2004_076info.pdf

INFORME DE AUDITORIA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/02/001
“APOYO A LA EJECUCION DEL PROSAP EN LA PROVINCIA DE RIO NEGRO”
(Ejercicio finalizado el 31 de Diciembre de 2003)
Al señor Director Nacional
del Proyecto PNUD Nº ARG/02/001
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los Estados Financieros detallados en I- siguiente, por el Ejercicio finalizado el 31 de
Diciembre de 2003, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/02/001 “Apoyo a la Ejecución
del PROSAP en la Provincia de Río Negro”, llevado adelante por el Ministerio de Economía de
la Provincia de Río Negro, de acuerdo al Documento suscripto el 4 de marzo de 2002 entre el
Gobierno de la Provincia de Río Negro y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo
(PNUD).
Este Proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Contrato de Préstamo N°
899/OC-AR, suscripto el 26 de marzo de 1996 entre la Nación Argentina y el Banco
Interamericano de Desarrollo (BID).
1-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Origen y Aplicación de Fondos por el ejercicio finalizado el 31 de diciembre
de 2003, expresado en pesos y dólares estadounidenses y notas 1 a 4 que forman parte
del mismo.
b) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1
- Copia del listado “Informe Combinado de Gastos”, por el Ejercicio finalizado el 31
de diciembre de 2003, emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en
Nueva York, certificado por la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP).
El Estado expuesto en a) anterior surge de registros y planillas auxiliares llevados en pesos.
Fue preparado por la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP) y es de su exclusiva
responsabilidad.
Los Estados Financieros definitivos fueron presentados a esta Auditoría con fecha
25/02/04 y se adjuntan inicialados a efectos de su identificación con este dictamen.
La tarea estuvo orientada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 22/03/04 y el 29/04/04.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta, excepto por lo que a continuación se indica:
2
- El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el
organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por el organismo de las Naciones Unidas respecto a los gastos de auditoría (línea 16.97
de la Nota 2: Pagos Directos PNUD).
III- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el Estado de Origen y Aplicación de
Fondos
e
Información
Financiera
Complementaria
detallados
en
I-,
exponen
razonablemente la situación financiera del Proyecto PNUD N° ARG/002/001 “Apoyo a la
Ejecución del PROSAP en la Provincia de Río Negro” al 31 de diciembre de 2003, así
como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de
conformidad con prácticas contable-financieras usuales y con los requisitos establecidos en
el Documento de Proyecto del 04/03/02.
Con relación a lo estipulado en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de
Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el punto
II- “Alcance del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y
recomendaciones señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al
presente Informe.
BUENOS AIRES, 7 de mayo de 2004.
Dr. Ariel ISOLICA
Dr. Roberto DI LEONE
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
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MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO
PNUD N° ARG/002/001
“APOYO A LA EJECUCION DEL PROSAP EN LA PROVINCIA DE RIO NEGRO”
(Ejercicio finalizado el 31 de Diciembre de 2003)
Como resultado de la revisión practicada sobre los Estados Financieros por el período
comprendido entre el 1° de enero y el 31 de diciembre de 2003, correspondientes al Proyecto
PNUD Nº ARG/002/001 “Programa de Apoyo a la Ejecución del PROSAP en la Provincia de
Río Negro”, han surgido observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos
relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema de control interno existentes en
la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP), que hemos considerado necesario informar para su
conocimiento y acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, corresponde
formular los siguientes comentarios:
A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR
1) CONSULTORES
Observaciones:
a) Los legajos no están foliados a fin de garantizar la integridad de la información.
b) En todos los casos las constancias de intervención de la Subsecretaría de Cooperación
Internacional (Cancillería), son de fecha posterior a la de inicio de tareas del consultor.
c) En cinco casos no se aplicó para la contratación de consultores el proceso de selección
según lo dispuesto por el Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno,
punto 28, capítulo III Recursos Humanos (…un mínimo de tres postulantes para cada
función), se formalizó en forma directa.
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Comentarios de la Unidad Ejecutora:
a) Se mantiene el comentario formulado por el ejercicio 2002.
Los legajos individuales de los consultores, conteniendo la totalidad de la
documentación exigida para cada uno, fueron puestos a disposición del equipo auditor
tal la muestra solicitada. Estos legajos en gran número son los mismos solicitados para
ejercicios anteriores, dada la renovación de contratos, pero en todos los casos mantienen
el mismo ordenamiento, integridad y exposición que los legajos analizados por la AGN.
