2005_123info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
”PROYECTO DE PREVENCIÓN DE LA CONTAMINACION COSTERA Y GESTIÓN
DE LA DIVERSIDAD BIOLÓGICA MARINA”
CONVENIO DE DONACION BIRF GEF TF N° 28385
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31/12/04)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha examinado
los estados detallados en I - siguiente, por el ejercicio N° 3 finalizado el 31/12/04,
correspondientes al Convenio de Donación GEF TF N° 28385 llevado adelante a través de la
Secretaría de Ambiente y Desarrollo Sustentable, en el ámbito del Ministerio de Salud y Ambiente
suscripto entre la Nación Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento
(BIRF), con destino a la financiación de las actividades
del Proyecto “Prevención de la
Contaminación Costera y Gestión de la Diversidad Biológica Marina” de fecha 18/06/02.
Los recursos de la Donación fueron canalizados al Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo (PNUD) bajo la modalidad de costo compartido a través del Documento de Proyecto
celebrado con el citado Organismo Internacional ARG/02/018 el 17/09/02.
I-
ESTADOS AUDITADOS
1) Estado de Situación Patrimonial al 31/12/04, comparativo al 31/12/03 expresado en
pesos.
1
2) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31/12/04 (del ejercicio y Acumulado), expresado
en pesos y anexo al Estado de Fuentes y Usos de Fondos que forma parte del estado
citado precedentemente.
3) Estado de Inversiones por categoría de financiamiento al 31/12/04 (del ejercicio y
Acumulado), expresado en pesos.
4) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31/12/04 (del ejercicio y Acumulado), expresado
en dólares estadounidenses y anexo al Estado de Fuentes y Usos de Fondos que forma
parte del estado citado precedentemente.
5) Estado de Inversiones por categoría de financiamiento al 31/12/04 (del ejercicio y
Acumulado), expresado en dólares estadounidenses.
6) Notas a los estados financieros 1 a 10 y cuadros anexos –Estado de Fondos al 31/12/04(en pesos y en dólares estadounidenses) que forman parte de los estados precedentes.
7) Memoria 2004.
Los estados precedentes fueron confeccionados por la Unidad Ejecutora del Proyecto
(UEP) y son de su exclusiva responsabilidad. Fueron recibidos inicialmente por esta
auditoría el 31/01/05, posteriormente nos fueron entregados los definitivos el 05/05/05, los
que se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su identificación con este dictamen.
El objetivo de nuestra tarea es expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado las tareas en campo entre el 04/04/05 y el 13/05/05.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable y con las recomendadas por la
2
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI), incluyendo
las pruebas y demás procedimientos de auditoría que se consideraron necesarios.
Con referencia a la información expuesta en los estados citados en I- 1), 2) y 4) como
disponibilidades (recursos depositados en el Organismo Administrador de Fondos –PNUD), dado que éste está realizando cambios en su sistema informático operativo, no se obtuvo
información de los fondos disponibles a favor del Proyecto a esa fecha, a efectos de su
conciliación con los registros del proyecto (véase Nota 1. 3. y 4- c) b. -otros activos-).
De la información extracontable obtenida se observa la siguiente discrepancia:
Concepto
S/PNUD
Disponibilidad de fondos al 31/12/04(USD)
Disponibilidad de fondos al 31/12/04 ($)
S/Proyecto
Diferencia
618.735,00
626.487,78
7.752,70
1.831.455,60
1.854.403,98
22.948,38
III- ACLARACIONES PREVIAS
1) Existen discrepancias entre la información obtenida del PNUD (ARG/02/018) y la
expuesta por la UEP respecto a los costos de administración correspondientes al
ejercicio 2004, expuestos en el Estado citado en I- 1) precedente, de acuerdo al siguiente
detalle:
S/PNUD $
S/UEP $
Diferencia $
144.258, 56 (*)
297.093,54 (**)
152.834,98 (***)
(*) - USD 40.817 + USD 7.918,51 = 48.735,51.
(**)- Se compone de $ 144.258,56 + $ 84.495.- + $ 68.339,98.
La diferencia en cuestión (***) el Proyecto registró en el pasivo por el mismo concepto $
134.342,04, resultando la diferencia neta $ 18.492,94($ 8.479,78 aporte servicio de
Hidrografía Naval compensado en pasivo + $ 2.075,16 ajuste que no corresponde + $
7.938.- aporte no determinado).
3
La Unidad Ejecutora del Proyecto registra dichos cargos por un lado como fondos
indebidamente retenidos por la totalidad determinada por el PNUD, fundamentando
dicha situación en Nota 4 c b) a los estados financieros. Dicha Unidad reconoce como
gastos de administración $ 68.339,98 según el total erogado al 31/12/04 registrando “a
pagar” $ 60.402,00 y como financiados por aporte local por $ 7.938,00 (aportes de
Servicio de Hidrografía Naval y Prefectura Naval).
Sin embargo en Nota 5 b) a los estados financieros manifiesta que el monto exigible al
31/12/04 por este concepto asciende a $ 49.847,02, contradiciéndose con lo expresado
precedentemente.
Es de señalar que por nota 508/04 el Organismo Administrador (PNUD) admite un error
en la retención de los costos de administración sobre los fondos del Banco, sin embargo
en párrafos siguientes afirma que deben existir fondos de fuente local disponibles para
cubrirlos.
