2004_028info.pdf
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INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL “SEGUNDO PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4164-AR BIRF (Ejercicio Nº 6 finalizado el 31/12/02) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado los estados financieros detallados en I- siguiente, por el ejercicio N° 6 finalizado el 31 de diciembre de 2002, correspondientes al “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4164-AR, suscripto el 23 de septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). La ejecución del Proyecto es llevada adelante a través de una Unidad Coordinadora del Proyecto dependiente del Ministerio de Salud de la Nación y unidades ejecutoras provinciales creadas a tal efecto. I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2002 (movimientos del ejercicio y acumulados y del ejercicio anterior), expresado en pesos y anexos (1 a 5 ) que forman parte del mismo. b) Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 10. c) Estado de Inversiones Acumuladas por Categoría de Inversión y Fuente de Financiamiento al 31/12/2002, expresado en pesos. 1 d) Estado de Inversiones Acumuladas por Categoría de Inversión al 31/12/2002 (Cuadro comparativo de lo ejecutado vs. lo programado), expresado en pesos. e) Estado de Inversiones Acumuladas por Componente de Costos del Proyecto al 31/12/2002, expresado en pesos. f) Estado de Inversiones Acumuladas por Categoría de Inversión y Fuente de Financiamiento al 31/12/2002, expresado en dólares estadounidenses. g) Estado de Inversiones Acumuladas por Categoría de Inversión al 31/12/2002 (Cuadro comparativo de lo ejecutado vs. lo programado), expresado en dólares estadounidenses. h) Estado de Inversiones Acumuladas por Componente de Costos del Proyecto al 31/12/2002, expresado en dólares estadounidenses. Los estados precedentes fueron preparados por la Unidad Coordinadora del Proyecto dependiente del Ministerio de Salud y elevados parcialmente a la auditoría el 17/09/03 y se completaron el 30/12/03, y son de su exclusiva responsabilidad. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. Nuestra tarea tuvo por objeto expresar una opinión de dichos estados basada en el examen de auditoría realizado, habiéndose efectuado el trabajo de campo entre el 13/08/03 y el 19/12/03 y el 30/12/03 fecha de última presentación de los Estados financieros. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos de auditoría que se consideraron 2 necesarios, y que se detallan en nuestra declaración de procedimientos adjunta, excepto por lo que a continuación se indica: 1- No se obtuvo respuesta en todos los casos respecto al pedido de confirmación de “Aporte Municipal” requerido por esta Auditoría. El monto no confirmado asciende a $ 556.693,03, lo que representa el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio bajo este concepto y el 1,24 % del total de las fuentes de fondos del ejercicio. 2- No se obtuvo respuesta en algunos casos al pedido de confirmación de “Aporte Provincial” requerido por esta Auditoría. El monto no confirmado asciende a $ 279.569,10, lo que representa el 29,79% de los orígenes del ejercicio bajo ese concepto y el 0,62% del total de las fuentes de fondos por el mismo período. 3- No se obtuvo respuesta de los asesores legales al pedido de la “Carta de Abogados” efectuado por Memorando Nº 26 de fecha 15/10/03 y, Nota Nº 173/03-DCEE-SI de fecha 27/10/03 correspondiente al Proyecto PROMIN II en su conjunto, téngase en cuenta que para el ejercicio anterior los asesores legales del PROMIN informaron, por nota del 06/11/02, que “se encuentra pendiente la resolución de los planteos efectuados por distintos contratistas de obras encargadas por el Programa, vinculados con la redeterminación de los precios oportunamente fijados en los procesos licitatorios involucrados y que se han visto afectados como consecuencia de la situación económico-financiera del país”. Sobre el particular no se hace referencia a cuantificación alguna sobre la situación descripta. III- ACLARACIONES PREVIAS 1- Si bien la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP) posee un sistema contable bimonetario, a partir del presente ejercicio, el mismo no fue utilizado, tampoco se mantiene información extracontable en moneda extranjera que permita validar las cifras correspondientes a la ejecución 2002 de los Estados citados en I- f), g) y h) precedentes. Los Estados mencionados, requeridos por Notas N° 178/03 DCEE-SI y 203/03 DCEE- 3 SI del 28/10/03 y 19/11/03, respectivamente, elevados a esta auditoría el 30/12/03, fueron preparados tal como se expone en Nota al pie del citado en I- f), “…el monto ejecutado durante el ejercicio se lo convirtió en dólares a la paridad 1 USD = $ 3,015 (Promedio ponderado de los tipos de cambio PNUD vigentes entre el 01/01/02 al 31/12/02) que representa razonablemente el tipo de cambio promedio al que ha visto afectada la ejecución” no cumpliéndose con lo normado con el Banco en la materia (los gastos del proyecto se deben convertir al tipo de cambio de retiro de la Cuenta Especial), procedimientos que sí se verificó su aplicación para la preparación de los SOE´s. 2- Tal como se expone en Nota 2 -Principales Políticas de Contabilidad- a los estados financieros, el Proyecto utiliza el método de Percibido (efectivo o caja), por lo tanto éste no registra contablemente, monto no significativo, los pasivos que al 31/12/02 ascienden a $ 586.158,46 conforme se detalla en Nota 10 – Pasivos al 31/12/02 -. 3- Al 31/12/02 se habían liberado pagos por $ 37.912,32 a través de las cuentas bancarias correspondientes a las provincias de Formosa, Misiones, Santa Fe y Río Negro sin respaldo de disponibilidad de fondos, cheques emitidos y no entregados, conforme se detalla seguidamente, resultando en consecuencia el saldo contable acreedor. Provincia N° de cuenta en Banco Nación Importe $ Formosa 26200036/07 cuenta especial (4.165,34) Misiones 20230/3 cuenta especial (Posadas) (5.098,73) Santa Fe Río Negro (1.520,02) 54612161/56 Cta. Cte. (Viedma) TOTAL (27.128,23) (37.912,32) 4- Conforme se señala en Nota 5 –Aportes a Recuperar Nación Provenientes del PROMIN I-, al 31/12/2002 el PNUD tiene pendiente de transferir la suma de USD 166.838,77 correspondientes al Proyecto ARG. 94/014 (Tucumán), situación que se mantiene del ejercicio anterior. 5- La UCP no deja evidencia en los estados financieros, ya sea a través de cuentas de orden o notas a los estados, de las garantías bancarias o cartas de crédito irrevocables 4 recibidas de los proveedores como garantía de cumplimiento contractual y que asciende a $ 2.599.977,34. Nos remitimos, en detalle, a nuestro Memorando a la Dirección, punto 1- UNC 5) Licitación Internacional Limitada (Lil) N° 001/02 4-. IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación sujeto a lo señalado en II- y III- 1) precedentes y, excepto por lo expresado en III- 3), 4) y 5), los estados identificados en Ianterior, presentan razonablemente la situación financiera del “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” al 31 de diciembre de 2002, así como las transacciones operadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 4164-AR BIRF del 23/09/97 y posteriores enmiendas. BUENOS AIRES, 30 de diciembre de 2003. Dra. Liliana VILLANUEVA Supervisora D.C.E.E.-AGN Dr. Roberto DI LEONE Coordinador D.C.E.E.-AGN 5 Dr. Miguel ZURETTI Jefe D.C.E.E-AGN INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS CERTIFICADOS DE GASTOS (SOE’s) DEL “SEGUNDO PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4164-AR BIRF (Ejercicio Nº 6 finalizado el 31/12/02) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre la documentación que respalda los Certificados de Gastos y las Solicitudes de Retiro de Fondos relacionadas que se detallan en el estado identificado en Isiguiente, emitidos durante el ejercicio finalizado el 31/12/02, correspondientes al “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición”, parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo N° 4164-AR del 23/09/97. I- ESTADOS AUDITADOS a) Estado de Solicitudes de Desembolso para el ejercicio terminado el 31/12/02, expresado en dólares estadounidenses. b) Estado de Solicitudes de Desembolso Acumuladas por año al 31/12/02, expresado en dólares estadounidenses. c) Información complementaria. Estos estados fueron preparados por la Unidad Coordinadora del Proyecto sobre la base de las Solicitudes de Retiro de Fondos N° 51 a 65-A que fueron emitidas durante el ejercicio 6 finalizado el 31/12/02. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo el análisis de la elegibilidad de los gastos, el relevamiento de los sistemas de control, el análisis de los registros contable-financieros y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III- ACLARACIONES PREVIAS 1- Existen discrepancias entre la información que surge del Estado mencionado en I-b) precedente y la detallada por el BIRF (Monthly Disbursement Summary) respecto del total expuesto en algunas de las categorías de inversión, tal como se señala seguidamente. Moneda: USD Categoría de Inversión Descripción Según UCP Según Banco Diferencias 1ª Bienes – Parte A 5.504.406,99 5.504.07,00 - 0,01 1b Obras – Parte A 20.310.642,51 20.310.713.03 - 70,52 1c Serv. Cons y Cap. – 16.092.165,05 16.459.596,13 - 367.431,08 2.501,45 2.501,45 0,00 188.529,76 202.998,70 -14.468,94 Parte A 2ª Bienes-Parte B 2b Serv. Cons. Y Cap.Parte B 7 3ª Serv. Cons y Cap.–Parte 6.740.704.94 6.358.734,38 381.970,56 C 3b Bienes – Parte C 198.068,30 198.068,30 0,00 5 Consultores- Parte D 259.890,00 259.890,01 -0,01 6 Emergencia 4.056.09,36 4.056.050,00 -0,64 53.352.958,36 53.352.959,00 -0,64 Sanitaria- Parte E Totales 2- Se observaron significativos atrasos en la preparación de la información remitida al a BIRF través de las solicitudes de retiro de Fondos, así por ejemplo no se justificó al Banco ningún gasto del ejercicio 2002 correspondiente a los siguientes subproyectos: ARG 98/002 (Hulinghan), ARG 98/006 (San Rafael), ARG 98/013 (Mendoza), ARG 98/016 (Escobar), ARG 98/019 (Mar del Plata), ARG 98/024 (Berazategui), ARG 98/025 (Corrientes), ARG 98/028 (Pilar), ARG 98/029 (Esteban Echeverría), ARG 98/034 (Quilmes), ARG 98/038 (Oeste) y ARG 98/041 (Formosa). IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, excepto por lo señalado en III-1) precedente, el estado identificado en I-, correspondiente al “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición”, resulta ser razonablemente confiable para sustentar las Solicitudes de Retiro de Fondos que fueron emitidas durante el ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002, de conformidad con los requisitos establecidos en el Convenio de Préstamo N° 4164-AR del 23/09/97 y posteriores enmiendas. BUENOS AIRES, 30 de diciembre de 2003. Dra. Liliana VILLANUEVA Supervisora D.C.E.E.-AGN Dr. Roberto DI LEONE Coordinador D.C.E.E.-AGN 8 Dr. Miguel ZURETTI Jefe D.C.E.E-AGN INFORME DE AUDITORÍA SOBRE EL ESTADO DE LA CUENTA ESPECIAL DEL“SEGUNDO PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4164-AR BIRF (Ejercicio Nº 6 finalizado el 31/12/02) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, informa acerca del examen practicado sobre el estado detallado en I- siguiente, por el ejercicio finalizado el 31/12/02, correspondiente a la Cuenta Especial del “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), Convenio de Préstamo N° 4164-AR de fecha 23/09/97 y posteriores enmiendas. I- ESTADOS AUDITADOS Estado de la Cuenta Especial al 31/12/02, expresado en dólares estadounidenses y en pesos. El estado fue preparado por la Unidad de Coordinación del Proyecto sobre la base de los movimientos de la cuenta corriente en dólares N° 000608701005, abierta en el Banco de la Nación Argentina, Sucursal Nueva York, y la cuenta corriente en dólares Nº 330023/7 abierta en el Banco de la Nación Argentina, Sucursal Plaza de Mayo, y se encuentra inicialado por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen. 9 II- ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo las pruebas y demás procedimientos que se consideraron necesarios. III- ACLARACIONES PREVIAS El 2/05/02 se procedió al cierre de la cuenta corriente en dólares N° 000608701005, del Banco de la Nación Argentina, Sucursal New York. El saldo de USD 10.861,06 ($ 32.583,18) se transfirió a la cuenta del proyecto PNUD ARG 97/046. Por tal motivo, se abrió una nueva cuenta corriente en dólares (N° 330023/7) en el Banco de la Nación Argentina, Sucursal Plaza de Mayo, el 01/07/02. 10 IV- DICTAMEN En opinión de esta Auditoría General de la Nación, el estado identificado en I- presenta razonablemente la disponibilidad de fondos de la Cuenta Especial del “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” al 31 de diciembre de 2002, así como las transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con las estipulaciones sobre el uso de fondos contempladas en la cláusula 2.02 (b) y Anexo 5 del Convenio de Préstamo N° 4164-AR BIRF del 23/09/97. BUENOS AIRES, 30 de diciembre de 2003. Dra. Liliana VILLANUEVA Supervisora D.C.E.E.-AGN Dr. Roberto DI LEONE Coordinador D.C.E.E.-AGN 11 Dr. Miguel ZURETTI Jefe D.C.E.E-AGN INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4164-AR BIRF “SEGUNDO PROYECTO DE SALUD Y NUTRICIÓN MATERNO INFANTIL” (Ejercicio Nº 6 finalizado el 31/12/02) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la auditoría del “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II) por el ejercicio finalizado el 31/12/02, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas contractuales de carácter contable-financiero contempladas en las diferentes secciones y anexos del Convenio de Préstamo N° 4164-AR “Segundo Proyecto de Salud y Nutrición Materno Infantil”, suscripto el 23/09/97 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF). Cabe aclarar que el PROMIN II es ejecutado por una Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) creada al efecto, dependiente del Ministerio de Salud, y por Unidades Ejecutoras Provinciales (UEP’s). 1) Sección 2.01: Monto del préstamo por USD 100.000.000.-. El total desembolsado por el BIRF al 31/12/02 ascendió a USD 61.798.091,76. 2) Sección 2.02 (a): Desembolsos de la Cuenta del Préstamo (conforme Anexo I). Al respecto se observaron las siguientes discrepancias entre la información mantenida por el Proyecto en el Estado señalado en I- b) de nuestro informe sobre los Certificados de Gastos (SOE´s) y la detallada por el Banco (Monthly Disbursement Summary), tal como se expone seguidamente: 12 Moneda: USD Descripción Categoría Según Según Banco Diferencias UCP de Inversión 1ª Bienes – Parte A 1b 5.504.406,99 5.504.07,00 - 0,01 Obras – Parte A 20.310.642,51 20.310.713.03 - 70,52 1c Serv. Cons y Cap. – Parte A 16.092.165,05 16.459.596,13 - 367.431,08 2ª Bienes-Parte B 2b Serv. Cons. Y Cap.-Parte B 3ª Serv. Cons y Cap.–Parte C 3b 2.501,45 2.501,45 0,00 188.529,76 202.998,70 -14.468,94 6.740.704.94 6.358.734,38 381.970,56 Bienes – Parte C 198.068,30 198.068,30 0,00 5 Consultores- Parte D 259.890,00 259.890,01 -0,01 6 Emergencia 4.056.09,36 4.056.050,00 -0,64 53.352.958,36 53.352.959,00 -0,64 Sanitaria-Parte E Totales 3) Sección 2.02 (b): Apertura y mantenimiento de una Cuenta Especial en dólares. Cumplida. El 02/05/02 se procedió al cierre de la cuenta corriente en dólares N° 000608701005, del Banco de la Nación Argentina, Sucursal New York. El saldo de USD 10.861,06 ($ 32.583,18) se transfirió a la cuenta del proyecto PNUD ARG 97/046. Por tal motivo, se abrió una nueva cuenta corriente en dólares (N° 330023/7) en el Banco de la Nación Argentina, Sucursal Plaza de Mayo, el 01/07/02. 4) Sección 2.04: Cargos por comisión de compromiso. Cumplida extemporáneamente La Dirección de Administración de la Deuda Pública informa, que las comisiones de compromiso abonadas durante el año 2002 ascendieron a la suma de USD 123.806,55 según se detalla seguidamente: Fecha Vto. Fecha de pago USD 16/01/02 08/02/02 63.006,31 16/07/02 07/08/02 60.800,54 13 5) Sección 2.05: Cargos por intereses sobre el capital del préstamo desembolsado. Cumplida extemporáneamente. La Dirección de Administración de la Deuda Pública informa, que durante el ejercicio 2002 se abonó en concepto de intereses la suma de USD 1.545.968,08: 6) Fecha Vto. Fecha de pago USD 16/01/02 08/02/02 1.014.106,92 16/07/02 07/08/02 531.861,16 Sección 3.01 (a): Objetivos del Proyecto. Al respecto la Unidad de Coordinación puso a nuestra disposición los Ayuda Memoria del BIRF, resultado de las visitas que la Misión de Supervisión del Banco llevó a cabo en el país entre el 21 de mayo y el 24 de mayo y entre el 9 de diciembre y el 16 de diciembre de 2002 donde se describen los logros, cambios más importantes y acciones futuras en lo que respecta a los temas de Emergencia Sanitaria, Gerencia y Administración, Salud MaternoInfantil, Salud Reproductiva, Desarrollo Infantil, Sistema de Monitoreo y Evaluación, Fortalecimiento de Estadísticas de Salud, Encuesta Nacional de Nutrición y Salud y Capacitación y Comunicación Social. Entre las principales preocupaciones se señala: - Constante cambio del titular de la gerencia del Proyecto. - Estancamiento en la ejecución de varios subproyectos. - Tendencia de responder a la crisis con respuestas sin una claridad en las prioridades resultando una difusión y disminución del impacto potencial del Programa. - Deterioro general del estado socio-económico de la población y aumento de la demanda por servicios de salud. Con motivo de la emergencia sanitaria el PROMIN ha tomado a su cargo la ejecución del componente Materno Infantil (por un total de 59 millones de dólares). La segunda enmienda al Convenio de Préstamo (firmada en junio) reasignó 19 millones de dólares hacia el plan de emergencia. Se observa una significativa disparidad en la ejecución del 14 Proyecto por componente, tal como se expone en los cuadros de inversiones adjuntos al presente. Con relación al presupuesto 2003 la Misión fue informada sobre los montos asignados los que muestran niveles muy por debajo a los necesarios para ejecutar razonablemente los diferentes componentes. 7) Sección 3.01 (b): Convenios con provincias a través del Ministerio de Salud. Cumplida. La Unidad Coordinadora del Proyecto puso a disposición de ésta Auditoría 24 Convenios celebrados durante el ejercicio 2002 entre el Ministerio de Salud de la Nación y los Ministerios de Salud de cada una de las Provincias y la Ciudad Autónoma de Buenos Aires, para la implementación del Componente “Medicamentos y Suministros de Emergencia”, bajo el Convenio de Préstamo 4164-AR. En todos los casos, excepto los suscriptos con las Provincias de Buenos Aires, Mendoza y Tierra del Fuego, los convenios celebrados carecen de fecha de firma. 8) Sección 3.02: Adquisiciones de bienes, obras y servicios de consultores. Cumplida. Respecto a las observaciones particulares, téngase en cuenta lo señalado en nuestro Memorando a la Dirección adjunto. 9) Sección 3.04 (a): Mantenimiento de la UCP. Cumplida. Las observaciones particulares se exponen puntualmente en nuestro Memorando a la Dirección adjunto. 10) Sección 3.06 (a) y (b): Presentación al BIRF de informes semestrales sobre la situación física y financiera de los subproyectos. Parcialmente cumplida. Al respecto la Unidad de Coordinación puso a disposición los Informes de Avance del Programa Materno Infantil y Nutrición correspondientes a los periodos Octubre’01 / Marzo ’02, Abril ’02 / Septiembre ’02 y Octubre’02 / Marzo ’03, que contienen Presupuestos Financieros y Cronogramas de Desembolsos Proyectados. 15 Cabe aclarar que no se tuvo a la vista documentación que avale la elevación y recepción de los mismos por parte del Banco. 11) Sección 3.06 (d) y (e): Revisión a mitad de período del progreso del Proyecto. Cumplida. 12) Sección 3.08 (a): Convenio con la Organización Panamericana de la Salud (OPS) para la compra de medicamentos esenciales y suministros medicinales. No cumplida. Por Memorando de fecha 07/11/03 el Coordinador Administrativo Contable de la UCP nos informa que “...bajo el Expediente N° 2002-5089/03-6 obran las tramitaciones correspondientes al Convenio celebrado con Agencias ONU ...”. A la fecha de finalización de tareas de campo no se tuvo a la vista documentación que de cuenta del cumplimiento de esta cláusula. 13) Sección 4.01 (a) y (c) (i): Registros y cuentas separadas. Parcialmente cumplida. a) Los estados financieros fueron preparados por la UCP y presentados parcialmente a esta auditoría con fecha 17/09/03, cumplimentándose el 30/12/03, y surgen de registros contables llevados en moneda local (pesos). b) La UCP si bien tiene implementado un sistema contable bimonetario, el mismo no fue utilizado. Al respecto, téngase en cuenta lo manifestado en nuestro Informe de Auditoría sobre los estados financieros (capítulo III- 1) Aclaraciones Previas) adjunto al presente. 16 c) Respecto a las justificaciones de gastos (SOE´s) la UCP no cumplió con las Normas del Banco. Nos remitimos a lo manifestado en nuestro Informe sobre Certificados de Gastos (SOE`s) adjunto al presente. BUENOS AIRES, 30 de diciembre de 2003. Dra. Liliana VILLANUEVA Supervisora D.C.E.E.-AGN Dr. Roberto DI LEONE Coordinador D.C.E.E.-AGN 17 Dr. Miguel ZURETTI Jefe D.C.E.E-AGN MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL “SEGUNDO PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4164-AR BIRF (Ejercicio Nº 5 finalizado el 31/12/02) Al Señor Secretario de Política Económica del Ministerio de Economía y Producción. El presente tiene por objeto elevar a conocimiento y consideración de la Dirección del “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), una serie de observaciones y consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno, surgidos como consecuencia del examen practicado sobre los estados financieros del programa al 31 de diciembre de 2002. Como parte de las tareas de auditoría se visitaron la Unidad Coordinadora del Proyecto (UCP) y las Unidades Ejecutoras Provinciales (UEP) de las provincias de La Rioja, Formosa, Mendoza, Corrientes y Buenos Aires (Subproyectos Hurlingham, Escobar, Mar del Plata, Berazategui, Pilar, Quilmes, E. Echeverría y Oeste). Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen surgen los siguientes comentarios: 18 1- UNIDAD DE COORDINACIÓN 1) SUBPROYECTO ARG 97/046 A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/02. II- CONSULTORES Observaciones: se reiteran las observaciones citadas en el ejercicio anterior respecto a: Legajos: a) En algunos casos no se tuvo a la vista constancia del proceso de evaluación efectuado por la Unidad de Coordinación del Proyecto (UCP) para la selección de los consultores; sólo se agrega a los mismos los currículos de tres postulantes para cada función, no obstante haberse implementado el instructivo incorporado en el Manual de Contrataciones que contempla, según la UCP las recomendaciones efectuadas por la AGN. b) En algunos casos no se tuvo a la vista los antecedentes de los integrantes de las ternas que componen el proceso de selección; c) En otros casos no se tuvo a la vista los currículos de los participantes no seleccionados, solo se adjunta al legajo el curriculum vitae del consultor seleccionado; d) En ningún caso se deja constancia de la recepción de la documentación por parte de la UCP; e) En ningún caso los currículos se encontraban suscriptos por el titular, ni poseían fecha de emisión; f) En otros casos, las solicitudes de contratación carecen de fecha de emisión. Contratos: Algunos Términos de Referencia carecen de la firma del consultor contratado. Informes: a) En ningún caso se deja constancia de la fecha de recepción por parte de la UCP de los informes recibidos de los consultores; 19 b) En algunos casos no se tuvieron a la vista las notas de aprobación por parte de la UCP de los informes de actividades presentados por los consultores. Comentarios de la UCP: De los comentarios formulados se toma conocimiento a sus efectos. Habida cuenta la reasignación de funciones operada a partir del 01-01-2003, se dará traslado a la UFI-S para su conocimiento. Recomendaciones: Mantener legajos completos que contengan adecuadamente los antecedentes de la contratación de cada profesional, teniendo en cuenta las normas PNUD que rigen en la materia, dejando constancia en las evaluaciones realizadas la fecha y los responsables de la selección. Así también, verificar en los currículos de los postulantes la existencia de la firma, fecha de emisión para el cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de darle validez a su contenido y de evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento. Así también, dejar constancia de la recepción de los mismos. Verificar que se adjunten al contrato los términos de referencia debidamente suscriptos, puesto que éstos indican las obligaciones contraídas por el consultor. Se recomienda además, verificar que los informes presentados por los consultores contengan fecha de emisión y constancia de la recepción de los mismos por parte de la UCP. Adjuntar a los legajos las respectivas aprobaciones de las actividades desarrolladas por los consultores a efectos de garantizar que las mismas se correspondan con las establecidas en sus respectivos contratos. 20 B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observaciones: a) En el presente ejercicio la UCP introduce modificaciones en el circuito “mesa de entradas –recepción de documentación” que demoran ampliamente el recorrido de la documentación recibida hasta llegar a su destinatario, situación que impide que el proyecto responda, de corresponder, en tiempo y forma oportuna a requerimientos efectuados. Al respecto, cabe efectuar los siguientes comentarios respecto a los cambios que viene efectuando la UCP: Hasta el 31/12/2000 la UCP había implementado un sistema contable bimonetario (walbot) que funcionaba no solo en la UCP sino también en las Unidades Ejecutoras Provinciales (UEP´s). Mensualmente las UEP´s enviaban a la UCP el balance mensual, extracto bancario y conciliación de saldos a rendir. Esto permitía a la UCP conocer y disponer, mensualmente, de la información contable provincial, manteniendo la información actualizada al cierre de cada ejercicio para su remisión a la AGN. En el ejercicio 2001 se producen los siguientes cambios: a) de personal en la gerencia administrativa-contable; b) en el criterio de registración contable y c) la UCP pasa a ser controlada por la UFIs del Ministerio de Salud, produciéndose como consecuencia de ello: a) una demora considerable en la presentación de los estados financieros definitivos (1/11/02) y b) dificultades en el seguimiento y control ágil de registros. 21 En el ejercicio 2002 nuevamente se producen cambios: a) de personal en la gerencia administrativa-contable; b) no se utiliza el sistema contable bimonetario, (los estados financieros en dólares y pesos fueron preparados de los reportes que emite el PNUD) y c) los estados financieros son preparados por las UEPs, se elevan a la UCP que realiza los ajustes (de corresponder) y ésta última los remite a la AGN. En consecuencia, existe a) una demora considerable en la presentación de los estados financieros definitivos del programa; b) discrepancias, no significativas, entre los estados financieros y los registros contables, en virtud de que los valores en moneda local surgen de la información PNUD la cual no se concilia periódicamente con la contabilidad del programa, y c) una demora considerable, también, en el control de registros y documentación de respaldo. b) Conforme nos manifestara la UCP, con la finalidad de facilitar la gestión de las contrataciones en general, el 16/10/01 se toma conocimiento e implementa el nuevo Instructivo en materia de contrataciones que posteriormente se incluye en el “Manual de Contrataciones” aprobado por el Banco el 22/07/02 y que merece los siguientes comentarios, por ejemplo, al Capítulo II “Contratación de Servicios de Consultoría”, cláusula 5: - “...los Currículum Vitae (CV) deberán estar fechados, firmados e identificarán el nombre del proyecto o préstamo...”: no cumplido. - “...el área involucrada interesada en la contratación, deberá emitir un memo de “Solicitud de Contratación” dirigido al Coordinador Ejecutivo de la UEP (c/c a la Gerencia de Administración Financiera - GAF -), que consigne las referencias de la contratación…acompañando….planilla anexa con datos personales y grilla de evaluación con actas de selección…(con la recomendación de contratación debidamente suscripta por los integrantes de la comisión evaluadora)…”: no cumplido. - se adjuntará anexa con datos personales del consultor a contratar y grilla de evaluación con su respectiva acta de selección”: no cumplido. 22 - “...los ternados deberán corresponder en su experiencia con la actividad. En los resultados de la evaluación no puede existir gran diferencia, pues este hecho tornaría sin valor a la terna por no existir homogeneidad en las calificaciones de los postulantes. Inclusive la evaluación total no debería arrojar un puntaje inferior a 70 puntos...”: no cumplido en tres casos. - “...la firma del contrato deberá ser previa al inicio de tareas...”: cumplido parcialmente. - “…el Coordinador o Consultor responsable de aprobar los informes, deberá emitir un memo que específicamente apruebe el/los informes y tareas involucradas o bien rechace el informe presentado por los motivos que en aquel se expliciten, remitiendo el original conformado y/o rechazado del modo descripto a la Gerencia de Administración Financiera, dejando constancia en el informe del consultor, la fecha en que se recepcionó…”: no cumplido. c) La UCP no mantiene un archivo de los certificados de IVA emitidos por PNUD y firmados por el proveedor en prueba de conformidad de su recepción y cancelación de su factura. Comentarios de la UCP: De las observaciones y comentarios formulados, se toma debida nota a los efectos pertinentes. Recomendaciones: Agilizar los mecanismos de comunicación interna a efectos de mejorar la eficiencia del Programa. Conciliar periódicamente las registraciones contables del proyecto con la información contenida en los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último. Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información y la gestión dando cumplimiento a las normas vigentes respectivas. 23 Mantener archivos completos que respalden las operaciones efectuadas por el Programa. 2) VIAJES Observaciones: a) Respecto a la “autorización de viajes y viáticos”, se verificó que dicho formulario no se adjunta a la orden de pago en la totalidad de los casos analizados, en otros carecen de fecha o firma del responsable. b) El proyecto registró erróneamente en la cuenta “Pasajes y Viáticos Proy. 97/046” la suma de $ 920,21 que corresponde por la naturaleza del gasto, contabilizarlo en la cuenta “Correo y Telecomunicaciones”. Se aclara que dicha discrepancia no genera un ajuste en la línea presupuestaria. c) La Revisión “J” del Documento de Proyecto 97/046, suscripta el 31/07/02, introduce una nueva línea presupuestaria 15.06 para viajes de consultores de la Unidad Coordinadora Ejecutora de Programas Materno Infantiles y Nutricionales (UCEPMIyN) no pertenecientes a PROMIN. De los procedimientos aplicados surge que se imputó a la línea 15.02 (Viajes del resto de Consultores de UCP) la suma de $ 1.388,92 correspondientes a la línea 15.06, como así también se imputó a la línea 15.06 la suma de $ 396,- correspondientes a la línea 15.02 . En consecuencia, la línea 15.06 se expone subvaluada en $ 992,92 y la línea 15.02 sobrevaluada en dicho importe. d) Con motivo de la realización de la 5ta. Jornada Provincial del Programa de Infecciones Respiratorias Agudas en la Provincia de Tucumán se aprobó la participación de tres profesionales no contratados por el Programa, según consta en nota de fecha 11/11/02. Al respecto, de la documentación analizada no surge el criterio de selección aplicado para otorgar dicha autorización. Comentarios de la UCP: a) Desde el año 1994 por decisión del entonces Coordinador, se tenia como criterio 24 administrativo el archivo de órdenes de pago de los viáticos en forma correlativa. Allí se consignaba el número de la liquidación de viáticos. Con ese dato se accedía al archivo correlativo de las respectivas liquidaciones de viáticos. Con respecto a la omisión de firma del responsable: En las autorizaciones observadas se verifica la existencia de una rúbrica correspondiente a la Gerencia de Administración y Finanzas, habiéndose omitido solo la colocación del respectivo sello aclaratorio. b) Del comentario formulado se toma conocimiento c) Del comentario formulado se toma conocimiento. Se confeccionará el correspondiente asiento de ajuste. d) Con relación al comentario formulado corresponde efectuar la siguiente aclaración: Los profesionales participantes no contratados por el Programa, asistieron a la Jornada contando para ello con la autorización de la Dirección Nacional del Proyecto. El criterio sustentado a dichos efectos fue habilitar la participación y el intercambio de experiencias entre profesionales pertenecientes a distintas jurisdicciones, con el objetivo de enriquecer con su aporte el desarrollo de las Jornadas. Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información y la gestión en la materia. 3) CONSULTORES Observaciones: a) Legajos: 1) En un caso se contrato bajo la categoría “B” a un no profesional. De acuerdo al capítulo III- Recursos Físicos- Anexo 3F para acceder a esa categoría debe cumplir como requisito básico ser profesional. 25 2) En cuatro casos (15%) no se tuvo a la vista copia certificada del título universitario. 3) En dos casos (10%) no se tuvo a la vista documentación (Titulo de Postgrado) requerido en el perfil característico del consultor buscado punto 4 –Estudios especiales- Maestría en didáctica y/o Master en Dirección de Empresas. b) Contratos: En dos casos se verificó que los Términos de Referencia (consultores en Seguimiento de Infraestructura en apoyo de la UFI-S ) adjuntos a los contratos recibieron la no objeción del BIRF el 23/04/02 por el período 15/02/02 al 15/08/02. Sobre el particular se verificó que: 1. El 27/03/02 el Banco remite comentarios con respecto a las contrataciones de los consultores mencionados. 