2000_011_15info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
“PROGRAMA DE RECONVERSION DE OBRAS SOCIALES E INSSJP”
CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 4004-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica
y Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31 de
diciembre de 1998, correspondientes al “Programa de Reconversión de Obras Sociales e
INSSJP”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo Nº
4004-AR, “Proyecto de Asistencia Técnica para Seguros de Salud”, suscripto el 26 de abril de
1996 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento
(BIRF) y su modificación.
I-
ESTADOS AUDITADOS
1. Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre
de 1998, expresado en dólares estadounidenses y en pesos, y notas explicativas que
forman parte del mismo.
2. Estado de Origen y Aplicación de Fondos acumulado al 31/12/98, expresado en dólares
estadounidenses y en pesos.
1
3. Detalle de la Estructura del Gasto por Componente por el ejercicio 1998 y el acumulado
al 31/12/98, expresado en dólares estadounidenses
4. Detalle de los Gastos del período 01/01/98 al 31/12/98 y acumulado, expresado en miles
de dólares estadounidenses (Resumen por categorías).
5. Estado de Situación Patrimonial al 31/12/98, expresado en pesos y en dólares
estadounidenses, y notas explicativas que forman parte del mismo.
Los estados precedentes fueron preparados por la Unidad de Ejecución y Coordinación del
Programa (UEC) y son de su exclusiva responsabilidad. Los estados definitivos fueron
formalmente recibidos por esta auditoría con fecha 08/07/99 y se adjuntan inicialados por
nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
Cabe aclarar que el objetivo de nuestra tarea es expresar una opinión basada en el examen
de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 30/10/98 y el
08/07/99.
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por
la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI),
incluyendo las pruebas de los registros contables y demás procedimientos de auditoría que
se consideraron necesarios, y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta.
2
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, los estados identificados en Iprecedente, presentan razonablemente la situación financiera del “Programa de
Reconversión de Obras Sociales e INSSJP” al 31 de diciembre de 1998, así como las
transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con
prácticas contable-financieras usuales en la República Argentina y con los requisitos
establecidos en el Convenio de Préstamo Nº 4004-AR BIRF del 26/04/96 y su modificación.
BUENOS AIRES, 19 de julio de 1999.
3
INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL
“PROGRAMA DE RECONVERSION DE OBRAS SOCIALES E INSSJP”
CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 4004-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica y
Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa
acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos y
Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas, que fueron emitidos y presentados al Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) durante el ejercicio finalizado el 31/12/98,
correspondientes al “Programa de Reconversión de Obras Sociales e INSSJP”, parcialmente
financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo Nº 4004-AR “Proyecto de
Asistencia Técnica para Seguros de Salud”, de fecha 26/04/96 y su modificación.
I-
ESTADOS AUDITADOS
1. Estado de SOE’s por el ejercicio finalizado el 31/12/98, expresado en dólares
estadounidenses.
2. Estado de Solicitudes de Desembolso -Por categoría de Gasto-, por el ejercicio
finalizado el 31/12/98, expresado en dólares estadounidenses.
El estado expuesto en 1. incluye el detalle de las Solicitudes de Retiro de Fondos N° 19 a
30, emitidas y presentadas al Banco Mundial durante el ejercicio 1998, y se adjunta
inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
4
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
el análisis de la documentación respaldatoria de los SOE’s, verificación de la elegibilidad de
los gastos y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios en las
circunstancias.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Las Solicitudes de Retiro de Fondos N° 19 a 23 no fueron confeccionadas de acuerdo a
la modificación del 08/07/97 del Anexo I del Convenio de Préstamo, suscripta por la
Prestataria el 31/10/97 y retroactiva a la fecha de suscripción del convenio de préstamo
(26/04/96), ya que los gastos operativos o de administración del Proyecto no fueron
solicitados bajo la correspondiente categoría 3 “Gastos operativos y de administración
de la UEC” sino bajo la categoría 1 “Servicios de Consultoría”. Cabe aclarar que el
porcentaje de financiamiento es del 100% para ambas categorías de inversión.
Se destaca que el 18/11/98, mediante nota AD/4004/295, la Unidad de Ejecución y
Coordinación del Programa (UEC) presentó al BIRF las planillas de rectificación de
SOE’s solamente por gastos efectuados entre el 1° de julio de 1997 y el 6 de mayo de
1998 (SOE’s N° 14 al 23) correspondientes a la regularización pendiente de la categoría
1; las mismas no fueron imputadas al 31/12/98 por el B.I.R.F.
Se destaca que, al 31/12/98, quedan pendientes de rectificación los SOE’s N° 2 a 13.
5
b) En el SOE N° 23 se incluyeron USD 10.359,72 abonados en exceso a una firma
consultora. Cabe aclarar que el importe observado fue descontado en abril de 1999 y
respaldado por la correspondiente nota de crédito del proveedor.
c)
Mediante FAX OUT09337 del 17/12/98 el BIRF comunica a la UEC que del total de
USD 464.820,47 justificados por la Solicitud N° 30, USD 232.000.- fueron aplicados a
la recuperación del depósito inicial de la cuenta especial.
d) Al 31/12/98 se verificó una discrepancia de USD 1.163,34 entre los imputados por el
BIRF en el “Resumen Mensual de Desembolsos” y los importes justificados por la UEC
en el SOE N° 28. El BIRF lo imputó a la categoría 1 y correspondía a la categoría 3 del
Convenio de Préstamo, tal como fue justificado por la UEC.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo expuesto en III- a) y b)
precedentes, los estados identificados en I- anterior, correspondientes al “Programa de
Reconversión de Obras Sociales e INSSJP”, resultan razonablemente confiables para
sustentar los Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas,
emitidos y presentados al BIRF durante el ejercicio finalizado el 31/12/98, de conformidad
con los requisitos estipulados en el Convenio de Préstamo N° 4004-AR de fecha 26/04/96 y
su modificación.
BUENOS AIRES, 19 de julio de 1999.
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL
“PROGRAMA DE RECONVERSION DE OBRAS SOCIALES E INSSJP”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4004-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica
y Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado el estado detallado en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31/12/98,
correspondiente a la Cuenta Especial del “Programa de Reconversión de Obras Sociales e
INSSJP”, de conformidad con la sección 2.02 (b) y Anexo 5 del Convenio de Préstamo N° 4004AR de fecha 26/04/96 y su modificación.
I-
ESTADOS AUDITADOS
Estado de Transacciones de la Cuenta Especial al 31/12/98, expresado en dólares
estadounidenses.
El estado ha sido preparado por la Unidad de Ejecución y Coordinación del Programa sobre
la base de los movimientos de la cuenta corriente en dólares N° 000611001000 denominada
“Ministerio de Salud y Acción Social -BIRF-4004”, mantenida en el Banco de la Nación
Argentina, Sucursal Nueva York, y se adjunta inicialado por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
7
II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por
la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general
en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios.
III- ACLARACIONES PREVIAS
En el SOE N° 30 el BIRF recuperó USD 232.000.- del depósito inicial de la cuenta especial,
tal como se expone en el Estado de SOE’s adjunto.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- precedente
presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Programa de
Reconversión de Obras Sociales e INSSJP” al 31 de diciembre de 1998, así como las
transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con
prácticas contable-financieras usuales y con las estipulaciones sobre el uso de fondos
contempladas en la respectiva cláusula y Anexo del Convenio de Préstamo N° 4004-AR
BIRF del 26/04/96 y su modificación.
