Anexo del procedimiento de Control de Registros

Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Universidad de Quintana Roo
Formato para Control de los Registros de Calidad
Rectoría
Registro
Sistema de
archivo
Archivado en
Acceso
Tiempo
Disposición de uso
Archivero No. 7
Interno
Jefa del Área y
Asistente Ejecutivo
3 años
Bodega UQROO
Archivero No. 8
Jefa del Área y
Asistente Ejecutivo
3 Años
Bodega UQROO
Archivero No. 1
Jefa del Área y
Asistente Ejecutivo
3 años
Bodega UQROO
Oficina de Rectoría
Documentación Interna
Enviada y Recibida
Documentación Externa
Recibida
Documentos H. Junta
Directiva
Revisión 2
Alfabético con
secciones según
área
administrativa
Alfabético
dividido en
Gobierno
Estatal y Federal
Alfabético
Página 1 de 68
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Abogado General
Registro
Sistema de
archivo
Archivado en
Acceso
Convenio
Consecutivo
Oficina del
Abogado General
Personal de la
Oficina del
Abogado General
Contrato
(Contratos varios)
Consecutivo
Oficina del
Abogado General
Personal de la
Oficina del
Abogado General
Contrato de Adquisiciones
por Invitación Restringida
Consecutivo
Oficina del
Abogado General
Personal de la
Oficina del
Abogado General
Contrato de Obra Pública
Consecutivo
Oficina del
Abogado General
Personal de la
Oficina del
Abogado General
Adendum de contratos
Consecutivo
Oficina del
Abogado General
Personal de la
Oficina del
Abogado General
Contrato de Adquisiciones
por Adjudicación Directa
Consecutivo
Oficina del
Abogado General
Personal de la
Oficina del
Abogado General
Contrato por Licitación
Pública Internacional
Consecutivo
Oficina del
Abogado General
Personal de la
Oficina del
Abogado General
Carta Compromiso
Consecutivo
Oficina del
Personal de la
Revisión 2
Página 2 de 68
Tiempo
6 años o menos si
la vigencia del
convenio es menor
a ese tiempo
6 años o menos si
la vigencia del
convenio es menor
a ese tiempo
6 años o menos si
la vigencia del
convenio es menor
a ese tiempo
6 años o menos si
la vigencia del
convenio es menor
a ese tiempo
6 años o menos si
la vigencia del
contrato es menor a
ese tiempo
6 años o menos si
la vigencia del
contrato es menor a
ese tiempo
6 años o menos si
la vigencia del
contrato es menor a
ese tiempo
6 años o menos si
Disposición de uso
Bodega UQROO
Bodega UQROO
Bodega UQROO
Bodega UQROO
Bodega UQROO
Bodega UQROO
Bodega UQROO
Bodega UQROO
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Abogado General
Registro
Sistema de
archivo
Archivado en
Acceso
Tiempo
Abogado General
Oficina del
Abogado General
la vigencia del
contrato es menor a
ese tiempo
Disposición de uso
Consecutivo
Oficina del
Abogado General
Personal de la
Oficina del
Abogado General
6 años
Bodega UQROO
Procedimientos
Jurisdiccionales
Pro materia y
número
consecutivo
Oficina del
Abogado General
Personal de la
Oficina del
Abogado General
6 años o menos si
la vigencia del
contrato es menor a
ese tiempo
Bodega UQROO
Oficios concluidos
(Recibidos y enviados)
Consecutivo
Oficina del
Abogado General
6 años
Bodega UQROO
Comprobaciones y
Requisiciones
Consecutivo
Oficina del
Abogado General
6 años
Bodega UQROO
Procedimientos
Administrativos Internos
Revisión 2
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Personal de la
Oficina del
Abogado General
Personal de la
Oficina del
Abogado General
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Auditoria Interna
Registro
Sistema de
archivo
Archivado en
Acceso
Tiempo
Disposición de uso
Auditoria Interna
Auditor Interno y
Auditores
3 años
Bodega UQROO
Auditoria Interna
Auditor Interno y
Auditores
5 Años
Bodega UQROO
Oficina del Auditor
Expediente de Revisión
Interna
Expediente de Auditoria
Externa
Revisión 2
Número de
Expediente por
año
Año de
Auditoria
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Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Secretaría General
Registro
Sistema de
archivo
Oficina del Secretario General
Expediente de concurso de
Por número de
oposición
concurso y año
Expediente del programa de
estímulos al desempeño del
Por Año
personal docente
Expediente de actas del HCU
Expediente por sesiones de
HCU
Expediente de actas de la
CAP
Expediente por sesiones de la
CAP
Expediente de oficios
enviados de la CAP
Expediente de oficios
recibidos de la CAP
Expediente de oficios
enviados del HCU
Expediente de oficios
recibidos del HCU
Revisión 2
Archivado en
Acceso
Tiempo
Disposición de uso
Secretaría General
Secretario General
y asistentes
3 años
Bodega UQROO
Secretaría General
Secretario General
y asistentes
3 años
Bodega UQROO
Indefinido
N/A
3 años
Bodega UQROO
Indefinido
N/A
3 años
Bodega UQROO
3 años
Bodega UQROO
3 años
Bodega UQROO
3 años
Bodega UQROO
3 años
Bodega UQROO
Por fecha
Secretaría General
Por Año
Secretaria General
Por fecha
Secretaría General
Por año
Secretaría General
Por año
Secretaría General
Por año
Secretaria General
Por año
Secretaria General
Por año
Secretaria General
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Secretario General
y asistentes
Secretario General
y asistentes
Secretario General
y asistentes
Secretario General
y asistentes
Secretario General
y asistentes
Secretario General
y asistentes
Secretario General
y asistentes
Secretario General
y asistentes
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Departamento de Vinculación
Registro
Documentación Interna
Enviada y Recibida
Documentación Externa
Recibida
Sistema de
archivo
Alfabético con
secciones
según área
administrativa
Alfabético
dividido en
Gobierno
Estatal y
Federal
Archivado en
Acceso
Tiempo
Disposición de uso
Archivero
Interno Gaveta (2)
Responsable del
Área
1 año
Bodega UQROO
Archivero Interno
Gaveta (2)
Responsable del
Área
1 Años
Bodega UQROO
Librero del Depto de
Vinculación
Librero del Depto de
Vinculación
Personal del Depto
de Vinculación
Responsable del
Área
Responsable del
Área Aux.
Administrativo
Responsable del
Área
5 años
Bodega UQROO
5 años
Bodega UQROO
1 Años
Bodega UQROO
2 años
Biblioteca
Gaceta Anual
Año y Fecha
Comunidad
UQROO
Año y Fecha
Propuestas Editoriales
Anual
Archivos
Publicaciones y Elaboración
de Cartapacio
Anual
Librero del Depto de
Vinculación
Revisión 2
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Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Departamento de Cómputo y Telemática
Sistema de
Registro
Archivado en
Acceso
archivo
Mesa de Control del Área de Soporte y Servicios
Todo el personal de
Solicitud de servicios por:
Formato Digital
soporte y servicios,
teléfono, correo electrónico u
Por consecutivo
computadora
redes y
oficio
telecomunicaciones
Control de Entradas y Salidas de Equipos
Todo el personal de
Solicitud de servicios por:
Formato impreso
Por folio
soporte y servicios,
teléfono, correo electrónico u
en el Área de
(Consecutivo)
redes y
oficio
soporte y servicio
telecomunicaciones
Bitácora de Servicios del Áreas de Redes y Telecomunicaciones
Solicitud de servicios reporte de
Por fecha de
Formato Digital
Personal de redes y
falla por: teléfono, correo
realización
computadora
telecomunicaciones
electrónico u oficio
Registro de Servicios a Enlaces Externos del Área de Redes y Telecomunicaciones
Formato Digital
Solicitud de servicios reporte de
Por número de en computadora
Personal de redes y
falla por: teléfono, correo
Registro
impreso para
telecomunicaciones
electrónico u oficio
control del depto.
Revisión 2
Página 7 de 68
Tiempo
Disposición de
uso
3 año
Eliminar
3 año
Eliminar
3 año
Eliminar
3 año
Eliminar
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Programa de Innovación Educativa
Sistema de
Registro
archivo
Oficina del Programa de Innovación Educativa
Nombre de la
Oficios recibidos
URES, carpeta
o enviados 2004
de enviados o
recibidos.