Mas allá de las consideraciones sobre la conveniencia operativa de foliar tal
documentación, se considera que el Proyecto cumple con lo estipulado en el Manual de
Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, Capítulo III
artículo 28, 39, 41 y 42.
b) Se tendrá en cuenta la observación. No obstante cabe aclarar que la remisión de la
documentación sobre contrataciones a Cancillería se hace en carácter de “.....remitirle
para su conocimiento” “...una vez haya dado curso a nuestra presentación, que su
intervención nos sea trasmitida para nuestra constancia”, tal como consta en cada una de
las cartas de elevación expuestas. Esto es así para dar cumplimiento al Manual de
Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, que dice en
su Capítulo III, punto 30 inciso a. “Constancia de la intervención de la Subsecretaría de
Cooperación Internacional de acuerdo a las normas y procedimientos que regulen la
relación de la misma con los organismos gubernamentales de ejecución”. Es decir no se
contempla una autorización previa de Cancillería, sólo toma intervención.
c) Tal la observación, existe para 3 casos de consultores carta expresa del Coordinador del
Proyecto eximiendo la realización de ternas de selección y en carácter de excepción. La
evaluación de los respectivos Currículos y su total correspondencia con los términos de
referencia y requisitos de contratación fueron las bases de tal excepción.
Para el caso del consultor Porstmann se reitera la respuesta efectuada por el ejercicio
2002. Tal como consta en la documentación existente en su legajo examinado, el mismo
fue seleccionado en base a un Acuerdo de Cooperación y Asistencia Técnica entre la
Fundación Fortalecer y la Provincia de Río Negro. Según la cláusula cuarta de este
5
Acuerdo, la Fundación propondrá recursos humanos especializados para participar del
Proyecto PROSAP en la Provincia de Río Negro, los cuales serán remunerados por la
Provincia de acuerdo a las escalas vigentes de honorarios para los Proyectos de
Cooperación específicos en los cuales se los contrate.
Mediante carta del 05/09/2002, la Fundación Fortalecer propone al Ing. Porstmann,
adjuntando su Currículum Vitae y antecedentes; por carta del 11/09/2002 el
Coordinador del Proyecto aprueba su incorporación para los términos de referencia
específicos, eximiendo por tal motivo de concursar la posición.
Cabe aclarar que la Fundación Fortalecer se creó a partir de un Proyecto BID, de
características similares y vinculadas al modelo de Micro emprendedores del Proyecto
PROSAP, habiendo el BID propiciado el Acuerdo de Colaboración y Asistencia
Técnica de esta institución con la Provincia.
En el caso del Consultor Mattei, la misma fue contratada como Asesor en Gestión,
existiendo en su legajo los antecedentes de selección, con grilla de puntajes de todos los
postulantes y ranking correspondiente.
Recomendaciones :
a) La foliatura de los legajos es un principio general del control interno y hace a la
seguridad de la información y a la facilidad de identificación de la misma.
b) Tal como se indica en el punto 30, inciso a) del capítulo III del Manual de Gestión de
Proyectos Ejecutados por el Gobierno citado por el auditado, este documento se
constituye como un requisito básico para las contrataciones de profesionales,
entendiéndose de ello, como previo.
c) Cumplir con las normas de selección de consultores según lo estipulado en el Manual de
Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno (Capítulo III, inc. B, punto 28).
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B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO:
1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observaciones:
a) En el listado del libro diario no detallan los números de órdenes de pago.
b) No se ajustan contablemente los cheques con mas de 30 días de vencido.
Comentarios de la Unidad Ejecutora:
a) El software contable que utiliza el Proyecto (Contaplus Elite) no prevé un rango para
incorporar número de orden de pago en los listados de libro diario y mayor. La
incorporación de esta información constituye una imposibilidad para el Proyecto ya que
se trata de un sistema predeterminado, el cual fue adquirido en base al costo –
efectividad que ofrecía dadas las alternativas de prestación – precio.
La observación resulta positiva, aunque cabe aclarar que no se han evidenciado casos de
incompatibilidad entre orden de pago y asientos contables, dado que su contabilización
es automática vía sistema.
b) Se tendrá en cuenta la observación.
Recomendaciones :
a) Para un seguimiento de la información más eficiente, atento la imposibilidad de
incorporar un rango para identificar las órdenes de pago al programa enlatado, se
recomienda agregar el dato en la leyenda del asiento generado.
b) Conciliar periódicamente y realizar el ajustes de los cheques vencidos.
2)CONSULTORES
Observaciones:
a) Las constancias de aprobación de los Informes presentados por los consultores no tienen
número de Nota.
b) En seis casos al dorso del comprobante emitido por el consultor, no se indica el número
de transferencia ni la cuenta contable correspondiente.
