2003_087info.pdf

INFORME DE AUDITORIA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/02/001
“APOYO A LA EJECUCION DEL PROSAP EN LA PROVINCIA DE RIO NEGRO”
(Ejercicio finalizado el 31 de Diciembre de 2002)
Al señor Director Nacional
del Proyecto PNUD Nº ARG/02/001
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los Estados Financieros detallados en I- siguiente, por el Ejercicio finalizado el 31 de
Diciembre de 2002, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/02/001 “Apoyo a la Ejecución
del PROSAP en la Provincia de Río Negro”, llevado adelante por el Ministerio de Economía de
la Provincia de Río Negro, de acuerdo al Documento suscripto el 1 de febrero de 2002 entre el
Gobierno de la Provincia de Río Negro y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
(PNUD).
Este Proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N°
899/OC-AR, suscripto el 26 de marzo de 1996 entre la Nación Argentina y el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de Diciembre
de 2002, expresado en pesos y dólares estadounidenses y notas que forman parte del
mismo.
b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
- Copia del listado “Informe Combinado de Gastos”, por el Ejercicio finalizado el 31
1
de diciembre de 2002, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en
Nueva York, certificado por la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP).
- Nota 055/2003 al Representante Residente del PNUD y cuadro de conciliación sobre
discrepancias entre “CDR Emitido”, “Cuadro Colaboración Presentado” y “Cuadro B
Suscripto”.
El Estado expuesto en a) anterior surge de registros y planillas auxiliares llevados en pesos.
Fue preparado por la UEP y es de su exclusiva responsabilidad.
Los Estados Financieros definitivos fueron presentados a esta Auditoría con fecha 22 de
abril de 2003 y se adjuntan inicialados a efectos de su identificación con este dictamen.
La tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 22/04/03 y el 22/05/03.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta, excepto por lo que a continuación se indica:
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a) El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el
organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por el organismo de las Naciones Unidas respecto a los gastos de auditoría (línea
16.97).
b) Respecto a los gastos expuestos en dólares estadounidenses en las diferentes líneas de
inversión que surgen de los informes financieros trimestrales elevados por el Proyecto
al PNUD se planteó lo siguiente:
• El punto 2.2 del capítulo V del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación
Técnica Ejecutados por el Gobierno en su tercer párrafo dice “…Cuando los gastos
del trimestre se realizan en $ (pesos), los mismos se convierten a USD (dólares
estadounidenses) a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente en que
se efectuó al anticipo (generalmente la tasa de cambio existente a comienzos del
Trimestre)”, conversión utilizada por el Proyecto.
• En el marco de las regulaciones financieras del PNUD, y a efectos de la preparación
de los informes correspondientes al año 2002, se informó oportunamente mediante
Circular Nro. 018/02 que los gastos realizados por los Proyectos deberán imputarse a
la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas aplicable en el período en el que
se pague.
En respuesta a dicha divergencia el PNUD nos respondió que esa normativa (circular
018/02) “será reflejada en la próxima actualización del Manual de Gestión de proyectos
de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, con el siguiente texto, “Cuando los
gastos del trimestre se realizan en $ (pesos), los mismos se convierten a USD (dólares
estadounidenses) a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente al
momento en que se ha efectuado el pago”.
Como consecuencia de ello se observan diferencias en las respectivas líneas de
inversión, tal como se expone en el cuadro de conciliación señalado en I- b) anterior.
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III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo señalado en el punto II- b)
precedente, el Estado de Origen y Aplicación de Fondos e Información Financiera
Complementaria detallados en I-, exponen razonablemente la situación financiera del
Proyecto PNUD N° ARG/002/001 “Apoyo a la Ejecución del PROSAP en la Provincia de
Río Negro” al 31 de diciembre de 2002, así como las transacciones realizadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contable-financieras
usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto del 04/03/02.
Con relación a lo estipulado en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de
Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el punto
II- “Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y
recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al
presente Informe.
BUENOS AIRES, 4 de junio de 2003.