Nombre URES
de quien se
Direcciones y departamentos
recibe
información
Nombre URES
de los
programas que
están
Trámites y solicitudes
coordinados por
el Programa de
Innovación
Educativa
Cursos de capacitación para
Fecha, y lugar
tutores
Solicitud de información en
Fecha, y lugar
las diferentes áreas
Archivado en
Gaveta del
escritorio de
asistente
Gaveta del
escritorio de
asistente
Acceso
Coordinadora del
Programa de
Innovación y
Asistente
Coordinadora del
Programa de
Innovación y
Asistente
Gaveta del
escritorio de
asistente
Coordinadora del
Programa de
Innovación y
Asistente
Expediente de la
coordinación
Expediente de la
coordinación
Expediente de la
coordinación
Coordinación de
tutorías
Coordinación de
tutorías
Coordinación de
tutorías
Tiempo
Disposición de uso
3 año
Bodega UQROO
Indefinido
NA
1 año
Bodega UQROO
Indefinido
N/A
Indefinido
N/A
Indefinido
N/A
Cotizaciones
Fecha, y lugar
Expediente de tutores
Fecha, y lugar
Expediente de la
coordinación
Coordinación de
tutorías
Mientras el tutor
permanezca en la
institución
N/A
Expediente de alumnos que
visitan a la coordinación por
situación de riesgo
Por división y
carrera
Expediente de la
coordinación
Coordinación de
tutorías
10 años
Bodega UQROO
Revisión 2
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Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Programa de Innovación Educativa
Sistema de
Archivado en
Acceso
archivo
Oficina del Programa de Innovación Educativa
Visita de tutores a la
Por división y
Expediente de la
Coordinación de
coordinación para solicitar
carrera
coordinación
tutorías
ayuda
Solicitud de video
Fecha, hora y bitácora de eventos
Responsable de
conferencia
día
(Archivo Excel) educación a distancia
Fecha de
Oficina educación
Responsable de
Cotización
solicitud
a distancia
educación a distancia
Registro
Revisión 2
Página 9 de 68
Tiempo
Disposición de uso
Indefinido
N/A
Indefinido
N/A
Indefinido
N/A
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Dirección de Planeación
Registro
Sistema de
archivo
Consecutivo de Oficios
Internos
Por Número de
oficio
OI/PLAN/001/04
Consecutivo de Oficios
Externos
Por números de
oficio
0E/PLAN/001/04
Archivado en
Acceso
Tiempo
Disposición de uso
Director y su
Asistente
3 años
Bodega UQROO
Director y su
Asistente
3 años
Bodega UQROO
5 años
Bodega UQROO
5 años
Bodega UQROO
5 años
Bodega UQROO
Asistente
Archivero 2004
Bodega de
Planeación
Archivero 2004
Bodega de
Planeación
Departamento de Desarrollo Institucional
Versión
Depto. De
Desarrollo
Institucional
PIFOP
Versión
Depto. De
Desarrollo
Institucional
PAL
Versión
Depto. De
Desarrollo
Institucional
División y
nombre de
profesor
Depto. De
Desarrollo
Institucional
PIFI
Expedientes Individual de
PTC (PROMEP)
Revisión 2
Director de
planeación, Jefe del
departamento y
encargada de
proyectos especiales
Director de
planeación, Jefe del
departamento y
encargada de
proyectos especiales
Director de
planeación, Jefe del
departamento y
encargada de
proyectos especiales
Jefe del
departamento y
encargada de
proyectos especiales
Página 10 de 68
Indefinido
N/A
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Dirección de Planeación
Sistema de
archivo
Archivado en
Fecha
Depto. De
Desarrollo
Institucional
Cuerpos Académicos
Recibidos y
enviados
Depto. De
Desarrollo
Institucional
PROMEP
Recibidos y
enviados
Depto. De
Desarrollo
Institucional
Registro
Actas CIBP
Acceso
Jefe del
departamento y
encargada de
proyectos especiales
Jefe del
departamento y
encargada de
proyectos especiales
Jefe del
departamento y
encargada de
proyectos especiales
Tiempo
Disposición de uso
Indefinido
N/A
5 Años
Bodega UQROO
5 Años
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
3 años
Bodega UQROO
3 años
Bodega UQROO
3 años
Bodega UQROO
Área de Gestión de la Calidad
Gestión de la calidad
Evento/fechas
Minutas de reunión del
Comité Institucional de
Gestión de la Calidad
Por fecha
Minutas de reunión de
Comisiones del CIGC
Por fecha
Socialización, Talleres,
Reuniones plenarias
referente al SIGC
Por fecha
Revisión 2
Depto. De
Desarrollo
Institucional
Depto. De
Desarrollo
Institucional
Depto. De
Desarrollo
Institucional
Depto. De
Desarrollo
Institucional
Director de
Planeación, Jefe de
Departamento de
Desarrollo
Institucional,
Analistas de Gestión
de la Calidad
Personal de Área de
Gestión de la
Calidad
Personal de Área de
Gestión de la
Calidad
Personal de Área de
Gestión de la
Calidad
Página 11 de 68
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Dirección de Planeación
Registro
Sistema de
archivo
Oficios recibidos
Por fecha
Oficios enviados
Por fecha
Capacitación requerida por
la norma ISO 9001:2000
Por fecha
Organización del Sistema
Institucional de Gestión de
la Calidad
Observaciones a
documentación del SIGC,
minutas de reunión unidades
responsables
Reuniones del Grupo
Institucional de Gestión de
la Calidad
Por fecha
Por fecha
Por fecha
Minutas de Consultorías
Por fecha
Minutas y comunicados de
auditores internos
Por fecha
Revisión 2
Archivado en
Acceso
Depto. De
Desarrollo
Institucional
Depto. De
Desarrollo
Institucional
Depto. De
Desarrollo
Institucional
Depto. De
Desarrollo
Institucional
Personal de Área de
Gestión de la
Calidad
Personal de Área de
Gestión de la
Calidad
Personal de Área de
Gestión de la
Calidad
Personal de Área de
Gestión de la
Calidad
Depto. De
Desarrollo
Institucional
Personal de Área de
Gestión de la
Calidad
Depto. De
Desarrollo
Institucional
Depto. De
Desarrollo
Institucional
Depto. De
Desarrollo
Institucional
Personal de Área de
Gestión de la
Calidad
Personal de Área de
Gestión de la
Calidad
Personal de Área de
Gestión de la
Calidad
Página 12 de 68
Tiempo
Disposición de uso
3 años
Bodega UQROO
3 años
Bodega UQROO
3 años
Bodega UQROO
3 años
Bodega UQROO
3 años
Bodega UQROO
3 años
Bodega UQROO
3 años
Bodega UQROO
3 años
Bodega UQROO
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Informe Anual de Labores
Base de datos de profesores
Base de datos de
administrativos BDA
Base de datos de Inscritos
BDI
Base de datos Titulados
Base de datos Egresados
Solicitudes de Información
Externas que se reciben y
responden de diferentes
Instituciones.
Solicitudes de información
Internas que se reciben y
responden de las diferentes
áreas de las UQROO.
Revisión 2
Departamento de Seguimiento y Evaluación
Computadoras del
Departamento de
Departamento de
Por años
Seguimiento y
Seguimiento y
Evaluación
Evaluación
Computadoras del
Departamento de
Por
Departamento de
Seguimiento y
años/semestre
Seguimiento y
Evaluación
Evaluación
Computadoras del
Departamento de
Por
Departamento de
Seguimiento y
años/semestre
Seguimiento y
Evaluación
Evaluación
Computadoras del
Departamento de
Por
Departamento de
Seguimiento y
años/semestre
Seguimiento y
Evaluación
Evaluación
Computadoras del
Departamento de
Departamento de
Seguimiento y
Por años
Seguimiento y
Evaluación
Evaluación
Computadoras del
Departamento de
Por
Departamento de
Seguimiento y
años/Semestre
Seguimiento y
Evaluación
Evaluación
Computadoras del
Departamento de
Numero de
Departamento de
Seguimiento y
solicitud
Seguimiento y
Evaluación
Evaluación
Computadoras del
Departamento de
Numero de
Departamento de
Seguimiento y
solicitud
Seguimiento y
Evaluación
Evaluación
Página 13 de 68
Indefinido en
archivo
electrónico.
Impreso 5 años
Bodega UQROO
Indefinido
Bodega UQROO
Indefinido
Bodega UQROO
Indefinido
Bodega UQROO
Indefinido
Bodega UQROO
Indefinido
Bodega UQROO
Indefinido
Bodega UQROO
Indefinido
Bodega UQROO
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Dirección de Bienestar Estudiantil
Registro
Sistema de
archivo
Archivado en
Acceso
Tiempo
Disposición de uso
Secretaria y Director
1año
Bodega UQROO
Secretaria y Director
1año
Bodega UQROO
Secretaria y Director
Indefinido
Indefinido
Secretaria y Director
Indefinido
N/A
Oficina de
intercambio
Académico
Coordinadora de
intercambio
académico
Indefinido
N/A
Oficina de
intercambio
académico
Oficinas de
intercambio
académico
Coordinación de
intercambio
académico
Coordinación de
intercambio
académico
Indefinido
N/A
Indefinido
N/A
Oficina de bienestar estudiantil
Oficios enviados
Oficios recibidos
Por fecha y por
unidad
responsable
Por fecha y por
unidad
responsable
Maya Cancún
Oficios Recibidos
Pronabes
Oficios enviados
y recibidos
Expedientes de convocatoria
de becas de movilidad
estudiantil
Expediente de formatos de
solicitudes de intercambio
Expediente de mapas
curriculares carreras
UQROO
Revisión 2
Nombre del
Programa por
ciclo escolar y
año
Nombre de la
solicitud de
intercambio
Archivo Carreras
ofrecidas en la
UQROO
Dirección de
Bienestar
Estudiantil
Dirección de
Bienestar
Estudiantil
Dirección de
Bienestar
Estudiantil
Dirección de
Bienestar
estudiantil
Página 14 de 68
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Dirección de Bienestar Estudiantil
Registro
Sistema de
archivo
Archivado en
Acceso
Tiempo
Disposición de uso
Coordinadora de
intercambio
académico
Indefinido
N/A
Coordinadora de
intercambio
académico
Indefinido
N/A
Responsables del
área
Hasta que el
alumno libere su
servicio social,
alrededor de siete
u ocho meses
Se anexa al archivo
escolar del alumno
Oficina de bienestar estudiantil
Expediente de alumnos de
intercambio académico de la
UQROO y extranjeros
Expediente de actas de
reunión de selección de
candidatos para becas de
intercambio
Expediente de alumnos que
solicitan realizar su Servicio
Social.
Revisión 2
Nombre del
alumno, nombre
del programa,
ciclo escolar y
año
Nombre del
programa por
ciclo escolar y
año
Por carreras
Oficina del
director de
Bienestar
Estudiantil y de la
coordinadora de
intercambio
académico
Oficina del
director de
bienestar
estudiantil y la
coordinadora de
intercambio
académico
Servicio Social Y
Becas
Página 15 de 68
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Oficina de Intercambio Académico
Registro
Tiempo
Disposición de
uso
Indefinido
N/A
Indefinido
N/A
Coordinadora de
Intercambio
Académico
Indefinido
N/A
Coordinadora de
Intercambio
Académico
Indefinido
N/A
Coordinadora de
Intercambio
Académico
Indefinido
N/A
Sistema de archivo
Archivado en
Acceso
Nombre del
Programa por ciclo
escolar y año
Archivo Carreras
Expediente de mapas
ofrecidas en la
curriculares carreras UQROO
UQROO
Expediente del
concentrado/listado de los
convenios de intercambio
Cronológico
académico que ha firmado la
UQROO
Oficina de
Intercambio
Académico
Oficina de
Intercambio
Académico
Coordinadora de
Intercambio
Académico
Coordinadora de
Intercambio
Académico
Oficina de
Intercambio
Académico
Expediente de convocatoria
de becas de movilidad
estudiantil
Oficina del Director
de Bienestar
Estudiantil y de la
Coordinadora de
Intercambio
Académico
Oficina del Director
de Bienestar
Nombre del
Estudiantil y de la
programa por ciclo
Coordinadora de
escolar y año
Intercambio
Académico
Nombre del
Expediente de alumnos de
alumno, nombre
intercambio académico de la
del programa, ciclo
UQROO y extranjeros
escolar y año
Expediente de actas de
reunión de selección de
candidatos para becas de
intercambio
Revisión 2
Página 16 de 68
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Departamento de Desarrollo Estudiantil
Sistema de
archivo
Archivado en
Por fecha
Librero de la
oficina
Oficios enviados
Por fecha
Librero de la
oficina
Requisiciones de compra
Por fecha
Librero de la
oficina
Seguro facultativo
Por periodo
escolar
Librero de la
oficina
Convenios de pago diferido
Por periodo
escolar
Librero de la
oficina
Registro
Oficios recibidos
Revisión 2
Página 17 de 68
Acceso
Jefe del
departamento y
asistente
Jefe del
departamento y
asistente
Jefe del
departamento y
asistente
Jefe del
departamento y
asistente
Jefe del
departamento y
asistente
Tiempo
Disposición de uso
1 año
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Departamento de Administración Escolar
Registro
Control Escolar
Inscripciones y
reinscripciones
Sistema de
archivo
Archivado en
Acceso
Tiempo
Disposición de uso
SIIA
SIIA
Alumnos
Indefinido
N/A
Responsable de área
6 años
Destruir
Alumnos
Indefinido
N/A
Responsable de área
6 años
Destruir
Alumnos, docentes,
administrativos
Indefinido
N/A
Responsable de área
6 años
Destruir
Oficios por
fecha, con
Oficina de Control
recibo de pagos
Escolar
anexos
Movimientos escolares
SIIA
SIIA
Oficios por
Altas y bajas extemporáneas
Oficina de control
fecha con recibo
de asignaturas
escolar
de pago
Asignación de aulas, talleres
SIIA
SIIA
y laboratorios
Oficio por ciclo,
Oficina de Control
Inscripciones OP2
con recibo de
Escolar
pago anexo
Inscripciones y
reinscripciones
extemporáneas
Revisión de programas y
planes de estudio, y su
registro en el SIIA
Área de Titulaciones
Expediente de alumnos
titulados
Registro de alumnos
titulados
Actas de examen
profesional
Actas de extensión de
examen profesional
Revisión 2
Computadora de
control escolar y
SIIA
Computadora de
control escolar y
SIIA
Responsable del área
y alumnos, docentes
y personal
administrativo
Indefinido
N/A
Consecutivo
Área de titulación
Encargada del área
5 años
Bodega UQROO
Consecutivo
Computadora del
área de titulación
Encargada del área y
Dir. De planeación
Indefinido
N/A
Consecutivo
Área de titulación
Encargada del área
5 años
Bodega UQROO
Consecutivo
Área de titulación
Encargada del área
5 años
Bodega UQROO
Página 18 de 68
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Departamento de Administración Escolar
Sistema de
archivo
Archivado en
Acceso
Tiempo
Disposición de uso
Consecutivo
Área de titulación
Encargada del área
5 años
Bodega UQROO
Seguimiento de egresados
Por año
Computadora del
área de titulación
Encargada del área y
jefa de
administración
escolar
5 años
Respaldo
Cédula de egreso aplicadas
Por Año
Encargada del área
5 años
Respaldo
Resumen resultados
EGEL-D
Por fecha
Encargada del área
5 años
Respaldo
Planes de estudios
Por Fecha
Encargada del área
Indefinido
N/A
Periodo de
admisiones
Envío a CENEVAL
Periodo de
admisiones
Bodega UQROO en
bodega del área.