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c) En dos casos los comprobantes tenidos a la vista no son originales, son copias firmadas
por los consultores. No indican el número de transferencia ni el de cuenta contable.
d) En dos casos los comprobantes (recibos) emitidos por los consultores están enmendados
sin salvar.
e) En un caso existen discrepancias entre el período de contratación que figura en el
contrato (6 meses) y la expuesta en los respectivos términos de referencia (12 meses).
f) En un caso el consultor cambió su condición frente al IVA pasando de Responsable No
Inscripto a Monotributista. Al respecto no se tuvo a la vista la constancia de inscripción
que avale dicho cambio.
g) En un caso la fecha de aprobación del informe presentado por el consultor es anterior a
la de presentación del mismo (aprobación 30-5-03 y presentación el 31-5-03)
h) En un caso el consultor superó el monto de facturación en el ejercicio anterior de $
36.000.- para ser Monotributista. Además en los comprobantes (recibos 0/092 y 0/093)
no se indica el período a que corresponden los honorarios facturados.
i) En un caso el contrato dice en el título “locación de servicios” y luego en el texto dice
“locación de obra”.
Comentarios de la Unidad Ejecutora:
a) El Proyecto implementó la numeración de notas correlativas y por fecha de emisión
para todos los aquellos casos de comunicación con organismos, dependencias, personas,
etc., externos al mismo. Esto responde a un criterio básico de orden administrativo que
permite un seguimiento de las mismas, control de su respuesta y archivo para el caso en
que el tercero no acuse recibo de la misma.
La aprobación de informes parciales, así como otra cantidad de correspondencia, son de
carácter y circulación interna, donde en este caso importa su existencia, contenido y
fecha de emisión. Se considera redundante y poco práctico numerar notas internas y
llevar un registro de las mismas, lo cual no aportaría al control interno administrativo.
b) Se tendrá en cuenta la observación.
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No obstante cabe aclarar que la inclusión del sello de imputación en los comprobantes
se comenzó a efectuar a partir del 01/01/2003 coincidente con la implementación del
nuevo software contable y nueva emisión de ordenes de pago.
c) Uno de los recibos fue puesto a disposición del equipo auditor, luego de la presentación
del memo de referencia.
d) Uno de los dos casos observados, se encuentra resaltado y no enmendado, posiblemente
por una cuestión de carbónico y su reflejo en la copia del talonario del consultor.
En el otro caso existe una aparente enmienda en el importe en pesos: “ochocientos
treinta y cinco”, donde la palabra treinta pareciera que fue mal escrita y remarcada.
Evidentemente no configura una enmienda al valor que debía estar expresado, el cual se
lee perfectamente.
e) Se tendrá en cuenta la observación. Estas situaciones se debieron a la diferencia de No
Objeciones otorgadas por la UEC PROSAP, las cuales se emitieron en primera instancia
sólo hasta el 28/02/2003. Para todos los casos observados, el contrato original más la
enmienda de prórroga completan el período de actividades y objetivos. Se omitió
particionar este período en la presentación a Cancillería.
Cabe aclarar que la UEC PROSAP exigió No Objeción previa para todos los casos,
siendo que la totalidad de las contrataciones implementadas fueron por valores
inferiores a lo estipulado por el Manual de Procedimientos PROSAP y normas BID para
estos casos. A la fecha, luego de haberse efectuado una presentación ante el BID, esta
representación avaló la posición del proyecto en relación a que por debajo de U$S
30.000.- por contrato no corresponde la No objeción previa.
Esta observación fue efectuada y respondida por el ejercicio 2002, siendo este único
caso observado un contrato residual de aquella situación.
f) La situación observada será comunicada al citado consultor, requiriéndosele el
comprobante correspondiente.
g) El único caso observado corresponde al mes de mayo de 2003, dónde el día 31 es
sábado y la liberación de honorarios, la entrada y aprobación del informe se efectuó el
9
viernes 30. Evidentemente el consultor emitió su informe incorporando formalmente la
fecha 31 como fin de mes y del período contractual.
h) Según el artículo 5 del contrato suscripto con la respectiva consultora, y según el
Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica ejecutados por el Gobierno,
Capitulo III, punto 25, inciso a, primero y segundo párrafo, está fuera de la competencia
y alcance del Proyecto el control del cumplimiento de la obligación tributaria de los
consultores, quedando esta responsabilidad a cargo del consultor.
No obstante la misma situación se observó durante el ejercicio de 2002 y tal como fuera
respondida por el Proyecto se le comunicó al consultor.
Los recibos observados (092 y 093) por no identificar el período de honorarios, son
correspondientes a los meses de enero y febrero del año 2003 respectivamente,
habiéndose tomado nota y regularizado la situación para todos los casos. Este caso es
anterior a tal circunstancia.
i) Se tendrá en cuenta la observación. El contrato referido en realidad corresponde a una
locación de servicios. Así está expresado todo el texto, sólo en el primer párrafo del
contrato donde dice locación de obra debido a un error de tipeo.
