2000_051_01info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSIÓN”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 740/OC-AR BID
(Ejercicios finalizados el 31 de diciembre de 1997 y el 31 de diciembre de 1998)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros e información financiera complementaria que se detallan en el
apartado I- siguiente, por los ejercicios finalizados el 31 de diciembre de 1997 y el 31 de
diciembre de 1998, correspondientes al “Programa Multisectorial de Preinversión”, financiado
parcialmente con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N° 740/OC-AR, suscripto el 8
de julio de 1993 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano de Desarrollo (BID).
La ejecución del Programa es llevada a cabo por la Subsecretaría de Inversión Pública
dependiente de la Secretaría de Programación Económica y Regional (SPEyR), mediante la
Unidad de Coordinación (UNPRE) creada al efecto.
I-
ESTADOS AUDITADOS
A- Ejercicio 1997
1) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el período comprendido entre el 1º de
enero y el 31 de diciembre de 1997 y acumulado al 31 de diciembre de 1997,
expresado en dólares estadounidenses, y nota explicativa N° 1 que forma parte del
mismo, confeccionado según el siguiente detalle:
1
Columna I: Saldo Acumulado al 31/12/96
Columna II: Movimiento del Período 1997
Columna III: Saldo Acumulado al 31/12/97
2) Información Financiera Complementaria que incluye:
a) Cuadros de inversiones anexos al EOAF:
1) Resumen de Aplicaciones de Fondos por Fuente de Financiamiento y por
Componente del período comprendido entre el 1/1/97 y el 31/12/97.
2) Resumen de Aplicaciones de Fondos por Componente del período
comprendido entre el 1/1/97 y el 31/12/97, y acumulados al 31/12/97.
3) Conciliación de saldos de cierre de 1996 y apertura de 1997.
b) Estado de la cuenta especial de desembolsos BID al 31/12/97.
c) Detalle de desembolsos BID recibidos en el periodo comprendido entre el 1/1/97
y el 31/12/97.
B- Ejercicio 1998
1) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el período comprendido entre el 1º de
enero y el 31 de diciembre de 1998, y acumulados al 31 de diciembre de 1998,
expresado en dólares estadounidenses, y nota explicativa N° 1 que forma parte del
mismo, confeccionado según el siguiente detalle:
Columna I: Saldo Acumulado al 31/12/97
Columna II: Movimiento del Período 1998
Columna III: Saldo Acumulado al 31/12/98
2) Información Financiera Complementaria que incluye:
a) Cuadros anexos EOAF:
1) Resumen de Aplicaciones de Fondos por Fuente de Financiamiento y por
2
Componente del período comprendido entre el 1/1/98 y el 31/12/98.
2) Resumen de Aplicaciones de Fondos por Componente del período
comprendido entre el 1/1/98 y el 31/12/98, y acumulados al 31/12/97 y al
31/12/98.
b) Estado de la cuenta especial de desembolsos BID al 31/12/98.
c) Detalle de desembolsos BID recibidos en el período comprendido entre el
1/1/98 y el 31/12/98.
Los mencionados estados surgen de registros y planillas auxiliares elaboradas por la
Unidad Ejecutora del Programa (UNPRE) y son de su exclusiva responsabilidad. Los
estados definitivos fueron oficialmente recibidos por esta Auditoría con fecha 11/06/99
y se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión basada en el correspondiente
examen de auditoría, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 13/1/99 y el
19/5/99 y el 11/06/99 y el 26/08/99.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo el análisis de sus controles administrativos, pruebas de los registros contablefinancieros y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las
circunstancias, excepto por lo que a continuación se indica:
1) Atento a que esta es la primera auditoría que realiza la Auditoría General de la Nación
3
(AGN) sobre los estados financieros del Proyecto, nuestro trabajo se centró únicamente
en el análisis de los movimientos de los ejercicios 1997 y 1998 (Columnas II de los
estados financieros señalados en A- 1 y B- 1 precedentes); los estados contables al
31/12/96 han sido examinados por la firma de auditores DELOITTE & CO. cuyo
dictamen nos ha sido proporcionado.
En consecuencia, el alcance de nuestro examen sobre los elementos mencionados en el
apartado I-, se limitó exclusivamente a la revisión de las operaciones realizadas entre el
1° de enero de 1997 y el 31 de diciembre de 1998. Por consiguiente no hemos ampliado
el alcance de nuestros procedimientos de auditoría para permitirnos expresar una
opinión sobre las operaciones anteriores al 1° de enero de 1997 incluidas en los saldos
acumulados de los estados financieros objeto de auditoría.
Cabe aclarar que la UNPRE ha modificado con posterioridad al dictamen de la
mencionada firma de auditores, los importes de los saldos iniciales (saldos al 31/12/96)
y el criterio de agrupamiento de las inversiones reflejadas en los estados financieros a
esa fecha; al respecto no fue posible verificar la razonabilidad del incremento de las
cuentas de aporte local en $ 61.465.- así como la disminución de las inversiones en $
53.628.-.