BUENOS AIRES, 19 de julio de 1999.
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INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4004-AR BIRF
“PROYECTO DE ASISTENCIA TÉCNICA PARA SEGUROS DE SALUD”
(Ejercicio finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica
y Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Durante el transcurso de la auditoría externa realizada por esta Auditoría General de la Nación,
sobre los estados financieros por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 1998,
correspondientes al “Programa de Reconversión de Obras Sociales e INSSJP”, se ha examinado
el cumplimiento y observancia de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero,
contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo Nº 4004-AR,
“Proyecto de Asistencia Técnica para Seguros de Salud”, suscripto el 26 de abril de 1996 entre la
República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) y su
modificación.
El objetivo del Programa se resume de la siguiente manera:
- Diseñar y poner en marcha un conjunto de reformas básicas de políticas para el Programa del
sector de seguros de salud.
- Elaborar el marco regulatorio e institucional para la implementación del Programa.
-Formular e implementar la reforma organizativa y de gestión del Instituto Nacional de Servicios
Sociales para Jubilados y Pensionados (INSSJP) y de las Obras Sociales Nacionales.
9
1)
Sección 2.01: Monto del préstamo por USD 25.000.000.-.
El total desembolsado por el BIRF asciende a USD 20.711.335,36 revaluados al
31/12/98.
Cabe aclarar que con fecha 25/08/98 el BIRF procedió a convertir los montos
desembolsados del préstamo en canasta de monedas, a junio de 1998, a moneda única en
dólares.
2)
Sección 2.02 (a): Categorías de gastos según Anexo 1 del Convenio.
En términos generales, se ha dado razonable cumplimiento. Las observaciones puntuales
se detallan en nuestro dictamen de SOE’s y en el Memorando a la Dirección, adjuntos.
Por otra parte, y sobre la base de los gastos analizados, se ha podido observar que la UEC
rindió bajo la categoría 2, por bienes adquiridos en el exterior, pagos al 60% cuyo
financiamiento por el BIRF corresponde al 100% según lo estipulado en el Anexo 1 del
Convenio de Préstamo.
Por lo tanto, la UEC no solicitó el reembolso de USD 22.229,11 (SOE N° 28) y de USD
88.916,45 (SOE N° 25) sobre la muestra determinada. Al respecto, la UEC nos ha
informado lo siguiente: “... al existir suficientes fondos de Contraparte Nacional, el
Ministerio de Salud y Acción Social decidió aportarlos para el financiamiento como si los
equipos adquiridos fueran de origen nacional. Esta situación fue originada en que, al
momento de la adquisición, ya se había determinado que la compra de bienes necesaria
para la Implementación del padrón de beneficiarios iba a ser sustancialmente inferior a la
prevista en el diseño del Proyecto (SAR). Por tal motivo, al haberse obtenido los aportes
de contraparte, se consideró oportuno aplicarlos al financiamiento de estos bienes de
manera tal de liberar fondos del BIRF para financiar actividades de consultoría que se
estimaban mayores a las previstas.”
10
3)
Sección 2.02 (b): Cuenta Especial.
Cumplida. Se destaca que mediante FAX OUT09337 del 17/12/98 el BIRF comunica a la
UEC que del total solicitado mediante SOE N° 30 (USD 464.820.47), USD 232.000.fueron aplicados a la recuperación del depósito inicial de la cuenta especial.
4)
Sección 2.04 y 2.05: Comisión de compromiso e intereses.
Cumplida.
5)
Sección 3.01: Ejecución del Proyecto.
La Prestataria mantiene tres acuerdos de ejecución descentralizada con el Programa de
las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD), oficina Buenos Aires, denominados
Proyectos N° ARG/95/015, ARG/96/005 y ARG/96/018, a fin de que éste último brinde
asistencia al proyecto para apoyar en las gestiones necesarias para la ejecución de los
componentes.
Por otra parte, mediante fax del 15/04/98 el BIRF otorgó la no objeción a la reasignación
de fondos del préstamo entre subprogramas por USD 3.000.000.- de la siguiente manera:
-
USD 450.000.- para el financiamiento de actividades relacionadas con la preparación
del Proyecto de Reforma del Sistema del Seguro de Salud (PRESSS).
-
USD 2.550.000.- para el subprograma de Políticas y Regulación, para realizar
actividades de fortalecimiento de la Superintendencia de Seguros de Salud en el
marco de la ejecución conjunta entre el PRESSS y dicho subprograma.
6)
Sección 3.02: Servicios de consultoría y adquisición de bienes.
Existen observaciones puntuales que se exponen en nuestro Memorando a la Dirección
del Proyecto adjunto al presente informe.
11
7)
Sección 3.04 (a) y (b): Unidad de Ejecución y Coordinación del Programa (UEC) y
Unidades de Ejecución de los Subprogramas.
Cumplida.
8)
Sección 3.05 (a): Informes de avance del proyecto.
La UEC nos informó que en los ayuda memoria de las Misiones del BIRF se incluyeron
las conclusiones y recomendaciones efectuadas por el Banco durante el ejercicio 1998,
habiendo sido los resultados de las misiones de evaluación, en general, satisfactorios, no
existiendo ningún otro documento que se relacione con el apartado del título.
9)
Sección 4.01(a): Sistema contable.
Cumplida. No obstante ello, si bien la UEC posee un sistema contable computarizado que
comenzó a operar en el ejercicio 1997, del mismo no surgen la totalidad de los estados
financieros auditados, solamente el Balance General del Proyecto. Asimismo, se ha
podido verificar que los Certificados de Gastos presentados al BIRF no surgen del
sistema contable implementado. No obstante ello, durante el ejercicio 1999 se están
realizando las modificaciones necesarias que permitan su integración. Al respecto nos
remitimos al Memorando a la Dirección del Proyecto.
BUENOS AIRES, 19 de julio de 1999.
12
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
“PROGRAMA DE RECONVERSÍON DE OBRAS SOCIALES E INSSJP”
CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4004-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31/12/98)
Al Señor Secretario de Programación Económica
y Regional del Ministerio de Economía y
Obras y Servicios Públicos.
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31 de diciembre de
1998, correspondientes al “Programa de Reconversíon de Obras Sociales e INSSJP”, financiado
a través del Convenio de Préstamo N° 4004-AR BIRF, “Proyecto de Asistencia Técnica para
Seguros de Salud”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos
relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en
la Unidad de Ejecución y Coordinación del Programa (UEC) y en las Unidades Ejecutoras
(UEP’s) creadas al efecto para cada uno de los tres componentes del Proyecto (Subproyectos),
que hemos considerado necesario comentar para su conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios:
A- OBSERVACIONES DE EJERCICIOS ANTERIORES NO SUBSANADAS AL 31/12/98
1. SUBPROYECTO 1: RECONVERSIÓN DE OBRAS SOCIALES NACIONALES
13
1- CONSULTORES NACIONALES
a) Ternas de consultores
Observaciones:
•
Los currículos (C.V.) que integran las ternas para la selección de personal en la
mayoría de los casos no están firmados por el consultor respectivo y no
especifican la fecha de presentación ni la de emisión.
•
No se han tenido a la vista los cuadros de evaluación con los puntajes obtenidos
por cada postulante, o documentación que respalde el proceso de evaluación
utilizado.
Comentarios de la UEP:
•
Se tendrá en cuenta que la documentación presentada por los consultores que
participen en las ternas de selección lleve la firma del postulante en original,
como así también la fecha de emisión/presentación y la de recepción por parte de
esta UEP.
