del Sistema\Instrucciones\Publicados Página: 2 de 8 Nomenclatura de Documentos y Registros Sistema de Gestión Integrado 1 Documento: ISI-AQZ-IO-4201 Rev.: 6 Objeto Definir un criterio para la codificación, diferenciación e identificación del estado de documentos y registros implicados en el Sistema de Gestión Integrado, a modo de facilitar el control de la información que dichos documentos y registros contienen. 2 Campo de aplicación Se aplica a todos los documentos y registros pertenecientes al Sistema de Gestión Integrado a crearse en ISI Mustang, tanto físicos como electrónicos. Esta instrucción operativa podrá exceptuarse cuando el cliente y las partes interesadas definan un criterio propio para la documentación de un proyecto o servicio como un requisito para el producto. 3 Términos y definiciones Documento: Información y su medio de soporte. Ejemplo: Registro, procedimiento, instrucción. Documento interno: Información generada dentro de ISI Mustang destinada para el desarrollo de manuales del sistema, procedimientos generales u operativos, e instrucciones operativas. Además, documentos que describan actividades técnicas, comerciales o administrativas que se relacionen con el Sistema de Gestión Integrado. Documento externo: Información en su medio de soporte que puede ser: registro, especificación o documento, pero que provienen desde fuera de la organización; es decir es aquel documento que no ha sido aprobado ni creado por la organización como ejemplo: Especificaciones del Producto, Normas, Planos, Manuales, Códigos y Certificados, entre otros; provenientes de clientes, instituciones, organismos y proveedores externos. Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de actividades desempeñadas, que pueden ser realizados en papel como en medios audiovisuales, magnéticos u otros. Proyecto: Conjunto de actividades comerciales y técnicas referidas a un objeto. 4 Documentos internos: ISI-AQZ-DE-4230: Control de Documentos ISI-AQZ-PG-4200: Requisitos de la Documentación ISI-AQZ-IO-4200: Presentación de Documentos y Registros Documentos externos: ISO 9001: Sistema de Gestión de la Calidad – Requisitos 4.2.3 y 4.2.4 ISO 14001: Sistemas de Gestión Ambiental – Requisito 4.4.4 OHSAS 18001: Sistema de Gestión de Seguridad y Salud Ocupacional – Requisito 4.4.4 CEI IEC 61355 1997-04: Clasificación y Designación de Documentos para Plantas, Sistemas y Equipamientos Plantilla aprobada por: R. S. Fecha: 16/04/2012 Referencia normativa Este documento Impreso se considera una COPIA NO CONTROLADA Ruta de Acceso Alfresco: 06-QSHE\Documentación del Sistema\Instrucciones\Publicados Página: 3 de 8 Nomenclatura de Documentos y Registros Documento: ISI-AQZ-IO-4201 Sistema de Gestión Integrado 5 Rev.: 6 Descripción de la instrucción operativa La estructura documental de ISI Mustang está compuesta por el Manual del Sistema, Manuales Generales, Procedimientos Generales, Instrucciones Operativas, Documentos Específicos y Registros. Estos documentos y registros del Sistema de Gestión Integrado se crean, aprueban, revisan y modifican, por personal autorizado, tomando como referencia el procedimiento general: ISI-AQZ-PG-4200 Requisitos de la Documentación. La nomenclatura de los documentos y registros se basan en las directrices de este documento. Se registra la identificación, el título, la revisión, el lugar de distribución y el Manager/Coordinator de área que aprobó el documento en el documento específico: ISI-AQZ-DE-4230 Control de Documentos, del Sistema de Gestión Integrado. 5.1 Nomenclatura de documentos Los documentos internos desarrollados en ISI Mustang se distinguen en sus nomenclaturas de acuerdo a su contenido. Entre ellos se diferencia las nomenclaturas de los documentos internos del Sistema de Gestión Integrado y los elaborados por el área de Project Director / Project Manager. 