2) No se han tenido a la vista los informes de consultoría (individual y de firmas
consultoras) cuya presentación y aprobación condicionaban el pago de honorarios
efectuados por $ 41.615,80 en el ejercicio terminado el 31 de diciembre de 1997 y por $
744.172.- en el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998.
III- ACLARACIONES PREVIAS AL DICTAMEN
1) La UNPRE ha modificado el criterio de registración y de exposición de la información
financiera utilizado hasta el cierre de ejercicio anterior (31/12/96) bajo el criterio de lo
devengado y con inclusión de los servicios financieros y deudas y activos invertidos,
4
por un sistema en base al criterio de lo percibido, que no incluye el aporte local
realizado durante los años 1997 y 1998 por entidades beneficiarias que asciende a $
296.504,85, y los cargos por servicios financieros por comisiones de crédito e intereses
pagados durante los años 1997 y 1998 que ascienden a $ 1.480.697,25, ni los pagados
con anterioridad (al 31/12/96).
2) Por otra parte, se verificó que se han justificado al BID como aporte local el importe de
$ 296.504,85 abonados por entidades beneficiarias con sus recursos propios, que no
fueron incluidos previamente en la aprobación del estudio por parte del BID y la
UNPRE, correspondientes a conceptos impositivos incluidos en la facturación de los
consultores, los cuales no fueron contabilizados por la UNPRE como aporte local en el
Programa, tal como se señala en el punto 1) anterior.
De lo expuesto se desprende que no existe consistencia entre la contabilidad y las
justificaciones de fondos al BID.
3) La denominación correspondiente a la cuenta bancaria en dólares expuesta en los
estados financieros al 31/12/97 y al 31/12/98 debe ser BNA dólares 2506/55 y no la
consignada.
4) El título de la segunda columna del Estado de Origen y Aplicación de Fondos señalado
en A- 1 debe leerse como “Del período 1997” en lugar del consignado.
5) Los reembolsos de fondos expuestos en el Estado de la Cuenta Especial incluido en la
información Financiera Complementaria como “Reembolsos del Banco Mundial”
corresponden a reembolsos del Banco Interamericano de Desarrollo (BID), tanto para
el ejercicio cerrado el 31/12/97 como el cerrado 31/12/98.
IV- DICTAMEN
5
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en el apartado IIanterior y, excepto por lo expuesto en el apartado III- 1) y 2) precedentes, y con las
correcciones expresadas en 3), 4) y 5) del mismo apartado III-, los estados financieros e
información financiera complementaria detallados en I-, exponen razonablemente el origen
y aplicación de fondos del “Programa Multisectorial de Preinversión” por los ejercicios
finalizados el 31 de diciembre de 1997 y el 31 de diciembre de 1998, de conformidad con
prácticas contables usuales en la República Argentina y con los requisitos establecidos en
el Contrato de Préstamo N° 740/OC-AR de fecha 08/07/93.
BUENOS AIRES, 15 de septiembre de 1999.
6
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 740/OC-AR BID
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSION”
(Ejercicios finalizados el 31/12/97 y 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica
y Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Durante el transcurso del examen realizado por esta Auditoría General de la Nación sobre los
estados financieros por los ejercicios finalizados el 31 de diciembre de 1997 y 1998,
correspondientes al “Programa Multisectorial de Preinversión”, se ha examinado el
cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero
aplicables, contempladas en las diferentes secciones y anexos del Contrato de Préstamo N°
740/OC-AR suscripto el 8 de julio de 1993 entre la Nación Argentina y el Banco Interamericano
de Desarrollo (BID).
La ejecución del proyecto y la utilización de los recursos del financiamiento del Banco son
llevadas a cabo por la Secretaría de Programación Económica y Regional del Ministerio de
Economía y Obras y Servicios Públicos a través de la Unidad de Preinversión (UNPRE) creada
al efecto.
a) Cláusula 1.01: Monto del financiamiento BID por USD 24.000.000.-.
Los desembolsos del BID durante el ejercicio 1997 ascendieron a USD 1.700.283,75 y
durante 1998 a USD 1.938.008.- por lo que al 31/12/98 el monto total desembolsado
ascendía a USD 20.102.861,68 (incluyendo los cargos correspondientes a fondo para
7
inspección y vigilancia generales (FIV) por USD 82.500.-), quedando pendiente de
justificación la suma de USD 486.054,65.
