2000_051_08info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROYECTO DE PROTECCIÓN SOCIAL”
PARTES B Y C DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3957-AR BIRF
(Ejercicio Nº 4 finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado
los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de
1998, correspondientes al “Proyecto de Protección Social” (PRODESO- Partes B y C) parcialmente
financiado a través de las Partes B y C del Convenio de Préstamo N° 3957-AR, suscripto el 5 de
diciembre de 1995 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF).
La ejecución del Programa está a cargo de la Secretaría de Desarrollo Social, a través de una
Unidad de Coordinación Administrativo-Financiera (UCAF) y de una Unidad Ejecutora Central
(UEC), cada una con las funciones especificadas en el Anexo 5 del mencionado Convenio.
I-
ESTADOS AUDITADOS
1. Estado de Situación Patrimonial al 31/12/98 comparativo con el ejercicio anterior,
expresado en pesos y dólares estadounidenses y Notas 1 y 2 que forman parte del mismo.
1
2. Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el periodo 01/01/98 al 31/12/98 comparativo
con el ejercicio anterior, expresado en pesos y dólares estadounidenses.
3. Estado de Inversiones al 31/12/98, por categoría de gastos, expresado en pesos.
Los estados precedentes fueron preparados por la UCAF al tipo de cambio $ 1 = USD 1 y son
de su exclusiva responsabilidad. Los estados definitivos fueron presentados a esta auditoría el
02/09/99 y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este
dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el correspondiente examen de
auditoría, habiéndose realizado el trabajo de campo entre el 10/05/99 y el 21/07/99, y el
02/09/99.
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo el relevamiento
de los sistemas de control, el análisis de los registros contables y demás procedimientos que se
consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
1) En el presente período el Proyecto, atento la finalización del Programa que nos ocupa (etapa
piloto), procedió a transferir los saldos contables de los fondos disponibles de contrapartida
al cierre, al nuevo Programa (“Cuarto Proyecto del Protección Social”) en implementación,
destinado a financiar la segunda etapa del mismo. Al respecto los montos transferidos
ascienden a:
2
Cuenta Corriente 2522/61 en $
1.393.509,82
Cuenta Corriente 2712/66 en $
57.884,58
Cuenta Caja de Ahorros 998139544/7 en $
54.065,55
Cuenta BNA NY 000610201000 en U$S
72,23
Fondos Fijos $
88.000.-
Fondo FOPAR-SIEMPRO $
24.910.-
Cajas Chicas $
3.500.-
Asimismo se informa que, del total de $ 8.919.850.- asignado por la Secretaría de Desarrollo
Social al Proyecto durante el período 1998 (Resoluciones N° 363/98, 193/98 y 271/98), $
1.950.000.- y $ 1.450.000.- acreditados el 25/09/98 y 12/01/99 respectivamente por la citada
Secretaría fueron registrados directamente como aporte de contrapartida al nuevo Programa.
2) Con referencia a las cifras expuestas en el Estado de Inversiones se observaron diferencias
entre los montos registrados por el Proyecto (columna ejecutado BIRF) y las anotaciones del
Banco (Paid Withdrawal Details), conforme se detalla a continuación:
Categoría
Ejecutado S/Proyecto
Ejecutado S/BIRF
2a)
84.187,83
92.085,39
2b)
211.214,31
185.997,34
2c)
4.214.929,88
4.597.620,08
2d)
20.210.250,26
20.229.987,84
3a)
163.168.-
145.655,20
3b)
747.053,81
596.747,04
3c)
8.969.195,72
8.695.565,57
4
1.500.000.-
1.556.340,35
3
3) Durante el ejercicio bajo examen el Proyecto procedió a recategorizar en el rubro servicios
de consultoría $ 147.933,61 correspondientes a bienes adquiridos con fondos del Proyecto a
través del Convenio celebrado con el INDEC.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a los ajustes que pudieran surgir de
lo señalado en III- precedente, los estados identificados en I- presentan razonablemente la
situación financiera del “Proyecto de Protección Social” (PRODESO- Partes B y C-) al 31 de
diciembre de 1998, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa
fecha, de conformidad con normas contable-financieras de aceptación general en la República
Argentina y con los requisitos establecidos en las Partes B y C del Convenio de Préstamo N°
3957-AR de fecha 05/12/95.