1 año
Bodega UQROO en
bodega del área.
Indefinido
N/A
Registro
Actas de examen de grado
académico
Computadora del
área de titulación
Computadora área
de titulación
Computadora del
área de titulación
Admisiones
Hoja de registro CENEVAL
EXANI II
Por programa
Educativo
Fichas de admisión
Licenciatura y Profesional
Asociado
Por programa
Educativo
Lista de aspirantes
Por programa
educativo
Lista resultados examen de
selección
Revisión 2
Por puntaje
global
Oficina de
Admisiones y
Centro de
Información
Oficina de
Admisiones y
Centro de
Información
Expediente
Admisiones
Archivo
Electrónico Equipo
de Cómputo de
Oficina de
Admisiones y
Centro de
Información
Jefe de
Administración
Escolar y Área de
Admisiones
Jefe de
Administración
Escolar y Área de
Admisiones
Jefe de área de
Admisiones
Página 19 de 68
Jefe de área de
Admisiones
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Departamento de Administración Escolar
Registro
Sistema de
archivo
Lista de aspirantes
admitidos al PIU
Por programa
educativo
Lista de aspirantes
admitidos UQRoo
Por programa
educativo
Lista de aspirantes de
Posgrado
Expediente de admisiones
Archivos del área
1998-2001
Digitalización y evaluación
Hoja de recepción de
documentos de nuevo
ingreso
Revisión 2
Número de
aspirante
Cronológico
Proceso
Matricula
Archivado en
Archivo
Electrónico Equipo
de Cómputo de
Oficina de
Admisiones y
Centro de
Información
Archivo
Electrónico Equipo
de Cómputo de
Oficina de
Admisiones y
Centro de
Información
Acceso
Tiempo
Disposición de uso
Jefe de área de
Admisiones
Indefinido
N/A
Jefe de área de
Admisiones
Indefinido
N/A
Indefinido
N/A
3 año
Bodega UQROO en
bodega del área.
3 año
Bodega UQROO en
bodega del área.
3 años
Destruir
Oficina de
Admisiones y
Centro de
Información
Oficina de
Admisiones y
Centro de
Información
Jefe de
Administración
Escolar y Área de
Admisiones
Jefe de
Administración
Escolar y Área de
Admisiones
Jefe de
Administración
Escolar y Área de
Admisiones
Área de
administración
escolar
Encargado del área
de digitalización y
evaluación
Expediente
aspirantes de
Posgrado
Página 20 de 68
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Departamento de Administración Escolar
Sistema de
archivo
Archivado en
Acceso
Tiempo
Disposición de uso
Reporte de documentos
digitalizados
Matricula
Computadora del
encargado del área
de digitalización y
evaluación
Encargado del área
de digitalización y
evaluación
Indefinido
N/A
Documento Digitalizado
Matricula/
Nombre
Servicios Escolares
Indefinido
N/A
Periodo Escolar
Área de
administración
escolar
6 meses
Bodega UQROO
Periodo
Área de
administración
escolar
Indefinido
N/A
Libro de certificados totales
Número
consecutivo
Área de
administración
escolar
Indefinido
N/A
Libro de certificados
parciales
Numero
Consecutivo
Área de
administración
escolar
Indefinido
N/A
Registro
Hoja de encuestas de
evaluación docente
CYDATA forma M-547
Reporte de resultados
evaluación docentes
Encargado del área
de digitalización y
evaluación
Encargado del área
de digitalización y
evaluación
Jefe de
administración
escolar, encargado de
digitalización y
evaluación
Atención a alumnos y docentes
Revisión 2
Jefe de
administración
escolar, responsable
de atención a
alumnos y docentes
Jefe de
administración
escolar, responsable
de atención a
alumnos y docentes
Página 21 de 68
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Departamento de Administración Escolar
Sistema de
archivo
Archivado en
Acceso
Tiempo
Disposición de uso
Libro de cartas de pasantes
Número
Consecutivo
Área de
administración
escolar
Jefe de
administración
escolar, responsable
de atención a
alumnos y docentes
Indefinido
N/A
Constancias de alumnos
Número
Consecutivos
Área de
administración
Escolar
Anual
Destruir
Constancia de profesores
Consecutivo
SIIA
Indefinido
N/A
Bajas temporales
Matricula
SIIA
Indefinido
N/A
Bajas temporales
Extemporáneas
Matricula
SIIA
Indefinido
N/A
Cambios de carrera
Matricula
SIIA
Indefinido
N/A
Baja definitiva
Matricula
SIIA
Indefinido
N/A
Registro de:
Cambio de calificación
Baja extemporánea
Equivalencias
Matricula
SIIA
Responsable de
atención a alumnos y
docentes
Indefinido
N/A
Asignación de pasword
alumnos y docentes
Matricula, Num.
Empleado
SIIA
Responsable de
atención a alumnos y
docentes
Indefinido
N/A
Registro
Revisión 2
Jefe de administración
escolar, responsable de
atención a alumnos y
docentes
Responsable de
atención a alumnos y
docentes
Responsable de
atención a alumnos y
docentes
Responsable de
atención a alumnos y
docentes
Responsable de
atención a alumnos y
docentes
Responsable de
atención a alumnos y
docentes
Página 22 de 68
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Registro
Departamento de Deportes Recreación y Cultura
Sistema de
Acceso
Archivado en
Archivo
Tiempo
Disposición de uso
Departamento de Jefe del departamento y
responsables de
deportes,
sección: Cultura,
recreación y cultura Deportes y recreación
4 años
Bodega UQROO
Archivo de oficios enviados
Departamento de Jefe del departamento y
responsables de
por el depto. internos y
Fechas de envío
deportes,
sección: Cultura,
externos
recreación y cultura Deportes y recreación
4 años
Bodega UQROO
Archivo de oficios enviados
Departamento de Jefe del departamento y
responsables de
por el depto. internos y
Fechas de envío
deportes,
sección: Cultura,
externos
recreación y cultura Deportes y recreación
4 años
Bodega UQROO
4 años
Bodega UQROO
4 años
Bodega UQROO
1 años
Bodega UQROO
Archivo de oficio recibidos
internos y externos
Archivo de egresos
Fecha de
ingreso o
recepción
Número de
documento
Departamento de
deportes,
recreación y cultura
Jefe del departamento
Expediente de informes
mensuales. Actividades
realizadas por el personal
deportivo, cultural,
recreativo y responsables de
sección
Por mes
Departamento de Jefe del departamento y
responsables de
deportes,
sección: Cultura,
recreación y cultura Deportes y recreación
Lista de alumnos inscritos
en la actividades deportivas
y culturales universitarias
Por actividad:
Deportiva o
Cultural
Departamento de Jefe del departamento y
responsables de
deportes,
sección: Cultura,
recreación y cultura Deportes y recreación
Revisión 2
Página 23 de 68
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Registro
Documentos recibidos
Documentos enviados
Actas de Comité
Informe del Presupuesto
Expedientes del personal
Minutario
Correspondencia Recibida
Solicitudes de egreso
Personal de baja
IMSS (altas, bajas,
modificaciones
Reporte de pagos electrónicos
Recibos de nomina
Revisión 2
Dirección de Administración y Finanzas
Sistema de
Archivado en
Acceso
archivo
Oficina del
Director
Alfabético
Director de
Secretaria
admón..
