2005_147info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA POLÍTICA
COMERCIAL EXTERNA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1206/OC-AR BID
(Ejercicio N° 4 finalizado 31/12/04)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre los estados financieros e información financiera
complementaria al 31/12/04 que se detallan en el apartado I- siguiente, correspondientes al
“Programa de Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial Externa”, parcialmente
financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 1206/OC-AR, suscripto el 26
de marzo de 2000 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Unidad Ejecutora del Programa (UEP) creada
al efecto, en el ámbito de la Secretaría de Industria, Comercio y de la Pequeña y Mediana
Empresa del Ministerio de Economía y Producción.
Con fecha 15/06/2001 se suscribió el Documento de Proyecto N° ARG-01/005 “Programa de
Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial Externa- Préstamo BID 1206/OC-AR”
entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a
fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Efectivo Recibido y Desembolsos Efectuados al 31 de diciembre de 2004,
1
expresado en dólares estadounidenses.
b) Estado de Inversiones al 31/12/04, expresado en dólares estadounidenses.
c) Notas (1 a 10) a los Estados Financieros que forman parte integrante de los estados
precedentes.
d) Información Complementaria:.
- Conciliación del Fondo Rotatorio.
- Detalle de pagos BID pendientes de rendición.
- Memoria Ejercicio 2004.
Los estados financieros (EEFF) citados precedentemente fueron presentados a esta
Auditoria por la UEP el 09/06/05, complementándolos con los ajustes propuestos con
fecha 31/08/05, y son de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros
a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 15/10/04 y el 12/11/04, y
entre el 09/06/05 y el 05/08/05 (se suspendieron las tareas por falta de presentación de
EEFF) y el 31/08/05, fecha en que fueron recibidos los estados financieros ajustados.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo el análisis de sus controles administrativos, pruebas de los registros contablefinancieros y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
2
III-
ACLARACIONES PREVIAS
a) Dentro del rubro aplicaciones de fondos del estado citado en I- a) se incluyen pagos en
concepto de honorarios por $ 20.395,40 (USD 6.846,39) que el cierre no se habían
efectivizado (no se habían emitido los cheques correspondientes) afectando en esa cifra
el saldo a aplicar.
b) Los registros contables se mantienen en pesos y los Estados Financieros citados en I- a)
y b) fueron presentados en dólares estadounidenses. La información necesaria para la
confección de estos últimos surge de auxiliares extracontables y de las rendiciones
presentadas ante el Banco, la cual fue validada por esta auditoría sobre las muestras
tomadas.
c) No se informa en Notas a los Estados Financieros la implementación de un nuevo plan
de Cuentas durante el ejercicio 2004. No se realiza el asiento de apertura en base al Plan
de cuentas anterior omitiendo de esta manera exponer la información contable a partir
de la refundición de cuentas en el nuevo ejercicio.
d) En Nota 5 -Fondos de Contrapartida Nacional- la suma de USD 1.150.258,71 difiere en
USD 864,05 de lo expuesto en el estado citado en I- a) por los motivos señalados en e)
siguiente.
Asimismo la Nota expone erróneamente el monto de USD 40.571,11 correspondiente al
costo de administración del Proyecto, la cifra según auditoría asciende a USD
56.300,56.
e) Según se expone en Nota Nº 8 -Costos Financieros, a fecha de cierre, existe un saldo de
USD 864,05 que fueran abonados en exceso en concepto de intereses. Dicho saldo se
encuentra a favor del proyecto y no se expone en el cuadro de Inversiones.
f) Respecto a las cifras expuestas en el rubro “Aplicaciones de Fondos” del estado citado
en I- a) –Línea “Diferencia de Cambio”- por USD 419,35 y USD 40.061,02, se informa
que las mismas surgen por diferencia, no manteniendo el Proyecto un detalle analítico
de su composición.
3
g) Existen discrepancias entre la información expuesta en la Nota 2 –Efectivo Disponibley la expuesta en el estado citado en I- a); rubro “Saldos a Aplicar” Línea “Aportes
Locales”:
Moneda: USD
Concepto
S/EFRyDE
S/Nota 2
Diferencia
BID
190.364,20
190.364,20
0,00
Aportes locales
208.703,76
181.696,84 (*)
27.006,92
Total
399.067,96
372.061,04
27.006,92
(*) i. El Saldo Contable de la cuenta corriente en pesos del Citibank asciende a USD
179.779,45 (corresponde a $ 535.562,99 convertidos a un tipo de cambio de $
2,979). Se exponen en exceso USD 1405.67.
ii. El Saldo contable de Caja Chica corresponde a USD 461,58 y no a los USD 500
consignados (téngase en cuenta lo señalado en B.1.16 del Memorando a la
Dirección adjunto).
h) No se incluyen en Nota 10 –Detalle de Activos Adquiridos- las incorporaciones de los
bienes correspondientes al período 2004 por USD 240.054,43 -ver estado citado en Ib)-.
i) No se informa en Nota a los estados financieros los pasivos generados al cierre (según
muestra $ 280.728,41 – USD 94.235,78/según registros extracontables del PNUD USD
126.600,22).
j) Tal como surge de las Notas CAR 5599/04 y 6477/04 se ha tenido No Objeción del BID
para cambiar la imputación de diversas contrataciones que inicialmente fueron
financiados con aporte local a fuente externa:
Nota CAR
Importe en USD
Rubros
5599/04
92.810,58
Consultoría
6477/04
54.891,33
Consultoría
4
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III- a), d),
g) y h), y sujeto a lo expuesto en III- b) y f), los estados financieros e información
financiera complementaria detallados en el apartado I-, exponen razonablemente la
situación financiera del “Programa Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial
Externa al 31/12/04, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en
esa fecha, de conformidad con prácticas contables-financieras usuales y con los requisitos
establecidos en el Convenio de Préstamo N° 1206/OC-AR.
BUENOS AIRES, 23 de septiembre de 2005.
5
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE JUSTIFICACION DE DESEMBOLSOS
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA POLÍTICA
COMERCIAL EXTERNA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1206/OC-AR BID
(Ejercicio N° 4 finalizado 31/12/04)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre los Estados Financieros por el ejercicio finalizado el
31/12/04 correspondiente al “Programa de Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial
Externa”, llevado a cabo a través de la UEP creada al efecto, en el ámbito de la Secretaría de
Industria, Comercio y de la Pequeña y Mediana Empresa del Ministerio de Economía y
Producción, parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N°
1206/OC-AR, suscripto el 26/03/00 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de
Desarrollo (BID).
