2003_132info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROYECTO DE CONTROL DEL SIDA Y
ENFERMEDADES DE TRANSMISIÓN SEXUAL-LUSIDA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4168-AR BIRF
(Ejercicio N° 7 finalizado el 31/12/02)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31/12/02 detallados en Isiguiente, correspondientes al “Proyecto de Control del SIDA y Enfermedades de Transmisión
Sexual-LUSIDA”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4168-AR, suscripto el 23 de septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
La administración financiera fue llevada a cabo por la Unidad Ejecutora del Proyecto creada al
efecto, en el ámbito de la Unidad de Coordinación de Programas y Proyectos con Financiamiento
Externo (UCPPFE) del Ministerio de Salud.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31/12/02, expresado en dólares
estadounidenses, comparativo con el ejercicio anterior, notas N° 1 a 9 y anexos N° 1 a
3 que forman parte del mismo.
b) Estado de Inversiones Acumuladas por Categoría de Inversión al 31/12/02, expresado
en dólares estadounidenses.
1
c) Estado de Inversiones Acumuladas por Componente de Costos del Proyecto al
31/12/02, expresado en dólares estadounidenses.
Los mencionados estados fueron confeccionados por la Unidad Ejecutora del Proyecto y
son de su exclusiva responsabilidad. Fueron presentados en su totalidad a esta auditoría
con fecha 21/08/03 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con
este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto emitir una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 2/06/03 y el 18/07/03 y el
21/08/03, fecha en que se recibieron la totalidad de los estados financieros definitivos del
Programa.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo las pruebas de los registros contables y demás procedimientos de auditoría que
se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta.
Según Nota N° 2006/03, recibida el 04/07/03, del Asesor Legal de Jurídicos de la Unidad
de Financiamiento Internacional de Salud ( UFI-S) manifiesta, respecto a otras situaciones
que deben ser de nuestro conocimiento, lo siguiente:
2
Que LUSIDA no ha precisado la existencia de causa judicial alguna pendiente, limitándose
a mencionar reclamos por redeterminación de precios articulados por los contratistas de las
Obras en los hospitales Fiorito de Avellaneda; en el Centro de Res. Inmediata de Wilde; en
el Centro Nro. 1 de Mar del Plata; en el Hospital Posadas y en el centro de Referencia de
Moreno. Cabe destacar que respecto de estos reclamos el LUSIDA sólo dio cuenta de su
existencia, pero no ha informando sobre el surgimiento de situación conflictiva alguna.
Indica además que, respecto al contrato celebrado con OGILY & MATHER ARGENTINA
S.A. para la realización de la campaña masiva de Prevención de VIH /SIDA, expresa el
LUSIDA en su informe que “A la fecha la agencia mencionada no ha presentado reclamos
por los pagos fuera de término” (el saldo pendiente de pago fue abonado fuera de término
con fecha 02/07/02).
En cuanto a las situaciones indicadas en la Nota UFI-S 1572/02 de fecha 2 de Noviembre
de 2002 (ya expuestas en el ejercicio anterior), indica que el LUSIDA no ha informado de
variantes respecto de las mismas.
III- ACLARACIONES PREVIAS
A la fecha de cierre de ejercicio queda pendiente de aprobación por la UEP la rendición
correspondiente a la Asociación Civil ACIPEFF por $ 10.500,00 que al 31/12/02 fueron
contabilizados como inversiones y no como anticipos de fondos a rendir. Respecto a la
OSC "SI VIDA", perteneciente a la primer convocatoria de Proyectos, los anticipos no
rendidos a fecha de cierre ascienden a $ 24.202,07, y provienen del ejercicio 2000 según la
documentación suministrada por la UCP.
Tampoco se registró a la fecha de cierre la deuda por $ 1135.93 mantenida con la OSC
"CELS", que fuera abonada el 02/04/03.
3
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expuesto en III- y sujeto
a lo señalado en II-, los estados identificados en I- presentan razonablemente la situación
financiera del “Proyecto de Control del SIDA y Enfermedades de Transmisión SexualLUSIDA” al 31/12/02, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado
en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los
requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 4168-AR BIRF del 23/09/97.