Asimismo, el BID mediante nota CAR 3469/98 de fecha 28/07/98 pone de manifiesto que de
acuerdo con la facultad contenida en el Artículo 3.17 de las Normas Generales del Contrato,
con fecha 08/07/98 se procedió a dejar sin efecto dicho contrato en la parte no
comprometida que ascendía al equivalente de USD 3.088.535,26 ($ 1.791.532,36 y USD
1.297.002,90)
Asimismo, conforme la información suministrada por el BID (Lidas al 31/12/98, Budget
Transfer del 16/07/98 y Loan Transactions) se observó una reasignación de fondos entre
categorías de gasto en la matriz de financiamiento original por USD 83.412,40, según se
expone a continuación:
(equivalente en miles de U$S)
CATEGORIA SEGÚN
MATRIZ
MATRIZ
MATRIZ
CONTRAT0 PRESTAMO
ORIGINAL
AL 31/12/96
AL 31/12/97
CANCELACIÓ
REASIGNACIÓN
MATRIZ
DEL 16/07/98
AL 31/12/98
(2.558,90)
(62,16)
18.775,19
N
DEL 08/07/98
Subprograma A:
Estudios de
21.260
21.396,25 21.396,25
Preinversión
Subprograma B:
Fortalecimiento Instituc.
2.500
2.500.-
2.500.-
(529,64)
83,41
2.053,77
Inspección y Vigilancia
240
103,75
103,75
-0-
(21,25)
82,50
24.000.-
24.000.-
24.000.-
3.088,54
-0-
20.911,46
TOTALES
Cabe aclarar que no se tuvo a la vista la correspondiente enmienda al contrato de préstamo.
b) Cláusula 3.02 y 3.04: Intereses y comisión de crédito.
Cumplida.
c) Cláusula 404: Plazo para desembolsar.
8
El BID mediante nota CAR 406/97 de fecha 29/01/97 comunica que fue otorgada, con fecha
28/01/97, una prórroga del plazo para el último desembolso hasta el 08/07/98, y por nota
CAR 3469/98 de fecha 28/07/98 informa que el 08/07/98 venció el plazo para la realización
de los desembolsos con excepción del equivalente de U$S 1.793.005,06 correspondiente a
recursos comprometidos hasta el 15 de junio de 1998, en cuyo caso el plazo expirará el 8 de
octubre de 1999 de acuerdo a lo solicitado por el ejecutor mediante las cartas SSIPyGS Nº
648 y Nº 662/98 de fechas 1º y 6 de julio de 1998.
d) Cláusula 6.01 y Anexo A: Utilización de los recursos del Financiamiento.
En términos generales se ha verificado un razonable cumplimiento; en cuanto a las
observaciones particulares nos remitimos a nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto
adjunto.
e) Cláusula 6.03: Recursos adicionales estimados en USD 6.000.000.-.
Los aportes de contrapartida local realizados durante los ejercicios 1997 y 1998 ascendieron
a $ 409.107.- y $ 750.000.- respectivamente, por lo que al 31/12/98 los fondos registrados de
contrapartida local ascendieron a la suma de USD 6.755.463.-. Este importe incluye USD
292.395.- justificados por el Préstamo 925/OC-AR y no incluye el aporte de las entidades
beneficiarias por $ 296.504,85; cabe aclarar que no se tuvieron a la vista las
correspondientes aprobaciones del BID. Nos remitimos a lo expuesto en nuestro
Memorando a la Dirección del Proyecto adjunto.
No se ha tenido a la vista información presupuestaria del aporte local comprometido durante
los ejercicios 1997 y 1998. No obstante ello, se verificaron comunicaciones del B.I.D. CAR 904/97 y 1715/98, mediante las cuales se da por cumplida la condición contractual de
certificar la disponibilidad de recursos de contraparte local para la ejecución del Programa
durante los mencionados ejercicios financieros.
f)
Cláusula 6.04 y Anexo B: Contratación de consultores, profesionales o expertos.
Cumplida: No obstante ello, existen observaciones puntuales expuestas en el Memorando a
9
la Dirección adjunto al presente informe.
g) Cláusula 7.01: Registros, Inspecciones e Informes.
Con respecto a los aspectos contables, la Unidad de Preinversión mantiene una organización
contable con cuentas separadas e identificadas basada en registros computarizados que no
revisten las condiciones de un sistema contable orgánico e integrado. Se remite a nuestro
Memorando a la Dirección adjunto.
Cabe aclarar que se tuvieron a la vista los Informes de Ejecución del Proyecto
correspondientes al 1er. y 2do. semestre de 1997 y 1er. semestre de 1998, los cuales fueron
presentados al BID con fecha 17/09/97, 26/02/98 y 31/08/98 respectivamente, dentro de los
plazos estipulados en el Contrato de Préstamo.
Con relación al informe correspondiente al 2do. semestre de 1998, el mismo no ha sido
tenido a la vista.
h) Cláusula 7.02: Recursos para inspección y vigilancia generales (FIV).
Cumplida. Con fecha 16/07/98 el BID reasignó el saldo pendiente del FIV por USD
21.250.-; nos remitimos a la cláusula 1.01 anterior.
BUENOS AIRES, 15 de septiembre de 1999.
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSIÓN”
CONTRATO DE PRÉSTAMO N° 740/OC-AR BID
(Ejercicios finalizados el 31 de diciembre de 1997 y el 31 de diciembre de 1998)
Al Señor Secretario de Programación Económica
y Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de
1997 y al 31 de diciembre de 1998 del “Programa Multisectorial de Preinversión”, han surgido
observaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables que hemos
considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura.