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitudes de Desembolso al 31/12/04, expresado en dólares estadounidenses.
Los estados fueron preparados por la Unidad Ejecutora del Proyecto y se adjuntan
inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
6
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
el análisis de documentación respaldatoria verificación de la elegibilidad de los gastos y
demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las circunstancias.
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en el apartado I-,
correspondientes al “Programa de Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial
Externa”, resulta ser razonablemente confiable para sustentar las justificaciones de gastos y
los Desembolsos relacionados, emitidos y presentados al Banco Interamericano de
Desarrollo (BID) durante el ejercicio finalizado el 31/12/04 de conformidad con los
requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo N° 1206/OC-AR BID suscripto el
26/03/00.
BUENOS AIRES, 23 de septiembre de 2005.
7
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
DEL CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1206/OC-AR BID
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
DE LA POLÍTICA COMERCIAL EXTERNA”
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/04)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoria General de la Nación sobre los
estados financieros e información complementaria al 31/12/04, correspondientes al “Programa de
Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial Externa”, cuya ejecución se encuentra a
cargo de la Unidad Ejecutora del Programa (UEP) creada al efecto, se ha examinado el
cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero
contempladas en las diferentes secciones y anexos del Contrato de Préstamo N° 1206/OC-AR,
suscripto el 26 de marzo de 2000 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de
Desarrollo (BID).
a)
Cláusula 1.02: Monto del financiamiento por USD 5.000.000.-.
El total desembolsado por el BID al 31/12/04 ascendió a USD 1.254.875,96 incluyendo la
suma de USD 23.000.- correspondientes al fondo de inspección y vigilancia abonados con
los recursos del financiamiento del BID.
b)
Cláusula 1.04: Recursos adicionales por USD 3.000.000.-.
El monto de los recursos adicionales aportados por el prestatario al 31/12/04 asciende a
USD 1.008.069.36 (no incluye el pago por comisión de créditos e intereses del préstamo
por USD 141.325.30).
8
c)
Cláusula 2.02: Intereses.
Cumplida. Los intereses abonados el 26/03/04 y 27/09/04 ascendieron a USD 17.506,00 y
USD 24.503,13 respectivamente.
d)
Cláusula 2.03: Recursos para inspección y vigilancia generales.
Al 31/12/04 el BID se cobró de la cuenta del préstamo USD 23.000.- por este concepto (no
hubo desembolsos en el ejercicio).
e)
Cláusula 2.04: Comisión de crédito.
Cumplida. La comisión de crédito del año 2004 ascendió a un monto de USD 8.341,58,
correspondiente al vencimiento del 26/03/04 y USD 5.056,35 para la segunda cuota con
vencimiento del 27/09/04.
f)
Cláusula 3.01: Moneda de los desembolsos y uso de fondos.
Cumplida.
g)
Cláusula 3.03: Reembolso de gastos con cargo al financiamiento.
Las solicitudes de justificaciones de fondos en el período con cargo al financiamiento BID,
fueron las siguientes:
h)
Nº de Solicitud
Fecha
USD
9
20/07/04
108.542,36
10
21/09/04
67.089,45
11
29/11/04
102.975,17
Total
278.606,98
Cláusula 3.04: Plazo para la ejecución y desembolso (original 26/06/03).
Parcialmente cumplida. Mediante nota CAR 2337/2003 del 02/05/04 el Banco otorgó una
prórroga para el último desembolso hasta el 26/06/2006 y el período de ejecución hasta el
26/03/06.
9
i)
Cláusula 4.01: Condiciones sobre precios y adquisiciones.
Parcialmente cumplida. Las observaciones particulares se exponen en nuestro Memorando
a la Dirección adjunto al presente informe.
j)
Cláusula 4.03: Reconocimiento de gastos.
Cumplida. No se imputaron gastos anteriores a la fecha de contrato de préstamo con cargo
a la contrapartida local.
k)
Cláusula 4.04: Contratación de consultores, profesionales o expertos.
Cumplida en términos generales. Las observaciones particulares se exponen en nuestro
Memorando a la Dirección adjunto al presente informe.
l)
Cláusula 5.01: Registros, inspecciones e informes.
Cumplimiento del Capítulo VII de las normas generales:
i) Artículo 7.01 Control interno y registros:
Parcialmente cumplido. El BID mediante nota CAR 1126 del 08/03/05 manifiesta que
se ha aprobado el Plan de Cuentas. Las observaciones puntuales sobre registros se
exponen en nuestro Memorando a la Dirección adjunto al presente.
ii) Artículo 7.03 (a) (i) Informes semestrales relativos a la ejecución del Proyecto:
Parcialmente cumplida. El informe correspondiente al séptimo semestre al 30/6/04 fue
presentado el 31/08/04. No se tuvo a la vista la aprobación por parte del Banco. A fecha
de cierre de las tareas de campo no ha sido elevado al Banco el informe Semestral al
31/12/04.
m)
Cláusula 6.03 Anexo A: Plan anual de mantenimiento de bienes adquiridos.
No cumplida. No se puso a disposición documentación que de cuenta del cumplimiento de
la cláusula que nos ocupa.
n)
Artículo 6.04 b): Recursos adicionales.
Cumplida. Conforme presentación efectuada por la UEP el 13/02/2003 y aprobado por el
10
BID según nota CAR-791/2003 del 14/02/2003.
o)
Cláusula 7.02 Anexo A: Plan anual operativo.
Cumplida. Se presentó el Plan Anual Operativo (PAO) del 2004 con fecha 12/12/03,
aprobado por el Banco por nota CAR 6991/2003 del 16/12/03.
p)
Cláusula 7.03 Anexo A: Evaluación intermedia.
Parcialmente cumplida. Se tomó la vista del informe del Programa formalizado con la
participación del Banco (Dr. Feliz PEÑA), no obstante no obran constancias en la UEP de
su elevación y presentación ante el citado Organismo de Crédito Internacional.
BUENOS AIRES, 23 de septiembre de 2005.
11
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL DE LA POLÍTICA
COMERCIAL EXTERNA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1206/OC-AR BID
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/04)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de
2004, correspondientes al “Programa de Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial
Externa”, han surgido observaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora del Programa (UEP),
que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Con fecha 15/06//2001 se suscribió el Documento de Proyecto N° ARG-01/005 “Programa de
Fortalecimiento Institucional de la Política Comercial Externa- Préstamo BID 1206/OC-AR”
entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), a
fin de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al
momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de
información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación
aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia:
12
Indice
Título
Página
A- 1)
Consultores Nacionales –legajos- proceso de contratación.