BUENOS AIRES, 25 de agosto de 2003.
Dra. Adriana DENTONE
Dr. María Fernanda IBAÑEZ
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Coordinadora D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
4
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL
“PROYECTO DE CONTROL DEL SIDA Y
ENFERMEDADES DE TRANSMISIÓN SEXUAL-LUSIDA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4168-AR BIRF
(Ejercicio N° 7 finalizado el 31/12/02)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha efectuado
el examen del estado detallado en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31/12/02,
correspondiente a la Cuenta Especial del Convenio de Préstamo N° 4168-AR BIRF del
“Proyecto de Control del SIDA y Enfermedades de Transmisión Sexual-LUSIDA”.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de la Cuenta Especial del Préstamo 4168-AR por el ejercicio terminado el 31 de
diciembre de 2002, expresado en dólares estadounidenses, correspondiente a la cuenta
corriente N° 000613201000 del Banco de la Nación Argentina, Sucursal Nueva York.
El estado fue preparado por la Unidad Ejecutora del Proyecto y se adjunta inicialado por
nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
5
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORIA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo los procedimientos de auditoría considerados necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
La cuenta mencionada fue cerrada el 8 de mayo de 2002, por lo cual los desembolsos del
ejercicio se realizaron directamente a la cuenta en dólares N° 330022/0,en el Banco de la
Nación Argentina Sucursal Plaza de Mayo.
6
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- presenta
razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Proyecto de Control
del SIDA y Enfermedades de Transmisión Sexual-LUSIDA” N° 000613201000 al 31 de
diciembre de 2002, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en
esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales en la República
Argentina y con las estipulaciones sobre el uso de fondos contempladas en la respectiva
cláusula y anexo del Convenio de Préstamo N° 4168-AR BIRF del 23/09/97.
BUENOS AIRES, 25 de agosto de 2003.
Dra. Adriana DENTONE
Dr. María Fernanda IBAÑEZ
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Coordinadora D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
7
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL
“PROYECTO DE CONTROL DEL SIDA Y
ENFERMEDADES DE TRANSMISIÓN SEXUAL-LUSIDA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4168-AR BIRF
(Ejercicio N° 7, finalizado el 31 de Diciembre de 2002)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos y
las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, emitidos y presentados al Banco Mundial
durante el ejercicio 2002, correspondientes al “Proyecto de Control del SIDA y Enfermedades de
Transmisión Sexual-LUSIDA”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio
de Préstamo N° 4168-AR, suscripto el 23 de septiembre de 1997 entre la República Argentina y
el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Solicitudes de Desembolso para el ejercicio terminado el 31/12/02, expresado
en dólares estadounidenses.
b) Estado de Solicitudes de Desembolso Acumuladas por año al 31/12/02, expresado en
dólares estadounidenses.
Los estados fueron preparados por la Unidad Ejecutora del Proyecto y se adjuntan
inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
8
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización
Internacional
de
Entidades
Fiscalizadoras
Superiores
(INTOSAI),
incluyendo el análisis de documentación respaldatoria de los SOE’s, verificación de la
elegibilidad de los gastos y demás procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
III- ACLARACIONES PREVIAS
1. Se pudo verificar que los gastos no elegibles detectados en el ejercicio anterior no
fueron subsanados en el ejercicio auditado, los cuales ascendieron a $ 4.592,44, de los
cuales $ 430,15 se imputaron a la categoría 3 y $ 4.162,29 a la categoría 4, según se
detalla seguidamente:
SOE Nº
Cat. 3
Cat. 4
TOTAL
SOE 34
84,87
-
84,87
SOE 36
257,4
234,36
491,76
SOE 37
0
3.715,69
3.715,69
SOE 38
87,88
212,24
300,12
TOTALES
430,15
4.162,29
4.592,44
2. Con respecto a la nota 1 al Estado de Solicitud de Desembolso Acumulado, se aclara
que si bien el porcentaje de financiación de la categoría 4 corresponde al 50 % el
Banco sólo desembolsó USD 16.123,77 de las solicitudes N° 36 y 37.