•
Para las contrataciones de consultores no se aplica en las ternas de los postulantes
la modalidad por cuadro de evaluación; únicamente se utiliza la nota de selección
por antecedentes y experiencia firmada por el coordinador del Proyecto.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto.
b) Informes de consultores
Observación: En algunos casos los informes emitidos por los consultores no poseían
fecha de presentación.
Comentario de la UEP: Se tendrá en cuenta la observación realizada en cuanto a la
fecha de emisión de los informes poniendo especial atención en el momento de la
recepción de los mismos.
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2- SUBCONTRATOS
Observación: Respecto a los antecedentes de contratación analizados, correspondientes
a firmas consultoras para asistir técnicamente a las obras sociales se observó que la
apertura de los sobres de las ofertas técnicas y la de las ofertas económicas, se realizan
en forma simultánea, conforme a los datos expuestos en las respectivas actas de
apertura.
Comentario de la UEP: Existen errores de tipeo en la hora expuesta en las actas de
apertura del sobre N° 2, porque si bien las propuestas se evaluaban el mismo día,
rigurosamente la propuesta económica se evaluaba luego de haber analizado y puesto
puntaje a la propuesta técnica (Sobre N° 1). Se tendrá en cuenta la observación.
2. SUBPROYECTO 2: RECONVERSIÓN DEL INSSJP
1- CONSULTORES NACIONALES
a) Contratación
Observaciones:
a) En algunos de los casos se observó que la fecha de firma del contrato y la fecha de
firma de la declaración jurada de incompatibilidades es posterior a la fecha de
inicio de actividades.
b) En su mayoría, los currículos (CV) que integran las ternas para la selección de
personal no están firmados por el consultor respectivo; no especifican la fecha de
presentación; en ningún caso poseen sello de recepción de la UEP.
c) No se han tenido a la vista los cuadros de evaluación con los puntajes obtenidos
por cada postulante, o documentación que respalde el proceso de evaluación
utilizado.
15
d) En su mayoría, las notas solicitando la contratación del consultor no exponen los
motivos que justifican la selección del mismo.
e) De los legajos correspondientes a los consultores analizados se pudo verificar que
el título profesional se encuentra en fotocopia simple sin autenticar.
Comentarios de la UEP:
a) La demora en la emisión de contratos se debe principalmente, y en un alto
porcentaje respecto de los legajos auditados, a las renovaciones a partir de enero–
98 y la demora por parte de la Secretaría de Hacienda en la habilitación de la
planta de personal para el año 1998 cuya Resolución fue emitida el 23 de enero de
ese año; y en las contrataciones/renovaciones del personal que presta
apoyo/asesoramiento al Instituto en los programas de Fortalecimiento
Institucional por las demoras por parte de los interlocutores del Instituto en
considerar en forma prudencial las necesidades del tiempo a fin de iniciar las
gestiones de las contrataciones.
b), c) y d) No se utiliza en las ternas presentadas la modalidad del cuadro de
evaluación; únicamente la nota de selección por antecedentes y experiencia. Se
considerará, respecto a la documentación presentada por los consultores que la
misma lleve la firma en original como así también la fecha de emisión y/o
recepción.
e) Los legajos de los consultores auditados en su mayoría son por renovaciones, a
excepción de las contrataciones solicitadas por el Instituto. La observación se
tendrá en cuenta, sobre todo en las nuevas contrataciones, y tratando de que tenga
la firma en original en toda la documentación necesaria como así también la fecha
de recepción.
16
Recomendaciones:
a) Sería conveniente que las actividades no se efectuaran con anterioridad a la firma
del respectivo contrato que enmarca las relaciones jurídicas involucradas,
agilizándose las tratativas de contratación.
b), c) y d) Debe constar en el currículum vitae la firma, fecha y proyecto para el cual
el consultor propone sus antecedentes, de manera de evitar su utilización en otras
ternas sin su consentimiento.
Por otra parte, se recomienda documentar adecuadamente la contratación de cada
profesional, dejando constancia de la evaluación realizada sobre los postulantes
para cada función.
e) La UEP debe solicitar a cada consultor la entrega de fotocopia autenticada del
título profesional o dejar constancia en la copia que se tuvo a la vista el
documento original.
b) Informes de consultores
Observación: No existe intervención de la UEP por recepción en el 91% de los
informes tenidos a la vista.
Comentario de la UEP: Se debe considerar la fecha en que se emite la aprobación
del mismo como fecha de recepción, liberándose el pago de honorarios únicamente
contra dicha liberación del Coordinador general.
Recomendación: La UEP debe dejar evidencia de la fecha de ingreso del
documento.
17
3. SUBPROYECTO 3: DESARROLLO DE POLÍTICAS Y REGULACIÓN DE LOS
SEGUROS DE SALUD
1- CONSULTORES NACIONALES
a) Ternas de consultores
Observaciones:
- Los currículos que integran las ternas para la selección de personal no están
firmados por el consultor respectivo, ni especifican la fecha de presentación.
- No se han tenido a la vista los informes de evaluación con los puntajes obtenidos
por cada postulante.
Comentario de la UEP: Se trata de implementar desde hace pocos meses que lleve
la firma en original toda la documentación necesaria, como así también la fecha de
recepción.
No se utiliza en las ternas presentadas la modalidad de cuadro de evaluación;
únicamente la nota de selección por antecedentes y experiencia.
Recomendación: Debe constar en el currículum vitae la firma, fecha y proyecto para
el cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de evitar su utilización en
otras ternas sin su consentimiento.
Por otra parte, se recomienda documentar adecuadamente la contratación de cada
profesional, dejando constancia de la evaluación realizada sobre los postulantes para
cada función.
b) Informes de consultores
Observación: En algunos casos, no se deja constancia de la recepción de los
informes presentados por los consultores (fecha y sello); a su vez, no poseen fecha de
presentación ni están suscriptos por el consultor.
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Comentario de la UEP: Se debe considerar la fecha en que se emite la aprobación
del mismo como fecha de recepción.
Recomendación: Dejar constancia de la recepción de los informes, verificando que
los mismos se encuentren debidamente suscriptos por el consultor respectivo.
c) Emisión de contratos retroactivos
Observación: Se verificaron atrasos entre el inicio de actividades del consultor en el
proyecto y la posterior emisión del contrato.
Comentario de la UEP: La demora en la emisión de contratos se debe
principalmente, y en un alto porcentaje, a:
• En las renovaciones a partir de 1/98, a la demora por parte de la Secretaría de
Hacienda en la habilitación de la planta de personal para el año 1998.
• En las contrataciones/renovaciones del personal que presta apoyo/asesoramiento a
la Superintendencia de Servicios de Salud está ocasionada por la demora en la
obtención de firmas en los pedidos y autorizaciones por parte del Superintendente.
Recomendación: Sería conveniente que las actividades no se efectuaran con
anterioridad a la firma del respectivo contrato que enmarca las relaciones jurídicas
involucradas, agilizándose las tratativas de contratación.
d) Título profesional
Observación: Los títulos profesionales de los consultores contratados se vieron en
fotocopia simple, sin autenticar.
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Comentario de la UEP: Se trata de implementar desde hace pocos meses que lleve
la firma en original toda la documentación necesaria, como así también la fecha de
recepción.