2. El 08/04/02, el Coordinador establece que se deberían ajustar los términos de referencia originales debido a los comentarios efectuados por el Banco, ya que los mismos se encuentran trabajando sin contar con la no objeción. 3. El 09/04/02 se remiten los nuevos términos de referencia al BIRF para su “no objeción”. c) Informes: 1. En los siguientes casos no se tuvieron a la vista los informes que, según los términos de referencia, debieron presentar los consultores: CONSULTOR INFORME FECHA PRESENTACIÓN Mariela Roseen Pierini 3er Informe Parcial 31/09/02 Horacio Zambano 2do Informe Parcial 30/06/02 Diana Galimberti 3er Informe Parcial 30/09/02 De Nicotti Guido 1er Informe Parcial 31/03/02 2. En la mayoría de los casos analizados los informes no se encuentran firmados por el consultor que los elaboró, y carecen además de la fecha de emisión y 26 recepción por parte de UCP. d) Pagos: Se pudo establecer que en algunos casos los comprobantes extendidos por los consultores no contienen algunos requisitos (fecha completa de emisión, período al que corresponde el honorario, no se identifica al Proyecto). e) Registros: La suma abonada en concepto de honorarios a consultores expuesta en los estados financieros asciende a $ 2.049.538,22 y difiere del total de registros contables ($ 2.063.243,52). Se solicitó a la UCP que concilie esta diferencia de $ 13.705,30 por Memorando N° 14 del 16/09/03 y fue reiterado por Nota N° 144/03-DCEE-SI de fecha 25/09/03, recibiéndose respuesta el 13/11/03 sin conciliar el importe mencionado. Esta situación surge, como ya se mencionara precedentemente (punto B-1.a) párrafo “En el ejercicio 2002” c) ), por prepararse los estados financieros sobre información PNUD y no sobre registros del Proyecto. f) Encuesta Nacional de Nutrición y Salud 1) La Secretaria de Programas Sanitarios del Ministerio de Salud, envía una nota, sin fecha del mes de abril de 2002, al representante residente del PNUD en relación al estado de situación del Convenio de Costo Compartido “Proyecto ARG 01/016-Apoyo y Fortalecimiento al PROMIN para el desarrollo de la Encuesta Nacional de Nutrición y Salud” informando que el mismo no tuvo hasta la fecha principio de ejecución y que dado al estado de emergencia sanitaria hacia altamente improbable que ello ocurra; por lo tanto solicitaba su cancelación ya que a la fecha no se habían realizado transferencia alguna de fondos. Con fecha 31/07/02 se suscribe la Revisión Final “C” de su cancelación. Sin perjuicio de lo expuesto, el 31/07/02 se suscribe la Revisión “J” del Documento de Proyecto 97/046 que introduce, entre otras modificaciones, una nueva línea de gasto 17.16 para “...contratación de consultores especializados 27 para la definición de un marco conceptual y metodológico de una posible realización de la Encuesta Nacional de Nutrición y Salud (ENNyS) por USD 65.215.Resultado 1.8...”. 2) De los procedimientos aplicados a los 9 consultores contratados para ésta actividad, surgen los siguientes comentarios: 1. Documentación faltante: No se tuvo a la vista legajo de un consultor (Pablo Durán) al cual se le abonó la suma de $ 14.415,- (USD 6.383,79). 2. Contratos a) La totalidad de los contratos citan que fueron celebrados entre el proyecto PNUD ARG/01/016 y el consultor. No se tuvo a la vista enmiendas a los mismos que corrigen el cambio de proyecto (ARG/97/046). b) Los períodos de los contratos son: - en un caso de enero a diciembre de 2002; - en cinco casos de enero a mayo de 2002; y - en los tres restantes de enero a febrero de 2002. La revisión “j” del Documento de Proyecto ARG 97/046, tal como lo cita en 1) precedente, fue suscripto el 31/07/02. 3. Pagos a) El total de los pagos, que asciende a la suma de $ 126.878,50 (USD 57.802,48) fueron abonados con recursos del proyecto PNUD ARG/97/046. b) Las facturas presentadas por los consultores presentan las siguientes particularidades: - No identifican el proyecto por la suma de $ 13.000 (USD 6.113,09); - A nombre del proyecto ARG/97/046 la suma de $ 7.274,50 (USD 3.554,47); - De un consultor no se tuvo los recibos a la vista, tal como se señalara 28 en nuestro punto B-3-e)1. precedente; y - El resto factura al Proyecto ARG/01/016 por la suma de $ 92.189,(USD 41.751,13). 4. Rendiciones al PNUD Al PNUD se justificó el total pagado a los consultores en las líneas presupuestarias que seguidamente se detallan: Línea Concepto 17.05 Gcia. Operaciones 2.440,00 707,65 17.07 Gcia. Adm. y Finanzas 4.880,00 1.361,34 17.15 Evaluación de Impacto 118.338,50 55.395,54 17.16 Consultores ENNyS UCP 1.220,00 337,95 126.878,50 57.802,48 TOTAL Importe $ Importe USD La información, tal como se expone en el cuadro precedente, se expone erróneamente en las sublíneas presupuestarias de acuerdo al carácter de la contratación. Asimismo, a excepción del contrato de $ 14.415 (USD 6.383,79) que no se tuvo a la vista, tal como se manifiesta en el punto B- 3f) 2) 1. precedente, téngase en cuenta lo señalado en 3) f) 2) 2. respecto a que los contratos fueron celebrados bajo otro Proyecto (ARG 01/016). 5. Registración contable: Según la registración contable los gastos citados en 4. anterior fueron imputados por la UCP a los centros de costos que seguidamente se exponen: Línea Concepto Importe $ 17.02 Coordinador Ejecutivo 25.320,00 17.03 Directores 41.017,50 17.04 Asesor Técnico 17.15 Evaluación de Impacto 14.415,00 17.16 Consultores ENNyS UCP 42.466,00 29 3.660,00 126.878,50 TOTAL Debieron imputarse en su totalidad a la línea 17.16. 6. Informes: Las actividades detalladas en uno de los informes tenido a la vista, de un consultor, no permiten identificar si el mismo desarrolló tareas relacionadas con la Encuesta Nacional de Nutrición y Salud, toda vez que informa, entre otras, las siguientes actividades: -Asistir técnica y administrativamente al Área de Compras y Contrataciones; -Archivo de documentación, armado y foliado de expedientes; -Registro de seguimiento de inversiones; -Registro y actualización del registro de proveedores; -Tipeo de notas, etc. Comentarios de la UCP: a) Legajos 1. Efectivamente, tal como consta en el legajo personal de dicho consultor, al momento de formalizarse la contratación, el mismo no era Profesional Universitario recibido, con título habilitante. Tal circunstancia fue notificada en la elevación a Cancillería; habiéndose considerado a efectos de su designación, su destacada formación técnica y su probada experiencia en las funciones para las cuales fuera contratado. 2. Con la salvedad del primer caso, considerado en el párrafo anterior; en los restantes casos, se omitió consignar el “visto Original” en la fotocopia del título, el cual fuera exhibido en oportunidad la su presentación.3. Se toma conocimiento de la observación formulada. b) Contratos 30 La dilación temporal existente entre el inicio de actividades, y la “No Objeción” del BIRF, obedeció a los motivos expuestos por esa Auditoría. Estaba en conocimiento de los citados consultores, que el cobro del período trabajado con antelación a la “No Objeción” del Banco, quedaba a su riesgo; habiendo sido aceptado tal condición. c) Informes Se toma conocimiento de la observación formulada. Se procederá a incrementar los controles a fin de evitar la reiteración de omisiones como las detectadas. d) Pagos Se toma conocimiento de la observación formulada. Se dará traslado a UFI-S a efectos de que se proceda a incrementar los controles con el objeto de evitar la reiteración de omisiones formales de carácter similar a las detectadas. e) Registros La omisión en la presentación de la conciliación requerida, se debió al cúmulo de tareas existentes, debiéndose merituar al momento de definir las labores a ejecutar, la significatividad de cada una de las observaciones con respecto a otras a cumplimentar en forma conjunta. f) Encuesta Nacional de Nutrición y Salud 1) Sin comentarios. 2) 1. Dicho consultor, se encontraba ya contratado para labores de consultoría del PROMIN, conservando dicho legajo con sus antecedentes; no efectuándose un nuevo legajo para su afectación en la Encuesta. 2. a) Los contratos aparentemente se hicieron por un año, y no se tuvo en cuenta la necesidad de regularizar la situación ante la baja del proyecto. Se toma nota de la observación a sus efectos. b) Se toma nota de la observación a sus efectos. 3. Como no se modificaron los contratos, tampoco se notifico a los consultores acerca de la necesidad de modificar los criterios de facturación. No se tienen constancias ciertas acerca de 31 los hechos, por cuanto los consultores afectados a tales tareas han dejado de pertenecer al Proyecto. Es factible que existan ajustes omitidos, por cuanto todos los ajustes que se concretaron fueron establecidos por un equipo de contadores externos, en razón de que los profesionales y el equipo interviniente en los procesos operativos y de registración, fueron desafectados del programa. 4. Las imputaciones que se efectuaron en los actos preparatorios y de inicio, se registraron provisoriamente en el otros sub-rubros de la línea 17; omitiéndose luego, la regularización de dichos registros. 5. Sin comentarios. 6. Se toma conocimiento de la observación formulada. Recomendaciones: Mantener legajos completos que contengan toda la documentación relacionada con la contratación de cada consultor (copia de título profesional, informes, etc.), teniendo en cuenta las normas PNUD que rigen en la materia. Solicitar las no objeciones a las contrataciones en tiempo y forma, a efectos de poder disponer de las mismas al momento de suscribir los respectivos contratos. Verificar que la documentación que respalda las erogaciones del proyecto contenga todos los datos necesarios a efectos de poder relacionarlos con el proyecto que nos ocupa. Profundizar los controles administrativos a efectos de que se imputen al proyecto erogaciones que se correspondan únicamente con el mismo. Profundizar los controles respecto al cumplimiento de los consultores de los informes que deben presentar, conforme los términos de referencia por ellos suscriptos. 4) SUBCONTRATO CON EMPRESAS CONSULTORAS Observaciones: Respecto a la contratación de una firma consultora, Buenos Aires System SRL por $ 89.782,-, para el desarrollo de un sistema y página Web para la Dirección de 32 Estadística e Información de Salud del Ministerio de Salud de la Nación (DEIS) en el marco del “Proyecto de Actualización Tecnológica de la Dirección de Estadística de Salud y Direcciones Provinciales” merece señalarse: a) Contrato: No se adjunta al contrato: Documentación que avale el cumplimiento del punto 6. del contrato (incompatibilidad del equipo consultor); y b) Informes: Se tuvo a la vista un informe integral que presenta las siguientes particularidades: 1. carece de fecha de emisión, solamente se verificó impreso en cada una de las hojas que integran el informe una fecha (de impresión) del 21/01/03; 2. no se adjunta nota con fecha de elevación, y sello de recepción de la UCP, que permita verificar el cumplimiento del plazo de presentación (20 días posteriores a la fecha de firma del contrato suscripto el 18/11/02); 3. no pudo verificarse si los criterios de éxito solicitados fueron cumplidos en el tiempo previsto (20 días); 4. No se tuvo a la vista evaluación y aprobación del informe mencionado precedentemente por parte del responsable de la Unidad de Informática del PROMIN conjuntamente con el Coordinador del Proyecto y la DEIS, tal como se estipula en los Términos de Referencia, punto 4; 5. Si bien, según el informe analizado, se cumplió con la realización de reuniones de coordinación entre responsables de la consultora y de la Unidad de Informática del PROMIN, las mismas no se encuentran firmadas por los asistentes, solamente se determinan los temas tratados durante éstas; 6. De acuerdo al punto 4, último párrafo, de los Términos de Referencia adjuntos al contrato “...en forma quincenal la consultora deberá entregar copias de un informe de avance al responsable de la Unidad Informática del PROMIN y al Coordinador del Proyecto..., el cual servirá para evaluar la marcha del trabajo y sus resultados...”. Esta documentación no fue tenida a la vista, no obstante 33 haber sido solicitada por Memorando Nº 18 del 25/09/03 y reiterado por Nota N° 148/03 DCEE-SI del 01/10/03. c) Pagos: 1. El punto 7. de los Términos de Referencia estipula que la modalidad de pago se “...realizará a partir de la finalización de cada etapa, liquidando a la consultora los montos demandados en insumos de recursos humanos y viáticos del perìodo, mediante la presentación de los comprobantes de viajes y viáticos...Toda liquidación deberá estar avalada por la aprobación de los elementos de control estipulados para cada etapa...”. No surge de la documentación adjunta al legajo el cumplimiento del mismo. 2. Por otra parte, el contrato en su punto 5 “Pagos a la consultora” se establece que “...el pago deberá efectuarse dentro de los 15 días siguientes a la recepción de la factura y de la documentación pertinente que se indica en los Términos de referencia, y certificados los trabajos a su satisfacción por parte del contratante...”. La factura de $ 17.659,60 fue recepcionada el 27/12/02 y la orden de pago se emitió el 30/12/02, pero como se señalara en el punto anterior precedente no surge de la documentación adjunta al legajo el cumplimiento de este punto del contrato. Comentarios de la UCP: a) Contrato No existe documentación que avale el punto 6. El consultor al aceptar las condiciones del pliego y posteriormente firmar el contrato, se esta comprometiendo a verificar que no existan consultores con incompatibilidades. En caso que el comitente compruebe la existencia de incompatibilidades se solicita el cambio del consultor. b) Informes 1. a 5. En la elevación de la factura para su pago figura el conforme al cumplimiento de la etapa correspondiente. 34 Con respecto a las actas de las reuniones de coordinación efectuadas entre los responsables de la consultara y la Unidad informática del PROMIN, habida cuenta el acuerdo existente en lo tratado entre las partes, lo cual se encuentra reflejado en las minutas, no se consideró necesario la firma por parte de los asistentes. 6. Dado que la modalidad implementada en esta etapa implicaba reuniones con distinta periodicidad, se remplazó de común acuerdo entre las partes por minutas de reunión, a las que se hace referencia en el punto precedente. c) Pagos 1. La documentación requerida figura en el expediente de pago obrante en poder de UFI-S. 2. Se toma conocimiento de la observación formulada a sus efectos. Recomendaciones: Mantener legajos completos que contengan toda la documentación relacionada con los antecedentes de las firmas consultoras contratadas y los informes elaborados por las mismas. Profundizar los controles administrativos a efectos de disponer de toda la documentación necesaria al momento de emitir las órdenes de pago correspondientes. 5) COMPRAS LOCALES Observaciones: a) Compulsa Nº178 UCP “Adquisición de equipamiento informático DEIS”, adjudicada a la empresa Martinez y Lutz por $ 55.324,-, merece las siguientes consideraciones: 1. Las “Condiciones del Llamado” no se encuentran firmadas por el oferente en todas sus fojas, conforme se estipula en el punto 2 “Documentos integrantes de la oferta” acápite c) de las citadas condiciones. 35 2. En la mayoría de las ofertas presentadas no consta la fecha de recepción por parte de la UCP, que permitan aseverar que las mismas fueron presentadas en término. 3. La Comisión de Estudio de Ofertas, en su informe emitido el 05/05/02, manifiesta que “...se limita a la tarea encomendada de análisis de las ofertas presentadas y propuesta de adjudicación, no asumiendo responsabilidad por actos y/o hechos, originados en el trámite con anterioridad (decisión de la compra) o posterioridad a la propuesta de adjudicación...”. b) Compulsa de precios Nª182 UCP “Adquisición de equipamiento de aire acondicionado Piso 11”, adjudicada a la firma Metalia SRL por $ 19.724,25: 1. La totalidad del expediente (compulsa) no se encuentra foliado. 2. La orden de compra N° 0000-00000025 del 17/10/02, correspondiente a esta adquisición no se encuentra firmada por el proveedor. 3. El Acta de Recepción, no se encuentra conformada por un responsable autorizado ni por el proveedor, tampoco se tuvo a la vista el remito correspondiente que avale la entrega del equipamiento. c) Ampliación servidores por la suma de $ 7.512: se solicita con el objeto de ser colocados a los usuarios de la Dirección de Estadísticas de Salud en el marco del proyecto de fortalecimiento de dicha Dirección. La UCP no solicita los tres presupuestos correspondientes por encontrarse los servidores en garantía con la empresa citada en el punto a) precedente. El presupuesto presentado carece de recepción por parte de la UCP y firma del proveedor (Martinez y Lutz). d) Compra de Notebook por la suma de $ 6.660,63: se observa que la necesidad de esta adquisición se fundamenta en el reemplazo de una existente cuyo costo de reparación y/o actualización resulta mayor a una nueva. No se adjunta documentación que avale la justificación mencionada por la UCP y que permita compararla con los presupuestos solicitados para la nueva adquisición. Por otra parte, el 50% de las ofertas recibidas por UCP para esa compra fueron realizadas vía fax. 36 e) Licitación Internacional Limitada (LIL) Nª003/02 “Adquisición de Medicamentos e Insumos” por la suma de USD 1.426.844,10, tuvo origen en el marco del Plan Nacional de Emergencia Sanitaria, fue iniciada como Concurso de Precios N°175 y con fecha 09/07/02 se recibe no objeción del BIRF recomendando modificar el nombre del proceso a LIL, hecho que se produjo con posterioridad. Respecto al expediente cabe formular las siguientes observaciones: 1. El Pliego de bases y condiciones como así también las especificaciones técnicas no se encontraban firmadas por responsable de área correspondiente. 2. En algunos casos (30%) no se tuvo a la vista el “Certificado Libre de Sanciones”, requerido en el pliego de bases y condiciones, en otros, se adjunta al expediente, la constancia de iniciación del trámite para su obtención. Transcurrido el plazo obligatorio para su presentación, éste requisito no fue cumplido. 3. En otros casos (30%) no se tuvo a la vista el “Certificado de Cumplimiento de Buenas Prácticas de Manufactura y/o Control” según recomendaciones de la Organización Mundial de la Salud (OMS). 4. El Anexo 1-Examen de las Ofertas- del “Informe de Evaluación de ofertas y recomendaciones para la adjudicación del contrato” menciona la documentación presentada por los oferentes, de la cual surgen diferencias con lo tenido a la vista: a) En un caso (Klonal) formulario de oferta; b) En un caso (Veinfar) revisión de poder del firmante; y c) En dos casos (Pharmos y Richet) constancia de inscripción en la AFIP. 5. La Sección II “Datos de la Licitación”, Punto F –Poscalificación y adjudicación del contrato- (IAL 39.2) perteneciente al Pliego de bases y condiciones establece que el plazo límite para la firma de contratos es de 7 días. De acuerdo a la documentación de respaldo analizada la firma de los correspondientes contratos con las empresas adjudicadas superan el plazo establecido. 37 6. Las “Condiciones especiales del contrato”, en su cláusula 8.1, establecen que “… el monto de la garantía de cumplimiento será de 10% del monto de contrato…”. Del análisis realizado surge que los contratos fueron celebrados en dólares y las garantías se constituyeron en pesos, verificándose que por las variaciones en el tipo de cambio ése porcentaje no se mantiene. 7. Por otra parte, la Sección IV “Condiciones Generales del Contrato” - Cláusula 8.3 Garantía de cumplimiento – manifiesta que “…las mismas se presentarán en las siguientes modalidades: a) Garantía bancaria o carta de crédito irrevocable emitida por un banco de prestigio…, b) Un cheque de caja o un cheque certificado…”. De los procedimientos aplicados surge que: UCP recibió las siguientes garantías de cumplimiento de contrato: Proveedor Instituto Biológico Argentino FABRA SRL BAGO FADA PHARMA RICHET Lotes 1 2 3 12 5 6 7 8 11 Monto Contrato USD 169.747,06 30.711,44 200.458,50 44.452,80 31.801,82 76.254,62 51.000,00 6.120,36 14.283,36 20.403,72 143.752,56 263.315,40 407.067,96 ROEMMERS 9 368.712,00 KLONAL 10 13 14 15 84.480,00 8.467,20 5.644,80 204.355,30 218.467,30 1.426.844,10 PHARMOSA TOTALES 38 Total Gtía. Banc. Cheque Garantía en O Créito $ Certificado $ Irrev. $ 55.753,58 14.206,40 69.959,98 0,00 27.146,64 27.146,64 USD 5.100,00 0,00 7.457,89 7.457,89 150.000,00 0,00 150.000,00 112.000,00 112.000,00 0,00 30.243,84 30.243,84 58.529,00 264.282,58 usd 5.100,- 19.245,60 210.300,37 77.774,60 474.582,95 USD 5.100,- USD 5.100,00 La UCP no tiene implementado un registro documental que de prueba de su existencia y responsables de su resguardo; como así tampoco que refleje los controles efectuados respecto a la vigencia de las mismas. Al respecto, se verificó entrega de medicamentos en fecha posterior al vencimiento de las garantías: Lote Descripción 1 Oxitocina 2 Sulfato Proveedor Fecha Ultima Fecha Vcto. Gtía Entrega Cump. Contrato I. B. A. 14-03-03 26-01-03 de I. B. A. 14-03-03 26-01-03 19-05-03 25-02-03 Hexoprenalina 15 Aerocamaras PHARMOS 8. Así también, el Manual de contrataciones establece en su Capítulo I “Contratación de obras, bienes y servicios” punto 29 “…se deberá observar que la garantía de cumplimiento del contrato, en el caso de que un oferente, sea adjudicatario de más de un lote, debe suscribirse por cada contrato o lote (Garantía individual y no grupal)…”. De los procedimientos aplicados se verificó que en cinco casos (Fada Fharma, Richet S.A., Fabra S.R.L., Instituto Biológico Argentino y Pharmos) las empresas adjudicadas no cumplen con lo establecido precedentemente, toda vez que las garantías presentadas son grupales y no por cada lote adjudicado. Subexpediente LIL 003 UCP – Lote 08: corresponde a adquisición de medicamentos a Laboratorios Richet S.A. por 3.444 unidades de Surfactante Pulmonar Exógeno Natural de origen Bovino, Certificado N° 94.004 por un total de USD 143.752,56. Sobre el particular merece destacarse: 1. El Manual de contrataciones Capítulo I – punto 17- establece que “…los subexpedientes deberán ser foliados desde el N°1 en forma correlativa y 39 cronológica…”. La documentación de respaldo analizada no cumple con este requisito. 2. Respecto a la recepción de los medicamentos, conforme se indica en el Manual de contrataciones, se emite dos documentos; i) “remito de recepción provisoria” emitido por la UCP/UEP e ii) remito del Proveedor. a) No se tuvo a la vista en un caso el “remito de recepción provisoria” (Santa Fe 203 unidades). b) En cuatro casos el remito del Proveedor (Rawson 32 unidades, Paraná 95 unidades, Salta 157 unidades, Santiago del Estero 116 unidades). c) En dieciocho casos los “remitos de recepción provisoria” no se encontraban firmados por el Proveedor. d) En ocho casos los remitos del Proveedor no se encontraban conformados por autoridad competente provincial; e) Así también, el remito del Proveedor, en seis casos, era fotocopia y en otros dos fueron recepcionados por fax. 3. Según las Condiciones Especiales del Contrato (cláusula 11 “Entrega y documentos” (ítems iii) copia del certificado de ayuno en que el comprador resulta beneficiarse, v) certificado de garantía del proveedor /fabricante por los artículos suministrados, vi) certificado de origen de los artículos suministrados emitados por el proveedor y vii) original del certificado de inspección proporcionado al proveedor por la entidad inspectora designada-) no se tuvo a la vista la documentación necesaria para la efectivización del pago realizado.. Comentarios de la UCP: a) Compulsa Nº178 UCP “Adquisición de equipamiento informático DEIS”, 1. Si bien no se presenta el pliego firmado, el formulario de oferta presentado y firmado por el oferente indica que los documentos de la invitación han sido examinados y de conformidad. Se toma nota. 40 2. Dado que la apertura de los sobres es un acto público con fecha y hora precisa, no hay posibilidad de recepcionar ofertas fuera de término.3. Es una fórmula utilizada en todos los últimos informes de comisión, y se coloca con el fin de excluir a la comisión designada de toda responsabilidad que no se vincule con la función que le fuere encomendada. b) Compulsa de precios Nª182 UCP “Adquisición de equipamiento de aire acondicionado Piso 11”, 1. Se toma nota a sus efectos. 2. Se toma nota a sus efectos. 3. Se toma nota a sus efectos. c) Ampliación servidores La recepción del presupuesto fue efectuada por correo electrónico. d) Compra de Notebook La consulta efectuada sobre la reparación y actualización, recibió una respuesta verbal destacando la inconveniencia de tal procedimiento con relación a la adquisición de un equipo nuevo, por carecerse de repuestos para los mismos, no cotizándose en consecuencia la reparación solicitada. Además del mayor costo, se tuvo en cuenta la obsolescencia tecnológica de dicho equipamiento, no cubierto ya por garantía alguna. e) Licitación Internacional Limitada (LIL) Nª003/02 “Adquisición de Medicamentos e Insumos” 1. Las aspectos Técnicos se encuentran firmadas en fojas 128 a 130 por el gerente del área técnica. Las restantes condiciones, si bien no están firmadas en todas sus fojas, se firman en la carátula que figura en fojas 142. 2. El certificado requerido era sumamente dificultoso para su obtención, la emergencia exigía celeridad en el trámite de la compra, razón por la cual no se requirió. Dicho requisito fue eliminado de los pliegos siguientes, ya que además carecía de uso práctico. En muchas oportunidades las sanciones eran 41 referidas a aspectos de carácter meramente formales o de escasa significatividad. 3. Se toma conocimiento de la observación formulada, a sus efectos. 4. a) Si bien no se ha presentado el formulario completo, en la primer página de la oferta se considera cumplido con la firma de dicho formulario, el cual forma parte del pliego a fojas 2064. En el se aceptan todas las condiciones, y la cotización figura en la planilla de fojas 1870 donde se encuentra la cotización de cada lote. b) El firmante de la oferta es el Presidente de la Sociedad. Dicho carácter consta en el Estatuto societario, el que se encuentra presentado conjuntamente con la oferta. c) La presentación de la inscripción de la AFIP no es requisito del pliego. Se trata de una licitación internacional, y no tiene esa exigencia contemplada. Esta documentación la acompaña el proveedor contratado al presentar la factura. 5. Cuando se realizó el pliego siguiendo directivas de celeridad por ser la primer compra de emergencia se redujo el plazo límite para la firma de 28 días a 7 días, en la expectativa de poder concretar las compras en plazos menores. La practica indicó que el nuevo plazo determinado era insuficiente, dado que como requisito previo a la firma del contrato, el proveedor debía constituir una garantía, cuyo plazo de tramitación impedía concretar la misma en el nuevo plazo otorgado, más aún si se presentaban feriados, y considerando además que tratándose de días corridos, dos de ellos eran feriados, con lo cual el plazo efectivo se reducía a cinco días, en el mejor de los casos. 6. Lo que establece el pliego es un 10% del monto del contrato. También se indica en las condiciones generales, que la moneda de la garantía puede ser cualquiera de libre convertibilidad, por lo cual la garantía presentada, expresada en pesos satisface el requisito del pedido. Otra cuestión es la desvalorización o valorización del peso argentino en el transcurso del contrato. 42 Si bien para este contrato no se efectuó una revisión del mantenimiento del 10% en los distintos momentos, la diferencia no fue significativa con relación al monto del contrato, por lo cual no se solicitó una ampliación de la garantía respectiva. Las normas nacionales no permitían considerar cláusulas de ajuste. 7. La cláusula 8.41 del Pliego establece que las garantías serán devueltas 30 días después de que se hayan completado todas las obligaciones del contrato. En consecuencia, la validez de las mismas se extiende hasta la recepción definitiva. 8. Del comentario formulado se toma debida nota a sus efectos. Subexpediente LIL 003 UCP – Lote 08 1. A la fecha de la presentación del informe de AGN, dicha omisión fue regularizada. 2. a) y b) En los dos casos precedentemente citados fue utilizado el remito del proveedor, conformado por la Provincia. Los mismos se encuentran con la documentación de pago obrante en UFI-S. c) En los casos citados el transportista se retiró sin firmar nuestro “Remito de Recepción Provisoria”, dejando el Remito del Proveedor. d) y e) En los casos indicados en “d)”, y “e)”, se verifica lo siguiente: el mecanismo de doble remito, uno emitido por la empresa proveedora, y el otro por la UEP, al momento de la recepción, generaban un marco de doble control; que satisfacían el cumplimiento de un mismo acto de entrega. En consecuencia, resultaba redundante la conformación de ambos instrumentos; toda vez que sólo con uno de ellos quedaba jurídicamente afianzada la entrega. 3. De la observación formulada se toma debida nota a sus efectos. 43 Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos a efectos de que la documentación que avala los antecedentes de contratación sea completa y sustente adecuadamente el proceso. Verificar que las órdenes de compra estén debidamente suscriptas por el proveedor a efectos de evitar que éste último desconozca los compromisos asumidos y cumpla en tiempo y forma. Profundizar los controles respecto a las entregas de los productos adquiridos con fondos del Proyecto. 6. LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observaciones 1) Del Libro Mayor de Bienes y Equipos puesto a nuestra disposición, cabe los siguientes comentarios. a) No se encuentra acumulado, sólo detalla las adquisiciones del año; b) No indica algunas situaciones (baja del bien por obsolescencia) que se verificaron de la inspección ocular; existen notebooks obsoletas, que fueron dadas de baja. c) No se encuentra totalizado y conciliado con los registros del Proyecto. 2) No se obtuvo evidencia de los controles realizados durante el año por la UCP sobre los bienes a su cargo (recuentos periódicos). 3) Al momento de nuestra inspección ocular se verificó que la notebook adquirida en el ejercicio 2002 no se encontraba en la UCP, no contándose con un “Registro de Entradas y Salidas” (o documentación similar) que documente dicho acto a fin de conocer en cada momento la ubicación de los equipos, destino, responsables y autorizaciones. 44 Comentarios de la UCP: 1) a) en enero del año 2003 ante el traspaso de funciones a UFIS, se elevaron todos los originales del libro Mayor de Bienes y Equipos. Adjuntos a éste fue elevada la siguiente documentación: - Conciliación del Inventario físico con la contabilidad (acumulado) - Detalle del Inventario Físico. - Mayores contables - Acta de transferencia de bienes. b) Se toma nota de la observación, y se adoptarán las medidas para subsanar la misma en el futuro. c) El original del libro Mayor, totalizado y conciliado se encuentra en UFI-S, disponible para su consulta. 2) Sin comentarios. 3) Sin comentarios. Recomendaciones: Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en su composición e implementar procedimientos de control (recuentos físicos periódicos) para validar la información. Por otra parte, implementar un Registro de entrada/salida de aquellos equipos utilizados temporalmente fuera de la UCP, de manera de conocer en todo momento su ubicación, fecha de entrada y/o salida, responsable usuario y autoridad superior que autoriza el mismo. 45 7) VARIOS Observaciones: 1) En un caso (Carlos Fernández) no se tuvo a la vista legajo del consultor, no obstante haber sido solicitado por Memorando Nº18 del 25/09/03 y reiterado por Nota N° 148/03-DCEE-SI de fecha 01/10/03. Durante el período 01/01/02 al 31/12/02 se efectuaron pagos de honorarios mensuales mediante la modalidad de Acuerdos de Obra que totalizan la suma de $ 13.000,-. 2) Se presupuestaron servicios de cadetería para el traslado de documentación (del piso 7 al 11 del Ministerio de Salud de la Nación), no se establece unidad de medida de la prestación (horas, días, cantidad de bultos a trasladar, etc.). Por el servicio prestado se efectuó en el período enero-marzo por un total de $ 4.514,40, verificándose que: a) Se contabilizó en la cuenta contable “Servicios de cadetería y remis” la suma de $ 1.504,80 y $ 3.009,60 en la cuenta contable “Reparación y mantenimiento de oficinas”. Si bien esta registración no genera ajustes a las líneas presupuestarias PNUD, si afecta los registros del proyecto, debiéndose proceder al ajuste respectivo. b) Por el traslado y mudanza mencionados, fueron facturadas en un mes 198 horas de trabajo (a $7,60 por hora hace un total de $1.504,80) lo que equivaldría aproximadamente a 22 días hábiles con una jornada de 9 horas diarias de trabajo. Esta situación resulta destacable en virtud de que el servicio fue adjudicado a la misma persona que realiza la cadetería del proyecto, teniéndose a la vista facturas por los meses de enero a marzo tanto por los servicios de cadetería regulares como por los relacionados con la mudanza. 3) Por otra parte el 15/10/01 se solicita pedido de cotización de servicios de cadetería para el proyecto 97/046, no justificando la necesidad de un servicio adicional, que se adjudicó a “Moto’s Bazán”, el proyecto cuenta con ese servicio (Motos Daniel). 46 4) Para controlar la prestación del (Moto´s Bazán) se confeccionó un formulario (hoja de ruta) en la cual debía especificarse fecha, orígen y destino del viaje, motivo, firma y aclaración del solicitante del servicio. En la mayoría de los casos (54%) no existe la firma y aclaración del solicitante, requisito necesario para avalar el viaje y poder así emitir la factura correspondiente al pago. 5) Para la contratación de servicios relacionados con correo, agua, fotocopias, librería etc., si bien se efectúan con la solicitud de tres presupuestos, no se aplica el sistema de rotación de proveedores conforme lo establecido en el punto 12 c) Recursos Físicos - del Manual de Gestión de Proyectos Ejecutados por el Gobierno del PNUD. Asimismo, a partir de la entrada en vigencia del Manual de Contrataciones (julio de 2002), se establece un período taxativo de 6 meses para la rotación de los mismos. Comentarios de la UCP: 1) Conforme lo verificado en este caso, como en otros análogos, el legajo del consultor se encontraba adjunto, en copia, a todas las facturas de pago. 2) Se toma conocimiento de la observación formulada. 