9
3. En la SOE Nro. 40, se liquida el importe correspondiente al fondo de reparo, cuando en
las respectivas órdenes de pago dicho importe se deduce. Esto ocurre en las órdenes de
pago nros. 607/509/510/574/575. Por lo tanto se rinde un monto retenido que asciende a
$ 1.092,78.
4. El Estado de Solicitud de Desembolso para el ejercicio terminado el 31/12/02 no
consigna la fecha de las mismas correspondiendo 10/07/02 para el SOE N° 39 y
20/11/02 para el SOE N° 40. A su vez se aclara que en el cuadro correspondiente a
Solicitudes Reembolsadas en el ejercicio, se imputó erróneamente los importes de la
Solicitud N° 39 a la Solicitud N° 40, por lo cual donde dice Solicitud N° 39 debe leerse
Solicitud N° 40.
5. Los importes consignados en la columna 17 “Monto Retirado de la Cuenta Especial” de
los Certificados de Gastos emitidos durante 2002, corresponden a dólares
estadounidenses convertidos al tipo de cambio establecido por Banco Nación de la
Republica Argentina a fecha de emisión de la orden de pago.
10
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expuesto en III- 1. y 3.
precedentes, los estados identificados en el apartado I-, correspondientes al “Proyecto de
Control del SIDA y Enfermedades de Transmisión Sexual-LUSIDA” resultan ser
razonablemente confiables para sustentar los Certificados de Gastos y las Solicitudes de
Retiro de Fondos relacionadas, emitidos y presentados al Banco Mundial durante el
ejercicio finalizado el 31/12/01, de conformidad con los requisitos establecidos en el
Convenio de Préstamo N° 4168-AR BIRF del 23/09/97.
BUENOS AIRES, 25 de agosto de 2003.
Dra. Adriana DENTONE
Dr. María Fernanda IBAÑEZ
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Coordinadora D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
11
INFORME SOBRE CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4168-AR BIRF
“PROYECTO DE CONTROL DEL SIDA Y
ENFERMEDADES DE TRANSMISIÓN SEXUAL-LUSIDA”
(Ejercicio N° 7 finalizado el 31/12/02)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Durante el transcurso de la auditoría externa realizada por esta Auditoría General de la Nación
sobre los estados financieros al 31 de diciembre de 2002, correspondientes al “Proyecto de
Control del SIDA y Enfermedades de Transmisión Sexual-LUSIDA”, operado por la Unidad
Ejecutora del Proyecto (UEP) creada al efecto, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas
contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos
del Convenio de Préstamo N° 4168-AR, suscripto el 23 de septiembre de 1997 entre la
República Argentina y el Banco Internacional y de Reconstrucción Fomento (BIRF).
a) Sección 2.01: Monto del préstamo por USD 15.000.000.-.
El monto total desembolsado por el BIRF al 31/12/02 ascendió a USD 14.071.253,85
correspondiendo a los desembolsos del ejercicio en Cuenta Especial USD 1.249.271,85 (USD
291.111,69 del SOE 40 fue aplicado íntegramente al recupero de la asignación autorizada).
b) Sección 2.02 (a): Retiros de la cuenta del préstamo de conformidad con el Anexo 1 del
Convenio.
La reasignación de fondos entre categorías de gastos de fecha 27/06/02 aprobado por el BIRF
mediante fax del 28/06, no ha quedado formalizada mediante enmienda al contrato. Se remite
a las notas al Estado de Inversiones Acumuladas para el detalle de gastos reclasificados.
12
c) Sección 2.02 (b): Cuenta Especial del Préstamo.
Cabe informar que no se cumplió con los plazos establecidos por el Banco para la
presentación de las solicitudes de reposición de los fondos, ya que durante el período auditado
solo fueron presentadas las Solicitudes de Desembolso Nros. 39 y 40 con fecha 12/7/02 y
20/11/02, respectivamente, mientras que la Carta de Desembolsos y la Normas del BIRF
establecen su presentación a intervalos mensuales, o más frecuentemente si la ejecución es
mayor, no debiendo exceder los tres meses.
d) Secciones 2.04, 2.05 y 2.06: Comisión de compromiso e intereses. Su pago.