Recomendación: Solicitar a cada consultor la entrega de fotocopia autenticada del
título profesional y antecedentes declarados, para validar los datos expuestos en los
respectivos legajos.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1. SUBPROYECTO 1: RECONVERSIÓN DE OBRAS SOCIALES NACIONALES
1- CONSULTORES NACIONALES- TERNAS
Observaciones: En un caso analizado se observó que si bien para el puesto de asesor
legal fue seleccionado un abogado, no existía compatibilidad en la disciplina de los
postulantes de la terna (licenciados en administración de empresas).
En dos casos analizados, no se tuvieron a la vista los antecedentes de la selección del
consultor.
Comentarios de la UEP: Es válida la observación.
En uno de los casos no se utilizaron ternas, dado que la contratación fue solicitada en
forma directa (omitiendo aclarar la situación en las respectivas notas de solicitud) ante
la necesidad y urgencia con la que se debía contar con personal de apoyo de
administración y contabilidad dentro de la Gerencia de Administración y Finanzas
Central -GAF- dado el significativo volumen de trabajo.
En el otro caso la selección y designación del consultor se realizó directamente ante la
solicitud del Secretario de Administración del Ministerio de Salud y Acción Social
(MSyAS), situación que se omitió aclarar en las notas de pedido, y por las
20
características de apoyo/asesoramiento que el proyecto brinda al Ministerio en los
Planes de Fortalecimiento, se destaca que los TOR’s enviados al BIRF, entre otros,
establecen que dependerá formalmente del coordinador general del proyecto y
operativamente del Sr. Subsecretario de Administración del MSyAS.
Recomendación: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto.
2- EQUIPOS
Observaciones:
• No se tuvieron a la vista las actas de transferencia de propiedad por los equipos
fungibles adquiridos.
• Con respecto a la contratación de la remodelación de las oficinas:
No se tuvo a la vista la designación del Comité Local de Contratos.
De los cuatro invitados a cotizar se presentaron únicamente dos, cuando, para este
tipo de compra, se debe tener en cuenta la participación de 6 a 12 proveedores.
• Se observó que el proveedor de artículos de librería no expone en las facturas
emitidas al proyecto la leyenda correspondiente al IVA que incluyen las operaciones.
• Con respecto a las compras de artículos no sujetos a registro formal de inventario se
observó que la UEP no tiene implementado un sistema de control de existencias.
• En algunos casos no se tuvieron a la vista los remitos -o documentación equivalenteen donde se expongan los números de serie de los bienes adquiridos.
Comentarios de la UEP:
•
Con respecto a la transferencia de los equipos se ha considerado conveniente
efectuar las mismas al Organismo Gubernamental de Ejecución una vez que el
proyecto esté por cerrar sus actividades, con la excepción de las modificaciones
dentro de las oficinas del proyecto, como ser paneles divisorios, alfombras, etc. que
21
en el caso de surgir un traslado del proyecto a otro edificio se efectuará la
transferencia en forma inmediata.
•
En la contratación de la remodelación de las oficinas: Si bien el programa no ha
establecido en sus procedimientos la designación de un Comité para la evaluación
de los diferentes procesos que se efectúan, las personas que firmaron la evaluación
de las firmas que se presentaron son consultores pertenecientes al proyecto, las
cuales se pusieron en conocimiento del Director Nacional al momento de la firma
del contrato, para lo cual se le elevó el expediente con todos los antecedentes de la
contratación.
Para la invitación a cotizar a los oferentes, si bien se preparó un Documento de
Especificaciones Técnicas, la contratación no se realizó en forma de licitación sino
de comparación de precios, ya que los bienes a adquirir eran similares a bienes en
existencia. Por lo tanto, de acuerdo a las normas de adquisiciones con préstamos
BIRF, en las cuales se especifica que al menos se debe contar con tres oferentes, se
solicitó la participación de cuatro firmas, de las cuales efectivamente se presentaron
dos. Debido a que era necesario realizar en forma inminente el acondicionamiento
de la planta, ya que el edificio en el cual se desarrollaban las tareas hasta ese
momento debía ser entregado a los nuevos dueños en el mes de mayo, no había
posibilidades de solicitar nuevamente las cotizaciones. Por lo tanto, se procedió a
realizar la comparación entre los dos proveedores que habían presentado su oferta.
•
Se solicitará nuevamente al proveedor que incluya la leyenda correspondiente al
IVA en su facturación.
•
Actualmente no se encuentra implementado un sistema de control formal de
existencias, pero se destaca que hay dos personas encargadas de distribuir y solicitar
los insumos de librería, a las cuales también se les solicita la compra de algún otro
material cuando es necesario. De todas maneras se tendrá en cuenta la observación.
•
Se solicitó a los proveedores que remitan copia de los remitos ya que se han
extraviado y no se cuenta con los originales.
22
Recomendación: Documentar adecuadamente las adquisiciones realizadas por el
Proyecto.
3- SUBCONTRATOS
Observaciones:
a) Los cuadros con identificación C1, C2, y C3 (información financiera) que deben
presentar las obras sociales en la etapa de precalificación no cumplen con lo
expuesto en el Manual de Procedimientos respecto a que deben encontrarse
inicialados por contador público.
b) En los memorandos enviados por la Coordinación al Director Nacional se expone
que los puntajes asignados corresponden a la evaluación técnica realizada; sin
embargo dicho puntaje responde al promedio de la evaluación técnica y financiera.
c) No existe dictamen informando la firma ganadora; en los memorandos expuestos en
b) solamente se expone un ranking con los puntajes obtenidos por cada empresa.
d) Los antecedentes de la contratación no se encuentran foliados.
e) No se tuvieron a la vista las declaraciones juradas de incompatibilidades suscriptas
por los integrantes de las consultoras afectados al contrato.
f) De algunos de los currículos que se tuvieron a la vista no surge que los consultores
tengan la experiencia requerida en los TOR’s, en lo que respecta a que hayan
trabajado por lo menos cinco años bajo condiciones similares a las del contrato que
suscriben, ya que no exponen los períodos trabajados, ni fecha de graduación.
g) No se tuvieron a la vista los listados enviados por las firmas consultoras con el
detalle del personal clave afectado al proyecto durante el ejercicio 1998.
h) Se observó que la facturación y el pago correspondiente a la firma encargada del
informe de análisis de viabilidad económico-financiera de la Obra Social de
Farmacia se efectuaron en exceso por $ 10.339.- y $ 2.171,19 correspondiente a su
certificado de reintegro del IVA.
23
i) En algunos casos los currículos pertenecientes al personal clave de las consultoras no
se encuentran firmados, a modo de manifestar su compromiso de participación.
j) De algunos de los currículos que se tuvieron a la vista del personal clave de una de
las firmas ganadoras, surge que en el apartado “experiencia en la firma” los mismos
exponen más años que los que la empresa posee conforme a la fecha expuesta en su
estatuto.
k) Se observaron notas enviadas y recibidas por la UEP que han sido enmendadas en su
fecha.
l) Se observó en una obra social que el contador que emitió los informes de auditoría
fue declarado como personal de planta (con antigüedad y sueldo mensual) de la
misma, en el cuadro Recursos Humanos, en la etapa de precalificación.
m) Se observó que la documentación pendiente de entrega en la etapa de precalificación
no fue presentada a la fecha de la calificación de la consultora para la realización del
plan de reconversión.