BUENOS AIRES, 28 de octubre de 1999.
4
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE's)
DEL “PROYECTO DE PROTECCIÓN SOCIAL”
PARTES B Y C DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3957-AR BIRF
(Ejercicio Nº 4 finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca
del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos (SOE’s) y
las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, presentados al Banco Mundial durante el ejercicio
1998, correspondientes al “Proyecto de Protección Social”, parcialmente financiado con recursos
provenientes de las partes B y C del Convenio de Préstamo N° 3957-AR de fecha 05/12/95.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Solicitudes de Desembolso por el ejercicio finalizado el 31/12/98, expresado en
dólares estadounidenses.
El estado ha sido confeccionado por la Unidad de Coordinación Administrativo-Financiera
(UCAF) sobre la base de los Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos
relacionadas, todas en dólares estadounidenses, que fueron emitidas y presentadas al BIRF
durante el ejercicio 1998, y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con
este dictamen.
5
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo la verificación de
la elegibilidad de las erogaciones incluidas en los SOE’s y demás procedimientos que se
consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
Tal como se desprende de las Notas 1 y 2 del Estado mencionado en I- precedente, se
observaron divergencias respecto a la categorización de algunos gastos justificados al BIRF
durante el período bajo examen. Al respecto se señalan las siguientes:
SOE N°
IMPORTE
CATEGORÍA
$
S/UCAF
S/BIRF
239
1.323.-
2B
3A
295
26.360.-
2C
3C
324
12.200.-
3C
2C
298-1
13.911,48
3C
3B
6
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III- precedente,
el estado señalado en I-, correspondiente al “Proyecto de Protección Social” (PRODESOPartes B y C-), resulta razonablemente confiable para sustentar los Certificados de Gastos y las
Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron presentados al BIRF durante el
ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998, de conformidad con los requisitos establecidos
para las partes B y C del Convenio de Préstamo N° 3957-AR de fecha 05/12/95.
BUENOS AIRES, 28 de octubre de 1999.
7
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL B
DEL “PROYECTO DE PROTECCIÓN SOCIAL”
PARTES B Y C DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3957-AR BIRF
(Ejercicio Nº 4 finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca
del examen practicado sobre el estado detallado en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el
31/12/98, correspondiente a la Cuenta Especial B del “Proyecto de Protección Social”, para las
Partes B y C del Convenio de Préstamo N° 3957-AR de fecha 05/12/95.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Transacciones y Disponibilidad de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1998, expresado en dólares estadounidenses.
El estado fue preparado por la Unidad de Coordinación Administrativo-Financiera (UCAF)
sobre la base de los extractos bancarios de la caja de ahorro en dólares N° 000610201000
abierta en el Banco de la Nación Argentina (BNA), Sucursal Nueva York, y se adjunta
inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen
8
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y
demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
Tal como se expone en Nota al pie del Estado mencionado en I precedente, el Proyecto
procedió a transferir contablemente el saldo de USD 72,23 remanentes de la cuenta especial al
nuevo Programa (Segunda Etapa).
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado indicado en I- presenta
razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial B del “Proyecto de
Protección Social” al 31 de diciembre de 1998, así como las transacciones realizadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y
con las estipulaciones sobre el uso de los fondos contempladas en la sección 2.02 (b) y Anexo 7
del Convenio de Préstamo N° 3957-AR de fecha 05/12/95.
BUENOS AIRES, 28 de octubre de 1999.
9
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES
CORRESPONDIENTES A LAS PARTES B Y C DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO
N° 3957-AR BIRF “PROYECTO DE PROTECCIÓN SOCIAL”
(Ejercicio Nº 4 finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la
auditoría del “Proyecto de Protección Social”, por el ejercicio finalizado el 31/12/98, se ha
examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero
contempladas en las diferentes secciones y anexos de las Partes B y C del Convenio de Préstamo N°
3957-AR, suscripto el 5 de diciembre de 1995 entre la República Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
La ejecución del Programa está a cargo de la Secretaría de Desarrollo Social, a través de una
Unidad de Coordinación Administrativo-Financiera (UCAF) y de una Unidad Ejecutora Central
(UEC), cada una con las funciones especificadas en el Anexo 5 del mencionado Convenio.
a) Sección 2.02 (a): Monto de las Partes B y C del préstamo por USD 36.100.000.-.
La información requerida obra en el Estado de Activos y Pasivos, adjunto al presente informe.
Al 31/12/1998 el Préstamo (Partes B y C) había sido totalmente desembolsado.
10
b) Sección 2.02 (b) y Anexo 7: Cuenta Especial B en dólares.
Cumplida, conforme se expone en nuestro informe del Estado de la Cuenta Especial adjunto al
presente. Cabe tener en cuenta lo señalado en nuestro informe de Estados Financieros, apartado
III “Aclaraciones Previas” adjunto.
c) Sección 2.03: Fecha de cierre 30/06/98.
Al respecto, el Banco por notificación de fecha 04/11/98 fijó para las justificaciones
correspondientes a las categorías 2a, 2b, 2c y 2d como fecha de cierre el 1 de marzo de 1999, con
referencia a las justificaciones de las categorías de inversión 3a, 3b y 3c por notificación de la
citada Entidad de fecha 25/01/99 fijó como fecha de cierre el 30/04/99.
d) Sección 2.04: Cargos por comisión de compromiso.
Cumplida. Conforme nos informara la Dirección de Administración de la Deuda Pública de la
Secretaría de Hacienda del Ministerio de Economía y Obras y Servicios Públicos (MEyOSP) se
abonaron en concepto de comisión de compromiso para las Partes A, B y C del Préstamo, lo
siguiente:
VTO.
PAGO
IMPORTE EN USD
15/02/98
15/02/98
17.654,41
15/08/98
15/08/98
5.510,00
e) Sección 2.05: Intereses sobre el capital del préstamo desembolsado.
Cumplida. Conforme nos informara la Dirección de Administración de la Deuda Pública de la
Secretaría de Hacienda del MEyOSP, se abonaron en concepto de intereses para las Partes A, B
y C del Préstamo lo siguiente:
VTO.
PAGO
IMPORTE EN USD
15/02/98
15/02/98
4.606.296,74
15/08/98
15/08/98
4.834.321,58
11
f) Sección 3.01(a): Ejecución del proyecto.
Al respecto la UCAF puso a nuestra disposición el informe de cierre de los componentes B
(FOPAR) y C (SIEMPRO) del Convenio de Préstamo, que nos ocupa, presentado al Banco
Mundial mediante Nota de fecha 29/03/99 (fecha de recepción por parte del BIRF 06/04/99).
g) Sección 3.02 (a): Adquisiciones de bienes, obras y servicios de consultores.
Nos remitimos a nuestro Memorando a la Dirección adjunto al presente informe.
h) Sección 3.02 (b): Donaciones para subproyectos conforme el Manual Operativo.
Cumplida.
i) Sección 3.04 (a): Presentación al BIRF de informes semestrales sobre el progreso alcanzado
en la ejecución de cada programa.
Al respecto esta auditoría tuvo evidencia de la presentación al Banco Mundial de los siguientes
Informes de Ejecución del Proyecto correspondientes al ejercicio 1998:
Trimestre
Fecha de Elevación
1/98
28/04/98
2/98
29/07/98
3/98
30/10/98
(*)
29/03/99
(*) Corresponde al informe de cierre del Convenio de Préstamo, citado en e) precedente.
j) Sección 3.04 (b): Informe sobre resultados de las actividades de monitoreo y evaluación
realizadas en virtud del párrafo (a) de esta Sección.
Corresponde remitirse a lo expuesto en i) precedente.
12
k) Sección 3.08: Fondos de contrapartida.
La información requerida obra en el Estado de Situación Patrimonial al 31/12/98, adjunto al
presente informe. Cabe tener en cuenta nuestros señalamientos formulados en nuestro informe de
Estados Financieros –apartado III- adjunto.
l) Sección 4.01: Registros contables e informes de auditoría.
