2004_069info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/95/005 “DESARROLLO MUNICIPAL”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/95/005.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 2003, correspondientes al Proyecto N° ARG/95/005 “Desarrollo Municipal”, de
acuerdo al Documento suscripto el 22 de agosto de 1995 entre el Gobierno Argentino y el
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y posteriores revisiones, a fin de
que este último brinde asistencia al proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del “Programa de
Desarrollo Municipal, Convenio de Préstamo N° 3860-AR BIRF.
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre
de 2003, expresado en pesos y en dólares estadounidenses.
b) Estados Contables (de Activo y Pasivo) del Proyecto al 31 de diciembre de 2003,
expresado en pesos y en dólares estadounidenses, y;
Notas 1 y 2 que forman parte de los estados precedentes.
c) Información Financiera Complementaria, que incluye:
- Copia del Listado “Informe combinado de Gastos”, por el ejercicio finalizado el 31
de diciembre de 2003, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en
Nueva York, y certificado por la UEN (Unidad Ejecutora Nacional).
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Los estados expuestos en a) y b) precedentes surgen de registros contables llevados en
pesos y se encuentran expresados en dólares estadounidenses al tipo de cambio
operacional fijado por el PNUD de acuerdo a lo señalado en Notas 1 y 2 a los estados
financieros.
Fueron confeccionados por la UEN y son de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan
inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 23/02/04 y el 30/04/04.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el documento del Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta. El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados
por el organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos
efectuados por el Organismo de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD).
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IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Origen y Aplicación de
Fondos e información financiera complementaria detallados en I- precedente exponen
razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/95/005 “Desarrollo
Municipal” al 31 de diciembre de 2003, así como las transacciones realizadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras
usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 22/08/95 y
posteriores revisiones.
Con relación a lo estipulado en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de
Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo
“II- Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y
recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña
al presente Informe.
BUENOS AIRES, 19 de mayo de 2004.
Dr. Rubén CARBALLAL
Dr. Roberto DI LEONE
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/95/005
“DESARROLLO MUNICIPAL”
(Ejercicio finalizado el 31/12/03)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/95/005.
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros por el período
comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2003, correspondientes al Proyecto
PNUD N° ARG/95/005 “Desarrollo Municipal”, han surgido observaciones y consecuentes
recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del
sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Nacional (UEN), que hemos
considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgen los
siguientes comentarios:
OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO
Observación:
No consta entre los antecedentes de la compra de un portero eléctrico, nota de necesidad
suscripto por un responsable ni acto dispositivo o informe técnico, que determine la
selección de la firma proveedora (MAXICOM).
Comentario de la UEN:
La firma Maxicom es proveedora habitual de esta UEN. Dicha aclaración esta informada a la
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Cancillería y esta aprobó la erogación.
Recomendación:
Independientemente de que la firma sea proveedora habitual de los servicios, aplicar en
todos los casos los procedimientos de selección establecidos en el Manual de Gestión de
Proyectos Ejecutados por el Gobierno del PNUD.
2) EQUIPOS NO FUNGIBLES
Observaciones:
1) No consta en el concurso de precios para la compra del equipo informático (Memoria
RAM, Discos, Placas de red):
- Nota de pedido suscripta por un responsable detallando la necesidad.
- Informe técnico que apruebe la compra.
- Remito del proveedor con la constancia de la recepción.
- Difiere el tipo de cambio que surge del presupuesto con el de PNUD para ese día.
2) En algunos casos no consta nota de pedido suscripta por un responsable determinando la
necesidad del gasto, ni remito de recepción.
3) En algunos casos la retención del IVA se omitió o se efectuó en forma errónea.
4) En los siguientes casos, para la compra de equipo, no obra entre los antecedentes que el
proyecto haya aplicado concurso de precios (invitación de por lo menos 3 proveedores
diferentes):
1. Un conmutador (línea 45.02, Equipo no fungible)
2. Siete teléfonos Panasonic (línea 45.01, Equipo no fungible).
3. Conexión para la central telefónica (línea 45.03, Operación y mantenimiento).
5) Del análisis de los antecedentes para la adquisición de un Server, equipos de computación
e impresoras, no se tuvo a la vista:
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- Lista breve de posibles oferentes.
- Límites para la presentación de ofertas.
- Constancia de invitación a las firmas participantes. El cuadro comparativo no tiene
fecha ni firma del o de los responsables.
- Informe técnico de evaluación para adjudicar a la firma ARRAY S.R.L.
Los presupuestos presentados por las tres empresas están sin firmar. La forma de pago
establece un anticipo de 40% y el resto contra entrega de los materiales. No hay solicitud
de autorización al PNUD para el pago del anticipo.
Comentarios de la UEN:
1) - En función a la gravedad de la situación, como consecuencia del ingreso a nuestros
sistemas de un virus informático, y los riesgos que esta situación presentaba, no se
generaron pedidos de compra ni informe que apruebe dicha compra; con lo cual se
continúo con el proceso habitual de adquisición de bienes, verificado ante Cancillería,
quien aprobó dicha contratación.