Según Nota 67/05 de fecha 02/05/05 la Coordinación Administrativa de la Secretaria de
Ambiente y Desarrollo Sustentable afirma que durante el ejercicio 2004 y hasta el
28/04/05 el Proyecto no registra ejecución en la fuente 11, encontrándose en trámite un
expediente que sólo cuenta con afectación preventiva.
2) Los estados financieros surgen de un sistema contable que sólo prevé la registración de
las operaciones del Proyecto en moneda de curso legal del país (pesos). Para la
información en moneda extranjera (dólares estadounidenses) el proyecto utilizó planillas
auxiliares del PNUD, las cuales fueron validadas por esta auditoría por procedimientos
alternativos con un alcance del 100 %.
3) Respecto a los aportes locales de los co-ejecutores, téngase en cuenta lo señalado en
Nota 6 párrafos 2 y 3 a los estados financieros sobre la falta de información que permita
estimar los valores de las actividades realizadas.
4) Respecto del Estado citado en I- 2) precedente:
a) La información expuesta como “saldo s/ ejercicio” debería exponerse “al 31/12/03” a
los fines de adecuar la información al modelo requerido por el Banco:
4
Concepto
Según Proyecto $
Saldo s/ejercicio
Según AGN $
Ajuste
Saldo al
Ajuste
Saldo resultante
31/12/03
Donación GEF
0,00
0,00
3.002.003,80
0
3.002.003,80
5.205,43
5.205,43
5205,43
5205,43
-
143.519,66
143519,66
151.089,04
151.089,04
-
148.725,09
148.725,09
3.158.298,27
156.294,47
3.002.003,80
Bienes
122.838,73
0
122.838,73
0
122.838,73
Consultoría
286.747,69
23.202,98
300.181,72
30.522,98
269.658,74
Costos
185.131,26
26.724,22
185.537,28
26.724,22
158.813,06
Varios
93.592,46
93.592,46
93.841,84
93.841,84
-
Otros activos
5.205,43
5.205,43
5.205,43
5.205,43
-
Dif. de cambio
362.299,73
0
561.583,40
0
561.583,40
Total fondos
1.055.815,30
148.725,09
1.269.188,40
156.294,47
1.112.893,93
Aportes
Pasivos
al
cierre
Total
financiamiento
Uso de fondos
Incrementales
aplicados
b) Existen discrepancias con las cifras expuestas en el Estado citado en I- 1) de acuerdo
al siguiente detalle:
Concepto
Saldo según est Patrimonial
Saldo S/ Estado de Ftes. y
Diferencia
Usos en pesos
Donación GEF
(4.239.091,73)
Otros ingresos
(34.459,49) (1)
(4.239.092,63)
(0,90)
(16.052,53) (18.406,96)
Consultoría
614.901,01
614.900,12
0,89
Bienes
421.424,83
421.424,68
0,15
Dif. de cambio
550.802,39
550.802,45
0,06
687.760,45 (1)
669.355,38
18.405,07
Costos incrementales
Diferencia
0,01
(1)- Téngase en cuenta lo expuesto en. III- 1) precedente.
5
5) Con referencia al Estado citado en I- 4) precedente.
a) La información expuesta como “Saldo s/ejercicio” debería exponerse “al 31/12/03” a
los fines de adecuar la información al modelo requerido por el Banco:
Concepto
Según Proyecto USD
Saldo al
Ajuste
31/12/03
Donación GEF
Aportes
Según AGN USD al 31/12/03
Saldo al
Ajuste
Neto
31/12/03
0,00
0,00
831.580,00
0,00
831.580.-
1.770,41
1770,41
1770.41
1770.41
-
Pasivos al cierre
51.390,84 51.390,84
51.390,84 51.390,84
-
Total financiamiento
53.161,25 53.161,25
884.741,25 53.161,25
831.580.-
Uso de fondos
Bienes
42.235,36
Consultoría
0.00
100.317,95 19.686,32
42.235,36
0.00
102.049,99 10.381,97
Costos Incrementales
64.097,11 39.158,16
64.212,11
Varios
31.919,00 31.919,00
31.919,00 31.919,00
Otros activos
1.770,41
Total fondos aplicados
1.770,41
240.339,83 53.161,25
1.770.41
9.089,87
42.235,36
91.668,02 *
55.122,24 *
-
1.770,41
-
242.186,87 53.161,25
189.025,62
*- Se observa un error de exposición entre ambos rubros (USD 30.068,29).
b) Asimismo,
respecto a la columna “acumulado al 2004” existen las siguientes
discrepancias:
Concepto
Saldo s/Proyecto USD
Saldo s/ AGN USD
Diferencia USD
Consultoría
238.620,93
208.552,64
30.068,29
Costos Incrementales
197.524,92
227.593,21
30.068,29
6) Respecto del Estado citado en I- 5) precedente, se señalan idénticas observaciones a las
expuestas en 5) b) anterior.
7) Tal como se expone en Nota 3 c) –Criterios de Exposición y Valuación- se aclara que los
activos en moneda extranjera fueron valuados al tipo de cambio operacional fijado por el
PNUD correspondiente a la fecha de compra en tanto que los pasivos se encuentran
expresados al tipo de cambio (PNUD) de cierre (31/12/04) del ejercicio. La situación
6
planteada no genera ajustes contables, atento que los fondos se canalizan directamente a
través del Organismo Administrador (PNUD).
