2005_035info.pdf

INFORME CONJUNTO DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES
1 de abril de 2005
Al Consejo de Administración de la
ENTIDAD BINACIONAL YACYRETÁ
Hemos examinado los Estados Contables de la ENTIDAD BINACIONAL
YACYRETÁ que se detallan en el apartado 1. siguiente, expresados en miles de
dólares de los Estados Unidos de América.
Los mismos constituyen información preparada y emitida por la Administración de la
Entidad en ejercicio de sus funciones exclusivas. Nuestra responsabilidad consiste en
emitir un dictamen sobre dichos Estados Contables, basado en el examen de
auditoría con el alcance que se indica en el apartado 2.
1.
ESTADOS CONTABLES OBJETO DE AUDITORÍA
1.1.
Balance General al 31 de diciembre de 2004.
1.2.
Estado de Resultados correspondiente al ejercicio terminado el 31 de diciembre de
2004.
1.3.
Estado de Evolución del Patrimonio Neto correspondiente al ejercicio terminado el
31 de diciembre de 2004.
1.4.
Estado de Flujo de Efectivo por el ejercicio terminado el 31 de diciembre de 2004.
1.5.
Notas 1. a 10. y Anexos I a III que forman parte integrante de los Estados
Contables.
1.6.
Información Adicional - Información Financiera Complementaria a efectos de ser
presentada ante el Banco Interamericano de Desarrollo (BID) y Banco Internacional
de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
Se exponen en segunda columna a fines comparativos, los saldos que surgen del
Balance General al 31 de diciembre de 2003 y de los Estados de Resultados, de
Evolución del Patrimonio Neto y de Flujo de Efectivo por el ejercicio terminado el
31 de diciembre de 2003, con las modificaciones que se expresan en Nota 2.4. a los
Estados Contables.
2.
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
Nuestro examen fue practicado de acuerdo con las normas internacionales de
auditoría, compatibles con las sustentadas por la profesión en la República del
Paraguay y en la República Argentina.
Dichas normas nos exigen la adecuada planificación y ejecución de la auditoria para
poder establecer, con un nivel de razonable seguridad, que la información
proporcionada en los Estados Contables, considerados en su conjunto, carece de
errores o distorsiones significativos.
Una auditoría comprende básicamente la aplicación de pruebas selectivas para
obtener evidencias respaldatorias de montos y afirmaciones relevantes, la evaluación
de aquellas estimaciones importantes realizadas por la Entidad y la revisión del
cumplimiento de las normas contables profesionales de valuación y exposición
vigentes.
3.
DICTAMEN
3.1.
En nuestra opinión, los Estados Contables mencionados en el apartado 1., sujeto: a)
a la recuperabilidad de la inversión (Nota 1.3.), b) a la resolución de los asuntos
contractuales pendientes con ERIDAY-UTE (Nota 1.2.4.) y c) al acuerdo a que las
Altas Partes Contratantes arriben en relación a la readecuación de las condiciones
financieras del Tratado (Nota 10), presentan razonablemente, en sus aspectos
significativos, la información sobre la situación patrimonial de la ENTIDAD
BINACIONAL YACYRETÁ al 31 de diciembre de 2004, los resultados de sus
operaciones, la evolución del patrimonio neto y el flujo de efectivo, por el ejercicio
terminado el 31 de diciembre de 2004, de acuerdo con normas internacionales de
contabilidad adoptadas en la República del Paraguay, con las normas contables
vigentes en la República Argentina y con algunas disposiciones específicas
establecidas en el Tratado de Yacyretá, sus anexos y demás instrumentos
diplomáticos vigentes.
3.2.
El Informe sobre los Estados Contables por el ejercicio terminado el 31 de diciembre
de 2003, fue emitido conjuntamente por AYCA-AUDITORES Y CONSULTORES
ASOCIADOS y por la AUDITORIA GENERAL DE LA NACIÓN el 22 de julio
de 2004, con similares salvedades.
4.
INFORMACION REQUERIDA POR DISPOSICIONES VIGENTES EN LA
REPÚBLICA ARGENTINA
4.1.
Los Estados Contables detallados en el apartado 1., que han sido confeccionados
siguiendo las políticas y prácticas contables expuestas en Nota 2 a dichos Estados,
incluyendo disposiciones específicas establecidas en el Tratado de YACYRETÁ, sus
anexos y demás instrumentos diplomáticos vigentes, surgen de registros de
contabilidad.
4.2.
Al 31 de diciembre de 2004, la deuda devengada en concepto de aportes y
contribuciones con destino al Régimen Nacional de Jubilaciones y Pensiones que
surge de los registros contables, ascendía a $ 732.421,93 (equivalente a US$
245.861,67), no existiendo deuda exigible a esa fecha.
INFORME CONJUNTO DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES
SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL PROYECTO
(PRÉSTAMOS N° 2854-AR BIRF y N° 760/OC-RG BID)
1 de abril de 2005
Al Consejo de Administración de la
ENTIDAD BINACIONAL YACYRETÁ
Hemos examinado los Estados Financieros del Proyecto de la ENTIDAD
BINACIONAL YACYRETÁ, que se detallan en el apartado 1. siguiente.
Los mismos constituyen información preparada y emitida por la Administración de la
Entidad en ejercicio de sus funciones exclusivas. Nuestra responsabilidad consiste en
emitir un dictamen sobre dichos Estados Financieros, basado en el examen de
auditoría con el alcance que se indica en el apartado 2.
1.
ESTADOS FINANCIEROS OBJETO DE AUDITORÍA
1.1.
Estado de flujo de caja por el ejercicio terminado el 31 de diciembre de 2004.
1.2.
Estado de fuentes y usos de fondos - Control de desembolsos y aportes locales
Préstamo BID 760/OC-RG al 31 de diciembre de 2004.
1.4.
Estado de inversiones y deudas con BID y BIRF al 31 de diciembre de 2004.
1.5.
Notas 1 a 6 a los Estados Financieros del Proyecto.
2.
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
Nuestro examen fue practicado de acuerdo con las normas internacionales de
auditoría, compatibles con las sustentadas por la profesión en la República del
Paraguay y en la República Argentina.
Dichas normas nos exigen la adecuada planificación y ejecución de la auditoría para
poder establecer con un nivel de razonable seguridad, que la información
proporcionada en los Estados Financieros, considerados en su conjunto, carece de
errores o distorsiones significativos.
Una auditoría comprende básicamente la aplicación de pruebas selectivas para
obtener evidencias respaldatorias de montos y afirmaciones relevantes, la revisión de
la aplicación de las normas técnicas de valuación y exposición y el control de la
presentación general de los estados auditados.
3.
DICTAMEN
En nuestra opinión, los Estados Financieros mencionados en el apartado 1.
presentan razonablemente, en sus aspectos significativos, la situación financiera del
Proyecto de la ENTIDAD BINACIONAL YACYRETÁ al 31 de diciembre de
2004, de conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo
Nº 2854-AR del BIRF y en el Contrato de Préstamo N° 760/OC-RG del BID.