5.1.1 Documentos del Sistema de Gestión Integrado Los documentos del Sistema de Gestión Integrado se deben elaborar según la siguiente nomenclatura: ISI-AQZ-TT-SSSN-R SSSN TT SSS N Numeración referenciada a la estructura de capítulos de la norma ISO 9001, ISO 14001 o OSHA 18001 que dependerá de la incumbencia del documento Numero consecutivo del documento dentro de la clasificación del documento R PS: Política del Sistema de Gestión Integrado DE: Documentos Específicos del Sistema de Gestión Integrado: plan estratégico, organigrama, control de documentos, etc. MS: Manual del Sistema de Gestión Integrado MG: Manual General del Sistema de Gestión Integrado PG: Procedimiento General del Sistema de Gestión Integrado Numero de revisión del documento PO: Procedimiento Operativo del Sistema de Gestión Integrado Ejemplo: ISI-AQZ-PG-4200-0, hace referencia a un procedimiento general del Sistema de Gestión Integrado desarrollado para cumplimentar el requisito 4.2 de la norma ISO 9001. Siendo el estado de revisión del documento igual a cero. Este documento Impreso se considera una COPIA NO CONTROLADA Ruta de Acceso Alfresco: 06-QSHE\Documentación del Sistema\Instrucciones\Publicados Página: 4 de 8 Plantilla aprobada por: R. S. Fecha: 16/04/2012 IO: Instrucciones Operativas del Sistema de Gestión Integrado Documento: Nomenclatura de Documentos y Registros ISI-AQZ-IO-4201 Sistema de Gestión Integrado 5.1.2 Rev.: 6 Documentos y Registros de Project Director / Project Manager. Estos documentos y/o registros se deben desarrollar según la siguiente estructura de representación: PPP-A1A2A3-GNN-R A1A2A3 PPP A1 A: gestión general Representan tres letras cabecera que engloban todos los documentos de interés de un proyecto en cuestión. Se consideran las siglas que identifican al proyecto B: tecnología en general C: ingeniería construcciones y civil en E: electrotecnología (control, informático, comunicaciones) M: ingeniería mecánica P: ingeniería en procesos GNN A2A3 G A2: Describe el tipo de información contenida en el documento. A3: Adiciona detalles a lo indicado en A2. Se recomienda utilizar los siguientes parámetros, en el caso de que existan sub.-obras en un mismo proyecto u obra: Estas dos variables se combinan (ver cuadro siguiente). Dando, junto con A1, la clasificación del documento 0: en el caso de una sola obra en general 1: indicando sub.-obra 1 2: indicando sub.-obra 2 3: indicando sub.-obra 3 R NN Numeración consecutiva del documento dentro de la clasificación del documento. Dependiendo del volumen de documentación a generarse se podrá contemplar tres dígitos (NNN) Numero de revisión del documento Combinaciones A2A3 vigentes Categoría A2A3 Ejemplos de Uso Aspectos involucrados con la documentación como tal Contenido AA Carátulas en general Listas AB Índices, lista de documentos A elección del usuario AZ Reportes BB Lista de reportes, lista de notas y tareas Comunicación BC Memos, minutas, notas en general Control de documentos BD Lista de consultas, lista de envío de documentos, check list, etc. Planificación de recursos BE Cronogramas, lista de requerimientos, organigramas, cash flow, centro de costos, etc. Planificación en obra/sitio BG Instrucciones para el personal en sitio/obra. Cambios BH Notificación de cambios, solicitudes de cambios, etc. Documentos de seguridad BS Planes de emergencia y contingencia, protección de fuego, ruidos, etc. A elección del usuario BZ Aspectos involucrados a los asuntos contractuales (técnicos y comerciales) Documentos de aprobación CB Recepción provisoria y/o definitiva Continúa Este documento Impreso se considera una COPIA NO CONTROLADA Ruta de Acceso Alfresco: 06-QSHE\Documentación del Sistema\Instrucciones\Publicados Página: 5 de 8 Plantilla aprobada por: R. S. Fecha: 16/04/2012 Aspectos