El Proyecto es administrado por la Secretaría de Programación Económica y Regional del
Ministerio de Economía y Obras y Servicios Públicos (MEyOySP), mediante la Unidad de
Preinversión (UNPRE) creada a tal efecto.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones que efectuamos sobre la base de muestras
selectivas, de acuerdo a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo,
contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con
adecuadas prácticas aplicables en la materia.
1) MANUAL DE PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVO-CONTABLE
Observación: La UNPRE no posee un Manual de Procedimientos Administrativo-Contable
que brinde los lineamientos básicos necesarios para lograr una administración fluida y
11
coordinada de las operaciones del Programa.
Comentarios de la UNPRE: Sin comentarios
Recomendación: Confeccionar un Manual de Procedimientos Administrativo–Contable que
permita conocer adecuadamente las rutinas operativas.
2) SUPERPOSICIÓN DE FUNCIONES
Observación: No existe independencia entre los sectores de contaduría y de manejo de
valores, y entre los sectores de liquidación y de pago a los consultores, como mínima norma
de control por oposición de intereses.
Comentario de la UNPRE: Personal insuficiente.
Recomendación: Separar funciones entre los sectores de contaduría y de manejo de fondos, y
entre los sectores de liquidación y de pago.
3) SISTEMA CONTABLE
Observaciones:
1. El sistema utilizado consiste en registraciones extracontables llevadas en planillas de
cálculo computarizadas que no revisten las condiciones de un sistema contable integrado,
confiable y con información oportuna, con la consiguiente sobrecarga de controles
administrativos.
2. Las transacciones se registraron en la contabilidad finalizado el ejercicio financiero, tanto
las correspondientes al ejercicio 1997 como las del ejercicio 1998, a los fines de la
emisión de los estados contables, no permitiendo entonces mantener controles para validar
operaciones en forma oportuna.
3. Las órdenes de pago, que son la documentación base para la registración contable de los
pagos, no contienen información respecto al financiamiento de los gastos que en ellas se
12
detallan, lo cual no permite determinar el origen de los fondos que serán aplicados
mediante cada orden de pago.
4. No se tuvo a la vista la aprobación del BID al plan de cuentas utilizado.
Comentarios de la UNPRE:
1.a 3. Esta coordinación administrativa y financiera comenzó a desarrollar sus tareas en el
Programa en diciembre de 1997. Para esa fecha, el último registro contable efectuado
era de fecha 31/12/96, es decir, no se habían contabilizado las operaciones durante los
anteriores 11 meses.
4.
El plan de cuentas utilizado para el ejercicio 1997 fue puesto a disposición del Banco en
oportunidad de una misión en el mes de febrero de 1998. El mismo fue aprobado por el
especialista financiero local sin que quedara una constancia escrita de dicha aprobación.
La utilización del sistema Tango para la contabilización de las operaciones no requiere
la no objeción previa del BID.
Recomendación: Implementar un sistema contable integrado, confiable y con información
oportuna. Asimismo, las órdenes de pago deberán incluir información del financiamiento de
los gastos que en ellas se detallan.
4) MANEJO DE FONDOS
Observaciones:
1. La UNPRE no mantiene cuentas bancarias separadas para el depósito de los fondos
provenientes de desembolsos BID en moneda local y los recibidos de origen local; ambos
se depositan en la cuenta operativa del Programa, mediante la cual se realizan todos los
pagos.
2. No existen adecuadas medidas de seguridad para el resguardo físico de los fondos de caja
chica y de cheques emitidos a entregar.
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Comentarios de la UNPRE: Sin comentarios
Recomendación: Mantener cuentas bancarias separadas para los fondos provenientes de
desembolsos BID en moneda local y los de contrapartida local, a los fines de identificar en
todo momento los recursos del financiamiento externo de otros recursos administrados por el
Programa; asimismo se debe adoptar adecuadas medidas de seguridad para el resguardo de los
recursos y valores administrados por el Programa.
5) CAJA CHICA
Observación: Con respecto a la caja chica que se instrumentó en la UNPRE desde el inicio
del ejercicio 1997 hasta el 30/09/97, no se tuvo a la vista la debida autorización de autoridad
competente que determine el sector responsable del manejo de los mismos, los límites de
autorización, el monto autorizado y la metodología de rendición.
Asimismo, las reposiciones de la caja chica no se realizaban por igual monto al rendido, y los
movimientos no se reflejaban contablemente, sino que las reposiciones globales efectuadas se
imputaban directamente como gastos.
Comentario de la UNPRE: En los archivos de la unidad no consta un acta administrativa de
creación de la caja chica.
Recomendación: Para la instrumentación del régimen de la caja chica se debe contar con
instrucciones precisas sobre su reposición, el control de los gastos (registros que deben
llevarse), protección material de los fondos y tipo de gastos que se pueden sufragar (gastos
menores).
