2008_126info.pdf
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AGN Auditoría General de la Nación Gerencia de Control de la Deuda Pública Departamento de Control de Endeudamiento con Organismos Financieros Internacionales INFORME EJECUTIVO I.- IDENTIFICACIÓN INSTITUCIONAL Fondeo del Programa: NÚMERO DE PRESTAMO: OBJETO del PRESTAMO ORGANISMO RESPONSABLE: ORGANISMO EJECUTOR: Director Nacional del Programa Coordinador General Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento y Aportes del Gobierno Central 7353-AR BIRF “Proyecto de Mejoramiento de la Educación RuralPROMER” Min Educación Sub Secretaría de Coordinación Administrativa Sub secretario de Coordinación Administrativa Arq. Daniel Iglesias Lic. Leonardo Palladino Objetivos del Programa Mejoramiento de la cobertura, la eficiencia y la calidad del sistema educativo, así como la gestión de dicho sistema, a través del fortalecimiento de la capacidad normativa, de planificación, información, seguimiento y evaluación en el plano nacional y a nivel provincial. II.- FINANCIAMIENTO Determinación del grado de ejecución del Programa al (31/12/2007) USD Fecha de firma de contrato de préstamo: Convenio de Préstamo 7353-AR BIRF 23-10-06 1° addenda al convenio 17-05-07 Fecha de cierre del Programa Original: 31/03/2011 Prórrogas otorgadas Monto Presupuestado Programa 7353-AR BIRF Monto total desembolsado al 31/12/07 Monto ejecutado del 01/01/07 al 31/12/07 Original 150.000.000 Actual Modificado 150.000.000 U$S 12.114.523,92 U$S 10.967.180,66 AGN Auditoría General de la Nación Gerencia de Control de la Deuda Pública Departamento de Control de Endeudamiento con Organismos Financieros Internacionales III- Servicios Financieros Comisión por compromiso Fecha de pago 15/03/07 17/09/07 Importe en USD 84.366,99 185.199,87 Fecha de pago 15/03/07 17/09/07 Importe en USD 22.649,91 57.087,38 Intereses IV- AUDITORÍA Dictamen Favorable, con salvedades determinadas e indeterminadas Sujeto A: II- Falta documentación de pago Excepto por: III-1Errores de valuación cuentas bancarias III-3 deficiencias en el proceso de selección de una firma para la Contratación de Servicios de Impresión, respecto de la metodología de selección, los criterios de evaluación empleados y los procedimientos de notificación Principales observaciones: INDIC TITULO E B 1) B 3) 4) .Falencias proceso contratación de consultores, antecedentes Adquisiciones: Falencias en el proceso de adquisiciones (archivos incompletos, antecedentes débiles, oficiales, demora en las entregas), diferencias en presupuestos INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE LA EDUCACIÓN RURAL-PROMER” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 7353-AR BIRF (Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/07) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31/12/07 detallados en Isiguiente, correspondientes al Proyecto de Mejoramiento de la Educación Rural-PROMER, financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 7353-AR, suscripto el 23 de octubre de 2006 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) y su modificación de fecha 17/05/07. La ejecución del Proyecto es llevada a cabo por la Coordinación Central del Proyecto (CCP) que funciona en el ámbito de la Dirección General de la Unidad de Financiamiento Internacional (DGUFI), dependiente de la Subsecretaría de Coordinación Administrativa (SSCA) del Ministerio de Educación. I- ESTADOS AUDITADOS 1- Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el Ejercicio cerrado al 31 de diciembre de 2007 expresado en dólares estadounidenses y pesos. 2- Estado de Inversiones Acumuladas, expresado en dólares estadounidenses y en pesos. 3- Notas a los Estados Financieros del Proyecto (1 a 4) que forman parte del mismo. 4- Información financiera Complementaria que incluye: 1 - Estado de la Cuenta Corriente 3707/73 y Estado de la Cuenta Corriente 3633/81 en Pesos por el ejercicio cerrado el 31 de diciembre de 2007. Los estados precedentes fueron presentados inicialmente el 28/02/08 por la Dirección General de Financiamiento Internacional (DGUFI) y en su versión ajustada el 04/07/08 y son de su exclusiva responsabilidad. Estos últimos se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto emitir una opinión basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 26/05/08 y el 18/07/08. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas de los registros contables y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta. Se imputó como inversión del ejercicio de la Parte A b) del Estado de Inversiones el importe de USD 7.765.902,82 al momento de la transferencia a UNOPS y no al de efectivización de los pagos por la adquisición de equipamiento informático y mobiliario escolar. Al respecto, de las facturas que nos fueran suministradas sólo corresponden al período auditado USD 5.717.937,47, sobre las cuales sólo se pudo verificar el pago realizado en el ejercicio 2008 de USD 387.057,01. Sobre el resto, USD 5.330.880,46 no se nos suministraron los recibos ni documentación alguna que acrediten su cancelación. 2 III ACLARACIONES PREVIAS 1. No se han registrado al 31/12/07 erogaciones (cheques emitidos y gastos) y depósitos en los mayores de las cuentas bancarias provinciales por $ 608.185,12 y por $ 564.430,36, respectivamente. 2. Los Estados presentados no surgen de los mayores contables sino de auxiliares que a su vez dan origen a los Certificados de Gastos SOEs, no obstante haberse realizado la conciliación entre éstos y la contabilidad del Proyecto. 