No se cumplió con la fecha de pago correspondiente al vencimiento de la cuota del 15 de
junio de 2002, abonándose recién el 08/07/02 los pagos se detalla a continuación:
Concepto / Fecha
8 de Julio de 2002
16 de Diciembre de 2002
Intereses
136.774,94
155.635,51
less partial waiver
(3.196,72)
(3.457,29)
2.715,07
1.514,95
Comisión de compromiso
e) Sección 2.07: Amortización.
Cumplida. Se abonó la primer cuota de amortización del préstamo que asciende a USD
750.000,00, el 16 de Diciembre de 2002.
f) Sección 3.02: Adquisiciones de bienes, obras y servicios de consultoría.
Cumplida parcialmente, las observaciones se detallan en el Memorando a la Dirección del
Proyecto adjunto.
13
g) Sección 3.04 (b): Convenios con Ministerios de Educación provinciales.
No hubo ejecución de convenios durante este ejercicio, según información suministrada por la
UCP.
h) Sección 3.04 (c): Unidad Coordinadora del Proyecto.
Cumplida.
i) Sección 3.05 (a) (i): Manual operativo.
Cumplida. Consultada la Unidad de Coordinación no se tuvo información respecto a
modificaciones al Manual Operativo.
j) Sección 3.05 (a) (ii) y (b): Plan Anual de Operaciones.
No cumplida. Conforme nos informa la Unidad de Coordinación, el Proyecto adopta la
modalidad de remitir el cronograma de Licitaciones y Adquisiciones anualmente.
k) Sección 3.05 (c) y (d): Informes de consultores sobre los análisis y evaluaciones ex-post
de subproyectos.
Cumplida en términos generales, las observaciones se detallan en el Memorando a la
Dirección del Proyecto adjunto.
l) Sección 3.06 (b): Informes Semestrales.
No cumplida. No se presentaron informes durante el ejercicio auditado, según información de
la UCP. Los mismos forman parte de los informes presentados a las revisiones del Banco.
14
m) Sección 4.01: Sistema contable.
Cumplida parcialmente ya que del sistema implementado no surge la totalidad de los estados
financieros presentados, solamente el Estado de Situación Patrimonial del Proyecto.
Asimismo se ha podido verificar que los certificados de gastos presentados al BIRF no surgen
del sistema contable implementado, lo que implica duplicidad y margen de error en la carga
de datos.
BUENOS AIRES, 25 de agosto de 2003.
Dra. Adriana DENTONE
Dr. María Fernanda IBAÑEZ
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Coordinadora D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
15
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROYECTO DE CONTROL DEL SIDA Y ENFERMEDADES
DE TRANSMISIÓN SEXUAL-LUSIDA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4168-AR BIRF
(Ejercicio N° 7 finalizado el 31/12/02)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros, por el período
comprendido entre el 01/01/02 y el 31/12/02, correspondientes al “Proyecto de Control del SIDA
y Enfermedades de Transmisión Sexual-LUSIDA”, han surgido observaciones y consecuentes
recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema
de control interno existentes en la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP), que hemos considerado
necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
A- OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO SUBSANADAS AL
31/12/02.
1. REGISTROS CONTABLES
Observaciones:
a) Del sistema contable implementado no surge la totalidad de los estados financieros
presentados (Estado de Solicitudes de Desembolsos), sino solamente el Estado de
Situación Patrimonial del Proyecto.
16
b) Los asientos contables no respetan la correlatividad numérica, ya que el sistema permite
intercalar asientos.
c) No se contabiliza el fondo de reparo retenido correspondiente a la ejecución de obras.
Comentarios de la UEP:
a) Como lo informáramos en ejercicios anteriores, si bien sólo surge del sistema contable
el estado de situación patrimonial, el resto de los estados financieros se elabora a partir
de los distintos listados que emite el sistema.
b) Se solicitará la corrección pertinente al proveedor del sistema.
c) El fondo de reparo no se contabiliza, pero se deja constancia del importe adeudado por
este concepto en nota a los Estados Financieros.