involucrados con recursos en general, necesarios para tareas de gestión Nomenclatura de Documentos y Registros Documento: ISI-AQZ-IO-4201 Sistema de Gestión Integrado Rev.: 6 Aspectos técnicos generales no cubiertos en otra categoría Hoja de datos de materiales, productos o sistemas DA Características técnicas de productos, etc. Descripciones para facilitar el entendimiento técnico del sistema o producto DB Memorias descriptivas Instrucciones y manuales DC Instrucciones de montaje, instalación, PEM, protocolos de ensayos FAT-SAT, manuales de operación ,etc. Reportes técnicos DD Reportes de investigación y desarrollo, notas de aplicación, etc. Catálogos y documentos de publicidad DE Catálogos, folletos, etc. Publicaciones técnicas DF Publicaciones técnicas, Notas Técnicas de diseño, etc. A elección del usuario DZ Aspectos técnicos generales Regulaciones técnicas EA Regulaciones de operación, construcción de sistema, Plan de diseño, etc. Estándares EB Referencia de normativas establecidas por entes internacionales, por ingenierías, por Clientes y Partes Interesadas, etc. Especificaciones técnicas EC Especificaciones técnicas, lista de equipos, instrumentos y equipos de control, especificaciones de materiales, etc. Hojas de cálculos ED Memorias de consumos, etc. A elección del usuario. EZ Funciones, tareas o comportamiento de objetos Funcionales en general FA Arquitecturas de sistemas, diagrama en bloques, etc. Diagramas de flujo FB PID, diagramas de proceso, etc. Facilidades de MMI o HMI FC Mímicos, memorias de SCADA’s, etc. Descripción funcional de sistemas u objetos FE Memorias descriptiva funcionales Diagramas funcionales FF Diagramas de control grafset, matriz de seguridad, etc. Descripción de señales FP Lista de señales, bases de datos SCAD A, etc. Seteo de valores FQ Setting list Circuitos FS Diagrama eléctrico de circuitos, borneras, etc. A elección del usuario FZ Desarrollo constructivo LA Plano de tierra, etc. Fundación LB Diagramas de fundación, plan de excavaciones, etc. Características constructivas LC Ingeniería civil. Facilidades en sitio LD Diagramas de instalación, canalizaciones, etc. Facilidades en edificios LH Canalizaciones internas de edificios, etc. Ubicación en equipos LU Diagramas de ensamble, localización de componentes, etc. A elección del usuario LZ Continúa Este documento Impreso se considera una COPIA NO CONTROLADA Ruta de Acceso Alfresco: 06-QSHE\Documentación del Sistema\Instrucciones\Publicados Página: 6 de 8 Plantilla aprobada por: R. S. Fecha: 16/04/2012 Ubicación geométrica o topográfica de objetos Nomenclatura de Documentos y Registros Documento: ISI-AQZ-IO-4201 Sistema de Gestión Integrado Rev.: 6 Conexiones físicas entre objetos, resaltando la información referente al conexionado propiamente dicho Conexionado MA Diagramas de interconexión, etc. Cableado y piping MB Diagramas de lazos, lista de cables, piping list, etc. A elección del usuario MZ Lista de materiales y partes requeridos en la construcción del sistema Lista de materiales PA Listado de materiales Lista de partes PB Lista de partes, lista de repuestos, lista de etiquetas, etc. Lista de elementos en general PC Lista de herramientas, equipamiento, instrumentos, etc. Listado de productos PD Lista de productos, lista de tipos de productos, etc. A elección del usuario PZ Aspectos relacionados con formas geométricas de objetos a ser diseñados y/o fabricados y su correlación Diagramas de planeación TA Diagrama conceptuales, diagramas de diseño Diagramas de construcción TB Diagramas 3D, diagramas de dimensiones, etc. Diagramas de fabricación e implantación TC Diagramas de fabricación, etc. Documentos de ubicación TL Layouts, etc. A elección del usuario TZ Aspectos relacionados con el aseguramiento de calidad y con temas de prevención de riesgos en general