Escritorio
Director
Por folio
Secretaria
Secretaria
Oficina del
Director
Por Fecha
Director
Secretaria
Oficina del
Director
Por Fecha
Director
Secretaria
Departamento de Recursos Humanos
Archiveros del
departamento
Alfabético
Asistente
1357,1350, 1373 y
1356
Cronológico
Credenza
Asistente
Cronológico
Credenza
Asistente
Mensual
Credenza
Asistente
Alfabético
Departamento
Asistente
Responsable del
No. de seguro
área de
Departamento
social
prestaciones,
cuotas e impuestos
Responsable del
Cronológico
Credenza
área de nomina
Responsable del
Mensual
Credenza
área de nomina
Página 24 de 68
Tiempo
Disposición de uso
2 años
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
Indefinido
N/A
1 año
1 año
1 año
1 año
Bodega UQROO
Bodega UQROO
Bodega UQROO
Bodega UQROO
Indefinido
N/A
1 año
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Registro
Prestamos del fondo de ahorro
Cerdito a trabajadores
Cheques
Requisición de compra
Revisión 2
Dirección de Administración y Finanzas
Sistema de
Archivado en
Acceso
archivo
Jefe del área de
capacitación y
Cronológico
Archivero 05960
desarrollo de
personal
Jefe del área de
capacitación y
Cronológico
Credenza
desarrollo de
personal
Departamento de Recursos Financieros
Jefe de
departamento de
Departamento de
recursos
Cronológico por
recursos
financieros, área de
numero de folio
financieros
presupuesto y
tesorería y área de
contabilidad
Jefe de
departamento de
Departamento de
recursos
Anexas a
recursos
financieros, área de
cheques
Financieros
presupuesto y
tesorería y área de
contabilidad
Página 25 de 68
Tiempo
Disposición de uso
1 año
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Registro
Otros Documentos por pagar
Recibo de gastos a comprobar
Memorando devolución
Pólizas de diario
Revisión 2
Departamento de Recursos Financieros
Sistema de
Archivado en
Acceso
archivo
Jefe de
departamento de
Departamento de
recursos
Anexos a
recursos
financieros, área de
cheques
Financieros
presupuesto y
tesorería y área de
contabilidad
Jefe de
departamento de
Departamento de
recursos
Anexos a
recursos
financieros, área de
cheques
Financieros
presupuesto y
tesorería y área de
contabilidad
Jefe de
departamento de
Departamento de
recursos
Cronológico por
recursos
financieros, área de
número
Financieros(área de
presupuesto y
presupuesto)
tesorería y área de
contabilidad
Jefe de
departamento de
Departamento de
recursos
Cronológico por
recursos
financieros, área de
fecha
Financieros(área de
presupuesto y
presupuesto)
tesorería y área de
contabilidad
Página 26 de 68
Tiempo
Disposición de uso
1 año
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Departamento de Recursos Financieros
Sistema de
Registro
Archivado en
Acceso
archivo
Jefe de
departamento de
Departamento de
recursos
Pólizas de comprobación de
Cronológico por
recursos
financieros, área de
gastos
fecha
Financieros(área de
presupuesto y
presupuesto)
tesorería y área de
contabilidad
Jefe de departamento
Departamento de
de recursos
Recibos de ingresos (subsidios, Cronológico por
recursos
financieros, área de
servicios)
folio
Financieros(área de presupuesto y tesorería
presupuesto)
y área de contabilidad
Pago de impuestos federales
Control de eventos 2004
Minutario de oficio expedido
por el departamento
Revisión 2
Cronológico
Mensual
Departamento de
Recursos
Financieros
Jefe de departamento
de recursos
financieros, área de
presupuesto y tesorería
y área de contabilidad
Tiempo
Disposición de uso
1 año
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
Secretaria
Jefe de sección de
Archivo
Por fecha de
servicios y
de la oficina del
1 año
evento
mantenimiento
departamento
Jefe de
departamento
Secretaria
Jefe de sección de
Archivo
Por numero de
servicios y
de la oficina del
1 año
oficio
mantenimiento
departamento
Jefe de
departamento
Página 27 de 68
Bodega UQROO
Bodega UQROO
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Registro
Presupuesto 2004 solicitados
Control de requisiciones y
servicios elaborados por el
depto 2004
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
Sistema de
Archivado en
Acceso
Tiempo
archivo
Acuerdos según
soliciten
Archivo
de la oficina del
departamento
Secretaria
Jefe de sección de
servicios y
mantenimiento
Jefe de departamento
1 año
Bodega UQROO
Por mes y fecha
de elaboración
Archivo
de la oficina del
departamento
Secretaria
Jefe de sección de
servicios y
mantenimiento
Jefe de departamento
1 año
Bodega UQROO
Mensual
Responsable de
mantenimiento
1 año
Bodega UQROO
Mensual
Responsable de
mantenimiento
1 año
Bodega UQROO
Mensual
Responsable de
mantenimiento
1 año
Bodega UQROO
Mensual
Responsable de
mantenimiento
1 año
Bodega UQROO
Mensual
Responsable de
mantenimiento
1 año
Bodega UQROO
Mensual
Responsable de
mantenimiento
1 año
Bodega UQROO
Computadora de
la sección
Mantenimiento
Computadora de
Relación de materiales
la sección
(paquetes)
Mantenimiento
Computadora de
Relación de materiales
la sección
(minisplit)
Mantenimiento
Archivo contenido base de datos Computadora de
de equipo AA Unidad Chetumal
la sección
(RMMAN404)
Mantenimiento
Bitácora de mantenimiento de Computadora de
equipos de aire acondicionado
la sección
(RMMAN405)
Mantenimiento
Orden se servicio de AA para
trabajos correctivos, que se
Computadora de
derivan de la programación del
la sección
mantenimiento preventivo
Mantenimiento
(RMMAN406)
Orden de servicio AA
(RMMAN401)
Revisión 2
Disposición de uso
Página 28 de 68
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Registro
Relación de materiales para
mantenimiento correctivo, que
se deriva de los trabajos de
mantenimiento preventivo
Bitácora para registros de
trabajo de mantenimiento
correctivo (RMMAN408)
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
Sistema de
Archivado en
Acceso
Tiempo
archivo
Computadora de
la sección
Mantenimiento
Computadora de
la sección
Mantenimiento
Computadora de
Revisión periódica de edificios
la sección
(RMMAN409)
Mantenimiento
Computadora de
Bitácora anual de bombas
la sección
(RMMAN410)
Mantenimiento
Computadora de
Orden de servicios de bombas
la sección
Mantenimiento
Solicitud de Eventos
Fecha
Solicitud de servicios
No. Folio
Solicitud de llamadas
telefónicas
Fecha
Control de llamadas telefónicas
celular y L.D.
Fecha
Revisión 2
Disposición de uso
Mensual
Responsable de
mantenimiento
1 año
Bodega UQROO
Mensual
Responsable de
mantenimiento
1 año
Bodega UQROO
Mensual
Responsable de
mantenimiento
1 año
Bodega UQROO
Mensual
Responsable de
mantenimiento
1 año
Bodega UQROO
Mensual
Responsable de
mantenimiento
1 año
Bodega UQROO
Jefe del área
1 año
Bodega UQROO
Jefe de área y
auxiliar
1 año
Bodega UQROO
Jefe de área y
auxiliar
1 año
Bodega UQROO
Jefe de área y
auxiliar
1 año
Bodega UQROO
Archivo (Oficina
servicios
Generales)
Carpetas (Oficina
servicios
Generales)
Carpetas (Oficina
servicios
Generales)
Carpetas (Oficina
servicios
Generales)
Página 29 de 68
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Registro
Reporte de paquetería para
envío
Reporte de recepción de
paquetería
Control diario de fotocopias por
depto.
Control mensual de fotocopias
por Depto.
Revisión 2
Departamento de Recursos Materiales y Servicios Generales
Sistema de
Archivado en
Acceso
archivo
Carpetas y
computadora
Jefe de área y
Fecha
(Oficina servicios
auxiliar
Generales)
Carpetas (Oficina
Jefe de área y
Fecha
servicios
auxiliar
Generales)
Carpeta
Jefe de área y
Fecha
(Fotocopiado)
auxiliar
Carpeta (Oficina de
Jefe de área y
Fecha
audio y video)
auxiliar
Página 30 de 68
Tiempo
Disposición de uso
1 año
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Servicios Generales
Registro
Sistema de
archivo
Solicitud de eventos
Fecha
Solicitud de servicios
No. Folio
Solicitud de llamadas
telefónicas
Control de llamadas
telefónicas celular y l.d.
Reporte de paquetería para
envío
Reporte de recepción de
paquetería
Control diario de fotocopias
por depto.
Control mensual de
fotocopias por depto.
Programación de material
didáctico
Control de material
didáctico
Resguardo de bienes de
material didáctico, audio y
video
Fecha
Fecha
Fecha
Fecha
Carpeta ( oficina
Servicios Generales )
Carpeta ( oficina
Servicios Generales )
Carpeta ( oficina
Servicios Generales )
Carpeta ( oficina
Servicios Generales )
Carpeta y computadora
(Oficina Servicios
Generales )
Carpeta ( Oficina de
Servicios Generales )
Fecha
Solicitud de autobús
Fecha
Solicitud de minibús
Fecha
Jefe de Área
1 año
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
2 años
Bodega UQROO
2 años
Bodega UQROO
2 años
Bodega UQROO
2 años
Bodega UQROO
2 años
Bodega UQROO
Jefe de Área y
auxiliar
Jefe de Área y
auxiliar
Jefe de Área y
auxiliar
Jefe de Área y
auxiliar
Jefe de Área y
auxiliar
Carpeta ( Oficina de
Servicios Generales )
Carpeta ( Oficina de
Servicios Generales )
Carpeta ( Oficina de
Jefe de Área y
auxiliar
Jefe de Área y
auxiliar
Jefe de Área y
Carpeta ( fotocopiado )
Fecha
Disposición de uso
Carpeta ( oficina de
audio y video )
Fecha
Fecha
Tiempo
Carpeta ( oficina de
audio y video )
Carpeta ( oficina de
audio y video )
Carpeta ( fotocopiado )
Fecha
Acceso
Jefe de Área y
auxiliar
Jefe de Área y
auxiliar
Jefe de Área y
auxiliar
Jefe de Área y
auxiliar
Jefe de Área y
auxiliar
Fecha
Solicitud de vehículos
Revisión 2
Archivado en
Página 31 de 68
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Servicios Generales
Registro
Sistema de
archivo
Programación de material
didáctico
Mes
Resguardo vehicular
Fecha
Bitácora vehicular
Fecha y
Vehiculo
Programación de eventos
Fecha
Revisión 2
Archivado en
Acceso
Servicios Generales )
Carpeta ( oficina de
audio y video )
Carpeta ( Oficina de
Servicios Generales )
Computadora ( Oficina
de Servicios Generales )
Computadora ( Oficina
de Servicios Generales )
auxiliar
Jefe de Área y
auxiliar
Jefe de Área y
auxiliar
Jefe de Área y
auxiliar
Jefe de Área y
auxiliar
Página 32 de 68
Tiempo
Disposición de uso
2 años
Bodega UQROO
2 años
Bodega UQROO
2 años
Bodega UQROO
1 año
Bodega UQROO
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Sección de obras
Registro
Sistema de
archivo
Archivado en
Acceso
Tiempo
Disposición de uso
5 años
Bodega UQROO
Planos Revisados
Por nombre de
obra y año
Planero
Personal
adscrito a la
Sección de
Obras
Formato RMOBR-300 de
números generadores,
formato RMOBR-301 de
tarjetas de precios unitarios,
formato RMOBR-302
cédula de registro por obra,
RMOBR-303 información
técnica para construcción de
espacios eductivos,
RMOBR-304 Datos Básicos
generales, RMOBR-305
programa de calendarización
de los trabajos, RMOBR306 programa de montos
mensuales de ejecución de
los trabajos, RMOBR-307
Cronograma de Licitación
Por nombre de
obra y año
En expediente técnico
que esta en anaquel de
madera.