3. Se detectaron deficiencias en el proceso de selección de una firma para la Contratación de Servicios de Impresión, respecto de la metodología de selección, los criterios de evaluación empleados y los procedimientos de notificación. Al respecto se remite a lo manifestado en el apartado B 4) de nuestro Memorando a la Dirección. III- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en II y excepto por lo señalado en III- 1 y 3 precedente, los estados identificados en I- anterior presentan razonablemente la situación financiera del “Proyecto de Mejoramiento de la Educación Rural ” al 31/12/07, así como las transacciones realizadas durante el período finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 7353-AR, suscripto entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) el 23 de octubre de 2006. BUENOS AIRES, 21 de julio de 2008. 3 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE) DEL “PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE LA EDUCACIÓN RURAL-PROMER” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 7353-AR BIRF (Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/07) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) durante el ejercicio finalizado el 31/12/07, correspondientes al Proyecto de Mejoramiento de la Educación Rural (PROMER), financiado con recursos del Convenio de Préstamo N° 7353-AR, suscripto el 23 de octubre de 2006 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF. . I- . ESTADOS AUDITADOS Estado de Solicitudes de Desembolso para el ejercicio cerrado el 31/12/2007, expresado en dólares estadounidenses. El estado precedente fue preparado por la Coordinación Central del Proyecto (CCP) y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. 4 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo el análisis de la documentación respaldatoria de los SOE, la verificación de la elegibilidad de los gastos y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios. III- ACLARACIONES PREVIAS 1. No se incluye en el Estado de Solicitudes ninguna referencia respecto de las solicitudes N°s 17 y 18 que no fueron emitidas, según el Proyecto, a fin de llevar la misma numeración que lleva el Sistema del BIRF “Client Connection”. 2. En el Estado mencionado en I se exponen los importes rendidos como 2-A y 2-B, no surgiendo dicha apertura del detalle de gastos incluidos en los Certificados de Gastos (SOE) presentados, ya que sólo se rinden en éstos como categoría 2.3 Parte B del Proyecto sin discriminar (no se ha adecuado en el sistema UEPEX lo convenido en la enmienda del Préstamo). IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- anterior, correspondiente al “Proyecto de Mejoramiento de la Educación Rural” (PROMER), presenta razonablemente la información para sustentar los Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos, que fueron emitidos y presentados al BIRF durante el ejercicio finalizado el 31/12/07 de conformidad con los requisitos estipulados en el 5 Convenio de Préstamo N° 7353-AR, suscripto el 23 de octubre de 2006 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) y su posterior modificación del 17 de mayo de 2007. BUENOS AIRES, 21 de julio de 2008. 6 INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL “PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE LA EDUCACIÓN RURAL-PROMER” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 7353-AR BIRF (Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/07) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados detallados en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 30/12/07, correspondientes a la Cuenta Especial del “Proyecto de Mejoramiento de la Educación Rural”, de conformidad con la sección 4.4 de la Carta Convenio N° P4210 y 2.02 (b) y Anexo 5 del Convenio de Préstamo N° 7353-AR de fechas 09/08/05 y 23/10/06 respectivamente. I- ESTADOS AUDITADOS a. Estado de la Cuenta Especial N° 374.787/2 al 31/12/07, expresado en dólares estadounidenses. b. Estado de la Cuenta Especial N° 383.544/5 al 31/12/07, expresado en dólares estadounidenses. Los estados han sido preparados por la Coordinación Central del Proyecto (CCP) sobre la base de los movimientos de las cuentas a la vista en dólares mencionadas, abiertas en el Banco de la Nación Argentina, Sucursal Plaza de Mayo. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. 7 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III- ACLARACIONES PREVIAS El estado mencionado en el apartado I a) precedente corresponde a la cuenta especial del PPF que fuera cerrada el 23/04/07 y cuyos únicos movimientos corresponden a los gastos de mantenimiento y la transferencia de fondos a la nueva cuenta a la vista abierta a los fines del Proyecto cuyo estado se cita en el apartado I b). IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados identificados en Iprecedente presentan razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Proyecto de Mejoramiento de la Educación Rural” al 31 de diciembre de 2007, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con las estipulaciones sobre el uso de fondos 8 contempladas en las respectivas cláusulas y Anexo de la Carta Convenio P4210 y el Convenio de Préstamo N° 7353-AR BIRF de fechas 09/08/05 y 23/10/06 respectivamente. BUENOS AIRES, 21 de julio de 2008. 