Cumplida. Cabe informar que los Estados Financieros definitivos fueron elevados el 02/09/99.
BUENOS AIRES, 28 de octubre de 1999.
13
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN
DEL “PROYECTO DE PROTECCIÓN SOCIAL”
PARTES B Y C DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3957-AR BIRF
(Ejercicio Nº 4 finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección de las Partes B y
C del “Proyecto de Protección Social” una serie de comentarios y recomendaciones referidos a
procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno del mismo, surgidos como
consecuencia del examen de regularidad practicado sobre los estados financieros al 31 de diciembre
de 1998. Dichas recomendaciones se justifican en razón de que a la culminación del presente
proyecto existe la formulación de uno nuevo, y de hecho la aprobación del Convenio de Préstamo
4398-AR “IV Proyecto de Protección Social”, apuntando a que las mismas sean implementadas en
este último.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo
principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de
detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la
base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que la adopción de las
recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo,
contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con
adecuadas prácticas en la materia.
14
A)
OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS
1- CAJA CHICA:
Observación: Se reitera la observación realizada en el ejercicio anterior respecto a que los
comprobantes que respaldan los gastos de Caja Chica no identifican correctamente al
Proyecto.
Comentarios de la UCAF:
Si bien aún en este ejercicio existen comprobantes que no identifican debidamente al
Programa, a partir de la recomendación realizada por la AGN en la auditoría del ejercicio
anterior, se circularizó el pedido a los componentes del Programa para que los
comprobantes identifiquen correctamente al mismo, y como resultado se ha podido reducir
sensiblemente el volumen de los mismos, tratándose sólo de casos en que los consultores
realizan compras y después solicitan el reintegro.
Recomendación: Solamente se deberían autorizar aquellos comprobantes respaldatorios
de gastos que identifiquen al Proyecto.
2- PASAJES Y VIATICOS:
Se mantiene la observación del ejercicio anterior en cuanto a que en la mayoría de las
liquidaciones analizadas no se adjuntan los comprobantes respaldatorios (tickets de
pasajes).
Comentario de la UCAF:
Según el procedimiento administrativo, todos los gastos efectuados por las provincias
rendidos por Fondo Fijo de las provincias, se encuentran archivados en las provincias
respectivas.
15
Cuando la provincia correspondiente solicita una reposición del fondo fijo, sólo envía la
planilla correspondiente, autorizada por el Jefe Operativo.
Periódicamente la Dirección de Control Interno de esta Unidad, realiza auditorías ex post,
a fin de controlar todos los procedimientos realizados. Uno de los controles es verificar
que los viáticos estén bien rendidos y que existan los comprobantes respectivos.
El procedimiento para pagos de pasajes requiere que se adjunte el ticket utilizado. La
experiencia del Programa a tal respecto, es que hay un cierto porcentaje no representativo
de tickets que no son entregados por el consultor. En estos casos se suple la ausencia del
ticket mediante una nota de autorización de la coordinación del componente respectivo.
Recomendación: Arbitrar los mecanismos necesarios a fin de que la documentación que
sustenta los gastos correspondientes a este rubro (pasajes y viáticos) sea debidamente
archivada y custodiada por el Proyecto.
B)
OBSERVACIONES DEL EJERCICIO.
1- CAJA CHICA:
a) En este ejercicio se observó que los comprobantes una vez abonados no son cancelados,
(por ejemplo con un sello “PAGADO Programa 3957”), a efectos de que no sean
rendidos más de una vez.
b) Los viáticos menores se rindieron siguiendo dos criterios diferentes. En la generalidad
de los casos se rindieron con formulario interno, (sin adjuntar comprobantes) y en otras
oportunidades sólo se adjuntan los comprobantes que respaldan el gasto.
En la documentación analizada se encontró: 1) un abono mensual del ferrocarril
Belgrano “C” para el tramo Retiro – Vte. Lopez, sin mediar en las rendiciones de caja
chica del proyecto explicación al respecto; 2) existen numerosos boletos de colectivo
que corresponden al año 1997, y en horas fuera de los horarios de trabajo.