INFORME CONJUNTO DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES
SOBRE CERTIFICADOS DE GASTOS (S.O.E.)
1 de abril de 2005
Al Consejo de Administración de la
ENTIDAD BINACIONAL YACYRETÁ
De acuerdo con lo establecido en los Acuerdos del Proyecto Capítulo 7, Cláusula
7.03 de las Estipulaciones Especiales y Capítulo 7, Artículo 7.03 (b) y (c) de las
Normas Generales del Contrato de Préstamo N° 760/OC-RG, hemos examinado la
documentación sustentatoria de gastos relacionados con las “Solicitudes de Retiro
de Fondos”, presentadas por la ENTIDAD BINACIONAL YACYRETÁ al Banco
Interamericano de Desarrollo durante el período transcurrido entre el 1º de enero y
el 31 de diciembre de 2004 y que se detallan en la planilla denominada “Solicitudes
de Fondos - BID”.
1.
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
Nuestro examen fue practicado de acuerdo con las normas internacionales de
auditoría, compatibles con las sustentadas por la profesión en la República del
Paraguay y en la República Argentina, incluyendo por consiguiente la evaluación de
las actividades de control, pruebas sustantivas con los registros contables
financieros, la verificación de activos, pasivos y recursos aplicados y otros
procedimientos de auditoría que consideramos necesarios de acuerdo con las
circunstancias.
2.
DICTAMEN
En nuestra opinión, los documentos sustentatorios de gastos que fueron presentados
al Banco Interamericano de Desarrollo en las solicitudes de retiro de fondos
expuestas en la planilla “Solicitudes de Fondos - BID”, durante el ejercicio
terminado el 31 de diciembre de 2004, cumplen razonablemente con los requisitos
establecidos en el Contrato de Préstamo Nº 760/OC-RG.
INFORME CONJUNTO DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES
SOBRE MOVIMIENTO DEL FONDO ROTATORIO BID
1 de abril de 2005
Al Consejo de Administración de la
ENTIDAD BINACIONAL YACYRETÁ
De acuerdo con lo establecido en la Cláusula 7.03 y en el Artículo 7.03 secciones (a)
(iii), (a) (iv) y (b) del Contrato de Préstamo Nº 760/OC-RG, hemos examinado la
información contable emitida por la ENTIDAD BINACIONAL YACYRETÁ,
prestataria y ejecutora del proyecto, que se detalla en el apartado 1.
1.
OBJETO DE LA AUDITORÍA
Cuenta Especial “ENTIDAD BINACIONAL YACYRETÁ BID 760/OC-RG” Nº
000-00018879/5 mantenida en dólares estadounidenses en el Banco Río de la Plata –
Casa Central – Buenos Aires – Argentina, durante el ejercicio terminado el 31 de
diciembre de 2004.
2.
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
Nuestro examen fue practicado de acuerdo con las normas internacionales de
auditoría, compatibles con las sustentadas por la profesión en la República del
Paraguay y en la República Argentina, incluyendo el análisis de la documentación de
respaldo obrante en la Entidad, de las transacciones efectuadas mediante la
utilización de la Cuenta Especial con el detalle de los movimientos informados por el
Banco Río de la Plata Casa Central de Buenos Aires, pruebas sustantivas con los
registros contables y demás procedimientos de auditoría que consideramos
necesarios de acuerdo con las circunstancias.
3.
DICTAMEN
En nuestra opinión, los movimientos realizados en la Cuenta Especial mencionada en
el apartado 1. durante el ejercicio terminado el 31 de diciembre de 2004, cumplen
razonablemente con los requisitos establecidos en el Contrato de Préstamo Nº
760/OC-RG.
INFORME CONJUNTO DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTE SOBRE EL
CUMPLIMIENTO DE LAS CLAUSULAS CONTRACTUALES DEL CONTRATO
DE PRÉSTAMO Nº 760/OC-RG DEL BID
1º de Abril de 2005
Al Consejo de Administración de la
ENTIDAD BINACIONAL YACYRETA
1.
OBJETO DE LA AUDITORÍA
Hemos examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter
contable-financiero contempladas en las distintas secciones del Contrato de
Préstamo Nº 760/OC-RG del BID, correspondiente a la ENTIDAD BINACIONAL
YACYRETA, por el ejercicio terminado el 31 de diciembre de 2004.
2.
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
Nuestro examen fue practicado de acuerdo con las normas internacionales de
auditoría, coincidentes con las sustentadas por la profesión en la República del
Paraguay y en la República Argentina, incluyendo dicho examen las pruebas de los
registros contables-financieros y demás procedimientos de auditoría que
consideramos necesarios de acuerdo con las circunstancias.
3.
OPINIÓN SOBRE
CONTRACTUALES
EL
CUMPLIMIENTO
Contrato de Préstamo Nº 760/OC-RG
DE
LAS
CLÁUSULAS
Comentarios
Estipulaciones Especiales
Cláusula 3.01
Amortizaciones: no corresponden por estar
vigente el plazo para desembolsar los
recursos del Financiamiento. El pago de la
primera cuota de amortización deberá ser
efectuado el 26 de enero de 2005,
conforme lo informado por el BID
mediante CAR 3739/2004 del 26 de julio
de 2004.-
Cláusula 3.02
Intereses: abonados el 26 de enero, el 26 de
julio y 17 de noviembre de 2004 (mediante
financiación del mismo Banco).-
Cláusula 3.03
Artículo 3.02
Comisión de Crédito: abonada el 27 de
enero y el 26 de julio de 2004.-
Cláusula 6.02 (b)
Uso de Fondos: cumplido. Los recursos del
Financiamiento han sido utilizados para el
pago de bienes y servicios de los países
miembros del Banco.-
Normas Generales
Artículo 3.06 (b)
Tipo de Cambio: cumplido. Se utilizó el
aplicable en la fecha de pago del respectivo
gasto.-
Artículo 6.04 (b)
Recursos Adicionales: Incumplida, la
Entidad presentó la documentación al
Banco fuera de término.-
Contrato de Préstamo Nº 760/OC-RG
Artículo 7.01
Comentarios
Control Interno y Registros: cumplido.
documento aparte se adjuntan
“Sugerencias
para
mejorar
procedimientos contables y el sistema
control interno” correspondientes
Ejercicio 2004.-
En
las
los
de
al
INFORME CONJUNTO DE LOS AUDITORES INDEPENDIENTES
SOBRE LOS MOVIMIENTOS DE LAS CUENTAS DE FIDEICOMISO
1 de abril de 2004
Al Consejo de Administración de la
ENTIDAD BINACIONAL YACYRETÁ
En nuestro carácter de auditores externos, hemos examinado la información
contable emitida por la ENTIDAD BINACIONAL YACYRETÁ, que se detalla en
el apartado 1. siguiente.
1.
OBJETO DE LA AUDITORÍA
Cuenta de Fideicomiso y sus depósitos a plazo fijo asociados abierta por la
ENTIDAD BINACIONAL YACYRETÁ en el Banco Francés Sociedad Anónima,
mediante Contrato de Fideicomiso de fecha 23 de abril de 1997, por el ejercicio
iniciado el 1° de enero y terminado el 31 de diciembre de 2004.
2.
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
Nuestro examen fue practicado de acuerdo con las normas internacionales de
auditoría, compatibles con las sustentadas por la profesión en la República del
Paraguay y en la República Argentina.
La tarea incluyó el análisis de la documentación de respaldo obrante en la Entidad,
de las transacciones efectuadas mediante la utilización de la Cuenta de Fideicomiso
con el detalle de los movimientos informados por el Banco Francés S.A., pruebas
sustantivas con los registros contables y demás procedimientos de auditoría que
consideramos necesarios de acuerdo con las circunstancias.
3.
DICTAMEN
En nuestra opinión, los movimientos realizados en la Cuenta de Fideicomiso y sus
depósitos a plazo fijo asociados mencionada en el apartado 1., correspondientes al
ejercicio iniciado el 1° de enero y terminado el 31 de diciembre de 2004, cumplen
razonablemente con los requisitos establecidos en el Contrato de Fideicomiso
suscripto entre la ENTIDAD BINACIONAL YACYRETÁ y el Banco Francés S.A.
ENTIDAD BINACIONAL YACYRETA
SUGERENCIAS PARA MEJORAR
LOS PROCEDIMIENTOS CONTABLES Y EL
SISTEMA DE CONTROL INTERNO
EJERCICIO 2004
I.
CORRESPONDIENTES
IMPLEMENTADAS
A
EJERCICIOS
ANTERIORES
Y
AUN
NO
Margen Izquierda (Argentina)
1. Suministro de energía eléctrica
De la revisión efectuada surge lo siguiente:
a) Del convenio de suministro de energía eléctrica vigente al 31 de diciembre
de 1995 no surge expresamente lo relativo al vencimiento de facturas por
intereses en concepto de mora para el pago de venta de energía.
Asimismo, tampoco se contemplan las acciones a seguir en caso de pagos
parciales de las mismas. Además no fija la fecha en que se debería aplicar la
tasa LIBOR en caso de proceder al cálculo de los intereses por mora.
b) A la fecha de la auditoría (abril de 2005) no hay documento que renueve o
extienda la vigencia del convenio mencionado precedentemente, el cual
venció el 31 de diciembre de 1995.
Recomendación
Se recomienda tomar las medidas pertinentes a fin de regularizar las
situaciones detalladas.
Comentario de la Entidad
La Comisión Bilateral presidida por los Ministros de Planificación Federal,
Inversión Pública y Servicios, de la Argentina y de Obras Públicas y
Comunicaciones, del Paraguay, se esta encargando de definir los temas
inherentes a la conclusión del Proyecto Yacyretá, abastecimiento y revisión del
Tratado.
Por Acta de Ministros de fecha 4 de mayo de 2004 se acuerda, respecto a este
tema, realizar todas las gestiones necesarias para formalizar contratos de
compraventa de la energía generada con las entidades compradoras (ANDE y
EBISA) en el marco de lo establecido en el Tratado y Notas Reversales. A su
vez por Acta de Compromiso del 05-01-2005 se acordó fijar como fecha máxima
para arribar a acuerdos sobre éste y otros temas el 30 de junio de 2005.
1
2. Integración de inventarios
La entidad ha realizado un inventario integral de sus Propiedades, Plantas y
Equipos y procedió a su cotejo con los registros contables, llegando a resultados
satisfactorios en cuanto a la valuación global de las cuentas Obra Civil, Equipos
Electromecánicos, Equipos de Generación y Bienes de Uso General, quedando
únicamente pendientes los Edificios, Adquisición de Inmuebles e
Indemnizaciones para la Obra, Relocalizaciones y Obras Complementarias,
entre otras.
Recomendación
Si bien el mayor porcentaje del rubro referido fue integrado con la contabilidad,
se recomienda que a la brevedad posible se completen las tareas pendientes, a
efectos de contar con la valorización e integración total de los inventarios con
los registros contables de la Entidad.
Comentario de la Entidad
Se continúa avanzando en este tema con la correspondiente carga a la base de
datos, actualización de la misma por los distintos sectores participantes y
archivo de la documentación de respaldo.
3. Inexistencia de un cuerpo normativo orgánico en lo que respecta a las
funciones de liquidación y pago de las compras y contrataciones
La Resolución Nº 1687/90 del Director Ejecutivo establece las normas relativas
a los organismos de la Entidad que deben expedirse a través de dictámenes e
informes obligatorios sobre la viabilidad o no de efectivizar todo documento que
implique pagar sumas de dinero; la Resolución Nº 2344/97 del Director
Ejecutivo dispone la delegación de firmas, en el marco establecido por la
Resolución Nº 2998/96 del Comité Ejecutivo; y las Resoluciones Nº 1288/88 del
Comité Ejecutivo y Nº 1563/88 del Director Ejecutivo instrumentan las normas
del fondo fijo. Sin perjuicio de ello, no se ha previsto procedimiento alguno que
defina o explique el circuito administrativo - contable de liquidación y pago de
las compras y contrataciones realizadas por la Entidad, ni procedimiento que
establezca a que persona o Sector le corresponde controlar el cumplimiento de
las regulaciones anteriormente citadas.
Recomendación
Se recomienda la emisión de las normas y procedimientos administrativos por
autoridad competente para efectuar la liquidación, contabilización y pago de las
compras y contrataciones que la Entidad desarrolla en el normal desempeño de
sus tareas.
2
Comentario de la Entidad
Se han redactado los procedimientos para la registración, liquidación y pago de
las facturaciones emitidas a la Entidad, encontrándose actualmente en un
proceso de revisión para su posterior tratamiento por los órganos competentes.
4. Compensación en razón de territorio inundado
Respecto del cálculo de la Compensación en Razón de Territorio Inundado se
realizan las siguientes consideraciones:
§
Cantidad de “Energía Generable” utilizada para el cálculo de la
compensación
La “Energía Generable” en el año hidrológico medio que a diciembre de 1973
el Tratado en el punto IV.2. del Anexo C estimó en 17.550 Gwh, en estudios
recientes efectuados por el Departamento Técnico fue calculada en 20.497
Gwh.
Recomendación
Se recomienda que a través de los órganos competentes se defina el valor de la
energía generable a efectos de determinar el cálculo de la compensación.
Comentario de la Entidad
La cantidad de energía generable utilizada para el cálculo de la compensación
es una de las diferencias de criterio entre ambas márgenes para el cálculo de la
misma, y se definirá una vez que se acuerde sobre éste y el resto de los
criterios a utilizar.