9 INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE LAS CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 7353-AR BIRF “PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE LA EDUCACIÓN RURAL-PROMER” (Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/07) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. Durante el transcurso de la auditoría externa realizada por esta Auditoría General de la Nación sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2007, correspondientes al Proyecto de Mejoramiento de la Educación Rural (PROMER), se ha examinado el cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contablefinanciero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo N° 7353-AR, suscripto el 23 de octubre de 2006 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) y su addenda de fecha 17 de mayo de 2007. a. Sección 2.01: Monto del Préstamo USD 150.000.000 Al 31 de diciembre de 2007 el monto desembolsado asciende a USD 12.114.523,92, la diferencia con lo registrado por el BIRF, USD 16.114.523,92, corresponde a la Solicitud N° 24 de USD 4.000.000.- procesada por el Banco pero acreditada en Cuenta Especial en el 2008. b. Sección 2.02: Retiros de la Cuenta del Préstamo Cumplida. Durante el período 2007 ingresaron a la Cuenta Especial USD 2.162.514,48 y se efectuaron pagos directos por USD 8.475.848,63 (incluyen USD 7.259.781,22 transferidos a UNOPS para gastos a efectuarse). Se remite a lo expuesto en el informe de estados financieros. c. Sección 2.04 Comisión inicial Cumplida. El 14 de diciembre de 2006 el Banco retiró del monto del principal del préstamo USD por 375.000.- en concepto de comisión inicial. 10 d. Sección 2.05 Comisión por compromiso Cumplida. Durante el ejercicio se abonaron por este concepto. e. Fecha de pago Importe en USD 15/03/07 84.366,99 17/09/07 185.199,87 Sección 2.06 Intereses Cumplida. Durante el ejercicio se abonaron por este concepto. Fecha de pago Importe en USD 15/03/07 22.649,91 17/09/07 57.087,38 d. Sección 3.01 b) Convenios bilaterales Cumplida. Al 31/12/07 se mantienen los 22 convenios bilaterales firmados con las provincias participantes durante el ejercicio 2006. En el ejercicio 2008 se celebró el Convenio con la provincia de Santa Cruz. e. Sección 3.02 a) Adquisición de bienes, obras y contratación de servicios Cumplida parcialmente. Las observaciones puntuales se exponen en nuestro Memorando a la Dirección del Proyecto. f. Sección 3.03 (b) Informe de Seguimiento y evaluación No cumplida. El primer informe debía presentarse el 31/05/07 y a la fecha del presente no hemos tomado conocimiento de su presentación al BIRF g. Sección 3.04 Manual Operativo Cumplida. 11 h. Sección 3.05 Ejecución del Plan para Poblaciones Indígenas (PPI) No cumplida. No se formalizaron los anexos a los Convenios Bilaterales que debían suscribirse según el Manual Operativo para dar cumplimiento al PPI. i. Sección 4.02 Informe de Seguimiento Financiero (FMR) Parcialmente cumplida. Ambos informes fueron presentados con posterioridad a la fecha establecida en el Convenio. FMR Fecha de presentación Fecha de Vto. 1° semestre 06/12/07 15/08/07 2°semestre 20/06/08 15/02/08 j. Apéndice 6 : Condiciones de los Convenios Bilaterales Parcialmente cumplida. Los acuerdos sobre indicadores, líneas de bases y metas fueron acordados en la Misión del BIRF de octubre de 2007 y posteriormente se avanzó con las provincias para definir las metas. Con respecto al fortalecimiento de la capacidad de gestión financiera y adquisiciones aún se encuentran pendientes acciones en algunas provincias. BUENOS AIRES, 21 de julio de 2008. 12 MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 7353-AR BIRF “PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE LA EDUCACIÓN RURAL-PROMER” (Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/07) Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31/12/07, correspondientes al Proyecto de Mejoramiento de la Educación Rural (PROMER), financiado con recursos del Convenio de Préstamo N° 7353-AR”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno existentes en la Coordinación Central del Proyecto (CCP), considerado necesario informar para su conocimiento y acción futura. Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como objetivo principal el análisis de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría. Entendemos que la implementación de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia. INDICE B 1) B 3) 4) TITULO .Falencias proceso contratación de consultores, antecedentes Adquisiciones: Falencias en el proceso de adquisiciones (archivos incompletos, antecedentes débiles, diferencias en presupuestos oficiales, demora en las entregas), A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/07 13 1) CONSULTORES INDIVIDUALES Observaciones: 1. La documentación respaldatoria de los procesos de selección presenta en algunos casos falencias administrativas de carácter formal (carencia de fecha de recepción o de emisión en los currículos o en los informes de resultados, falta de carátula o de inicialización en todas las hojas como prevé el instructivo para las contrataciones que realiza el Programa). 2. En el 100% de los consultores alcanzados por los términos del Decreto 577/03 y 149/07 que integran la muestra, los actos administrativos correspondientes a las contrataciones, renovaciones o prórrogas de contratos de consultoría, fueron emitidos y formalizados con fecha posterior al inicio de los contratos (hasta cinco meses posterior). Situaciones similares (50% de los casos) se plantearon respecto a los consultores correspondientes a jurisdicciones provinciales respecto a su propia normativa. 