- Dada la característica del trabajo y las exigencias del proveedor respecto del pago, se
conformó el trabajo sobre la factura del proveedor.
- Debido a los problemas informáticos generados por el virus en los equipos, no se pudo
acceder por internet a las cotizaciones oficiales, teniendo que recurrir vía telefónica a
varias agencias de cambio.
2) Idem la observación anterior.
3) Para el caso de las retenciones no efectuadas, se instrumentó el control correctivo
correspondiente
4) El criterio utilizado por esta Unidad está basado en la identificación de cada componente
de la compra, asignándole a cada uno de ellos un número en nuestro inventario de bienes
de uso, por lo tanto se imputó presupuestariamente acompañando este criterio.
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Dado que el costo de operación y conexión no se encontraba distribuido por el Proveedor
sino que, se presentaba como una suma global, esta Unidad no puede determinar la
asignación a cada componente, entendió que se debía imputar a la línea 45.03 “Operación
y Mantenimiento”.
5) Se puso a disposición de la Auditoria en tiempo y forma toda la documentación requerida
que contempla las observaciones enunciadas.
Recomendaciones:
1) y 2) En caso
de excepciones documentar
y
fundamentar
expresamente tales
circunstancias.
3) Profundizar los controles, a efectos de no incurrir en errores al momento de aplicar la
normativa fiscal vigente.
4) y 5) Dar cumplimiento a lo dispuesto en el Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados
por el Gobierno respecto a la metodología aplicada para la compra de equipamiento
(capítulo IV -Recursos Físicos- punto 11 “…como mínimo, 3 cotizaciones de diferentes
proveedores…”).
3) CAPACITACION
Observación:
Respecto de las órdenes de pago Nºs 817, 827 y 828 que corresponden a liquidaciones de
pasajes y viáticos, no se acompañan antecedentes que justifiquen la imputación del gasto,
sólo se adjuntan tarjetas de embarque y una factura por la compra de los pasajes.
Comentario de la UEN:
Ante una consulta del Coordinador Ejecutivo de la UEP de Chubut con respecto a
problemáticas administrativas, financieras y contables surgidas en esas áreas, solicitaron
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el entrenamiento para los responsables de dichas áreas, por este motivo vinieron la Ag.
Nora Socino y el Señor Marino de la UEP, pagándose los pasajes y viáticos
correspondientes. Es de destacar la existencia de líneas presupuestarias especificas para
atender estos puntos, habiéndose imputado a dichas líneas.
Recomendación:
Tener en cuenta lo establecido en el Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el
Gobierno (punto 84 del Capítulo III –Recursos Humanos-) respecto a los gastos que se
imputan bajo esta línea “…no se puede proporcionar capacitación… a los profesionales
y/o administrativos contratados por el Proyecto”.
4) CONSULTORES
Observaciones:
1) En un caso no se aplica el procedimiento de selección establecido por el PNUD en el
Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno (un mínimo de tres
postulantes).
2) En varios casos falta sello aclaratorio de quien aprueba los informes presentados por
los consultores contratados por el Proyecto, fecha de presentación y aprobación.
3) En un caso los Currículos de los profesionales no seleccionados no tienen ni firma del
profesional ni fecha de presentación a la UEN.
4) En algunos casos los cuadros de evaluación no están fechados ni firmados.
5) En un caso no consta en el legajo individual el cuadro de evaluación correspondiente.
Comentarios de la UEN:
1) Dada la urgencia en fortalecer, tal lo expresado en los Términos de Referencia
elevados al Banco para su aprobación, y no contándose con el tiempo que conlleva
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aplicar los procedimientos habituales, por excepción se contrató al Consultor dada la
experiencia, idoneidad y teniendo en cuenta que no revestía el carácter de una
contratación permanente sino temporaria hasta la resolución de los problemas.
2) Se subsanará Se coloca el sello aclaratorio del Coordinador Ejecutivo de la U.E.N.,
persona que aprobó el informe, el día 26 de marzo de 2004. La fecha de aprobación
corresponde al período del informe y el último pago del contrato da como aprobado el
informe.
3) En futuras contrataciones se solicitará los Currículos firmados.
4) y 5) El cuadro fue confeccionado en el momento de la elevación a Cancillería del
Formulario “Solicitud de Contratación” y que dicha solicitud da como aprobada la
evaluación aprobada.
Recomendación:
Mantener legajos completos con toda la información que respalde el proceso de selección,
evaluación, contratación y cumplimiento de los trabajos por parte de los consultores
contratados por el Proyecto.
5) VIAJES Y VIATICOS
Observaciones:
1) En un caso la fecha de la solicitud de viáticos es posterior a la del viaje realizado.
2) Se liquidan gastos en concepto de transporte terrestre no adjuntándose los comprobantes
correspondientes.
3) a) En algunos casos los comprobantes respaldatorios no identifican al Proyecto.
b) En varios casos no se especifica el destino de los viajes.
4) En las facturas por compra de pasajes no se especifican destino y beneficiarios de los
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mismos.
5) Hay un comprobante de remise por $16,00. con destino a un domicilio no relacionado con
el Proyecto.
