Jueves, 12 de febrero de 2004 – Informática CICESE Compartir Gastos de Transportación Para compartir gastos de transportación es importante conocer el procedimiento elaborado por el Departamento de Informática del cual se presenta el siguiente diagrama: USUARIO A USUARIO B INICIO USUARIO A INICIO Captura datos Solicitud PV INICIO Captura datos Solicitud PV Calcula costo salida y verifica disponible Tiene disponible ? Tiene disponible ? Asigna # de folio Envía Solicitud impresa a SG FIN Busca salidas con el mismo destino, fecha y hora de salida SI Despliega resultado de la búsqueda SI Graba solicitud de PV y genera compromiso Usuario A recibe llamada de Usuario B para compartir gastos Calcula costo salida y verifica disponible SI Desea compartir gastos ? NO NO Usuario A acepta compartir gastos ? Usuario A captura folio de la solicitud del Usuario B con la que va a compartir gastos Asigna # de folio SI Usuario B llama a Usuario A Graba solicitud de PV y genera compromiso Presiona botón compartir NO Actualiza los importes compartido de los compromisos Se divide el costo entre el número de cuentas asociadas a los folios de las solicitudes NO Espera a que comparta el Usuario A Usuario B recibe llamada de Usuario A para imprimir solicitudes A Envía Solicitud impresa a SG FIN Usuario A llama a Usuario B informar Ok Envía Solicitud impresa a SG FIN A Jueves, 12 de febrero de 2004 – Informática CICESE Explicación Para explicar el diagrama supongamos el siguiente caso: El Usuario A viajará al aeropuerto de San Diego, saliendo el día 15-03-YYYY, deben de recoger al solicitante para llevarlo al destino a las 8:30, llegando al destino a las 10:30 El Usuario A captura desde los Sistemas Administrativos la solicitud de transportación con chofer al aeropuerto de San Diego y demás datos requeridos. Si la cuenta de gastos tiene dinero se genera el compromiso de parque vehicular con folio 1014051 por $ 630.00 por ejemplo. Se imprime la solicitud y se envía al Departamento de Servicios Generales El Usuario B viajará al aeropuerto de San Diego, saliendo el día 15-03-YYYY, deben de recoger al solicitante para llevarlo al destino a las 9:30, llegando al destino a las 11:00 El Usuario B captura desde los Sistemas Administrativos la solicitud de transportación con chofer al aeropuerto de San Diego y demás datos requeridos. Si la cuenta de gastos tiene dinero se genera el compromiso de parque vehicular con folio 1014055 por $ 630.00 por ejemplo, además el sistema busca automáticamente salidas al mismo destino, mismo día en el rango de horas capturado. El sistema despliega el listado de solicitudes que cumplen con esos criterios de búsqueda. El Usuario B se comunica telefónicamente con el Usuario A y propone compartir gastos de transportación. Si el Usuario A acepta compartir gastos entra a Sistemas Administrativos > Transportación con Chofer al Aeropuerto y 1.- Recupera su solicitud con número 1014051 como se muestra en la gráfica: Jueves, 12 de febrero de 2004 – Informática CICESE 2.- Presiona el botón Compartir Viaje y aparecerá la siguiente ventana: 3.- Usuario A escribe el folio que el Usuario B le proporciono previamente por teléfono 1014055. Jueves, 12 de febrero de 2004 – Informática CICESE 4.- El Usuario A presiona el botón Compartir y si todo esta bien aparecerá el siguiente mensaje: Una vez se compartieron los gastos la solicitud 1014055 tendrá un compromiso por $ 315.00 al igual que la solicitud 1014051. 5.- El Usuario A llama al Usuario B para informar que se completo el proceso. 6.- El Usuario B imprime su solicitud y la envía al Departamento de Servicios Generales. Consideraciones Solo la solicitud con folio menor puede compartir gastos con solicitudes de folio mayor. Una solicitud con la que ya se compartieron gastos no puede compartir gastos con otra. Es decir la solicitud 1014055 no puede compartir gastos con la 1014058. En tal caso la que puede hacer el proceso será solamente la petición 1014051. Jueves, 12 de febrero de 2004 – Informática CICESE