§
Proporciones de las superficies inundadas efectivamente en el territorio
de cada Margen
Respecto de la asignación de la Compensación que debe hacerse a cada
Alta Parte Contratante, el punto IV.3. del Anexo C del Tratado de Yacyretá
establece que la Compensación debe ser distribuida a cada Alta Parte
Contratante en proporción de las superficies de los respectivos territorios
inundados. Se observó que las proporciones de asignación utilizadas por las
distintas Márgenes son diferentes: mientras que la Margen Izquierda
(Argentina) distribuye la Compensación en un 60,46% a Paraguay, un
27,76% a Argentina y deja un 11,78% sin asignar; la Margen Derecha
(Paraguay) distribuye un 80% a Paraguay y el 20% restante a Argentina.
3
Recomendación
Se recomienda asignar la Compensación de acuerdo con lo que estipula el
Tratado en función de las superficies efectivamente inundadas.
Comentario de la Entidad
Se comparte la recomendación de asignar la compensación en proporción de
las superficies efectivamente inundadas, lo que se efectuará una vez que se
determinen las mismas en forma consensuada.
Como se ha informado en el punto 1., se ha conformado una Comisión Bilateral
(Diciembre de 2003) presidida por los Ministros de Planificación Federal,
Inversión Pública y Servicios, de la Argentina y de Obras Públicas y
Comunicaciones, del Paraguay, que se encarga de definir los temas inherentes
a la conclusión del Proyecto Yacyretá, abastecimiento y revisión del Tratado,
entre ellos lo relativo a esta Compensación; complementado por el Acta de
Ministros de fecha 4 de Mayo de 2004.
5. Inexistencia de normas sobre órdenes de pago no vinculadas a compras y
contrataciones perfeccionadas con órdenes de compra o Contratos
Se observa la inexistencia de normas que regulen los distintos conceptos que
justifiquen la emisión de órdenes de pago, en casos en que no corresponde la
emisión previa de órdenes de compra o no existe un contrato vinculante.
Asimismo, tampoco existe norma que establezca los requisitos de
documentación que debe contener el legajo de pago.
Recomendación
Se recomienda definir y emitir las normas abarcativas de la totalidad de
procedimientos para la emisión de órdenes de pago, estableciendo los
requisitos de documentación y niveles de firmas autorizantes, como así también
los conceptos por los cuales es necesaria la previa emisión de orden de
compra.
Comentario de la Entidad
Tal como se mencionara en el Comentario del punto 3, se han redactado los
procedimientos para la registración, liquidación y pago de las facturaciones.
6. Organización de la Entidad
4
Hemos realizado un relevamiento de los Sistemas Administrativos y Contables
formales de la Entidad, seleccionando en esta primera instancia al
Departamento Financiero y al Area de Auditoría Interna, habiendo detectado las
siguientes situaciones:
6.1. Modificación de organigrama
En fecha 9 de enero de 1992 las Altas Partes Contratantes han canjeado Notas
Reversales referidas a mantener Sedes en Asunción y Buenos Aires; concentrar
actividades en la Isla Yacyretá, e incorporar un Sector de “Control de Gestión” y
otros, y como anexo a las mismas se adjuntó el correspondiente organigrama,
considerando solamente un Departamento Financiero.
En fecha 9 de febrero de 1999, mediante Resolución 10605 los Directores
aprobaron el Manual de Misiones y Funciones del Departamento Financiero,
modificando el organigrama original establecido por Notas Reversales del 9 de
enero de 1992, en el cual se consideran dos estructuras de dicho Departamento
(Departamento Financiero – BUE y Sub Jefe Departamento Financiero – ASU),
que dependen del Director Ejecutivo (Margen Izquierda – Argentina) y del
Director (Margen Derecha – Paraguay), ambos dependiendo del Comité
Ejecutivo, estableciendo similares misiones y funciones para cada Margen.
La modificación del organigrama original no ha sido debidamente aprobado
mediante Notas Reversales de las Altas Partes Contratantes, puesto que la
misma ha sido aprobada por los Directores.
Recomendación
Se recomienda elevar para su aprobación a las Altas Partes Contratantes la
modificación al organigrama aprobada por los Directores, fundamentando la
conveniencia de la división de responsabilidades y su impacto en la coherencia
en la toma de decisiones, tendientes a alcanzar un único objetivo
organizacional.
Comentario de la Entidad
Debido a la dinámica de la Entidad, y a las distintas etapas que se han ido
cumpliendo desde la firma de la Nota Reversal del 09-01-92, se hizo necesaria
la adecuación funcional de la EBY. Se comparte la recomendación de los
Auditores, estimándose que la formalización de las modificaciones del
Organigrama de la Entidad serán tratadas por las Altas Partes Contratantes en
el marco de la Comisión Bilateral presidida por los Ministros de Planificación
Federal, Inversión Pública y Servicios, de la Argentina y de Obras Públicas y
Comunicaciones, del Paraguay.
5
Aquellos aspectos que en la materia sean competencia del Consejo de
administración (Art. 15, inc. d) del Reglamento Interno) serán oportunamente
sometidos a su tratamiento.
6.2. Dependencia funcional del Area de Administración del Personal y
Recursos Humanos
La Resolución Nº 136/83 del Consejo de Administración, que aprueba el
Reglamento Interno de la Entidad, en su artículo 58 establece las misiones y
funciones que competen al Departamento Administrativo, expresando entre
otras: “a) Dirigir la administración del personal ...”.
La Resolución del Director Ejecutivo Nº 2081 del 15 de marzo de 1996
estableció que a partir de la citada fecha el Responsable del Área de
Administración de Personal y Recursos Humanos depende funcional y
directamente del Director Ejecutivo y orgánicamente por Subsede, de la
Subjefatura del Departamento Administrativo, así como que la encargada de
Personal en Sede Buenos Aires depende funcional y directamente del Jefe del
Área de Administración de Personal y Recursos Humanos, y orgánicamente del
Departamento Financiero.
En el año 1999 los Directores, mediante Resolución Nº 10605, aprueban el
Manual de Misiones y Funciones del Departamento Financiero, que incluye al
Área de Personal como dependiente del Departamento Financiero, sito en la
Sede Buenos Aires.
Por Resolución Nº 2965, el Director Ejecutivo estableció que a partir del 14 de
abril de 2000 ciertas áreas, entre ellas la de Administración de Personal y
Recursos Humanos, dependen funcionalmente de la Jefatura del Departamento
Financiero de la Delegación Ituzaingó.
Se observa que las enunciadas modificaciones de normas concernientes a la
Administración de Personal y Recursos Humanos respecto de las normas
establecidas originalmente en el Reglamento Interno no han sido debidamente
aprobadas mediante Resolución del Consejo de Administración, puesto que las
mismas han sido aprobadas por los Directores o bien por el Director Ejecutivo,
órganos de menor rango jerárquico que el citado Consejo, no cumpliéndose de
éste modo con lo establecido en los artículos 15 (último párrafo) del Anexo A
“Estatuto de la Entidad Binacional Yacyretá” del Tratado Yacyretá y 16 del
Reglamento Interno de la Entidad que establecen: “Las decisiones del Consejo
de Administración tomadas a propuesta del Comité Ejecutivo sólo podrán ser
modificadas por el mismo procedimiento”.