Recomendaciones:
a) Si bien el Proyecto implementó registros auxiliares de control y seguimiento de los
desembolsos, rendiciones y saldos a rendir de las OSC’s, se recomienda realizar las
modificaciones necesarias al sistema de registración de manera de obtener información
confiable, oportuna y consistente, sobre los diferentes estados que emite el Proyecto.
b) Adecuar el sistema contable para que no se presente la registración de asientos
extemporáneos, garantizando la correlatividad numérica de los mismos.
c) Contabilizar en tiempo el fondo de reparo correspondientes a obras a fin de exponer
adecuadamente los montos involucrados por este concepto.
2. LIBRO BANCO
Observación: La UEP no cuenta con un registro de cheques.
Comentario de la UEP: Sin comentarios.
Recomendación: Implementar un registro cronológico y correlativo de cheques emitidos
y/o anulados, efectuando oportunamente el seguimiento y control de las conciliaciones
bancarias.
17
3.-CONSULTORES
3.1 Proceso de Selección:
a) Respecto a la contratación de consultores, en el 57 % de los casos que integran la
muestra, no existe respaldo del proceso de selección (tres postulantes, como mínimo).
b) No existe cuadro de evaluación de los postulantes en el 85 % de los casos.
c) En un 57 %, los currículos no se encuentran firmados por los consultores contratados,
no tienen fecha de presentación ni fecha de recepción por parte de la Unidad.
Comentarios de la UEP:
a) y b) El proyecto no confecciona cuadro de evaluación, aunque la misma es efectuada
sobre la base de los antecedentes de los tres postulantes.
c) Se tendrá en cuenta la observación.
Recomendaciones: Dar cumplimiento al Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación
Técnica Ejecutados por el Gobierno - PNUD- lo cual implica mantener un adecuado nivel
de control interno sobre ésta área específica.
3.2.- Control de Legajos:
a) En todos los casos las solicitudes de contratación no tienen número.
b) En el 71% de los casos los contratos solo se encuentran firmados en la última hoja, sin
haber sido inicialadas todas las hojas del mismo por parte de la coordinación del
Programa y el consultor contratado.
c) En todos los casos los términos de referencia no se encuentran debidamente suscriptos
por los consultores.
d) Se verificó la ausencia de las DDJJ de incompatibilidad de los consultores contratados
en el 57% de la muestra.
Comentarios de la UEP:
a) Se ha tenido en cuenta la observación.
b) y c) Se tendrá en cuenta la observación.
18
d) DDJJ de incompatibilidad: Se ha tenido en cuenta la observación y cumplimentado.
Recomendaciones: Dar cumplimiento al Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación
Técnica Ejecutados por el Gobierno - PNUD- lo cual implica mantener un adecuado nivel
de control interno sobre ésta área específica.
3.3.- Análisis de Contratos:
a) Con respecto a un consultor cuya intención con el IVA es Responsable Inscripto, el
monto del honorario según contrato incluye el I.V.A. Por lo tanto el monto sujeto a
retención debió haber sido el monto del honorario mensual y no considerar ese monto
como neto.
b) En dos casos analizados los consultores no acreditan Título profesional acorde a la
categoría asignada según lo estipula el Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el
Gobierno (P.N.U.D.).
c) Se remitió la información a Cancillería sobre la imputación a las distintas líneas, con
fecha posterior al inicio de los respectivos contratos para el Período Julio/Diciembre
2002.
d) En un caso se verificó que no hubo proceso de selección. No obstante existe un período
de contratación previa (mes de febrero del 2002); donde se informó sobre la solicitud de
contratación recién el 8/3/02. Con fecha 25/3/02, se informó sobre la contratación del
nuevo período como Coordinadora (15 de Marzo al 30/6/02) a la Cancillería y a la UFISalud. También consta que la presentación del Informe final, presentado para dicho
período es de fecha 28/6/02, anterior a la finalización del contrato.
Comentarios de la UEP:
a) Oportunamente fue efectuada la consulta al PNUD y el manual de gestión establece que
“...las locaciones de servicio con responsables inscriptos en IVA, el honorario pactado
se considerará que no incluye el impacto de dicho impuesto. En este caso, la facturación
y emisión del correspondiente certificado se realizara de acuerdo a lo establecido en la
Res.3349 - DGI.