8) Tal como se expone en Nota 4. b) Otros Activos –Anticipo a Provincias- dentro del
rubro “Otros Activos” y “Costos incrementales” de los estados citados en I- 1) y 2) y 3),
respectivamente, se incluyen $ 134.247,93 correspondientes a fondos anticipados a las
provincias participantes en el marco del Programa de Fortalecimiento Institucional
Provincial, cuyos gastos no habían sido justificados a la fecha de cierre.
9) Respecto a lo señalado en el segundo párrafo de la Nota 3. b) Criterios de Valuación y
Exposición – Pasivos – se aclara que la Auditoría en sus informes anteriores no indica lo
expuesto en la citada nota, sino la discrepancia que surgía entre la información PNUD y
lo registrado por el Proyecto.
10) Sobre las cifras señaladas en Nota 6 primer párrafo –Aportes Locales- ésta Auditoría no
tuvo a la vista elementos (documentación) que avale su conformación, tampoco se
expone un detalle que permita su validación.
Respecto a lo señalado en el párrafo de la citada Nota no se interpreta lo expuesto sobre
“...evitar observaciones...por AGN...” no planteadas.
11) No se interpreta lo expuesto en Nota 5- b) cuentas a pagar primer y segundo párrafo,
tampoco resulta aclaratoria a los estados financieros.
7
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en II- y III- 1) y
10) precedentes, y excepto por lo señalado en III- 3), 4), 5), 6), 8), 9), y 11) los estados
identificados en I- presentan razonablemente, en sus aspectos significativos, la situación
financiera al 31/12/04 del Proyecto de Prevención de la Contaminación Costera y Gestión
de la Diversidad Biológica Marina, así como las transacciones efectuadas durante el
ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con prácticas contables usuales y con los
requisitos establecidos en el Convenio de Donación BIRF GEF TF N° 28385 del 18/06/02.
BUENOS AIRES, 20 de mayo de 2005.
8
INFORME SOBRE EL CUMPLIMIENTO DE CLÁUSULAS CONTRACTUALES DEL
”PROYECTO DE PREVENCIÓN DE LA CONTAMINACION COSTERA Y GESTIÓN
DE LA DIVERSIDAD BIOLÓGICA MARINA”
CONVENIO DE DONACION BIRF GEF TF N° 28385
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31/12/04)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Durante el transcurso de las verificaciones realizadas por el equipo de trabajo asignado a la
auditoría externa correspondiente a las actividades del Proyecto de Prevención de la
Contaminación Costera y Gestión de la Diversidad Biológica Marina, por el ejercicio N° 3
finalizado el 31 de Diciembre de 2004, se ha examinado el cumplimiento de las cláusulas
contractuales de carácter contable - financiero contempladas en el Convenio de Donación BIRF
GEF TF Nº 28385, suscripto el 18 de junio de 2002 entre la Nación Argentina y el Banco
Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF).
Tomando en cuenta las conclusiones emanadas de dicho análisis, cabe formular las siguientes
consideraciones:
1)
Artículo II - Sección 2.01: Monto de la Donación del Fondo Fiduciario GEF por DEG
6.500.000.- (al 31/12/04 USD 10.094.500.-).
Cumplida. El monto desembolsado al 31/12/04 ascendió a USD-1.252.373,61 (DEG
911.572,97) de los cuales corresponden al ejercicio 2004 la suma de USD 420.793,61
(DEG 286.451,75).
9
2)
Artículo III Sección 3.01 a): Ejecución del Proyecto.
Parcialmente cumplida. Al respecto, se puso a disposición de esta auditoría el Ayuda
Memoria correspondiente a la Misión de Supervisión del Banco Mundial realizada durante
el período comprendido entre el 12 y 21 de mayo de 2004.
Los objetivos principales de la misión fueron i) supervisar el estado de avance del proyecto,
en particular en relación con el Plan Operativo Anual ii) lanzar el componente de
fortalecimiento institucional –en el marco de una reunión de la Comisión Consultiva de la
SAyDS integrada por representantes de la SAyDS y de las cuatro provincias involucradas,
iii) presentar la metodología de Evaluación Ambiental estratégica, iv) avanzar en la
preparación del componente de sub-proyectos competitivos y de innovación tecnológica, y
v) discutir r aspectos administrativos de la Unidad Ejecutora del Proyecto (UEP).
Del ayuda memoria correspondiente a la Misión de Supervisión que se desarrolló entre el 13
y el 17 de setiembre de 2004, los objetivos principales fueron: i) supervisar el estado de
avance del proyecto, en particular en relación con el Plan Operativo Anual, ii) realizar un
Taller de Evaluación Estratégica Ambiental en el sector turismo de la ciudad de Calafate; iii)
evaluar el lanzamiento del componente de sub-proyectos competitivos y de innovación
tecnológica en el Taller de Articulación y Avances del Proyecto en la ciudad de Ushuaia,
realizado en el marco de una reunión de la comisión Consultiva de la SAyDs; iv) desarrollar
un Taller de un día sobre EAE en la SAyDS; y v) discutir aspectos administrativos de la
UEP.