Dr. Ariel ISOLICA
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
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Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO
PNUD N° ARG/002/001
“APOYO A LA EJECUCION DEL PROSAP EN LA PROVINCIA DE RIO NEGRO”
(Ejercicio finalizado el 31 de Diciembre de 2002)
Como resultado de la revisión practicada sobre los Estados Financieros por el período
comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2002, correspondientes al Proyecto
PNUD Nº ARG/002/001 “Programa de Apoyo a la Ejecución del PROSAP en la Provincia de
Río Negro”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos
relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en
la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP), que hemos considerado necesario informar para su
conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, corresponde
formular los siguientes comentarios:
OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
A) CONSULTORES
Observación:
a) En el caso de un consultor, no se realizó proceso de selección a través de la búsqueda y
evaluación de un mínimo de 3 postulantes para cubrir la función.
b) En varios casos (15), la constancia de la Intervención de la Subsecretaría de Cooperación
Internacional (Cancillería) se realizó después de firmado el contrato.
c) En tres (3) casos, dicha constancia tiene fecha posterior a la enmienda del contrato.
d) En tres (3) casos, las solicitudes de contratación y los términos de referencia a los contratos
y/o enmiendas se realizaron con fecha posterior a la de firma de los mismos.
e) En un caso (consultor SZENTIVANYI), se presentó una constancia de CUIT provisoria, la
que se encontraba vencida a la fecha de firma del contrato.
5
f) En cuatro (4) casos, los términos de referencia (TOR’s) de los contratos suscriptos poseen
objetivos que exceden el lapso de duración contractual.
g) En un caso no se respeta la correlatividad numérica en los comprobantes emitidos por el
consultor, (la factura correspondiente al mes del 11/02, se emitió con anterioridad a la del
10/02).
h) Los legajos no se encuentran foliados.
Comentarios de la Unidad Ejecutora:
a) Tal como consta en la documentación existente en el legajo examinado del consultor
PORSTMANN, el mismo fue seleccionado en base a un Acuerdo de Cooperación y
Asistencia Técnica entre la Fundación Fortalecer y la Provincia de Río Negro. Según la
cláusula cuarta de este Acuerdo, la Fundación propondrá recursos humanos especializados
para participar del Proyecto PROSAP en la Provincia de Río Negro, los cuales serán
remunerados por la Provincia de acuerdo a las escalas vigentes de honorarios para los
Proyectos de Cooperación específicos en los cuales se los contrate.
Mediante carta del 05/09/2002, la Fundación Fortalecer propone al Ing. PORSTMANN,
adjuntando su Currículum Vitae y antecedentes; por carta del 11/09/2002 el Coordinador
del Proyecto aprueba su incorporación para los términos de referencia específicos,
eximiendo por tal motivo de concursar la posición.
Cabe aclarar que la Fundación Fortalecer se creó a partir de un Proyecto BID, de
características similares y vinculadas al modelo de Micro emprendedores del Proyecto
PROSAP, habiendo el BID propiciado el Acuerdo de Colaboración y Asistencia Técnica
de esta Institución con la Provincia.
b) y c) Se tendrán en cuenta las observaciones. No obstante cabe aclarar que la remisión de la
documentación sobre contrataciones a Cancillería se hace en carácter de “...remitirle
para su conocimiento” “...una vez haya dado curso a nuestra presentación, que su
intervención nos sea transmitida para nuestra constancia”, tal como consta en cada una
de las cartas de elevación expuestas. Esto es así para dar cumplimiento al Manual de
Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, que dice en
su Capítulo III, punto 30 inciso a. “Constancia de la intervención de la Subsecretaría
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de Cooperación Internacional de acuerdo a las normas y procedimientos que regulen la
relación de la misma con los organismos gubernamentales de ejecución”. Es decir, no
se contempla una autorización previa de Cancillería, sólo toma intervención.
d) Se tendrán en cuenta las observaciones. Todo lo referido para este punto, así como los
puntos b y c, se debió a los desfasajes de comunicación y respuesta con la UEC PROSAP,
sobre todo al comienzo de la implementación del Proyecto.
e) Según el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados por el
Gobierno en el Capítulo III, puntos 30, 31 y 41 de la documentación básica requerida para
una contratación, no contempla la exigencia de inscripción en DGI-AFIP del consultor. No
obstante ello en el Proyecto se exige la constancia de inscripción para la totalidad de los
consultores contratados. La verificación del vencimiento de la misma, o la diversidad de
formatos en que se presenta (documentales o informáticos) excede la capacidad de
verificación de esta Unidad. De todos modos se tendrá en cuenta la observación.