13
B- 1)
Falencias Administrativas – Registros.
14
B- 7)
Bienes y Equipos – Falencias en el proceso de adquisición y adjudicación de equipamiento
25
informático (LPI Nº 01/03)
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/04
1) CONSULTORES NACIONALES
Observaciones:
Informes:
a) En el 26% de los casos la ficha técnica carece de fecha de aprobación del informe
respectivo (cabe aclarar que se refiere a informes presentados por el primer semestre).
b) En el 26% de los casos analizados los informes presentados no se relacionan con lo
establecido en los Términos de Referencia en cuanto a fecha de presentación y/o tipo de
informe (grupal o individual).
Comentarios de la UEP:
a) Se tomó nota
b) Se toma debida nota, se aplicaron medidas correctivas.
Recomendaciones: Profundizar el control de los informes presentados respecto a la firma
(individuales o grupales) y periodicidad que deben ser emitidos según los términos de
referencia suscriptos.
Legajos:
a) En el 11% de los casos analizados no consta la documentación de respaldo del proceso
de selección (terna y cuadro de evaluación).
b) En el 11% de los casos el curriculum Vitae del consultor carece de firma y aclaración y
en el 32% de los casos carece de fecha de emisión.
13
Comentarios de la UEP:
a) Se aplicaron medidas correctivas a fin de que no se repita este procedimiento.
b) Se toma nota de la observación, se aplicaron medidas correctivas a fin de que no se
repita este tipo de omisión.
Recomendaciones
a) Los Legajos de consultores deberán contener toda la documentación de respaldo de cada
contratación.
b) Los CV deberán estar debidamente firmados por el consultor con la correspondiente
aclaración. Deberá constar además la fecha de emisión del mismo.
Contratos: La No Objeción del Banco correspondiente al primer semestre
para los
consultores financiados con fuente BID es extemporánea. Tal situación se expone también
en Nota CAR 2962/2004 de fecha 18/06/2004, la misma solicita se le envíen los contratos
desde el inicio de la contratación y no al término de la misma, ya que le fueron enviados el
día 10/06/2004 cuando el contrato finalizaba el 30/06/2004.
Comentarios de la UEP: Se toma nota de la observación, se aplicaron medidas correctivas
a fin de que no se repita este procedimiento.
Recomendación: Enviar en tiempo y forma (con anterioridad al inicio de los contratos) la
solicitud de las contrataciones, a fin de obtener la aprobación del BID y de Cancillería
oportunamente.
B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO:
1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS -REGISTROS-.
Observaciones:
1.
No se informa en Notas a los Estados Financieros Presentados el cambio en el sistema
de registración y su plan de cuentas, atento a que a partir del presente ejercicio se
14
utiliza a pleno el sistema UEPEX que incluye, además, una apertura de cuentas
distinta a las utilizadas en el ejercicio 2003.
2.
Se utiliza una única cuenta para reflejar distintos conceptos que conforman el pasivo –
Cuentas a Pagar
3.
En todos los casos analizados los pasivos se cancelan con fecha de “emisión de la
Autorización de Pago”, debería efectuarse en la fecha de transferencia o retiro del
cheque cancelatorio.
4.
Al 31/12/04 se habían cancelado $ 20.395,40 en concepto de honorarios que al cierre
del ejercicio no se habían abonado.
5.
Cuando se contabiliza un gasto se hace referencia a un número de orden que no facilita
el apareamiento con la factura correspondiente a la Autorización de Pago (AP).
6.
Las desafectaciones (anulaciones), no hacen referencia a las AP y asiento diario que
anulan, lo cual dificulta la visualización de la información en forma inmediata.
7.
En muchos casos en las AP no se indica la fecha de rendición al Banco en el sello
puesto al efecto ( AP 20040412 al 20040510).
8.
En general la cancelación de pasivos se registra en la misma fecha de contabilización
del gasto, muchas veces el valor no ha sido entregado, saldándose el pasivo y
permaneciendo el cheque en cartera.
En otros casos se registra parcialmente el documento (factura). Así por ejemplo:
a) En la AP 20040791 de fecha 16/12/04 por $ 50.233.57 (compra de equipos según
factura B 08-02444 de fecha 18/11/04 por $ 71.762,24), el pasivo se registra
desglosado en dos momentos como si fueran distintas operaciones con distintas
facturas (30 % cancelado en el ejercicio 2005 según AP 20050008).
b) En la AP 20040792 de fecha 16/12/04 por $ 604.799.39 (compra de equipos según
factura B 08-02448 de fecha 29/11/04 -factura original no tenida a la vista- por $
863.999,13), el pasivo se registra desglosado en dos momentos como si fueran
distintas operaciones con distintas facturas ( 30 % cancelado en el ejercicio 2005
según AP 20050009).
c) En la AP 2003 0254 se contabilizó el 70% de la factura como deuda,
correspondiendo registrarla por el 100 %.
15
9.
No consta en los asientos la leyenda aclaratoria de la operación en particular en los
asientos diarios manuales.
10. El uso de las Autorizaciones de pago es indiscriminado, desvirtuando su utilización, ya
que se utiliza tanto para la registración de la obligación en el pasivo como para
contabilizar gastos menores como los bancarios.
11. En algunos casos, las registraciones de los asientos del diario (manuales) no poseen
documentación de respaldo, tal situación aunada a la falta de leyendas en las mismas,
dificulta su seguimiento y control posterior.
12. La A.P. 20030265 Greysand SRL. contabilizada en el ejercicio 2003 $ 8479,26, se
canceló en el ejercicio 2004, según Asiento Diario manual Nº 29 (Inversiones contra
Fondos PNUD). En el ejercicio 2003, al pasar del criterio de lo devengado a lo
percibido, se revierte el asiento de la AP. mencionada, pero no se tuvo a la vista, en el
ejercicio 2004, el asiento de apertura que dejara reflejado l pasivo nuevamente.
13. No se registran mensualmente los gastos correspondientes de la Cuenta a la Vista
Especial en dólares Nro.341085/3 de BNA.
14. Se contabilizaron, según asiento de diario (AD) Nº 1387 (AP.20040920), gastos
bancarios por $ 25,23 correspondientes a enero/05.
15. Los gastos de caja chica no se rinden en forma mensual, no se tuvo a la vista minuta
de rendición con autorización de los gastos correspondientes.