Documentación de seguridad QB A elección del usuario QZ Evaluación de riesgos, estudios de seguridad, etc. Aspectos relacionados con protocolos de operación y su Registro Documentos de configuración y setpoints WA Recetas batch, planillas de cfg, etc. Registros WT Registros de eventos, alarmas, operaciones, maniobras, etc. A elección del usuario WZ Ejemplo: EXO-EFE-201-0 representa un documento de Integración y Servicios del proyecto Exxon (EXO), donde el contenido es de Electrotecnología y en donde se describen memorias funcionales (EFE). Este documento pertenece a la sub.-obra número dos del proyecto, siendo el número de este documento, dentro del código de clasificación, uno y la revisión del mismo cero. Nomenclatura de formularios Cuando se usen formularios desarrollados en ISI Mustang para el Sistema de Gestión Integrado, en donde se registre la información generada de las actividades referidas en los procedimientos e instrucciones y cualquier otro documento del SGI, se requiere estandarizar sus usos. 5.2.1 Formularios para un documento origen. Estos se codificaran anteponiendo el alfanumérico FNN + código del documento origen + nivel de revisión (R), ejemplo: F06-ISI-AQZ-PG-4200-0.- Verificación de Documentos; el cual sería el sexto formulario creado para el procedimiento general 4200 en su revisión 0. Este documento Impreso se considera una COPIA NO CONTROLADA Ruta de Acceso Alfresco: 06-QSHE\Documentación del Sistema\Instrucciones\Publicados Página: 7 de 8 Plantilla aprobada por: R. S. Fecha: 16/04/2012 5.2 Documento: Nomenclatura de Documentos y Registros ISI-AQZ-IO-4201 Sistema de Gestión Integrado Rev.: 6 FNN-ISI-AQZ-TT-SSSN-R ISI-AQZ-TT-SSSN FNN SSS R N F: Nomenclatura de formulario Numero de revisión del formulario Código del documento origen NN: Número consecutivo del formulario. 5.2.2 Formularios sin un documento origen. Cuando no exista un documento origen pero el formato es necesario para el funcionamiento del sistema puede desprenderse desde el (MG) Manual General del Sistema de Gestión Integrado, ejemplo: F07-ISI-AQZ-MS-4220-2; el cual sería el séptimo formulario creado directamente del MG y el 2 su nivel de revisión. FNN- ISI-AQZ-MS-4220-R FNN ISI-AQZ-MS-4220 R Código del Manual General del Sistema de Gestión Integrado Numero de revisión del formulario F: Nomenclatura de formulario NN: Número consecutivo del formulario. El formato puede revisarse subiendo su nivel (ejemplo de 2 a 3 sin cambiar el documento origen que mantiene su revisión). Al mencionar un formato dentro de la redacción de un documento se omite su nivel de revisión (último dígito), para que en su cambio no necesariamente cambie el documento origen. Siendo así se debe anexar al final de cada procedimiento. 5.3 Nomenclatura de registros Los registros internos desarrollados en ISI Mustang no poseen un estándar en su codificación. Los mismos son definidos por cada Director / Manager / Coordinator, según su criterio. Los registros se encuentran definidos en cada uno de los procedimientos documentados y controlados por el Sistema de Gestión Integrado, en el apartado control de registros asociados. Se recomienda utilizar la siguiente estructura: TT-XXXXXX-R TT Depende de la indexación del Registro definida para el mismo: 6 Anexos Anexo 1: No aplica R NNNN: Numeración consecutiva del Registro AAMMDD: Fecha de llenado o cierre del Registro: Siendo AA el año, MM el mes y DD el día Numero de revisión del documento Este documento Impreso se considera una COPIA NO CONTROLADA Ruta de Acceso Alfresco: 06-QSHE\Documentación del Sistema\Instrucciones\Publicados Página: 8 de 8 Plantilla aprobada por: R. S. Fecha: 16/04/2012 Representan dos letras cabecera que engloban todos los documentos de interés de un proyecto en cuestión. Se consideran las siglas que identifican al proyecto XXXXXX