3) Se toma conocimiento de la observación formulada. 4) Se toma conocimiento de la observación formulada. 5) Se toma conocimiento de la observación formulada. Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información. Dar cumplimiento a la normativa vigente respecto a las erogaciones canalizadas bajo este rubro. 2) BANCOS: Observación: Al 31/12/02 se habían liberado pagos por $ 37.912,32 a través de las cuentas bancarias correspondientes a las provincias de Formosa, Misiones, Santa Fe y Río 47 Negro sin respaldo de disponibilidad de fondos, conforme se detalla seguidamente, resultando en consecuencia el saldo bancario contable acreedor. Provincia N° de cuenta en Banco Nación Importe $ Formosa 26200036/07 cuenta especial (4.165,34) Misiones 20230/3 cuenta especial (Posadas) (5.098,73) Santa Fe Cuenta especial (1.520,02) Río Negro 54612161/56 Cta. Cte. (Viedma) TOTAL (27.128,23) (37.912,32) Comentarios de la UCP: Sin comentarios. Recomendaciones: Se recomienda evitar realizar libramientos de pagos sin disponer de los fondos necesarios para cubrir dichas erogaciones, toda vez que, sobregirar las cuentas del Proyecto constituye un acto expresamente prohibido, significando esto perjuicios económicos que podrían derivar en sanciones de tipo penal, constituyendo dicho procedimiento una falla grave de control interno 3) ESTADO DE INVERSIONES EN DOLARES Observaciones: El Estado de Inversiones en moneda extranjera (requerido por Notas N° 178/03 DCEE-SI y 203/03 DCEE-SI del 28/10/03 y 19/11/03 respectivamente y elevado a esta auditoría el 30/12/03). Fueron preparados tal como se expone en Nota al pie del citado en I- f), “…el monto ejecutado durante el ejercicio se lo convirtió en dólares a la paridad 1 USD = $ 3,015 (Promedio ponderado de los tipos de cambio PNUD vigentes entre el 01/01/02 al 31/12/03) que representa razonablemente el tipo de cambio promedio al que se ha visto afectada la ejecución” no cumpliéndose con lo normado con el Banco en la materia (los gastos del proyecto se deben convertir al tipo de cambio de retiro de la Cuenta Especial), procedimientos que sí se verificó su aplicación para la preparación de los SOE´s. 48 Comentarios de la UCP: Sin comentarios (ver nota al pie del Estado citado en I- f) del Informe de Auditoría sobre los estados financieros adjunto al presente). Recomendaciones: Cumplir con las normas del Banco que rigen en la materia y tanto para la conversión de las erogaciones en moneda extranjera como así también respecto a la presentación en tiempo y forma para su análisis. 4) JUSTIFICACIÓN DE GASTOS AL BIRF Observaciones: Se observaron significativos atrasos en la preparación de la información remitida al BIRF a través de la solicitudes de retiro de fondo, así por ejemplo, no se justificó al BIRF ningún gasto del ejercicio 2002 correspondiente a los siguientes subproyectos: ARG 98/002 (Hulinghan), ARG 98/006 (San Rafael), ARG 98/013 (Mendoza), ARG 98/016 (Escobar), ARG 98/019 (Mar del Plata), ARG 98/024 (Berazategui), ARG 98/025 (Corrientes), ARG 98/028 (Pilar), ARG 98/029 (Esteban Echeverría), ARG 98/034 (Quilmes), ARG 98/038 (Oeste) y ARG 98/041 (Formosa). Comentarios de la UCP: Sin comentarios. Recomendaciones: Cumplir con las normas del Banco que rigen en la materia. 5) LICITACION INTERNACIONAL LIMITADA (LIL) N° 001/02 “Adquisición de Leche Fortificada” por la suma de USD 7.204.684,35 ($ 25.508.619,44): Observaciones: La misma tuvo su origen en el marco del Plan Nacional de Emergencia Sanitaria, fue iniciada como Concurso de Precios N° 174 UCP, y con fecha 25/06/02 se recibe no objeción del BIRF recomendando modificar el nombre del proceso a LIL , hecho que se produjo con posterioridad.. 49 Respecto al Expediente se detectaron las siguientes observaciones: 1- No consta en el expediente: a) Documentación del Centro de la Industria Lechera (CIL) donde mencione a las empresas que desarrollan el producto (posibles proveedores), en virtud de la consulta efectuada por la UCP, según consta a fojas Nº 121. b) Documentación que respalde la publicación del llamado a licitación (Anuncio General de Adquisiciones –AGA-) en el Development Business. c) Solicitud de “no objeción” al Banco a la lista de proveedores a convocar. d) Acta de Apertura de ofertas y documentación que avale su elevación al Banco. 2- El Pliego de Bases y Condiciones, como así también las especificaciones técnicas, no se encontraban firmadas por un responsable del área interviniente. 3- Las “Condiciones especiales del contrato” en su cláusula 8.1, establece que “...el monto de la garantía de cumplimiento será del 10% del monto de contrato...”. Del análisis realizado surge que los contratos fueron celebrados en dólares y las garantías se constituyeron en pesos, verificándose que por las variaciones en el tipo de cambio ése porcentaje no se mantiene. 4- La Sección IV “Condiciones Generales del Contrato”- Cláusula 8.3 Garantía de cumplimiento – manifiesta que “...las mismas se presentarán en las siguientes modalidades: a) garantía bancaria o carta de crédito irrevocable emitida por un banco de prestigio..., b) un cheque de caja o un cheque certificado...”. Al respecto, la UCP recibió las siguientes garantías de cumplimiento de contrato: Proveedor Lote Monto contrato USD Gtia Bancaría $ Banco Sancor 1 1.544.254,20 560.950,34Bco de Santa Fe Mastellone Hnos. 2 1.623.511,89 1.739.027,00Bco Comafi 5 3.220.576,98 La Sibila S. A. 3 429.016,77 300.000,00Bco de Santa Fe 4 387.324,51 Totales 7.204.684,35 2.599.977,34 a) La UCP no deja evidencia en los estados financieros, ya sea a través de cuentas de orden o notas a los estados, las garantías bancarias o cartas de crédito 50 irrevocables recibidas que ascendieron a $ 2.599.977,34, según se detalla precedentemente; b) La UCP no tiene implementado un registro documental que de prueba de su existencia y responsables de su resguardo; como así tampoco que refleje los controles efectuados respecto a la vigencia de las mismas; c) Así también, el Manual de Contrataciones establece en su capítulo I “Contratación de obras, bienes y servicios” punto 29 “...se deberá observar que la garantía de cumplimiento del contrato, en el caso de que un oferente, sea adjudicatario de más de un lote, debe suscribirse por cada contrato o lote (garantía individual y no grupal)...”. De los procedimientos aplicados se verificó que en dos casos (Mastellone Hnos. y La Sibila S.A.) las empresas adjudicadas no cumplen con lo establecido precedentemente, toda vez que las garantías presentadas son grupales y no por cada lote adjudicado. 5- No constan en los subexpedientes: a) los siguientes remitos de recepción provisoria (emitidos por el Proyecto): Subexpediente Provincia Kgs. Lote 1-NOA Tucumán 65.450 Lote 4- Patagonia Santa Cruz Lote 5- Centro Capital 31.950 Lote5- Centro Bs.As.-Sección I 22.000 Lote5- Centro Bs.As.-Sección II 9.500 Lote5- Centro Bs.As.-Sección IX 11.000 Lote5- Centro Bs.As.-Sección XI 48.100 48 b) el remito de recepción definitiva (emitido por el Proyecto) de la primera entrega por 23.260 Kg., correspondiente a la provincia de Chubut, del Lote 4-Patagonia. c) los siguientes remitos de los proveedores: 51 Subexpedientes Provincia Kgs. Lote 4-Patagonia La Pampa 8.782 Lote 4- Patagonia Santa Cruz 4.751 Lote 4- Patagonia Chubut 23.259 6- Subexpediente LIL 001/02 UCP Lote 2 NEA En algunos “remitos de recepción provisoria” no consta la fecha de recepción de los productos –suministros- (provincias de Corrientes, Formosa y Misiones). Así también, en la Provincia de Misiones, en dos casos, los “remitos de recepción definitiva” carecen de fecha de emisión de la UEP. 7- Subexpediente LIL 001/02 UCP Lote 3 CUYO Del análisis efectuado sobre la documentación de entrega de los suministros se observa en la provincia de San Juan que : a) Existe discrepancia entre las cantidades remitidas por el proveedor (19.532 Kg.), según su remito, y las recepcionadas por la UEP (20.000 Kgs.) según su remito de recepción provisoria. b) Así también, el remito de recepción provisoria es de fecha anterior a la del remito del proveedor. c) El remito n° 99 del proveedor no posee fecha de emisión; d) La mayoría de los remitos de recepción (provisoria y/o definitiva) preparados por el responsable de maternidad e infancia de la Provincia (San Juan) se encuentran enmendados (cantidades recibidas) sin salvar. 8- Subexpediente LIL 001/02 UCP Lote 4 PATAGONIA En las provincias de Río Negro y La Pampa algunos remitos de los proveedores carecen de fecha de emisión. En el caso particular de Río Negro: en un caso, la fecha del “remito de recepción provisoria” (22/10/02) es anterior a la del proveedor (28/10/02). En la Provincia de La Pampa: En un caso (de tres) el “remito de recepción provisoria” no se encuentra numerado a efectos de verificar su correlatividad. 52 9- Subexpediente LIL 001/02 UCP Lote 5 CENTRO Respecto a este lote, también se observa que en Capital y en algunas provincias (Buenos Aires, Córdoba y Santa Fe) existen algunos remitos de recepción provisoria sin la correspondiente fecha en que son recepcionados los suministros por las UEPs. Comentarios de la UCP: Sin comentarios. Recomendación: Mantener legajos completos que contengan toda la información relacionada con los antecedentes de las licitaciones efectuadas por el Proyecto, que hacen a la transparencia del acto. Mantener registros analíticos de las garantías recibidas y en custodia que posee el Proyecto a efectos de verificar las vigencias de las mismas. Profundizar los controles y documentar adecuadamente, manteniendo archivos completos de la información respaldatoria correspondiente a la entrega y recepción de los productos adquiridos con fondos del Proyecto. 2- UEP JUJUY 1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observación: a) Los comprobantes una vez abonados no son cancelados (por ejemplo con un sello de “Pagado”) a efectos de que no sean pagados más de una vez; b) En la mayoría de los casos la documentación adjunta en los expedientes de contratación (licitaciones, compulsas) no respetan un orden cronológico; se encuentran parcial o totalmente sin foliar. Comentarios de la UEP: a) En ningún momento recibimos instrucciones de la UCP de confeccionar un sello de pagado, en cambio si se ha recibido, disposiciones acerca de adjuntar recibos en los 53 casos que los proveedores los posean y en caso de no contar con los mismos se les solicita firmen la conformidad de la recepción del cheque indicando el Nº y la fecha. Se destaca que es imposible pagar dos veces la misma factura dado que para emitir un cheque el sistema primero requiere la confección de la orden de compra en la cual se registra el número de factura y luego la orden de pago que para confeccionarla, el mismo sistema, indica cuales son las órdenes de compras pendientes de pago. Lo cual confirma que es imposible pagar dos veces la misma factura. b) La falta de orden cronológico y de foliatura total o parcial surge como consecuencia del traslado del expte. al Ministerio de Salud para la confección de las respectivas Resoluciones Ministeriales, luego el pase a Fiscalía de Estado, para su elevación al Tribunal de Cuentas donde emite la Toma de Razón de dicho Expediente, durante estas etapas que demoran un tiempo considerable, desde el momento de la adjudicación hasta el momento de pago se necesita documentación original incluida en ese Expte. Esto nos lleva a ir reemplazando originales por fotocopias (por ej: devolución de garantías de ofertas) y agregando notas, fax y E-Mail recibos de los proveedores. . Recomendación: Dejar evidencia en las facturas abonadas por el proyecto que las mismas han sido canceladas a efectos de evitar que sean pagadas más de una vez. Por otra parte, mantener legajos completos y ordenados, debidamente foliados, que contengan toda la información relacionada con los antecedentes de las adquisiciones efectuadas por el Proyecto. 2) EQUIPAMIENTO INFORMATICO - C.P. 300 J Observaciones: Se observa en el expediente que el informe de la comisión de preadjudicación es de fecha posterior (09/11/01) a la nota de elevación de los resultados de dicha comisión a la UCP (08/11/01). 54 Comentarios de la UEP: No observaron que existe un primer informe de la Comisión de Preadjudicación con fecha 16 de octubre el cual es observado por la UCP mediante Fax de fecha 05/11/01 donde nos solicitan la desestimación de la oferta para los Lotes Nº 1 y 2 dado que el plazo de validez de la oferta propuesto por la empresa Nova Informática SA es inferior en el exigido en el Pliego. Entonces el 9 de noviembre se envía la nueva propuesta de adjudicación. Recomendación: Mantener archivos completos y ordenados que contengan toda la documentación que avala los antecedentes de adquisiciones del proyecto, a efectos de un seguimiento ágil de los mismos. 3) GASTOS EN PERSONAL – CONSULTORES Observaciones: a) Legajos: los legajos de los consultores carecen de la siguiente documentación: 1- Antecedentes de contratación y evaluación llevados a cabo por la UEP para las contrataciones de consultores formalizadas; 2- En algunos casos, los términos de referencia que permitan conocer las tareas a realizar por el consultor; 3- Solicitud de contratación; 4- Curriculum Vitae (CV), en algunos casos, y en otros los CV tenidos a la vista no poseían fecha de emisión, fecha de recepción de la UEP como así tampoco se encontraban suscriptos por el profesional; 5- Copia certificada del título profesional que acredite profesión y año de graduación. 6- Comprobante de Inscripción en la AFIP; 7- En algunos casos, la Declaración Jurada de incompatibilidades ; 8- Nota de designación del Consultor; 55 9- En un caso (Nilda Bustamante), no objeción de la UCP para la contratación del primer trimestre de 2002 y para el segundo trimestre se observa enmendada pero no salvada por autoridad competente; y 10- Nota de Aprobación de los Informes presentados. b) Contratos: No se tuvo a la vista los contratos correspondientes al año 2002 de la consultora Nilda Bustamante, que respalden los honorarios cobrados en el año por la suma total de $ 6.708,-. c) Informes: Los informes presentados por los consultores, carecen en su mayoría de la fecha de recepción por parte de la UEP. d) Pagos: En algunos casos los comprobantes de respaldo (recibo – factura) no poseen fecha de emisión. Comentarios de la UEP: a) De acuerdo a nota de elevación, han sido elevados a la UCP, los antecedentes de la terna de contratación, Curriculum Vitae, Título Profesional habilitante, comprobante de inscripción de la AFIP y No objeción otorgada por UCP, los cuales no fueron devueltos por esa UCP, el modelo de contrato de Locación de Servicios Profesionales se encuentra en el Manual de Contrataciones- Promín enviado por la UCP, el 26 de julio del 2002 y aprobados por el Banco, siendo financiados estos contratos con fondos BIRF. Y en cuanto a la declaración jurada por incompatibilidades si bien es cierto se menciona en dicho modelo nunca fue exigida para los Contratos de Locación de Servicios. b) Por un error de interpretación los términos de referencia no han sido firmados por el Supervisor Capacitante. c) Nunca se ha exigido la fecha de recepción dado que se entiende que la que figura en el informe es la de recepción, no obstante se procederá a indicar la misma. 56 d) Por un error administrativo no se tuvo en cuenta la falta de fecha de emisión de la factura. Recomendación: Mantener legajos completos de los consultores que contengan toda la información relacionada con su contratación (antecedentes, contratos, informes,etc.). 4) CAPACITACIÓN Y COMUNICACIÓN SOCIAL - Adquisición de materiales didácticos para los CS del Sub Proyecto Jujuy Observaciones: a) En el Pedido de Presupuesto N° 311 por $ 2.958.-, se observa que las órdenes de compra no fueron suscriptas por los proveedores. b) Lo mencionado en el punto a) precedente no permite aseverar si los proveedores cumplieron en término con la entrega de los bienes, toda vez que las órdenes de compra establecen como plazo de entrega 15 días desde la recepción de las mismas por parte del proveedor. c) En el Pedido de Presupuesto N° 312 por $ 4.400,- no consta en el legajo la invitación a las empresas a presentar ofertas. d) En el Pedido de Presupuesto N° 315 por $ 3.819,- algunas ofertas presentadas por los proveedores invitados no poseen fecha. Comentarios de la UEP: a) Por un error administrativo no consta firma en el PP 311. b) Sin comentarios. c) En el Pedido de Precios no consta la invitación a las Empresas a presentar ofertas dado que en el Pedido de Precios Nº 311 cuya fecha era cercana a la de éste, se había realizado dicha invitación y solo se reconfirmó los precios que si figuran en el Pedido de Precios. 57 d) Dada la premura con la que se debía realizar el pedido de la impresión de separadores para la campaña de accidente no se tuvo en cuenta este detalle. Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información, téngase en cuenta que la aceptación de las órdenes de compra por parte del proveedor lo obliga a los compromisos asumidos. 3- UEP MISIONES 1) BANCOS Observaciones: Se observaron falencias en el uso y administración de los fondos de las cuentas bancarias mantenidas por la UEP, respecto a los subproyectos que ésta tiene a su cargo. a) Durante el ejercicio se realizaron transferencias bancarias entre las cuentas del los Subproyectos Posadas y Oberá sin que medie documentación que autorizara dicho procedimiento. Entre el 04/03/02 y el 19/04/02 de la cta. cte. del subproyecto Posadas se transfirieron $ 159.000,00 al subproyecto Oberá. Entre el 14/05/02 y el 20/05/02 se restituyeron $ 32.000,00 quedando pendiente de transferir al 31/12/02 la suma de $ 127.000.-. b) Se procedió a pagar con fondos del Subproyecto Posadas gastos correspondientes al Subproyecto Oberá por un importe $ 47.658,26, dicho importe fue reintegrado el 08/01/2003. Así también, se pagaron honorarios correspondientes al período mayo de 2002 de las consultoras Andrusyzsyn Claudia y Ladrón de Guevara Noemí, por un importe total de $ 4.188,20. Dicho importe no había sido reintegrado a la fecha de cierre de las tareas de campo; c) También se realizaron pagos con fondos de cada Subproyecto indistintamente, sobre la adquisición de materiales didácticos para los CDI de los Subproyectos Posadas y Oberá sin considerar su imputación contable. 58 Inversión Posadas Imputación Retención Editorial Sudamericana Pagado Posadas Oberá $ 9.441,36 $ 86,83 $ 6.600,00 $ 2.754,53 $20,00 $ 0,00 $ 20,00 $ 0,00 $2.518,32 $ 96,18 $ 2.422,14 $ 0,00 $ 11.979,68 $ 183,01 $ 9.042,14 $ 2.754,53 $ 294,38 $ 0,00 $ 294,08 $ 0,00 $ 1.777,14 $ 49,95 $ 1.727,19 $ 0,00 $ 17.163,60 $ 243,28 $ 16.920,62 $ 0,00 $ 19.235,12 $ 293,23 $ 18.941,89 $ 0,00 Editorial Colihue Centro de Pub. Educat. Total Pagado Inversión Oberá Centro de Pub. Educat Sigmar Editorial Colihue Total d) Existen diferencias entre los importes contabilizados y los importes debitados según extracto bancario, por ejemplo: N° cheque 4717 Proveedor Fecha Correo Argentino 30/12/02 S/ Cont. S/ Extracto Diferencia $ 59,80 $ 60,00 $ 0,20 4720 Malczewski 30/12/02 $ 609,65 $ 609,60 $ 0,05 4724 Medix S.A. 30/12/02 $ 9.619,93 $ 9.619,78 $ 0,15 1482 Nudelman 06/09/02 $ 812,87 $ 812,81 $ 0,06 Idéntica situación se planteó sobre los depósitos recibidos por el Subproyecto: Fecha S/ Contabilidad S/ Extracto Diferencia 06/12/02 $ 17.218,00 $ 17.218,60 $ 0,60 02/09/02 $ 25.490,00 $ 25.498,88 $ 8,88 e) La conciliación bancaria de diciembre de 2002 mantiene partidas pendientes de conciliar (de septiembre de 2002) por un importe total de $ 8,94, dichas partidas surgen de las diferencias expuestas precedentemente del cheque 1482 y el depósito del 02/09/02; 59 f) En los registros contables (mayor banco) existen errores de transcripción en la numeración de los cheques; g) No se mantiene un registro de cheques anulados. Comentarios de la UEP: a), b) y c) Con respecto a la transferencias bancarias entre las cuentas de los sub-proyectos Posadas y Obera., se desconocen los motivos por las cuales se realizaron las mismas, informándole que se solicitó recientemente a UCP la No- Objeción al cierre de la cuenta del sub-proyecto Posadas, debido a que los movimientos de los últimos meses consisten únicamente en depósitos y transferencias de la Unidad de Financiamiento Internacional para cubrir los gastos de Atención en Cuenta, dado que este sub-proyecto se encuentra desfinanciado y no existen proyecciones de gastos según el Programa Operativo Anual 2003/04. Ahora bien, en función a lo manifestado por la UFI, la transferencia de los fondos atinentes a satisfacer las necesidades financieras para el periodo noviembre del 2003 de ambos subproyectos, la efectuaran en la cuenta del subproyecto Obera, debido al costo de transferencia o de emisión y remisión de un cheque por $25,41 (Pesos veinticinco con 41/100), importe que corresponde justamente al costo de mantenimiento de cuenta del subproyecto Posadas, motivo por el cual procederé a realizar una transferencia de la cuenta del subproyecto Obera a la de Posadas por el importe ut-supra mencionado. d), e) y f) Al referirse a las diferencias existentes entre la registracion contable de cheques entregados y los importes extraídos del extracto bancario, pondré especial atención evitando los mismos, así como también a los errores encontrados en la numeración de los Cheques en los registros contables . La diferencia existente entre la registracion contable y el importe que figura en extracto de las cuentas de los sub proyectos correspondientes a los depósitos recibidos de UFI, estimo se deben a la cotización del Dólar Estadounidense, debido a que el importe a enviar son calculados en dólares convertidos luego a Pesos, pudiendo existir diferencias entre el valor declarado (contabilizado) y el realmente acreditado, motivo por el cual considero que se debe registrar el valor efectivamente acreditado en cuenta evitando así las diferencias encontradas. 60 g) En virtud de su recomendación, se incorporo recientemente en esta UEP un registro de cheques anulados. Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información. Conciliar periódicamente la misma a fin de detectar posibles diferencias y así poder corregirlas. 2) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observación: Los comprobantes una vez abonados no son cancelados (por ejemplo con un sello de “Pagado”) a efectos de que no sean pagados más de una vez. Comentarios de la UEP: En virtud de su recomendación, se incorporo recientemente en esta UEP a las facturas, luego de ser abonadas, un sello que acredite su pago evitando así la duplicación del mismo. Recomendación: Cumplir con lo implementado por la UEP. 3) EQUIPAMIENTO HOSPITAL SAMIC OBERÁ Observaciones: 1- Respecto al expediente de la Licitación Pública 59N para “adquisición de equipamiento del Hospital SAMIC OBERÁ” por la suma de $ 266.865,60 surgen las siguientes observaciones: a) El Pliego de bases y condiciones como así también las especificaciones técnicas no se encontraban firmadas por el responsable de cada área correspondiente. b) En el expediente no consta copia del “Depósito de Garantía de Ofertas” que debe presentar cada oferente por cada lote. Por otra parte, la UEP no tiene implementado 61 un registro documental que de prueba de su existencia, devoluciones y responsables de su resguardo; como así tampoco que refleje los controles efectuados respecto a la vigencia de las mismas. c) La documentación archivada en el expediente no se encuentra ordenada cronológicamente; d) Se encuentra foliado parcialmente (hasta la foja N° 229); e) Toda la documentación recibida carece de recepción de la UEP; y f) No se adjunta al expediente la publicación en diarios de tirada nacional, excepto por la publicación en el Boletín Oficial de la Provincia de Misiones (11 de septiembre de 2002). 2- Pagos: en dos casos los recibos del proveedor (Bioequiphos) es de fecha anterior (09/12/02 y 27/12/02) a la de las órdenes de pago (10/12/02 y 28/12/02 respectivamente). Comentarios de la UEP: 1- Similares a las observaciones percibidas y manifestadas por Ud, con respecto a la documentación y procedimientos ejecutados en esta UEP al consumarse la Licitación 59N, fueron notificadas por quien le escribe, a través de un informe que consta al final de último cuerpo del expediente, donde obran los antecedentes de la Licitación de referencia, al Coordinador General Martínez Hugo Valentín. Procediendo luego, a ajustar las desprolijidades de posible solución, como ser la foliatura del expediente. 2- Sin comentarios. Recomendación: Mantener legajos completos y ordenados, debidamente foliados, que contengan toda la información relacionada con los antecedentes de las adquisiciones efectuadas por el Proyecto. 62 4) INFRAESTRUCTURA – L.P. 56N SUBPROYECTO OBERA – Ampliación y Remodelación del Centro Obstétrico del Hospital SAMIC ($ 429.592,77). Observaciones: 1. Del análisis del expediente surgen las siguientes observaciones: a) No consta la No Objeción del Banco, ni de la UCP al pliego de bases y condiciones y al llamado a licitación; b) No se adjunta copia de las publicaciones en los diarios de tirada nacional; c) La documentación no se encuentra archivada en forma cronológica; d) La documentación de los oferentes, en la mayoría de los casos, no posee sello de recepción de UEP; y e) Se encuentra foliado parcialmente. 2. De los registros contables no surge la deuda que mantiene la UEP con el contratista ($ 21.478,32) en concepto de Fondos de Reparo retenidos por la Unidad; y 3. A partir del Certificado N° 6 (período 12/01) de la presente obra, el proveedor cambia de criterio en la facturación presentada, no incluye el importe retenido por la UEP en concepto de fondo de reparo. Comentarios de la UEP: 1. Sin la No Objeción del Banco ni de UCP al pliego y al llamado de Licitación no se habría podido continuar con el procedimiento licitatorio, mas teniendo en cuenta la envergadura de la Licitación, además obran en el expediente notas de UCP con lo que se demuestra conocimiento al proceso Licitatorio, porque en caso de haber obviado algún procedimiento establecido en el manual de contrataciones, serian los primeros en observarlo y rechazarlo. Con respecto a las publicaciones, esta UEP iniciaba un expte, distinto, separado al que contiene la información de la Licitación propiamente dicha, omitiéndose su entrega, para su fiscalización en el momento de su visita. Adjuntándose por tal motivo, fotocopias del Expte 425/02, registro del Ministerio de Salud Pública de la Provincia de Misiones al Expte. original . 63 La foliatura se procedió a completarla, no modificando en absoluto el expediente, debido a que la documentación obrante en el mismo es anterior a mi ingreso en esta UEP. 2. Sin comentarios. 3. Por ultimo, la discrepancia o el cambio de criterio en la facturación presentada por el proveedor adjudicado, al emitir la factura de los distintos certificados, también fue observado por esta GAF incorporando una nota aclaratoria al final del expediente, a los efectos de poner especial cuidado al momento de abonarle el fondo de reparo al mismo, teniendo en cuenta que el proveedor deberá emitir un recibo cancelando las facturas en las cuales incluyo el fondo de reparo, justamente porque no se encuentran saldadas y en los otros casos, es decir que facturo por el importe neto del certificado, sin contemplar el fondo de reparo retenido por esta UEP, deberá facturarlo y luego emitir el recibo al momento de recibir el pago de los mismos. Recomendación: Mantener legajos completos y ordenados, debidamente foliados, que contengan toda la información relacionada con los antecedentes de las licitaciones efectuadas por el Proyecto. Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información. 5) GASTOS EN PERSONAL – CONSULTORES Observaciones: a) Legajos: los legajos de los consultores carecen de la siguiente documentación: 1- Antecedentes de contratación y evaluación llevados a cabo por la UEP para las contrataciones de consultores formalizadas; 2- En algunos casos, los términos de referencia que permita conocer las tareas a realizar por el consultor; 3- Solicitud de contratación; 64 4- Curriculum Vitae (CV), en algunos casos, y en otros los CV tenidos a la vista no poseían fecha de emisión, fecha de recepción de la UEP como así tampoco se encontraban suscriptos por el profesional; 5- Copia certificada del título profesional que acredite profesión y año de graduación. 6- Comprobante de Inscripción en la AFIP; 7- En algunos casos, la Declaración Jurada de incompatibilidades ; 8- Nota de designación del Consultor; y 9- Nota de Aprobación de los Informes presentados. b) Contratos: Se observaron en varios casos que las fechas de inicio de tareas son anteriores a la de firma de los contratos, según se detalla a continuación: N° Contrato 27/02 56/02 26/02 49/02 19/01 42/01 18/02 43/02 F. Inicio 01/04/02 01/07/02 01/04/02 01/07/02 01/04/02 01/07/02 01/04/02 01/07/02 F. Firma 26/04/02 03/07/02 26/04/02 03/07/02 06/05/02 08/07/02 06/05/02 08/07/02 Demora días 25 2 25 2 35 7 35 7 c) Informes: 1- Los informes presentados por los consultores, carecen en su mayoría de constancia de recepción de la UEP. 2- No se tuvo a la vista los informes correspondientes a algunos consultores (Noemí Ladrón de Guevara por el año 2002, Silvia Nudelman y Bettina Petrella por el primer semestre del 2002). d) Pagos: 1- En dos casos el comprobante de respaldo (recibo – factura) no posee fecha de emisión; 2- En la mayoría de los casos el comprobante de respaldo (recibo – factura) no indica el período del honorario que se liquida; 65 3- Los comprobantes de respaldo (recibo – factura) emitidos por un consultor, que ascienden a la suma anual de $ 19.476, correspondientes a los honorarios mensuales de $ 2.164 por el período abril a diciembre de 2002, pertenecen a un Estudio de Auditoría (Claudia Andrusyzsyn y Asociados) y no al profesional independiente contratado. 4- En un caso la orden de pago emitida por la UEP carece de las firmas autorizantes; Comentarios de la UEP: a) En general al referirse sobre los expedientes y la documentación obrante en los mismos de los distintos consultores verificados por ustedes, objetan en la mayoría de ellos la in visualización de documentación, como ser: Terna de Contratación, título profesional habilitante, condición del profesional ante la AFIP, curriculum vitae del profesional, términos de referencia del contrato, informes presentados a UCP y constancia de su recepción. Al respecto le comento el procedimiento seguido por esta UEP: al momento de enviar la solicitud de NO OBJECION a la contratación por primera vez de un profesional equis, se remite a la UCP con el objetivo de obtener la no objeción técnica y presupuestaria a la contratación la siguiente documentación; • Nota de elevación • Terna de contratación, con los sus correspondientes currículum vitae. • Providencia del Ministro de Salud Publica de la Provincia de Misiones, o del Coordinador General de esta UEP, según el caso, en la que manifiesta su recomendación a la contratación de uno de los profesionales que componen la terna. • Copia certificada del Titulo habilitante del Profesional • Constancias de inscripción ante la AFIP y DGR. Todo ello en función de los requisitos establecidos en el Manual de Contrataciones, debido que si se incumpliera alguna documentación de la mencionada anteriormente seria reintegrada a esta UEP para su incorporación y posterior envió. 66 No sucede lo mismo en caso de proceder a recontratar a un determinado consultor, enviando en esta oportunidad únicamente la solicitud de no objeción librada por el sistema provisto por UCP. Ahora bien al momento de recibir la NO OBJECION para proceder a la contratación de un determinado profesional no es reintegrada a esta UEP la documentación enviada oportunamente, reclamada por UD, únicamente remiten una nota firmada por Nora Rebora, Coordinadora General de UCP, en la que consta la no objeción técnica y presupuestaria a la contratación del o los profesionales. b) Sin comentarios. c) Similar situación se presenta con los informes enviados de los capacitadotes, debido a que UCP no remite la aprobación de los mismos, el único comprobante es la constancia del envío que obra en el listado de la documentación remitida a la Unidad de Coordinación del Programa por bolsín, y la posterior constancia de la recepción de la información remitida, sin la aprobación individual de cada informe elevado. d) Por ultimo a partir de la fecha, a efectos de no ser objetado en una auditoria posterior, se solicitara que cada profesional indique en su factura-recibo el periodo al cual corresponden sus honorarios, como así también inserte la fecha en el respectivo comprobante. Recomendación: Mantener legajos completos y ordenados que contengan toda la información relacionada con el proceso de selección, evaluación, contratación y cumplimiento de los trabajos conforme los términos de referencia suscriptos por los consultores contratados por el Proyecto. El hecho de que la documentación, tal como comenta la UEP, se envíe a la UCP, ello no obsta que esa administración mantenga legajos individuales completos de los profesionales a su cargo. 67 6) CAPACITACIÓN Y COMUNICACIÓN SOCIAL - L.P. 254N. “Adquisición de materiales didácticos para los CDI del Sub Proyecto Posadas y Sub Proyecto Oberá” por $ 37.210,46. Observaciones: a) La asignación a cada subproyecto se realizó por lote asignado a cada proveedor, mientras que según el inventario parcial presentado por la UEP refleja una distribución específica por cada efector de cada subproyecto. b) No consta en el expediente documentación que avale la entrega de los bienes o la desestimación de los lotes 1, 26 y 33. Comentarios de la UEP: Se desconoce si se puede solucionar la asignación a cada efector del sub-proyecto del material distribuido, debido al tiempo trascurrido. Teniendo en cuenta tal observación, en caso de repetirse una situación similar en el futuro. Recomendación: Dejar evidencia documental de toda modificación efectuada por la UEP a la adquisición y su distribución prevista originalmente. 