6) BANCOS
Observaciones:
1. Se verificó que ex funcionarios de la UNPRE figuraron como firmantes autorizados al
manejo de las cuentas bancarias del Programa en el Banco de la Nación Argentina
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(B.N.A.) por lapsos de 5 a 12 meses posteriores a su cese efectivo en la función.
2. No consta en los archivos de la UNPRE que se haya informado al BID sobre la apertura
con fecha 23/01/97 de una Caja de Ahorro en pesos en el B.N.A. N° 234811/2, que fue
cancelada según extracto bancario el día 01/02/98. Con fecha 31/03/99 la UNPRE solicitó
al B.N.A., copia de los extractos bancarios del año 1997 de la citada cuenta a pedido de
esta auditoría, los cuales a la fecha de cierre de las tareas de campo no han sido remitidos.
Comentarios de la UNPRE:
1. Se remitió nota al Banco Nación solicitando la baja de los ex funcionarios de la UNPRE
como firmantes del Programa.
2. Con respecto a la cuenta CA 234811/2 se debe señalar que fue cerrada durante el año
pasado ya que la misma no registraba movimientos.
Recomendación: Mantener actualizada la información que debe remitirse al BID e informar
al Banco de la Nación Argentina (B.N.A.) la baja de los funcionarios de la UNPRE
autorizados como firmantes del Programa en la oportunidad en que se produce su cese
efectivo en la función.
7) FONDOS POR APORTE LOCAL
Observación: Se constató que se efectuaron durante 1998 transferencias de fondos con
origen en aportes de contrapartida nacional del Programa 740-OC por $ 825.000.- a la cuenta
corriente del Programa financiado por el Préstamo BID Nº 925/OC-AR. No consta la
existencia de autorización de dicho movimiento por acto administrativo de autoridad
competente.
Comentario de la UNPRE: Sin comentario.
Recomendación: Las transferencias a otro Programa de fondos con origen en aportes de
contrapartida nacional del Programa deben contar con autorización de autoridad competente,
15
y la UNPRE debe documentar adecuadamente la información relativa al Programa,
adjuntando la documentación en los archivos correspondientes.
8) JUSTIFICACIONES DE INVERSIONES REALIZADAS
Observaciones:
1. Se verificó que se han justificado al BID como aporte local $ 296.504,85 abonados por
entidades beneficiarias con sus recursos propios, (que no fueron incluidos previamente en
la aprobación del estudio por parte del BID y la UNPRE), correspondientes a conceptos
impositivos incluidos en la facturación de los consultores, los cuales no fueron
contabilizados por la UNPRE como aporte local en el Programa. Por otra parte se verificó
que se han omitido de justificar ante el BID algunos gastos pagados por el Programa por
el estudio AEE38 como ser: pago de la factura N° 62 de honorarios de un consultor del
09/06/98 y pagos de viajes a dos consultores de fecha 08/06/98. De lo expuesto se
desprende que no existe consistencia entre la contabilidad y las justificaciones de fondos.
2. Se registraron demoras de un año en la justificación de los honorarios del personal de la
UNPRE. Se constató que de $ 344.338.- de honorarios UNPRE pagados por los meses de
enero a julio de 1998, que no fueron justificados como aporte local del Programa, $
292.395.- fueron justificados al 31/12/98 por el Programa financiado con el Préstamo BID
925/OC-AR. No consta en los archivos de la UNPRE la existencia de la aprobación de
autoridad competente y del BID que autorice la justificación de erogaciones de un
programa como aporte local de otro.
3. Las aplicaciones de fondos se imputan a fondos BID o a contraparte local al confeccionar
las justificaciones ante el BID y no al momento de la emisión de la orden de pago.
Comentarios de la UNPRE:
1. Con relación a los gastos de la UNPRE de 1998 cabe hacer las siguientes consideraciones:
La UNPRE (Unidad de Preinversión) tiene por objeto llevar adelante la ejecución de los
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Programas Multisectoriales de Preinversión (PMP I y PMP II) financiados parcialmente
con los recursos de los Préstamos BID 740/OC y 925/OC respectivamente.
El Préstamo BID 740/OC está culminando su ejecución y el Préstamo BID 925/OC fue
suscripto en 1996 y declarado elegible en 1997, razón por la cual durante 1998 la unidad
llevó adelante la ejecución de ambos Programas.
El Préstamo BID 740/OC fue parcialmente cancelado durante 1998 (U$S 3 millones).
Con esta cancelación de fondos del BID, y habida cuenta que los recursos de aporte local
ya habían sido integrados, el paripassu del Programa, originalmente de 80 % BID y 20 %
A.L., quedó a favor de la Nación (78 %-20 %). De este modo, todo aporte local adicional
al Programa no tendría su contraparte de fondos del Banco.
Adicionalmente, por recortes en el presupuesto nacional, el Préstamo BID 925/OC no
tuvo crédito presupuestario de fuente local (11) para 1998.
Por lo expuesto, y habiéndolo previamente consultado y acordado con el especialista
sectorial y el especialista financiero de la Representación del BID, se procedió a justificar
los gastos de la Unidad de Preinversión a través del Préstamo 925/OC.
