PD-I02 Instructivo Estratégia de Promoción Turística V.02 (06-01-2016)

CÓDIGO: PD-I02
INSTRUCTIVO
ESTRATEGIA DE PROMOCIÓN
TURÍSTICA
VERSIÓN: 02
FECHA DE VIGENCIA: 06-01-2016
INSTRUCTIVO ESTRATEGIA DE PROMOCIÓN
TURÍSTICA
CONTROL DE CAMBIOS
Descripción del
cambio
Primera Versión
Fecha de
vigencia
Elaboró
Ángela Guzmán
Profesional Especializado
Subdirección de Promoción y
mercadeo
15-07-2015
Versión
01
Basilia Peña Vargas
Líder Operativo Subdirección de
Promoción y Mercadeo
Se actualiza el control de
aprobación, la columna de
revisó con el Líder del
Proceso.
Actualización a partir del
Formato MC-F25 V02
Asesor de Planeación y
Sistemas
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06-01-2016
02
Código: MC-F25
Versión: 02
Fecha: 06-01-2016
CÓDIGO: PD-I02
INSTRUCTIVO
ESTRATEGIA DE PROMOCIÓN
TURÍSTICA
VERSIÓN: 02
FECHA DE VIGENCIA: 06-01-2016
Tabla de Contenido
1.
OBJETIVO ................................................................................................................................... 1
2.
POLÍTICAS DE OPERACIÓN ..................................................................................................... 3
3.
DEFINICIONES ........................................................................................................................... 3
4.
DESCRIPCIÓN............................................................................................................................ 4
5.
CONTROL DE REGISTROS ....................................................................................................... 7
6.
ANEXOS ...................................................................................................................................... 8
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Código: MC-F25
Versión: 02
Fecha: 06-01-2016
CÓDIGO: PD-I02
INSTRUCTIVO
ESTRATEGIA DE PROMOCIÓN
TURÍSTICA
VERSIÓN: 02
FECHA DE VIGENCIA: 06-01-2016
1. OBJETIVO:
Elaborar la estrategia de promoción turística de Bogotá mediante el posicionamiento de
la imagen de la ciudad y la realización de campañas y acciones de promoción para
lograr el aumento en el número de turistas y visitantes que llegan a Bogotá.
2. POLÍTICAS DE OPERACIÓN:
-
-
La Estrategia de Promoción debe partir de la revisión del Plan de Mercadeo
Turístico
Las acciones de promoción turística que diseñe y desarrolle el IDT deben
responder a los lineamientos del Plan de Desarrollo de la ciudad y a las
directrices de la alta Dirección del IDT.
Debe incluir un cronograma de actividades a desarrollar mensualmente
Los elementos creativos para uso promocional (piezas publicitarias, material
promocional, elementos de logística, etc.) deben incorporar la marca ciudad
vigente respetando su manual de uso.
3. DEFINICIONES:
Activación: Actividad que busca persuadir al consumidor mediante experiencias que
provoquen recordación de la marca o el deseo de participar de las mismas. Es un tipo de
contacto innovador, siendo la creatividad el elemento sorpresa que pretende invitar a la
acción, respondiendo así al objetivo de la entidad o empresa que lo genera.
Agencia de Publicidad: Empresa cuya función primordial es brindar servicios en el
área de comunicaciones, principalmente en el campo de la publicidad.
Agencia Creativa: Agencia de publicidad que elabora un mensaje y la forma de
persuadir al consumidor a comprar un producto.
Agencia BTL: Tipo de agencia de publicidad que adelanta actividades no
convencionales para cautivar al cliente objetivo.
Campaña de Promoción Turística: Herramienta que pretende influir en el
comportamiento de turistas actuales y potenciales generando una decisión de viaje hacia
un destino específico.
Central de Medios: Empresas que brindan servicio especializado de análisis,
planeación y contratación de medios.
Mercadeo Turístico: Confluencia de la oferta y demanda turísticas. Conjunto de
técnicas y acciones relativas a la transferencia y venta de servicios turísticos del
productor al consumidor del producto turístico.
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Versión: 02
Fecha: 06-01-2016
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INSTRUCTIVO
ESTRATEGIA DE PROMOCIÓN
TURÍSTICA
VERSIÓN: 02
FECHA DE VIGENCIA: 06-01-2016
Mercado Objetivo: Es un segmento seleccionado por la organización para atenderlo y
al cual se deben dirigir todos los esfuerzos del marketing y la promoción.
Oferta Turística: Conjunto de bienes intangibles y tangibles y de servicios turísticos
efectivamente ofrecidos al turista.
Posicionamiento: Desarrollo de un producto o destino turístico a través de un
marketing mix, para ocupar un lugar específico dentro del mercado objetivo.
Promoción Turística: Producto de las acciones públicas y/o privadas para incrementar
el flujo de visitantes y/o inversionistas en áreas de destino particularmente turísticas.
Publicidad: Actividad que permiten presentar un mensaje oral, escrito o visual con
respecto de un producto o servicio (turístico) a través de medios masivos o alternativos
de comunicación.
Pieza Promocional: Elemento que brinda información turística o que sirve como
recordatorio del destino y se dirige a diferentes segmentos de la demanda.
Turismo: Actividad socioeconómica generada por el traslado temporal de personas, que
por diversos motivos, llegan a un lugar de destino donde realizan actos particulares de
consumo.
Turista: Persona que viaja a otro país o lugar distinto de donde reside por un periodo
mínimo de una noche y no más de doce meses consecutivos y cuyo principal motivo de
viaje es diferente al de realizar una actividad remunerada en el destino o residir en el
mismo.