16. Se ha detectado una diferencia en Caja Chica según lo expuesto en Libro Caja respecto
de los registros contables , a saber:
Saldo al 31/12/04 s/Libro
$ 249,50
Saldo al 31/12/04 s/Mayor
$ 144,57
Diferencia
$ 104 ,93
17. Se observa el registro en el diario de una misma A.P. en dos asientos diferentes
(regularizadora).
Comentarios UEP:
1.
Se toma debida nota y se tomarán las medidas correctivas a fin de subsanar la omisión.
16
2.
(Comentario no procedente).
3.
Esta UEP está analizando el criterio a aplicar a fin de unificar los criterios dando
cumplimiento a la normativa BID.
4.
(Comentario no procedente).
5.
El Módulo Contable del Sistema UEPEX hace las registraciones de las Autorizaciones
de Pago en forma automática, por lo que no posibilita hacer referencia a ningún
número de orden o similar, colocando únicamente
el código de las AP
correspondientes.
6.
Se acepta la observación y se está regularizando tal situación para el Ejercicio 2005.
7.
Se acepta la observación y se informa que en el presente Ejercicio se ha implementado
este procedimiento.
8.
Se toma debida nota se efectuará el ajuste en caso de corresponder. Se aplicaran las
medidas correctivas y se tomaron medidas para adoptar el cambio de criterio.
9.
Se tomará en cuenta para el futuro.
10. Ello se debe a que el UEPEX no permite otro procedimiento, si no se generaran
Autorizaciones de Pago o asientos para contabilizar los gastos menores, dichos gastos
no tendrían impacto en la ejecución presupuestaria.
11. Se toma debida nota y se tomarán las medidas correctivas en el Ejercicio 2005.
12. Se toma debida nota y se evitarán situaciones similares en el futuro.
13. Se acepta la observación, se tendrá en cuenta.
14. Efectivamente, se debe a un error involuntario se efectuará el ajuste propuesto.
15. Se toma debida nota, se aplicará la periodicidad mencionada.
16. Del mayor de cuenta surge que el salo al 31/12/04 es de $144,57, ya que el Módulo de
Contabilidad no está considerando los movimientos de la misma en los meses de
Octubre-Noviembre –Diciembre /04 generados desde el Módulo de Gestión
(Transferencias y Ajustes). Se solicitará asistencia a al Mesa de Ayuda del UEPEX
para regularizar tal situación y poder brindar a esta Auditoría el saldo según Mayor
corregido.
17. Se volvió a generar la AP porque se habían imputado erróneamente. La del 0 es
anulada, y con la misma fecha se generó nuevamente correctamente. Respecto de la
17
falta de referencia de la anulación, se está efectuando se regularización.
Recomendaciones: Adoptar las medidas pertinentes a fin de subsanar las observaciones
expuestas precedentemente en atención a:
• Incorporación de Notas aclaratorias a los Estados Financieros.
• Registración de ajustes.
• Apertura de de la cuenta“Cuentas a Pagar”.
• Ajuste del sistema de registración UEPEX, atento a las falencias detectadas.
2) CONSULTORES NACIONALES
Observaciones Generales: Se observa que para el caso de contratos financiados con
aporte local no se aplica lo establecido en la Cláusula N° 3 de los contratos, que exige el
pago condicionado a la presentación de informe final (retención del 10% del monto del
contrato).
Comentario de la UEP: (Respuesta no procedente).
Recomendación: Realizar el control de los informes finales antes del efectivo pago,
dejando constancia en los legajos.
Control de Informes: En el 37 % de los casos los informes finales no se encuentran
firmados por el consultor
Comentario de la UEP: Se tomó debida nota. Se aplicaran medidas correctivas.
Recomendación: Se deberán tomar los recaudos necesarios para que conste la firma del
consultor en los informes finales.
18
Proceso de selección:
a) En un caso el consultor seleccionado no cumple con el puntaje mínimo requerido según
cuadro de evaluación.
b) En un caso no existe firma ni fecha en documento de evaluación de la terna (para
Coordinador).
Comentario de la UEP:
a) Se toma debida nota, se tratará de identificar el caso y se tratará de evitar en el futuro.
b) La contratación de la coordinadora general fue realizada sin oposición, mediante la
presentación de sus antecedentes, autorizada por el Banco por Nota CAR 4003/2004
Recomendación:
a) Verificar que los cuadros de evaluación de los ternados cumplan con el requisito de
seleccionar a aquel consultor que reúna preferentemente un puntaje superior al 50%,
según lo establece la nota CAR 4737/2003
b) Incluir en el legajo respectivo la documentación respaldatoria (No Objeción del BID) en
el caso de contrataciones directas.
Legajos: En todos los casos la solicitud de contratación carece de numeración.
Comentario de la UEP: Las solicitudes de contratación son emitidas por el sistema
FOMS de PNUD, cuyos modelos no contemplan la numeración de las mismas, y dado que
cada una de ellas puede ser identificada con un número de contrato, en caso de ser
necesario, se puede tomar el mismo número de orden.
Recomendación: A efectos de un mejor control interno se sugiere que a las solicitudes de
contratación se les asigne un número de orden.
19
Control de Pagos
a) En el 21 % se detectaron comprobantes (facturas y/o recibos) con datos enmendados
que no fueron debidamente salvados.
b) En el 16 % de los casos difiere la línea presupuestaria asignada en el contrato respecto a
la imputación contable realizada.
Comentario de la UEP:
a) Se toma debida nota y se aplicarán medidas para evitarlo en el futuro.
b) Fue hecha la correspondiente reimputación.
Recomendación:
a) Efectuar un control más estricto de la documentación sustentatoria de los pagos
realizados por el Proyecto.
b) Controlar y conciliar periódicamente la información a fin de evitar errores en la
contabilización de las erogaciones.
3) VIÁTICOS LOCALES E INTERNACIONALES (Línea 15-16).
Observaciones:
1. En algunas Autorizaciones de Pago, no consta la firma del responsable de las
registraciones.
A. de Pago
Fecha
20040247
22/06/04
20040474
15/09/04
20040475
15/09/04
2. Los siguientes cheques emitidos fueron denunciados por extravío con fecha 30/09/04.
Al respecto:
- No se procedió a la anulación de las A.P. contabilizadas oportunamente sobre los
20
cheques denunciados no cobrados.
- No se mantiene información de los cheques que se emitieron en remplazo de los
extraviados.