Comentarios de la UEP:
a) Los cuadros C1, C2, y C3 están inicialados por el presidente de cada obra social. Se
toma en cuenta la observación.
b) Es correcta la observación.
c) El resultado final por el concurso figura en el acta de apertura del sobre Nro. 2 donde
se detalla el resultado aplicando la metodología especificada en la carta de intención,
en la cual se verifica el puntaje final. Luego hay una notificación a todas las firmas
participantes informando quien fue la ganadora.
d) Se tendrá en cuenta la observación relativa al foliado de las hojas de los expedientes.
e) En los TOR’s adjuntos a la carta de invitación se expresa que “la firma deberá
presentar los currículos de todos los consultores potencialmente asignables para
llevar a cabo la formulación de los planes de reconversión, considerando el régimen
de incompatibilidades vigentes para la ejecución de proyectos con financiamiento de
24
organismos multilaterales de asistencia técnica y financiera. No se hace mención a la
declaración jurada de incompatibilidades, por ello no se observó dicho requisito.
f) Se destaca que si bien no se aclara específicamente, la mayoría despliega
antecedentes como doctorados, maestrías y posgrados que infieren una experiencia
superior a los cinco años, al igual que en lo que refiere a experiencia laboral.
g) Si bien los listados son remitidos en forma trimestral por las firmas consultoras, una
vez que los datos son pasados al informe que luego se remite al PNUD, ya no son
conservados en el programa.
h) Debido a un error, efectivamente se ha abonado una diferencia por el análisis
económico financiero del Plan de Reconversión de la Obra Social de Farmacia. Ya se
ha informado a la consultora sobre este tema y la misma ha enviado una nota de
crédito a procesarse en el mes de abril de 1999.
i) Respecto de los currículos, los mismos han sido firmados por el responsable de la
firma. Se tendrá en cuenta la observación.
j) Respecto a la experiencia del personal en la firma la observación es correcta.
k) Sin comentario.
l) Durante la evaluación de la Precalificación se realizó una consulta verbal a la Obra
Social sobre este particular, quien contestó que el contador no era personal de la
obra social, pero que se lo había incluido a los efectos de mostrar los honorarios que
este percibe por su tarea.
m) Todas las observaciones que se realizan durante la precalificación son al sólo efecto
de ser tenidas en cuenta en el Plan de Reconversión. Estas no deben ser contestadas
por separado, ni tienen carácter vinculante; el único objeto es advertir que, a los
efectos del análisis de viabilidad, esa observación deberá contemplarse en el Plan
propuesto.
Recomendaciones:
a) Verificar el cumplimiento de las estipulaciones del Manual de Procedimientos.
25
b), c), d), f) y l) Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el
Proyecto.
e) Tener en cuenta la normativa del BIRF en la materia.
g) y h) Dejar constancia en los archivos de la UEP de toda la documentación relativa a
las contrataciones.
4- GASTOS VARIOS -CAJA CHICA
Observaciones:
• Los vales utilizados para el reintegro de viáticos no poseen numeración preimpresa,
como así tampoco identifican al proyecto.
• En algunos casos, las facturas del tipo B que se tuvieron a la vista no identifican al
proyecto.
• Algunas facturas poseen numeración que no se encuentra comprendida en el rango
preimpreso al pie de las mismas por el taller impresor, es decir, no dan cumplimiento
a lo establecido en la Resolución N° 3419 de la Dirección General Impositiva (DGI)
y modificaciones.
Comentarios de la UEP:
• Para el año 1999 se ha implementado el uso de vales de caja con numeración
preimpresa y con la identificación del proyecto.
• En ciertos casos en que las compras de determinados insumos de caja chica las
realiza alguna persona perteneciente a un servicio de cadetería, es probable que no
recuerden cual es la identificación exacta del proyecto y reciban el comprobante sin
el nombre. De todas maneras se tendrá en cuenta la observación realizada para tener
los comprobantes debidamente conformados.
• Se tendrá en cuenta la observación poniéndose mayor énfasis en el control de los
comprobantes de las compras realizadas o servicios solicitados.
26
5- CAPACITACION
Observaciones: Del análisis realizado a antecedentes de contratación de capacitación,
surgió lo siguiente:
- No se tuvieron a la vista las invitaciones a cotizar con el detalle solicitado, ni la
fecha de recepción de las mismas por parte de los posibles oferentes.
- Se observó que el cuadro comparativo de cotizaciones tiene fecha posterior a la
factura emitida por la firma ganadora.
- La no objeción emitida por el Banco Mundial para la contratación de la firma
ganadora es anterior a la presentación de los presupuestos de los otros oferentes.
Comentario de la UEP: Las solicitudes fueron hechas telefónicamente ya que era
necesario ir evaluando sobre la marcha cuáles eran las posibilidades de acuerdo a las
necesidades del Proyecto de Reforma de Obras Sociales para realizar el evento. Se sabía
aproximadamente la cantidad de personas que concurrirían, pero no se estaba al tanto de
que tipo de salón sería necesario, que otras cosas serían necesarias, y en que cantidad,
para llevar a cabo el seminario; por lo tanto se iba consultando telefónicamente a
medida que se comenzaba a tener una idea más general de cómo encarar la organización
del evento. A medida que se conversaba con los diferentes proveedores se iban
haciendo las modificaciones necesarias hasta llegar a conformar lo que se necesitaba
para hacer efectivo el seminario. Una vez que se tuvo este trabajo finalizado se le pidió
a los distintos proveedores que enviaran los presupuestos, aunque ya de acuerdo a lo
que se evaluaba sobre la marcha, se había conversado telefónicamente con la firma
ganadora para hacer el evento en su salón, puesto que en los borradores que se iban
obteniendo había resultado el presupuesto más barato.
Por lo expuesto resultó que los presupuestos de las firmas restantes fueron ingresando
con fecha posterior a la contratación de la firma ganadora. Por la misma causa la fecha
de no objeción también es anterior a la recepción de los presupuestos de los demás
oferentes.
27
2. SUBPROYECTO 2: RECONVERSIÓN DEL INSSJP
1- DISPONIBILIDADES
Observaciones:
a) Del control realizado a la correlatividad numérica de los cheques utilizados por el
proyecto durante el ejercicio 1998, no se tuvo a la vista la registración de cuatro de
ellos (N° 4247, 4248, 4249 y 4250).
b) Con respecto a los ingresos provenientes de la venta de pliegos, se observó que los
recibos emitidos a los compradores de la documentación no se encuentran
prenumerados; con respecto a las boletas de depósito, si bien se encuentran
prenumeradas, no poseen correlatividad numérica.
Comentarios de la UEP:
a) Los cheques Nro 4247 al 4250 (cuatro cheques) se utilizaron en fecha posterior a
diciembre de 1998. Por un motivo excepcional se utilizó la chequera siguiente para
la emisión de los últimos cheques para el pago de honorarios del mes de diciembre
de 1998 (cheques Nros: 4251 al 4259).
b) No se recibió dinero en efectivo, únicamente boletas de depósito del Banco Citibank
prenumeradas según consta en el recibo.
Recomendaciones:
a) Emitir los cheques en orden cronológico a los efectos de controlar la integridad de
los mismos.
b) Se deben prenumerar los recibos emitidos a los efectos de controlar la integridad de
las ventas realizadas.
28
2- CONSULTORES INTERNACIONALES
Observaciones: Sobre el análisis efectuado a un consultor internacional contratado por
el proyecto se determinó:
a) No se tuvo a la vista evidencia del proceso llevado a cabo por el proyecto para la
búsqueda, evaluación y selección del experto contratado.
b) Se liberó el pago al consultor teniendo la orden de pago fecha posterior al débito en
el extracto bancario.
c) El currículum vitae (C.V.) que se tuvo a la vista no posee firma del consultor, ni
fecha de emisión, ni recepción por parte de la UEP.
d) Con respecto al primer informe de avance que debía presentar el consultor, se
tuvieron a la vista únicamente formularios para la realización de las licitaciones.