Las principales conclusiones, similares en ambas misiones, en cuanto al estado de ejecución
actual del Proyecto se refieren a:
-
Luego de una demora inicial, la implementación actual del proyecto está progresando de
manera satisfactoria.
-
Después de casi dos años de implementación (de un total de 5), el PNUD sólo ha
desembolsado el equivalente a 5,09 % del total. Sin embargo, hay avances importantes
que pueden llevar al menos al 42 % de implementación del Proyecto en un período
inmediato; culminación de las licitaciones internacionales para la compra de
10
equipamiento, se iniciaron las actividades del sub-componente de fortalecimiento
institucional y se lanzó el sub-componente de innovación tecnológica (reflejadas por el
Proyecto en la Memoria 2004 sobre el desarrollo de las actividades generales del
Proyecto y plan de adquisiciones y contrataciones previstas, adjunta a los estados
financieros).
Respecto a la ejecución financiera, téngase en cuenta lo expuesto en los estados citados en
I- 3) y 5) del informe de auditoría sobre los estados financieros, adjunto al presente.
3)
Artículo III- Sección 3.01 b)i): Acuerdo a satisfacción del Banco con PNA –Prefectura
Naval Argentina-, (el acuerdo Administrativo PNA) fijando las responsabilidades
para la implementación de las Partes A1 y A2a) del Proyecto.
Parcialmente cumplida. Se puso a disposición el Acuerdo Complementario celebrado entre
la Secretaría de Ambiente y Desarrollo Sustentable y la Prefectura Naval Argentina de fecha
13/09/02. Es de señalar que el citado acuerdo prevé en su artículo 9 que el Organismo
mencionado
presente informes de avance semestrales. Al respecto, no se obtuvo
documentación que de cuenta del cumplimiento del artículo que nos ocupa
Asimismo, cabe indicar que se tuvo a la vista Nota del Proyecto (PCDB N° 189 del
01/03/05), mediante la cual éste remitió para la firma, a la Prefectura Naval Argentina un
Contrato de Comodato de uso de los bienes entregados.
4)
Artículo III- Sección 3.01 b) ii): Acuerdo a satisfacción del Banco con el Servicio de
Hidrografía
Naval
–SHN-
(el
acuerdo
Administrativo
SHN)
fijando
las
responsabilidades para la implementación de las Partes A.2b) y B.1 del Proyecto.
Parcialmente cumplida. Se puso a disposición el Acuerdo Complementario celebrado entre
la Secretaría de Ambiente y Desarrollo Sustentable y la Armada Argentina –Servicio de
Hidrografía Naval- de fecha 23/08/02. Es de señalar que el citado acuerdo prevé en su
artículo 9 que el Organismo mencionado presente informes de avance semestrales. Al
respecto, no se obtuvo documentación que de cuenta del cumplimiento del artículo que nos
ocupa.
11
Asimismo cabe indicar que se tuvo a la vista Nota del Proyecto (PCDB N° 332 del
13/04/05), mediante la cual éste remitió para la firma, al Servicio de Hidrografía Naval un
Contrato de Comodato de uso de los bienes entregados.
5)
Artículo III- Sección 3.02- Apéndice 3: Adquisiciones de bienes y servicios.
Cumplida extemporáneamente. Se puso a disposición la no objeción del Banco Mundial de
fecha 29/03/04 al Plan Operativo Anual 2004 (POA), el cual incluye
el Plan de
Adquisiciones y Contrataciones 2004.
6)
Artículo III- Sección 3.03 a): Acuerdo con PNUD en términos y condiciones a
satisfacción del Banco, (el convenio PNUD):
Cumplida. Se puso a disposición el Documento de Proyecto de fecha 18 de setiembre de
2002 suscripto entre la Secretaría de Ambiente y Desarrollo Sustentable, la Subsecretaría de
Coordinación y Cooperación Internacional y el Programa de las Naciones Unidas para el
Desarrollo (PNUD).
7)
Artículo III- Sección 3.04 a): Mantenimiento de una Unidad (UEP) dentro de la ex
Secretaría de Desarrollo Sustentable y Política Ambiental con funciones y personal a
satisfacción del Banco.
Cumplida.
8)
Artículo III- Sección 3.06 a): Llevar a cabo el Proyecto de acuerdo al Manual
Operativo a satisfacción del Banco.
Cumplida.
9)
Artículo III- Sección 3.08 a): Procedimientos que permitan monitorear y evaluar en
forma constante, la realización del Proyecto y el logro de los objetivos.
No cumplida. Téngase en cuenta lo señalado en 10) siguiente.
10)
Artículo III- Sección 3.08 b): Informes anuales de los Progresos realizados basados en
indicadores de monitoreo.
No cumplida. No se puso a disposición la información solicitada.
12
11)
Artículo IV- Sección 4.01 a): Mantenimiento de registros y cuentas adecuadas.
Parcialmente cumplida. Téngase en cuenta lo expuesto en nuestro Memorando a la
Dirección adjunto al presente.
12)
Artículo IV- Sección 4.01 c) i): Mantenimiento de registros y cuentas que reflejen
gastos.