A. de Pago
Fecha
Beneficiario
N° Cheque
Importe $
20040504
28/09/04
Rubial Carmen
70710293
320,00
20040505
28/09/04
Báez Lucio
70710294
480,00
20040506
28/09/04
Ayape Alberto
70710295 (*)
320,00
20040507
28/09/04
Adra Ricardo
70710296
480,00
20040508
28/09/04
Vuegen María
70710297
320,00
20040509
28/09/04
Bernues Silvina
70710298
320,00
(*)- Del análisis del resumen bancario surge que uno de los cheques denunciados el
N° 70710295 fue cobrado el mismo día que se efectuó la denuncia (se aclara que
fue por el beneficiario).
3. En la Autorización de Pago 20040111 de fecha 29/04/04 por $ 145, se observa que:
a) el cheque fue retirado con fecha 06/04/04, antes de la confección de la AP.
b) Rendido al Banco con fecha 06/04/04 (cheque fue debitado de la cta.cte. el
07/05/04).
4. En las AP 20040500, 20040501y 2004503 de fecha 28/09/04 no consta la firma del
responsable del pago ni la fecha de retiro del cheque.
Comentarios UEP:
1. Se tomó nota y se tomarán las medidas necesarias para evitar este tipo de omisión en el
2005.
2. Se tomó debida nota. Cabe señalar que estos correspondieron a un Seminario
Internacional que tuvo lugar en la sede del IRAM, lugar donde fue convenido el pago.
Al producirse el extravío de la carpeta con cheques y A.P. no se tenía la certeza de
quien había cobrado, por eso la denuncia fue hecha por la totalidad y luego se verificó
en el resumen de Cuenta del Banco qué cheque había sido cobrado para evitar un doble
pago.
3. a) La consultora María Carolina Rodríguez, por error involuntario, puso mal las fechas,
las fechas correspondientes son las que puso la consultora Marina García del Río
21
(30-4-04) quien realizó el viaje con la Consultora antes mencionada, Ello queda
demostrado con la fecha en que fueron debitados ambos cheques de nuestra cuenta
corriente (6 y 7 -5-04).
b) Sin comentarios.
4. Se tomó debida nota y se aplicarán las medidas correctivas que eviten este tipo de
errores en el ejercicio 2005.
Recomendaciones: Profundizar el control de las autorizaciones de pago.
Mantener un registro de cheques anulados y su correspondiente archivo.
4) CONSULTORAS (Línea 21)
Convenio con Universidades.
Observaciones Generales: No se da cumplimiento a lo dispuesto en la cláusula sexta del
Convenio Marco de Pasantías respecto a la obligación de depositar los importes
devengados por este concepto dentro de los cinco (5) primeros días hábiles del mes
siguiente a la liquidación, así por ejemplo:
Universidad Tres de Febrero:
a) Los meses de enero y febrero/04 se abonaron el 16/03/04.
b) Los meses de junio, julio, agosto y septiembre/04 se abonaron el 04/10/04.
Universidad de Belgrano: Se abona enero y febrero el 10 de marzo en forma conjunta.
Comentarios UEP:
La autorización del desarrollo del Programa de Pasantías debe ser aprobado por No
Objeción del BID y la validación de Cancillería.
Una vez realizada esta tramitación por única vez, se solicita mensualmente a los
responsables de cada área que remitan a la UEP una nota dando conformidad sobre las
tareas realizadas por el pasante. Finalmente, se solicita a la institución la remisión de la
factura correspondiente. Una vez que llega la factura a la Unidad, se procesa el pago con
los tiempos de trámite comunes a todos los pagos que se realizan en el programa. La
sumatoria de trámites descripta anteriormente explica el incumplimiento de la Cláusula
22
mencionada.
Universidad Tres de Febrero:
a) Esta situación se generó a causa de que el BID otorgó la No Objeción con fecha
20/01/2004 y a partir de allí se pudo iniciar la tramitación de los contratos de pasantías
ante las Universidades y las validaciones correspondientes en la Cancillería, para luego
gestionar las facturas por las asignaciones estímulo. Esta sumatoria de trámites generó
la emisión de pagos con la demora observada.
b) Con fecha 24/09/04 se abonaron los meses de junio y julio. La inclusión del mes de
junio en esta fecha se debió a un error de facturación por parte de la universidad.
El pago del mes de julio el 24/09/04 y el de agosto el 05/10/04 se debió a que el BID
informó la No Objeción a la renovación de las pasantías con fecha 20/08/04 por nota
CAR N° 4094/04 y se validó en Cancillería con fecha 23/09/04. El tiempo que
transcurrió entre una comunicación y otra es el correspondiente a la gestión de los
contratos de pasantía.
El mes de septiembre no fue abonado en la modalidad de pasantías sino como
consultores AT IV, por lo que los pagos fueron realizados individualmente, sin que haya
habido participación de las Universidades.
Universidad de Belgrano: Idem Punto a) Universidad Tres de Febrero.
Recomendaciones: Adoptar las medidas necesarias a fin de dar cumplimiento a las
obligaciones asumidas.
5) EQUIPOS Y SUMINISTROS (Línea 45)
Observaciones: Se ha verificado que no se registra la diferencia de cambio producida en
los pagos directos realizados por PNUD y la rendición en las Solicitudes de desembolso.
Se exponen las mismas según detalle:
23
USD
PAGOS DIRECTOS diferencias de cambio 2004
Aut.Pago
PNUD
Proyecto
Diferencias Observaciones
20030265
2.884,10
2.895,92
-11,82 (1)
20040042
1.500.00
1.521,13
-21,13
20040098
4.033,40
4.122,96
-89,56
20040161
3.750.00
3.617,20
132,8
20040411
4.050,00
3.982,50
67,5
20040652
524,21
530,44
-6,23
20040687
226,18
224,89
1,29
20040791
16.970,80
16.855,23
115,57
20040792
204.324,12
203.020,94
1303,18
238.262,81
236.771,21
1491,60
TOTALES
(1) AP20030265 GREYSAND S.R.L. contabilizado en Ejercicio 2003 $ 8.479, 26 (no cancelado al
cierre) En 2004 se registra s/A siento manual Nro. 29 la cancelación contra Fondos PNUD.
Comentarios UEP: Esta UEP está analizando la observación a fin de subsanar esta
diferencia.
Recomendaciones: Registrar adecuadamente las operaciones en el momento que se
formalizan independientemente del pago parcial de la misma.
Realizar los ajustes expuestos precedentemente.