Personal
adscrito a la
Sección de
Obras.
5 años
Bodega UQROO
computadora
Personal
adscrito a la
Sección de
Obras
Tiempo indefinido
N/A
Programa de costos
Revisión 2
Nombre: OPUS
Página 33 de 68
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
División de Ciencias e Ingenierías
Registro
Sistema de
archivo
Archivado en
Acceso
Programa de cursos
Secciones
Programa SIIA
(SAE)
Secretaria técnica
de docencia
Jefe del depto. Y
auxiliar
administrativo
Director, Jefe de
departamento y
Secretario técnico
de docencia
Director, Jefe de
departamento y
Secretario técnico
de docencia
Secretario técnico
de docencia
Sría. Técnica de
posgrado e
investigación
Jefe del
departamento
Secretario técnico
de docencia y jefe
de departamento
Director, Jefe de
departamento y
Secretario técnico
de docencia
Practicas y viajes de estudio
Expediente de
egresos del depto.
Fecha
N/A
Dirección y dpto.
de la división
Programa de cursos
Programa
educativo
Dirección de dpto.
de división
Carga académica
No. De
empleados
SIIA
N/A
Sría. Técnica de
posgrado e
investigación
Salida a eventos académicos
Nombre de
profesor
Departamentos
Impartición de cátedra
Nombre de
profesor
Secretario técnico
de docencia
Programas educativos bajo
convenio
Programa
educativo
Dirección y dpto.
Planes de estudio
Proyecto de investigación
Revisión 2
Página 34 de 68
Tiempo
Disposición de uso
Indefinido
N/A
4 años
Bodega UQROO
Indefinido
N/A
Indefinido
N/A
Indefinido
N/A
5 años
Bodega UQROO
4 años
Bodega UQROO
Indefinido
N/A
Indefinido
N/A
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Departamento de Ciencias
Registro
Sistema de
archivo
Archivado en
Acceso
Tiempo
Disposición de uso
Correspondencia Interna
Enviada y Recibida 2002
Por áreas
administrativas
Archivero No. 1
(único)
Jefe del Área y
Asistente
administrativo
3 años
Bodega UQROO
Vales, requisiciones de
compra y comprobaciones de
gastos 2002
Por nombre de
programa
Archivero No. 1
(único)
Jefe del Área y
Asistente
administrativo
3 años
Bodega UQROO
Por áreas
administrativas
Archivero No. 1
(único)
Jefe del Área y
Asistente
administrativo
3 años
Bodega UQROO
Por nombre de
programa
Archivero No. 1
(único)
Jefe del Área y
Asistente
administrativo
3 años
Bodega UQROO
Por meta
Archivero No. 1
(único)
3 años
Bodega UQROO
Por áreas
administrativas
Archivero No. 1
(único)
3 años
Bodega UQROO
Por nombre de
programa
Archivero No. 1
(único)
3 años
Bodega UQROO
Correspondencia Interna
Enviada y Recibida 2003
Vales, requisiciones de
compra y comprobaciones de
gastos 2003
Mejora integral de la
formación docente PIFI 2002
Correspondencia Interna
Enviada y Recibida 2004
Vales, requisiciones de
compra y comprobaciones de
gastos 2004
Revisión 2
Página 35 de 68
Jefe del Área y
Asistente
administrativo
Jefe del Área y
Asistente
administrativo
Jefe del Área y
Asistente
administrativo
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Departamento de Ingenierías
Registro
Sistema de
archivo
Archivado en
Acceso
Tiempo
Disposición de uso
Correspondencia
Enviada y recibida
Por fecha
Dpto. de
ingenierías
Asistente y Jefe de
departamento
1
Bodega UQROO
Comprobante de egresos
Carrera, nombre
de profesor y
fecha
Dpto. de
ingenierías
Asistente y Jefe de
departamento
1
Bodega UQROO
Solicitud de equipo
Por fecha
Dpto. de
ingenierías
Asistente y Jefe de
departamento
1
Bodega UQROO
Revisión 2
Página 36 de 68
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Registro
Catálogos de servicios
especializados, cursos de
educación continua,
capacitación y consultaría
Convocatoria de proyecto o
solicitud de servicios
Centro de Manejo Integrado de Recursos Naturales
Sistema de
Archivado en
Acceso
archivo
Disposición de uso
N/A
Secretaria de la
jefatura
Jefe del centro
responsable de
programa
Indefinido
N/A
Por expediente o
servicio
Secretaria de la
jefatura
Jefe del centro
responsable del
programa
Indefinido
N/A
Secretaria de la
jefatura y
Jefe del centro
responsable del
programa
Indefinido
N/A
Secretaria de la
jefatura
Jefe del centro
responsable del
programa
Indefinido
N/A
Jefe del centro
responsable del
programa
Indefinido
N/A
Jefe del centro
responsable del
programa
Indefinido
N/A
Jefe del centro
responsable del
programa
Indefinido
N/A
Abierto (autorizado
Indefinido
N/A
Expedientes de proyectos,
iniciando desde la
convocatoria correspondiente, Por expediente o
pasando por las propuestas,
servicio
hasta llegar al reporte final en
caso de haber concluido
Aprobación de proyecto o
Por expediente o
servicio por fuente de
servicios
financiamiento
Convenio o contrato de
servicios con el cliente
Por expediente o
servicio
Recibo de cheques por
ministración del proyecto
Por expediente o
servicio
Informes y avances del
proyecto o servicios
Por expediente o
servicio
Reporte final del proyecto o
Por expediente o
Revisión 2
Tiempo
Secretaria de la
jefatura y
responsable de
programa
Secretaria de la
jefatura y
responsable de
programa
Secretaria de la
jefatura y
responsable de
programa
Secretaria de la
Página 37 de 68
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Registro
servicio
Acta u oficio de liberación o
terminación del proyecto o
servicio
Reporte financiero del
proyecto o servicio
Propuestas de proyectos no
comprobados
Oficios Enviados
Oficios recibidos
Solicitud de egresos
Oficio de comisión
Revisión 2
Centro de Manejo Integrado de Recursos Naturales
Sistema de
Archivado en
Acceso
archivo
servicio
jefatura y
por el cliente)
responsable de
programa
Secretaria de la
Jefe del centro
Por expediente o
jefatura y
responsable del
servicio
responsable de
programa
programa
Secretaria de la
Jefe del centro
Por expediente o
jefatura Auxiliar
responsable del
servicio
administrativo
programa
Secretaria de la
Jefe del centro
Por expediente o
jefatura y programa
responsable del
servicio
correspondiente
programa
Expediente de la
oficina o
Jefe del centro
dependencia
Secretaria de la
responsable del
adonde se envía,
jefatura
programa
año y número de
oficio
Expediente de la
oficina o
Jefe del centro,
dependencia
Secretaria de la
secretaria de la
desde donde se
jefatura
jefatura
recibe y fecha
de elaboración
Jefe del centro
Secretaria de la
responsables
Por Proyecto
jefatura, asistente
programa, asistente
administrativo
administrativo
Por proyecto
Secretaria de la
Jefe del centro
Página 38 de 68
Tiempo
Disposición de uso
Indefinido
N/A
Indefinido
N/A
Indefinido
N/A
3 años
Bodega UQROO
3 años
Bodega UQROO
5 años
Bodega UQROO
5 años
Bodega UQROO
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Registro
Solicitud de contraloría
Comprobación de gastos
(Acompañado de facturas)
Requisición de compra
Solicitud de contratación
Solicitud de vehículo
Revisión 2
Centro de Manejo Integrado de Recursos Naturales
Sistema de
Archivado en
Acceso
archivo
Jefatura, asistente
responsable
administrativo
programa asistente
administrativo
Jefe del centro
Secretaria de la
Por Proyecto
responsable del
jefatura
programa
Secretaria de la
Jefe del centro
Por Proyecto
jefatura, asistente
responsable del
administrativo
programa
Secretaria de
Jefe del centro
Por proyecto
jefatura asistente
secretaria asistente
administrativo
administrativo
Secretaria de
Jefe del centro
Por proyecto
jefatura asistente
secretaria asistente
administrativo
administrativo
Secretaria de
Jefe del centro,
Por proyecto
jefatura asistente
secretaria asistente
administrativo
administrativo
Página 39 de 68
Tiempo
Disposición de uso
5 años
Bodega UQROO
5 años
Bodega UQROO
5 Años
Bodega UQROO
5 Años
Bodega UQROO
5 Años
Bodega UQROO
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Centro de Información Geográfica
Sistema de
archivo
Archivado en
Expediente de proyectos
Nombre del
proyecto
Centro de
información
geográfica
Catálogo de servicios
Por versión
Centro de
información
Geográfica
Por año
Centro de
información
geográfica
Período de
ejercicio fiscal
Centro de
información
geográfica
Fecha
Centro de
información
geográfica
Registro
Propuesta de programa de
extensión académica (PAL)
Presupuesto de operación
Recibo de pago
Revisión 2
Página 40 de 68
Acceso
Jefe del centro de
información
geográfica y
auxiliar
administrativo
Jefe del centro de
información
geográfica y
auxiliar
administrativo
Jefe del centro de
información
geográfica y
auxiliar
administrativo
Jefe del centro de
información
geográfica y
auxiliar
administrativo
Jefe del centro de
información
geográfica y
auxiliar
Administrativo
Tiempo
Disposición de uso
Indefinido
N/A
Indefinido
N/A
Indefinido
N/A
Indefinido
N/A
Indefinido
N/A
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Centro de Información Geográfica
Registro
Oficios recibidos y enviados
Revisión 2
Sistema de
archivo
Por número de
oficio
consecutivo del
más reciente al
más antiguo y
por año
Archivado en
Acceso
Tiempo
Disposición de uso
Oficina de jefe del
CIG
Jefe del centro de
información
geográfica y
auxiliar
Administrativo
Indefinido
N/A
Página 41 de 68
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
División de Ciencias Sociales y Económico Administrativas
Registro
Sistema de archivo
Archivado en
Documentos Recibidos
Por mes
Dirección de la
DCSEA
Documentos enviados
Por mes
Dirección de la
DCSEA
Revisión 2
Página 42 de 68
Acceso
Asistente y
Director de
División
Asistente y
Director de
División
Tiempo
Disposición de
uso
3 años
Bodega UQROO
3 años
Bodega UQROO
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Departamento de Humanidades
Sistema de
archivo
Archivado en
Expediente de aspirantes a
tiempos completos por
honorarios por asignatura
Periodo
académico
Archivo de la
jefatura
Programación de carga de
académica primavera, verano
y otoño
Por periodo
académico
Programa SIIA
Asignación de carga
académica
Por periodo
académico
Archivo de la
jefatura
Por nombre de
evento
Archivo del a
jefatura
Por nombre de
evento
Archivo de la
jefatura
Por nombre de
evento
Archivo de la
jefatura
Anual
Archivo de la
jefatura
Sistema de
archivo
Archivado en
Registro
Programación de viajes de
estudio de estudiantes
Participación de profesores de
tiempo completo en eventos;
congresos, seminarios,
coloquios
Organización de eventos:
congresos, seminarios,
coloquios
Presentación de programa
anual de labores
Registro
Revisión 2
Acceso
Jefe del dpto.,
asistente personal y
secretaria del dpto.