Recomendación
6
Se recomienda relevar y compatibilizar la totalidad de las normas atinentes al
Área de Administración de Personal y Recursos Humanos, a efectos de
proceder, en caso de que corresponda, a la aprobación de las mismas por la
debida autoridad competente, tal cual lo establece el Reglamento Interno de la
Entidad.
Comentario de la Entidad
Se toma en cuenta la recomendación. Su regularización formará parte del
procedimiento indicado en el Comentario de la Entidad del punto 6.1.
6.3. Inexistencia de responsable para la recopilación y actualización de la
normativa vigente
No tenemos conocimiento de la existencia en la Entidad de algún responsable
(Area, Sector o Unidad Funcional) que recopile, ordene, clasifique, actualice y
comunique a los Departamentos, Areas, Sectores y Unidades Funcionales de
la Entidad las normas vigentes en cada uno de ellos en particular y las
aplicables a todo el ámbito de la Entidad en general.
Recomendación
Se recomienda la formación de un Sector dedicado exclusivamente a la
compilación, clasificación y actualización de las normas vigentes en cada
Departamento, Área o Sector de la Entidad.
Comentario de la Entidad
Se comparte la recomendación efectuada por los Auditores. Se evaluará la
situación con miras a la implementación del caso, y su posible difusión a través
del servicio de Intranet.
Margen Derecha (Paraguay)
Area Procesamiento Electrónico de Datos
7. Integración de los módulos operativos a la contabilidad
A la fecha no se han integrado los diferentes módulos operativos a la
Contabilidad bajo ambiente INFORMIX, hacemos constar que dicha integración
es posible, debido que la base de datos del sistema contable referido es
compatible con las demás bases de datos.
7
Recomendación
Sugerimos su integración a la Contabilidad bajo ambiente INFORMIX a la
brevedad posible.
Comentario de la Entidad
La recomendación está siendo encarada por la EBY, Margen Derecha. A tal
efecto, se informa que se está desarrollando un proyecto de integración a la
Contabilidad de los distintos módulos operativos.
Se encuentran implementados los módulos operativos de Presupuesto e
Inventario y en fase de desarrollo los demás módulos.
8. Auditoría a aplicaciones de producción
Hemos constatado que solo queda registrado una pista de auditoría LOG
(archivos digitales) para el sistema de contabilidad, no así para los demás
sistemas disponibles en la Entidad.
Recomendación
Sugerimos se cuente con una auditoría para la totalidad de los sistemas de
producción donde se detalle el nombre del usuario, hora de acceso y hora de
salida de los mismos, de modo de deslindar responsabilidades y controlar el uso
de los mismos.
Comentario de la Entidad
La integración de los sistemas en una base central INFORMIX permitirá utilizar
el LOG como registro de auditoría.
9. Servidor de producción y Servidor de desarrollo
Actualmente no existe un Servidor encargado de la producción y otro de
desarrollo lo cual crea inconvenientes en la sobrecarga que se produce en los
mismos.
Recomendación
8
Sugerimos contar con un Servidor encargado para los Sistemas de Producción y
otro Servidor para el desarrollo de Sistemas de modo de optimizar los recursos
con que se dispone actualmente en la Entidad.
Comentario de la Entidad
Se comparte la recomendación del Auditor. Se prevé que, una vez adquiridos,
los dos nuevos servidores se utilizarán para producción y para desarrollo,
quedando el actual como servidor de Backup y de Internet.
10. Mantenimiento preventivo y correctivo del hardware
Durante la realización de nuestro trabajo hemos observado que existen equipos
informáticos que necesitan mantenimiento.
Recomendación
Sugerimos tener en cuenta esta situación, sobre todo brindando regularmente
un mantenimiento preventivo a los equipos informáticos de la Entidad, evitando
con ello posibles contingencias que puedan producirse en los mismos.
Mencionamos además la necesidad de que el personal del área de Hardware de
la Entidad pueda contar con cursos de actualizaciones periódicas en lo que se
refiere a su área, como así también proveer al área del instrumental e insumos
que necesita a fin de poder cumplir con sus funciones en tiempo y forma.
Comentario de la Entidad
En la medida de las posibilidades se realizan los servicios de mantenimientos
preventivos de los equipos. En cuanto a los cursos de actualización se tendrá
en cuenta la recomendación.
11. Plataforma de base de datos
Hemos observado que no se cuenta con una plataforma uniforme en materia de
Base de Datos, así por ejemplo los módulos de compras y recaudaciones, como
el módulo de reclamos se halla en FoxPro For Windows; los módulos de
seguimiento de documentos, cotizaciones, presupuestos y costo de materiales
se hallan registrados en la Base de Datos Visual FoxPro y el módulo de
contabilidad utiliza la Base de Datos Informix.
Recomendación
Sugerimos uniformar las Bases de Datos utilizadas en la Entidad, con lo cual se
evitarán problemas propios de una posible migración de datos, además de
otorgar una mayor estabilidad y seguridad a los datos.
9
Comentario de la Entidad
Se está trabajando actualmente para uniformar las bases de datos en una sola,
específicamente para integrar las demás a la de Contabilidad, que está en
Informix, son ejemplos de ello el Sistema de Presupuesto y el de Inventario
(Front End; Visual Foxpro; bases de datos: Informix). Se tiene previsto migrar a
la misma base de datos los demás sistemas a mediano plazo.
12. Espacio físico de “Rack” y “Switcher”
Hemos observado que el espacio físico donde se hallan instalados los RACK y
Switcher no se encuentran en condiciones favorables para su buen
funcionamiento y durabilidad.
Recomendación
Recomendamos subsanar esta situación, de modo de otorgar seguridad y
óptimo funcionamiento de los equipos informáticos de la Entidad.
Comentario de la Entidad
Se tendrá en cuenta la recomendación a fin de mejorar la situación de los
mismos, efectuando limpiezas periódicas con supervisiones y la incorporación
de los sistemas de aireación necesarios.
13. Manejador de base de datos “SQL Server”
Hemos observado que se dispone del Manejador de Base de Datos SQL Server,
pero el mismo no es utilizado en el desarrollo de los Programas y Sistemas de
la Entidad.
Recomendación
Sugerimos utilizar el Manejador de Base de Datos SQL Server en el desarrollo
de los Programas y Sistemas de la Entidad, con lo cual se estará optimizando
las diversas aplicaciones y logrando una mayor performance, además de
justificar los altos costos de la compra de dicho software.
Comentario de la Entidad
La Entidad realiza pruebas con una versión beta del “SQL Server” y con otras
herramientas, a fin de comparar las prestaciones con respecto al Informix. A la
10
fecha no se ha adquirido la licencia correspondiente para la utilización de la
referida herramienta.