6) GASTOS DE MATERIAL DIDÁCTICO (Línea 52)
Observaciones: En las autorizaciones de pago que se detallan a continuación, no consta la
fecha de pago (no existen recibos).
24
A. de Pago
Fecha de A.P.
20040655
15/11/04
20040656
15/11/04
20040657
15/11/04
Comentarios UEP: Si bien en los tres casos se omitió hacer firmar a la empresa la AP, se
encuentran adjuntos los recibos correspondientes firmados.
Recomendaciones: Adoptar las medidas pertinentes implementando controles por
oposición, a fin de minimizar errores como los planteados.
7) BIENES Y EQUIPOS
Licitación Pública Internacional Nro. 01/03 – Adquisición de equipos informáticos.
Monto del Contrato USD 253.125.- (ampliación USD 282.887,80) HEWLETT
PACKARD ARG. SRL.
a) No se formó expediente administrativo (con número, carátula, etc.) con motivo de la
licitación de referencia.
b) Las actuaciones no se encuentran foliadas.
c) Se encuentra en las actuaciones copias simples de documentación relacionada con el
proceso de adquisiciones (notas BID y UEP) sin la correspondiente certificación de
fidelidad por autoridad competente.
d) No se respeta el orden cronológico en la agregación de la documentación obrante en las
actuaciones.
e) No se tuvieron a la vista las constancias de recepción por parte de la UEP de las
solicitudes de los documentos de licitación de las ofertas que no preadjudicaron.
f) No hay constancias de recepción, por parte de la UEP, de las notas de los oferentes
sobre pedidos de aclaraciones a los pliegos y condiciones.
25
g) No se tuvo constancia de la No Objeción del BID a las Notas UEP BID Nº 1018/04 y
1020/04 sobre el pedido de aclaraciones de un oferente (Imagen Watch).
h) No se dio cumplimiento a lo expresado en la Sección I – Instrucciones a los oferentes –
Cláusula 7.1 del pliego de bases y condiciones en cuanto expresa que: “Todo oferente
que requiera alguna aclaración sobre los Documentos de Licitación, podrá solicitarla
por escrito al Comprador a la dirección indicada en los documentos de licitación
(DDL). El comprador responderá también por escrito a las solicitudes de aclaración
que se reciban por los menos veintiún (21) días antes de la fecha límite de presentación
de ofertas...” (en este caso hubo en pedido de aclaración de la firma Image Watch de
fecha 21/04/04 cuando la fecha límite de presentación de ofertas vencía el 30/04/04).
i) No se tuvo constancia del acuse recibo, a excepción de la firma I Watch (correo
electrónico), de la circular Nº 1 de los documentos de licitación cursada por esa vía a los
oferentes que participaron del proceso.
j) El 29/04/04 la firma Sonda, mediante nota, señala que los requerimientos de seguridad
están compuestos por dispositivos Smart Cover Lock y Smart Cover Sensor, los cuales
se encuentran en los equipos marca HP. Es decir, para esta empresa surge claramente
que cualquier oferente que quiera participar de esta licitación se verá obligado a cotizar
únicamente marca HP, lo que impide la participación de cualquier otra marca (esta
empresa cuenta con equipamiento IBM). Se observa que la respuesta de la UEP
mediante Nota 1074/04 del 30/04/04 dirigida solamente a la firma Sonda no tiene
fundamentos técnicos y solamente se remite a informar que el pliego de la licitación ha
sido aprobado por el Banco y que las cláusulas que contiene no son limitativas.
k) No se tuvo constancia del acto administrativo que ordena la suspensión del proceso
atento haberse recibido la “protesta” de la firma Sonda.
l) No se tuvo constancia que la respuesta de la UEP a Sonda haya sido comunicada a las
demás empresas que retiraron los documentos de licitación. Esta notificación debió
efectuarse mediante Circular Nro. 2.
m) Según constancias (acta) sin firmar obrantes en las actuaciones en dos casos
(CORADIR SRL y Servicios Globales) las ofertas se presentaron el 30/04/04 a las
26
15.30 hs y 15.15 hs, respectivamente, luego de las 15 horas de ese día conforme se
preveía en los avisos del llamado.
n) La comunicación de la protesta y suspensión del proceso dirigida vía fax a la empresa
Tekhne SA, pudo no haberse concretado ya que en la constancia de envío del fax se lee
“error de comunicación”, b) En las comunicaciones dirigidas a las firmas IBM e Image
Watch no constan los números de fax a los cuales se efectuaron las notificaciones, c) No
coincide el numero de fax por el cual se comunicó a la empresa Estilo la suspensión del
proceso con el número denunciado por la empresa al momento del retiro del pliego.
o) No se ha respetado el plazo prudencial (no menor a 5 días hábiles) para ratificar o
modificar la propuesta presentada por Sonda Argentina SRL en su protesta, en la que
señalaba un planteo con relación a las especificaciones técnicas de los puestos de
trabajo, procedimiento a seguir según Anexo B. Cl, cláusula 4.03, Manual de
Administración del BID – GS-103.
p) No se tuvo constancia del acto administrativo que dispuso la apertura de sobres para el
día 1 de junio de 2004 a las 11.00 hs.
q) No tiene fecha el Informe de Evaluación y Recomendaciones de Adjudicación.
r) Si bien la oferta en su conjunto de la firma Coradir SRL es la más conveniente
económicamente por resultar la más baja (Coradir SRL: $ 734.730.- Oferta de HewlettPackard Argentina SRL: USD: 282.887,80), el Comité de Evaluación informa que “la
oferta correspondiente a Coradir SRL según los informes presentados por la misma
empresa no cumple con las condiciones del pliego siendo los incumplimientos a) placa
de video no integrada, b) placa de red no integrada, c) carece de dispositivos de
seguridad”.
Se debe recordar que la observación respecto de los dispositivos de
seguridad (diferentes, no carencia) fue objeto de “protesta” por parte de la empresa
Sonda Argentina SRL en fecha 29 de abril de 2004 (ver b) anterior).
s) No tiene fecha de emisión ni número interno la copia de la nota dirigida al Sr. Director
Nacional del programa con motivo del informe de evaluación.
t) Se observa, como bien lo señala el Banco, que hay un incremento de los precios de los
“Puestos de Trabajo A” (lote 1 ítem 1) ya que el valor de preadjudicación consignado en
el informe de Evaluación resulta un 28,5 % superior al monto del presupuesto oficial.