Comentarios de la UEP:
a) El experto fue sugerido por el BIRF, motivo por el cual no se utilizó el sistema de
búsqueda, selección y evaluación, según se señala en la solicitud de no objeción.
b) De acuerdo al recibo del consultor el pago se realizó el 02/06/98. Cabe aclarar que el
consultor estuvo en esa fecha en Buenos Aires (no en misión para el proyecto)
motivo por el cual y de acuerdo a las instrucciones impartidas por el coordinador se
procedió a liquidar el honorario y posteriormente se cumplimentó la orden de pago.
c) El C.V. se recepcionó vía fax. Posteriormente entregó su título profesional
debidamente certificado.
d) Los documentos fueron remitidos por el experto vía correo electrónico, de manera tal
que los mismos se fueron modificando de acuerdo a las necesidades y con el equipo
de trabajo que participaba del mismo. Se considera la finalización de la 1° etapa, el
formulario que formaba parte de los TOR’s para la contratación de la firma
consultora que realizaría la encuesta.
29
Recomendaciones:
a) Dejar documentados los antecedentes que llevan al proceso de selección por
contratación directa.
b) Cumplir con los procedimientos estipulados para la liberación de los pagos.
c) Solicitar al consultor que exponga la fecha de emisión del currículum vitae y proceda
a suscribirlo.
d) Solicitar la presentación formal del informe debidamente suscripto por el consultor
responsabilizándose por las tareas realizadas, en donde conste a que contrato
pertenece, período que abarca, fecha de elaboración y de presentación.
3- CONSULTORES NACIONALES
a) Antecedentes de la contratación
Observaciones:
• Las contrataciones de tres consultores fueron realizadas por contratación directa.
En las notas que se tuvieron a la vista, suscriptas por la Coordinación, no se
justifica el motivo por el cual se seleccionó para ese puesto a cada consultor.
• En cuatro casos, la solicitud de contratación fue emitida con fecha posterior a la
de inicio de actividades por parte del consultor.
Comentario de la UEP: Las contrataciones en forma directa se justifican ante el
BIRF y/o Cancillería por medio de la aclaración correspondiente en la nota de
solicitud que se presentan, prevaleciendo la selección bajo las normas BIRF sobre las
del PNUD, según se autoriza en el Manual de Gestión del PNUD.
Dadas las características de apoyo/asesoramiento que el proyecto brinda al Instituto y
de acuerdo a las necesidades del mismo, en la selección del personal no interviene
directamente esta Unidad y el modo de justificar las mismas es el transcripto en las
notas de pedido autorizadas por el Coordinador General.
30
Recomendación: El proyecto debe dejar evidencia de los antecedentes del proceso
de búsqueda y evaluación de los profesionales contratados.
b) Informes
Observaciones: De los informes que se tuvieron a la vista hemos verificado lo
siguiente:
• No existe firma del consultor en el 22% de los casos.
• El 13% de los informes no tiene la fecha de presentación.
• Los informes no se encuentran foliados; en su mayoría son hojas sueltas que
forman parte del legajo del consultor.
• En un caso, las liberaciones de los pagos son anteriores a las fechas de
presentación expuestas en los cinco informes de avance presentados.
• En 3 casos se verificaron atrasos significativos en la presentación de los informes.
Comentarios de la UEP:
Se aclara que son contrataciones de servicios cuyos pagos están condicionados a la
presentación de informes según cronograma, y las fechas previstas de pago son de
acuerdo al cumplimiento y condicionados a la aprobación de los mismos.
Con relación a las notas por aprobación de informes de avance del consultor
establecen que el consultor cumplió con la entrega del avance correspondiente del
mes “xx”. Las fechas de presentación señaladas dan lugar a confusión, porque no son
las correctas.
Los atrasos en los pagos están originados en la demora por parte del consultor en
presentar los informes.
Recomendaciones:
• Solicitar que la presentación de informes contenga ciertas características formales,
como, por ejemplo: la firma por parte del consultor responsabilizándose por las
tareas realizadas; foliado de las hojas que lo conforman; carátula en donde conste
31
a que contrato pertenece; período que abarca; fecha de elaboración y de
presentación. Asimismo la UEP debe dejar constancia de la fecha de recepción de
los informes.
• En los casos que surjan errores, se solicita a la UEP que proceda a requerir la
corrección de los mismos.
• Verificar el cumplimiento de los requerimientos establecidos en los TOR’s,
documentando debidamente las actuaciones realizadas por el proyecto.
c) Rescisiones contractuales
Observaciones: En un caso de renuncia por parte de un consultor se observó que el
convenio de rescisión no fue oportunamente confeccionado (un mes y medio de
retraso) y el certificado de avance no posee fecha de emisión.
Comentario de la UEP: Para el caso del consultor observado se debe entender que
la renuncia se presentó a partir de la entrega del 2° informe (correspondiente al
período 16/07 al 15/08); en fecha demorada y por viaje al extranjero dejó los papeles
firmados y la autorización a retirar el pago por la esposa, pero en cambio olvidó
firmar el informe y fue necesario un tiempo hasta que se regularizó la situación; la
certificación de avance no tiene fecha pero está firmada por el responsable del grupo
de trabajo.
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el
Proyecto.
4- VIAJES Y VIÁTICOS
Observaciones: De la revisión realizada a las órdenes de pago en concepto de pasajes y
viáticos, surgieron las siguientes observaciones a formular:
32
a) Consultores Internacionales
• Una de las órdenes de pago no se encuentra suscripta por el consultor (por la
recepción del cheque).
• La rendición de viáticos y la orden de pago se encuentran suscriptas por otro
consultor; no cuenta con la autorización correspondiente.
• En dos casos no coinciden los pasajes liquidados y facturados por la Organización
Internacional para las Migraciones (OIM) y los utilizados por los consultores.
Comentarios de la UEP:
• La firma de la orden de pago no pudo ser cumplimentada.
• Si bien la orden de pago se encuentra firmada por otro consultor y no hay
autorización, se considera procedente ya que la rendición se efectúa con más de
un mes de demora.
• La diferencia en los números que detalla OIM en la liquidación del pasaje es
porque el número corresponde a un PTA (pasaje retirado en lugar de residencia Chile), y el presentado por los consultores es el ticket que emite la compañía
aérea.
b) Consultores Nacionales
• En algunos casos no se tuvo a la vista la utilización de los pasajes incluidos en
una liquidación de la OIM.
• En un caso de la muestra no se tuvieron a la vista los tickets de embarque.
Comentarios de la UEP:
• Los pasajes a que hace referencia no se encuentran. Se destaca que el consultor
declaró haber extraviado los comprobantes del viaje y por error se señaló que el
viaje lo realizó en auto; sin embargo se pudo constatar por medio de consulta a la
agencia aérea que las aerochequeras referidas fueron las utilizadas en esa fecha.
• El consultor aseguró haberlos extraviado.
33
Recomendación: Documentar adecuadamente las actuaciones realizadas por el
proyecto.