Jefe de
departamento y
secretaria técnica
de docencia.
Jefe del dpto.
asistente personal y
secretaria técnica
de docencia
Jefe del dpto.,
asistente personal y
secretaria del depto.
Jefe del dpto.,
asistente personal y
secretaria del depto.
Jefe del dpto.,
asistente personal y
secretaria del depto.
Jefe del dpto.,
asistente personal y
secretaria del depto.
Página 43 de 68
Acceso
Tiempo
Disposición de uso
5 años
Destruir
Indefinido
N/A
Indefinido
N/A
2 años
Destruir
2 años
Destruir
2 años
Destruir
5 años
Destruir
Tiempo
Disposición de uso
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Oficios enviados 2003
Se anota año del
expediente,
número
progresivo del
oficio y fecha de
emisión
Oficios recibidos 2003 Enerojunio
Por fecha de
ingreso
Oficios recibidos 2003 Juliodiciembre
Por fecha de
ingreso
Oficios enviados 2004
Clave DCHyT
001/2004
concentra el
numero
progresivo del
oficio, año y
fecha de
emisión
Oficios recibidos 2004
Por fecha de
ingreso
Expediente profesores
Orden alfabético
Revisión 2
Carpeta 1
localización
Carpeta 2
localización
DCHyT
Carpeta 3
localización
DCHyT
Carpeta 4
localización
DCHyT
Carpeta 5
localización
DCHyT
Carpeta 6
localización
DCHyT
Página 44 de 68
Jefe de
departamento
1 año
Bodega UQROO
Jefe de
departamento
1 año
Bodega UQROO
Jefe de
departamento
1 año
Bodega UQROO
Jefe de
departamento
2 año
Bodega UQROO
Jefe de
departamento
2 año
Bodega UQROO
Jefe de
departamento
2 año
Bodega UQROO
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Registro
Baja temporal
2003
Baja definitiva
2003
Convenios de pago
2003
Comprobación de Gastos
2003
Revisión 2
Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel
Sistema de
Archivado en
Acceso
Tiempo
archivo
Carpeta Lefort con
el nombre Apoyo
Jefe de
Clasificado por
Académico en el
departamento y
3 años
fecha
archivero del
asistente
Depto de Apoyo
Académico.
Carpeta Lefort con
el nombre Apoyo
Jefe de
Clasificado por
Académico en el
departamento y
3 años
fecha
archivero del
asistente
Depto de Apoyo
Académico
Carpeta Lefort con
el nombre Apoyo
Jefe de
Clasificado por
Académico en el
departamento y
3 años
fecha
archivero del
asistente.
Depto de Apoyo
Académico
Carpeta Lefort con
el nombre Apoyo
Jefe de
Clasificado por
Académico en el
departamento y
3 años
fecha
archivero del
asistente
Depto de Apoyo
Académico
Página 45 de 68
Disposición de uso
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Registro
Avisos de comisión
2003
Cartas de extrañamiento
2003
Evaluación del personal
2003
Constancias emitidas
(de estudio y en general)
2003
Oficios COLESTCO
2003
Revisión 2
Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel
Sistema de
Archivado en
Acceso
Tiempo
archivo
Carpeta Lefort con
el nombre Apoyo
Jefe de
Clasificado por
Académico en el
departamento y
3 años
fecha
archivero del
asistente
Depto de Apoyo
Académico
Carpeta Lefort con
el nombre Apoyo
Jefe de
Clasificado por
Académico en el
departamento y
3 años
fecha
archivero del
asistente
Depto de Apoyo
Académico
Carpeta Lefort con
el nombre Apoyo
Jefe de
Clasificado por
Académico en el
departamento y
3 años
fecha
archivero del
asistente
Depto de Apoyo
Académico
Carpeta Lefort con
el nombre
Jefe de
Clasificado por Constancias en el
departamento y
3 años
fecha
archivero del
asistente
Depto de Apoyo
Académico
Carpeta Lefort con
el nombre
Jefe de
Clasificado por COLESTCO en el
departamento y
3 años
fecha
archivero del
asistente
Depto de Apoyo
Académico
Página 46 de 68
Disposición de uso
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Registro
Oficios recibidos
Administración Escolar
2003
Oficios recibidos Biblioteca
2003
Oficios recibidos Cómputo
y Telemática
2003
Oficios recibidos Apoyo
Administrativo y Recursos
Humanos
2003
Revisión 2
Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel
Sistema de
Archivado en
Acceso
Tiempo
archivo
Carpeta Lefort con
el nombre
Administración
Jefe de
Clasificado por
Escolar, en el
departamento y
3 años
fecha
archivero del
asistente
depto de apoyo
Académico
Carpeta Lefort con
el nombre
Jefe de
Clasificado por
Biblioteca, en el
departamento y
3 años
fecha
archivero del
asistente
depto de apoyo
Académico
Carpeta Lefort con
el nombre
Cómputo y
Jefe de
Clasificado por
Telemática, en el
departamento y
3 años
fecha
archivero del
asistente
depto de apoyo
Académico
Carpeta Lefort con
el nombre Apoyo
Jefe de
Clasificado por Administrativo, en
departamento y
3 años
fecha
el archivero del
asistente
depto de Apoyo
académico
Página 47 de 68
Disposición de uso
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Registro
Oficios recibidos
Coordinación
2003
Oficios recibidos Rectoría
2003
Oficios recibidos Bienestar
Estudiantil
2003
Oficios recibidos Secretaría
General
2003
Revisión 2
Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel
Sistema de
Archivado en
Acceso
Tiempo
archivo
Carpeta Lefort con
el nombre Apoyo
Jefe de
Clasificado por Administrativo, en
departamento y
3 años
fecha
el archivero del
asistente
depto de Apoyo
académico
Carpeta Lefort con
el nombre
Jefe de
Clasificado por
Rectoría, en el
departamento y
3años
fecha
archivero del
asistente
depto de apoyo
Académico.
Carpeta Lefort con
el apartado
Bienestar
Jefe de
Clasificado por
Estudiantil
departamento y
3 años
fecha
Chetumal, en el
asistente
archivero del
depto de apoyo
Académico
Carpeta Lefort con
el apartado
Secretaría General
Jefe de
Clasificado por
Chetumal, en el
departamento y
3 años
fecha
archivero del
asistente
depto de apoyo
Académico
Página 48 de 68
Disposición de uso
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Registro
Oficios recibidos
Planeación
2003
Oficios recibidos Bienestar
estudiantil y Vinculación
2003
Oficios recibidos Deporte,
Recreación y Cultura.
2003
Oficios recibidos
departamento de CHyT
2003
Revisión 2
Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel
Sistema de
Archivado en
Acceso
Tiempo
archivo
Carpeta Lefort con
el apartado
Planeación
Jefe de
Clasificado por
Chetumal, en el
departamento y
3 años
fecha
archivero del
asistente
depto de apoyo
Académico
Carpeta Lefort con
el apartado
Bienestar
Jefe de
Clasificado por
Estudiantil en el
departamento y
3 años
fecha
archivero del
asistente
depto de apoyo
Académico
Carpeta Lefort con
el nombre
Deporte,
Jefe de
Clasificado por
recreación y
departamento y
3 años
fecha
cultura en el
asistente
archivero del
depto de Apoyo
Académico
Carpeta Lefort
apartado CHyT en
Jefe de
Clasificado por
el archivero del
departamento y
3 años
fecha
depto de Apoyo
asistente
Académico
Página 49 de 68
Disposición de uso
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel
Sistema de
Registro
Archivado en
Acceso
Tiempo
archivo
Carpeta Lefort
apartado Sec.
Oficios recibidos Sec. Téc.
Técnica de
Jefe de
Clasificado por
De Docencia
Docencia en
departamento y
3 años
fecha
2003
archivero del
asistente
Depto de Apoyo
Académico
Carpeta Lefort con
el apartado
División de
Oficios recibidos División
Jefe de
Clasificado por
desarrollo
de Desarrollo Sustentable
Departamento y
3 años
fechas
Sustentable en el
2003
asistente
archivero del
Depto de Apoyo
Académico
Fólder verde núm.
Jefe de
Clasificado por
3 archivero de
Compite consultorías
Departamento y
3 años
fecha
Apoyo
asistente
Académico.
Fólder manila
Programa Anual de Labores
Jefe de
Clasificado por
núm. 22 en
Desarrollo Estudiantil
departamento y
3 años
fecha
archivero de
2003
asistente
Apoyo Académico
Estructura programática
Fólder verde núm.
Jefe de
Clasificado por
para PAL
23 archivero de
departamento y
3 años
fecha
2003
Apoyo Académico
asistente
Fólder verde núm.
Jefe de
Plan de trabajo biblioteca Clasificación por
24 archivero de
departamento y
3 años
2003
fecha
Apoyo Académico
asistente
Revisión 2
Página 50 de 68
Disposición de uso
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel
Sistema de
Registro
Archivado en
Acceso
Tiempo
archivo
Fólder amarillo
Jefe de
Estancias Profesionales
Clasificación por núm 26 archivero
departamento y
3 años
2003
fecha
de Apoyo
asistente
Académico
Seguimiento de acuerdos
Fólder amarillo
Jefe de
Coordinación-Apoyo
Clasificación por núm. 27 archivero
departamento y
3 años
Académico
fecha
de Apoyo
asistente
2003
Académico
Fólder amarillo
Grupo de Teatro Joven de
núm. 28 en
Jefe de
Clasificación por
Cozumel
archivero de
departamento y
3 años
fecha
2003
Apoyo
asistente
Académico.
Fólder amarillo
Programa de Estímulos y
núm. 28 en
Jefe de
Recompensas Bono de
Clasificación por
archivero de
departamento y
3 años
Desempeño Laboral
fecha
Apoyo
asistente
2003
Académico.
Fólder amarillo
Jefe de
Concentrado de metas para Clasificación por
núm. 32 en
departamento y
3 años
el año 2003
fecha
archivero de
asistente
Apoyo Académico
Fólder amarillo
Jefe de
Carta Compromiso-V2
Clasificación por
núm. 33 en
departamento y
3 años
2003
fecha
archivero de
asistente
Apoyo Académico
Fólder amarillo
Jefe de
Fax enviados
Clasificación por
núm. 34 en
departamento y
3 años
2003
fechas
archivero de
asistente
Apoyo Académico
Revisión 2
Página 51 de 68
Disposición de uso
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel
Sistema de
Registro
Archivado en
Acceso
Tiempo
archivo
Fólder amarillo
Jefe de
Fax recibidos
Clasificación por
núm. 35 en
departamento y
3 años
2003
fechas
archivero de
asistente
Apoyo Académico
Fólder azul núm.