27
u) Atento que no quedó documentado el motivo por el cual uno de los oferentes (Tekhne)
no precalificó siendo el valor ofertado sustancialmente menor al adjudicado con fecha
26/08/04 el consultor técnico informático del PNUD (Mario Miranda) emite un informe
en el que indica que el valor presupuestado por la empresa Tekhne correspondía a USD
788.- (sin IVA) y los valores de preadjudicación corresponden a USD 916.- (sin IVA).
El Consultor alega que no se conoce con detalle la base que se utilizó para proveer los
valores indicativos en el presupuesto, dado que únicamente figura en el Pliego de Bases
y Condiciones la propuesta y especificaciones técnicas de la plataforma (Hadware y
Software). La diferencia del 14 % en exceso no se halla debidamente respaldada por lo
que el Consultor PNUD “presume” que la diferencia proviene de las garantías y soporte.
Conclusión errónea habida cuenta que la propuesta técnica incluida en el pliego incluye
detalladamente tales ítems. Por otra parte, no constan en el expediente licitatorio
antecedentes respecto a la base utilizada para prever los valores indicados en el
presupuesto. Asimismo, efectúa una comparación entre el precio de adjudicación y el
valor de lista. El resultado arroja que el precio de lista es un 34% más caro dado que
nuevamente el Consultor erróneamente efectúa una comparación con valores del
mercado por compra individual de equipos, por lo tanto su análisis no reviste
comparación. Cabe aclarar que tampoco indica de dónde obtuvo el valor de los mismos.
v) No se aclara la firma ni se especifica fecha de recepciòn de la notificación de la
adjudicación de la LPI dirigida a Image Watch.
w) No se tuvo constancias de cumplimiento de documentos de licitación por parte de
Servicios Globales de Informática garantía de cumplimiento del contrato (Sección I,
cláusula 44.1), adjudicataria del Lote 2 (compra de Scanner).
Comentarios UEP:
a) Se abrió una carpeta, conforme lo indica el Manual de Procedimientos del PNUD,
Capítulo IV, Recursos Físicos, punto 29.
b) Si bien es consecuencia de lo explicado en el punto anterior, se tomó debida nota y se
confeccionarán expedientes para cada proceso de adquisiciones, debidamente foliado.
c) Los originales de las Notas se encuentran archivados en los respectivos biblioratos de
28
Notas BID y Notas BID recibidas, se agregará a las copias la identificación de COPIA
y se incorporarán al respectivo proceso.
d) Los documentos se encuentran archivados dentro de un Bibliorato con folios de
polietileno y dentro de cada uno de ellos se encuentran los distintos temas relacionados
con la mencionada Licitación con las respuestas y observaciones correspondientes, por
ese motivo puede haberse alterado en algún caso el orden cronológico. Se tendrá en
cuenta la observación.
e) Se tomó debida nota.
f) Se tomó debida nota la observación, se omitió colocar el sello de recepción a dichas
notas.
g) La no objeción del Banco a las respuestas de las consultas efectuadas por la firma I
Watch SRL, fue otorgada a través de la Nota CAR 1957/2004, cuya copia se encuentra
archivada en el bibliorato correspondiente.
h) Si bien la solicitud de aclaración efectuada por la firma I Watch SRL fue efectuada con
fecha 21 de abril, fuera del plazo estipulado en el pliego para este tipo de solicitud, a
efectos de facilitar la participación de proponentes y de brindarles la mayor información
posible con relación a la adquisición, se decidió dar curso a la misma y efectuar la
aclaración correspondiente, cursando notas con fecha 28 de abril a todas la empresas
que retiraron pliegos, previa no objeción del BID por nota CAR 1957/2004.
i) El Programa informó a todas las firmas que retiraron el correspondiente pliego el
contenido de las aclaraciones que se emitieron. Para ello, se envió dicha aclaración a
todas las firmas que habían retirado el pliego por dos vías: fax y e mail. En lo sucesivo
se extremarán los recaudos a fin de dejar adecuada constancia de la recepción de las
comunicaciones por parte de los oferentes.
j) Las especificaciones técnicas de la licitación incluyen equipos que responde a las
descripciones efectuadas por el Programa de Informática del Ministerio de Economía y
Producción, dado que los sistemas informáticos de nuestra Secretaría están integrados a
los de ese Ministerio, dicho Programa busca en todo momento definir productos que
brinden la mayor seguridad, rendimiento e innovación tecnológica, con el propósito de
dotar al Ministerio de las mejores herramientas disponibles al momento de cada compra
29
para aumentar la eficiencia de su trabajo.
Las mencionadas especificaciones fueron oportunamente evaluadas por el BID y, por
tratarse de un equipamiento informático se consultó a la Oficina Nacional de Tecnología
Informática (INTA), de la Secretaría de la Función Pública de la Jefatura de Gabinete,
mereciendo su aprobación. Consecuentemente, en los términos de la nota mencionada
solo se pretendió ratificar las referidas especificaciones. Por su parte, el PNUD, en su
nota de fecha 13/05/04, enviada al Sr. José García, de Sonda Argentina SA, deja
constancia que los dispositivos motivo de su consulta están presentes en varias marcas y
modelos de equipos y que los mismos pueden considerarse un Standard de la industria.
Por lo tanto la solicitud de los mismos no constituye una limitación.
k) (Comentario no procedente).
l) (Comentario no procedente.
m) Por error involuntario, en los avisos publicados el plazo para presentar ofertas vencía a
las 15.00 horas. En el Pliego de Bases y Condiciones figuraba las 15.30 horas como
plazo máximo para presentar las ofertas. Dado la validez legal de los documentos de la
Licitación, se procedió a cumplir con los plazos y horarios establecidos en dicho
documento.
Cualquier oferente que deseara presentar propuestas debía previamente retirar el pliego
y en este figuraba las 15.30 horas, con lo cual en el proceso intervinieron todos aquellas
que tuvieron voluntad de presentar oferta.
n) (Comentario no procedente).
o) (Comentario no procedente).
p) Por nota a cada una de las empresas oferentes se les comunicó que el primero de junio
del 2004, a las 11 horas, en Avda. Julio A. Roca 651, 5 piso, sector 1, Ciudad
Autónoma de Buenos Aires, se procedería a la apertura de los sobres presentados y
como fuera explicado el 1 de junio de 2004, mediante la intervención del escribano
Manso se labró un acta de apertura de sobres.
q) Se toma nota.
r) La oferta más conveniente que cumple con las condiciones del pliego es la
correspondiente a la firma Hewlett Packard Argentina SRL, según el correspondiente
30
dictamen técnico firmado por Mario Miranda, Gabriel Di Paolo, Aldo Resemberg y
Gabriel Uzer.