f) Estas situaciones se debieron a la diferencia de No Objeciones otorgadas por la UEC
PROSAP, las cuales se emitieron en primera instancia, sólo hasta el 28/02/2003. Para todos
los casos observados, el contrato original más la enmienda de la prórroga completan el
período de actividades y objetivos. Se omitió particionar este período en la presentación a
Cancillería. Se tendrá en cuenta la observación.
g) La observación en realidad se refiere a un error de escritura de la consultora al completar la
factura del mes de noviembre. El detalle de la información de los recibos es la siguiente:
Factura N°
Fecha
Inscripción que dice:
004
31/10/2002
Mes de Octubre
005
29/10/2002
Mes de Noviembre
Se puede constatar las facturas posteriores (diciembre/02 en adelante) que se prosigue con
el orden correcto.
h) Los legajos individuales de los consultores, conteniendo la totalidad de la documentación
exigida para cada uno, fue puesta a disposición del equipo auditor tal la muestra solicitada
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(aproximadamente 18 legajos). Para todos los casos se mantiene el criterio de
ordenamiento, integridad y exposición de los legajos observando la completitud y facilidad
de acceso a los mismos, lo cual se pudo verificar. Más allá de las consideraciones sobre la
conveniencia operativa de foliar tal documentación, se considera que el Proyecto cumple
con lo estipulado en el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno, Capítulo III, artículo 28, 39, 41 y 42, motivo por el cual se
desestima la observación.
Recomendaciones :
a) Cumplir con el manual de normas y procedimientos del PNUD (Capítulo III – Recursos
Humanos – punto 28).
b) y c) La toma de intervención por parte de la Subsecretaría de Cooperación Internacional no
puede ni debe, ser posterior, puesto que, si bien no se trata de una autorización previa,
Cancillería debe contar con un plazo razonable para realizar, de corresponder,
oposiciones u observaciones. Asimismo tal como se expone en el punto 30, inciso a)
del capítulo III del Manual de Gestión de Proyectos del PNUD citado por el auditado,
este documento constituye un requisito previo a las contrataciones. Se recomienda
enviar las solicitudes a Cancillería, de manera previa y con suficiente antelación.
d) Profundizar los controles respecto a los antecedentes de selección de los consultores
contratados por el Proyecto.
e) La constancia de inscripción en la AFIP es exigida por las normas locales y es un requisito
necesario de acuerdo a la normativa fiscal vigente en la materia, a fin de verificar la
correcta facturación de honorarios por parte del consultor.
f) Tener en cuenta los objetivos a cumplir al momento de efectuar las diferentes
contrataciones, previendo para ello los plazos y costos requeridos.
g) Profundizar los controles administrativos de la documentación.
h) La foliatura de los legajos es un principio general del control interno y hace a la seguridad
de la información y a la facilidad de identificación de la misma. Proceder al foliado de los
legajos a efectos de garantizar la integridad de la información.
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B) BIENES Y EQUIPOS
Observación:
1- Adquisición mobiliaria ($ 19.375,21).
Se verificó que se ha realizado una ampliación en el monto de la compra, incrementando el
total de la contratación en $ 1.038.-.
2- Adquisición Equipamiento Informático (USD 15.538,50)
Se llamó a un concurso de precios para la compra de equipos informáticos, el cual fue
desestimado por no cumplir ninguno de los proveedores (3 ofertas) con las
especificaciones técnicas exigidas. Al respecto, no se llamó a un nuevo concurso, sino que
se realizó una ampliación al monto del contrato de la compra anterior (original) en $
28.829,66.
3-Ninguno de los expedientes se encuentra debidamente foliado.
Comentarios de la Unidad Ejecutora:
En referencia a la extensión de los procesos de compras,
1- En el caso de mobiliario de oficina, a los cuarenta días de la adjudicación original se
extendió una compra omitida originalmente por un importe equivalente al 4,4% de la
compra original, habiendo mantenido el proveedor los precios originales.
2- En el caso de equipamiento informático, se puso a disposición del equipo consultor
(auditoría) el legajo completo de la compulsa realizada en la Provincia de Río Negro, la
cual fue imposible de implementar por incumplimiento de los proveedores, existiendo al
efecto carta documento remitida por el Proyecto. Por tal motivo se extendió la compra
original, en idénticas condiciones, existiendo mantenimiento de oferta escrito por parte del
proveedor.