Parcialmente cumplida. Téngase en cuenta lo señalado en nuestro Memorando a la
Dirección adjunto al presente
13)
Artículo IV Sección 4.02 a): cumplimiento a cargo de la receptora de un plan de
acción ajustado a plazos aceptables para el Banco que le permita al prestatario
preparar informes trimestrales de gestión del proyecto aceptables para el Banco, que
cada uno establezca:
- Sección 4.02 a) i) A): Establezca las fuentes y aplicaciones de fondos del proyecto,
en forma acumulativa y para el período abarcado de fondos proyectados para el
proyecto para el período semestral siguiente al período abarcado por el
mencionado informe.
Parcialmente cumplida. Al respecto, la Unidad de Coordinación puso a disposición los
Informes de Seguimiento Financiero (FMR) trimestrales correspondientes a los
trimestres enero-marzo/04 y abril-junio/04, ambos recepcionados por el Banco con fecha
16/11/04.
- Sección 4.02 a) i) B): Indique por separado los gastos financiados con los fondos de
la donación durante el período abarcado por el informe y los gastos que se propone
financiar con los fondos de la donación durante el período siguiente al período
abarcado por el informe.
Parcialmente cumplida. Se plantea idéntica conclusión a la expuesta en 4.02 a) i) A).
- Sección 4.02 a) ii) A): Describa el progreso físico alcanzado en la implementación
del proyecto.
Parcialmente cumplida. Se plantea idéntica conclusión a la expuesta en 4.02 a) i) A).
13
- Sección 4.02 a) ii) B): Explique las varianzas entre los objetivos de implementación
reales y los pronosticados.
No cumplida. Los Informes de Seguimiento Financiero (FMR) remitidos no contemplan
dicha información.
- Sección 4.02 a) iii): Establezca la situación de las adquisiciones conforme al
proyecto y los gastos conforme a contratos que fueran financiados con los fondos
de la Donación hasta el término del período abarcado por el mencionado informe.
Parcialmente cumplida. Se plantea idéntica conclusión a la expuesta en 4.02 a) i) A).
- Sección 4.02 b) A la terminación del plan de acción mencionado en el apartado a)
de esta sección, preparación de un informe de gestión del Proyecto para ese
período, entregado al Banco a los 45 días después de la finalización de cada
trimestre.
No cumplida. Al respecto, no se obtuvo documentación que de cuenta del cumplimiento
de la cláusula que nos ocupa.
BUENOS AIRES, 20 de mayo de 2005.
14
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL
”PROYECTO DE PREVENCIÓN DE LA CONTAMINACION COSTERA Y GESTIÓN
DE LA DIVERSIDAD BIOLÓGICA MARINA”
CONVENIO DE DONACION BIRF GEF TF N° 28385
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31/12/04)
Como resultado de la revisión practicada sobre los estados financieros al 31/12/04
correspondientes a la Donación BIRF GEF TF N° 28.385 del 18/06/02 suscripta entre la Nación
Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y Fomento (BIRF) con destino a la
financiación de las actividades de preparación del Proyecto de Prevención de la Contaminación
Costera y Gestión de la Diversidad Biológica Marina, han surgido observaciones y consecuentes
recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativo-contables y del sistema
de control interno existentes en la Unidad de Coordinación del Proyecto, que hemos considerado
necesario informar para su conocimiento y acción futura.
Cabe destacar que el requerimiento de auditoría efectuado por la prestataria no tuvo como
objetivo principal el análisis integral de sus controles administrativos, lo que hubiera conducido a
un grado mayor de detalle en las observaciones que seguidamente se mencionan, ya que el
examen se practicó sobre la base de muestras selectivas determinadas por esta auditoría.
Entendemos que la adopción de las recomendaciones, referidas a las observaciones detectadas al
momento de nuestro trabajo en campo, contribuirá al mejoramiento de los sistemas de
información y control existentes, de acuerdo con adecuadas prácticas en la materia.
Por otra parte, y al sólo efecto de guiar la lectura de este informe, listamos a continuación
aquellas observaciones que consideramos tienen mayor impacto y relevancia:
15
Indice
B) 2
A)/B) 3)
B) 8)
Título
Adquisición de Bienes
Registros Contables y Estados Financieros
Registro de Inventario de Bienes y Equipos
Página
18
23
27
A) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/04
Observación:
Existen discrepancias entre la información obtenida del PNUD (ARG/02/018) y la expuesta
por la UEP respecto a los costos de administración correspondientes al ejercicio 2004,
expuestos en el Estado citado en I- 1) precedente, de acuerdo al siguiente detalle:
(*) (**)-
S/PNUD $
S/UEP $
Diferencia $
144.258, 56 (*)
297.093,54 (**)
152.834,98
USD 40.817 + USD 7.918,51.
Sobre el monto en cuestión el Proyecto registró en el pasivo por el mismo concepto $ 134.342,04, resultando la diferencia neta $
18.492,94($ 8.479,78 aporte servicio de Hidrografía Naval compensado en pasivo + $ 2.075,16 ajuste que no corresponde + $
7.938.- aporte no determinado).
La Unidad Ejecutora del Proyecto
registra dichos cargos por un lado como fondos
indebidamente retenidos por la totalidad determinada por el PNUD, fundamentando dicha
situación en Nota 4 c b) a los estados financieros. Dicha Unidad reconoce como gastos de
administración del ejercicio $ 68.340,00 según el total erogado al 31/12/04 registrando “a
pagar” por el mismo período $ 60.402,00 y como financiados por aporte local por $ 7.938,00
(aportes de Servicio de Hidrografía Naval y Prefectura Naval).