5- SUBCONTRATOS
Observaciones: De la revisión realizada sobre la base de la muestra determinada,
surgieron las siguientes observaciones a formular:
a) El Proyecto no dejó constancia de la recepción (fecha y sello) de las ofertas
presentadas por los oferentes.
b) Se informó a los posibles oferentes el presupuesto máximo disponible ($100.000.netos de IVA), no cumpliéndose con lo estipulado por el BIRF para este tipo de
contratación.
c) Las circulares Nros. 4 y 5 fueron enviadas únicamente a dos de las firmas
interesadas.
d) No se tuvieron a la vista las renuncias a su participación en el concurso de dos
firmas.
e) La oferta técnica de la firma ganadora que se tuvo a la vista no se encontraba
suscripta por el oferente.
f) En el Acta de Apertura no figura el representante del INSSJP, conforme a lo previsto
en la nota de designación del Comité de Apertura de Ofertas.
g) El acta Nro. 2 de evaluaciones técnicas, posee adjunto un cuadro con el detalle de los
puntajes otorgados por los evaluadores; se observó que en el mismo no figura el
puntaje correspondiente a uno de los evaluadores designados.
h) Se observó que uno de los evaluadores designados en el Comité de Evaluación de
ofertas fue reemplazado por otro consultor, sin que exista documentación que
justifique dicho cambio. Se destaca que en los TOR’s que se tuvieron a la vista del
evaluador, en la actividad 7 se expone que el mismo debe participar en el proceso de
selección de la firma encuestadora.
34
i) De las propuestas financieras que se tuvieron a la vista se observó que la
correspondiente a la firma ganadora se presentó por un monto global, no respetando
el modelo previsto en el Apéndice C de la Carta de Invitación (costos detallados).
j) No se tuvo a la vista documentación actualizada que avale la representatividad legal
del firmante de la oferta ganadora.
k) No se tuvo a la vista la certificación de disponibilidad del personal comprometido a
la fecha de inicio de las tareas, conforme a lo requerido en el punto 8 del Anexo A de
la Carta de Invitación (Información Suplementaria para consultoras).
l) No se tuvieron a la vista las declaraciones juradas del personal de la firma afectado al
proyecto.
m) Con fecha 22/10/98 la coordinación solicita la no objeción al Banco por un monto
adicional de $ 17.800.- en virtud de haberse producido errores en los TOR’s
originalmente definidos; en virtud de ello con fecha 30/10/98 la UEP procedió a
abonarle el proporcional correspondiente al anticipo previamente otorgado. No se
tuvo a la vista la póliza de caución por la diferencia del anticipo.
n) La documentación de la contratación que se tuvo a la vista
consiste en dos
biblioratos de hojas móviles, archivada por temas, las cuales no se encuentran
foliadas formando un expediente único y cronológico para el concurso que permita
satisfacerse de la integridad de la información que lo conforma.
Comentarios de la UEP:
a) No se estila en estos casos dejar constancia de la fecha de recepción de los sobres,
dado que habitualmente y tal como ocurrió en este concurso, los oferentes traen sus
sobres al límite de la hora señalada en la carta invitación y participan en el acto de
apertura.
b) La comunicación a la que se hace referencia fue realizada a instancia del consultor
internacional especializado en la materia, contratado para el monitoreo de esta
consultoría, siendo el objeto de resaltar el monto disponible, el cual había sido
calculado por el referido consultor, respondiendo a variables razonables para este
35
tipo de estudio; el consultor estimó que podrían presentarse presupuestos más
elevados considerando alternativas complejas en la producción del trabajo.
Las ofertas económicas son elaboradas por las firmas cotizantes a su discreción y
libre albedrío, lo cual si bien es cierta la observación, no implica que sea función de
esta UEP hacer evaluaciones cualitativas sobre los precios ofertados. En este
concurso ambas empresas tuvieron igualdad de oportunidades para competir y total
equidad en el acceso a la información relacionada con el concurso, habiendo ambas
empresas recibido la nota donde se indicaba el presupuesto oficial disponible.
c) y d)Las otras tres firmas comunicaron su intención de no participar por escrito. Las
dos constancias que faltan no han sido ubicadas hasta la fecha. Sin embargo de hecho
se puede constatar que las mismas firmas no presentaron propuestas el día de la
apertura, lo que evidencia su decisión de no participación en el concurso.
e) La oferta a la que se hace referencia, es una copia. La oferta original que se halla
firmada fue remitida al BIRF junto con el reporte final de evaluación y
preadjudicación.
f) El representante del Instituto no participo de los referidos actos; sin embargo
participó en el proceso de evaluación, firmando las respectivas actas para lo cual fue
fundamentalmente designado. Las actas de apertura son meramente formales lo cual
no requiere que necesariamente participen la totalidad de los miembros de la
comisión.
g) La totalidad de las actas formales que integran las evaluaciones individuales y
colectivas (actas 1 a 4), las cuales fueron remitidas al BIRF para su pedido de no
objeción, incluyen la totalidad de las firmas de los evaluadores. El cuadro a que se
hace mención es una elaboración adicional sin valor formal en el que efectivamente
se omitió, por error, a un integrante. No obstante se observa que no existe variación
alguna en la calificación efectuada por la totalidad de los integrantes de la comisión
designados en concordancia con los antecedentes presentados por las firmas.
h) El consultor internacional manifestó su imposibilidad de asistir al momento de la
evaluación, por lo cual la Unidad Ejecutora decidió con el acuerdo del BIRF la
36
participación de otra profesional internacional con acabado conocimiento del tema y
también contratada a los fines del proyecto.
i) No se considera no válida o suficiente para desestimar una oferta.
j) Se obtuvo copia del acta de directorio del 17/03/99 de la firma ganadora en donde se
indica que los actos firmados estaban en conocimiento del directorio de la empresa.
k) No se requirió atento a que a la fecha de contratación se efectuó una reunión con
todo el equipo de trabajo de la consultora ganadora.
l) Este requerimiento no es exigido por las Normas BIRF.
m) Dada la poca relevancia del monto del anticipo adicional, la presentación de la
garantía bancaria por el anticipo original y el alto grado de avance de tareas a esa
fecha por parte de la consultora, no se consideró procedente la adecuación del monto
de la garantía.
n) A nuestro criterio la forma de archivar el concurso de manera temática según las
etapas del mismo, lo que guarda correlatividad cronológica, es una forma más útil y
accesible para poder consultar y entender el mismo, lo cual de ninguna manera atenta
contra la integridad de la documentación.
Recomendación: Documentar adecuadamente las actividades realizadas por el
proyecto, solicitando y adjuntado en los archivos correspondientes toda la
documentación de respaldo relativa a las contrataciones efectuadas a fin de garantizar la
transparencia de la gestión.
6- EQUIPOS
Observaciones: Con respecto al alquiler de una fotocopiadora para el proyecto:
a) No se tuvo a la vista el resumen técnico (rendición de trabajos efectuados) emitido
por el proveedor respecto al abono semestral abonado por adelantado.
b) No se tuvieron a la vista los antecedentes de contratación de la nueva empresa
proveedora del servicio a partir del mes de julio de 1998. Según nota de la UEP que
37
se tuvo a la vista se solicitaron varios presupuestos pero la única empresa que se
presentó es la contratada.
Comentarios de la UEP:
a) Sin comentarios.
b) El servicio del proveedor anterior se vio deteriorado en el último periodo,
consecuentemente se solicitó el servicio de otro proveedor; nótese que el precio del
contrato es menor al anterior vigente.
Recomendación: Documentar adecuadamente las adquisiciones y dejar evidencia de
los controles efectuados por la UEP de los servicios prestados por las empresas
contratadas.
7- GASTOS VARIOS-CAJA CHICA
Observación: Los comprobantes de vales de caja utilizados no se encuentran
prenumerados y tampoco identifican al proyecto.