Area Administrativa - Contable
14. Registro general de personas físicas y jurídicas
Durante nuestro trabajo constatamos que la Entidad cuenta con un registro
provisorio de proveedores, el cual no reúne los requisitos previstos en los
artículos 73 y 74 del Reglamento Interno, y clasificado de acuerdo a la
naturaleza del abastecimiento, además de no contar con legajos actualizados
anualmente en lo referente a la situación patrimonial, financiera y técnica del
proveedor, experiencia y antigüedad en el ramo, así también los documentos
legales actualizados direcciones y otros que avalen su existencia en el
mercado.
Recomendación
Sugerimos que la Entidad organice este registro para una mejor selección de los
proveedores que prestan servicio a la misma.
Comentario de la Entidad
Se ha procedido a clasificar a los proveedores en función al rubro comercial o
de servicio que prestan.
15. Pedido de bienes o servicios
En el transcurso de nuestra auditoría hemos podido observar que en algunos
casos el formulario de Pedido de Bienes o Servicios fue confeccionado
posteriormente a la recepción del bien o servicio, en otros casos fue
confeccionado de manera a adjudicar el bien o servicio.
Recomendación
11
Sugerimos que el pedido de bienes y/o servicios sea utilizado para el fin que fue
creado, se realice antes de la contratación, de manera a dejar evidencia de la
autorización previa de los mismos, mejorando de este modo el control interno
existente.
Comentario de la Entidad
Se tiene en cuenta la recomendación, a fin de que en todos los casos el Pedido
de Bienes y/o Servicios se emita antes de la contratación.
16. Prórroga de contratos
Se observó que existen casos en que la Entidad ha realizado adjudicaciones a
proveedores mediante prórroga de sus respectivos contratos a través de la
emisión de Ordenes de Compra hasta la realización de un nuevo concurso.
Recomendación
Sugerimos se realice en forma periódica un seguimiento a la situación de los
contratos vigentes, de manera a proceder en forma oportuna al llamado a
Concurso de Precios. Este procedimiento contribuirá al cumplimiento de lo
establecido en el reglamento interno en cuanto a compras y contrataciones.
Comentario de la Entidad
La recomendación está siendo considerada, mediante la realización del
seguimiento sugerido.
17. Visualización de obras
Durante la realización de nuestra visita hemos podido observar que en algunos
casos se han realizado compensaciones de ítems con relación a las
especificaciones establecidas en las Planillas de Medición de Obras en
ejecución en la Ciudad de Encarnación sin dejar evidencia de dichos cambios
en las planillas correspondientes.
Sobre este punto hemos recibido contestación sobre la autorización para la
realización de dicha compensación en el caso de las modificaciones surgidas en
el contrato 372/01 Perlas del Sur – Construcción de Feria Municipal, mediante
Memorándum Nº 996/2003 de fecha 20 de octubre de 2003.
12
Recomendación
Sugerimos se estudie la posibilidad de realizar un seguimiento a las
observaciones mencionadas, a fin de adoptar medidas necesarias en casos en
que es modificado un servicio por otro, de manera a dejar constancia en las
planillas de medición correspondientes y efectuar una comparación de precios,
fortaleciendo además el control interno del área.
Comentario de la Entidad
Se tendrá en cuenta lo recomendado; cabe aclarar sin embargo que, las
referidas adecuaciones fueron realizadas de acuerdo a los previsto en las
Especificaciones Técnicas, siendo las mismas necesarias y justificadas, sin
ninguna incidencia en el costo e incluso mejorando la calidad de las obras.
18. Anticipo para gastos
Durante la realización de nuestro trabajo hemos observado que existen
anticipos para gastos pagados a través de los fondos fijos que no son rendidos
en el tiempo establecido según Reglamento de Fondos Fijos.
Recomendación
Sugerimos se estudie la posibilidad de regularizar dicha situación, de manera a
dar cumplimiento a las reglamentaciones establecidas por la Entidad.
Comentario de la Entidad
Se están adoptando las medidas tendientes a la regularización de lo observado.
19. Límites de contratación
En el transcurso de nuestra auditoría hemos podido observar que en algunos
casos se han realizado adquisiciones cuyos montos superan la modalidad de
compra en las cuales fueron adjudicadas. Como ejemplo citamos:
Tipo de Modalidad
Beneficiario
Concepto
13
Importe
Observaciones
Contratación
Directa
ITEC Ingeniería
Técnica SRL
Prórroga de la contratación G 355.217.544 La adjudicación
para servicios de recolección
se debió realizar
de residuos, barrido, limpieza
en la modalidad
de calles, mantenimiento de
de Concurso de
áreas verdes y operación y
Precios.
mantenimiento de la planta de
agua del campamento de San
Cosme.
Recomendación
Sugerimos se estudie la posibilidad de evitar la realización de adjudicaciones
que superen los límites establecidos, de manera de cumplir en todo momento
con las reglamentaciones establecidas por la Entidad Binacional Yacyretá.
Comentario de la Entidad
La recomendación está siendo tenida en cuenta.
20. Actas de recepción
En el transcurso de nuestra revisión no hemos podido visualizar las actas de
recepción por parte de los beneficiarios finales en caso de compra de víveres y
útiles adquiridos como apoyo a familias reasentadas y a reasentar de la Ciudad
de Encarnación. Como ejemplo citamos:
Fecha
OP Nº
Beneficiario
Concepto
02.04.04 80.345
Mega
Artes Adquisición de kits escolares a ser
Producciones distribuidos a los niños de población
Gráficas
carenciada
de
Encarnación
y
Carmen del Paraná.
05.04.04 80.362 Mega
Artes Adquisición de kits escolares a ser
Producciones distribuidos a los niños de las
Gráficas
instituciones educativas de Arroyo
Porá.
11.03.04 80.188 Algisa
Provisión de arroz a ser distribuido
como apoyo a familias vulnerables
reasentadas y a reasentar afectados
por el emprendimiento Yacyretá.
30.06.04 81.091 Gobernación Aporte
institucional
para
la
de Misiones
adquisición de medicamentos para
parque sanitario.
Importe
34.922.740
35.633.880
31.800.000
30.000.000
Recomendación
Sugerimos se estudie la posibilidad de disponer con las actas de recepción por
parte de los beneficiarios finales por la Entidad Binacional Yacyretá dentro de
los legajos de antecedentes junto con el Informe de Recepción de Almacenes,
de manera a contar en todo momento con dicha información.
14
Comentario de la Entidad
La recomendación de los Auditores Externos está siendo considerada.
21. Previsión para juicios pendientes
Hemos podido observar que los informes de asesores jurídicos de la Entidad
Binacional Yacyretá no en todos los casos cuantifican la contingencia existente
a raíz de los juicios pendientes, de manera que la previsión sólo se realiza
sobre aquellos que fueron cuantificados pudiendo existir una insuficiencia de
previsión a raíz de dicha situación.