Sin embargo en Nota 5 b) a los estados financieros se expresa que el monto exigible al
31/12/04 por este concepto asciende a $ 49.847,02, contradiciéndose con lo expresado
precedentemente.
Es de señalar que por nota 508/04 el Organismo Administrador (PNUD) admite un error en la
retención de los costos de administración sobre los fondos del Banco, sin embargo en párrafos
siguientes afirma que deben existir fondos de fuente local disponibles para cubrirlos.
Según Nota 67/05 de fecha 02/05/05 la Coordinación Administrativa de la Secretaria de
Ambiente y Desarrollo Sustentable afirma que durante el ejercicio 2004 y al 28/04/05 el
16
Proyecto no registra ejecución en la fuente 11, encontrándose en trámite un expediente que
sólo cuenta con afectación preventiva.
Comentario de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación:
Cumplir con las obligaciones asumidas. No financiar gastos locales con fuente de
financiamiento externa. Registrar contablemente las operaciones acorde a PCGA.
B) OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) CONSULTORES
Proceso de Selección.
En dos casos los cuadros de evaluación no tienen fecha.
Control de Legajos.
a) No se tuvo constancia respecto del cumplimiento del Decreto 577/03 (aprobación de la
contratación por el Jefe de Gabinete de Ministros en aquellos supuestos en que la
retribución pactada supere honorarios mensuales de $ 2.000.-).
b) En dos casos las constancias de inscripción ante el Organismo Fiscalizador no se
encuentran firmadas por el responsable.
Comentarios de la UEP:
Proceso de Selección.
El cuadro de evaluación se adjunta la solicitud de no objeción al BM, la que le da fecha.
Control de Legajo.
a) Se realizaron las gestiones referidas según las normas y procedimientos del Banco
Mundial, del PNUD y Cancillería, interpretándose que por tratarse de extensión de
contratación no era necesario dicho requerimiento.
17
b) Las constancias de inscripción se pueden obtener por Internet, siendo de libre acceso,
siendo innecesario requerir las firmas de los profesionales.
Recomendación:
Cumplir con la normativa que rige en la materia y profundizar los controles administrativos
manteniendo archivos completos de la documentación respaldatoria del proceso de
selección, evaluación, contratación y cumplimiento de los trabajos de los consultores
contratados por el Proyecto.
2) ADQUISICIÓN DE BIENES
Licitación Pública Nacional Nº 101/03- Adquisición de Sotfware – Sistema de
Modelado de Areas Oceánicas Costeras- Programa para el seguimiento de derrrames
en el mar- sistema de Información Geográfica (GIS) USD 99.195.-.
Observaciones:
a)En las Ofertas presentadas la folletería se encuentra en idioma ingles (no se adjunta la
traducción.), no cumpliendo en consecuencia con el punto 3.3.1. del Pliego de Bases,
Condiciones y Especificaciones Técnicas.
b) Análisis de las ofertas - Informes de Evaluación y Preadjudicación de las Ofertas
1) Opinión Legal (Informe de jurídicos) carece de fecha.
2) No obra en los antecedentes suministrados constancia de que se hayan efectuado,
previo a la preadjudicación, las aclaraciones solicitadas por el Consultor Técnico
Especialista en Diversidad Biológica, que indica; “en cuanto al WQMAP, que en la
propuesta no esta claramente especificado, se interpreta que son módulos de
HYDROMAP y el WAVEMAP. Sería muy importante aclarar
si MORKEN
representante de la firma ASA, sólo lo es de tres modelos WQMAP (ya mencionado)
OILMAP y CMSMAP ambas para lote B).”
3) No obra en los antecedentes suministrados constancia de que se hayan efectuado,
previo a efectuar la preadjudicación, las aclaraciones a los planteos efectuados por el
18
Gerente Técnico del Servicio Hidrografía Naval (Lote A), que señala; “... de las
propuestas ofrecidas, puede decirse que son imprecisas y, en algunos casos,
ambigüas debe destacarse que, en dichas carpetas no se brinda información
técnica que permita analizar cualitativamente y en detalle algunos productos. . . el
material suministrado es de carácter meramente informativo no siendo posible
comparar los detalles específicos de cada uno de los modelos ofertados.” ,
señalando asimismo otras consideraciones para concluir finalmente que la Propuesta
2 esta mejor encuadrada en las necesidades del Proyecto.
c) Adjudicación del Contrato: No se tuvo a la vista acto administrativo, mediante el cual
la adjudicación fuera resuelta en forma fundada por la autoridad competente para
aprobar la contratación. Sólo se verificó el Acta de Preadjudicación y las notificaciones a
los adjudicatarios mediante Notas PCDB Nº 17 y 18 del 29/01/04 en las que se informa
que el día 14/01/04 el Banco otorgó la No Objeción a la contratación.
d) Notificación a los adjudicatarios: Tal como se describe en c) precedente, fueron
efectuadas por Notas DCDB Nros 17 y 18 de fecha 29/01/04. Según el Pliego de Bases
y Condiciones se debía notificar antes del vencimiento del plazo de validez de la oferta
(60 días de la Fecha de Apertura -30/09/03-). No obra en el legajo constancia de
extensión de la validez de la oferta.
e) Emisión de las órdenes de compra:
1) Surge una dilación entre la fecha de la no objeción del Banco (14/01/04) y la fecha de
emisión de las órdenes de compra (13/02/04 y 17/02/04). Cabe señalar que, en
principio, dicha emisión se efectuó con el plazo de mantenimiento de oferta vencido.