Comentario de la UEP: Los comprobantes que componen la reposición de caja chica
se enumeran en forma cronológica (según fechas). Se tendrá más cuidado por la
observación efectuada.
3. SUBPROYECTO 3: DESARROLLO DE POLÍTICAS Y REGULACIÓN DE LOS
SEGUROS DE SALUD
1- ELEGIBILIDAD
PARA
LA
CONTRATACIÓN
NACIONALES
38
DE
CONSULTORES
Observación: Se pudo verificar que dos consultores contratados tienen relación de
parentesco (hermanos).
Por otra parte, del análisis de los datos expuestos por los consultores en los currículos,
bajo la leyenda “Trabajos a la fecha”, han surgido dos casos en los cuales
los
consultores ejercen actividades en otras áreas del sector público.
Comentario de la UEP: El BIRF está en conocimiento de esta situación de parentesco.
En las declaraciones juradas de libre disponibilidad, los consultores declaran el ejercicio
libre de su profesión que les demanda el 5% y el 10% de su tiempo.
2- EQUIPOS
Observaciones:
a) No se tuvo a la vista evidencia documentada sobre el origen de los bienes ofrecidos,
de conformidad con la cláusula 15 del pliego (Declaración jurada).
b) En un caso, el cuadro comparativo de ofertas no posee fecha.
Comentarios de la UEP:
a) No es motivo de rechazo de las ofertas. El origen de los bienes consta en otros
lugares de la oferta. A las firmas que no se les reclamó la DDJJ, es porque cotizaron
por encima de las adjudicadas.
b) No figura la fecha en el cuadro comparativo pero sí en el hoja adjunta
correspondiente
al
Cuadro
de
Adjudicación.
Ambos
fueron
elevados
simultáneamente, y en el último los evaluadores manifiestan aceptar la calificación
de las firmas oferentes y, en el párrafo siguiente, haber efectuado la evaluación y
posterior adjudicación.
Recomendación: Documentar adecuadamente las adquisiciones realizadas por el
Proyecto, verificando el cumplimiento de las estipulaciones del Pliego respectivo.
39
3- SUBCONTRATOS
Observaciones:
a) En un caso se verificó la aprobación del informe con posterioridad a la emisión de la
orden de pago.
b) Los informes presentados no se encuentran firmados por la empresa, no poseen fecha
de presentación, ni de recepción por la UEP.
Comentarios de la UEP:
a) Sin comentario.
b) El trabajo contratado con la empresa es un servicio directo para la Superintendencia
de Servicios de Salud (S.S.S.) quien es la receptora directa de los productos y la
responsable de dar conformidad a las etapas previstas. Por lo tanto la UEP, a los
fines de proceder al pago, recibe la conformidad de la S.S.S. como constancia de la
recepción y aprobación de la etapa y liberación de honorarios.
Recomendación: Adjuntar a los informes la conformidad de la S.S.S. que respalde los
pagos realizados.
4. UNIDAD ADMINISTRATIVA DEL PROYECTO
1- PROCEDIMIENTOS ADMINISTRATIVOS
Observaciones:
•
En algunos casos los cheques emitidos se registraron en una fecha posterior a la
salida de los fondos de la cuenta especial según extracto bancario del Banco de la
Nación Argentina, Sucursal Nueva York.
•
Los comprobantes rendidos en SOE’s se identifican a través de un sello colocado
en la documentación de respaldo que, entre otros, incluye el número de SOE en el
40
que se la rinde; al respecto, en algunos casos, se observaron discrepancias entre el
número de SOE asignado y aquel en el cual se rindió efectivamente el gasto.
•
Se destaca que el 18/11/98, mediante nota AD/4004/295, la UEC presentó al BIRF
las planillas de rectificación de SOE’s según enmienda del 08/07/97, suscripta por
la prestataria el 31/10/97 y retroactiva a la fecha de suscripción del convenio de
préstamo (26/04/96), solamente por gastos efectuados entre el 1° de julio de 1997
y el 6 de mayo de 1998 (SOE´s N° 14 al 23) correspondientes a la regularización
pendiente de la categoría 1.
Comentarios de la UEC:
•
La registración con fecha posterior de algunos débitos de la cuenta especial tiene
que ver con la fecha diferida en que los extractos se reciben en esta dependencia.
En lo sucesivo se puede solucionar este desfase contabilizando el cheque el día de
su emisión, sin esperar que llegue el extracto.
•
Las observaciones efectuadas se deben a errores involuntarios que consideramos
no significativos. No obstante se implementarán medidas para optimizar los
controles y evitar situaciones similares en lo sucesivo.
•
Con respecto a la fecha a partir de la cual se efectuó la modificación, la misma se
tomó a partir de la fecha de enmienda, quedando pendiente el resto, de lo cual se
tomó nota en su momento, para regularizar en el transcurso del presente año.
2- SISTEMA CONTABLE–EMISIÓN DE CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s)
Observación: Si bien la UEC posee un sistema contable computarizado que comenzó
a operar en el ejercicio 1997, del mismo no surgen la totalidad de los estados
financieros auditados, solamente el Balance General del Proyecto. Asimismo, se ha
podido verificar que los certificados de gastos presentados al BIRF no surgen del
sistema contable implementado , lo que implica duplicidad de carga de datos y mayor
margen de error posible.
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Comentario de la UEC:
Durante el presente año se están realizando las modificaciones necesarias en el sistema
para que surjan del mismo los certificados de gastos remitidos al BIRF.
BUENOS AIRES, 19 de julio de 1999.
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DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
“PROGRAMA DE RECONVERSION DE OBRAS SOCIALES E INSSJP”
CONVENIO DE PRÉSTAMO Nº 4004-AR BIRF
(Ejercicio finalizado el 31/12/98)
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
-
cotejo de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/98 con las imputaciones
efectuadas en los registros contables y auxiliares y contra documentación respaldatoria;
-
tests o pruebas de transacciones;
-
análisis de la metodología para la contratación de consultores y firmas consultoras y
verificación de la existencia de informes de los mismos;
-
análisis de legajos;
-
inspección ocular de bienes;
-
análisis de la naturaleza, elegibilidad y justificación de los desembolsos;
-
análisis de los antecedentes de adquisiciones;
-
análisis de los ingresos y egresos efectuados a través de las cuentas bancarias del proyecto;
-
circularizaciones y reconciliaciones bancarias;
-
pruebas dirigidas a verificar la condición de elegibilidad de los gastos analizados;
-
inspección ocular de equipo no fungible;
-
como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
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El alcance de nuestra tarea comprendió:
- el 100 % de los Orígenes de Fondos; y
- el 50,62 % de las aplicaciones expuestas en el Estado de Origen y Aplicación de Fondos del
ejercicio 1998 y el 50,83 % de los pagos incluidos en los Estados de Gastos (SOE’s)
remitidos al BIRF durante el ejercicio finalizado el 31/12/98.
Debe señalarse que el trabajo efectuado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras irregularidades similares.
Agradecemos a la Unidad de Ejecución y Coordinación del Proyecto y a las UEP´s, quienes no
obstaculizaron la gestión de esta auditoría, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria
correspondiente.
Concluyendo, corresponde señalar que todo lo precedentemente expuesto comprende la totalidad
de elementos, informes y dictámenes que satisfacen los requerimientos estipulados por el Banco
Mundial en esta materia.
BUENOS AIRES, 19 de julio de 1999.
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