Esto permitió, no sólo hacer eficiente el uso de los recursos de contraparte local, sino
también comenzar con la ejecución del Préstamo BID 925/OC que como se mencionó
anteriormente carecía de aporte local.
2. En cuanto a la justificación de los gastos de la UNPRE efectuados desde el PMP I y
justificados por el PMP II, el BID no se expidió específicamente por escrito al respecto.
No obstante ello el Banco ha prestado su conformidad aceptando las justificaciones de
estas erogaciones.
3. En la página 5 del Reglamento Operativo se define a los recursos del Programa como al
conjunto de recursos que se integran con los fondos del Préstamo BID y los recursos del
aporte local.
Por otra parte, el PMP I está compuesto por una serie de estudios, de preinversión y
fortalecimiento institucional. Sólo se financian estudios completos, es decir, no podrá
17
financiarse una parte del estudio sino el estudio en su totalidad.
Por ello, la porción de cada estudio del Programa que no es financiada por el BID, es
necesariamente financiada a través de los recursos de contraparte local (nacional,
provincial o municipal).
Por último, estos aportes locales efectuados por entidades beneficiarias son
permanentemente presentados y aprobados por el BID en oportunidad de presentar las
justificaciones de fondos.
Recomendación: Contabilizar los importes justificados al BID como aporte local, abonados
por las entidades beneficiarias con sus recursos propios, de manera que exista consistencia
entre la contabilidad y las justificaciones ante el Banco. Asimismo, las aplicaciones a realizar
deberán imputarse a fondos BID o a contraparte local al momento de la emisión de la orden
de pago.
9) RETENCIONES IMPOSITIVAS
Observaciones:
1. Los importes de las retenciones del Impuesto a las Ganancias efectuadas en el período
enero a junio de 1997 a los consultores que prestaban servicios en la UNPRE, no fueron
ingresados a la ex DGI oportunamente, los mismos fueron reintegrados a dichos
consultores en el mes de agosto de 1997 en el entendido que las mismas no correspondían
realizarse por aplicación del Decreto 290/95. Asimismo, en tal sentido no fueron
practicadas retenciones durante el segundo semestre del mismo año.
2. No se informó dentro del plazo de vencimiento a la dependencia centralizadora del
MEyOySP (Dirección de Contabilidad y Finanzas) encargada de la confección de la
declaración jurada de retenciones de todo el organismo, las retenciones practicadas a los
consultores en 22 de los 24 períodos analizados correspondientes a los ejercicios 1997 y
1998.
3. El ingreso a la ex D.G.I. de los importes retenidos durante el año 1997 fue realizado en
enero de 1998 y dichos montos no fueron imputados a los períodos en los que se
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efectuaron las retenciones.
Comentario de la UNPRE: Con respecto a las retenciones del Impuesto a las Ganancias no
practicadas oportunamente cabe señalar que esta Coordinación se hizo cargo de los aspectos
financieros, administrativos y contables a partir del diciembre de 1997. En esa oportunidad se
pudo verificar la existencia de varios incumplimientos tanto formales como materiales con
relación al Fisco. Tal es el caso de retenciones efectuadas durante enero a noviembre de 1997
que no han sido oportunamente depositadas. Se procedió a hacer el depósito correspondiente
de los citados meses a la Dirección de Administración del MEyOySP el importe y la nómina
de responsables a los cuales se les practicó la retención.
Asimismo y con el propósito de dar un adecuado tratamiento a los aspectos fiscales, se llevó a
cabo una consultoría de apoyo que preparó un manual que trata los aspectos impositivos de
las contrataciones en el marco de los Programas que se ejecutan en la órbita de la ex Subsecretaría de Inversión Pública y Gasto Social.
Recomendación: Cumplir con la normativa fiscal vigente.
10)ELEGIBILIDAD DE GASTOS
Observación: Con fecha 29/04/97 se aplicaron $ 500.- de la cuenta operativa, según O.P. 255
bis, para hacer el depósito de apertura de una cuenta bancaria correspondiente al Programa
FOSIP (Convenio de Préstamo BIRF 3958-AR) y con fecha 04/08/97 se aplicaron $ 200.- de
la caja chica para hacer el depósito de apertura de una cuenta bancaria correspondiente al
Programa financiado parcialmente por el Préstamo BID 925/OC-AR.
Comentario de la UNPRE: El motivo por el cual con fecha 04/08/97 se aplicaron fondos del
PMP I por un total de $ 200.- al PMP II (apertura de la cuenta 2940/01) obedece a que el Bco.
Nación requiere que toda vez que se solicita la apertura de una cuenta oficial, se efectúe al
menos un depósito inicial.
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Recomendación: Utilizar los recursos del Programa únicamente para los fines previstos en el
Contrato de Préstamo.