Recomendaciones :
a) A efectos de un correcto control de integridad sobre la documentación emitida por el
Proyecto mantener un registro de notas internas.
b) a i) Profundizar los controles administrativos y mantener archivos completos y
ordenados que respalden el proceso de selección, evaluación, contratación y
cumplimiento de los trabajos por parte de los profesionales contratados por el Proyecto.
3) OPERACIÓN Y MANTENIMIENTO:
Observaciones:
Dentro del rubro operación y mantenimiento se incluye un gasto por $ 230.- del cual no se
detalla concepto del gasto ni se adjuntan presupuestos (3 como mínimo), tal lo requerido
en el Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno, Capítulo IV, Recursos
10
Físicos, inc. a), puntos 10 y 11 (Fc. Nº 0/180 de “GREK GARDEN´S mantenimiento de
espacios verdes”).
Comentario de la Unidad Ejecutora:
La factura citada corresponde a mantenimiento en la terraza de la oficina del 3º H, rubro
jardinería. No se efectuó compulsa porque los trabajos los realizó la empresa que se ocupa
de tales tareas en el edificio, a través de su consorcio de propietarios.
Se tendrá en cuenta la observación.
Recomendaciones:
Atento que el presente gasto no responde a los objetivos del proyecto deberán arbitrarse los
medios a fin de no incurrir en gastos que no respondan a los fines específicos del mismo.
4) VARIOS
Observaciones:
En dos casos respecto a los pagos correspondientes a los servicios de mensajería no se tuvo
constancia de las planillas de recorrido, tampoco el responsable que solicitó y autorizó el
servicio.
Nº de FC
Razón social
Importe
Nº de OP
Nº de Cheque
Detalle
FC C 0/1215
BAZAN MOTOS
107,50
101
60533974
1º QUINCENA 03/03
FC C 0/1269
BAZAN MOTOS
115,00
161
60533982
1º QUINCENA 04/03
Comentario de la Unidad Ejecutora:
La observación corresponde a marzo y abril de 2003. A partir de esa fecha se incorporó a
los legajos las planillas de recorrido, tal como se pudo constatar.
La observación fue subsanada a partir de esa fecha.
11
Recomendación:
Mantener archivos completos de la documentación que respalden las erogaciones del
Proyecto.
BUENOS AIRES, 7 de mayo de 2004.
Dr. Ariel ISOLICA
Dr. Roberto DI LEONE
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
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DECLARACION DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORIA
DEL PNUD N° ARG/02/001
“APOYO A LA EJECUCION DEL PROSAP EN LA PROVINCIA DE RIO NEGRO”
(Ejercicio finalizado el 31 de Diciembre de 2003)
Al señor Director Nacional
del Proyecto PNUD Nº ARG/02/001.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31 de Diciembre de 2003,
con los registros que les dieron sustento;
- tests o pruebas de transacciones;
- verificación de los procesos de desembolso de fondos;
- verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto;
- análisis del movimiento de la cuenta bancaria del Proyecto;
- análisis y verificación de la metodología de contratación de consultores;
- revisión de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no fungible;
- circularización bancaria y confirmaciones a terceros;
- como así también la aplicación de otros procedimientos en la medida que se los consideró
necesarios.
13
El alcance del examen comprendió el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2003 y;
- el 52,12 % de las aplicaciones del ejercicio, conforme al siguiente detalle:
Comp/Linea
13
15
17
21
30
45
52
53
Descripcion
Total
% Del Rubro/Total Importe Muestra % Muestra
13.360,00
0,70
7.515,00
56,25
APOYO ADMINISTRATIVO
91.660,65
4,79
27.557,39
30,06
VIAJES
63,94
415.360,76
33,95
PROFESIONALES NACIONALES 1.223.496,58
108.000,00
5,64
108.000,00
100,00
SUBCONTRATOS
510,00
0,03
510,00
100,00
CAPACITACION
14.547,13
0,76
1.418,92
9,75
EQUIPOS
19.375,36
1,01
17.710,26
91,41
COSTOS DE INFORMES
19.717,83
1,03
8.126,66
41,21
VARIOS
Costo Apoyo PNUD
29.908,50
1,56
29.908,50
100,00
Pagos Directos PNUD
197.054,00
10,30
185.350,00
94,06
Dif. de Cambio (USD PNUD a $)
195.746,81
10,23
195.746,81
100,00
TOTAL DE APLICACIONES
1.913.376,86
100,00
997.204,30
52,12
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora no obstaculizó la gestión, facilitando el acceso a
la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 7 de mayo de 2004.
Dr. Ariel ISOLICA
Dr. Roberto DI LEONE
Dr. Miguel ZURETTI
Supervisor D.C.E.E.-AGN
Coordinador D.C.E.E.-AGN
Jefe D.C.E.E-AGN
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