3. Se observó el incumplimiento de los cronogramas de pago en tres casos, efectuándose los pagos con demoras de hasta 4(cuatro meses). Comentarios de la CCP: 1. (Respuesta parcial). La carencia de fecha de recepción se trata de los Curriculos de una terna cuya selección se realizó en marzo de 2006. La recepción por mesa de entradas la comenzamos a implementar en el mes de julio de 2006 según consta en el informe de auditoría correspondiente al año pasado. 2. Los trámites son iniciados, sin excepción, antes de la fecha de inicio de la contratación. Dado el circuito implementado para la firma de los actos administrativos (ME y JGM), se demora la conclusión del trámite por causas ajenas a esta dependencia. 3. Los casos con demoras en el pago que se están mencionando corresponden a pagos de consultores provinciales. El motivo del retraso se debe a falta de fondos de las unidades provinciales, dado a que a ese momento no habían cumplido con la documentación que era condición necesaria para los desembolsos. 14 Recomendaciones: Tener en cuenta la normativa aplicable para la emisión de contratos a fin de evitar situaciones que podrían afectar su validez. Tomar los recaudos necesarios a fin de evitar situaciones contingentes para el Programa que puedan traducirse en obligaciones adicionales. 2) DISPONIBILIDADES Y REGISTROS Observaciones: 1. Los mayores contables no especifican en el detalle del concepto del pago el destinatario, indicándose únicamente el número de autorización de pago y el número de cheque o transferencia. 2. En las desafectaciones contables (mayores) no se describe que operación original anula. Comentarios de la CCP: 1. En los mayores de cuenta se identifican los gastos por Nº de AP, fecha y Nº de asiento. En el subdiario de Banco se detallan los conceptos de pago como así el destinatario. En las AP que respaldan cada gasto también se encuentra todo el detalle del gasto. 2. (Comentario no procedente) Las desafecciones identifican la AP que se está dando de baja, o sea, la operación que le dio origen. Recomendación: Arbitrar los medios para contar con información confiable, detallada, completa y oportuna. B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) CONSULTORES INDIVIDUALES Observaciones: 1. En el 18,75% de las ternas analizadas alguno de los consultores que las integran no cumplen con los perfiles requeridos en los Términos de Referencia, en cuanto a nivel de estudios o experiencia previa. 15 2. En el 38,89% de los casos analizados la Constancia de CUIT no fue suscripta por el consultor seleccionado . 3. Consultada la página de la AFIP, se verificó que el 16,67% de los consultores cuyos legajos fueron analizados se encontraba como “Condición Tributaria Inactiva”. Los pagos efectuados a los consultores observados ascienden a $ 23.595.4. En un caso durante los primeros tres meses de contrato, los honorarios abonados a un consultor no coinciden con el monto establecido en el contrato celebrado (por dicho período se continuó pagando el monto previsto en el contrato anterior cuya vigencia había caducado). Cabe aclarar que el contrato suscripto no indica que el nuevo monto contractual sea ad referéndum de aprobación alguna. 5. La documentación de respaldo de los pagos efectuados a uno de los consultores muestreados entre enero y mayo 2007 (honorarios devengados de diciembre 2006 a abril 2007) no es válida, debido a que el N° de CUIT consignado en las facturas no coincide con el obrante en el respectivo contrato y es inexistente según la consulta a la página de AFIP. A su vez, los pagos realizados al mismo consultor por honorarios de mayo a julio fueron respaldados con facturas que no guardan correlatividad numérica con los emitidos previamente. Importe observado $ 28.000.6. En varios casos la fecha consignada por los consultores en los recibos de pago es anterior a la de emisión de las autorizaciones de pago. 7. En el 22,86% de los casos analizados no se cumplió con el plazo establecido en los TDR para la presentación de informes, verificándose atrasos de hasta dos meses. Comentarios de la CCP: 1. y 2. Se toma en cuenta la observación. 3. La condición tributaria de cada consultor es verificada al momento de la contratación, imprimiendo la constancia emitida por la AFIP, también se corrobora el estado antes del pago. La observación esta considerando la condición actual de los contratados, varios meses después de finalizado el contrato. (Comentario no procedente, se verificó dentro de la normativa). 16 4. Con el objeto de no dilatar el pago de honorarios de consultores que ya se encontraban prestando sus servicios, se convino proceder al pago de aquellos consultores que tuvieran recontratación, es decir excluyendo las nuevas incorporaciones, por el mismo monto del contrato del período anterior. 5. Las facturas del consultor al que la observación hace referencia fueron emitidas con un error de impresión, el consultor fue notificado al respecto para solicitar el cambio a la imprenta. Las facturas erróneas persisten hasta el mes de agosto, momento en que el consultor agota el talonario y pide la impresión, entonces se soluciona el error de CUIT. Al respecto cabe aclarar que la correlación numérica es correcta teniendo en cuenta que el cambio de talonario implica el cambio de sucursal. (Comentario no procedente). 