7) INSPECCIÓN OCULAR Observación: De nuestra visita al Hospital SAMIC de la ciudad de Oberá, efectuada el 07/11/03 surgen los siguientes comentarios: • La obra que cuenta con recepción provisoria del 19/08/02 y con recepción definitiva del 06/10/03, funciona parcialmente, debido a que no ha sido habilitado el Sector Quirófano. Este comprende enfermería de quirófano, sector de lavado de quirófano y sala de quirófano; • La fecha de recepción del equipamiento hospitalario tuvo lugar entre el 18/11/02 y el 17/12/02, a la fecha de nuestra visita los equipos correspondientes al sector quirófano 68 no se encontraban en uso. Téngase en cuenta que para la mayoría de estos ha caducado el plazo de garantía. Comentarios de la UEP: Con respecto a las observaciones efectuadas al realizar las auditoria en terreno en el Hospital Samic de Obera, le comunico que fue solicitada por esta GAF, al responsable patrimonial de los bienes entregados, un informe en el cual exponga la situación en la cual se encuentran los equipos entregados, a efectos de utilizar la garantía si es necesario, teniendo en cuenta que las mismas están próximas a vencerse. Recomendaciones: Profundizar la gestión operativa del proyecto a efectos de que los bienes, adquiridos con fondos del mismo, pueden ser utilizados por la población beneficiara para la cual se destinó. 8) LIBRO INVENTARIO Observaciones: El registro de inventario puesto a disposición no se encontraba actualizado. Comentario de la UEP: Se esta actualizando, completando y conciliando el libro mayor de bienes y equipos con los registros contables. Recomendación: Mantener el registro de inventario debidamente actualizado y completo, a fin de de poder efectuar recuentos físicos periódicos a efectos de detectar posibles diferencias y así poder corregirlos. 69 4- UEP CHACO 1) EQUIPOS Observaciones: 1- Licitación Pública Nacional Nº 19-H “ Adquisición de equipamiento destinados al Laboratorio Central y el Laboratorio del Hospital Julio Perrando de la provincia de Chaco” por la suma de $ 257.736. a) Respecto al Pliego de Bases y Condiciones, consta en el expediente una fotocopia del mismo y sin foliar. b) No se encontraba archivado (en los diferentes cuerpos del expte.) la publicación del llamado a licitación de uno de los diarios de circulación nacional (La Prensa). La misma se encontraba con otra documentación. c) Por Resolución Nº 360 del Ministerio de Salud Pública de la Provincia la publicación debió realizarse en dos diarios de circulación nacional, un diario local y el Boletín Oficial, no se tuvo a la vista documentación que avale el cumplimiento de este último requisito. d) Con fecha 12/11/01 se emite la Disposición Nº 0017 del Coordinador Ejecutivo PROMIN aprobando en todos sus términos el proceso de la L.P.N. Nº 19-H, adjudica a las empresas los distintos lotes. Según documentación analizada la fecha de contrato fue 23/11/01. La ratificación por parte del Ministerio de Salud Pública se realizó por Resolución Nº 1556 de fecha 28/11/01, posterior a la firma del contrato. e) Respecto a la adjudicación del Lote 1 (autoanalizador químico multiparamétrico – alta producción-) por $ 99.500.- a la firma Werfen Medical S.A., el 27/03/02 la UEP comunica a UCP que la empresa no mantendrá el precio ofrecido alegando circunstancias de fuerza mayor. Al respecto la asesoría legal de la UCP informa que deberá ejecutarse la garantía correspondiente. De la documentación analizada no surge la ejecución de la garantía por incumplimiento de contrato. f) La UEP no tiene implementado un registro de las garantías constituidas en el cual se asienta los movimientos ocurridos (existencia, devoluciones y responsables de su 70 resguardo) a efectos de verificar los controles efectuados respecto a la vigencia de las mismas. En el caso de la empresa ABBOT LABORATORIOS ARGENTINA S.A. constituyó una fianza bancaria, de oferta, por $11.934, no habiendo al 31/12/02 constancia de su devolución al proveedor. 2- Licitación Pública Nacional Nº 14-H “adquisición de equipamiento médico destinado a los Centros Regionales de Referencia (CRR) “Villa Libertad” y CRR “Fontana” por la suma de $ 77.283,56. a) No se encontraba archivado (en los diferentes cuerpos del Exp.. de la licitación) los avisos correspondientes a la publicación en dos diarios nacionales y un diario local, éstos se encontraban separados con otra documentación. b) Existen folios repetidos en el Expte. De acuerdo al Manual de Contrataciones punto 17 Archivo de documentación “...Toda la documentación que hace al expediente debe estar inserta en el mismo y no llevarse por separado, a los efectos de contar con un expediente original, debidamente foliado...”. c) No se tuvo a la vista dentro de los cuerpos de la licitación el Pliego de Bases y Condiciones definitivo aprobado por UCP, solamente se pudo realizar el análisis desde un pliego que se encontraba separado del cuerpo principal y sin foliar. d) De acuerdo al Manual de Contrataciones punto 28 Firma del Contrato “...Si la licitación comprende varios lotes que pueden ser adjudicados por separado, se suscribirá un contrato por cada uno de ellos, aún cuando correspondan a un mismo adjudicatario...” según la documentación tenida a la vista la empresa Alberto Mazzoni adjudicataria de los lotes 2 y 3 firmó con fecha 26/11/02 un único contrato por ambos lotes. e) Dos de los cuatro oferentes que se presentaron al llamado no firmaron en todas sus fojas el pliego de bases y condiciones incumpliendo con lo dispuesto en el punto 10.1 e) del citado documento (Documentos integrantes de la oferta) “…la oferta constará de…el Pliego completo de Bases y Condiciones de la licitación, firmado por el oferente en todas sus hojas…”. 71 f) La ratificación de la adjudicación de la Licitación de referencia, por parte del Ministerio de Salud Pública de la Provincia se realizó por Resolución Nº 074 de fecha 13/02/02, posterior a la de los contratos respectivos celebrados el 26/11/01. g) En el caso de personas jurídicas (oferentes) no se tuvo constancia de la documentación que identifique al firmante como autoridad o representante de las mismas. h) De acuerdo a lo establecido en la Sección VI “Especificaciones Técnicas Particulares” del Pliego de Bases y Condiciones “...El sistema deberá cumplir las especificaciones establecidas en la NORMA IRAM 4220, NORMA IRAM PARTICULARES Y NORMAS IEC 601 para el equipamiento solicitado (si es que existieran), vigentes al momento de la compra del equipo....”. Al respecto, no se tuvo a la vista documentación que indique el cumplimiento del requisito mencionado. i) Según Sección VI “Especificaciones Técnicas Particulares” del Pliego de Bases y Condiciones – Requisitos del Departamento Técnico (o Dirección de Bioingeniería) “... El equipamiento debe contar con el número de registro en cumplimiento con la disposición 607/93 del AMAT...”. En un caso (empresa Alberto J. Mazzoni), no se adjunta al expediente el cumplimiento de éste requisito. Comentarios de la UEP: 1- a) Informo al respecto que estos son expedientes iniciados en el 2001, normalmente siempre hemos enviado el pliego de bases firmado por la UEP y su soporte magnético y luego la UCP otorgaba la no objeción al pliego y por nota nos indicaba si había que realizar correcciones, con lo que se emitía en la UEP un original se firmaba y se fotocopiaba para armar los pliegos para la venta y luego se recepcionaba con la oferta el pliego firmado por la UEP y por la firma. Recién los últimos meses del 2002 recibimos pliegos corregidos por UCP y firmados por el Licenciado Nestor Sarti y a partir de estos se procedió a archivar como lo solicita el manual. 72 b) Al respecto informo que la publicación se realizó por Pedido de Precio 08/2001 que conforma un expediente por separado en la que se encuentra archivados las copias de los diarios de la publicación que es entregado por la firma adjudicada para publicar como una de las exigencias para liberar el pago. Esto fue informado a la auditoria y se le ha hecho entrega para su control. La UEP posee un archivo por año de todos los pedidos de precios ordenados por Número y al inicio de la carpeta el detalle del contenido. c) Informo que siempre se publicó en el boletín, pero como el mismo se encuentra demora do en la entrega de los ejemplares, se gestionara el pedido por nota de esos ejemplares. d) Considero que lo válido es la no objeción de UCP y la posterior disposición del Coordinador para emitir el contrato, la Resolución Ministerial es al solo efecto informativo al Ministerio de Salud por lo que ratifica. e) Al dictarse la disposición correspondiente, la que fue comunicado a la firma WERFEN MEDICAL SA, por Carta Documento Nº 470477393 AR la garantía fue ejecutada lo que faltaría hacer es un asiento contable sacando de la cuenta Depósitos de garantía y pasar a Ejecución de Garantías que se realizará al 31/12/2003. f) Al respecto informo que todas las garantías de contrato quedan registrados en el contrato de adjudicación que firma la Empresa y la UEP en el que se detalla tipo de garantía y monto, al tratarse de fianza bancaria que no genera movimiento en la cuenta banco de la UEP por lo que no se emite recibo, una vez cumplido con la entrega del bien se procede a su devolución por nota, pero en este caso el Proveedor retiró personalmente firmando la fotocopia del aval mencionado que se encuentra archivado en el folio Nº 532 del respectivo expediente. 2- a) Al respecto informo que la publicación se realizo por Pedido de Precio 07/2001 que conforma un expediente por separado en el que se encuentran archivados las copias de los diarios de la publicación que es entregado por la firma adjudicada para publicar como una de las exigencias para liberar el pago. Esto fue informado a la auditoria y se le ha hecho entrega para su control. . La UEP posee un archivo por año 73 de todos los pedidos de precios ordenados por Número y al inicio de la carpeta el detalle del contenido. El error es no dejar constancia en el principal de la existencia de este expediente, se corregirá en los próximos. b) Sin comentario. c) Informo al respecto que estos son expedientes iniciados en el 2001, normalmente siempre hemos enviado el pliego de bases firmado por la UEP y su soporte magnético y luego la UCP otorgaba la no objeción al pliego y por nota nos indicaba si había que realizar correcciones, con lo que se emitía en la UEP un original se firmaba y se fotocopiaba para armar los pliegos para la venta y luego se recepcionaba con la oferta el pliego firmado por la UEP y por la Empresa.. Recién los últimos meses del 2002 recibimos pliegos corregidos por UCP y firmados por el Licenciado Nestor Sarti y ha partir de estos se procedió a archivar como lo solicita el manual. d) Tengo entendido que se refiere más a licitaciones de Obra, ya que si en una licitación de Equipamientos Médicos una Empresa gana varios Lotes lo más práctico es hacer un solo contrato, ya que normalmente cuenta con 10 a 12 lotes ese tipo de licitaciones es decir se debería en ese caso confeccionar 12 contratos. e) Corresponden a las dos Empresas que no fueron adjudicadas y que por omisión no se archivó. f) Considero que lo válido es la no objeción de UCP y la posterior disposición del Coordinador para emitir el contrato, la Resolución Ministerial es al solo efecto informativo al Ministerio de Salud por lo que ratifica. g) En el caso de las empresas que fueron adjudicadas son Empresas Unipersonales y que presentan constancias de inscripción en los organismos de recaudación impositiva. La otras dos deberían haber presentado. h) Sin comentario. i) Sin comentario. 74 Recomendaciones: Mantener legajos completos y ordenados, debidamente foliados, que contengan toda la información relacionada con los antecedentes de las adquisiciones efectuadas por el Proyecto. 2) OBRAS Observaciones: 1- Licitación Pública Nacional 12-H “Obras de Infraestructura –construcción, refacción y ampliación- de los Centros de Salud Inmaculada Concepción, Villa Hortencia y Hebe Micucci” por $ 279.584,55. a) Los cuerpos que conforman el expediente de la licitación se encontraban foliados parcialmente (hasta el folio Nº 8). b) La documentación carece de un orden cronológico que permita un seguimiento ágil del proceso de licitación, tal como lo establece el Manual de Contrataciones (Archivo de documentación, punto 17). c) Los planos correspondientes a las obras a realizar se encontraban separados de los cuerpos de la licitación y sin foliar. d) Las publicaciones de llamado a licitación (avisos) realizados en dos diarios de circulación nacional y uno local no se encontraban archivados en el expediente principal sino con otra documentación. e) Según Resolución 997 del Ministerio de Salud Pública de la Provincia establece que la publicación de los avisos para el llamado a licitación debe efectuarse en dos diarios de circulación nacional, uno local y el Boletín Oficial. No se tuvo constancia del cumplimiento de este último requisito. f) La empresa EDIC S.R.L. constituyó una póliza de seguro de caución, en garantía de mantenimiento de oferta, por un valor menor ($2.800) al que correspondía ($3.000). g) No se tuvo a la vista el pliego de bases y condiciones original, correspondiente a la Licitación de referencia, enviado y aprobado por UCP con fecha 24/07/01. 75 h) Según el punto 13.1e) del Pliego de Bases y Condiciones (Documentos integrantes de la oferta) debe formar parte de la oferta “… el Pliego completo de la licitación, firmado por el oferente en todas sus hojas…”. No obstante haber tenido a la vista la documentación, la misma no se encontraba formando parte de los cuerpos de la licitación, se encontraban archivados fuera del expediente. i) La ratificación de la adjudicación de la licitación de referencia, por parte del Ministerio de Salud Pública de la Provincia se realizó por Resolución Nº 1590 de fecha 06/12/02, posterior a la notificación de la adjudicación (27/11/01) a las respectivas empresas. j) No se tuvo a la vista documentación que avale el cumplimiento de la notificación a los no seleccionados. De acuerdo al punto 34.2 “Notificación de la Adjudicación”, “…el comitente notificará de inmediato a cada uno de los oferentes no seleccionados que su oferta ha sido rechazada y cancelará las respectivas garantías de oferta y las devolverá a los oferentes no seleccionados…”. k) Construcciones Civiles S.R.L y Timoniuk Construcciones : las pólizas de caución correspondientes a las garantía de cumplimiento de contrato poseen fecha de emisión 23/11/01, con vigencia a partir del 28/11/01 y 29/11/01, respectivamente, siendo que, las empresas fueron notificadas de la adjudicación en fecha posterior (27/11/01) a la emisión de las correspondientes pólizas. l) En 8 casos (42%) la emisión de las órdenes de pago se realizaron en fecha anterior a la de recepción de la factura correspondiente. 2- Inspección ocular de Obras: según Sección IV, Condiciones Particulares del Pliego de Bases y Condiciones, Cláusula General 3 “Descripción de las Obras” establece que “...se prevén elementos de seguridad en las aberturas exteriores a colocar, esto significa: rejas fijas en ventanas y rejas de abrir ó incorporadas a la abertura en el caso de las puertas...” . De nuestro relevamiento in situ se pudo verificar el incumplimiento por parte de la contratista (Construcciones Civiles S.R.L.) de la especificación mencionada. 76 Comentarios de la UEP: 1- a) En el caso de licitaciones de Obra esta UEP viendo el volumen de papeles que conforma el inicio de los tramites licitatorios hasta la adjudicación por la presentación por cada oferente del pliego de bases y condiciones mas los pliegos por cada obra con planos, ha procedido a archivar cronológicamente la documentación desde el inicio hasta la adjudicación dejando momentáneamente los pliegos por separado por lo que no se folio la primer parte, pero sí se confecciona un archivo por cada obra partiendo del Contrato, la garantía y las sucesivas documentaciones por cada certificados de obra los que si están foliados. Al final se realizará un solo expediente. b) Ver punto anterior. c) Ver punto anterior. d) Al respecto informo que la publicación se realizo por Pedido de Precio 11/2001 que conforma un expediente por separado en la que se encuentran archivados las copias de los diarios de la publicación que es entregado por la firma adjudicada para publicar como una de las exigencias para liberar el pago. Esto fue informado a la auditoria y se le ha hecho entrega para su control. . La UEP posee un archivo por año de todos los pedidos de precios ordenados por Número y al inicio de la carpeta el detalle del contenido. El error es no dejar constancia en el principal de la existencia de este expediente, se corregirá en los próximos. e) Informo que siempre se publicó en el boletín, pero como el mismo se encuentra demorado en la entrega de los ejemplares por lo que se gestionara el pedido por nota. f) No se hizo la observación visto que su cotización fue muy elevada respecto a los demás oferentes. g) Informo al respecto que estos son expedientes iniciados en el 2001, normalmente siempre hemos enviado el pliego de bases firmado por la UEP y su soporte magnético y luego la UCP otorgaba la no objeción al pliego y por nota nos indicaba si había que realizar correcciones, con lo que se emitía en la UEP un original se 77 firmaba y se fotocopiaba para armar los pliegos para la venta y luego se recepcionaba con la oferta el pliego firmado por la UEP y por la firma. Recién los últimos meses del 2.002 recibimos pliegos corregidos por UCP y firmados por el Licenciado Nestor Sarti y ha partir de estos se procedió a archivar como lo solicita el manual. h) Ver comentario respecto a archivo de la documentación en licitaciones de Equipo. i) Considero que lo válido es la no objeción de UCP y la posterior disposición del Coordinador para emitir el contrato, la Resolución Ministerial es al solo efecto informativo al Ministerio de Salud por lo que ratifica. j) Al respecto informo que con fecha 10 de Diciembre de 2001 se confeccionó notas a los no seleccionados y las mismas se encuentran junto con los originales de las garantías que se omitieron entregar. Inmediatamente se procederá a su entrega. k) Al respecto informo que a los efectos de la confección del contrato de adjudicación al que se le incluye la constitución de la garantía detallando monto y CIA de Seguro contratada se le solicita que emita antes la misma l) Al respecto informo que al tratarse de Empresas PYMES por problema del pago de IVA anticipado me solicitaron la emisión de la factura al momento del pago, pero normalmente se le solicita la factura junto con la entrega del certificado de Obra. 2- Consultado al área infraestructura se me informa que elaborarán un informe que oportunamente será elevado a sus efectos. Recomendaciones: Mantener archivos ordenados cronológicamente completos, y debidamente foliados con toda la documentación respaldatoria del proceso de adquisiciones llevadas a cabo por el Proyecto. Profundizar los controles administrativos respecto a las garantías en poder de la UEP y a los comprobantes de pago. 78 3) CONSULTORES Legajos a) En la mayoría de los casos no se tuvo constancia del proceso de evaluación efectuado por la UEP, conforme se indica en el instructivo incorporado en el Manual de Contrataciones. b) En varios casos, no consta los antecedentes de los integrantes de la terna que componen el proceso de selección. c) En un caso no se tuvo a la vista el currículum vitae (Javier Vargas) del consultor contratado. d) Los currículos tenidos a la vista no poseían fecha de emisión, fecha de recepción de la UEP como así tampoco se encontraban suscriptos por el consultor. e) En la mayoría de los casos no se tuvo a la vista copia certificada del título profesional. f) En dos casos no se tuvo a la vista constancia de inscripción ante el Organismo Fiscalizador (AFIP). g) En todos los casos, la declaración jurada no posee fecha de firma. h) En todos los casos la “no objeción” de UCP correspondiente al 2do, 3er y 4to trimestre no poseen fecha. Análisis de contrato En todos los casos la fecha de firma del contrato es posterior a la de inicio de las actividades. Informes a) De acuerdo al Contrato de Locación de Servicios Profesionales, Anexo II- Actividades, punto 3 Informes a presentar “…el consultor debe presentar informes mensuales y resumen trimestral de actividades…”. Según lo analizado en todos los casos no se cumple con la presentación del resumen trimestral. b) En un caso el informe de actividades carece de fecha de emisión (María Bangher) c) En algunos casos la fecha de emisión de los respectivos informes es posterior a la de su aprobación por parte de la UEP. 79 d) En algunos casos las órdenes de pago fueron emitidas con anterioridad a la presentación del informe de actividades, no respetándose lo estipulado en el Contrato de Locación de Servicios Profesionales, Cláusula 3 “...el cronograma de pago está sujeto al cumplimiento del cronograma de avance. El pago queda condicionado a la aprobación, por parte del Coordinador de la UEP Chaco, del informe correspondiente producido por el contratado...”. Comentarios de la UEP: Legajos a) En todos los casos hemos enviado al Ministro de Salud Pública de la Provincia varias carpetas de los posibles profesionales a cubrir el cargo, con el visto bueno del Ministro la UEP enviaba fotocopia del currículom vitae del profesional seleccionado a la UCP a pedido de no objeción, esta documentación se encuentra archivado en cada expediente individual b) Sin comentarios. c) Sin comentarios. d) Sin comentarios. e) Sin comentarios. f) Sin comentarios. g) La fecha corresponde al sellado de renta que posee el mismo. h) Se recepcionó por bolsín del 07/10/02, fecha en que se confeccionaron los contratos. Análisis de contrato En muchos casos las no objeciones a la contratación la hemos recepcionado en la UEP posterior al período de inicio de tareas por lo que el contrato se firmo y sello posteriormente. Informes a) Consultado a la gerencia capacitación del cumplimiento de lo manifestado existe archivo del mismo. b) Sin comentarios. 80 c) Sin comentarios. d) Sin comentarios. Recomendación: Mantener legajos completos y ordenados que contengan toda la documentación respaldatoria del proceso de selección, evaluación, contratación y cumplimiento de los trabajos efectuados por los consultores del Proyecto, conforme los términos de referencia por ellos suscriptos. 4) CAPACITACION Observaciones: Material Impresos Comunicación Social “impresión de 500 afiches y 15.000 folletos sobre “Técnicas de extracción de leche materna” por $ 2.435,73: De la documentación analizada se verificó que habiéndose otorgado la no objeción a la adjudicación, a los proveedores Meana Impresiones (para la impresión de los afiches) y a Color Jet (para los folletos) se emitieron las ordenes de compra respectivas con un solo proveedor (Color Jet), no surgiendo del análisis efectuado documentación que avale dicho cambio. Comentarios de la UEP: Al respecto informo que la firma Meana Impresiones a presentado nota el 19/09/02 informando la imposibilidad de realizar el trabajo presupuestado por lo que se le dio el trabajo a la 2da firma visto que la diferencia era infima ($ 142,67) ya que la no objeción recibida el 10/09/02 fue de $ 2.293,06 y se terminó pagando a la firma COLOR JET SRL $ 1.691,58 + 744,15 = 2.453,73. Se toma esta decisión visto la urgencia en la emisión de los mismos. Además que en otros casos hemos hecho ahorros como por ejemplo en el Pedido de precios PP/10/02 en que la no objeción de UCP fue de $ 4.800,00 para la realización de recetarios folletos dipticos y finalmente el trabajo se realizo por $ 3.102,00 lo que significó un ahorro de $ 1.698,00. 81 Recomendaciones: Mantener archivos completos y ordenados de la documentación, documentando todos aquellos cambios que se produzcan en las adquisiciones realizadas por el Proyecto. 5- UEP CHUBUT 1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Antecedentes adquisición de Bienes (vehículos) y Contratación de Obra. Observaciones: Del análisis realizado sobre los expedientes 53 U y 50 U referidos a “Adquisición de vehículos para el Subproyecto Zona Noreoeste” por un monto de $ 145.871.- y “Obras de infraestructura correspondientes a la ampliación y refacción del Hospital Zonal de Esquel” adjudicada a la empresa “Ramón Ledesma Construcciones-Walter Russo (UTE) (monto contrato $ 511.742,89), respectivamente, se verificó que la UEP no cumple con el Manual de Contrataciones en los puntos que seguidamente se detallan: a) Capítulo I, punto 17 “Archivo de documentación” “...Toda la documentación debe estar inserta en el mismo expediente y no llevarse por separado..., ...tener en cuenta para el armado del expediente la secuencia cronológica de los hechos...”: se pudo verificar que todas las ofertas se encontraban fuera del cuerpo principal, y la documentación archivada no seguía un orden cronológico que permita un seguimiento ágil de los antecedentes analizados. b) Así también, el capítulo mencionado en el punto a) precedente establece además que “...A la firma del contrato, deberá abrirse sub-expediente por cada contrato...” : este requisito no fue cumplido en ninguno de los lotes adjudicados (LP 50U y 53U). c) “...Al momento de la devolución de las garantías de oferta o de cumplimiento del contrato se deberá dejar expresa nota en el expediente...” : no se tuvo a la vista el cumplimiento de este párrafo en el expediente de la licitación. d) Cabe mencionar que las notas correspondientes a las notificaciones de resultados de la adjudicación (L.P.N. 53U) deben formar parte de los cuerpos de la misma, se tuvo a la vista que las mismas se encontraban archivadas de forma separada. 82 Comentarios de la UEP: a) Dada la gran cantidad del material escrito y folleterías, presentados por cada una de empresas oferentes de la Licitación Pública Nacional Nº 53.U, y de acuerdo, a la opinión de la Gerencia de Administración y Finanzas de la Unidad de Coordinación de Programas de PROMIN, se decidió dejar archivadas la documentación de las ofertas de las empresas que no fueran adjudicatarias en dicha Licitación en cajas designadas para sus efectos con el objeto de lograr su adecuada conservación. Las ofertas de la empresas adjudicarías se encuentran en el cuerpo del Expediente de dicha Licitación. b) Sin comentarios. c) y d) La documentación correspondiente a los contratos firmados; garantías de oferta; garantías de cumplimiento de contrato; devolución de garantías y las notas de comunicación de adjudicación a las empresas, serán incluídos en el cuerpo del Expediente correspondiente a la Licitación Pública Nacional Nº 53.U, para dar cumplimiento a lo requerido en este punto. Recomendaciones: Mantener archivos completos y ordenados que sustenten adecuadamente los antecedentes de las licitaciones y permitan un seguimiento ágil de las mismas. 2) COMPRA DE BIENES Licitación Pública Nacional Nº 53U “Adquisición de vehículos para el Subproyecto Zona Noreoeste” por un monto de $ 145.871.-. Observaciones: Respecto al lote 3– adquisición de dos ambulancias, adjudicado a la empresa TODOMOVIL S.A. por un monto de $69.500, merece señalarse que: a) Según Capitulo I punto 28 – Firma del Contrato- del Manual de Contrataciones “...Comunicada la no objeción, la UEP emitirá dentro de los 5 días la resolución de adjudicación...”. De acuerdo a la documentación de respaldo la no objeción recibida de 83 UCP fue el 14/08/01 y la Disposición Nº 008 del Coordinador Ejecutivo de PROMIN se realizó el 11/12/01, superando los plazos estipulados. b) La Sección IV, “Condiciones Especiales del Contrato”, punto 4 –Entrega y Documentos, subpunto i), del Pliego de Bases y Condiciones establece que deberá constar en el expediente “...a) copias de la factura del Proveedor con una descripción de los bienes, cantidades, precio unitario y el monto total,...e) certificado de garantía del Fabricante o Proveedor, f) certificado de origen...”, de acuerdo a lo expuesto precedentemente no se tuvo a la vista en el caso del vehículo FIAT motor Nº 22003267554 y chasis Nº 93W23111021003528 la documentación requerida. Comentarios de la UEP: a) De manera errónea se ha realizado la emisión del documento correspondiente a la Disposición de Adjudicación de la Licitación Pública Nacional Nº 53.U. b) La documentación de referencia, se incorporará al cuerpo del expediente. Recomendaciones: Mantener archivos completos y ordenados que sustenten adecuadamente los antecedentes de las licitaciones y permitan un seguimiento ágil de las mismas. 3) OBRAS Licitación Pública Nacional 50 U “obras de infraestructura correspondientes a la ampliación y refacción del Hospital Zonal de Esquel” adjudicada a la empresa “Ramón Ledesma Construcciones-Walter Russo (UTE) (monto contrato de $ 511.742,89). Observaciones: a) El Capítulo I, punto 18 “Publicación del llamado a licitación o emisión de invitaciones a concurso” del Manual de Contrataciones establece “...Las licitaciones deben ser publicadas..., por lo menos un día en dos diarios de circulación nacional, además de los 84 medios locales que la UEP juzgue conveniente...”. No se tuvo a la vista en los cuerpos que conforman el expediente la publicación en un diario a nivel nacional. b) De acuerdo a la Sección IV “Condiciones Particulares” punto 2.1 Plazos, inciso e) del pliego de bases y condiciones “...dentro de los 5 días de aprobado el plan de trabajos o de vencido el plazo para ello, se dará inicio a los trabajos labrándose el acta de replanteo e inicio de obra...”, no se tuvo a la vista el correspondiente plan de trabajos aprobado, el acta de inicio de obras se efectuó el 06/02/02, habiéndose firmado el contrato con la empresa el 28/12/01, superando los plazos estipulados por el pliego. c) De la misma Sección se desprende en su punto 2.2 Sanciones inciso a) “...por mora en el inicio de las obras: se aplicará una multa del 0.3% del monto total del contrato por cada día de demora...”, no se tuvo documentación que respalde la no aplicación a la sanción enunciada. d) En el 50% de los casos analizados los comprobantes de pago (facturas) son de fecha posterior a la emisión de la orden de pago respectiva. Comentarios de la UEP: a) Los originales de las publicaciones nacionales fueron remitidos a la oficina de la Coordinación de Programas PROMIN, para sus efectos. El proceso administrativo de difusión de la Licitación Pública Nacional 50.U, fue realizado por la oficina de la Subsecretaría General de Información Pública de la Provincia del Chubut, sin costo para el proyecto. b) El Plan de trabajo fue presentado por la empresa con fecha 02 de enero de 2002, el cual fue devuelto a la misma con las siguientes observaciones: • “Indicar plazos e inversiones correspondientes a las diferentes etapas (obra nueva, refacción de quirófanos, y salas de partos, refacción del área quirúrgica y refacción de consultorios externos. • Ejecución de la curva de inversión con porcentaje de avance de obra por etapas. El nuevo Plan de trabajo con las observaciones solicitadas, fue recibido el día 14 de enero de 2002 y enviado a la ciudad de Esquel, al área de infraestructura de la UEZ y al 85 Inspector de Obras, para lograr el acuerdo con la Dirección del Hospital y los jefes de Servicios involucrados en la obra. (Aclaración: en este punto, no solamente se debía autorizar desde UEP el Plan de Trabajo sino desde la Dirección del Hospital por cuanto la obra a realizar en su segunda y tercer etapa inhabilita el funcionamiento de los quirófanos y salas de partos. Tema este que debió ser tratado por el Ministro de Salud porque el hospital más cercano se encuentra a más de 200 Km. por caminos de ripio y el sector privado no se encontraba en condiciones de absorver la demanda) El nuevo Plan de trabajo, acordado entre los jefes de servicio, la direción del Hospital, los representantes del Ministerio de Salud, la UEP PROMIN, la Inspección de obra requirió la ejecución de nuevos planos para definir las obras a ejecutar. Aprobado el Plan de Trabajo, se le dieron 5 días a la Empresa para el inicio de obra de acuerdo al art 2.1.e de la sección IV de Condiciones Particulares del Pliego de Bases y Condiciones. El Acta de Inicio y Replanteo se firmó el 06 de febrero de 2002.La documentación que avala lo expuesto se encuentra en la UEP. c) No se aplicó multa a la empresa por mora por entender que la misma no tuvo responsabilidades en la demora de acuerdo a lo explicitado en el inciso c). d) Las facturas emitidas con fecha posterior a la emisión de la orden de pago, corresponden a los pagos de los Certificados de Obra, tienen fecha posterior por tratarse de que la contabilización es realizada al momento del inicio del proceso administrativo de la contabilización provincial, porque tal como se expreso en su momento, esta Gerencia de Administración y Finanzas tiene la obligación de realizar la contabilización provincial y la correspondiente a las procesos contables de Nación. Recomendaciones: Mantener archivos completos y ordenados que sustenten adecuadamente los antecedentes de las licitaciones y permitan un seguimiento ágil de las mismas. 