Recomendación
Sugerimos se estudie la posibilidad de regularizar dicha situación de manera a
contar con la mayor exactitud posible con respecto a los juicios pendientes.
Comentario de la Entidad
La recomendación esta siendo considerada.
22. Licitaciones públicas
Durante la realización de nuestro trabajo hemos podido observar que se han
realizado licitaciones públicas a través del PEY- Proyecto Estratégico Yacyretá
sin intervención directa de la División de Compras y Contrataciones, debido a
dicha situación los antecedentes y documentaciones que respaldan las mismas
no se encuentran disponibles en esta División.
Recomendación
Sugerimos se estudie la posibilidad de que todas las licitaciones públicas sean
centralizadas en la dependencia autorizada dentro de la estructura organizativa
de la entidad, de manera a contar en todo momento con la información
relacionada con las mismas, además de dar cumplimiento a las normativas
establecidas y mejorar el control interno en el área.
Comentario de la Entidad
La recomendación será considerada en la nueva estructura del Plan
Terminación Yacyretá (P.T.Y.), que reemplaza al mencionado Plan Estratégico
Yacyretá (P.E.Y.).
15
II.
CORRESPONDIENTES AL CIERRE DEL EJERCICIO FINALIZADO EL 31 DE
DICIEMBRE DE 2004
Margen Izquierda (Argentina)
Durante el presente ejercicio se ha realizado un relevamiento del circuito de
compras y contrataciones. Por tal motivo, las observaciones sobre dicho
circuito que fueron emitidas en ejercicios anteriores han sido integradas en las
emitidas en el presente.
1. Inexistencia de un cuerpo normativo orgánico respecto a compras y
contrataciones
El proyecto de manual de compras y contrataciones se halla en análisis a la
fecha, para ser instrumentado como un cuerpo normativo orgánico, aprobado
por autoridad competente.
Recomendación
Se recomienda, una vez concluido el análisis, la implementación del manual de
compras y contrataciones, aprobado por la autoridad competente, que reúna en
un cuerpo normativo único la totalidad de las normas y procedimientos a ser
aplicadas por la Entidad en todas sus sedes.
2. Inexistencia de un registro único de compras y contrataciones
La Entidad no cuenta actualmente con un área que organice y administre un
registro de la totalidad de las compras y contrataciones consideradas como una
función única y orgánica.
Recomendación
Se recomienda la implementación de un registro único que incluya tanto las
incorporaciones patrimoniales y servicios efectuados a través de órdenes de
compra, como las que surgen de contratos y convenios.
3. Ausencia de centralización de compras y contrataciones
Hemos observado que el Sector Compras no interviene en la totalidad de las
compras y contrataciones que realiza la Entidad. En el relevamiento realizado
en la sede Ituzaingó se comprobó que existen contrataciones realizada por el
16
Departamento Técnico, iniciadas por el mismo usuario y remitidas directamente
para su aprobación a la autoridad competente. Igual situación se observó en el
Departamento de Obras Complementarias situado en la sede Posadas.
Recomendación
Se recomienda que todas las compras y contrataciones que realice la Entidad
sean tramitadas por el Sector Compras.
4. Inadecuado control por oposición
Se observó que si bien existe orgánicamente un Departamento Administrativo
de quien dependían originalmente Compras y Contrataciones, en la actualidad
se encuentran en la órbita del Departamento Financiero; mismo Departamento
del cual dependen funcionalmente las Áreas de “Información Contable y Deudas
Comerciales y Financieras” y “Tesorería”, que contabilizan, tramitan el pago de
las adquisiciones y contrataciones y las abonan, respectivamente.
Recomendación
Se recomienda adoptar los recaudos necesarios a fin de poder establecer los
correspondientes controles por oposición.
5. Ausencia de apoyo computarizado al Sector Compras
Hemos observado que tanto en la Sede Posadas como en Ituzaingó, los
Sectores de Compras no cuentan con sistemas de información computarizados
para el desempeño de sus funciones, realizándose las mismas en forma
manual. Esta situación impide, entre otras cosas, contar con información en
forma oportuna y precisa de la totalidad de las compras y contrataciones,
reportes estadísticos, antecedentes de los proveedores, cotizaciones recibidas,
etc.
Recomendación
Se recomienda evaluar la conveniencia de
computarizados en las Sedes Posadas e Ituzaingó.
implementar
sistemas
6. Seguro de Todo Riesgo Operativo
Mediante Resolución Nº 1555/04 el Consejo de Administración resolvió rescindir
la prórroga vigente a ese momento del seguro de todo riesgo operativo
(operativa hasta el 14.10.2004) y dejar sin efecto el proceso en ejecución para
la contratación de una nueva cobertura, instruyendo al Comité Ejecutivo a
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realizar los estudios tendientes para redefinir la política general de seguros de
la EBY que permita reducir sustancialmente los costos de contratación de una
nueva cobertura, e implementar una forma de autoseguro provisorio consistente
en un fondo independiente y específico, de las disponibilidades de la Entidad,
equivalente a la suma de US$ 6.400 miles
Recomendación
Se recomienda agilizar las gestiones tendientes a restablecer la cobertura de
seguro de riesgo operativo.
Margen Derecha (Paraguay)
Area Administrativa - Contable
7. Visita a zona de obras Encarnación
Como resultado de nuestra visita realizada a zona de obras Encarnación,
hemos podido observar las siguientes situaciones que mencionamos a
continuación:
a) Contrato Nº 396 – Construcción del Parque Cívico Recreativo de la Ciudad
de Encarnación
Constatamos que fueron construidas obras que ya están en usufructo por los
beneficiarios, pero a la fecha según informaciones, las mismas no fueron
formalizadas con documentos, tal como es el caso del Parque Cívico
Recreativo.
b) Contrato Nº 372 – Construcción de Feria Municipal de Encarnación
Observamos que la Feria Municipal ya ha sido concluida y no transferida a los
beneficiarios.
Recomendación
Sugerimos se estudie la posibilidad de que una vez concluidas las obras
emprendidas por la Entidad, sean transferidas a los beneficiarios para evitar
posibles deterioros, robos u otras contingencias que puedan representar costos
innecesarios para la Entidad.
c) Contrato Nº 364 – Construcción de Matadero Municipal
Hemos constatado que la construcción del Matadero Municipal no fue concluida
ni cuenta con un Acta del estado de situación por la paralización de la obra.
18
Recomendación
Consideramos necesario que la Entidad realice los esfuerzos necesarios para la
culminación de los trabajos del Matadero para la liquidación final, con el fin de
evitar los deterioros de las obras y de esa forma precautelar los intereses de la
Institución.
d) Contrato Nº 393 – Construcción de Edificio para la Gobernación del
Departamento de Itapúa
Hemos constatado que la obra se halla suspendida por la Contratista,
invocando como hecho causal lo establecido en el Numeral 2.29, de la Sección
II – Condiciones Generales del Pliego de Bases y Condiciones.