19
b) En estos casos las categorías fueron asignadas por decisión de la Coordinación
Ejecutiva y se ha presentado oportunamente la nota de excepción a la cancillería.
c) Sin comentarios.
d) El Informe Final fue presentado con fecha 28 de junio por ser éste el último día hábil
del mes.
Recomendación: Dar cumplimiento al Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación
Técnica Ejecutados por el Gobierno - PNUD- lo cual implica mantener un adecuado nivel
de control interno sobre ésta área específica. Con respecto al honorario pactado, este
incluye el IVA, según lo estipulado en el respectivo contrato, suscripto con el consultor,
por lo que se deberá dar cumplimiento al mismo, así como verificar su congruencia con la
normativa PNUD.
4. OBRAS
Observaciones:
a) Los expedientes verificados no se encuentran foliados.
b) El 75 % de las ordenes de pago carecen de firma y/o de las aclaraciones de las mismas.
Comentarios de la UEP:
a) Los expedientes no se encuentran foliados, pero se incluye toda la documentación del
proceso de la contratación, ya sea mediante LPN o comparación de precios, dando
cumplimento a las normas del BIRF en la materia. La documentación se archiva en
forma cronológica.
b) Sin comentarios.
Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la
calidad de la información. Los expedientes administrativos deberán estar debidamente
foliados y guardar las formalidades previstas en el Manual de Gestión de Proyectos
Ejecutados por el Gobierno (P.N.U.D.) (Cap. III B Pto. 41 y 42 y Cap. IV Pto. 11) y las
normas vinculadas para las compras y contrataciones del BIRF.
20
5. VIAJES Y VIATICOS
Observaciones: En el 100 % de los casos observados no existe un informe del consultor
posterior a la realización de los viajes, debidamente aprobado por la Coordinación del
Programa, según lo prescribe el Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el
Gobierno (P.N.U.D.) Capítulo III F, Punto 92.
Comentarios de la U.E.P.: En muchos casos los consultores elaboran un informe de las
actividades realizadas. En todos los casos, los viajes se realizan dentro del marco del
cumplimiento de las actividades del proyecto, con expresa autorización de la coordinadora
ejecutiva y/o del Director Nacional del Proyecto.
Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos respecto de los viajes
solventados por el Proyecto y cumplimentar las normas descriptas en el Manual de Gestión
de Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno del PNUD.
6.- GASTOS VARIOS
Observaciones: Se pudo verificar que no existe un criterio uniforme para la imputación
contable de un mismo tipo de gasto, sin que existan evidencias que justifiquen tal
disparidad de criterio.
En algunos casos se ha detectado:
♦
falta de emisión de Orden de Compra;
♦
falta de solicitud de tres presupuestos y cuadros comparativos;
♦
contrataciones directas;
♦
en algunas Ordenes de Pago no se identifica el receptor del cheque.
Cabe mencionar que los mismos solo han surgido de la muestra bajo análisis, no
constituyendo el 100 % de los ajustes que debieran ser realizados de analizarse la totalidad
de las erogaciones
21
Comentarios de la UEP:
En caso de existir discrepancias en la imputación contable, se llevarán a cabo los ajustes
correspondientes.
En la mayoría de los casos se emite orden de compra y se adjuntan los presupuestos
solicitados y el cuadro comparativo.
Sólo excepcionalmente se efectúan contrataciones directas, por razones de urgencia y con
expresa autorización de la coordinación ejecutiva y/o dirección nacional del proyecto.
Recomendaciones: Aplicar un criterio uniforme de registración de gastos.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1. PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Observaciones:
a) La mayoría de las órdenes de pago carecen de aclaración de firmas de los responsables
y del beneficiario, excepto en el último trimestre del 2002.
b) Ninguna contratación efectuada por el Proyecto posee el correspondiente expediente o
legajo administrativo, que permita visualizar tanto los procedimientos relativos a la
contratación del servicio/gasto, como los vinculados a su ejecución.