16
c) En aquellos casos en que se utilizó el formulario “rendición detallada de viáticos”,
mencionado en b) precedente, los mismos se encontraron incompletos (sin firma de
aprobación, no detalla concepto del gasto y no identifica la persona a la que se le
otorgó).
En algunos casos las erogaciones de las cajas chicas analizadas (del componente
Siempro), carecen de documentación de respaldo.
d) En un caso se presentó una factura como comprobante respaldatorio de un gasto que no
cumple con las normas sobre emisión de comprobantes dispuesto por la resolución 3419
de la Dirección General Impositiva.
e) En algunos casos las reposiciones de la Caja Chica UCAF se efectuaron por un monto
mayor al de la rendición.
Comentarios de la UCAF:
a) En lo sucesivo, se colocará el sello “Pagado” a los comprobantes cancelados, como se
ha realizado en los ejercicios de años anteriores.
b) En los casos de los boletos de colectivo, los mismos se tratan de rendiciones por
viáticos correspondientes a la persona de limpieza de la cocina perteneciente al piso
donde se encuentra el FOPAR. Esta rendición correspondía a $ 20.- por mes durante 3
meses, lo que hace un total de $ 60.- en el año.
c) En la caja chica del SIEMPRO no se tiene en cuenta indicar la persona que utiliza el
viático, siempre y cuando esté autorizado por el coordinador. De todas maneras se toma
en cuenta la observación realizada por la Auditoría para modificar los formularios de
viáticos a fin de que se permita identificar el consultor.
Los gastos sobre los cuales no se tiene comprobantes corresponden a viáticos de
colectivos, taxis, subte, por los cuales no se obtiene ticket respaldatorio.
d) Este es un comprobante que emitió la UBA y que el mismo no fue revisado
detalladamente en esa oportunidad. Se enviará carta a la UBA solicitando cambio de
factura.
17
e) Las cajas chicas del Fopar y de la UCAF están juntas. Se asignan límite a cada una de
ellas, pero existe un solo movimiento de efectivo. Es por eso que en algunos casos se
excedía el límite de cada componente pero no el total.
Teniendo en cuenta la observación de la AGN, se procederá a dividir los fondos y
mantener cajas de efectivo independientes.
Recomendación: Aplicar las normas de control interno recomendadas por la profesión en
lo referido al manejo, autorizaciones, rendiciones y documentación de respaldo de las cajas
chicas utilizadas por el Proyecto.
2- FONDOS FIJOS PROVINCIALES:
Observación: Se verificaron movimientos contables que no responden a las prácticas
usuales para el rubro en cuestión. En muchos casos los montos rendidos no concuerdan con
las reposiciones realizadas.
Comentario de la UCAF:
Debido a las restricciones presupuestarias del año 1998 y a fin de tener un mayor control
de los gastos, se redujeron los Fondos Fijos.
Estas reducciones se realizaron en forma gradual a medida que las UPF y las UEP rendían
los fondos fijos.
Recomendación: Fijar normas claras respecto a la utilización de los citados fondos.
3- CONSULTORES:
Observaciones:
a) Pagos: de la muestra analizada surge que los contratos de los consultores del FOPAR,
finalizan el 31/12/98 y contablemente se registraron hasta el 31/08/98, no existiendo
18
evidencia de las rescisiones respectivas. Por otra parte, el BIRF por nota del 29/04/98
reconoce estos contratos hasta el 31/10/98.
b) Informes: En la mayoría de los informes analizados no se deja constancia de la fecha
de su presentación.
Comentarios de la UCAF:
a) A partir de marzo de 1999, por cada novación de contrato/renuncia/despido, se realiza
una resolución de rescisión. En los casos de novaciones de contratos se rescinde el
anterior y se autoriza el nuevo en la misma resolución de manera que no existe
posibilidad de contratos cuyos períodos se superpongan
Cabe destacar que en todos los casos se abonaron honorarios sólo por uno de los
contratos, no duplicándose pagos en ningún momento. De acuerdo al procedimiento
anterior en lugar de una Resolución de rescisión se utilizaba una carta de aceptación de
novación. A partir del nuevo procedimiento no existiría la posibilidad de superposición
de contratos.