86 4) PERSONAL INSPECCION DE OBRAS Compulsa de Precios 150 U “contratación de servicios profesionales de dirección e inspección de obras del Hospital Zonal de Esquel” por un monto $9.777. Observaciones: a) Si bien se tuvo a la vista los correspondientes Términos de Referencia, los mismos no se encontraban debidamente firmados por el área responsable de la UEP según lo establece el Manual de Contrataciones en su Capítulo I punto 15 “Compulsa de precios”. b) De acuerdo a la Sección II –Condiciones de la Oferta- punto 1.2 Antecedente Profesionales y Plan de Trabajo de los Términos de Referencia “... El oferente presentará los documentos que acrediten su experiencia profesional en la presentación de los servicios que se requieren,...” solamente consta currículum vitae y listado de antecedentes laborales del inspector de obra, no se agrega ninguna documentación que respalde lo descripto en los documentos antes expuesto. c) Según Sección III. Condiciones de la Contratación, punto 1 –Documentación a presentar- de los Términos de Referencia “...Para la suscripción del contrato,...presentará previamente las constancias,...y Matrícula profesional...”, no se tuvo constancia del cumplimiento de este requisito. Comentarios de la UEP: a) Observado, se realizarán así las futuras Compulsas de Precios. b) La mecánica establecida para la selección de los oferentes fue la siguiente: convocar a través de la Delegación Esquel a los posibles oferentes. El listado que presentó la misma integraba todos los profesionales habilitados. (entiéndase matriculados y en condiciones profesionales técnicas y legales para realizar los trabajos). Los antecedentes de todos los profesionales fueron giradas a U.C.P. y archivados oportunamente. c) Al momento de realizar la selección del Profesional se contaba con copia de la Matrícula Profesional del Colegio de Ingeniería de la Provincia, y la incorporación en el listado de Profesionales habilitados por la misma, documentación que fue enviada a U.C.P. con la oferta y el resto de los antecedentes 87 Recomendaciones: Mantener archivos completos y ordenados que contengan toda la documentación que avale las erogaciones del programa. 5) CONSULTORES UEP Observaciones: a) Control de legajos: En un caso, no constan los antecedentes del proceso de contratación del consultor Maria Teresa Ordiales (terna de selección, currículum vitae, constancia de inscripción ante el Organismo Fiscalizador, etc). b) No se tuvo a la vista el informe final correspondiente al consultor señalado en a) anterior y su correspondiente aprobación, cuya presentación debió efectuarse el 30/06/02. c) La totalidad de los informes verificados no poseían sello y fecha de recepción por parte de la UEP. Comentarios de la UEP: a) La documentación fue elevada a la UCP oportunamente. b) Fue elevado oportunamente a UCP, (se encuentra la copia en esta UEP). c) Fueron elevados oportunamente a UCP. Recomendaciones: Mantener archivos completos y ordenados que contengan toda la documentación que avale las erogaciones del programa. 6) CAPACITACION Observaciones: a) Control de Legajo: No se formalizaron contratos (de locación de obra/servicios, acuerdos de obra realizado u otra forma jurídica) que respalden el pago de horas cátedra 88 efectuado durante el 2002 para trabajos en actividades de capacitación del Programa Materno Infantil y Nutrición (PROMIN). Al respecto, sólo se tuvo a la vista el Decreto Nº 1.292 de fecha 20/09/01 en el cual establece en su Artículo 1º “...un cupo máximo de 30 horas cátedras para trabajar en actividades de capacitación del PROMIN..., ...durante el período 2001 al 2003...”. b) En la totalidad de los casos analizados no se tuvo a la vista los correspondientes legajos, solamente se pudo verificar los currículos de los docentes muestreados. c) Pagos: en la totalidad de los casos no se tuvo a la vista facturas presentadas por los profesionales. De acuerdo a documentación entregada por la UEP, los mismos aluden la no habitualidad en la realización de la tarea por lo cual se toma como base la Resolución General Nº 3419 art. 2 el cual establece la obligatoriedad de emitir facturas a los sujetos que realicen en forma habitual las operaciones, cabe mencionar que en varios casos los profesionales capacitantes trabajaron durante todo el período 2002. d) Informes; Al no poseer términos de referencia que establezcan períodos de presentación y modalidad de los mismos, solamente se pudo verificar la presentación de informes de tareas realizados trimestral y semestralmente, los mismos son elaborados por los capacitadores en conjunto y solamente en el caso de la presentación por el trimestre abril-junio 2002 se pudo identificar a los distintos consultores que realizaron el mismo. e) Jornada de Capacitación Exp. 1124/02 MS: con fecha 02/07/01 UCP otorga la no objeción para la realización de Jornadas de Capacitación por un monto de $2.500. Tomando como referencia la no objeción mencionada precedentemente se solicita el 05/06/02 un adelanto de fondos de $800 para gastos de promoción de Lactancia Materna en la localidad de Sarmiento. Del expediente analizado no surge la fecha exacta de la realización de dicha jornada como así tampoco el detalle de los distintos conceptos que conformarían el gasto a efectuar, solamente se tuvo a la vista una planilla resumen con fecha, detalle, Nº de factura e importe, confeccionada con posterioridad al gasto efectuado. Cabe mencionar que del análisis surge, que de 14 comprobantes tenidos a la vista el 65% de ellos no identifican al proyecto, además de verificar que los mismos poseen fechas que oscilan entre 04/04/02 y el 18/09/02, período muy amplio de 89 gastos, que no pudo ser verificado si corresponde a las Jornadas mencionadas por la falta de fecha efectiva de la realización del evento. f) Gastos de Promoción Exp. 1462/02 MS: Tomando como antecedente la no objeción recibida el 02/07/01 por $2.500, la UEP solicita adelanto de fondos por $1.428,86 para gastos de promoción en Lactancia Materna, no estableciendo fecha de realización de la promoción, listado de los participantes a la misma, como así tampoco los distintos conceptos que conformaran los gastos del monto solicitado. Con fecha 16/07/02 se contabiliza $2.500 como gasto efectivo y no el monto solicitado. Cabe mencionar que la documentación que respalda los gastos efectuados totalizan $2.500. De los comprobantes vistos surgen distintos conceptos tales como: gastos de combustible, hospedajes, gastos en restaurantes, alquiler de PC y proyectores durante los días 12 y 13 de septiembre de 2002, gastos en regrigerio, traslados, etc. Se deja constancia que los mismos poseen fechas que oscilan entre 31/07/02 y el 28/11/02, período muy amplio de gastos, que no pudo ser verificado si corresponden a la Promoción mencionada, por la falta de fecha efectiva de realización del evento. De un total de 51 comprobantes analizados el 85% no identifica al proyecto, teniéndose a la vista las siguientes consideraciones: Fecha Factura Nº A nombre de Monto 15/08/02 000639 Asociación Médica $58.50 10/10/02 039487 Ministerio de Educación $10.50 09/08/02 000236 Ministerio de Salud $50.00 g) Cursos a Capacitadores Exp. Nº 2.488/02-MS: Los mismos corresponden a Cursos para Capacitadores de Consejería en Lactancia Materna a realizarse los días 14,15 y 17 de agosto de 2002, enmarcados en el Plan Provincial de Lactancia Materna para las cuales se solicitó un monto de $2.600 para ser utilizados en movilidad $315, alojamiento $1.225, refrigerio $500 y material de trabajo $560, según lo establece el pedido de no objeción a UCP de fecha 10/07/02 y cuya aceptación se produjo el 06/08/02. 90 Del análisis efectuado a la documentación que respalda los gastos antes mencionados surgieron las siguientes apreciaciones: i) En relación al material de trabajo las facturas presentadas para justificar el gasto realizado superan el monto establecido en la no objeción en $323.75, además de no haber tenido a la vista el pedido de tres presupuestos para la realización de la erogación. ii) Según la no objeción recibida, la movilidad se dió para 6 personas que se trasladarían desde Comodoro Rivadavia, Esquel y Puerto Madryn hacia la ciudad de Trelew, de acuerdo a los comprobantes que avalan tal aprobación los mimos fueron presentado por un total de $698.12 los cuales, 7 corresponden a empresas de transporte y 10 a facturas por gasto de combustible, excediéndose en $383.12 lo aprobado por UCP. iii) De un total de 35 comprobantes presentados el 70% de los mismos no identifican al proyecto. Los mismos poseen fechas que oscilan entre 27/04/02 y el 26/12/02 y en ningún caso justifica gastos durante los días 14, 15, 16 y 17 de agosto fecha de realización del curso. iv) Con relación a una factura emitida por “JAM SESSION” cuya actividad principal establece “Taller de Músicos”, según detalle de la misma corresponde a la realización de material para promoción de lactancia $326,76. h) Curso de Lactancia Materna Exp.Nº 2543/02 – MS: Las mismas se realizaron durante los días 27 y 28 de junio de 2002 según lo establece la no objeción solicitada el 21/05/02 a la UCP y probada durante el mes de junio. Los fondos solicitados fueron $1.800 para ser utilizados de la siguiente manera: movilidad $500, refrigerio $450, materiales de trabajo $500 y comunicación $350. De acuerdo a la documentación que respalda los egresos surgieron las siguientes consideraciones: i) De un total de 19 comprobantes presentados el 52% de los mismos no identifican al proyecto. Los mismos poseen fechas que oscilan entre 09/10/02 y el 16/12/02 y en 91 ningún caso justifica gastos durante los días 27 y 28 de junio, fecha de realización del evento. ii) Según lo expuesto en la no objeción recibida de UCP la misma no establece la probación de gastos por estadía para los asistentes a los cursos, teniéndose a la vista factura por un monto de $172.50. iii) Con respecto a los gastos efectuados en concepto de materiales de trabajo los mismos ascendieron a $1.133,36 superando ampliamente lo aprobado para tal evento. Cabe mencionar que en el caso de la factura por el monto de $615,46 gastos de librería no se tuvo a la vista los tres presupuestos comparativos correspondientes al egreso. i) Curso de Consejería en Lactancia Materna Exp. 2920/02 – MS: el mismo se enmarca en el Plan Provincial de Lactancia Materna a realizarse los días 4, 5,6 y 7 de noviembre de 2002 en la ciudad de Trelew para el cual se solicitó el monto de $ 3.323.- según no objeción recibida de UCP el 10/10/02 a utilizarse de la siguiente manera: movilidad para 6 personas $ 360.-, alojamiento $ 1.225.-, refrigerio $1.000.-, materiales de trabajo $ 738.-. i) Del total de los gastos efectuados se tuvo a la vista solamente comprobantes por un monto de $ 3.293.-. ii) Se pudo verificar facturas por conceptos tales como: cortos para TV con títeres, compra de papel, fotocopias, anillados, servicios de edición y copiado de cortometraje, por los cuales no se tuvo a la vista el pedido de los correspondientes presupuesto para la realización del gasto. iii) Con respecto a los gastos efectuados en concepto de materiales de trabajo los mismos ascendieron a $ 3.213.- superando ampliamente lo aprobado. Comentarios: a) - No se contratan capacitadores. - No se realizó la selección por ternas 92 - Se hizo una convocatoria abierta a los miembros del equipo de salud del sector materno infantil del Hospital y Centros de Salud de Esquel y a las profesoras de Nivel Inicial de los Jardines Maternales, todos participaron de una Jornada de Información respecto del Programa y de las características de la supervisión capacitante. - Posteriormente, con los interesados se continuó la capacitación, se realizó una selección y se hizo la propuesta del equipo de capacitadores y el proyecto de trabajo a la UCP - Se recibió de la UCP la No Objeción técnica y presupuestaria. El equipo técnico de UCP viajó a Esquel para supervisar el trabajo. b) - Sólo se archivaron CV - Se complementarán legajos con copia de títulos y copia de DNI - Los capacitadores No son contratados - No corresponde comprobante de inscripción y reempadronamiento en AFIP (que deben formar parte del legajo según Manual de Contrataciones) c) - La no facturación de los capacitadores fue autorizada por los organismos correspondientes ( UCP y provinciales). - No están contratados - La actividad no se considera habitual. Cada mes se evalúa la continuidad o no y se modifica el equipo de capacitadores y las acciones según necesidad, estado de avance y previa no objeción de UCP - Las personas seleccionadas para realizar la capacitación en servicio y percibir el pago de horas cátedra, en su mayoría son agentes del sistema. Se modificó la modalidad de contratación a supervisores capacitantes y se resolvió el pago de horas cátedra, por cuanto la Legislación Provincial prohibe la contratación de agentes mensualizados dentro del sistema y permite abonar horas cátedra al personal, cuando se corresponda con actividad docente realizada en horarios que excedan la jornada habitual. - Se presentó oportunamente: 93 • Copia del informe sobre la Resolución General Nº3419 de la DGI, que en su Art. 2 establece la obligatoriedad de emitir Facturas, Remitos o Documentos equivalentes. Así mismo, aclara que tal obligatoriedad recae en los sujetos que realicen en forma habitual las operaciones de compraventa de cosas muebles, locaciones y prestaciones de servicios. • Copia del Decreto que faculta al Ministro de salud a autorizar mansualmente el pago de horas cátedra. • Copia de solicitud de autorización para la realización de la capacitación y el pago correspondiente. Se eleva al Sr. Ministro, mensualmente. • Copia de los informes CUALITATIVOS, CUANTITATIVOS y de GASTOS, correspondientes a la actividad de los supervisores capacitantes en el año 2002, elevados oportunamente a UCP d) Los informes sobre acciones realizadas y la planificación que justifica la continuidad o no de cada capacitador, son elevados a UCP donde se evalúa y autoriza la conformación del equipo de Supervisores capacitantes y las actividades a ejecutar. e) y f) - Se solicitó oportunamente y se recibió en esta UEP, la no objeción para utilizar en promoción, los $2.500 ya autorizados, para una Jornada de Capacitación que debió suspenderse por razones climáticas. - Las actividades de promoción no se refieren a un evento sino a distintas acciones o estrategias, durante un período determinado. En 2002 y 2003 se intensificó la promoción por recibir del Ministerio de Salud de Nación, la suma de $20.000 para tal fin, a contabilizarse en cuenta Plan de Promoción de Lactancia Materna.(PPLM) - Las actividades de promoción a realizarse fueron especificadas por nota de UCP firmada por el Lic. Oscar Sperling. Iincluyen encuentros de organización, actividades de comunicación social, actividades que promuevan la iniciativa “Hospital Amigo de la madre y el Niño”, talleres comunitarios, encuestas, 94 auspicio de actividades orientadas al fortalecimiento de las redes comunitarias o grupos de apoyo a la lactancia, diseño y elaboración de materiales. - Las encuestas de evaluación de lactancia exclusiva, miden de alguna manera, el impacto de las acciones realizadas. - Corresponde a gastos para materiales de trabajo que fueron facturados a nombre del lugar donde de desarrollaron las actividades. g) La UCP aprueba un presupuesto estimativo. Se rinden los gastos necesariamente previos y posteriores a la formación de capacitadores, para la organización y para actividades de proyección. El gasto total No excede al monto autorizado. La movilidad de las personas desde todas las regiones de la Provincia, como así también los gastos de alojamiento, se modifican. No se impone a los participantes el cómo trasladarse (es compleja la coincidencia de horarios de viaje y disponibilidad de transporte). No se limita el cupo de participantes salvo que la cantidad afecte la calidad de la capacitación. Respecto a iv) es correcto, se elaboró material para promoción (títeres y música), se enviaron copias a UCP. Actualmente se siguen utilizando, se emiten por Medios de Comunicación provinciales (radio y T.V) h) Para materiales de trabajo y comunicación, se estimó un gasto de $850, se gastaron en este concepto, $283,36 más de lo estimado para ese concepto. El gasto total no excede al monto autorizado. Respecto a la factura por el monto de $615,46 gastos de librería: - No se solicitaron presupuestos. La factura de librería suma materiales (carpetas, lápices, gomas, papel afiche), trabajos de encuadernación y fotocopias que se hicieron paulatinamente, en varios meses de actividades posteriores a las Jornadas y se facturaron totalmente con fecha 12/11/02 - La UCP aprueba un presupuesto estimativo. Los gastos de organización (como en este caso) pueden ser menores a lo presupuestado(el hospital de Comodoro Rivadavia puso a disposición el vehículo, para traslado de participantes a Sarmiento y algunos participantes tuvieron gastos de estadía, que en la oportunidad, se evaluó 95 conveniente cubrir, por cuanto eran gastos menores a los que hubiera ocasionado el traslado cada día del Curso). - Se utiliza el monto aprobado para gastos posteriores, que permitan actividades de proyección comunitaria. El gasto total no excede al monto autorizado. i) i) Se controló nuevamente la rendición . se sumaron los comprobantes y el monto coincide con lo solicitado $3.323,00 (esta a disposición el detalle) ii) Se contó con no objeción técnica de UCP para la realización de los trabajos. Constan en UCP, copias de los materiales realizados. iii) La UCP aprueba un presupuesto estimativo. Los gastos de organización (como en este caso) pueden resultar menores a lo presupuestado. Se utiliza el monto aprobado para gastos posteriores que permitan actividades de proyección comunitaria. El gasto total No excede al monto autorizado Recomendaciones: Documentar adecuadamente las contrataciones realizadas por el Proyecto que respalden las erogaciones efectuadas por éste. 7) LIL 001/ 02 LECHE FORTIFICADA (Lote 4) Observaciones: Existen discrepancias entre la información puesta a nuestra disposición en el Depósito del Ministerio de Salud y la que mantenía la UEP. Comentarios de la UEP: Se hizo nuevo análisis de registros y cabe aclarar que en la carga del sistema se encontraron los siguientes errores: - Remito 132 del 18/12/02 por 3348 kilos no corresponde a LIL 001/ 02 - Remito 104 del 17/10/02 se cargaron 470 kilos y corresponde 470 cajas de 12 kilos c/u = 5640 kilos Falta cargar : - Remito 106 del 18/10/02 Hospital de Rawson por 1844 kilos. 96 - Remito 105 del 17/10/02 a Dirección de Medio Ambiente (muestra para análisis) =12 kilos. - Remito 115 del 13/11/02 a Hospital Comodoro Rivadavia, Zona Programática Sur, por 2400 kilos. Recomendaciones: Conciliar periódicamente la información a efectos de detectar posibles diferencias, y así poder corregirlas. 6- UEP LA RIOJA 1) CAJA Y BANCO Observaciones: a) En 6 (seis) casos se observa un error en la imputación de los números de cheque en el libro banco. b) En el mes de diciembre el cheque Nº 10915182 por $ 370.59 fue reemplazado por el cheque Nº 10915193 omitiéndose la correspondiente registración en el libro banco; c) Existen discrepancias en los importes imputados correspondientes a dos cheques, entre el libro banco y el extracto bancario, también se registran extemporáneamente. Cheque Según libro banco Según extracto 5180 09/12/02 $ 2.109,90 04/12/02 5181 09/12/02 $ 585,00 04/12/02 Total Diferencia $ 2.120,72 $ 10,82 $ 588,00 $ 3,00 $ 13,82 La diferencia de $ 13,82 se encuentra acreditada con fecha 16/12/02 como depósito en efectivo. Comentarios de la UEP: 97 a) Dicha observación se debe a un error involuntario al imputar los números de cada cheque cuando se registra el asiento contable; b) Esta UEP desconoce el modo operativo del sistema para realizar el cambio del número de cheque librado en una orden de pago ya emitida, aún así el promedio de cheques anulados es de tres en el año; c) Dicha diferencia surge debido a que se produjo un libramiento en exceso por un error en la interpretación de la nueva resolución provincial Nº 273/02, de la DGIP (Dirección General Impositiva Provincial) sobre la base imponible a calcular de la retención del impuesto a los ingresos brutos, lo que trajo aparejado el pago en exceso. Dicho error se subsanó con la devolución del importe abonado en más ($ 13,82) con fecha 17/12/02. En el caso de la diferencia de fechas surge debido a un problema informático del sistema. Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos. Conciliar periódicamente la información. 2) EQUIPAMIENTO INFORMATICO C.P. (Concurso de Precios) 120 L ($ 11.529). -) Observaciones: a) No se tuvo a la vista No Objeción de UCP a la redistribución de los equipos informáticos, que originalmente serían destinados a distintos efectores de la Provincia, y que según se desprende de la documentación de respaldo fueran enviados a los hospitales de cabecera de esa Provincia. b) En la oferta presentada por el oferente que resultó adjudicatario no se especifica la marca del la placa madre, teclado y mouse según lo exige el pliego. c) Se observa que el pago fue realizado con fecha anterior (22/03/02) a la recepción de los equipos, (del 09/04/02 hasta el 30/07/02), observándose una demora notable (130 días posteriores al pago) en la última entrega al Hospital Neyra de Villa Unión. Comentarios de la UEP: 98 a) Se proporcionará en el menor tiempo posible la documentación probatoria del cambio de destino del equipamiento; b) Si bien en el presupuesto original del proveedor no se encontraba especificado, al momento de la entrega se constató que los equipos cumplieran con las especificaciones técnicas solicitadas en la compulsa; c) Esta unidad recibió el equipamiento el 14/03/02 según consta en la factura Nº 11.977 la cual se encuentra conformada por la señora gerente de sistemas licenciada María Isabel Francés, posteriormente el 22/03/02 se procedió al pago de dicha factura y según consta en el expediente con fecha 27/03/02 la empresa deja constancia que los equipos se encuentran a disposición de la UEP y por razones de seguridad y protocolo a solicitud de la coordinadora de esta unidad y también a la espera de la no objeción para el cambio de destino de los equipos, el proveedor mantiene la guarda física de los mismos. Recomendaciones: Mantener archivos completos de la información. No liberar pagos sin la constancia documental que los habilite (informe de recepción y/o remito). 3) CONSTRUCCIÓN CDI JARDIN Nº 13 “Rosa Vera Barros” L.P. 13L ($ 34.885,36) Observaciones: a) En el pliego de bases y condiciones, en la sección 3, punto 1.2, -garantía de contrato- se hace referencia a que: “... si un mismo oferente resultara adjudicatario de más de tres lotes, entregará una garantía del 10 % del monto contractual de todas ellas...”. La licitación de referencia esta destinada a solamente dos lotes; b) La UEP no mantiene un registro en el cual se detallen, las garantías de mantenimiento de ofertas recibidas por parte de los oferentes; c) En dos casos de siete, se observa que los comprobantes de respaldo (facturas) no poseen fecha de emisión, y en un caso la orden de pago es de fecha anterior a la del comprobante de respaldo; d) El expediente se encuentra parcialmente foliado. 99 Comentarios de la UEP: a) Se debe a un punto que no hay que tener en cuenta para este caso específico. b) La UEP emite un recibo por las garantías recibidas donde consta la forma de garantía, posteriormente una vez devuelta se realiza un acta de recepción por la devolución de la misma. c) Se tendrá en cuenta la observación para futuros pagos. d) Se procederá a la foliación del mismo. Recomendaciones: Mantener archivos completos, ordenados cronológicamente y debidamente foliados con toda la documentación que respalden el proceso de adquisición llevado adelante por el Proyecto. 4) ADQUISICIÓN DE EQUIPAMIENTO CDI C.P. 114L ($ 27.460,26 ) Observaciones: a) La compulsa hace referencia originalmente a la adquisición de los bienes para el jardín Nº 2 “Barrio Alta Rioja”, no consta en el expediente la razón por la cual se destinarán bienes de la presente compulsa al CDI Doctor Sabín; b) En la mayoría de los casos los remitos no se encuentran conformados por autoridad competente de la UEP; c) Se observan demoras en las entregas pactadas con los distintos proveedores según las órdenes de compra suscriptas: Proveedor Fecha de entrega límite Fecha de recepción Días de atraso Gastrobaires 05/12/02 10/12/02 5 días Educando 23/11/02 06/12/02 13 días Polilla Juegos 23/11/02 28/12/02 35 días Estimular 23/11/02 19/12/02 26 días Comentarios de la UEP: 100 a) Ambos centros funcionan en dos edificios representando una misma institución compartiendo el mismo espacio físico con una única dirección atendiendo a los niños desde los 45 días hasta los 5 años de edad. Es decir, que el equipamiento general adquirido corresponde a una misma institución maternal y jardín Nº 2 Dr. Sabín del Barrio Alta Rioja; b) Se tendrá en cuenta la observación para futuras entregas, así mismo, esta unidad presenta como recepción de los bienes de esta compulsa los remitos internos firmados por la autoridad competente del CDI; c) Se debe considerar que los proveedores en su totalidad no pertenecen a la provincia, esto es lo que genera atrasos en la entrega de los equipamientos debido al trastorno del trasporte. Así mismo, se tendrá en cuenta la observación para las futuras entregas. Recomendaciones: Se reitera lo señalado en 3) anterior. 5) ADQUISICIÓN DE EQUIPAMIENTO C.P. 118L ($ 27.273) Observaciones: a) Se observan demoras en las entregas del equipamiento a los distintos efectores (46 efectores con atrasos que van desde 2 a 25 días); b) La orden de recepción es de fecha anterior (07/01/02) a la del último remito emitido (09/01/02). Comentarios de la UEP: a) La demora se ocasiona en las considerables distancias entre la empresa proveedora y los hospitales del interior de la provincia; b) La observación se da en un caso específico debido a que el efector se encuentra en el interior de la provincia lo que ocasiona una demora en la recepción, en este caso de dos días. Recomendaciones: Se reitera lo señalado en 3) anterior. 101 7- UEP MENDOZA SUBPROYECTO ARG 98/006 A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/02 1- CONCILIACIONES BANCARIAS Observación: Se mantienen del ejercicio anterior las observaciones respecto a que, en la mayoría de las conciliaciones bancarias analizadas, no identifican a la persona que las confeccionó ni al responsable que la supervisó. Comentarios de la UEP: Las conciliaciones bancarias salen firmadas por las personas que las confeccionó y el responsable superior, subsanando la observación del ejercicio anterior, lo mismo puede ser corroborado en los originales de rendición que se encuentran en UCP. Se toma nota de la observación a efecto de que las copias que se guardan en la UEP cumplan con el mismo requisito. Recomendaciones: Dejar evidencia en la preparación de las conciliaciones bancarias el encargado de prepararlas y el responsable de supervisarlas. 2- EJECUCIÓN DEL SUBPROYECTO Observación: Se reitera lo manifestado en el ejercicio anterior respecto a la subejecución considerable del proyecto, tal como surge de la información expuesta en el Estado de Inversiones Acumulados. Al respecto se observa una ejecución acumulada del 29,8% quedando el 70,20% pendiente de ejecutar durante el año 2003, siendo la fecha prevista de finalización del proyecto el 31/12/02, según la Revisión “F” del Documento de Proyecto de fecha 27/02/02. Comentarios de la UEP: 102 A nadie escapa la situación socio-económica por la que paso el País durante el 2002, lo que conllevó a reformular el proyecto a nivel global realizado el mismo casi unilateralmente por parte de UCP, procediendo con los fondos redistribuídos, a paliar la emergencia social, disminuyendo el ritmo de desembolso del proyecto. Situación que recién se comienza a subsanar a mediado del ejercicio 2003. Muestra de ello es el fax enviado con fecha 8/01/02, donde la Gerencia Administrativa y financiera de UCP informa que no se podrán emitir no objeciones pagos y transferencias. Recomendaciones: Realizar un análisis profundo e integral del presupuesto y cumplimiento de objetivos, de manera tal que los mismos se correspondan con la ejecución real del programa. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1- CAPACITACIÓN Y BECAS Acuerdos de Obra: Observaciones: a) En la mayoría de los casos se observa la suscripción de los contratos a través de acuerdos de obra realizada, verificándose que la fecha de firma de estos acuerdos es posterior a la emisión de la orden de pago respectiva. b) Se observan Acuerdos de Obra mensuales por períodos superiores al estipulado en el Documento de Proyecto “... dado que realizan las actividades de capacitación fuera del horario de trabajo habitual, por un cierto número de horas semanales, durante tres a seis meses, su retribución será efectuada mediante la figura del acuerdo de obra realizada...”. Comentarios de la UEP: a) La fecha del acta acuerdo es posterior a las O/P debido a que son acuerdo de obra realizada, por lo tanto el consultor emite factura, se verifica si corresponde con 103 informe del área, se confecciona el cheque con su respectiva O/P, luego al momento de recibir el pago, se firma el acuerdo por la obra que se ejecutó. b) Las no objeciones técnicas y administrativas de los acuerdo de obra realizada, son pedida en forma trimestral a UCP, aceptando esta metodología como forma, y periodo de contratación. Informes: Observaciones: a) La totalidad de los informes presentados por los capacitantes, no poseen fecha de recepción de la UEP. b) No se tuvieron a la vista las notas de aprobación, por parte de la UEP, a los informes presentados por los capacitantes. c) En algunos casos los informes presentados no poseen fecha de emisión. Comentarios de la UEP: a) Se toma nota, y se procederá a subsanar dicha observación b) Se toma nota, y se procederá a subsanar dicha observación c) Se toma nota, y se procederá a subsanar dicha observación Legajos: Observaciones: No consta en los legajos de los capacitantes: a) Los antecedentes de selección llevados a cabo por la UEP para las contrataciones formalizadas con los capacitadores. b) Los currículos que respalden lo requerido en el Documento de Proyecto (“...las tareas de los supervisores capacitantes sólo pueden ser cumplimentadas, en su mayoría, por profesionales que trabajan en el sistema de salud o educación provincial...”) y el Anexo 5 “Perfiles profesionales de los Supervisores Capacitantes del Área de Desarrollo Infantil”. 104 Comentarios de la UEP: a) Se toma nota, y se procederá a subsanar dicha observación b) Se toma nota, y se procederá a subsanar dicha observación Recomendaciones: La UEP debe documentar adecuadamente y dejar evidencia de los procesos efectuados para las contrataciones de cada capacitador, identificando fecha de las evaluaciones y responsables de las mismas. Asimismo, profundizar los controles respecto a las tareas (informes) presentados por los profesionales, máxime si se tiene en cuenta que su cumplimiento y aprobación genera la liberación de los pagos correspondientes. 2- COMPRAS LOCALES (BIENES Y EQUIPOS) Observaciones: El Libro Mayor de Bienes y Equipos puesto a nuestra disposición se encontraba desactualizado, razón por la que no permite identificar los bienes adquiridos con fondos del proyecto, sus bajas, ubicación y responsables de los mismos. Comentarios de la UEP: Se verificó con la documentación aportada por la UEP, planos y equipamiento anexo de obra, más la información de la documentación de auditoria, el estado, ubicación y responsables de los bienes. Se aclara que durante el periodo 2002 no se realizaron ni concurso de precios ni licitaciones para la compra de bienes para el proyecto. Recomendaciones: Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado y completo, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en su composición. 105 Implementar procedimientos de control (recuentos físicos) para validar la información contenida en dicho registro. 3- VARIOS Observaciones: No se tuvo a la vista documentación (pasaje y/o ticket de embarque o planilla de liquidación de Kms. recorridos) que avale la liquidación y pago de viáticos por la suma de $ 200.- correspondientes al viaje realizado a la Provincia de San Luis los días 7 y 08/11/02 (orden de pago Nº 1725 del 30/12/02). Comentarios de la UEP: Con relación a la falta de documentación en dicho expediente (pasaje y/o ticket de embarque) los mismos no están, ya que de acuerdo a lo expresado en folio 1 del expediente por la consultora Marcela Ríos, su viaje a San Luis lo realizó en movilidad puesta por la Provincia, razón por la cual solicita se descuente de los viáticos aprobados por UCP, $ 32.- del costo del pasaje. Se procede de esa manera liquidando $ 200.según consta en O/P n 1725 del 30/12/02, en lugar de $ 232.- que es lo aprobado por UCP. Recomendaciones: Documentar adecuadamente las erogaciones efectuadas por el Proyecto. SUBPROYECTO ARG 98/013 A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/02 1- CONCILIACIONES BANCARIAS Observación: Se mantienen del ejercicio anterior las observaciones respecto a que en la mayoría de las conciliaciones bancarias analizadas no se identifica a la persona que las confeccionó ni al responsable que la supervisó. 106 Comentarios de la UEP: Las conciliaciones bancarias salen firmadas por la persona que las confeccionó y el responsable superior, subsanando la observación del ejercicio anterior, lo mismo puede ser corroborado en los originales de rendición que se encuentran en UCP. Se toma nota de la observación a efecto de que las copias que se guardan en la UEP cumplan con el mismo requisito. Recomendaciones: Dejar evidencia en la preparación de las conciliaciones bancarias el encargado de prepararlas y el responsable de supervisarlas. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1- INFORMES FINANCIEROS A PNUD Observaciones: Se justificó al PNUD en línea 17.01 (Consultor Comunicación social) la suma de $ 54.356.- siendo que corresponde a línea 17.02 (Coordinador UEP) $ 21.656.- y línea 17.03 (Consultores UEP) $ 32.700.-. Comentarios de la UEP: Dicha justificación se basó según acuerdo con la UCP, ya que mientras desde el PNUD, se incorporaban las líneas presupuestarias 17.02 y 17.03 a la nueva revisión, y por ende figurarían en el FOMS para la confección de los Informes Financieros, se autorizó la utilización de la línea 17.01 para financiar las arriba mencionadas. Luego, las líneas 17.02 y 17.03, se ajustaron de modo que los fondos utilizados de la 17.01, fueron repuestos. Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos - contables, conciliando periódicamente las operaciones. Así también, efectuar controles periódicos con la información contenida en 107 los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último. 2- CONSULTORES A) COMUNICACIÓN SOCIAL (Línea 17.01) Observaciones: Legajos: No consta en el legajo de la consultora contratada el currículo, la constancia de inscripción en el Organismo Fiscalizador (AFIP) y las Declaraciones Juradas sobre incompatibilidades correspondientes a los contratos celebrados por el período 2002 (01/01 al 31/03/02, 01/04 al 30/06/02 y 01/07 al 31/12/02) que ratifiquen no encontrarse comprendida en ninguna de las situaciones descriptas en el párrafo 29 y 31 del Manual de Gestión de Proyectos PNUD (capítulo III, Recursos Humanos). Comentarios de la UEP: Con respecto al curriculum vitae de la Lic. Marcela Ríos, la misma es contratada desde el año 1996, por lo que los antecedentes de evaluación y contratación permanecen archivados en la UCP. Con relación a la constancia de CUIT y Declaraciones Juradas, se toma debida nota, así como también, los recaudos pertinentes para evitar que no se repita la observación. B) COORDINADOR UEP (Línea 17.02) Observaciones: Legajos: a) No consta en el legajo del consultor los antecedentes del proceso de selección llevado a cabo por la UEP para su contratación. 108 b) El Currículo Vitae del consultor contratado no posee fecha de emisión ni sello de recepción de la UEP. Contratos: a) Se observa superposición de contratos por el mes de junio para el consultor de esta línea (Jorge Mario Perez): Fecha de contrato Fecha de inicio Fecha de finalización 01/04/02 01/04/02 30/06/02 01/07/02 01/06/02 31/12/02 b) En el contrato celebrado el 01/07/02 no se adjuntan los términos de referencia en los que se detallan las actividades a realizar por el consultor. Informes: a) Los informes tenidos a la vista no poseen fecha de emisión ni sello de recepción de la UEP. b) Los informes presentados por el consultor no detallan las tareas realizadas para alcanzar los resultados estipulados en los términos de referencia, sólo mencionan que se cumplió con los mismos. Comentarios de la UEP: Legajos: a) antecedentes de consultor se encuentran en la UCP. b) toma nota para subsanar dicho error. Contratos: a) El problema de la fecha en el contrato ha sido un error de tipeo. Se tomara debida nota aumentando los controles administrativos para subsanar los errores. b) Se toma debida nota aumentando los controles administrativos para subsanar los errores. Informes: a) Se toma debida nota aumentando los controles administrativos para subsanar los errores. 109 b) Se toma debida nota aumentando los controles administrativos para subsanar los errores. Recomendaciones: Mantener legajos ordenados y completos con toda la información que respalde el proceso de selección, evaluación y contratación de consultores, como así también, verificar que los términos de referencia se adjunten al contrato de cada consultor y se encuentren debidamente suscriptos por éste, de manera de asegurar el conocimiento de las obligaciones contraídas. Por otra parte, debe constar en el currículum vitae la firma, fecha y proyecto para el cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de darle validez a su contenido y de evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento. Así también, se recomienda que los informes presentados por los consultores detallen las actividades realizadas y que éstas sean aprobadas a efectos de garantizar que las mismas se correspondan con el resultado a alcanzar descripto en sus respectivos contratos. 3- SUBCONTRATO SUPERVISIÓN DE OBRAS (Línea 21.02) Observaciones: Los informes finales (correspondientes a tres obras) presentados por el supervisor no poseen fecha de recepción de la UEP y no se tuvo a la vista la aprobación de los mismos por autoridad competente, toda vez que éstos últimos constituyen un requisito para liberar el pago final al supervisor (art. 3.02 del contrato). Comentarios de la UEP: Se toma nota sobre la fecha de recepción de los informes finales. En cuanto a la aprobación, se adjunta nota en la cual el Coordinador de la UEP, solicita al Dr. Luis García Azzarini (Coord. UCP) “el pago del 10% final (2°Cuota) del punto 110 3.02, al haber transcurrido el total del período de garantía”; acompañando de las tres obras: Actas de Recepción definitiva, e Informes Finales. Se adjuntaron a la misma, nota del Inspector, la cual fue aprobada satisfactoriamente por el Lic. Alberto T. Cardello, Gerente de Administración y Finanzas; y por el Arq. Eduardo Coronel, Jefe del Area de Infraestructura. El pago fue aprobado según No Objeción con fecha 27/03/02. Se acompaña documentación respaldatoria. Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos sobre toda documentación que respalde las erogaciones a los capacitadores. Así también, la UEP deberá dejar evidencia de la recepción y aprobación de los informes presentados por los capacitadores verificando que las actividades realizadas se correspondan con los objetivos determinados. 4- SUBCONTRATO FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL (Línea 21.07) Observaciones: No se tuvo a la vista el Informe Trimestral Técnico Financiero de la implementación del programa de actividades, por el período 01/01 al 31/03/02, requerido en el punto 4.1.e. de la Carta Acuerdo celebrada el 31/12/01 por la suma de $ 13.633 correspondiente a “Desarrollo y Ejecución de Actividades de Asistencia Técnica para el Fortalecimiento Institucional de la UEP Mendoza”. Sólo se tuvo a la vista el Informe de Aplicación de Fondos estipulado en el punto 5.5 de la Carta Acuerdo. Comentarios de la UEP: Si bien no se tiene a la vista de acuerdo a lo observado el informe Trimestral Técnico Financiero se verifica: - Anexo I (uno) del contrato como programa y cronograma de actividades de Fortalecimiento Institucional. 111 - Anexo 2 (dos) Presupuesto Fortalecimiento Institucional cumple los fines estipulados. De todas maneras se toma nota para solicitar en forma de informe trimestral técnico financiero de acuerdo a lo estipulado en el convenio Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos respecto de los informes que debe presentar la consultora, como así también, aprobar los mismos verificando que se correspondan con los compromisos contraídos. 5- CAPACITACIÓN EN SERVICIO (Línea 33) Observaciones: Acuerdos de Obra Realizada a) Bajo este rubro las contrataciones se formalizaron a través de Acuerdos de Obra Realizada (meses de enero a abril). Al respecto, la firma de dichos contratos y los respectivos pagos se realizaron con bastante posterioridad a la ejecución de las tareas requeridas. Periodo Acta Acuerdo Fecha de Firma Fecha orden de pago Entre el 09/04 y el 11/04/02 08/04/02 Febrero Entre el 21/05 y 29/05/02 20/05/02 Marzo Entre el 08/05 y 31/05/02 Entre 21/05 y 29/05/02 Abril Entre 30/05 y 05/06/02 Entre 29/05 y 05/06/02 Enero b) Las solicitudes de no objeción correspondientes al trimestre enero-marzo, se encuentran enmendadas en el plazo de ejecución (dice 6 meses tachado y agregado manualmente 3), sin estar debidamente salvada dicha enmienda por autoridad competente. c) En un caso (capacitador José Saez) el número de documento de identidad mencionado en las solicitudes de no objeción (Nº 10090 y Nº 10105) no coincide con 112 lo señalado en el contrato (Acuerdo de Obra Realizada). d) Se tuvieron a la vista dos solicitudes de no objeción para un capacitante (María Bascuñan) para un mismo período: Solicitud de No Objeción Nº Periodo 10099 Abril-Junio 2002 10115 Mayo-Junio 2002 (1) (1) Respecto a ésta solicitud se observa una leyenda que menciona el cambio de actividad de la capacitante (de supervisora a coordinadora), pero no se adjunta documentación que avale esta situación, toda vez que no hubo cambios en el monto mensual cobrado por la capacitadora. Pagos: Las órdenes de pago, en su mayoría, se emitieron en fecha anterior a la firma del Acta Acuerdo que sustenta dicha emisión. Informes: a) La totalidad de los informes presentados por los capacitantes, no poseen fecha de recepción de la UEP. b) No se tuvo a la vista las notas de aprobación, por parte de la UEP, a los informes presentados por los capacitantes. c) En algunos casos los informes presentados no poseen fecha de emisión. d) En dos casos (Bascuñan y Suarez) no se tuvieron a la vista los informes mensuales que los capacitantes debían presentar conforme los términos de referencia por ellos suscriptos (año 2002). Legajos: a) No consta, en algunos casos, en los legajos de los capacitadores fotocopia del documento nacional de identidad, constancia de inscripción ante el Organismo Fiscalizador (AFIP) y copia certificada de título profesional. b) En todos los casos los curriculos incluidos en los legajos de los capacitadores no poseen fecha de recepción en la UEP y en la mayoría de los casos analizados no poseen fecha de emisión y firma del capacitador. 113 Comentarios de la UEP: Acuerdo de Obra Realizada: a) Se debió al retraso en las transferencias desde el PNUD, ya que al arrastrarse compromisos desde Octubre de 2001, recién se hizo efectiva la primer transferencia desde Octubre de 2001, en el mes de Enero de 2002. A partir de este mes se fueron normalizando los pagos según las prioridades de los compromisos. b) En el año 2001, se realizaban solicitudes semestrales. A partir del 01/01/02, las contrataciones se comenzaron a hacer trimestrales, pero esto fue comunicado una vez que la solicitud ya se encontraba en la UCP. Por ello, el responsable de cada área de esa UCP que figura en la solicitud, avala dicha corrección realizada desde allí. c) El sistema de Solicitud de No Objeciones, presentaba anomalías en sus comienzos, que con el tiempo se fueron subsanando desde allí. Una de ellas, era que las en bases se encontraban datos erróneos, que a medida que se encontraban, se iban arreglando para la próxima solicitud. d) La Lic. Bascuñán, fue aprobada como Supervisora Capacitante en CDI (cargo 1116SCD-009) para los meses Abril/Mayo/Junio 2002, según no Objeción N°10099. Luego, con la renuncia de la Coordinadora de Supervisores Capacacitantes de Mendoza, Lic. Mellado (cargo 1116-SCO-005), se solicita la baja de la misma y el pase de la Lic. Bascuñán a esa coordinación a partir del 01/05/02 y hasta el 30/06/02. La misma fue aprobada según No Objeción a la Solicitud N° 10115. Pagos: La fecha del acta acuerdo es posterior a las O/P debido a que son acuerdo de obra realizada, por lo tanto el consultor emite factura, se verifica si corresponde con informe del área, se confecciona el cheque con su respectiva O/P, luego al momento de recibir el pago, se firma el acuerdo por la obra que se ejecuto. Informes: a) Se toma nota, y se procederá a subsanar dicha observación. 114 b) Se toma nota, y se procederá a subsanar dicha observación. c) Se toma nota, y se procederá a subsanar dicha observación. d) Se toma nota, y se procederá a subsanar dicha observación. Legajos: a) Se toma nota, y se procederá a subsanar dicha observación. b) Se toma nota, y se procederá a subsanar dicha observación. Recomendaciones: La UEP debe documentar adecuadamente y dejar evidencia de los procesos efectuados para las contrataciones de cada capacitador, identificando fecha de las evaluaciones y responsables de las mismas. Así también, debe constar el currículum vitae con la firma y fecha para el cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de darle validez a su contenido y evitar su utilización en ternas sin su consentimiento. Efectuar un control de los informes que los capacitadores deben presentar conforme los términos de referencia por ellos suscriptos. No liberar pagos sin el respaldo documental pertinente que los ampare. 6- COMPRAS LOCALES (Línea 45) Observaciones: El Libro Mayor de Bienes y Equipos puesto a nuestra disposición se encontraba desactualizado. Por lo tanto, no hemos podido identificar todos los bienes adquiridos con fondos del proyecto, sus bajas, ubicación y responsables de los mismos. Comentarios de la UEP: Se aclara que durante el periodo 2002 no se realizaron ni concursos de precios ni licitaciones para la compra de bienes para el proyecto. 115 Recomendaciones: Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado y completo, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en su composición e implementar procedimientos de control (recuentos físicos) para validar la información contenida en esos registros. 7- VARIOS Observaciones: a) Se imputó a la línea 53.01 (gastos varios de comunicación social) la suma de $ 7.200 correspondiente a honorarios pagados, a través de Acuerdos de Obra Realizada, a una consultora de comunicación social, por su naturaleza correspondía su imputación a la línea 17.01. Al respecto se informa que dicho gasto no estaba contemplado en el Documento de Proyecto (revisión I). b) Expediente Nº 024 “Impresión de 10.000 libretas de salud”: no consta en el expediente analizado el destino (unidades por centro de salud) de las 10.000.libretas adquiridas ($ 2.130.-) con fondos del Proyecto. La documentación puesta a disposición finaliza con la recepción (Remito) de las mismas en la UEP, no se informa sobre su distribución. Comentarios de la UEP: a) Desde la UCP, se acordó que la contratación de la Prof. Sara Rosato sería financiada por la cuenta 1213060206 RRHH Comunicación Social, la misma que se utiliza para financiar los honorarios de la Jefa de la mencionada área; pero en cuanto a la Línea presupuestaria, se utilizaría la 53.01 Varios Comunicación Social; y no la 17.01 que es exclusiva para la Jefa del área. b) Si bien, no consta destino de las 10.000 libretas, las mismas fueron entregadas a la Dirección de Maternidad e Infancia, quien las repartiría de acuerdo a las necesidades 116 de los efectores. Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos - contables, conciliando periódicamente las operaciones del programa. Así también, efectuar controles periódicos con la información contenida en los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último. Sustentar adecuadamente las erogaciones del proyecto manteniendo legajos completos con toda la información respaldatoria. Controlar los productos adquiridos con fondos del programa (su recepción y distribución). 8- UEP FORMOSA SUBPROYECTO ARG 98/041 A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/02 1) SUBCONTRATOS CAPACITACIÓN Se mantienen las observaciones del ejercicio anterior, respecto al acuerdo celebrado con el Ministerio de Desarrollo Humano de la Provincia de Formosa por $ 59.000.- por el período comprendido entre el 01/01/02 y el 30/09/02 y su extensión hasta el 31/12/02 por $ 17.670.- para la provisión de servicios de supervisión de capacitantes. a) Informes: En todos los casos los informes fueron presentados con retrasos según los términos de contractuales (Acta Acuerdo por el período Enero-Diciembre de 2002). Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendaciones: Efectuar un correcto seguimiento y control de los informes recepcionados conforme los términos de referencia suscriptos, máxime teniendo en cuenta que éstos constituyen respaldo de las tareas encomendadas y liberan los respectivos pagos acordados. 117 B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) REGISTROS Observaciones: a) Si bien la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) posee un sistema contable bimonetario el mismo no fue utilizado. Al respecto, la UEP utilizó los reportes emitidos por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) para la elaboración y presentación de los Estados financieros en moneda extranjera, los cuales fueron validados por esta auditoría. b) De la muestra analizada se determinó que se justificó al PNUD en la línea 21.03 (subcontratos capacitación) la suma de USD 141,64 ($ 500,00), conforme la naturaleza del gasto, correspondía imputarlo a la línea 53.02 (campaña de difusión), error que se trasladó a los registros. Comentarios de la UCP: Sin comentarios. Recomendación: Profundizar los controles administrativos - contables a efectos de mejorar la calidad de la información y así poder corregir los posibles errores. Así también, efectuar controles periódicos con la información contenida en los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último. 2) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observaciones: Se libraron pagos con cheques emitidos por el Proyecto (dos pagos de $ 800.- cada uno) que, según extractos bancarios, fueron cobrados por ventanilla. De la revisión de hechos posteriores se verificó que esta situación se reitera en el ejercicio 2003. 118 Comentarios de la UCP: Sin comentarios. Recomendación: Implementar aquellas normas básicas de control que hacen a un correcto sistema de administración financiera, tal como lo sugieren las prácticas usuales en la materia. En todos los casos emitir cheques cruzados para ser depositados y “no a la orden” identificando al beneficiario. 3) SUBCONTRATOS CAPACITACIÓN Observaciones: Respecto al Acuerdo celebrado con el Ministerio de Desarrollo Humano de la Provincia de Formosa por $ 59.000.- por el período comprendido entre el 01/01/02 y el 30/09/02 y su extensión hasta el 31/12/02 por $ 17.670.- para la provisión de servicios de supervisión de capacitantes, cabe efectuar los siguientes comentarios: a) El Acuerdo celebrado y su extensión no poseen fecha de firma. b) No se dio cumplimiento al cronograma de pagos estipulado en el Acuerdo según se expone seguidamente, no dejándose constancia de los motivos que generaron tales diferencias: Mes S/ Doc. Resp. $ S/Acuerdo $ Diferencia $ Enero 4.020 4.020 ---- Febrero 5.350 6.680 (1.330) Marzo 6.680 6.680 ---- Abril 6.680 6.680 ---- Mayo 6.680 8.220 (1.540) Junio 6.270 6.680 (410) Julio 5.890 6.680 (790) Agosto 5.890 6.680 (790) 119 Septiembre 5.890 6.680 (790) Total al 30/09/02 53.350 59.000 (5.650) c) Informes: no se tuvo a la vista documentación que de cuenta de la aprobación de los informes presentados. Al respecto, téngase en cuenta que, conforme se señala en el convenio suscripto (Anexo I, punto 2, c. 2), “...la aprobación de los informes o eventuales observaciones se efectuaran dentro de los 5 días hábiles de presentados, pasado el plazo mencionado, los informes se darán por aprobados...”. Comentarios de la UCP: Sin comentarios. Recomendación: Verificar que los pagos se efectúen conforme al cronograma previsto en el Acuerdo celebrado, o bién se documenten las modificaciones efectuadas al mismo. Se recomienda aprobar las tareas desarrolladas por el contratado e informadas por éste en los informes presentados en los que se describen los avances de las actividades realizadas y el cumplimiento de los objetivos establecidos contractualmente. 4) CAMPAÑA DE DIFUSIÓN Observaciones: a) Impresión Material Didáctico. Concurso de Precios 132/02, $ 1.540.Según Orden de Compra N° 155/02 del 28/11/02, el plazo para la entrega del material (15.400.- fotocopias ) era de 30 días de recepcionada la misma, sin embargo el 26/12/02 se recibieron solamente 5.000 fotocopias. Al respecto: - No se contemplaban entregas parciales. - No se tuvo evidencia de la entrega del resto del material solicitado. b) Publicación de llamado a licitación Pública 31-F. Concurso de precios 118/01. En un caso el Presupuesto presentado por uno de los oferentes carece de fecha. 120 c) Talleres “Prevención enfermedades infantiles”. Concursos de precios 123/02 y 129/02. Los Informes Técnicos correspondientes a los Talleres de “Gestión y Organización Institucional” y de “Prevención de Enfermedades Infantiles” no poseen fecha de presentación. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Profundizar los controles administrativos respecto al cumplimiento de las entregas comprometidas, efectuando los reclamos y acciones correspondientes. Mantener archivos completos de la documentación respaldatoria de los gastos realizados por el Proyecto. 5) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observaciones: En el presente ejercicio se puso a disposición el Libro Mayor de Bienes y Equipos que merece los siguientes comentarios: - No se encuentra actualizado, no se detallan las adquisiciones del 2002. - No identifica a los responsables asignados. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en su composición. 121 6) INSPECCIÓN OCULAR Observaciones: De nuestra visita al Hospital de la Madre y el Niño y distintos centros de Salud de la ciudad de Formosa, efectuada el 26/09/03, surgieron los siguientes comentarios: - Centro de Salud Villa Hermosa: En el Registro de Inventario consta una PC PENTIUM III (Nº de inventario E024), en dicho efector se relevó un equipo de similares características con distinto numero de inventario ( E106-1), que no figura en el registro tenido a la vista. - Centro de Salud 2 de Abril: • No se tuvieron a la vista los siguientes equipos: un electrocardiógrafo (N° de inventario A001) y un ecógrafo (N° de inventario A019). • El generador portátil (N° de inventario A038) no se encontraba instalado para su utilización. Comentario de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Efectuar recuentos físicos periódicos a efectos de detectar posibles diferencias y así poder conciliarlos al mismo tiempo que se ejerce un control sobre los bienes adquiridos por el Programa. 9- UEP CORRIENTES SUBPROYECTO ARG 98/025 A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/02 1- CONSULTORES (COMUNICACIÓN SOCIAL) 122 Observación: Se mantienen del ejercicio anterior las observaciones respecto a que no consta en el legajo del consultor contratado bajo esta categoría, los antecedentes de contratación y evaluación y la necesidad de la recontratación (por el período enerodiciembre de 2002) y los términos de referencia no se encuentran suscriptos por el mismo. Comentarios de la UEP: Los antecedentes de contratación y evaluación de la Consultora en Comunicación Social, Dra. Martha Lezcano de Casco, figuran en el expediente obrante en esta UEP, foliado del Nº 001 al Nº 223 el primer cuerpo, y folios Nº 224 al Nº 364 el segundo cuerpo.- Debido a que se tratan de recontrataciones sucesivas operadas desde ejercicios anteriores los antecedentes de evaluación se hallan en el expediente inicial.Recomendaciones: La UEP debe mantener legajos individuales completos de los profesionales contratados por el Proyecto. 2- SUBCONTRATO ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL Antecedentes de contratación Observación: Se reitera lo manifestado en el ejercicio anterior respecto a la falta de evidencia del proceso de selección, evaluación y contratación aplicado en la formulación del contrato formulado con OIM (Organización Internacional para las Migraciones) para fortalecimiento institucional, por un monto total por $ 5.975,60 (contrato que comprende el período 01/01/02 al 31/03/02), que permita aseverar el cumplimiento con el Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, Capítulo III “Recursos Humanos”, punto 49 (“Mediante la comparación de ofertas competitivas...”) y punto 50 que dice: “La existencia de un organismo del Estado, fundación o asociación sin fines de lucro que pudiera prestar el 123 servicio no es razón suficiente para propiciar su contratación sin la comparación de su propuesta con la de otros posibles proveedores.” Comentarios de la UEP: Se decidió la continuidad de la contratación de OIM habida cuenta de la existencia de las mismas razones expresadas en el descargo realizado a las observaciones del ejercicio anterior: Habiéndose requerido a la UCP información sobre organizaciones que tercerizaran la contratación de los consultores, se sugirió la OIM en virtud de poseer suficientes antecedentes en el país para tal fin.• La Organización Internacional para las Migraciones tiene vigencia desde 1995 a través de diversos acuerdos de colaboración con la Unidad Coordinadora del Programa (UCP) del PROMIN.Sobre la necesidad de contratar los consultores capacitados en gerenciamiento de las actividades operativas de las Unidades Ejecutoras Provinciales, mediante las Normas de Procedimiento del PNUD, fue consultada la UCP siendo la respuesta que los próximos pasos para futuras contrataciones, se encararía por la vía del PNUD, para lo cual esta Coordinación de Proyecto se ajustaría a esta nueva modalidad.Recomendaciones: Tener en cuenta la normativa vigente en el Manual de gestión de Proyectos del PNUD al momento de efectuar las contrataciones. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1- PROFESIONALES NACIONALES Observaciones: Contratos: 124 a) No consta, en un caso, la fecha de firma del contrato suscripto; b) En la mayoría de los casos, la fecha de contrato es posterior a la de inicio de las actividades, según se detalla seguidamente: Consultor Fecha de Contrato Fecha de Inicio Días de atraso Comunicación Social 30/05/02 01/04/02 61 días Comunicación Social 18/07/02 01/07/02 18 días Coordinación 24/04/02 01/04/02 23 días Gerencia 22/04/02 01/04/02 21 días Gerencia 18/07/02 01/07/03 17 días Informes: a) Algunos informes presentados por los consultores, no poseen fecha de recepción de la UEP. b) En algunos casos, no se tuvieron a la vista las notas de aprobación, por parte de la UEP, a los informes presentados por los consultores. Legajos: a) No consta en los legajos de los consultores los antecedentes de contratación y evaluación llevados a cabo por la UEP para las contrataciones formalizadas con los mismos. b) Los términos de referencia, en algunos casos, no se encuentran suscriptos por los consultores contratados. Comentarios de la UEP: Contratos: a) Corroborada la observación de la AGN, se procederá a subsanar el error fechándose el respectivo contrato.b) En todos los casos las fechas de los contratos están en relación con la fecha de recepción de las respectivas NO OBJECIONES de la UCP por parte de la UEP, ya que toda compra y/o contratación debe contar con la NO OBJECIÓN previa de la Unidad Coordinadora del Programa.- Cabe aclarar que las solicitudes de NO 125 OBJECIÓN para cada período de contratación se solicitan con 30 dias de antelación aproximadamente a la fecha de inicio del contrato.Informes: a) Se procederán a fechar los Informes presentados por los Consultores, con cargo de recepción por parte de la UEP.b) Se subsanaran los errores, y se confeccionarán las Notas de aprobación de los Informes presentados por los consultores.Legajos: a) Todos los antecedentes de contratación y evaluación de los Consultores se encuentran en los expedientes iniciales obrantes en esta UEP, debido a que se tratan de recontrataciones sucesivas que vienen operándose de ejercicios anteriores.b) Se procederá a suscribir por los consultores contratados los Terminos de Referencia respectivos.Recomendaciones: Se recomienda documentar adecuadamente la contratación de cada profesional y verificar en los currículos de los postulantes la existencia de la firma, fecha de emisión y proyecto para el cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de darle validez a su contenido y de evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento. Así también, dejar constancia de la recepción de los mismos. Por otra parte, verificar que los términos de referencia que indican las obligaciones contraídas y que se adjuntan al contrato de cada consultor se encuentren debidamente suscriptos por éste. Tramitar adecuadamente las aprobaciones de la planta del personal tal que todos cuenten con las autorizaciones respectivas. 3- SUBCONTRATOS CAPACITACIÓN Observaciones: Legajos: 126 a) No consta en los legajos de los consultores los antecedentes de contratación y evaluación llevados a cabo por la UEP para las contrataciones formalizadas con los mismos, por el período enero-diciembre de 2002. b) No se tuvieron a la vista los Términos de Referencia de los contratos efectuados bajo esta categoría, de los cuales surge con precisión las actividades a desarrollar por los consultores y los criterios que se utilizarán para determinar el cumplimiento de los objetivos y los resultados buscados. Contratos: a) En todos los segundos contratos celebrados en el año 2002, la fecha de firma (08/05/02) es posterior a la de inicio de las actividades (01/04/02) en 38 días. b) En ningún caso consta, en la Declaración Jurada suscripta por el consultor, declaración que avale no encontrarse comprendido en ninguna de las situaciones de incompatibilidad previstas en el párrafo 29 del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, Capítulo III “Recursos Humanos”. Comentarios de la UEP: Legajos: a) Pese al cambio de criterio utilizado para la contratación a partir del ejercicio 2002, conforme se menciona en el item a), se las considero como recontrataciones sucesivas que vienen operándose de ejercicios anteriores, ya que no se han incorporado capacitadores nuevos y todos los antecedentes de contratación y evaluación se hallan en los expedientes iniciales obrantes en la UEP y en FUNDANORD. b) Corroborada la observación, se procederá a subsanar el error .Contratos: a) La fecha de firma de los contratos obedece a la fecha de recepción por parte de esta UEP de las respectivas NO OBJECIONES de la UCP, ya que toda compra y/o contratación debe contar con la No Objeción previa de la Unidad Coordinadora.- Es oportuno aclarar que las solicitudes de N/O son requeridas con una antelación de 127 aproximadamente 30 días de la fecha de inicio del contrato.b) Sin comentarios. Recomendaciones: Mantener legajos completos que contengan adecuadamente los antecedentes de la contratación de cada profesional, teniendo en cuenta las normas PNUD y Gubernamentales que rigen en la materia y dejando constancia en las evaluaciones realizadas de la oportunidad de las mismas y de los responsables de la selección. Por otra parte, verificar que se adjunten al contrato los términos de referencia debidamente suscriptos, puesto que éstos indican las obligaciones contraídas por el consultor. 4- SUBCONTRATOS ADMINISTRACION DE PERSONAL - OIM.Observaciones: Con referencia al análisis efectuado sobre la Carta Acuerdo formalizada con la Organización Internacional de Migraciones (OIM) para fortalecimiento institucional, por un monto total de $ 5.975,20 observada en A) 2) precedente, surgió lo siguiente: Contrato: No se encuentran inicialadas todas las hojas que constituyen el Acuerdo, sólo se verificaron las firmas correspondientes a cada una de las partes, en la última hoja. Pagos: - No se ha dado cumplimiento a lo previsto en el cronograma de pagos estipulado en el artículo 5 –Acuerdos Financieros-, punto 5.2, según se detalla a continuación: Concepto Según Carta Según Documentación Respaldatoria Acuerdo $ Adelanto 15% s/ $ 5.691 (a la firma de la Carta Acuerdo 854,00 31/12/01) 128 Importes Pagados $ Fecha de Pago Gs. Adm. OIM , 5%s/ $ 284,60 5.691 (15/01/02) 1ra. Cuota, 35% s/$ 1.991,40 2da. Cuota, 50% s/$ 5.691 2.845,60 5.691(15/01/02) 5.975,60 14/02/02 (15/02/02) - El pago total del contrato se formalizó el 14/02/02, fecha anterior a la finalización del mismo (31/03/02). Informes: Se tuvo a la vista un Informe sobre “aplicación de fondos” que abarca el período 01/07/01 al 31/01/02, (presentado en marzo de 2002). Al respecto, este informe no se corresponde con las presentaciones comprometidas entre las partes. Comentarios de la UEP: Contrato: Sin comentarios Pagos: Conforme a lo estipulado en el cronograma de pagos previsto en el art. 5º, punto 5.2) de la Carta Acuerdo con O.I.M. , el monto total del acuerdo por la suma de $ 5.975,60 (pesos cinco mil novecientos setenta y cinco con 60/100) debería quedar abonado en su totalidad en fecha 15/02/2002.- El día 14/02/2002 se libró la Orden de Pago Nº 756, y el correspondiente cheque Banco Nación Nº 63904, por un importe de $ 5.975,60, el cual fue depositado el día 15/02/2002 en la cuenta OIM Nº 0/517652/016 del Banco Citibank Suc. Microcentro, razón por la cual no se consideró necesario dejar constancia del desvio, ya que en definitiva a la fecha 15/02/2002 se cumplió la totalidad del Acuerdo firmado como lo establecía el mencionado art. 5º punto 5.2).Informes: 129 El Informe Final de Aplicación de Fondos por el período 31/01/2002 al 30/04/2002, presentado en Mayo de 2002, se encuentra en el mismo expediente obrante en esta UEP ( folios 495 al 502 ).Recomendaciones: Tomar los recaudos necesarios, suscribiéndose todas y cada una de las fojas que integran los contratos que enmarcan las relaciones entre las partes. Así también, se recomienda dar cumplimiento a lo estipulado en los contratos celebrados. 5- EQUIPO FUNGIBLE Observaciones: (Compulsa 1070 W “adquisición de insumos informáticos destinado para los Efectores de Zona Norte, Centro y Sudoeste” $ 2.687,72). a) La documentación respaldatoria de la contratación no se encuentra ordenada en forma cronológica. b) Se verificó algunas fojas faltantes del expediente (44 a 53; 55 a 64 y 66 a 75). c) El proceso de contratación fue comenzado por la UEP el 13/06/01 (envió de la solicitud de no Objeción a la UCP). La No Objeción presupuestaria fue otorgada por UCP el 13/08/01, por un monto parcial, generando una nueva solicitud de presupuestos (en cantidades y precios) y demorando el proceso de contratación hasta junio de 2002 (fecha en que se concretó la adquisición). Comentarios de la UEP: a) Corroborada la observación de la AGN, se procederá a subsanar el error.b) Efectuada una revisión minuciosa del expediente de la Compra Directa Nº 1070 W., se verificó que en realidad no existen fojas faltantes en el mismo, tratándose de un error involuntario de foliación, ya que la documentación obrante en los intervalos 130 señalados (44 a 53, 55 a 64 y 66 a 75 ) sigue el orden cronológico de los hechos, y se tratan de órdenes de pago cuya numeración es correlativa , no existiendo faltante de documentación alguna.- Se procederá a subsanar el error y salvar la foliación incorrecta. c) Sin comentarios.Recomendaciones: Sustentar adecuadamente las contrataciones del proyecto, manteniendo legajos completos y ordenados tal que permitan un seguimiento y control ágil de las mismas, como así también agilizar sus procesos, a efectos de eficientizar las operaciones realizadas por el Proyecto. 