6. La fecha del pago de los consultores a la que se hace mención en la observación fue erróneamente consignada por éstos, se informó de este hecho a la coordinación provincial de donde provenía el error para que subsanaran las autorizaciones de pago. 7. Al tratarse de contratos de locación de obra, cuyo cobro depende del producto realizado, cuando existe demora en la entrega solicitamos al consultor que se presente una nota justificando la misma. Esta justificación se pone a consideración de la Dirección de la cual depende el consultor, a fin de que evalúe si la demora es atendible. En todos los casos se procedió conforme a los dictámenes de las Direcciones involucradas. Recomendaciones: Mantener legajos completos y ordenados con todos los antecedentes que respaldan el proceso de selección, evaluación y contratación de los consultores del Programa. Verificar el estricto cumplimiento de la normativa impositiva vigente en materia de contrataciones. No habilitar los pagos si no se ha cumplido con las cláusulas contractuales que los habilitan. 17 2) DISPONIBILIDADES Y REGISTROS Observaciones: 1. La mayoría de las conciliaciones de las cuentas bancarias provinciales (Córdoba, Catamarca, Corrientes, Chaco, Entre Ríos, Formosa, Jujuy, La Pampa, La Rioja, Mendoza, Misiones, Salta, San Juan, Santiago del Estero y Tucumán al 31 de Diciembre de 2007) no incluye la totalidad de las partidas conciliatorias detectadas y en algunos casos no coincide el saldo de libros (que nos fuera suministrado) con el de la conciliación. Cabe destacarse que se omitió la contabilización de meses enteros de movimientos, anteriores al inicio de las registraciones en algunas jurisdicciones sin que se efectuaran los ajustes correspondientes. Sobre la Provincia de La Rioja se verificaron diferencias entre el valor contabilizado y el débito bancario de algunos cheques. 2. Se debitó una transferencia a la provincia de Tucumán sin que se haya emitido oportunamente la orden de transferencia respectiva. Ésta se emitió con posterioridad y no se encuentra suscripta por el responsable del Proyecto. 3. No se tuvieron a la vista algunos de los cheques incluidos en el detalle de cheques anulados suministrado, no pudiéndose verificar si se tomaron los resguardos correspondientes. Comentarios de la CCP: 1. Los depósitos corresponden a las transferencias realizadas con anterioridad a la fecha en que se empezó a trabajar con el Sistema UEPEX en forma descentralizada, ya que antes de esta fecha se remitían las transferencias contabilizando la inversión en el momento de efectuada. Por tal motivo, los depósitos mencionados se encuentran contabilizados como inversión de la CCP, mientras que en las Jurisdicciones hasta el momento en que se empezó a utilizar el Sistema, registraban las mencionadas transferencias en libros extracontables. Cabe aclarar que durante el ejercicio 2008 a medida que las Jurisdicciones rindieron se ajustaron dichas inversiones. Respecto a los cheques y gastos vale la misma explicación descripta en el párrafo anterior. Por otro 18 lado hay gastos en las Jurisdicciones efectivamente realizados antes del cierre del ejercicio pero no contabilizados Los ajustes contables a los movimientos realizados antes de la implementación del Sistema UEPEX están siendo realizados en el presente ejercicio. 2. La transferencia a la Provincia de Tucumán por omisión se registró posteriormente en el Sistema UEPEX. Al respecto se procederá a la conformación del Coordinador de la impresión del comprobante de registración emitida por el Sistema. 3. Se identificaron en el registro que emite el sistema UEPEX los cheques que el sistema contabiliza por error como anulados. Los mismos se deben a desafectaciones parciales de AP, error detectado que se informó a la Administración del UEPEX. Recomendación: Mantener los registros completos y actualizados a fin de disponer de información confiable, clara y oportuna. 3) ADQUISICIÓN DE TEXTOS ESCOLARES (Contratación Directa Expte N° 1232/07) Observaciones: 1. Se observaron las siguientes demoras en el desarrollo del proceso: - 42 días en la constitución de la Comisión Verificadora (contados desde la fecha de solicitud de verificación de los textos enviada por la editorial) -. 25 días para emitir el acta de verificación provisoria. - 30 días entre la emisión del acta provisoria citada precedentemente y la definitiva (pese a que la provisoria había sido emitida sin observaciones). Por otra parte, no se previeron oportunamente los lugares para la guarda de los libros recibidos, debiéndose recurrir a formalizar un acta de custodia en la propia editorial. 2. No se estableció en el pliego las escuelas destinatarias de los libros para bibliotecas ni los plazos en que debía llevarse a cabo la distribución de los textos adquiridos. Transcurrieron 8 meses entre la puesta a disposición de los libros (06/07) y el inicio de 19 su distribución en las bases militares (03/08). A la fecha no se tuvo a la vista documentación alguna que evidencie la entrega formal en las escuelas beneficiarias. Comentarios de la CCP: 1) Las demoras incurridas por el Proyecto en las verificaciones provisoria y definitiva de de textos de EGB 2 obedecen a que en el mes de agosto de 2007 se lanzó la compra de libros de literatura y temáticos, que junto con los textos de EGB 2 conformarían las Bibliotecas Institucionales de Nivel Primario, para Escuelas Rurales. En este marco, se solicitó a las Editoriales incluir en la consolidación y distribución de los libros los textos de EGB 2, a fin de que sean entregados a la escuela en forma conjunta, tal como está ocurriendo actualmente. 2) En el pliego no se establecen las escuelas beneficiarias porque se había definido al momento del lanzamiento de la compra en una consolidación central de todas las adquisiciones. La distribución a escuelas por el Ejército se comenzó a realizar en el mes de mayo de 2008 y continúa a la fecha. No obstante no contamos con la documentación de respaldo correspondiente que esperamos recibir de parte del Ejército en los próximos meses. Recomendación: Agilizar los procesos y prever las situaciones descriptas sobre la guarda y distribución de los bienes adquiridos por el Programa. 