Por lo tanto, y dado la continuación del programa en su Segunda Etapa es que no se
rescindieron los contratos vigentes. Los pagos posteriores se registraron en la
contabilidad de la segunda etapa.
b) En el futuro se incluirá fecha de recepción de los informes. Por una cuestión operativa
se toma como fecha de presentación del informe, la fecha de emisión de la factura ya
que se entregan simultáneamente.
4- PASAJES Y VIATICOS:
Observaciones: Los gastos analizados para este rubro, que corresponden al FOPAR Jujuy,
no adjuntan las planillas enviadas por la provincia debidamente identificadas por el
responsable (Jefe Operativo Provincial).
19
Comentario de la UCAF: Si bien no colocaron el sello correspondiente, existe un registro
de firmas que permite verificar la autenticidad de las mismas, motivo por el cual en
muchos casos el jefe operativo de Jujuy no aclaró su firma. En lo sucesivo se reiterará a
todos los Jefes Operativos que aclaren sus firmas.
5- REGISTROS:
Observaciones:
1) Durante el transcurso del presente ejercicio se utilizaron dos sistemas contables
diferentes para registrar las operaciones del Programa (Período enero/abril ´98 y
mayo/diciembre ´98) no siendo trasladados los saldos del primer sistema al segundo, es
decir, no quedó reflejado el cierre y apertura de cuentas conforme a adecuadas prácticas
contables;
2) Del análisis efectuado se observó que para un gasto, se registró primero el pago y
posteriormente el devengamiento;
Ejemplo:
Pago
04/11/98
asiento 47007
$ 28.280.-
Devengamiento: 11/11/98
asiento 47043
$ 28.280.-
3) Se observó que existen dos asientos iguales, de distinta fecha y con distinto número de
asiento, pero en los mayores aparece una sola vez. Ejemplo:
Fecha
N° de asiento
Importe $
Observación
11/11/98
47043
28.280,-
Se encuentra mayorizado.
03/11/98
47003
28.280,-
No se encuentra en mayores contables.
Comentarios de la UCAF:
1) Dicha transferencia fue realizada por medio del sistema de información en un proceso
directo de transferencia de datos interna del sistema y debido a esto no se consideró
necesario realizar un asiento de cierre y de apertura;
20
2) Hasta noviembre de 1998 se utilizaba el Módulo de Consultores para realizar pagos a
Firmas Consultoras. A partir del período mencionado se implementó el Módulo de
Firmas Consultoras.
El asiento de devengamiento N° 47003 se realizó por el Módulo de Consultores.
Al implementarse el Módulo correspondiente a Firmas, para comprobar la integridad
del mismo se efectuó el devengamiento de un pago ya efectuado con el sistema anterior.
Al comprobar que el sistema funcionaba correctamente se procedió a rechazar el asiento
47003, quedando como definitivo el N° 47043.
3) Si bien el asiento 47003 se encuentra archivado como documentación respaldatoria por
contener la firma de la coordinación, el mismo no se encuentra mayorizado, por lo
tanto no arrastra su saldo en el sistema contable.
6- PROYECTOS:
Observaciones: De la muestra analizada de los proyectos se observó que:
1) Se verificaron errores de suma en los auxiliares de cada proyecto (por ejemplo CH0155,
CH0156, JU0080 y JU0150).
2) Se detectaron diferencias entre los importes aprobados por el supervisor del proyecto y
los registrados en concepto de aporte FOPAR y aporte beneficiarios. Por ejemplo:
N° Proyecto
Aporte FOPAR
Aporte Beneficiarios
Aprobado
Registrado
Aprobado
Registrado
CH0155
28377,80
28306,00
3023,76
2951,76
JU0090
27388,23
26717,00
3112,33
2441,00
MIO113
40679,89
39984,00
2656,96
2656,96
Comentarios de la UCAF:
1) Esta información surge de un reporte que tiene el nombre de “Mayor”. Este listado
muestra el mayor de la cuenta del proyecto que surge a partir de los desembolsos,
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devoluciones y asignación de costos indirectos y aportes de beneficiarios que se
producen en un período determinado.
El inconveniente se observa en la suma acumulada de los importes. El reporte hace mal
el cálculo.