Toda esta documentación fue enviada al BID por nota 1084/04, del 27 de agosto del
2004 y recibió la “no objeción” por Nota CAR 4516, del 8 de setiembre de 2004.
El informe de Evaluación y Recomendación de Adjudicación realizado por el Comité
creado a tal efecto, dice textualmente: “Para el item 1 del lote 1 Puesto de Trabajo Tipo
A”. “Se recibió oferta de las firmas Hewlett Packard Argentina SRL y Coradir SRL. La
oferta correspondiente a la firma Hewlett Packard Argentina SRL, según los informes
presentados por la misma empresa, cumple con las condiciones del pliego. La oferta
correspondiente a Coradir SRL según los informes presentados por la misma empresa
no cumple con las condiciones de del pliego siendo los incumplimientos a) placa de
video no integrada, b) placa de red no integrada, c) carece de dispositivos de seguridad.
s) Se toma nota.
t) (Comentario no procedente).
u) La opinión del consultor técnico informático del PNUD, Mario Miranda, debe
interpretarse como referida a la posibilidad de que la diferencia de precio resultara de un
probable error en la estimación del costo de la garantía y soporte que se solicitaban, toda
vez que por ser requerimientos especiales no contaban con valores comparativos de
mercado.
v) Se toma debida nota de la observación.
w) Se omitió solicitar a la empresa Servicios Globales de Informática la garantía de
cumplimiento de contrato, el monto del mismo es de u$s 743,88, asimismo, cabe señalar
que los bienes fueron entregados por la firma en plazos menores a los estipulados en el
pliego.
Recomendaciones: No obstante lo señalado por la UEP se deben observar normas
mínimas de control interno, de resguardo e integridad de la documentación respaldatoria
esto es; expedientes debidamente foliados y ordenados cronológicamente con toda la
documentación que respalden los procesos de compra, situación no contemplada por dicha
unidad en la mera acumulación de documentación sin orden de ningún tipo.
31
Se verificará lo informado, atento que no se adjuntó oportunamente la documentación
solicitada por este grupo de auditoría.
Ajustarse a los documentos de licitación al momento de llevar adelante al proceso, o en su
defecto documentar adecuadamente aquellas modificaciones contemplados teniendo en
cuenta en no afectar los principios de igualdad y correcto comportamiento de a aquellos
potenciales oferentes que, ajustándose a las previsiones de los documentos licitatorios, no
hicieron uso de esas ventajas.
Las comunicaciones y circulares deben comunicarse por escrito. Se entiende “por escrito”
a toda comunicación escrita con prueba de recepción, en cumplimiento de lo prescrito en
Sección I – Instrucciones a los oferentes – Cláusula A- Punto 1.2 del Pliego de Bases y
Condiciones
Se ratifica la observación en cuanto que la respuesta brindada por la UEP a la firma Sonda
Argentina SA debió efectuarse a todas las firmas que retiraron los pliegos licitatorios. Esta
fue la conducta adoptada por las UEP en la oportunidad comentada en la observación
anterior.
Por otra parte la nota aludida del 13/05/04 solo brinda respaldo técnico en la remisión a
páginas web sin especificar debidamente si dichos dispositivos de seguridad cumplen lo
previsto en las especificaciones técnicas (cerradura no visible del exterior – controlada por
el BIOS- señal alerta a través de la red LAN, que opere estando el equipo apagado, que
genere alerta en el momento de bootear el equipo si se ha removido la cubierta, etc.). En
consecuencia, la sola remisión a páginas webs no informa de la cantidad de equipos o qué
equipos y marcas cumplirían con las especificaciones técnicas previstas en el pliego de
bases y condiciones.
Efectuar el acto administrativo a través del responsable del proceso comunicando
fehacientemente a los participantes de la licitación.
En la documentación de respaldo deben constar la comunicación a los demás participantes
de las aclaraciones formuladas a SONDA SA.
Si bien reconoce la UEP que ha cometido un error en la publicación del horario establecido
en el pliego, se ratifica lo manifestado respecto a que las constancias de recepción de las
ofertas no fueron firmadas por autoridad competente.
32
Dar cumplimiento a la normativa vigente.
Prever al acto administrativo que disponga la apertura de sobres.
No obstante lo manifestado se debe requerir las garantías pertinentes.
Recomendaciones Generales:
• Observar normas mínimas de control interno, de resguardo e integridad de la
documentación respaldatoria del proceso de selección, situación no contemplada por
dicha unidad en la mera acumulación de documentación sin orden de ningún tipo.
• Certificar por autoridad competente las copias obrantes en el expediente licitatorio.
• Respetar los principios que deben imperar en todo proceso de selección, a saber,
igualdad, correcto tratamiento, transparencia, publicidad, etc.
• Observar lo estipulado en el Pliego de Bases y Condiciones.
• Tener en cuenta la normativa vigente.
• Respetar las normas del BID y PNUD.
• Realizar los actos administrativos pertinentes en cada etapa del proceso.
BUENOS AIRES, 23 de septiembre de 2005.
33
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL
DE LA POLÍTICA COMERCIAL EXTERNA”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 1206/OC-AR BID
(Ejercicio N° 4 finalizado el 31/12/04)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Tal como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de
conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la
Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para
la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades
Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/04 con las imputaciones
efectuadas en los registros contables y con la documentación respaldatoria (pruebas
sustantivas);
- test o prueba de transacciones;
- análisis de antecedentes de contratación de servicios de consultoría;
- circularización de saldos;
- análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los gastos;
- análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del Programa;
- conciliaciones bancarias;
- como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios.
34
El alcance de nuestra tarea comprendió el 100 % de los orígenes y el 57,66 % de las
aplicaciones, de acuerdo al siguiente detalle:
Categoría de inversión
Total
ejecutado
USD
394.683,95
% de
incidencia
% de
muestra
42,00
Importe
muestra
USD
301.580,20
Articulación de la Política ComercialAporte BID/Local
405.016,00
43,10
141.875,64
35,03
Gerencia y Administración del ProgramaAporte BID/Local
89.606,05
9,54
48.041,90
53,61
Costos financieros-Aporte BID/Local
50.350,71
5,36
50.350,71
100,00
939.656,71
100,00
541.848,45
57,66
Fortalecimiento Institucional de la SICAporte BID/Local
Total
76,41
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
BUENOS AIRES, 23 de septiembre de 2005
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