Requisiciones de papelería
Jefe de
Clasificación por 36 en el archivero
y equipo para oficina
departamento y
3 años
fechas
de Apoyo
2003
asistente
Académico
Fólder azul núm.
Jefe de
Innovación educativa
Clasificación por
39 en archivero de departamento y
3 años
2003
fechas
Apoyo Académico
asistente
Fólder amarillo
Jefe de
Convenio UQROO-IQC
Clasificación por
núm.42 en
departamento y
3 años
2003
fechas
archivero de
asistente
Apoyo Académico
Fólder amarillo
Jefe de
Nuestro Himno
Clasificación por
núm 43 en
departamento y
3 años
2003
fechas
archivero de
asistente
Apoyo Académico
Fólder amarillo
Baja Extemporánea de
Jefe de
Clasificación por
núm. 44 en
Materias
departamento y
3 años
fechas
archivero de
2003
asistente
apoyo Académico
Fólder amarillo
Jefe de
Entrega de reconocimientos Clasificación por
núm. 48 en
departamento y
3 años
2003
fechas
archivero de
asistente
Apoyo Académico
Revisión 2
Página 52 de 68
Disposición de uso
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel
Sistema de
Registro
Archivado en
Acceso
Tiempo
archivo
Fólder amarillo
Jefe de
Control de llamadas
Clasificación por
núm. 49 en
departamento y
3 años
2003
fechas
archivero de
asistente
apoyo Académico
Fólder amarillo
Programa de Profesional en
Jefe de
Clasificación por
núm. 50 en
Turismo
departamento y
3 años
fechas
archivero de
2003
asistente
Apoyo Académico
Fólder amarillo
Jefe de
Reuniones departamentales Clasificación por
núm. 51 en
departamento y
3 años
2003
fechas
archivero de
asistente
apoyo académico
Fólder amarillo
Jefe de
Metas y Avances POA
Clasificación por
núm. 52 en
departamento y
3 años
2003
fechas
archivero de
asistente
Apoyo académico
Fólder amarillo
Criterios para evaluar
Jefe de
Clasificación por
núm. 53.2 en
Programas Académicos de
departamento y
3 años
fechas
archivero de
Licenciatura y Posgrado
asistente
Apoyo Académico
Fólder amarillo
Programa Institucional de
Jefe de
Clasificación por
núm. 54 en
Tutorías
departamento y
3 años
fechas
archivero de
2003
asistente
Apoyo Académico
Fólder amarillo
Habilidad para el
Jefe de
Clasificación por
núm 55.1 en
aprendizaje
departamento y
3 años
fechas
archivero de
2003
asistente
Apoyo Académico
Revisión 2
Página 53 de 68
Disposición de uso
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel
Sistema de
Registro
Archivado en
Acceso
Tiempo
archivo
Fólder amarillo
Jefe de
Taller de Orientación
Clasificación por
núm. 55.2 en
departamento y
3 años
2003
fechas
archivero de
asistente
Apoyo Académico
Fólder amarillo
Programación de cursos
Jefe de
Clasificación por
núm. 55.3 en
PIU
departamento y
3 años
fechas
archivero de
2003
asistente
Apoyo Académico
Fólder amarillo
Jefe de
Exámenes departamentales Clasificación por
núm. 59 en
departamento y
3 años
2003
fechas
archivero de
asistente
Apoyo Académico
Fólder manila
Cursos de Idiomas
Jefe de
Clasificación por
núm. 66 en
modalidad SAC
departamento y
3 años
fechas
archivero de
2003
asistente
apoyo Académico
Fólder manila
Formatos de Solicitudes de
Jefe de
Clasificación por
núm. 70 en
Becas
departamento y
3 años
fechas
archivero de
2003
asistente
apoyo Académico
Fólder manila
Inventario de Bienes
Jefe de
Clasificación por
núm. 75 en
Inmuebles
departamento y
3 años
fechas
archivero de
2003
asistente
apoyo Académico
Horarios de los integrantes
Fólder azul núm.
Jefe de
Clasificación por
de cada departamento
77 en archivero de departamento y
3 años
fechas
2003
Apoyo Académico
asistente
Revisión 2
Página 54 de 68
Disposición de uso
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Registro
Programa Integral de
Fortalecimiento
Institucional
Programa de Cierre del
estado Diagnóstico de la
Universidad de Q. Roo
2003
Acta administrativa de
entrega recepción e
inventario del depto.
2003
Presupuestos
2003
Exámenes de Admisión y
relación de aspirantes
admitidos ala UQROO
2003
Programa Editorial de la
UQROO
2003
Situación del alumnado y
procedimientos de
Inscripción Portal SAE
2003
Informe de Labores
2003
Revisión 2
Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel
Sistema de
Archivado en
Acceso
Tiempo
archivo
Fólder manila
Jefe de
Clasificación por
núm. 79 en
departamento y
3 años
fechas
archivero de
asistente
Apoyo Académico
Fólder manila
Jefe de
Clasificación por
núm. 80 en
departamento y
3 años
fechas
archivero de
asistente
Apoyo Académico
Fólder manila
Jefe de
Clasificación por
núm. 83 en
departamento y
3 años
fechas
archivero de
asistente
apoyo Académico
Fólder manila
Jefe de
Clasificación por
núm. 84 en
departamento y
3 años
fechas
archivero de
asistente
Apoyo Académico
Disposición de uso
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Clasificación por
fechas
Fólder verde en
archivero de
Apoyo Académico
Jefe de
departamento y
asistente
3 años
Archivo Muerto
Clasificación por
fechas
Fólder amarillo en
archivero de
Apoyo Académico
Jefe de
departamento y
asistente
3 años
Archivo Muerto
Clasificación por
fechas
Fólder amarillo en
archivero de
Apoyo Académico
Jefe de
departamento y
asistente
3 años
Archivo Muerto
Clasificación por
fechas
Fólder azul en
archivero de
Apoyo Académico
Jefe de
departamento y
asistente
3 años
Archivo Muerto
Página 55 de 68
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Registro
Titulación Alumnos
titulados
2003
Titulación Alumnos
titulados
2004
Titulación Alumnos
titulados de MEAP
2004
Constancias de Estudio, de
cursos y en general.
2004
Oficios emitidos del
departamento
2004
Revisión 2
Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel
Sistema de
Archivado en
Acceso
Tiempo
archivo
Jefe de
Clasificación por
departamento y
3 años
fechas
asistente
Jefe de
Clasificación por Revistero negro
departamento y
3 años
fechas
núm. 1
asistente
Jefe de
Clasificación por Revistero negro
departamento y
3 años
fechas
núm. 2
asistente
Jefe de
Clasificación por Revistero negro
departamento y
3 años
fechas
núm. 3
asistente
Carpeta Lefort con
el nombre
Constancias de
Jefe de
Clasificación por Estudio, de Cursos
departamento y
3 años
fechas
y en general en
asistente
archivero del
depto de Apoyo
Académico
Carpeta Lefort con
el nombre Apoyo
Jefe de
Clasificación por
Académico en
departamento y
3 años
fechas
archivero del
asistente
depto d e Apoyo
Académico
Página 56 de 68
Disposición de uso
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel
Sistema de
Registro
Archivado en
Acceso
Tiempo
archivo
Carpeta Lefort con
el nombre Apoyo
Jefe de
Minutas de Visita Compite Clasificación por
Académico en
departamento y
3 años
2004
fechas
archivero del
asistente
depto Apoyo
Académico
Carpeta Lefort con
el nombre Apoyo
Jefe de
Minutas del departamento Clasificación por
Académico en
departamento y
3 años
2004
fechas
archivero del
asistente
depto Apoyo
Académico
Carpeta Lefort con
Cartas de extrañamiento y
el nombre Apoyo
Jefe de
de llamadas de atención
Clasificación por
Académico en
departamento y
3 años
emitidas
fechas
archivero del
asistente
2004
depto Apoyo
Académico
Carpeta Lefort con
el nombre F04
Jefe de
Comprobaciones de Gastos Clasificación por comprobaciones
departamento y
3 años
2004
fechas
en archivero del
asistente
depto de Apoyo
Académico
Carpeta Lefort con
el nombre Avisos
Jefe de
Avisos de Comisión
Clasificación por de Comisión en el
departamento y
3 años
2004
fechas
archivero del
asistente
depto de Apoyo
Académico
Revisión 2
Página 57 de 68
Disposición de uso
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Registro
Requisiciones de Compra
2004
Oficios recibidos
Administración Escolar
2004
Solicitudes de Bajas
definitivas
2004
Solicitudes de Bajas
temporales
2004
Revisión 2
Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel
Sistema de
Archivado en
Acceso
Tiempo
archivo
Carpeta Lefort con
el nombre
Requisiciones de
Jefe de
Clasificación por
Compra en el
departamento y
3 años
fechas
archivero del
asistente
depto de Apoyo
Académico
Carpeta Lefort con
el nombre Admón.
Jefe de
Clasificación por
Escolar en
departamento y
3 años
fechas
archivero del
asistente
Depto de Apoyo
Académico
Carpeta Lefort con
el nombre Admón.
Jefe de
Clasificación por
Escolar en
departamento y
3 años
fechas
archivero del
asistente
Depto de Apoyo
Académico
Carpeta Lefort con
el nombre Admón.
Jefe de
Clasificación por
Escolar en
departamento y
3 años
fechas
archivero del
asistente
Depto de Apoyo
Académico
Página 58 de 68
Disposición de uso
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Registro
Solicitudes de reingreso
2004
Oficios recibidos Apoyo
Administrativo
2004
Oficios recibidos Recursos
Humanos
2004
Oficios enviados a
Recursos financieros
2004
Revisión 2
Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel
Sistema de
Archivado en
Acceso
Tiempo
archivo
Carpeta Lefort con
el nombre Admón.