Comentarios de la UEN:
1) El error se produjo al confeccionar el Form. “Solicitud de Anticipo de Viáticos y Ordenes
de Pasajes”, por cuanto no se modificó la fecha que contenía el Formulario confeccionado
con anterioridad al presente.
2) Los importes liquidados en concepto de transporte terrestre son los aplicables en función
al Decreto 1343/74, Anexo I, Artículo 3ro., Punto IV “f”., por cuanto las comisiones de
los consultores ha sido realizada en automóvil.
3) y 4) En lo sucesivo se incorporarán los datos observados
5) Corresponde a un traslado del consultor desde aeroparque hasta el domicilio indicado.
Recomendaciones:
1) Profundizar los controles verificando las fechas de confección de los formlarios de
Solicitud de anticipo de Viáticos y Ordenes de Pasaje.
2) Tener en cuenta para aquellas comisiones que se efectuan en automovil lo dispuesto en el
Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno (capítulo III –Recursos
Humanos- punto 100).
3) y 4) Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la
información.
5) Se deberá abonar gastos de traslado siempre y cuando tenga relación con la actividad
laboral.
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6) GASTOS VARIOS
Observaciones:
1) Se ha verificado que en ciertos casos los presupuestos presentados, no tienen sello de
recepción del Programa, fecha y firma del proveedor.
2) Para la contratación del servicio de limpieza no se adjuntan 3 presupuestos, tampoco obra
como documentación respaldatoria el contrato.
3) Para la contratación del servidor de internet no se adjuntan 3 presupuestos, tampoco obra
como documentación respaldatoria el contrato con la firma proveedora del servicio.
4) Se incluye dentro del la línea presupuestaria 53.01 un curso de Ingles, cuando el mismo
debería estar contemplado dentro de la línea correspondiente a Capacitación.
Comentarios de la UEN:
1) En lo sucesivo se aplicarán los controles sobre los aspectos observados.
2) La prestación de los servicios de limpieza por parte de esta empresa data desde mediados
del año 2000, se estima que el contrato se extravió en las mudanzas que sufrió el
Programa.
3) La contratación del servicio fue realizada en forma telefónica, acordándose con el
Proveedor el posterior envío del contrato de adhesión; el mismo fue reclamado en
reiteradas oportunidades. Se insistirá en el reclamo del mismo.
4) Se acepta la recomendación y se tendrá en cuenta para futuras imputaciones.
Recomendación:
Extremar la aplicación de los controles sobre los aspectos señalados en la documentación
auditada. Mantener archivos completos de la información. Efectuar un correcto análisis de
cuenta al momento de imputar las erogaciones del Proyecto.
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7) Obra Remodelación Oficina de Perón 315 Piso 2º Of. 9, Contratista: Norberto
Rodriguez Construcciones $ 28.291,01.
Observaciones:
1) Se otorgó un anticipo de $ 28.291,01 situación no contemplada en las normas PNUD.
2) No consta recibo del pago efectuado.
Comentario de la UEN
1) Las características de los trabajos a realizar y, las condiciones actuales del mercado y la
economía, hicieron que no se encontrara ningún Proveedor que aceptara el trabajo sin
recibir un anticipo financiero.
2) Se solicitará al Proveedor el recibo correspondiente.
Recomendación:
Dar cumplimiento a la normativa PNUD (Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el
Gobierno)
BUENOS AIRES, 19 de mayo de 2004.
Dr. Rubén CARBALLAL
Dr. Roberto DI LEONE
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/95/005 “DESARROLLO MUNICIPAL”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2003)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/03 con los registros
que les dieron sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto;
- análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el Proyecto;
- análisis del movimiento de la cuenta bancaria del proyecto;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores;
- verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición del equipo no
fungible;
- inspección ocular del equipo no fungible;
- circularización bancaria y confirmaciones a terceros;
- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
necesarios en las circunstancias.
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El alcance del examen comprendió, el 100 % de los orígenes de fondos y el 38,10 % de las
aplicaciones expuestas en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos del Proyecto, por el
ejercicio finalizado el 31/12/03 de acuerdo al siguiente detalle:
Rubros
Importe total $ Incid.Del Rubro Total Muestra $ Porcentaje de
Muestra
61.461,80
5,50
26.787,19
43,58
Viajes y Viáticos
147.365,08
13,18
49.088,15
33,31
Honorarios
606.146,50
54,23
291.099,50
48,02
Gastos Varios
132.831,38
11,88
46.291,12
34,85
57.167,48
5,11
0,00
0,00
Oper. y Mantenim.
7.738,69
0,69
4.205,49
54,34
Capacitación
1.369,84
0,12
1.369,84
100,00
Costos Directos
96.587,21
8,64
0,00
0,00
Gastos Bcarios.
7.022,29
0,63
7.022,29
100,00
1.117.690,27
100,00
425.863,58
38,10
Equipos
Alquiler Oficina
Total General
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Nacional no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 19 de mayo de 2004.
Dr. Rubén CARBALLAL
Dr. Roberto DI LEONE
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
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