Está previsto corregir este problema en los próximos días.
2) Las diferencias se corresponden con las sumas que para cada uno de estos proyectos los
supervisores han registrado como aportes en efectivo efectuados por los grupos.
Las diferencias detectadas no son tales en tanto el supervisor está certificando por la
totalidad de los gastos del proyecto (independientemente de su fuente de
financiamiento) mientras que la contabilidad registra el movimiento de recursos
FOPAR invertidos en cada uno de los proyectos.
7- RENDICIONES DE GASTOS (SOE´s y SDS):
Observaciones: De la verificación y análisis de cada una de las solicitudes remitidas al
BIRF surgen las siguientes observaciones:
1- Montos justificados en exceso:
En el pago a un consultor, de fecha 26/02/98 por un importe de $ 1500.-, se justificó:
Al Birf
80%
$ 1.200.-
A la SDS
80%
$ 1.200.-
Correspondía justificar:
Al Birf
80%
$ 1.200.-
A la SDS
20%
$ 300.-
2- Diferencias de imputación entre categorías del préstamo:
SOE N°
IMPORTE $
CATEGORIA
S/UCAF
S/BIRF
239
1.323.-
2B
3A
295
26.360.-
2C
3C
324
12.200.-
3C
2C
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3- Diferencias de importes entre BIRF y UCAF:
SOE N°
261 y 264
IMPORTE $
S/UCAF
S/BIRF
DIFERENCIA
125.178,96
116.426,96
8.752,00
Comentarios de la UCAF:
1. La diferencia correspondiente a haber rendido 100 % los fondos de los honorarios de la
consultora Inés Fermoso por $ 900, será corregida en la próxima rendición a la SDS
donde se descontará el total de este importe.
2. Los mismos corresponden a una error cometido por el Banco. Ver Nota 1 del Estado de
SOE’s.
3. El importe correspondiente a los SOE 261 y 264, por un total de $ 8.752.- corresponde a
una rendición hecha en su oportunidad al Banco Mundial, el cual no fue reintegrado por
el mismo debido a que no se encontró la “no-objeción” otorgada para el concepto del
gasto. Es por ello que luego de varias solicitudes realizadas al Banco, se optó por
financiar el importe correspondiente a este gasto (INDEC), de $ 5.152.-, con fondos 100
% de la SDS. Asimismo el saldo restante, que corresponde al consultor Jorge Carpio,
por $ 3.600.-, fue rendido y registrado por el Banco mediante solicitud Nº 289, del mes
de mayo.
BUENOS AIRES, 28 de octubre de 1999.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROYECTO DE PROTECCIÓN SOCIAL”
PARTES B Y C DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 3957-AR BIRF
(Ejercicio Nº 4 finalizado el 31/12/98)
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son
compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y
con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores
(INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Test o prueba de transacciones y comprobantes;
- Circularización de saldos (bancos locales, BIRF).
- Análisis de la naturaleza y elegibilidad de los desembolsos;
- Reconciliaciones bancarias;
- Inspecciones oculares;
- Análisis de la metodología utilizada para la contratación de consultores; control de legajos y de
informes conforme términos de referencia;
- Análisis de la metodología para la adquisición de equipos;
- Análisis sobre la elegibilidad de las erogaciones que respaldan los estados de gastos del período,
conforme las estipulaciones del Convenio de Préstamo;
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de control, en la medida que se los
consideró necesarios en las circunstancias, adaptándolos a la naturaleza específica de la
actividad auditada.
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El alcance del examen comprendió, entre otros:
-
el 100 % de los orígenes de fondos recibidos durante el ejercicio 1998; y
-
el 27,11 %; 16,70 %; 65,20 % y 4,50 % de los rubros “Servicios de Consultoría”, “Pasajes y
Viáticos”, “Bienes”, y “Proyectos” respectivamente, tanto del financiamiento BIRF como del
aporte local, expuestos en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos adjunto.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
En otro orden de cosas corresponde destacar que la UCAF no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente, receptando favorablemente
las sugerencias y ajustes de auditoría presentados.
BUENOS AIRES, 28 de octubre de 1999.
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