14)CONTRATACIÓN DE CONSULTORES INDIVIDUALES
a) Legajos
Observación: Se ha verificado en la mayoría de los legajos de consultores analizados
correspondientes a los ejercicios 1997 y 1998 que:
1) No constan los currículos de los ternados que no han sido seleccionados en el 21,87 %
de los casos analizados, y los tenidos a la vista no tenían fecha de presentación y en
gran parte de los casos tampoco estaban firmados ni especificaban a cual terna
pertenecen.
2) No se obtuvo la designación de la totalidad de los consultores integrantes de la
muestra.
3) Los cuadros de evaluación de ternas no tenían fecha de realización y tampoco estaban
firmados por el responsable.
4) No consta la solicitud de contratación en el 84,37 % de los casos.
5) No consta la firma del consultor en los T.O.R’s. en el 12,5 % de los casos.
6) No consta la No Objeción del BID a la contratación en el 21,87 % de los casos.
7) No se tuvo a la vista el informe de avance o preliminar en el 56,25 % de los casos.
8) No se tuvo a la vista el informe final en el 56,25 % de los casos.
9) No se tuvo a la vista la aprobación del informe de avance y preliminar en el 11,76 %
de los casos.
10) No se tuvo a la vista la aprobación del informe final en el 37,50 % de los casos.
11) No consta la copia firmada en original de la constancia de inscripción en la Clave
Unica de Identificación Tributaria (CUIT) en el 9,3 % de los casos.
12) En la mayoría de los casos, no existe copia autenticada ni copia común de los títulos
profesionales respectivos.
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b) Pagos
Observación: Se verificaron casos en los que la fecha de emisión de la orden de pago es
anterior a la fecha de aprobación del informe de avance y/o finales.
c) Planta de personal
Observación: No se tuvo a la vista la aprobación de la totalidad de la planta de personal
para el ejercicio financiero 1998; sólo se tuvo a la vista la Resolución Nº 525/98 S.H.
conforme lo dispuesto por Resolución Nº 4/96 S.H. por los contratos entre el 01/09/98 al
31/12/98.
Comentarios de la UNPRE:
a) 1) Sin comentario.
2) La designación no existe.
3) Sin comentario.
4) No existe ya que es personal contratado dentro de la Secretaría y no se le exigió
solicitud.
5) Sin comentario.
6) Sin comentario.
7) Sin comentario.
8) Sin comentario.
b) Sin comentario.
c) Con relación a la estructura de la UNPRE, cabe señalar que el organigrama de la misma se
encuentra incorporada en los Informes Semestrales. El alta y baja de los consultores
contratados para desarrollar tareas en la Unidad no cuenta con una aprobación específica.
Sin embargo estos contratos han sido firmados, en todos los casos por el Subsecretario de
Inversión Pública y Gasto Social o por el Jefe de Asesores de la SPEyR, previa no objeción
por parte del BID.
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Recomendaciones:
a) Los legajos deberán contener todos las constancias del cumplimiento de los
procedimientos previstos para la contratación de los consultores.
b) Las órdenes de pago deberán confeccionarse con posterioridad a la aprobación de los
informes de avances o finales, en los cuales se debe dejar constancia de la fecha de
recepción.
c) Asimismo, la planta de personal vigente debe contar con la aprobación de la Secretaría de
Hacienda, de acuerdo con lo dispuesto por las normas dictadas al respecto.
15)CONVENIOS SUBSIDIARIOS
Observaciones:
1. No consta en los archivos de la UNPRE la solicitud de participación en el Programa por
parte de las Entidades Beneficiarias en el 70 % de los casos analizados.
2. No se obtuvo evidencia de aprobación por el Comité Técnico de la UNPRE ni por la
Subsecretaría de Inversión Pública a la solicitud de participación en el Programa por
parte de las Entidades Beneficiarias en el 90 % de los casos analizados.
3. No se obtuvo evidencia de aprobación por parte del BID a la solicitud de incorporación al
Programa por parte de las Entidades Beneficiarias en el 100 % de los casos analizados.
4. No se obtuvieron los convenios subsidiarios suscriptos con las Entidades Beneficiarias en
el 100 % de los casos analizados. No obstante ello, se verificó la firma de un convenio de
transferencia de fondos en el caso de un estudio con administración propia del
beneficiario.
5. Se verificó que en algunos casos las entidades beneficiarias registran saldos pendientes
de rendición por tiempos prolongados y mantienen fondos inmovilizados por períodos
que oscilan entre los 4 y 8 meses.
Comentarios de la UNPRE:
1) Durante la ejecución del Préstamo 740/OC-AR, no se exigía a las entidades beneficiarias
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la presentación de la solicitud.
2) No existe aceptación escrita por parte de la UNPRE de la solicitud; una vez que la
UNPRE decide financiar el estudio, se elevan los términos de referencia al BID.
3) No existe aceptación escrita por parte del BID de la solicitud; éste decide aprobar o no
los términos de referencia del estudio. Se envían al Banco directamente los términos de
referencia.
4) Durante la ejecución del Préstamo 740/OC-AR, no se exigía la firma de un convenio y/o
carta convenio.