6- EQUIPO NO FUNGIBLE Observaciones: a) (Compulsa de Precios 216 W “Adquisición de equipamiento de Centros de Salud” $ 39.529,01). La fecha del informe de preadjudicación (12/10/01), es posterior a la fecha de solicitud de no objeción sobre el mismo (11/10/01). b) No se mantiene el Libro Mayor de Bienes y Equipos debidamente actualizado, tal que permita identificar los bienes adquiridos con fondos del proyecto, su destino y los responsables de los mismos. Comentarios de la UEP: a) Revisado el expediente y los registros de Mesa de Entradas y Salidas de la UEP, se constató que efectivamente la fecha de la Nota de Solicitud de NO OBJECIÓN del Informe de Preadjudicación es del día 12/10/2001, obedeciendo a un error involuntario de impresión la consignación errónea.- Se procederá a subsanar el error. b) Se ha tomado nota de la observación y se procederá a actualizar el Registro, incorporando los movimientos del ejercicio bajo examen. 131 Recomendaciones: Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado y completo, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en su composición e implementar procedimientos de control (recuentos físicos periódicos) a efectos de conciliar la información contenida en el inventario con la registrada. 7- CAMPAÑA DIFUSIÓN Observaciones: (Compulsa de Precios 245 W “Adquisición de espacios televisivos” $ 9.536.-). - Debido a la demora considerable en la adjudicación, la UEP debió solicitar en cuatro oportunidades prórroga al proveedor para mantener la oferta. - Como consecuencia de lo expuesto precedentemente y atento la extemporaneidad del objeto de la contratación (Publicidad para la “Prevención de la Diarrea Infantil”), previsto su lanzamiento para el período que iba del 04/01/02 al 02/02/02, se dirigió la misma a publicidad para la “Prevención en infecciones Respiratorias Agudas” realizada del 08/06/02 al 07/07/02. Comentarios de la UEP: La grave inestabilidad política, económica e institucional reinante en nuestro país en los primeros meses del año 2002, generó demoras excesivas en todo el sistema de contrataciones. No Objeciones, etc., de la UCP, razón por la cual se debieron solicitar sucesivas prorrogas a los períodos de mantenimiento de ofertas en todas las contrataciones en curso, dado el carácter execepcional de la situación vigente. Recomendaciones: Se recomienda agilizar los procesos de adquisiciones a efectos de que los mismos resulten más eficientes para el programa y permitan alcanzar los objetivos establecidos en primer término. 132 8- INFORMES FINANCIEROS TRIMESTRALES A PNUD Observaciones: Sobre las rendiciones trimestrales presentadas a PNUD, por el período 2002, se observa una sobrevaluación en la línea presupuestaria 17.03 (Consultor Gerencia) y una subvaluación en la línea 17.02 (Consultor Coordinación) por un importe de $ 2.707,00, debido a un error de imputación. Comentarios de la UEP: Revisados los Mayores de las Líneas Presupuestarias, se corroboró la observación de la AGN, existiendo el mencionado error de imputación.- Se procederá a subsanar el error, y corregir la imputación de las líneas presupuestarias 17.02 y 17.03 en los Informes Financieros Trimestrales presentados al PNUD.Recomendaciones: Profundizar los controles administrativos, conciliando periódicamente las operaciones. Así también, efectuar controles periódicos con la información contenida en los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último. 10- UEP BUENOS AIRES A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/02 1) CAPACITACIÓN Observaciones: Se mantienen las observaciones respecto a que: - En la mayoría de los casos muestreados las órdenes de pago y el pago se efectivizaron en fecha anterior a la del comprobante de respaldo (factura/recibo) correspondiente. - En algunos casos los “Acuerdos de Obras Realizadas” (contratos) no se encontraban firmados por los contratados; y 133 - En otros, los comprobantes respaldatorios (factura/recibo) carecen de fecha de emisión. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Evitar realizar libramientos de pago sin la documentación de respaldo correspondiente. Verificar que los Acuerdos de Obra Realizada estén debidamente suscriptos por las partes involucradas a efectos de darle validez al acto. Constatar que los comprobantes emitidos por los capacitadores contengan todos los datos requeridos. 2) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observación: Se mantiene la observación respecto a que los comprobantes una vez abonados no son cancelados (por ejemplo con un sello de “Pagado”) a efectos de evitar ser reutilizados. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Implementar un procedimiento de cancelación de comprobantes a efectos de no incurrir en errores y que los mismos no puedan ser reutilizados. 3) REGISTROS Observación: No se efectuaron los ajustes sugeridos por la auditaría correspondientes al ejercicio anterior. Al respecto, la UEP no registró la Orden de Compra N° 4 correspondiente a la compulsa de precios 508.B “adquisición de equipamiento con destino a CS del 134 subproyecto Hurlingham” por $ 15.534,91 (USD 15.566,04). La misma fue contabilizada y abonada con fondos del Subproyecto Escobar PNUD ARG98/016. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Profundizar los controles administrativos - contables, conciliando periódicamente las operaciones. Así también, efectuar controles periódicos con la información contenida en los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último. B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) REGISTROS: Si bien la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) posee un sistema contable bimonetario el mismo no fue utilizado. Al respecto, la UEP utilizó los reportes emitidos por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) para la elaboración y presentación de los Estados financieros en moneda extranjera, los cuales fueron validados por esta auditoría. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Utilizar las herramientas (Sistema Contable Bimonetario) que posee el Proyecto a efectos de cumplir con procedimientos contables básicos que aseguren un correcto registro de las operaciones que lleva cabo el Programa. 135 2) EQUIPOS NO FUNGIBLES (Línea 45.02) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observación: El Libro Mayor de Bienes y Equipos puesto a nuestra disposición en el presente ejercicio merece los siguientes comentarios: a) No se encuentra actualizado, detalla las adquisiciones al 31/12/01; b) No se encuentran inicialadas todas las hojas que lo conforman, sólo se firmaron parcialmente; c) Los bienes no se encuentran identificados con un Nº de inventario. d) No se indica al responsable de su custodia. e) Existe una diferencia no conciliada de $ 15.399,60 entre el total de inventario ($ 210.188,53) y el total según registros ($ 194.788,93). Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en su composición. Implementar procedimientos de control (recuentos físicos periódicos) para validar la información contenida en dicho registro y así, en caso de corresponder, poder efectuar los ajustes pertinentes. 3) CONSULTOR COORDINACION GENERAL (Línea 17.03) Observaciones: a) Antecedentes de Contratación: No se tuvo a la vista evidencia del proceso de evaluación efectuado para la selección del profesional. 136 b) Legajo: - En todos los casos no se observa la nota de autorización de la DGCI (Dirección General de Cooperación Internacional) convalidando la contratación del consultor; - No se tuvo a la vista copia del titulo profesional; - El currículum vitae del contratado carece de: firma del consultor, fecha de emisión y constancia de recepción por la UEP; - No se adjunta al legajo los currículos del resto de los postulantes; - Los Términos de Referencia (Tor’s) no se encuentran suscriptos por el consultor contratado. c) Pagos: - Las órdenes de pago (en dos casos sobre un total de ocho) no se encuentran suscriptas por el área de administración; - El beneficiario de los honorarios (coordinador) autoriza sus propios pagos. d) Informes: - En el informe correspondiente al período abril/junio- 02, no consta la recepción por parte de la UEP, tampoco su aprobación por autoridad superior. - No se tuvo a la vista el informe correspondiente al período julio/diciembre- 02 que, conforme los términos de referencia, éste debía presentar. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Mantener legajos completos que contengan adecuadamente los antecedentes de la contratación de cada profesional, teniendo en cuenta las normas PNUD que rigen 137 en la materia, dejando constancia de las evaluaciones realizadas y de los responsables de la selección. Así también, verificar en los currículos de los postulantes la existencia de la firma, fecha de emisión para el cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de darle validez a su contenido y de evitar su utilización en otras ternas sin su consentimiento. Así también, dejar constancia de la recepción de los mismos. 4) OBRA CIVIL CS-CDI-HOSPITALES Observaciones: Respecto a la obra realizada en el Centro de Desarrollo Infantil (CDI) “Manos Abiertas”, L.P. N° 60B, se observa que: a) En la mayoría de los casos, el proveedor (Vicente Perugia Construcciones) omitió facturar el correspondiente fondo de reparo (F.R.) determinado en el pago de los siguientes certificados de obra: Cert. Nro. Efector F.R. no facturado 3 CDI Manos Abiertas $ 892,58 4 CDI Manos Abiertas $ 651,41 5 CDI Manos Abiertas $ 705,55 6 CDI Manos Abiertas $ 442,92 7 CDI Manos Abiertas $ 232,82 $ 2.925,28 Total b) No quedó registrado contablemente la suma retenida por el Proyecto por ese concepto (fondo de reparo). c) En los certificados de obras Nros. 4 y 6 no se especifica el período de ejecución de los trabajos realizados. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. 138 Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información y la gestión. Documentar y registrar adecuadamente las operaciones realizadas por el Proyecto. 5) SUPERVISORES CAPACITACITANTES - PASANTIAS(Línea 33.01) Observaciones: 1) En dos casos no se tuvieron a la vista los “Acuerdos de Obra Realizada” (contratos) que sustentaban las contrataciones. En uno, tampoco consta el comprobante respaldatorio del pago de honorarios (marzo 2002) y la correspondiente orden de pago. 2) En ningún caso se adjunta documentación respaldatoria que informe sobre las actividades desarrolladas por los capacitadores a efectos de relacionar las mismas con los objetivos del programa y el avance logrado. 3) Se justificó al PNUD la suma de USD 141,52 ($ 309,36) bajo la línea 53.03 (capacitación) en tanto que correspondía justificar, conforme la naturaleza del gasto, bajo la línea 53.04 (gastos bancarios) la suma de USD 95,67 ($ 171,82); y bajo la línea 53.02 (varios UEP) la suma de USD 45,85 ($ 137,54) . En consecuencia, éstas últimas se exponen subvaluadas y la línea 53.03 sobrevaluada en dichos importes. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Mantener legajos completos y ordenados que contengan toda la documentación relacionada con la contratación de cada capacitador, como así también, adjuntar y aprobar las actividades desarrolladas por los éstos a efectos de garantizar que las mismas se correspondan con las establecidas en sus respectivos contratos (Acuerdos de Obra Realizada). 139 Efectuar controles periódicos con la información contenida en los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último, con los presupuestos de cada línea establecidos en el Documento de Proyecto vigente. 6) VIAJES LOCALES (Línea 15.01) Observación: a) En dos casos se liquidaron gastos de traslado con movilidad propia a un mismo destino pero distancias diferentes: CONSULTOR DESTINO Km RECORRIDOS FECHA Fures, Nery Esteban Echeverría 140 28/08 Fures, Nery Esteban Echeverría 120 16/07 Fures, Nery Quilmes 80 03/07 Fures, Nery Quilmes 120 10/07 b) En un caso (viaje Bs. As. -Bahía Blanca- Bs. As.) no se adjunta documentación respaldatoria. La orden de pago no se encuentra suscripta por el beneficiario (voucher de pasaje, y/o ticket de embarque, etc.). c) Se incluye en esta línea la suma de $ 1.641,72 correspondientes a pagos de viáticos efectuados a consultores contratados bajo otros subproyectos, según se detalla seguidamente: Consultores del Proyecto Nª Viáticos abonados por el 98/002 $ 98/016 1.515,72 98/024 126,00 Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Profundizar los controles respecto a la liquidación de pasajes y viáticos abonados por el Proyecto, manteniendo archivos completos de la documentación. 140 7) EQUIPOS NO FUNGIBLES (Línea 45.02) Observación: Respecto a la adquisición de material didáctico para el CDI “Rinconcito”, se observó: a) Una de las órdenes de compra no se encuentra suscripta por el proveedor; b) No se dio cumplimiento al plazo de entrega de los bienes adquiridos conforme lo estipulado en las respectivas órdenes de compra (fecha prevista de entrega 12/12/01, recepción de los materiales 26/12/01 y 16/01/02). Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Verificar que las órdenes de compra estén debidamente suscriptas por el proveedor a efectos de evitar que éste último desconozca los compromisos asumidos. Controlar el cumplimiento de los compromisos asumidos por los proveedores, respecto a la entrega de los bienes adquiridos con fondos del Proyecto, y en caso de corresponder aplicar las sanciones correspondientes. 8) COMUNICACIÓN SOCIAL (Línea 53.01) Observaciones: Respecto a la adquisición de carteles para los efectores (Pedido de Presupuestos 01/01), que asciende a la suma de $ 1.787,75, se observó: - El cuadro comparativo de precios no se encuentra fechado; y - La orden de compra no se encuentra debidamente suscripta por el proveedor; Comentarios de la UEP: Sin comentarios. 141 Recomendación: Documentar adecuadamente todas las actuaciones efectuadas por el Programa, dejando evidencia del momento en que los mismos se realizan, como así también, verificar que las ordenes de compra estén debidamente suscriptas por el proveedor a efectos de evitar que éste último desconozca los compromisos asumidos. 9) INFORMES TRIMESTRALES PNUD Observaciones: De la muestra analizada se determinó que se justificó al PNUD la suma de USD 141,52 ($ 309,36) bajo la línea 53.03 (capacitación) en tanto que correspondía justificar, conforme la naturaleza del gasto, bajo la línea 53.04 (gastos bancarios) la suma de USD 95,67 ($ 171,82); y bajo la línea 53.02 (varios UEP) la suma de USD 45,85 ($ 137,54) . En consecuencia, éstas últimas se exponen subvaluadas y la línea 53.03 sobrevaluada en dichos importes. Comentarios de la UCP: Sin comentarios. Recomendación: Conciliar periódicamente las operaciones del programa con la información contenida en los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último. 10)APORTES PROVINCIALES Observaciones: 142 De los procedimientos de auditoria aplicados surge que al 31/12/02 se realizaron aportes provinciales por USD 198.009,01 y se efectuaron gastos por la suma de USD 235.901,56, conforme el siguiente detalle: Línea Concepto Importe USD 17.01 Contrataciones 12.292,62 17.02 Asistencia Técnica 48.591,23 21.04 Subcontrato Reforma Malv. Arg. 19.874,45 32.01 Capacitación en grupo 33.090,18 53.02 Varios UEP 122.053,08 Total 235.901,56 Observándose, que la diferencia de USD 37.882,55 fue solventada con otra fuente de financiamiento. Comentarios de la UCP: Sin comentarios. Recomendación: Verificar periodicamente que los aportes efectuados por cada uno de los organismos intervinientes resulten suficientes para cubrir los gastos correspondientes a cada uno de ellos. SUBPROYECTO ARG 98/016 A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/02 1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observación: Se mantiene la observación del ejercicio anterior respecto a que los comprobantes una vez abonados no son cancelados (por ejemplo con un sello de “Pagado”) a efectos de evitar que sean reutilizados. Comentarios de la UEP:. Sin comentarios. 143 Recomendación: Implimentar un procedimiento de cancelación de comprobantes a efectos de no incurrir en errores y evitar que los mismos sean reutilizados. 2) CAPACITACIÓN EN SERVICIO Observaciones: Se reitera la observación del ejercicio anterior respecto a que los “Acuerdos de Obra Realizada” (contratos) adolecen: a) En un caso, de la firma del contratante (coordinador del Proyecto); y b) En dos casos, de la firma del profesional (capacitador). Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendaciones: Mantener archivos completos de la documentación respaldatoria que sustenten la validez jurídica de los actos llevados a cabo por el Proyecto. 3) SUPERVISORES CAPACITANTES - CONTRATOS Observación: Se mantiene pendiente del ejercicio anterior la observación respecto a que en algunos casos se celebraron Acuerdos de Obra Realizada mensuales por períodos mayores a seis meses, siendo que el Documento de Proyecto contempla para esta figura de contratación, relaciones contractuales por un período de tres a seis meses como máximo (Documento de Proyecto, Revisión A, punto E - Insumos - Línea 30). Comentarios de la UEP: Sin comentarios. 144 Recomendación: Dar cumplimiento a la normativa vigente (Documento de Proyecto) en la materia. Del análisis realizado sobre las diferentes revisiones del Documento de Proyecto no surgieron cambios respecto de lo expresado en nuestra observación. 4) CONSULTORES Observaciones: se reiteran las siguientes observaciones citadas en el ejercicio anterior: Legajos: a) En ningún caso se tuvo a la vista constancia del proceso de evaluación efectuado por la UEP para la selección de los consultores; b) En todos los casos no se tuvieron a la vista los currículos de los participantes no seleccionados; c) En ningún caso se deja constancia de la recepción de la documentación de terceros por parte de la UEP; d) Los currículos de los profesionales seleccionados no se encontraban suscriptos por el titular a efectos de acreditar su autoría. e) En algunos casos no se deja constancia de la documentación que se detalla en los currículos presentados (copia certificada del título profesional). f) En algunos casos no consta la convalidación a la contratación por parte de la Dirección General de Cooperación Internacional (DGCI) dependiente de Cancillería. Informes: a) En ningún caso consta en los informes presentados por los consultores, el sello de recepción de la UEP; b) En algunos casos no se deja constancia de la aprobación, por parte de la UEP, de los informes de actividades presentados por los consultores; c) En algunos casos los informes de actividades no poseen fecha de presentación ante la UEP. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. 145 Recomendaciones: Mantener legajos completos que contengan adecuadamente los antecedentes de la contratación de cada profesional, teniendo en cuenta las normas PNUD que rigen en la materia, dejando constancia en las evaluaciones realizadas de la oportunidad de las mismas y de los responsables de la selección. Así también, verificar en los currículos de los postulantes la existencia de la firma, fecha de emisión para el cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de darle validez a su contenido y así evitar su reutilización en otras ternas sin su consentimiento. Dejar constancia de su recepción por la UEP. Verificar que los informes presentados por los consultores, conforme los términos de referencia por ellos suscriptos, contengan fecha de emisión y constancia de recepción y aprobación de los mismos por parte de la UEP. 5) REGISTROS - FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observación: a) La UEP mantiene pendiente de ajuste, la suma de $ 15.534,91 imputada bajo la línea 45 (compras locales), correspondiente a la compulsa de precios 508.B “Adquisición de equipamiento con destino a Centros de Salud del Subproyecto Hurlingham”, gastos correspondientes al Proyecto ARG 98/002. b) En algunos casos las órdenes de pago no se encuentran suscriptas por el responsable de área de administración, tal como lo indica manual de funciones y procedimientos. c) Si bien la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) posee un sistema contable bimonetario el mismo no fue utilizado. Al respecto, la UEP utilizó los reportes emitidos por el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) para la elaboración y presentación de los Estados financieros en moneda extranjera, los cuales fueron validados por esta auditoría. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. 146 Recomendación: Profundizar los controles administrativos - contables que permitan efectuar los ajustes correspondientes y así poder corregir los posibles errores. Así también, efectuar controles periódicos con la información contenida en los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) CONSULTORES Observaciones: Legajos: En algunos casos no constan las respectivas “no objeciones” por parte de la Unidad Coordinación del Proyecto (UCP). Contratos: En algunos casos los términos de referencia (Tor’s) que forman parte de los contratos no se encontraban suscriptos por el consultor, en otros no fueron agregados a los respectivos legajos. Informes: En dos casos los informes no se encontraban suscriptos por el profesional a efectos de acreditar su autoría. Documentación faltante No se tuvo a la vista documentación respaldatoria sobre la suma de $ 3.006,00 imputadas a la línea 17.03 (áreas operación y capacitación), y $ 5.412,00 correspondiente a la línea 17.04 (asistencia técnica) (Legajos, Contratos, facturas y/o recibos). Comentarios de la UEP: Sin comentarios. 147 Recomendaciones: Mantener archivos completos y ordenados con toda la documentación que avalen el proceso de evaluación, contratación y cumplimiento de tareas de los consultores contratados por el Proyecto. 2) SUPERVISORES AREA INFRAESTRUCTURA Observaciones: Del análisis efectuado sobre las Actas Acuerdo suscriptas para desempeñar tareas de supervisión (capacitantes), en el área de infraestructura del Subproyecto, se observó: - En tres casos la fecha de los comprobantes de respaldo (recibos) es posterior a la fecha de las órdenes de pago correspondientes; - En dos casos los recibos no poseen fecha de emisión. - En un caso la documentación de respaldo (Acta Acuerdo, Orden de Pago y Recibo) se encuentra a nombre de un supervisor (Cisilino Miguel) y en los registros (mayor contable) y rendiciones al PNUD se hace referencia a otro supervisor (Arias Gustavo) Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información. En todos los casos librar los pagos contra documentación de respaldo. 3) CAPACITACIÓN EN SERVICIO Observaciones: Respecto a las Actas Acuerdo suscriptas con los supervisores de capacitación en servicio se observó: 148 a) En un caso no se tuvo a la vista documentación respaldatoria (Acta Acuerdo, orden de pago y recibo) correspondiente al pago de $ 470.- realizado bajo este rubro por el período abril de 2002 (Tiquicala, Saúl). b) En otros dos casos no se tuvieron a la vista las respectivas actas acuerdo correspondientes a los pagos realizados bajo este rubro y que ascendieron a un total de $ 2.440.-. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendaciones: Se reitera lo expuesto en B)- 2)- Recomendaciones – anterior. 4) EQUIPO NO FUNGIBLE Concurso de precios para “Adquisición de material didáctico para el CDI Jardín Maternal N° 3” (Pedido de Presupuestos 30/01) Observaciones: a) La orden de compra no se encuentra suscripta por el proveedor; b) Se produjo un atraso de 38 y 46 días entre la fecha prevista de entrega (01/12/02 s/orden de compra) y la recepción del material (07/01/02 y 16/01/02 s/remitos). Comentarios de la UCP: Sin comentarios. Recomendación: Verificar que las ordenes de compra estén debidamente suscriptas por el proveedor, de manera de evitar el desconocimiento de las obligaciones contraídas. Por otra parte, profundizar los controles administrativos respecto al cumplimiento de las entregas comprometidas, efectuando los reclamos y acciones conducentes en caso de incumplimientos por parte del proveedor. 149 5) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observaciones: a) No se encuentra actualizado, pues no detalla las adquisiciones del año 2002; b) No se encuentran inicialadas todas las hojas por un responsable de la UEP, sólo se firmaron parcialmente; c) Los bienes no se encuentran identificados (Nº de inventario). d) No identifican un responsables de la custodia de los mismos. e) No se encuentra conciliado con los registros del Proyecto. Existe una diferencia de $ 17.028,37 entre el total de inventario ($ 90.850,36) y el total según registros ($ 107.878,73). Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en su composición. Implementar procedimientos de control (recuentos físicos y periódicos) a efectos de identificar posibles errores y así poder corregirlos. 6) INFORMES TRIMESTRALES PNUD Observaciones: De la muestra analizada se determinó que se justificó al PNUD la suma de USD 250,56 ($ 902,00) bajo la línea 33.01 (capacitación en servicios) en tanto que correspondía justificar, conforme la naturaleza del gasto, bajo la línea 17.04 (asistencia técnica). En consecuencia, ésta última se expone subvaluada y la línea 33.01 sobrevaluada. Comentarios de la UCP: Sin comentarios. 150 Recomendación: Conciliar periódicamente la información y efectuar, en caso de corresponder los ajustes pertinentes. SUBPROYECTO ARG 98/019 A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/02. 1) SUPERVISORES CAPACITANTES - CONTRATOS Observación: Se reitera la observación respecto a que la UEP celebró “Acuerdos de Obra Realizada” (contratos) mensuales por períodos mayores a seis meses, en tanto que el Documento de Proyecto contempla para esta figura de contratación, relaciones contractuales por un período de tres a seis meses como máximo (Documento de Proyecto, Revisión A, punto E - Insumos - Línea 30). Comentario de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Dar cumplimiento a la normativa vigente (Documento de Proyecto) en la materia. Del análisis realizado sobre las diferentes revisiones del Documento de Proyecto no surgen cambios respecto de lo expresado en nuestra observación. 2) CAPACITACIÓN Observaciones: se mantienen del ejercicio anterior las siguientes observaciones. a) Algunos “Acuerdos de Obra Realizada” (contratos) no se encontraban suscriptos por el representante del Proyecto (Coordinador); y b) En todos los casos muestreados los comprobantes (factura/recibo) presentados al Proyecto son de fecha posterior a la de la orden de pago correspondiente. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. 151 Recomendaciones: Mantener archivos completos de la documentación respaldatoria que sustenta la validez jurídica de los actos formalizados por el Proyecto.En todos los casos, liberar los pagos contra la documentación de respaldo correspondiente. 3) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observación: reiteramos la observación respecto a que los comprobantes una vez abonados no son cancelados (por ejemplo con un sello de “Pagado”) a efectos de evitar que sean reutilizados. Comentario de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Dejar evidencia de los pagos efectuados, mediante un sello cancelatorio (sello de “pagado”), en las órdenes de pago y comprobantes respectivos, a efectos de evitar que éstos puedan ser reutilizados. 4) REGISTROS Observaciones: a) La UEP mantiene pendiente de ajustar la suma de USD 19.275,19 imputada bajo la línea 21.01 (Subcontratos Obras Civiles en Centros de Salud y Centros de Desarrollo Infantil) registrado erróneamente en el ejercicio anterior como Usos de Fondos de este subprograma siendo que corresponde al Proyecto ARG 98/034, “Subproyecto Quilmes”. b) El proyecto mantiene registrado erróneamente en la cuenta “Construcción Centros de Salud” la suma de $ 21.433,89 que corresponde, por la naturaleza del gasto, contabilizarlo en la cuenta “Construcción de Centros de Desarrollo Infantil”. Se aclara que dicha discrepancia no genera un ajuste en la línea presupuestaria o rubro. 152 Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Profundizar los controles administrativos - contables que permitan efectuar los ajustes correspondientes y así poder corregir los posibles errores. Así también, efectuar controles periódicos con la información contenida en los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último. 5) EQUIPOS NO FUNGIBLES LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observación: a) No se encuentra actualizado, pues detalla las adquisiciones al 31/12/01; b) No se encuentran inicialadas todas las hojas por un responsable de la UEP, sólo se firmaron parcialmente; c) Los bienes no se encuentran identificados (Nº de inventario). d) No identifican al responsable de la custodia de los mismos. e) No se encuentra conciliado con los registros del Proyecto. Existe una diferencia de $ 1.034,66 entre el total de inventario ($ 105.948,47) y el total según registros ($ 104.913,81). Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se 153 origine en su composición. Implementar procedimientos de control (recuentos físicos periódicos) a efectos de identificar posibles errores y así poder corregirlos. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) OBRA CIVIL CS-CDI-HOSPITALES L.P. N° 56B, contratación de obras de infraestructura del CDI “Jorge Newbery”, monto contrato $ 179.800.a) No se tuvo a la vista el Tomo Nº 1 del expediente (fojas número 1 a 276). b) En todos los casos, el proveedor no facturó el correspondiente fondo de reparo de los siguientes certificados: Cert. Nro. Efector F.R. no facturado 1 CDI Jorge Newbery $ 408,90 2 CDI Jorge Newbery $ 429,58 3 CDI Jorge Newbery $ 1.072,60 4 CDI Jorge Newbery $ 1.191,20 5 CDI Jorge Newbery $ 659,06 6 CDI Jorge Newbery $ 721,86 $ 4.483,20 Total Omitiéndose su registración en el Proyecto. c) En todos los casos los certificados de obra presentados por la contratista no especifican a que período corresponden. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Mantener legajos completos que contengan adecuadamente los antecedentes de las adquisiciones efectuadas, como así también profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información y la gestión. 154 2) CAPACITACIÓN Observaciones: En algunos casos, los comprobantes de respaldo (recibos) emitidos por los supervisores capacitantes no poseen fecha de emisión. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Verificar que la documentación que respalda las erogaciones del proyecto contenga todos los datos necesarios que permita identificarla con su registración, a efectos de mejorar la calidad de la información y control. 3) BIENES Adquisiciones de libros para CDI San Jorge y Jardín N° 28 ($ 1.163,28). Observaciones: a) La mayoría de las órdenes de compra emitidas no fueron suscriptas por los proveedores, dejando constancia de su aceptación. Téngase en cuenta que dicho acto habilita los vencimientos a los plazos de entrega de los bienes, toda vez que las órdenes de compra establecen como “plazo de entrega 15 días desde la recepción de las mismas por parte del proveedor”. b) Se observaron demoras en la cancelación de los pagos no surgiendo documentación adjunta al legajo que justifique tal situación: Fecha Novelibro Sigmar Colihue Emisión de la Orden de Compra 28-11-01 28-11-01 28-11-01 Remito del Proveedor 05-12-01 13-12-01 30-11-01 155 Factura del Proveedor 05-12-01 10-01-02 30-11-01 y 16-04-02 Orden de Pago 15-03-02 15-03-02 26-06-02 Recibo del Proveedor 21-03-02 21-03-02 24-07-02 Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información. Verificar que las ordenes de compra estén debidamente suscriptas por el proveedor dejando constancia de su aceptación y del compromiso asumido. 4) CAMPAÑA DE DIFUSIÓN. Impresión de folletería ($ 4.953.-) Observación: El remito puesto a disposición en prueba de la entrega de los bienes adquiridos carece de firma y fecha de algún responsable de la UEP dando cuenta de la conformidad, en cuanto a cantidad y calidad, de los productos recibidos. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Verificar que la documentación que respalda las erogaciones del proyecto contenga todos los datos necesarios, a efectos de mejorar la calidad de la información y control. 5) APORTES NACIÓN Observaciones: 156 De los procedimientos de auditoria efectuados sobre las aplicaciones realizadas por el Proyecto, conforme las diferentes fuentes de financiamiento, se observa que al 31/12/02 no se realizaron aportes locales suficientes para cubrir aquellas erogaciones financiadas con esa fuente. Al respecto, a continuación se expone la situación planteada: Financiamien Gastos Acumulados Aportes Acumulados Diferencia en to al 31/12/02 USD al 31/12/02 USD USD NACION 60.570,42 38.220,26 (22.350,16) En consecuencia, estos gastos fueron financiados por otras fuentes de financiamiento. Comentarios de la UCP: Sin comentarios. Recomendación: Dar cumplimiento a los compromisos asumidos. Verificar periódicamente que los aportes efectuados por cada uno de los organismos intervinientes resulten suficientes para cubrir los gastos correspondientes a cada uno de ellos. 