4. DESCRIPCIÓN:
ACTIVIDAD
RESPONSABLE
Revisar la estrategia de mercadeo turístico y/o el plan
de mercadeo turístico vigente
Determinar los objetivos de la estrategia y sus metas:
definir lo que busca la estrategia de promoción, en el
marco de la situación del mercado y de las directrices
institucionales.
Verificar la existencia de presupuesto o recursos
económicos para el desarrollo de la estrategia
mediante su inclusión en el plan de adquisiciones.
Plantear o describir la estrategia de promoción
turística desarrollando sus diferentes componentes:
marco conceptual, objetivos, directrices, análisis de
mercados turísticos, acciones promocionales y
publicidad.
Describir cada una de las acciones y su plan de
Subdirector de Promoción y Mercadeo y
equipo de trabajo asignado
Subdirector de Promoción y Mercadeo,
Profesional Especializado y equipo de
trabajo asignado
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Profesional Especializado
trabajo asignado
y equipo de
Profesional Especializado
trabajo asignado
y equipo de
Profesional Especializado
y equipo de
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ESTRATEGIA DE PROMOCIÓN
TURÍSTICA
trabajo: líneas de acción, mensajes, activaciones,
pauta tradicional, pauta on line, en medios
alternativos, etc.
Establecer el mecanismo para ejecución de la
estrategia, con el acompañamiento de la oficina
jurídica y de la alta dirección: posible vinculación de
agencias de publicidad creativas, de servicios BTL
y/o centrales de medios, convenios, alianzas, etc.
Ejecución del plan de trabajo o actividades de la
estrategia de promoción
Solicitar concepto técnico a la oficina de
Comunicaciones del IDT sobre diseños y elaboración
de piezas promocionales, a través de la pestaña
“Solicitudes a comunicaciones” que aparece en la
Intranet.
Adelantar el trámite ante la Subdirección Corporativa
para ingresar al Almacén el material promocional
elaborado, de acuerdo con el procedimiento
establecido.
Tramitar las solicitudes externas de material
promocional, en coordinación con la Subdirección
Corporativa a través del formato "Solicitud externa
de material promocional".
Ruta a seguir: a través de la pagina
www.bogotaturismo.gov.co ,
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trabajo asignado
Subdirector de Promoción y Mercadeo,
Profesional Especializado y equipo de
trabajo asignado
Profesional Especializado y equipo de
trabajo asignado
Profesional Universitario, Técnicos y
equipo de trabajo asignado
Técnico asignado a manejo de material
promocional
Técnico asignado a manejo de material
promocional
En la franja correspondiente al IDT hacer click en la
pestaña Solicitudes de Material Promocional, ubicada
al centro:
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Versión: 02
Fecha: 06-01-2016
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ESTRATEGIA DE PROMOCIÓN
TURÍSTICA
VERSIÓN: 02
FECHA DE VIGENCIA: 06-01-2016
Diligenciar el formato completamente :
Y hacer click en la pestaña que aparece al final,
“enviar solicitud”
Tramitar las solicitudes internas de material Técnico asignado a manejo de material
promocional en coordinación con la Subdirección promocional
Corporativa a través del formato PD-F01 "Solicitud
interna de material promocional".
La solicitud diligenciada se presenta a la
Subdirección de Promoción para su trámite.
Realizar reuniones de seguimiento a la estrategia y Subdirector de Promoción y Mercadeo,
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TURÍSTICA
efectuar los ajustes que se requieran, si es del caso.
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Profesional Especializado
trabajo asignado
y equipo de
5. CONTROL DE REGISTROS:
Código
Nombre
Responsable
Ubicación
Tiempo de
Disposi
Retención
ción
Archivo Archivo
Final
Gestión Central
Subdirector Subdirección
de Promoción de Promoción
y Mercadeo y Mercadeo
Oficina
Asesor de
Plan de Desarrollo
Asesor
de
Planeación y
Distrital
Planeación y
Sistemas
Sistemas
Oficina
Asesor de
Manual de uso de la
Asesora
de
Comunicacio
marca ciudad
Comunicacio
nes
nes
Plan de
Turístico
Mercadeo
Formato "Solicitud
PD-F01 Interna de material
promocional".
LO-F07
Formato “Entrada de
Almacén”
Formato "Solicitud
Externa de material"
Técnico
asignado a
manejo de
material
promocional
SGC
Técnico
asignado a
manejo de
material
promocional
SPM
SGC
Página
www.bogotatu
rismo.gov.co
franja
IDT,
pestaña
Solicitud
de
material
promocional.
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Fecha: 06-01-2016
CÓDIGO: PD-I02
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ESTRATEGIA DE PROMOCIÓN
TURÍSTICA
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FECHA DE VIGENCIA: 06-01-2016
6. ANEXOS
Plan de trabajo o actividades de la Estrategia de Promoción Turística
Cronograma presentado por mercados prioritarios
seleccionados.
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y eventos
o actividades
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Versión: 02
Fecha: 06-01-2016
CÓDIGO: PD-I02
INSTRUCTIVO
ESTRATEGIA DE PROMOCIÓN
TURÍSTICA
ELABORÓ
Basilia Peña Vargas
Líder Operativo de Promoción
del Destino
Ing. Luis Alejandro Reyes
Contratista Planeación y
Sistemas
VERSIÓN: 02
FECHA DE VIGENCIA: 06-01-2016
CONTROL DE APROBACIÓN
REVISÓ
APROBÓ
FECHA
Subdirector(a) de Promoción
del Destino
Líder del Proceso
Ing. Eduardo Navarro Téllez
Contratista Planeación y
Sistemas
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Asesor Planeación y Sistemas
Representante de la Alta
Dirección – SIG
06-01-2016