3- Los archivos suministrados contienen la totalidad de la documentación exigida para los
procedimientos aplicados en orden de ocurrencia (cronológico). Se considera que estos
archivos cumplen íntegramente lo estipulado en el Capítulo 4 del Manual de Gestión de
Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno (PNUD), especialmente los
puntos 26 y 27.
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Recomendaciones:
El Manual no autoriza procedimiento alguno relativo a la extensión del proceso de
adquisición de bienes y equipos. Se recomienda realizar el procedimiento establecido para
cada compra (Capítulo IV – Recursos Físicos -, punto 11 del Manual de Gestión de Proyectos
Ejecutados por el Gobierno del PNUD).
La foliatura de los legajos es un principio general del control interno y hace a la seguridad de
la información y a la facilidad de identificación de la misma.
C) PASAJES Y VIÁTICOS
Observación:
En algunos casos no se respetó la correlatividad en la emisión de las solicitudes de viáticos
según la fecha en que fueron emitidas
N° solicitud
17/02
18/02
35/02
36/02
Fecha
27/08/02
23/08/02
05/11/02
01/11/02
Comentario de la Unidad Ejecutora:
Efectivamente la diferencia de fechas obedeció al orden con que los consultores entregaron
sus tarjetas de embarque. Se tendrá en cuenta la observación de la correlatividad para el
futuro.
Recomendaciones:
Profundizar los controles administrativos. Emitir los documentos en forma cronológica y
correlativamente.
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D) MISCELÁNEOS
Observación:
Existen discrepancias en los rubros equipos no fungibles y varios entre la información
registrada por el Proyecto y la emitida por el PNUD. Al respecto éste último imputó
erróneamente gastos por $ 5.581,40 (USD 1.561,19) en el rubro equipos no fungibles cuando
por el concepto del gasto correspondía al rubro varios.
Comentarios de la Unidad Ejecutora:
El valor correcto para la línea 53.01 que surge de las transacciones contabilizadas y
registradas por el proyecto para el ejercicio es el informado por el Proyecto y contenido en
cada uno de los informes financieros trimestrales “Cuadro A” en $. La diferencia con el valor
suministrado por el PNUD e imputado a otra línea evidentemente obedece a un error de este
Organismo. A tal fin nuestra nota Nº 55/2003 respondiendo el CDR del ejercicio emitido por
el PNUD expresa entre otros, esta diferencia.
Recomendación: Conciliar periódicamente la información y efectuar, en caso de
corresponder, los ajustes necesarios a efectos de regularizar las discrepancias.
BUENOS AIRES, 4 de junio de 2003.
Dr. Ariel ISOLICA
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
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Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
DECLARACION DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA DEL PNUD N° ARG/02/001
“APOYO A LA EJECUCION DEL PROSAP EN LA PROVINCIA DE RIO NEGRO”
(Ejercicio finalizado el 31 de Diciembre de 2002)
Al señor Director Nacional
del Proyecto PNUD Nº ARG/02/001.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31 de Diciembre de 2002,
con los registros que les dieron sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto;
- análisis del movimiento de la cuenta bancaria del Proyecto;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores;
- revisión de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no fungible;
- circularización bancaria y confirmaciones a terceros;
- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
necesarios.
El alcance del examen comprendió el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2002 y;
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- el 89,02% de las aplicaciones del ejercicio, conforme al siguiente detalle:
%/ DEL RUBRO/
TOTAL
COMP/LI
NEA
DESCRIPCION
13
APOYO ADMINISTRATIVO
15
VIAJES
17
TOTAL CONSULTORES NACIONALES
21
TOTAL ALQUILERES
24.283,55
45
TOTAL EQUIPOS
397.991,22
5.314,55
0.90
53
TOTAL VARIOS
85
DIFERENCIAS DE CAMBIO
TOTAL
TOTAL GASTOS
IMPORTE
MUESTRA
% MUESTRA
925,21
0,16
0,00
0,00
8.091,52
1,36
8.091,52
100,00
156.153,79
26,32
94.135,99
60,28
4,09
24.283,55
100,00
67,07
397.991,22
100,00
3.132,40
58,94
633,86
0,11
633,86
100,00
593.393,70
100,00
528.268,54
89,02
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora no obstaculizó la gestión, facilitando el acceso a
la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 4 de junio de 2003.
Dr. Ariel ISOLICA
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
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Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN