2001_168info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD Nº ARG/96/001
“FORTALECIMIENTO DE LA SECRETARÍA DE EMPLEO Y
CAPACITACION LABORAL”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2000)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/96/001.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2000, correspondientes al Proyecto ARG/96/001
“Fortalecimiento de la Secretaría de Empleo y Capacitación Laboral”, suscripto el 23/02/96 entre
el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y
posteriores revisiones, a fin de que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones
necesarias para su ejecución.
I- ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de
2000, expresado en pesos y en dólares estadounidenses, y notas N° 1 a 4 que forman parte
del mismo.
b) Información Financiera Complementaria que incluye:
1.-Copia de la “Situación Financiera al 31/12/00”, emitida en dólares estadounidenses por
la oficina Buenos Aires del PNUD, y certificada por el Ejecutor del Proyecto.
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2.-Copia del Listado “Informe Combinado de Gastos”, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2000, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva
York, y certificado y conciliado por el Ejecutor del Proyecto.
El estado expuesto en a) surge de planillas auxiliares elaboradas en pesos. Fue preparado
por el Ejecutor del Proyecto y es de su exclusiva responsabilidad. Se encuentra expresado
en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD (USD 1 = $
0,998).
Los estados financieros definitivos fueron presentados a esta auditoría con fecha 1 de
agosto de 2001 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con
este dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 28/05/01 y el 06/07/01.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta.
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III ACLARACIONES PREVIAS
Se observaron diferencias poco significativas entre la información expuesta como “Costo
de Apoyo PNUD” en el Estado mencionado en I- a) precedente y la que surge del citado en
I- b) 1.. Al respecto, cabe mencionar que dichas discrepancias fueron debidamente
conciliadas por esta Auditoría.
IV DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Origen y Aplicación de
Fondos e información financiera complementaria identificados en I- precedente exponen
razonablemente
la
situación
financiera
del
Proyecto
PNUD
Nº
ARG/96/001
“Fortalecimiento de la Secretaría de Empleo y Capacitación Laboral” al 31 de diciembre
de 2000, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha,
de conformidad con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 23/02/96
y posteriores revisiones.
Con relación a lo estipulado en el apartado B mencionado en el párrafo “II- Alcance del
Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 1 de agosto de 2001.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD Nº ARG/96/001
“FORTALECIMIENTO DE LA SECRETARÍA DE EMPLEO Y
CAPACITACION LABORAL”
(Ejercicio finalizado el 31/12/00)
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Origen y Aplicación de Fondos por
el período comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2000, correspondientes al
Proyecto PNUD ARG/96/001 “Fortalecimiento de la Secretaría de Empleo y Capacitación
Laboral”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a
procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en la Unidad
Ejecutora del Proyecto, que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y
acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un
grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen
se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que
la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de
nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control
existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
A- RECOMENDACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO IMPLEMENTADAS AL
31/12/00.
1) REGISTROS
Observación: El organismo ejecutor no ha implementado un sistema de registración
contable que sustente la situación financiera del Proyecto; sólo se cuenta con planillas
auxiliares que no conforman un sistema contable de acuerdo a sanas prácticas aplicables en
la materia.
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Comentarios del Ejecutor:
Si bien el Proyecto no utilizó un sistema contable específico para el proyecto, aplicó
durante su ejecución una metodología que contempló rigurosamente todos los controles
hasta el 31/12/2000. A partir del ejercicio 2001 implementó el sistema contable TANGO
2000.
Recomendación: Mantener un sistema contable integrado con el fin de proveer
información confiable sobre la situación financiera del Proyecto.
2) CONSULTORES NACIONALES
Proceso de selección:
Observaciones:
1-En 19 de los 23 casos muestreados los currículos de los consultores no poseen fecha de
emisión y en 4 casos no tienen firma en original del profesional.
2-En ningún caso los currículos agregados a los legajos de los consultores están
recepcionados por la Unidad ejecutora del Proyecto.
3-No se tuvieron a la vista los cuadros de evaluación de las ternas por las cuales fueron
seleccionados los consultores que integraron la muestra.
4-En dos casos fueron presentados analíticos de materias aprobadas en fotocopia simple sin
acreditar mediante título su profesión universitaria.
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Comentarios del Ejecutor:
1- y 2- se han tomado en cuenta las observaciones y se han adoptado las medidas
necesarias para regularizar dicha situación a partir del ejercicio 2001.
3- En tanto en el Manual de Gestión de Proyectos, cap. II.28, no se indica un modelo
determinado de “informe de selección”, no se elaboraron cuadros de evaluación como
los que requiere la Auditoría, pero sí se encuentran incluidos en todos los legajos de
consultores un informe de la búsqueda que avala la selección del consultor.
4- Se tendrá en cuenta la observación y se requerirá de inmediato copia de los títulos.
Recomendaciones:
Los currículos deben estar suscriptos por el consultor e incluir la fecha de emisión para
evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento.
Dejar constancia en todos los casos de la fecha de recepción de la documentación.
Documentar en forma clara y precisa el proceso de evaluación seguido en la contratación
de consultores.
Contratos
Observación: En dos casos los consultores contratados no cumplen con el requisito de
poseer título profesional o terciario, conforme lo exigen las normas para el rango
(categoría) bajo el cual fueron contratados. En ambos casos estos consultores acreditaron
capacitación de nivel secundario.
Comentarios del Ejecutor:
Estos casos suelen presentarse cuando el consultor con la trayectoria laboral reflejada en su
CV avala idoneidad para el puesto de trabajo, para lo cual se incluye en el legajo una nota
especial del Coordinador del Proyecto.
Recomendación: Tener en cuenta los requisitos estipulados en el Manual de Gestión de
Proyectos ejecutados por el Gobierno respecto a la contratación de profesionales.
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Legajos:
Observación: En casi todos los casos (21) la solicitud de contratación no tiene fecha.
Comentarios del Ejecutor: Se considera la observación y se controlará el registro de esta
información en las solicitudes.
Recomendación: Profundizar los controles respecto de la documentación que se adjunta a
los legajos de los consultores.
Informes:
Observaciones:
1. No existe fecha de recepción de la Unidad ejecutora en los informes que presentan los
consultores al Proyecto.
2. En algunos informes presentados no se identifica al responsable de su aprobación
(firma) con un sello aclaratorio.
3. En algunos informes finales no consta la fecha de emisión de los mismos por parte del
consultor.
Comentarios del Ejecutor:
1- Es correcta la observación. Se implementará el procedimiento a partir del ejercicio
2001.
2- Se tendrá en cuenta la observación.
3- Si bien no consta la fecha de emisión, lo importante es que sí se incluye el período de
contratación al que hace referencia el informe.
Recomendación:
Dejar constancia de la recepción de la Unidad ejecutora en los informes que presentan los
consultores, identificar la responsabilidad de quien los aprueba y solicitar a los consultores
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que los eleven con su respectiva fecha de emisión.
Pagos:
Observación:
En tres de los pagos con cheque analizados las facturas presentadas por los consultores
tienen fecha posterior a la acreditación de los honorarios en los extractos bancarios del
proyecto.
Comentarios del Ejecutor: Se tendrá en cuenta la observación.
Recomendación: En todos los casos efectuar los pagos contra documentación
respaldatoria.
B- RECOMENDACIONES DEL EJERCICIO
1) CONSULTORES NACIONALES
Observación:
Los pagos que se efectúan mediante transferencia bancaria no pueden ser verificados con
el extracto respectivo ya que el Banco no identifica cada importe con un número distinto
de transferencia.
Comentarios del Ejecutor: Es correcta la observación, y por esto el proyecto está
gestionando la apertura de cajas de ahorro para cada consultor para evitar este tipo de
inconveniente.
Recomendaciones: Mantener información analítica (listados emitidos por el Proyecto)
que permita individualizar los pagos efectuados a través de transferencias globales.
2) PASAJES Y VIATICOS
Observaciones:
a) Se detectó una liquidación de viáticos de una consultora por $ 1.105,13 de fecha
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27/12/00
que a la fecha de cierre de las tareas de campo se hallaba impaga.
b) Los pasajes que se pagan mensualmente a un consultor como gastos de desarraigo no se
encuentran previstos en su contrato sino que surgen de una nota mediante la cual se
autoriza el reconocimiento de cuatro pasajes por mes a la ciudad de Córdoba.
Comentarios del Ejecutor:
a) El cheque no fue firmado aún pues el pago está a consideración de las autoridades de la
SE.
b) No aplica la observación en tanto en los TDR no es condición la residencia en Capital
Federal.
Recomendaciones: Profundizar los controles a efectos de mejorar la calidad de la
información.
3) GASTOS VARIOS
Observaciones:
a) Del análisis efectuado al concurso de precios practicado para la contratación de la
empresa Cargas Terrestres S.R.L. por $ 1.165,29, cuyo pago se efectuó el 13/9/00,
surge que en la solicitud de cotización que se encuentra en el expediente suministrado
no consta el nombre de la empresa ganadora ni fueron contemplados los requisitos de
presentación del presupuesto según el modelo que envió el Proyecto.
b) Del análisis efectuado a las reposiciones de caja chica del ejercicio por $ 4.487,64 se
detectaron que algunos formularios de reintegros por gastos de movilidad no consignan
fecha en los recibos.
Comentarios del Ejecutor:
a) El proceso de búsqueda de cotizaciones se realizó según los procedimientos
establecidos.
b) Se ha tenido en cuenta la observación y se procederá a su regularización.
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Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la
calidad de la información.
BUENOS AIRES, 1 de agosto de 2001.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD Nº ARG/96/001
“FORTALECIMIENTO DE LA SECRETARÍA DE EMPLEO Y
CAPACITACION LABORAL”
(Ejercicio finalizado el 31/12/00)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD Nº ARG/96/001.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo entre otros procedimientos:
- tests o pruebas de transacciones;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento de
Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto;
- pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
- análisis del movimiento de la cuenta bancaria del proyecto;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores;
- otros procedimientos en la medida que se consideraron necesarios.
Teniendo en cuenta lo expuesto en el párrafo precedente, el alcance del examen comprendió,
entre otros, el 100 % de los Orígenes del ejercicio 2000 y el 29,47 % de las aplicaciones
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expuestas en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos del Proyecto por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2000 de acuerdo al siguiente detalle:
Línea presupuestaria
Gastos del
Importe
% de incidencia
% de muestra
Ejercicio
muestra
del rubro
analizada
13 Apoyo Administrat.
117.600.-
24.000
5,64
20,40
15 Pasajes y Viáticos
75.525,47
14.504,56
3,62
19,20
17 Honorarios Profes.
1.882.215
570.650
90,21
30,31
338,80
-.-
0,02
-.-
10.690,57
5.652,93
0,51
52,88
2.086.369,84
614.807,49
100
29,47
45 Bienes y equipos
53 Otros gastos
Totales
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que el Ejecutor del Proyecto no obstaculizó nuestra gestión, facilitando el
acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 1 de agosto de 2001.
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