Jefe de
Clasificación por
Escolar en
departamento y
3 años
fechas
archivero del
asistente
Depto de Apoyo
Académico
Carpeta Lefort con
el nombre Apoyo
Jefe de
Clasificación por Administrativo en
departamento y
3 años
fechas
archivero del
asistente
depto de Apoyo
Académico
Carpeta Lefort con
el nombre de
Recursos
Jefe de
Clasificación por
Humanos en el
departamento y
3 años
fechas
archivero del
asistente
Depto de Apoyo
Académico
Carpeta Lefort con
el nombre de
Recursos
Jefe de
Clasificación por
Financieros en el
departamento y
3 años
fechas
archivero del
asistente
depto d e Apoyo
Académico
Página 59 de 68
Disposición de uso
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel
Sistema de
Registro
Archivado en
Acceso
Tiempo
archivo
Carpeta Lefort con
el nombre
Jefe de
Oficios recibidos Biblioteca Clasificación por Biblioteca en el
departamento y
3 años
2004
fechas
archivero del
asistente
Depto de Apoyo
Académico
Carpeta Lefort con
el nombre
Oficios recibidos Cómputo
Cómputo y
Jefe de
Clasificación por
y Telemática
Telemática en el
departamento y
3 años
fechas
2004
archivero del
asistente
depto de Apoyo
Académico
Carpeta Lefort con
el nombre
Oficios recibidos Deporte,
Deporte, rec y
Jefe de
Clasificación por
Recreación y Cultura.
cultura en el
departamento y
3 años
fechas
2004
archivero del
asistente
depto de Apoyo
Académico
Carpeta Lefort con
el nombre
Oficios recibidos
Desarrollo
Jefe de
Desarrollo Estudiantil y
Clasificación por
Estudiantil y
departamento y
3 años
Vinculación
fechas
Vinculación en el
asistente
2004
archivero del
depto de Apoyo
Académico
Revisión 2
Página 60 de 68
Disposición de uso
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel
Sistema de
Registro
Archivado en
Acceso
Tiempo
archivo
Carpeta Lefort con
Oficios recibidos División
el nombre DDS en
Jefe de
Clasificación por
de Desarrollo Sustentable
el archivero del
departamento y
3 años
fechas
2004
depto de Apoyo
asistente
Académico
Carpeta Lefort con
Oficios recibidos Ciencias
el nombre CHyT
Jefe de
Clasificación por
Humanidades y Tecnología
en el archivero del departamento y
3 años
fechas
2004
depto de Apoyo
asistente
Académico
Carpeta Lefort con
Oficios recibidos Secretaría
el nombre STPeI
Jefe de
Técnica de Posgrado e
Clasificación por
en el archivero del departamento y
3 años
Investigación
fechas
depto de Apoyo
asistente
2004
Académico
Carpeta Lefort con
Oficios recibidos Secretaría
el nombre STD en
Jefe de
Clasificación por
Técnica de Docencia
el archivero del
departamento y
3 años
fechas
2004
depto de Apoyo
asistente
Académico
Carpeta Lefort con
el nombre
Jefe de
Oficios recibidos Rectoría Clasificación por
Rectoría en el
departamento y
3 años
2004
fechas
archivero del
asistente
depto de Apoyo
Académico
Revisión 2
Página 61 de 68
Disposición de uso
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Registro
Oficios recibidos
Coordinación
2004
Apoyo Académico
2004
Legislación universitaria
Constancias
Revisión 2
Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel
Sistema de
Archivado en
Acceso
Tiempo
archivo
Carpeta Lefort con
el nombre
Jefe de
Clasificación por Coordinación en
departamento y
3 años
fechas
el archivero del
asistente
depto de Apoyo
Académico
Archivo que
contiene avisos de
comisión,
Jefe de
Clasificación por
comprobaciones y departamento y
3 años
fechas
recibos, guardados
asistente
en el disco duro de
la computadora
Archivo que
contiene
reglamentos,
Jefe de
Clasificación por
estatutos de la
departamento y
3 años
fechas
universidad ,
asistente
guardados en el
disco duro de la
computadora
Archivo que
contiene
constancias de
Jefe de
Clasificación por estudio, de cursos
departamento y
3 años
fechas
y de tutorados,
asistente
guardados en el
disco dura de la
computadora.
Página 62 de 68
Disposición de uso
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Registro
Minutas
Titulación
Revisión 2
Departamento de Apoyo Académico Unidad Académica Cozumel
Sistema de
Archivado en
Acceso
Tiempo
archivo
Archivos que
contienen las
minutas
Jefe de
Clasificado por
departamentales,
departamento y
3 años
fecha
guardado en el
Asistente
disco duro de la
computadora
Clasificado por
fechas
Archivos que contiene
solicitud para
constitución de
jurado, entrega de
ejemplares de tesis,
guardados en el disco
duro de la PC
Jefe de
departamento y
Asistente
Página 63 de 68
3 años
Disposición de uso
Archivo Muerto
Archivo Muerto
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Departamento de Apoyo Administrativo Unidad Académica Cozumel
Área de Recursos Humanos
Registro
Sistema de archivo
Archivado en
Acceso
Tiempo
Jefe del Departamento
Asistencia de maestros a
Área de Recursos
Cronológico
de Apoyo Admvo.
1 año
las aulas
Humanos
Responsable de Área
Jefe del Departamento
Área de Recursos
Fax enviados y recibidos
Cronológico
de Apoyo Admvo.
1 año
Humanos
Responsable de Área
Jefe del Departamento
Área de Recursos
Oficios enviados
Cronológico
de Apoyo Admvo.
1 año
Humanos
Responsable de Área
Jefe del Departamento
Área de Recursos
Oficios recibidos
Cronológico
de Apoyo Admvo.
1 año
Humanos
Responsable de Área
Jefe del Departamento
Área de Recursos
Convocatorias
Cronológico
de Apoyo Admvo.
1 año
Humanos
Responsable de Área
Jefe del Departamento
Área de Recursos
Minutario
Cronológico
de Apoyo Admvo.
1 año
Humanos
Responsable de Área
Jefe del Departamento
Expedientes de personal
Área de Recursos
Alfabético
de Apoyo Admvo.
Según vigencia
administrativo
Humanos
Responsable de Área
Disposición de uso
Tiempo que marque
la ley
Tiempo que marque
la ley
Tiempo que marque
la ley
Tiempo que marque
la ley
Tiempo que marque
la ley
Tiempo que marque
la ley
Tiempo que marque
la ley
Expedientes de personal
docente
Alfabético
Área de Recursos
Humanos
Jefe del Departamento
de Apoyo Admvo.
Responsable de Área
Según vigencia
Tiempo que marque
la ley
Expedientes de personal
dados de baja
Alfabético
Área de Recursos
Humanos
Jefe del Departamento
de Apoyo Admvo.
Responsable de Área
1 año
Tiempo que marque
la ley
Revisión 2
Página 64 de 68
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Departamento de Apoyo Administrativo Unidad Académica Cozumel
Área de Recursos Humanos
Registro
Sistema de archivo
Archivado en
Control de Seguro
Médico
Numérico
Área de Recursos
Humanos
Documentos para enviar
a RH Chetumal
Cronológico
Área de Recursos
Humanos
Acuses de recibo de
documentos enviados a
RH Chetumal
Cronológico
Área de Recursos
Humanos
Incidencias de nómina
Cronológico
Área de Recursos
Humanos
Listas de personal
Cronológico
Área de Recursos
Humanos
Horarios de personal
administrativo y docente
Cronológico
Área de Recursos
Humanos
Oficios autorizando
elaboración de contratos
Cronológico
Área de Recursos
Humanos
Contratos de nómina
Bancomer
Cronológico
Área de Recursos
Humanos
Formatos institucionales
Alfabético
Área de Recursos
Humanos
Oficios enviados a
Coordinación y Jefes de
Depto.
Cronológico
Área de Recursos
Humanos
Revisión 2
Acceso
Jefe del Departamento
de Apoyo Admvo.
Responsable de Área
Jefe del Departamento
de Apoyo Admvo.
Responsable de Área
Jefe del Departamento
de Apoyo Admvo.
Responsable de Área
Jefe del Departamento
de Apoyo Admvo.
Responsable de Área
Jefe del Departamento
de Apoyo Admvo.
Responsable de Área
Jefe del Departamento
de Apoyo Admvo.
Responsable de Área
Jefe del Departamento
de Apoyo Admvo.
Responsable de Área
Jefe del Departamento
de Apoyo Admvo.
Responsable de Área
Jefe del Departamento
de Apoyo Admvo.
Responsable de Área
Jefe del Departamento
de Apoyo Admvo.
Responsable de Área
Página 65 de 68
Tiempo
Disposición de uso
1 año
Tiempo que marque
la ley
1 mes
Tres año
1 año
Tiempo que marque
la ley
1 año
Tiempo que marque
la ley
1 año
Tiempo que marque
la ley
1 año
Tiempo que marque
la ley
1 año
Tiempo que marque
la ley
Según
Vigencia
Tiempo que marque
la ley
Según
Vigencia
Tiempo que marque
la ley
1 año
Tiempo que marque
la ley
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Departamento de Apoyo Administrativo Unidad Académica Cozumel
Área de Recursos Humanos
Registro
Sistema de archivo
Archivado en
Leyes y Reglamentos
Alfabético
Área de Recursos
Humanos
Registros electrónicos
del IMSS
Cronológico
Área de Recursos
Humanos
Currículum vitae
recibidos de aspirantes
Revisión 2
Cronológico
Área de Recursos
Humanos
Acceso
Jefe del Departamento
de Apoyo Admvo.
Responsable de Área
Jefe del Departamento
de Apoyo Admvo.
Responsable de Área
Jefe del Departamento
de Apoyo Admvo.
Responsable de Área
Página 66 de 68
Tiempo
Disposición de uso
1 año
Tiempo que marque
la ley
1 año
Tiempo que marque
la ley
1 año
Tiempo que marque
la ley
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Centro de Extensión y de Servicios
Registro
Código
Sistema de archivo
Archivado en
Oficios enviados
NA
Nombre del
departamento, folio
interno, mes, año.
(CER-06/03-2004)
Oficios recibidos
NA
Fecha, orden
descendente
NA
Nombre del
departamento, folio
interno, mes, año.
(CER-01/04-2004)
Carpeta de
oficios enviados
en archivero
principal.
Carpeta de
oficios recibidos
en archivero
principal.
Carpeta de
constancias
emitidas en
archivero
principal.
Constancias emitidas
Revisión 2
Página 67 de 68
Acceso
Tiempo
Disposición de
uso
Jefe del
departamento y
áreas de apoyo.
1 año.
Enviar Bodega
UQROO.
Jefe del
departamento y
áreas de apoyo.
1 año.
Enviar Bodega
UQROO.
Jefe del
departamento y
áreas de apoyo.
1 año.
Enviar Bodega
UQROO.
Código: PO-02/FO-01
Sistema Institucional de Gestión de la Calidad
Departamento de Ciencias, Humanidades y Tecnología
Registro
Sistema de archivo
Archivado en
Acceso
Tiempo
Disposición de
uso
Oficios Enviados
Se anota año del
expediente, número
progresivo del oficio y
fecha de emisión
Carpeta 1
Localización
DCHyT
Jefe de
Departamento
1 año
Bodega UQROO
Jefe de
Departamento
1 año
Bodega UQROO
Jefe de
Departamento
Indefinido
N/A
Oficios Recibidos
Por fecha de ingreso
Expediente Profesores
Orden Alfabético
Revisión 2
Carpeta 2
Localización
DCHyT
Carpeta 6
Localización
DCHyT
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Código: PO-02/FO-01