Comentarios de la U.E.P.:
a) Se tendrá en cuenta la observación (se ha comenzado a dejar constancia de la aclaración
de los firmantes en el presente ejercicio). En la mayor parte de los casos figura el
número de documento del beneficiario y se adjunta recibo oficial del mismo.
b) El proyecto no adoptó la modalidad de confeccionar un expediente administrativo para
cada contratación. No obstante, se encuentra archivada la documentación de respaldo
de cada uno de los procedimientos de adquisición efectuados durante el ejercicio o que
tuvieron ejecución durante el mismo (licitaciones nacionales de obras, concursos de
consultoría, comparaciones de precios), dando cumplimiento a todas las disposiciones
22
del BIRF en la materia.
Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad
de la información. Los expedientes administrativos deberán estar debidamente foliados y
guardar las formalidades previstas en el Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el
Gobierno (P.N.U.D.) (Cap. III B Pto. 41 y 42 y Cap. IV Pto. 11) y las normas vinculadas
para las compras y contrataciones del BIRF.
2.-REGISTRACIONES CONTABLES
Observación: No fueron realizados los ajustes sugeridos por la AGN, correspondientes al
período 2001. (reclasificaciones de gastos no significativas entre líneas presupuestarias
PNUD).
Comentario de la UEP: Sin comentarios.
Recomendación: Imputar las erogaciones a cada línea presupuestaria teniendo en cuenta
lo estipulado en el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados por
el Gobierno del PNUD.
3. SOLICITUDES DE DESEMBOLSO
Observación general:
• No se puede determinar si los gastos rendidos en un SOE ya fueron rendidos
anteriormente debido a que los mismos no son rendidos cronológicamente.
Observaciones Particulares
Se han detectado las siguientes observaciones al SOE Nro. 40, a saber:
• Existe un error en el nro. de orden de pago correspondiente a Pedro Wasko, se registra
la OP Nro 822 cuando corresponde la OP Nro. 41.
23
• Se liquida el importe correspondiente al fondo de reparo, cuando en las respectivas
órdenes de pago se deduce. Tal situación se presenta en las órdenes de pago Nros.
607/509/510/574/575. Por lo tanto se rinde un monto retenido que asciende a $
1.092,78.
• Las órdenes de pago N° 741, 577 y 825 son rendidas parcialmente.
• Las fechas de pago no coinciden con la de la respectiva orden de pago (Nº 574/741).
Recomendación: Implementar un mecanismo de control sobre la documentación de
respaldo de los gastos incluidos en las rendiciones realizadas al BIRF.
BUENOS AIRES, 25 de agosto de 2003.
Dra. Adriana DENTONE
Dr. María Fernanda IBAÑEZ
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Coordinadora D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
24
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL “PROYECTO DE CONTROL DEL SIDA Y
ENFERMEDADES DE TRANSMISIÓN SEXUAL-LUSIDA”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4168-AR BIRF
(Ejercicio N° 7 finalizado el 31/12/02)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Tal como surge de los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad con las
Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son
compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y
con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores
(INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/02 con los registros
que les dan sustento;
- Test o prueba de transacciones y comprobantes;
- Verificación de la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- Verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría;
- Análisis de los movimientos de las cuentas bancarias;
- Circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
- Verificación de la metodología de adquisición, control y seguimiento de las Organizaciones de
la Sociedad Civil y Subcontratos;
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- Como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
necesarios en las circunstancias.
25
El alcance del examen comprendió el 100 % de las fuentes de fondos y el 42,28 % de los usos
expuestos en el Subtotal Préstamo 4168/AR del Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31/12/02,
de acuerdo al siguiente detalle:
OBRAS CIVILES
EQUIPAMIENTO
CONSULTORIA
ADMINISTRACION
Totales
Aplicaciones del
muestra
%
incidencia en el
ejercicio
muestra
rubro
862901,32 346933,22 40,21%
28,00%
262327,28 194376,77 74,10%
15,69%
1600511,26 541189,27 33,81%
43,68%
204460,13 156442,62 76,51%
12,63%
2930199,99 1238941,88 42,28%
100,00%
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 25 de agosto de 2003.
Dra. Adriana DENTONE
Dr. María Fernanda IBAÑEZ
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Coordinadora D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
26