4) CONTRATACIÓN DE SERVICIOS DE IMPRESIÓN (Expediente: 7496/07 Licitación Publica Nacional: LPN N°02/07 ) Observaciones: 1. Las actuaciones se encuentran, en general, foliadas y en orden. No obstante detectamos que algunos documentos producidos no guardan el orden cronológico de los hechos. A su vez, no se tuvieron a la vista los siguientes documentos: 20 - Comunicación de la Circular con Consulta N° 1, la que era considerada un anexo a los términos de la adquisición a todos los interesados que hasta el momento habían retirado el Pliego de Bases y Condiciones que rigió la contratación. - Listado conteniendo la nómina completa de las firmas interesadas en participar en la Licitación que procedieron a retirar copia del Pliego. - Publicación en el Boletín Oficial del llamado a Licitación Pública Nacional, según la legislación vigente. - Constancia que acredite la devolución de las garantías de seriedad de la oferta por parte del auditado y su recepción por parte de todos los oferentes, dentro de los plazos previstos en el Pliego y en cumplimiento de lo establecido en las Normas de Adquisiciones del BIRF a que remite el Convenio de Préstamo (punto 2.14). 2. El monto adjudicado superó el límite fijado por el convenio de préstamo para la Licitación Pública Nacional, habiendo correspondido la apertura de una Licitación Pública Internacional. Cabe destacar que si bien el presupuesto oficial fijado para esta contratación había sido de $ 1.300.000.-, monto que se encuadra dentro de una LPN, no surge del expediente que se haya efectuado un análisis que justifique la diferencia del 73,95 % entre el presupuesto oficial y el monto adjudicado tal como prevén las Normas de Adquisiciones del Banco. 3. No se encuentra suficientemente documentada en el expediente la razón por la cual se desestima a la firma que presenta la oferta más baja - $ 995.955,33 menos - (conforme Pliego punto 31, Criterios de Adjudicación), ya que si bien en el Informe de Evaluación se indica que no acredita la experiencia solicitada para garantizar un producto de calidad, de la revisión del expediente surge, entre otras cosas, que: - no se exponen los criterios de análisis por los cuales los dos contratos presentados por la firma, en cumplimiento de lo requerido como experiencia necesaria, no responden sustancialmente a lo especificado en el Pliego, – No se realizó la prueba de muestras a todos los oferentes como se establece en el Pliego a fin de desestimar las ofertas que no alcancen las condiciones de calidad y 21 efectividad previstas. Se hizo únicamente para la firma adjudicataria con posterioridad al dictamen de evaluación y a la solicitud del BIRF para la no objeción. 4. La Garantía de Cumplimiento de Contrato fue presentada por la adjudicataria 20 días después de la firma del contrato, habiéndose formalizado las obligaciones entre las partes con anterioridad a que los demás licitantes ejerzan su derecho a consultas o impugnaciones respecto del resultado de la Licitación, ya que las notificaciones a los demás licitantes sobre la desestimación de sus ofertas se realizaron, tal como prevé el pliego, al momento de recepción de la mencionada garantía de cumplimiento. 5. El detalle de productos entregados que consta en los remitos presentados por la empresa contratista no coincide con lo detallado en el Anexo I del contrato, pudiéndose constatar únicamente las cantidades entregadas y no el tipo de producto. 6. Los recibos emitidos como documentación de respaldo de pago por $ 2.255.946,84 no cumplen con la Resolución 1415. Comentarios de la CCP: 1. Es preciso aclarar con relación a la cronología y secuencias de los hechos, que para una oportuna intervención de otras dependencias, el expediente debe ser girado a estas últimas, y a su regreso se efectúan las agregaciones correspondientes. Respecto de la Circular 1 se efectuó la comunicación a la empresa interesada, en virtud de considerarse que era una consulta específica y no correspondía informarla a las demás oferentes. El Manual Operativo en el punto 6.6.1.2, establece para la Licitación Publica Nacional: “…El llamado de licitación debe publicarse en los siguientes medios: prensa nacional o boletín oficial o sitio web de la oficina nacional de contrataciones (ONC)…”. En conformidad con lo transcripto, es optativo para la CCP la elección del medio de publicación. Se estima que utilizando dos de los tres medios posibles de publicación, se da por acabado cumplimiento con lo prescripto. 2. A fs. 1446 se remitió al BIRF el informe de evaluación de las ofertas presentadas, a fin de solicitar la no objeción correspondiente, en el entendimiento que se recomendaba adjudicar por un monto superior al presupuestado. No obstante una de las ofertas, a 22 pesar de ser desestimada, se acercó al presupuesto estimado por la Resolución Nº 1140/07. 