6) EJECUCIÓN DEL PROYECTO Observaciones: Se observa una importante subejecución del Proyecto respecto a lo previsto originalmente. Según surge de la información expuesta en el Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/02 el total ejecutado ascendía al 49,40 % de lo presupuestado, siendo que la fecha prevista de finalización del proyecto (según Revisión “F” del Documento de Proyecto) estaba prevista para el 31/08/02. Comentarios de la UCP: Sin comentarios. Recomendación: 157 Implementar las medidas necesarias tendientes a mejorar la gestión operativa del Proyecto, a efectos de alcanzar los objetivos propuestos en tiempo y forma, o en su defecto profundizar el análisis al momento de presupuestar los gastos del mismo. SUBPROYECTO ARG 98/024 A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/02 1) CONSULTORES Observaciones: a) Antecedentes de Contratación: Se mantienen del ejercicio anterior las siguientes observaciones: - No se tuvo a la vista evidencia del proceso de evaluación efectuado para la selección de consultores, como así tampoco en las recontrataciones. - No se agrega a los legajos los antecedentes de los postulantes para la designación (currículos). - En ningún caso en la documentación relacionada con la contratación de los consultores se deja constancia de la fecha de recepción por parte de la UEP. b) Legajos: - En ningún caso se tuvo constancia de la convalidación de la DGCI (Dirección General de Cooperación Internacional) a las contrataciones de los consultores. - Algunos currículos carecen de la firma del profesional, fecha de emisión y fecha de recepción en la UEP; - No se tuvieron a la vista los términos de referencia (Tor’s) que forman parte del contrato, en que especifican los resultados a alcanzar, los criterios de éxito que miden el logro de los resultados y el diagrama de control de avance de las obligaciones asumidas por las partes. c) Informes: En ningún caso se tuvieron a la vista los informes de los consultores previstos en los respectivos contratos. Comentarios de la UEP: 158 Sin comentarios. Recomendación: Mantener legajos completos que contengan adecuadamente los antecedentes de la contratación de cada profesional, teniendo en cuenta las normas PNUD que rigen en la materia y dejando constancia en las evaluaciones realizadas de la oportunidad de las mismas y de los responsables de la selección. Así también, verificar en los currículos de los postulantes la existencia de la firma del profesional, fecha de emisión para lo cual el consultor propone sus antecedentes, de manera de darle validez a su contenido y de evitar su reutilización en otras ternas sin su consentimiento. Así también, dejar constancia de la recepción de los mismos. Por otra parte, verificar que se adjunten al contrato los términos de referencia debidamente suscriptos, puesto que éstos indican las obligaciones contraídas por el consultor. Se recomienda además, adjuntar a los legajos y aprobar las actividades desarrolladas por los consultores a efectos de garantizar que las mismas se correspondan con las establecidas en sus respectivos contratos. 2) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observación: Se mantiene del ejercicio anterior la observación respecto a que los comprobantes una vez abonados no son cancelados (por ejemplo con un sello de “Pagado”) a efectos de que estos no puedan ser reutilizados. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: 159 Dejar evidencia de los pagos efectuados, mediante un sello cancelatorio, en las órdenes de pago y comprobantes respectivos, a efectos de evitar que estos sean reutilizados. 3) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observaciones: a) No se encuentra actualizado, pues no detalla las adquisiciones del año 2002. b) No se encuentran inicialadas todas las hojas por un responsable de la UEP, sólo se firmaron parcialmente. c) Los bienes no se encuentran identificados con un Nº de inventario. d) No identifican al responsable de la custodia de los mismos. e) No se encuentra conciliado con los registros del Proyecto. Existe una diferencia de USD 619,44 entre el total de inventario (USD 53.357,35) y el total según registros (USD 53.976,79). Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en su composición. Implementar procedimientos de control (recuentos físicos periódicos) a efectos de detectar posibles diferencias y así poder corregirlas. 160 B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) CONSULTORES Observaciones: a) Legajos: No se mantienen legajos separados por cada profesional, que contengan toda la documentación relacionada con la contratación (antecedentes de contratación, contratos, enmiendas, informes, etc), tal como estipula el Manual de Gestión de Proyectos PNUD, Capítulo III, Recursos Humanos, puntos 41 y 42; b) Contratos: - En un caso no se tuvo a la vista el contrato N° 2044/02 por el período Marzo – Diciembre de 2002, que asciende a la suma de $ 18.045; - En dos casos no se tuvieron a la vista las enmiendas a los contratos correspondientes a los honorarios abonados por el Proyecto en el presente ejercicio por el período diciembre/01, los cuales se vieron incrementados en su valor según los contratos originales (a noviembre/01), conforme se expone seguidamente: Consultor Período S/contrato Pagado $ Diferencia $ Original $ Area, Nora 12/01 1.799,00 2.440,00 641,00 Boero, Juan 12/01 1.596,00 2.164,00 568,00 - En dos casos las rescisiones de contratos (período enero–marzo de 2002) no se encuentran suscriptas por ninguna de las partes; - No se tuvo a la vista la enmienda al contrato de un consultor por la cual se redujeron los honorarios (marzo y abril de 2002) a $ 1.623.- por mes. Según cronograma de pagos del contrato los honorarios pactados ascendían a $ 2.164.mensuales. c) Pagos: - En un caso el recibo no posee fecha; - En tres casos las órdenes de pago referencian como fecha “año 2001”. 161 Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Dar cumplimiento al Manual de Gestión de Proyectos del PNUD, capítulo III, Recursos Humanos, punto 79 “…se considera necesario que los proyectos habiliten- para cada uno de los técnicos administrativos contratados- una carpeta con los antecedentes de la contratación, contratos, enmiendas, recibos, y toda otra documentación relacionada con la contratación…”. Mantener archivos completos y ordenados de toda la documentación respaldatoria del proceso de selección, evaluación, contratación y cumplimiento de los trabajos comprometidos por los consultores conforme los términos de referencia suscriptos. 2) CAMPAÑA DE DIFUSIÓN Observaciones: 1- “Adquisición de folletos sobre nutrición infantil” (Pedido de Presupuestos 28/01). - La orden de compra no se encuentra suscripta por el proveedor. 2- Adquisición de material sonoro de emisión radial (Pedido de Presupuestos 47/01). - Se produjo un considerable atraso (39 días) entre la fecha prevista de entrega (25/01/02) y la de recepción del material (05/03/02). No se tuvo a la vista documentación que justifique tal situación. 3- Adquisición de folletería para la campaña antidiarréica. - La orden de compra no se encuentra suscripta por el proveedor; - Se produjo un considerable atraso (26 días) entre la fecha prevista de entrega (09/01/02) y la de recepción de la folletería (04/02/02). No se tuvo a la vista documentación que justifique tal situación. 4- Adquisición de material gráfico sobre control de embarazo (Pedido de Presupuestos 19/01): 162 - No se tuvieron a la vista las cartas de invitación a los diferentes oferentes (dos de tres casos). - La orden de compra no se encuentra suscripta por el proveedor; - Se produjo un considerable atraso (90 días) entre la fecha prevista de entrega (12/09/01) y la recepción del material (12/12/01). No se tuvo a la vista documentación que justifique tal situación. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Sustentar adecuadamente las contrataciones del proyecto, manteniendo legajos completos y ordenados que permitan un seguimiento y control ágil de las mismas. Verificar que las órdenes de compra estén debidamente suscriptas por el proveedor, de manera de evitar el desconocimiento de las obligaciones contraídas. Profundizar los controles administrativos respecto al cumplimiento de las entregas comprometidas por los diferentes proveedores del Proyecto, efectuando los reclamos necesarios y acciones conducentes en caso de corresponder. 3) INFORMES TRIMESTRALES PNUD Observaciones: De la muestra analizada se determinó que se justificó al PNUD la suma de USD 1077.33 ($ 1508.26) bajo la línea 53.02 (campaña de difusión) en tanto que correspondía justificar, conforme la naturaleza del gasto, bajo la línea 21.01 (obra civil CS). En consecuencia, ésta última se expone subvaluada y la línea 53.02 sobrevaluada. Comentarios de la UCP: Sin comentarios. 163 Recomendación: Profundizar los controles administrativos - contables, conciliando periódicamente las operaciones. Así también, efectuar controles periódicos con la información contenida en los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último. 4) APORTES BIRF Observaciones: De los procedimientos de auditoria efectuado sobre las aplicaciones realizadas por el Proyecto, según las diferentes fuentes de financiamiento, se observa que al 31/12/02 no se habían efectuado aportes BIRF suficientes para cubrir aquellas erogaciones financiadas con esa fuente. Al respecto, a continuación se expone la situación planteada: Financiamient Gastos Acumulados al Aportes Acumulados Diferencia en o 31/12/02 USD al 31/12/02 USD USD BIRF 504.628,34 499.897,05 (4.731,29) En consecuencia, estos gastos fueron financiados por otras fuentes de financiamiento. Comentarios de la UCP: Sin comentarios. Recomendación: Dar cumplimientos a los compromisos asumidos. Verificar periódicamente que los aportes efectuados por cada uno de los organismos intervinientes resulten suficientes para cubrir los gastos correspondientes a cada uno de ellos. 164 SUBPROYECTO ARG 98/028 A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/02 1) CAPACITACIÓN Observaciones: Se mantiene la observación respecto a que en la mayoría de los casos objeto de muestra la orden de pago y el pago se efectivizó en fecha anterior a la del comprobante (factura/recibo) correspondiente. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendaciones: No efectuar libramientos de pago sin la documentación de respaldo correspondiente. 2) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observación: Reiteramos la observación del ejercicio anterior respecto a que los comprobantes una vez abonados no son cancelados (por ejemplo con un sello de “Pagado”) a efectos de que éstos no puedan ser erróneamente pagados o utilizados con fines diferentes a los del Proyecto. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Dejar evidencia, mediante un sello cancelatorio (sello de “Pagado”) en las órdenes de pago emitidas y comprobantes abonados por el Proyecto. 3) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observaciones: a) No se encuentran inicialadas todas las hojas por un responsable de la UEP, sólo se 165 firmaron parcialmente; b) Los bienes no se encuentran identificados (Nº de inventario); c) No identifican al responsable de la custodia de los mismos; d) No se encuentra conciliado con los registros del Proyecto. Existe una diferencia de $ 21.268,09 entre el total expuesto en el registro de inventario ($ 107.863,31) y el total según registros ($ 129.131,40). Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en su composición. Implementar procedimientos de control (recuentos físicos periódicos) a efectos de detectar posibles errores y así poder corregirlos. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) OBRA CIVIL Centro de Salud (CS) y Centro de Desarrollo Infantil (CDI) Observaciones: a) En tres casos, la contratista omitió facturar el fondo de reparo correspondiente a los siguientes certificados de obra: Cert. Nro. Efector F.R. no facturado 5 CDI El Pricipito $ 745.23 4 CS Manuel Alberti $ 58.79 4 CS Rayito de Sol $ 35.48 $ 839.50 Total 166 No siendo contabilizados dichos conceptos (retenciones por fondo de reparo).por la UEP. b) En dos casos el monto facturado es por un importe inferior a lo determinado en los respectivos certificados de obra emitidos por la contratista. Cert. Nro. 4 Efector Importe Importe seg. según Cert. $ Facturado $ 1.175,72 1.156,29 19,43 14.904,65 14.658,30 246,35 CS Manuel Diferencia $ Alberti 5 CDI El Pricipito c) El certificado N° 4 correspondiente a la obra “CS Rayito de Sol” se refiere a trabajos realizados en septiembre de 2002; mientras que el informe de “no objeción” de la UCP tenido a la vista hace mención al período mayo de 2001. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información y la gestión. 2) CAPACITACIÓN Observaciones: a) En algunos casos los “Acuerdos de Obra Realizada” (contratos) no se encuentran suscriptos por el coordinador; b) En algunos casos los comprobantes (recibos) presentados por los consultores no respeta la correlatividad numérica, según la fecha en fueron emitidos. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. 167 Recomendación: Mantener archivos ordenados y completos de la documentación respaldatoria que sustenta la validez jurídica de los actos formalizados por el Proyecto. 3) CAMPAÑA DE DIFUSIÓN (impresión de folletería) Observaciones: a) No se tuvo a la vista remito y/o informe de recepción que de cuenta de la conformidad por parte del Proyecto sobre la entrega de los productos adquiridos (330 afiches de 50 cms. x 70 cms. y 33.000 trípticos oficio ilustración mate de 120 gr. A4) por la suma de $ 4.953.-. b) La Orden de Compra no se encuentra suscripta por el proveedor. Téngase en cuenta que dicho acto resulta imperativo ya que a partir de la aceptación por parte del proveedor de este documento se habilitan los plazos de entrega de los bienes estipulados contractualmente (la orden de compra establece como fecha de entrega 15 días de recepción de la misma). Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Verificar que las ordenes de compra estén debidamente suscriptas por el proveedor, de manera de evitar el desconocimiento de las obligaciones contraídas. 4) EJECUCIÓN DEL PROYECTO Observación: Se observa una importante subejecución del Proyecto respecto a lo previsto originalmente. Según surge de la información expuesta en el Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/02 el total ejecutado ascendía al 72 % de lo presupuestado, siendo que la fecha prevista de finalización del proyecto (según Revisión “F” del Documento de Proyecto) estaba prevista para el 31/12/03. 168 Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Implementar las medidas necesarias tendientes a mejorar la gestión operativa del Proyecto, a efectos de alcanzar los objetivos propuestos en tiempo y forma, o en su defecto profundizar el análisis al momento de presupuestar los gastos del mismo. SUBPROYECTO ARG 98/029 A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/02 1) CAPACITACIÓN Observación: se mantiene del ejercicio anterior la observación respecto a que, en todos los casos analizados, la fecha de los comprobantes (factura/recibo) presentados por los capacitadores es posterior a la de emisión de las respectivas órdenes de pago. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: No efectuar libramientos de pago sin la documentación de respaldo correspondiente. 2) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observaciones: a) No se encuentra actualizado, pues detalla las adquisiciones al 31/12/01; b) No se encuentran inicialadas todas las hojas por un responsable de la UEP, sólo se firmaron parcialmente; c) Los bienes no se encuentran identificados (Nº de inventario); d) No identifican al responsable de la custodia de los mismos; e) No se encuentra conciliado con los registros del Proyecto. Existe una diferencia de $ 169 11.230,26 entre el total de inventario ($ 135.488,62) y el total según registros ($ 146.718,88). Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en su composición. Implementar procedimientos de control (recuentos físicos periódicos) a efectos de detectar posibles errores y así poder corregirlos. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) OBRA CIVIL. Centro de Salud (CS) “El Zaizar” y Centro de Desarrollo Infantil (CDI) “El Manzanar” (L.P. N° 69B) Observaciones: a) En algunos casos, el proveedor (Ingeniería & Construcciones) omitió facturar el correspondiente fondo de reparo (FR) de los siguientes certificados de obra: Cert. Nro. Efector F.R. no facturado 7 CS El Zaizar $ 2.376,09 8 CS El Zaizar $ 7,86 7 CDI El Manzanar $ 228,75 $ 2.612,63 Total No quedando en consecuencia registrada por la UEP dicha acreencia a favor de terceros. b) En el certificado de obra N° 8 correspondiente al “CS El Zaizar” no se especifica el período de ejecución de los trabajos; 170 c) En el certificado de obra N° 7, del “CDI El Manzanar”, se menciona como período de ejecución de los trabajos, febrero 2002, mientras que la “no objeción” otorgada por UCP a dicho certificado hace referencia al período abril 2002. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información y la gestión. 2) CAPACITACIÓN Observaciones: a) En un caso, el “Acuerdo de Obra Realizada” (contrato) no se encuentra suscripto por el coordinador; b) En otro caso, el “acuerdo” hace referencia al período de contratación junio de 2002, correspondiendo a mayo de 2002; c) Algunas órdenes de pago no se encuentran suscriptas por el responsable del área de administración; d) En algunos casos los comprobantes (recibos y/o facturas) no poseen fecha; en un caso éste es de fecha 08/03/02, 51 días después de la expuesta en la orden de pago respectiva (16/01/02). Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: 171 Mantener archivos completos y ordenados de la documentación respaldatoria que sustenta la validez jurídica de los actos formalizados por el Proyecto. 3) EQUIPOS NO FUNGIBLES “Compra de libros para CDI” (pedido de presupuestos Nº 035/01) Observaciones: a) No se tuvo a la vista el presupuesto presentado por un oferente y al que la fue adjudicado uno de los ítems (Rayuela Libros) solicitados ($ 455,20). b) Las órdenes de compra no se encuentran suscriptas por el proveedor. Téngase en cuenta que dicho acto resulta imperativo y que partir de la aceptación por parte del tercero (proveedor) de este documento, se habilitan los plazos de entrega de los bienes estipulados contractualmente. c) Se observaron demoras en la cancelación de los pagos, no surgiendo de la documentación adjunta al legajo justificación de tal situación. Fecha Rayuela Emisión de la Orden 07-01-02 Cronopio Azul Sigmar Novelibro 07-01-02 07-01-02 07-01-02 21-01-02 18-01-02 y 14-01-02 de Compra Remito del Proveedor 30-01-02 27-02-02 Factura del Proveedor 28-01-02 21-01-02 31-01-02 14-01-02 Orden de Pago 10-04-02 10-04-02 22-04-02 10-04-02 Recibo del Proveedor 16-04-02 23-04-02 No se tuvo 23-04-02 a la vista Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: 172 Documentar adecuadamente todas las actuaciones efectuadas por el Programa y, de corresponder, dejar evidencia de las excepciones aplicadas. Verificar que las ordenes de compra estén debidamente suscriptas por el proveedor, de manera de evitar el desconocimiento de las obligaciones contraídas. 4) INFORMES TRIMESTRALES PNUD Observaciones: Del análisis realizado sobre las rendiciones trimestrales efectuadas por el proyecto al PNUD, se detectaron discrepancias respecto a la categorización de algunos gastos que, conforme su naturaleza, debían ser cargados a otra línea de inversión. Al rspecto a continuación se exponen las divergencias planteadas: Se justificó al PNUD Línea Concepto 53.04 Varios Capacitación 21.01 Obras Civiles USD 16,08 242,33 Corresponde imputar $ Línea Concepto 54,74 53.03 Varios Gastos Banc. 727,00 21.03 Subc. Insp. Obras Comentarios de la UCP: Sin comentarios. Recomendación: Profundizar los controles administrativos - contables, conciliando periódicamente las operaciones. Así también, efectuar controles periódicos con la información contenida en los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último. 5) APORTES NACIÓN: 173 Observaciones: De los procedimientos de auditoria efectuados sobre las aplicaciones realizadas por el Proyecto, conforme las diferentes fuentes de financiamiento, se observa que al 31/12/02 no se realizaron aportes locales suficientes para cubrir aquellas erogaciones financiadas con esa fuente. Al respecto, a continuación se expone la situación planteada: Financiamiento NACION Gastos Aportes Diferencia en Acumulados Acumulados USD al 31/12/02 al 31/12/02 USD USD 68.895,76 42.084,71 (26.811,59) En consecuencia, estos gastos fueron financiados por otras fuentes de financiamiento. Comentarios de la UCP: Sin comentarios. Recomendación: Dar cumplimiento a los compromisos asumidos. Verificar periódicamente que los aportes efectuados por cada uno de los organismos intervinientes resulten suficientes para cubrir los gastos correspondientes a cada uno de ellos. SUBPROYECTO ARG 98/034 A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/02 1) REGISTROS Observaciones: Se mantiene pendiente de ajuste la observación del ejercicio anterior respecto al pago que efectuó la UEP con fondos del Proyecto PNUD 98/019 (Mar del Plata), gastos que corresponden al Proyecto PNUD ARG 98/034 (Quilmes) por USD 19.275,19 (por el certificado N° 2 del C.S. Villa Augusta). Comentarios de la UEP: 174 Sin comentarios. Recomendación: Profundizar los controles administrativos - contables, conciliando periódicamente las operaciones y efectuar los ajustes correspondientes. Así también, realizar controles periódicos con la información contenida en los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último. Canalizar los pagos de cada Proyecto, atento que la UEP mantiene la administración de varios de ellos, por las cuentas correspondientes. 2) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS Observación: reiteramos la observación respecto a que los comprobantes una vez abonados no son cancelados (por ejemplo con un sello de “Pagado”) a efectos de que no puedan ser reutilizados. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Dejar evidencia, mediante un sello cancelatorio (sello de “Pagado”) en las órdenes de pago emitidas y comprobantes abonados por el Proyecto. 3) CAPACITACIÓN Observaciones: a) En la mayoría de los casos la fecha de emisión de las órdenes de pago y el pago, resultan anteriores a la fecha del comprobante respaldatorio (factura y/o recibo). b) En la formulación de las contrataciones (Acuerdos de Obras Realizada) no se especifica el objeto de la contratación, situación que dificulta relacionarlos con los resultados del programa. Comentarios de la UEP: 175 Sin comentarios. Recomendación: En todos los casos efectuar los libramientos de pagos contra la documentación de respaldo correspondiente. Formular términos de referencia claros respecto a las contrataciones realizadas y así poder verificar el cumplimiento de las tareas acordadas. B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observaciones: a) No se encuentran inicialadas todas las hojas por un responsable de la UEP, sólo se firmaron parcialmente; b) Los bienes no se encuentran identificados (Nº de inventario). c) No identifican al responsable de la custodia de los mismos; d) No se encuentra conciliado con los registros del Proyecto. Existe una diferencia de $ 98.279,21 entre el total expuesto en el registro de inventario ($ 43.106,94) y el total según registros ($ 141.386,15). Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en su composición. Implementar procedimientos de control (recuentos físicos periódicos) a efectos de detectar posibles diferencias y así poder corregirlos. 2) CAPACITACIÓN 176 Observaciones: En todos los casos se formalizaron “Acuerdo de Obra Realizada” (contrato), observándose: a) En un caso (período 08/02, capacitadora Elba Ruiz) no se tuvo a la vista el “acuerdo”, la orden de pago que autoriza la liquidación de honorarios y el comprobante de respaldo emitido por el consultor por la suma de $ 940,00. b) En algunos casos los “ acuerdos” no se encuentran suscriptos por el coordinador. c) En otros casos, las órdenes de pago no se encuentran suscriptas por el coordinador; y asciende a $ 3.885. d) En un caso (pago por $ 530.-), la orden de pago se encontraba suscripta por otro beneficiario. e) En algunos casos los comprobantes (recibo y/o facturas) no poseen fecha de emisión. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Mantener archivos completos y ordenados que sustenten adecuadamente las erogaciones del proyecto, como así también, verificar que los “Acuerdos de Obra Realizada” estén debidamente suscriptas por las partes intervinientes. 3) EQUIPAMIENTO CENTROS DE SALUD Adquisición de equipamiento con destino a Centros de Salud del Subproyecto Quilmes (compulsa de precios 413B por $ 3.538,53). Observaciones: a) Las órdenes de compra no se encuentran suscriptas por los proveedores adjudicados. Téngase en cuenta que dicho acto resulta imperativo ya que a partir de la aceptación por parte del proveedor de este documento se habilitan los plazos de entrega estipulados contractualmente. 177 b) Se observó una importante demora en el pago de las obligaciones (orden de compra N° 7), no surgiendo de la documentación adjunta al legajo justificación de tal situación. Fecha de Emisión de la Orden de Compra N° 7 13-08-01 Fecha de Remito del proveedor 28-09-01 Fecha de Factura del proveedor 29-10-01 Fecha de orden de pago 04-01-02 Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Verificar que las órdenes de compra estén debidamente suscriptas por el proveedor, de manera de evitar el desconocimiento de las obligaciones contraídas. 4) CAMPAÑA DE DIFUSIÓN. Impresión de folletería ($ 4.953.-) Observaciones: Del análisis de los antecedentes de contratación se observó: a) No se tuvo a la vista lista breve de los proveedores seleccionados a invitar a cotizar. b) No se tuvieron las constancias de invitación a los oferentes. c) No se tuvo a la vista el cuadro comparativo de ofertas. d) La orden de compra no se encuentra suscripta por el proveedor. e) El remito del proveedor como prueba de la entrega de los bienes adquiridos no se encuentra conformado (cantidad y calidad) por un responsable del Proyecto. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. 178 Recomendación: Mantener legajos completos que contengan todos los antecedentes que respalden el proceso de contratación de las adquisiciones efectuadas, como así también, verificar que las ordenes de compra estén debidamente suscriptas por el proveedor, de manera de evitar el desconocimiento de las obligaciones contraídas. Controlar y documentar que los productos recibidos se correspondan en cantidad y calidad, con los adquiridos. 5) EJECUCIÓN DEL PROGRAMA Observaciones: Se observa una importante subejecución del Proyecto respecto a lo previsto originalmente. Según surge de la información expuesta en el Estado de Inversiones Acumuladas al 31/12/02 el total ejecutado ascendía al 34,80 % de lo presupuestado, siendo que la fecha prevista de finalización del proyecto (según Revisión “E” del Documento de Proyecto) estaba prevista para el 31/12/03. Comentarios de la UCP: Sin comentarios. Recomendación: Implementar las medidas necesarias tendientes a mejorar la gestión operativa del programa, a efectos de alcanzar los objetivos propuestos en tiempo y forma. SUBPROYECTO ARG 98/038 A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/02 1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS 179 Observación: reiteramos la observación en cuanto a que los comprobantes una vez abonados no son cancelados (por ejemplo con un sello de “Pagado”) a efectos de que no puedan ser erróneamente pagados o utilizados con otros fines diferentes de los del Proyecto. Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Dejar evidencia, mediante un sello cancelatorio (sello de “pagado”) en las órdenes de pago emitidos y comprobantes abonados por el Proyecto. 2) REGISTROS Observación: Se mantiene pendiente de ajuste del ejercicio anterior la suma de USD 3.306,61 ($ 3.300,00) que se registró y justificó al PNUD bajo la línea 53 (varios) en tanto que correspondía contabilizar, conforme la naturaleza del gasto, bajo la línea 30 (capacitación y becas). En consecuencia, ésta última se mantiene subvaluada y la línea 53 sobrevaluada. Comentarios de la UCP: Sin comentarios. Recomendación: Profundizar los controles administrativos - contables, conciliando periódicamente las operaciones. Así también, efectuar controles periódicos con la información contenida en los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último. 180 3) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS Observaciones: a) No se encuentra actualizado, pues no detalla las adquisiciones del año 2002; b) No se encuentran inicialadas todas las hojas por un responsable de la UEP, sólo se firmaron parcialmente. c) Los bienes no se encuentran identificados (Nº de inventario). d) No identifican al responsable de la custodia de los mismos. e) No se encuentra conciliado con los registros del Proyecto. Existe una diferencia de $ 9.094,48 entre el total de inventario ($ 111.618,18) y el total según registros ($ 120.712,66). Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en su composición. Implementar procedimientos de control (recuentos físicos periódicos) a efectos de detectar posibles diferencias y así poder corregirlos. B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO 1) EQUIPAMIENTO CDI (PP 32/01) Adquisición de equipamientos para los CDI B° Gaona (Moreno) y Pancitas (José C. Paz), por $ 1.820,95. Observaciones: a) Las órdenes de compra no se encuentra suscripta por los proveedores (“Estimular Didácticos” y “Educando”). Téngase en cuenta que dicho acto resulta imperativo ya 181 que a partir de la aceptación por parte del proveedor de este documento se habilitan los plazos estipulados contractualmente. b) No se tuvo a la vista el remito de un proveedor (“Estimular Didácticos”). c) Se observó una considerable demora en el pago de la orden de compra N° 6 (proveedor “Educando”), no surgiendo de la documentación adjunta al legajo justificación que indique los motivos de tal situación. Fecha de Emisión de la Orden de Compra N° 6 14-11-01 Fecha de Remito del proveedor 07-12-01 Fecha de Factura del proveedor 07-12-01 Fecha de orden de pago 18-03-02 Fecha de recibo del proveedor 22-03-02 Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Verificar que las ordenes de compra estén debidamente suscriptas por el proveedor, de manera de evitar el desconocimiento de las obligaciones contraídas. 2) VARIOS DE COMUNICACIÓN SOCIAL Observaciones: 1- Adquisición de material gráfico para los Efectores de Salud de la Región Oeste (Pedido de Presupuestos 34/01) por $ 585.-. a) No se tuvo a la vista la invitación a cotizar al proveedor adjudicado. b) No se tuvo a la vista el cuadro comparativo de ofertas. 2- Adquisición de material gráfico para la prevención de anemia (Pedido de Presupuestos 43/01) por $ 2.960.-. a) No se tuvo a la vista la invitación a cotizar al proveedor adjudicado; b) La orden de compra no se encuentra suscripta por el proveedor; 182 Comentarios de la UEP: Sin comentarios. Recomendación: Documentar adecuadamente todas las actuaciones efectuadas por el Proyecto, dejando evidencia del momento en que los mismos se realizan, como así también, verificar que las ordenes de compra estén debidamente suscriptas por el proveedor a efectos de evitar que éste último desconozca los compromisos asumidos. 3) APORTES BIRF Y NACIÓN Observación: De los procedimientos de auditoría efectuados sobre las aplicaciones realizadas por el Proyecto, conforme las diferentes fuentes de financiamiento se observa que al 31/12/02 no se realizaron aportes BIRF y NACIÓN suficientes para cubrir aquellas erogaciones financiadas con esas fuentes. Al respecto, a continuación se expone la situación planteada: Financiamiento Gastos Acumulados Aportes Acumulados Diferencia en al 31/12/02 USD al 31/12/02 USD USD BIRF 1.182.886,66 1.124.200,00 (58.686,66) NACION 59.123,28 45.090,18 (14.033,10) Total 1.242.009,94 1.169.290,18 (72.719,76) En consecuencia, estos gastos fueron financiados por otras fuentes de financiamiento. Comentarios de la UCP: Sin comentarios. Recomendación: Dar cumplimiento a los compromisos asumidos. 183 Verificar periódicamente que los aportes efectuados por cada uno de los organismos intervinientes resulten suficientes para cubrir los gastos correspondientes a cada uno de ellos. BUENOS AIRES, 30 de diciembre de 2003. Dra. Liliana VILLANUEVA Supervisora D.C.E.E.-AGN Dr. Roberto DI LEONE Coordinador D.C.E.E.-AGN 184 Dr. Miguel ZURETTI Jefe D.C.E.E-AGN DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL “SEGUNDO PROGRAMA MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN” CONVENIO DE PRÉSTAMO N° 4164-AR BIRF (Ejercicio Nº 6 finalizado el 31/12/02) Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos: - Confrontación de las cifras en los estados financieros al 31/12/02 con los registros en moneda local y extranjera que le dan sustento; - Test o prueba de transacciones y comprobantes; - Circularización de saldos; - Análisis de la naturaleza y elegibilidad de los desembolsos; - Reconciliaciones bancarias; - Inspecciones oculares; - Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia de informes de los mismos; - Análisis de legajos; - Análisis de la metodología para la adquisición de equipos; - Cotejo de orígenes con información de terceros -BIRF-; - Análisis sobre la elegibilidad de las erogaciones que respaldan los estados de gastos del período, conforme las estipulaciones del Convenio de Préstamo; - Como así también la aplicación de otros procedimientos de control, en la medida que se los consideró necesarios, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad auditada. 185 El alcance del examen comprendió, entre otros: - el 100 % de los orígenes de fondos del ejercicio 2002; y - el 83,47 % de las aplicaciones del ejercicio expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos, según el siguiente detalle: BIENES CATEGORIA 1a OBRAS CATEGORIA 1b SERV.CONSULT. CATEGORIA 1c BIENES CATEGORIA 2a SERV.CONSULT. CATEGORIA 2b SERV.CONSULT. CATEGORIA 3a BIENES CATEGORIA 3b SERV.CONSULT. PARTE D MED. y SUM. DE EMERG. CATEG. E GASTOS RECURRENTES EROGACIONES NO COMPUTABLES TOTALES ejercicio en $ 1.207.047,04 1.417.117,23 3.302.397,38 226.937,54 1.308.229,70 204.387,14 123.491,50 11.806,36 24.890.513,42 2.778.587,37 152.180,24 35.622.694,92 del rubro 3,39% 3,98% 9,27% 0,64% 3,67% 0,57% 0,35% 0,03% 69,87% 7,80% 0,43% 100,00% $ 896.123,98 1.224.259,89 1.318.081,37 48.567,19 30.615,00 461.943,77 101.820,66 112.463,50 24.890.513,42 649.647,50 0,00 29.734.036,28 analizada 74,24% 86,39% 39,91% 21,40% 2,34% 226,01% 82,45% 952,57% 100,00% 23,38% 0,00% 83,47% Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares. En otro orden de cosas corresponde destacar que tanto la Unidad de Coordinación del Proyecto como las Unidades Ejecutoras Provinciales no obstaculizaron nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente. BUENOS AIRES, 30 de diciembre de 2003. Dra. Liliana VILLANUEVA Supervisora D.C.E.E.-AGN Dr. Roberto DI LEONE Coordinador D.C.E.E.-AGN 186 Dr. Miguel ZURETTI Jefe D.C.E.E-AGN