5) De los estudios AEG4, ACE1, ACE21 y BBB16 no existen carpetas ni antecedentes.
Recomendación: Documentar adecuadamente las actividades realizadas por el Programa de
acuerdo a lo requerido en el convenio de préstamo y a la Resolución 111 que determina las
funciones de la UNPRE. Solicitar periódicamente a las entidades beneficiarias la rendición de
los saldos pendientes y determinar las causas por las cuales se mantienen fondos
inmovilizados por períodos prolongados a los fines de lograr una administración más eficiente
en el manejo de los recursos.
16)ENTIDAD BENEFICIARIA CON CONVENIO DE TRANSFERENCIA DE FONDOS
Observación: Se constató que en los expedientes de estos estudios foliados y archivados en
el Comité Ejecutor del Plan de Gestión Ambiental y Manejo de la Cuenca Hídrica Matanza
Riachuelo no existe constancia (recibo correspondiente) que se haya realizado el pago de la
factura Nº 109 de la consultora Inconas-Inhar y el pago de las facturas Nº 357, 358 y 364 de
la consultora Pines S.A., tampoco existe constancia de la realización de las liquidaciones en el
caso del pago de la factura Nº 364; no obstante ello, los citados pagos a las firmas consultoras
fueron rendidos a la UNPRE y justificados al B.I.D.
Comentarios de la UNPRE: Sin comentarios.
Recomendación: Las órdenes de pago deberán confeccionarse con la aprobación de los
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informes presentados por las firmas consultoras, los cuales deberán estar glosados junto con
las liquidaciones y constancias de pago en los correspondientes legajos, para luego con esta
documentación proceder a justificar al BID y contabilizar.
17)VIAJES Y VIÁTICOS
Observación: En un caso se verificó que un consultor cobró viáticos por un viaje de un lapso
de 10 días cuando según el pasaje el periodo de permanencia en el lugar fue de 4 días (O.P.
Nº 274/97).
Comentario de la UNPRE: Sin comentario.
Recomendación: Efectuar un estricto control de la documentación de las rendiciones de
viajes y viáticos.
18)SALDOS INICIALES
Observaciones: De los ajustes y categorizaciones de cuentas y gastos realizados al inicio del
ejercicio 1997 por el cambio de criterio de contabilización de la conducción de la UNPRE, se
verificaron ciertas inconsistencias respecto a los estados contables al 31 de diciembre de
1996, que se detallan a continuación y que son motivo de observación:
♦ Se ajustó en más el aporte local por un monto de $ 61.465.♦ Se realizó un ajuste en menos al total de fondos invertidos en Subcomponentes A, B y
UNPRE, por el monto de $ 53.628.♦ Los estados contables al 31/12/96 incluyen en el Activo No Corriente, rubro Cartera de
Asistencia Técnica e Inversiones Físicas, el importe de $ 29.696.- correspondiente a
Bienes, los cuales son gastos no elegibles de acuerdo al Contrato de Préstamo, ya que no
figuran en la matriz de costos. Dichos bienes fueron reclasificados a partir de los estados
financieros de 1997 dentro del rubro Gastos UNPRE.
Comentario de la UNPRE: En cuanto al rubro de bienes adquiridos de los estados contables
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al 31/12/96, fueron reclasificados dentro de los gastos UNPRE a partir de los estados
financieros de 1997.
Recomendación: Los ajustes y/o reclasificaciones deberán contar con la debida justificación
del motivo de su realización.
19)DOCUMENTACIÓN DE RESPALDO
Observación: La documentación de soporte de las transacciones no se encuentra integrada en
legajos foliados, la misma se guarda desagregada en diferentes archivos.
Comentario de la UNPRE: Sin comentario.
Recomendación: Arbitrar los medios necesarios para que la documentación de soporte de las
transacciones se encuentre integrada en legajos foliados archivados en lugares que permita su
fácil localización.
BUENOS AIRES, 15 de septiembre de 1999.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA MULTISECTORIAL DE PREINVERSIÓN”
CONTRATO DE PRÉSTAMO Nº 740/OC-AR BID
(Ejercicios finalizados el 31 de diciembre de 1997 y 1998)
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- test o prueba de transacciones;
- análisis de legajos de consultores y de antecedentes licitatorios;
- análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los gastos;
- análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del Proyecto;
- reconciliaciones bancarias;
- cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros con las imputaciones efectuadas en
los registros contables y contra documentación respaldatoria;
- cumplimiento de las cláusulas contractuales aplicables en el período;
- como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
El alcance de nuestro examen comprendió, entre otros:
- 32,73 % de las aplicaciones de los ejercicios 1997 y 1998.
- 100 % de los orígenes de fondos (BID y Aporte Local) de los ejercicios 1997 y 1998,
exclusivamente.
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Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
En otro orden de cosas cabe destacar que la Unidad de Preinversión, no opuso reparos a la
gestión de esta auditoría, otorgando las facilidades que posibilitaron la realización de las tareas
de campo.
BUENOS AIRES, 15 de septiembre de 1999.
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