3. La firma que presentó la oferta más baja fue desestimada en virtud de que la respuesta realizada por la empresa no satisfizo al Comité de Evaluación, pues se le solicitó que indicara cuáles de los antecedentes enunciados en la oferta correspondían a impresiones aptas para el reconocimiento de marcas y caracteres ópticos, como así también indicaran cuáles de las muestras presentadas respondían a las mencionadas características. Por ello se desestimó la oferta. Se transcribe la parte pertinente del Informe de Evaluación: “MELENZANE S.A. (f) De acuerdo a lo estipulado en el 4.4 (B) de los “Datos de la Licitación” y en función de lo solicitado por el Comité de Evaluación a través de nota de fecha 24 de septiembre del corriente, la empresa no acredita que los dos (2) antecedentes indicados en la nota antes citada estén debidamente documentados en la oferta presentada oportunamente. Por lo tanto, se evidencia una desventaja considerable de la firma en cuanto a la falta de experiencia en la prestación de los servicios objeto del presente contrato. Cabe destacar que esta circunstancia es fundamental a los efectos de garantizar un trabajo de calidad en tiempo y forma”. 4. La notificación a los demás licitantes se efectuó en conformidad con lo estipulado en el pliego. Asimismo, el proveedor presentó en tiempo oportuno la Póliza de Garantía de Cumplimiento de Contrato, pues el pliego estipula que dentro de los 21 días de recibida la Carta Aceptación (22-10-07) el licitante seleccionado suministrará la Garantía de Cumplimiento (12-11-07). Las normas del Banco estipulan en el numeral 2.46 Confidencialidad: Después de la apertura en público de las ofertas, no debe darse a conocer a los licitantes ni a personas no interesadas oficialmente en estos procedimientos, información alguna acerca del análisis, aclaración y evaluación de las ofertas ni sobre las recomendaciones relativas a la Adjudicación, hasta que se haya notificado la adjudicación del contrato al licitante ganador. 5. (No procedente) 6. Se reclamó a la empresa los recibos oficiales. 23 5) ADQUISICIÓN DE EQUIPAMIENTO (UNOPS) (Expediente N° 19829/06 Licitación Publica Internacional N°01/07 “Adquisición de Equipamiento Informático y Multimedia” (OPS-ARG-ICB/2007-001) y Licitación Publica Internacional N°03/07 “Adquisición de Mobiliario”(OPS ICB/2007-003) Observaciones generales: 1. Del análisis integral del expediente surge que se han aglutinado en el mismo las actuaciones correspondientes a dos (2) licitaciones distintas (Licitación Pública Internacional N°01/07 “Adquisición de Equipamiento Informático y Multimedia” y, Licitación Pública Internacional N°03/07 “Adquisición de Mobiliario”), encontrándose la documentación de ambas licitaciones mezclada y muchas veces no debidamente identificada en cuanto a su pertenencia o individualidad. Por otra parte, en algunos casos los documentos producidos no guardan orden cronológico y secuenciado de los hechos y/o no están foliados. Se detectó un faltante de 13 fojas entre los Cuerpos XXI y XXII. 2. Se verificó la existencia de falencias administrativas como falta de constancia de recepción de documentación sustancial, acta de apertura sin la aclaración de los firmantes, Informe de la Comisión de Evaluación sin fecha (sólo indica mes) y sin firma de los evaluadores intervinientes. 3. No constaba en el expediente suministrado la siguiente documentación: - Copia de las publicaciones realizadas en medios nacionales, Boletín Oficial ni en el Development Bussines. (LPI 01/07 y LPI 03/07). - Notas aclaratorias N°s 1 a 4 (LPI 01/07) y N°s 1y 2 (LPI 03/07), solicitudes de aclaración presentadas por los licitantes que dan lugar a aquéllas, ni constancia de circularización a la totalidad de los participantes del proceso. (Cláusula 7.1 del Pliego). - Listado completo y actualizado conteniendo la nómina completa de las firmas adquirentes del Pliego. (LPI 01/07 y LPI 03/07). 24 - Constancia de que se haya realizado en el Development Business y en el dgMarket la publicación del resultado de la Licitación, tal como se establece en la cláusula 42.3 del Pliego. (LPI 01/07 y LPI 03/07). - Constancia de notificación del resultado de la Licitación a los oferentes no adjudicados y de la devolución de las Garantías de Seriedad de oferta, conforme a las cláusulas 44.1 y 21.4 del Pliego. (LPI 01/07). - Solicitudes de ampliación de los plazos de mantenimiento de oferta enviadas a los 4 adjudicatarios y sus correspondientes respuestas (según surge de notas contenidas en el expediente se solicitaron 4 ampliaciones- LPI 03/07-). - Constancia de notificación del resultado de la Licitación a uno de los oferentes que resultara adjudicatario de uno de los Lotes (LPI 03/07). - Constancia de notificación a uno de los oferentes comunicándole la desestimación de su oferta por no ajustarse sustancialmente a lo requerido en el pliego (LPI 03/07). 4. No se tuvo a la vista instrumento alguno que contenga acto administrativo (Resolución, Disposición) emanado de autoridad competente y que exteriorice la voluntad formal de la administración, oficializando la convocatoria, aprobando el pliego, disponiendo la apertura de actuaciones, aprobando el presupuesto oficial de las adquisiciones y ordenando la publicación del llamado a licitación pública de carácter internacional, todo ello en cumplimiento del marco regulatorio y legislación vigente. Tampoco se incluyó el acto administrativo que aprueba las contrataciones a ser realizadas. Observaciones particulares LPI 03/07 Adquisición de mobiliario 1. No surgen del expediente tenido a la vista, las justificaciones a las demoras incurridas toda vez que el Banco aprobó las adjudicaciones dentro del plazo inicial de 90 días de mantenimiento de oferta y el Proyecto requirió sucesivas ampliaciones provocando el desistimiento de una de las firmas preadjudicadas debido al tiempo transcurrido desde la apertura de las ofertas. Cabe aclarar que solicitada la no objeción del Banco para adjudicar el lote al segundo oferente de menor precio, éste lo denegó por los 25 incumplimientos incurridos e instó a que se realice un nuevo llamado sin intervención de la UNOPS como agente de contratación. 