Por tal efecto se ha labrado un Acta del estado de las obras, en donde se
detalla el estado de avance de la misma. Los porcentajes establecidos en el
Acta son muy generales, dejando de esta forma escapar detalles de los ítems.
Recomendación
Consideramos que en esta Acta debería de ser incluida el detalle de los ítems
de la planilla de medición, para tener en forma precisa el avance de cada uno
de los ítems, de manera a deslindar responsabilidades y evitar posibles
inconvenientes para la Entidad.
e) Anticipo de movilización (20% del monto garantizado del Contrato ajustado)
Hemos constatado que existen casos en que conforme al Contrato son
entregados los anticipos, pero luego no son iniciadas las obras en los plazos
comprometidos. A modo de ejemplo mencionamos:
Contrato
Nº
Fecha de
Contrato
Monto G
Anticipo
entregado %
410/03
26/03/03
788.325.136
20
Inicio
s/Contrato
Fecha de
inicio
255
días No iniciado.
después de
la firma del
Contrato.
Recomendación
Sugerimos que la Entidad exija en todos los casos el cumplimiento de los plazos
contractuales y aplique las penalizaciones establecidas, de manera de
salvaguardar y utilizar eficientemente los recursos económicos. Asimismo, en
casos en que no se encuentren dadas las condiciones de inicio de las obras
recomendamos establecer no entregar el anticipo, hasta tanto existan dichas
condiciones.
19
8. Acceso a la Represa
Hemos podido observar que el control para acceder a la Represa de la Entidad
Binacional Yacyretá no cumple con las normas básicas en lo referente a la
identificación de las personas.
Recomendación
Sugerimos que la Entidad estudie la posibilidad de intensificar el control de
seguridad para el acceso a la Represa, de manera de evitar cualquier situación
que pudiera atentar contra los intereses de la misma.
9. Facturaciones pagadas a COPACO
Durante nuestra auditoría hemos podido observar que en algunos pagos por
facturaciones realizadas a COPACO existen casos en que las facturas no se
encuentran a nombre de la Entidad Binacional Yacyretá.
Recomendación
Sugerimos se estudie dicha situación, de manera de regularizarla evitando de
esta manera mal entendidos y contingencias futuras.
10. Actas de Apertura
En el transcurso de nuestra auditoría no en todos los casos hemos podido
visualizar las actas de apertura de algunos Concursos Limitados de Precios.
Recomendación
Sugerimos que en todos los casos el Concurso Limitado de Precios cuente con
las actas de apertura de las ofertas, de manera de dejar evidencia de la
apertura simultánea de las mismas y mejorar el control interno existente en el
área.
11. Administración Nacional de electricidad – ANDE
20
Hemos observado que la Entidad tiene registrado créditos en el activo como
también deudas en el pasivo con la Administración Nacional de electricidad –
ANDE.
Recomendación
Sugerimos estudiar la situación para realizar las compensaciones de cuentas
correspondientes para una mejor exposición en los estados contables para ir
saneando de esta forma los saldos
Area Informática
12. Ordenes de Compra
Durante la realización de nuestro trabajo hemos observado que el Sistema
encargado de controlar las Ordenes de Compra, sólo numera automáticamente
las Pre-OC, utilizándose un sello para numerar las Ordenes de Compra
definitivas, y un cuaderno donde se registran además dichos números,
provocando todo esto que en ocasiones existan dos Ordenes de Compra con el
mismo número identificador.
Recomendación
Sugerimos subsanar esta situación, efectuando las modificaciones que sean
necesarias a los programas correspondientes, de manera de suprimir el uso
actual del sello y de controles paralelos (cuaderno), imprimiéndose en forma
automática el número definitivo identificatorio para cada Orden de Compra, con lo
cual se evitarán duplicaciones y se contará siempre con información válida,
precisa y oportuna de una misma fuente para la toma de decisiones.
13. Ordenes de Pago
Hemos observado que se utiliza un formulario pre-impreso para las Ordenes de
Pago, el cual es completado con máquina de escribir, ya que dichas Ordenes no
son impresas de forma automática por el Sistema correspondiente.
Recomendación
Recomendamos realizar las modificaciones que sean necesarias a los programas
correspondientes, de manera que todas las Ordenes de Pago sean impresas en
forma automática, eliminando el uso actual de la máquina de escribir, con lo cual
se evitarán duplicaciones de tareas y se contará siempre con información válida,
precisa y oportuna de una misma fuente para la toma de decisiones.
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14. Utilización de la Base de Datos Access
Durante la realización de nuestro trabajo hemos observado que varios Listados
que eran confeccionados a través de Planilla electrónica, como ser: Licitaciones
Públicas, Concurso de Precios y Concurso Limitado de Precios, actualmente son
cargados en un Módulo que utiliza la Base de Datos Access, acumulándose en
muchos casos dichas documentaciones para luego ser cargadas.
Recomendación
Si bien se ha informado a nuestra auditoria que los datos a ser ingresados no son
muchos, sugerimos que la carga se realice siempre en el momento en que éstos
se originan, de manera de evitar contar con información desactualizada. Además
recomendamos, debido a la poca seguridad que otorga la Base de Datos Access,
reemplazar en la brevedad posible la utilización de dicha Base.
Proponemos eliminar en todos los casos existentes o que pudieran existir, el uso
de Planillas electrónicas anexas a los Sistemas, de manera a que todos los
controles e informaciones necesarias para la Entidad sean directamente
proporcionadas por el Módulo o Sistema Informático correspondiente.
15. Procesos en Batch con otras Sedes
Se ha informado a nuestra auditoría que para lograr la comunicación en forma
On Line de la Sede Asunción con las demás Sedes, falta aún un tramo de fibra
óptica desde la ciudad de San Patricio hasta el ingreso a la ciudad de Ayolas
respectivamente, dependiendo esto actualmente de la COPACO.
Recomendación
Agilizar las gestiones para la finalización del tendido de fibra óptica para lograr
la comunicación entre Sedes.
16. Plan de contingencias
Dentro del plan de contingencias no se tuvo en cuenta la implementación de un
servidor de respaldo.
Recomendación
Recomendamos la implementación de un servidor de respaldo a fin de asegurar
la información de la Entidad.
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III. RECOMENDACIONES REGULARIZADAS EN EL EJERCICIO 2004
Margen izquierda
1. Préstamo BIRF 2854 AR
2. Registración de energía eléctrica (DPEC)
3. Compensación por cesión de energía
4. Conciliaciones bancarias
5. Soporte analítico de las minutas contables
6. Controles sobre las órdenes de pago en moneda extranjera directa
7. Conciliación de los conceptos imputados a la Secretaría de Hacienda
8. Documentación de respaldo de los pagos efectuados
9. Confección de solicitudes de desembolsos
10. Impresión del sello pagado en las facturas canceladas
11. Falta de documentación en los legajos de pago
12. Exigencia de comprobantes válidos a los contratistas
Margen derecha
13. Auditoría Interna
14. Circularización de saldos
15. Reparaciones varias
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