2) Para el caso de AEROTERRA SA (Lote C USD 2.100.-) y MORKEN SA (lote B,
ítem 6 USD 945.-) no se emitieron las órdenes de compra, se ratificaron las
adjudicaciones mediante notas de pedido.
19
f) Garantía de fiel cumplimiento (según pliego de bases y condiciones, 10 % del
contrato).
1) MORKEN SA: Total adjudicado USD 97.075.-, con fecha 23/02/04, mediante póliza
de seguro de caución N° 542.706 constituye una garantía por USD 8.828,25 (debió
ser de USD 9.707,50). Asimismo, cabe señalar que según el Pliego la garantía se
debió constituir antes de la emisión de las órdenes de compra (13/02 y 17/02/04) .
2) AEROTERRA SA: no hay constancia de constitución de garantía.
g) No consta el “Acta de Recepción de Bienes” (punto 4.3. del pliego de bases y
condiciones). Sólo se tuvieron a la vista los informes de recepción de los bienes por parte
del Servicio de Hidrografía Naval y Prefectura Naval Argentina.
h) No se tuvieron a la vista los certificados de reintegro del IVA emitido por el PNUD
sobre los pagos realizados.
i) Formularios de solicitudes de pagos Nºs. 44 y 45: En el monto a pagar se indica dólares
(USD), cuando corresponden pesos ($).
j) El total efectivamente erogado de USD 99.289,41 (registrado por el PNUD en Planilla
de Gastos Clasificados por sublínea período 01/01/04 al 30/09/04) difiere del monto
adjudicado (USD 99.195.-) y no objetado por el BIRF.
Comentarios de la UEP:
a) El pliego en su punto 3.1. determina que ...las ofertas deberán ser redactadas en
idioma nacional, conteniendo precio unitario y cierto, en números, con referencia a
las unidades solicitadas o su equivalente. Los documentos complementarios y
literatura impresa que proporcione el Oferente podrán estar escritos en otro idioma, a
condición de que vayan acompañados de una traducción fiel de los párrafos
pertinentes. Las enmiendas y raspaduras deberán ser salvadas.
En cuanto a la folletería es de práctica que los originales impresos en su idioma de
origen, de todos modos se toma debida nota a los efectos de considerarlo en los
próximos pliegos a emitir.
20
b) 1) Se toma debida nota, sin embargo cabe aclarar que la Opinión Legal forma parte del
Reporte de Evaluación y Preadjudicación, cuya Nota de presentación PCDB 335 es
de fecha 24/11/03.
2) Se toma debida nota y estamos a la búsqueda de las aclaraciones que nos fueran
dadas. Sin embargo se aclara que en el Reporte de Evaluación y Preadjudicación
(folio 85), columna 3 se consigna que cumple con las especificaciones técnicas
solicitadas, y que el mismo cuenta con la No objeción del día 14 de enero de 2004.
3) Idem anterior.
c) Se toma debida nota. Sin embargo siendo un proyecto PNUD de ejecución parcial con
fondos GEF administrados por el Banco Mundial, considero que se han cumplido los
pasos pertinentes, cursando la documentación a Cancillería y al suscriptor de las
correspondientes órdenes de compras, Sr. Pablo Vinocurt Residente del PNUD.
Sobre el particular, cabe señalar que los pasos señalados por el Proyecto se refieren a
otras etapas del proceso, que no suplen el punto observado por esta auditoría.
d) Se toma debida nota.
e) 1) La solicitud de emisión de las órdenes de compra fue solicitada con fecha 28 de enero
(PCDB 15/2004) la emisión de las órdenes de compra las realiza el PNUD quién
además es el que suscribe las mismas. Parte de la demora puede surgir de los cambios
de los procedimientos PNUD.
2) Se realizó Nota de pedido de acuerdo a los procedimientos indicados por PNUD.
f) 1) Se toma debida nota de la diferencia detectada. Respecto de la constitución de
garantías de Cumplimiento de Ofertas, fue exigida previa a la firma de las
correspondientes órdenes de compra. Según Normas del BM F apartado 35 garantía
de cumplimento expresa...”Dentro de los 30 días siguientes a la notificación de la
adjudicación, el Licitante suministrara la garantía de cumplimiento de acuerdo con las
condiciones del contrato.”
Sobre el particular cabe señalar que la observación se refiere a la constitución de la
garantía, especificado en el Pliego que conforma la documentación de la licitación.
21
2) Se toma debida nota. Aeroterra informa que los bienes están a disposición ante
nuestra solicitud.
g) El acta mencionada en punto 4.3. del pliego fue reemplazada por el Informe de
Recepción, mediante el cual se da vigencia a las garantías de los bienes recibidos.
h) (Respuesta no procedente).
i) (Respuesta no procedente).
j) Sin comentarios.