2. No se cumplió con lo establecido en el Apéndice I punto 2. d), que establece la aprobación previa del Banco a los pedidos de prórroga de validez de las ofertas. Se aclara que si bien no se incluye en el expediente documentación al respecto, el Banco ratifica por nota de fecha 05/12/2007 el incumplimiento citado y menciona a su vez el incumplimiento de la cláusula 2.57 (Ajuste de precios) de las Normas de adquisiciones, la que si se hubiera cumplido podría haber evitado el desistimiento del adjudicatario del lote 4. 3. No consta en el expediente que se haya efectuado análisis alguno que justifique la diferencia del 62,82% entre el presupuesto oficial y el monto adjudicado tal como prevén las Normas de Adquisiciones del Banco. 4. No se habían previsto los depósitos para la entrega de los bienes, a pesar de que entre la apertura y la puesta a disposición de éstos transcurrieron más de cinco meses. Como consecuencia de lo expuesto debió celebrarse un acta de custodia en los depósitos del proveedor. Comentarios de la CCP a todas las observaciones del expediente: - Las actuaciones se aglutinaron en un mismo expediente ya que a través del mismo se tramitó el Convenio con la UNOPS por el cual se contratan los servicios de gestión para que lleven a cabo las adquisiciones en el marco del Proyecto de Mejoramiento de la Educación Rural. - Las actuaciones muchas veces no guardan un orden cronológico porque dependíamos de la remisión de UNOPS. Se ordenó de acuerdo a la fecha de ingreso de la documentación en la mesa de entradas de la UFI. - Toda la documentación faltante ha sido reclamada a la UNOPS y la están preparando para que la adjuntemos al expediente. 26 Recomendaciones: Suministrar a la auditoría toda la documentación correspondiente a los procesos de adquisiciones a fin de que se pueda verificar el estricto cumplimiento de las Normas de Adquisiciones del Banco. Registrar las inversiones al momento del perfeccionamiento del hecho económico (pago o recepción de los bienes). Arbitrar los medios necesarios para llevar adelante los procesos de adquisición con la debida eficiencia a fin de evitar la dilación injustificada de los plazos y no causar posibles perjuicios económicos al Proyecto. Dar estricto cumplimiento a las Normas del Banco en materia de Adquisiciones y a las Normas legales vigentes que sean de aplicación en cada caso. 6) CONTRATACIÓN PARA REALIZACIÓN DE VIDEOS EDUCATIVOS (Expediente 8531/06 Serie Matemáticas) Observaciones: 1. El expediente contiene documentación repetida y en algunos casos no se respeta la correlatividad numérica para la foliatura. Se detectaron falencias administrativas como carencia de constancia de recepción e inconsistencias entre fechas de emisión y recepción en la documentación que obra en el expediente. 2. No consta en el expediente la presentación por parte de la firma seleccionada, previo al acta de negociación, de la confirmación escrita respecto a la disponibilidad del personal profesional detallado en la propuesta, la que debía ser exigida por el contratante según cláusula 6.4 del pliego. 3. No se tuvieron a la vista los recibos según la Resolución 1415 correspondientes a pagos por $ 196.612,13. Se constataron los pagos mediante el recibo que forma parte de la autorización de pago. 27 Comentarios de la CCP: 1. El error en la correlatividad numérica de la foliatura se debió a un error humano de quien estuvo encargado de realizar esa tarea. Las demás observaciones son formales. 2. Se toma en cuenta la observación. 3. Se solicitó a la empresa la emisión de los recibos correspondientes. Recomendaciones: - Mantener archivos completos y en orden a fin de garantizar la integridad de la documentación de cada proceso. - Verificar el cumplimiento de la normativa en materia de facturación vigente. BUENOS AIRES, 21 de julio de 2008. 28 DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 7353-AR BIRF “PROYECTO DE MEJORAMIENTO DE LA EDUCACIÓN RURAL-PROMER” (Ejercicio N° 2 finalizado el 31/12/07) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. Tal como surge de los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/07 con los registros en moneda local y la documentación de respaldo que les dan sustento; - Test o prueba de transacciones y comprobantes; - Verificación de la condición de elegibilidad de los gastos analizados; - Verificación de la metodología de contratación de servicios de consultoría; - Verificación de la metodología de adquisición de bienes; - Verificación de los procesos de desembolso de fondos; - Otros procedimientos en la medida que se los consideró necesarios. El alcance del examen comprendió el 100 % de los orígenes y el 74,96 % de las aplicaciones expuestas en el Estado de Inversiones del Proyecto por el ejercicio finalizado al 31/12/07. 29 CONCEPTO IMPORTE $ % INCIDENCIA MUESTRA $ % MUESTRA Parte A 1) Bs. y obras Parte A 2) Bs. y obras 952.932,15 28.853.097,82 2,76 83,66 32.594,85 23.606.520,42 3,42 81,82 Parte B 1) Serv. Cons. Parte B 2) BS. y cap. Intereses PPF 1.169.353,50 3.424.126,77 90589.81 3,39 9,93 0,26 93.995.2.030.352,16 90.589,81 8,04 59,30 100 34.490.100,05 100 25.854.052,24 74,96 TOTALES Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. Corresponde destacar que la Coordinación Central del Proyecto (CCP) no ha obstaculizado nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 21 de julio de 2008. 30