Recomendación:
Cumplir estrictamente con los pasos y pautas establecidas en la normativa que rige en la
materia y profundizar los controles administrativos manteniendo archivos completos de la
documentación respaldatoria del proceso licitatorio, como así también el control de pagos y
recepción de los bienes adquiridos.
3) REGISTROS CONTABLES Y ESTADOS FINANCIEROS
Observaciones:
a) El sistema utilizado para la registración de la operatoria del Proyecto no presenta
condiciones de seguridad en cuanto a la correlatividad de asientos y sus modificaciones.
b) Se observa un Plan de Cuentas con una apertura que no corresponde a la naturaleza de
los gastos, (se definen subcuentas con la denominación de un proveedor, por ejemplo).
Existen varias cuentas por el mismo concepto de gasto, lo que dificulta el seguimiento de
los anticipos otorgados a las provincias.
c) Los montos imputados al rubro Adquisición de Bienes correspondientes a cursos de
capacitación por $ 14.400 y $ 24.480, deberían imputarse a una cuenta que refleje su
naturaleza.
22
Comentarios de la UEP:
a) y b) Debido a problemas en el sistema la información correspondiente al ejercicio 2003
fue borrada por lo que se abrieron nuevas cuentas y se adecuó la codificación del
ejercicio anterior.
c) Ambos cursos están registrados tanto en el manual operativo del Proyecto como en el
plan de cuentas PNUD como accesorios de los bienes y fueron incorporados en ambos
casos a las líneas presupuestarias 45.03 y 45.06. Por tratarse de estados contables
especiales se estimo conveniente unificar el criterio con el sostenido en la elaboración del
Proyecto.
Recomendación:
Utilizar un sistema contable que brinde seguridad en la registración de la operatoria del
Proyecto y permita asegurar la correcta presentación y exposición de la información
contable.
4) PASAJES Y VIATICOS
Observaciones:
a) De 45 casos analizados por un monto de $ 27.752,58 no se visualizaron los pasajes en
16 casos por un monto de $ 10.679,58.
b) En 5 solicitudes de viaje no se aclara la firma del responsable que autoriza.
c) En 2 solicitudes de viaje no consta la firma del responsable que debe autorizar.
Comentarios de la UEP:
a) “Las personas cuyo ticket de embarque no se acompaña no asistieron a los talleres” (7
casos $ 4.771.-). “ El Sr. Leopoldo Montes que viajó a la Ciudad de Río Gallegos no
entregó los correspondientes ticket de embarque, se está tramitando ante Aerolíneas
Argentinas los respectivos comprobantes.”
b) y c) Se toma debida nota para aclarar la firma con el sello respectivo. No obstante se
informa que el sello aclaratorio figura en la solicitud de pago adjunta y en la factura que
23
integra el mismo legajo, la firma del funcionario autorizante es la misma que en la
solicitud de viaje.
Recomendación:
Mantener legajos completos con toda la documentación que respalde las erogaciones que en
concepto de viajes y viáticos solventa el Proyecto.
5) TALLERES
“Identificando Herramientas para Fortalecer el Manejo de las Areas Protegidas
Costeras Marinas de la Argentina”.
Observaciones:
En la rendición de gastos se deducen $1.038,96 (40% seña reserva hotel), correspondiente a
la Factura N° 7346 dificultándose la ubicación de la documentación de respaldo (asiento
201 del 01/09/04) en los registros del Proyecto.
Comentarios de la UEP:
Sin comentario.
Recomendación:
Documentar adecuadamente las operaciones.
6) CARTAS ACUERDO SUSCRIPTAS CON LAS PROVINCIAS.
Observación:
Las Cartas Acuerdo suscriptas con las Provincias de Santa Cruz, Río Negro y Chubut no
indican fechas de firma.
24
Comentarios de la UEP:
Las fechas de firma no se consignan desde la Unidad del Proyecto, sino desde el PNUD,
organismo al cual se remiten los instrumentos para la firma del representante residente
Recomendación:
Arbitrar, por donde corresponda, los controles necesarios a fin de evitar en lo sucesivo la
repetición de situaciones como la expuesta.
7) FORTALECIMIENTO INSTITUCIONAL-RENDICIONES
Observaciones:
Provincia de Santa Cruz.
a) Instituto de Investigación Ecológica de Málaga - $ 10.272,42 (euros 2.754)
Capacitación-Estudios de Post-Grado a distancia
Pago efectuado el 27/10/04 de la primer cuota de la maestría realizada por tres
funcionarios de la Subsecretaría de Medio ambiente de la Provincia (918.- euros cada
uno): No surge de los antecedentes tenidos a la vista el monto a pagar. En los mismos se
señala que el precio de la matrícula para cada master asciende a 1.500.- euros (a pagar en
dos cuotas). Asimismo, surge que a partir del 1 de mayo del 2004 los nuevos alumnos
matriculados tendrán opción a una beca del 25 % sobre el precio de la matrícula, con lo
cual el precio del curso queda fijado en 1.125.- euros más 200 euros por gastos de envió.
Debiéndose abonar 762,5 euros en la primer cuota y 562,5 en la segunda.
b) No se tuvieron a la vista los informes trimestrales correspondientes al período 2004 con
la pertinente aprobación, conforme lo dispuesto en el punto 4 de la Carta Acuerdo.
Comentarios de la UEP:
a) Sin comentario
b) El formato y la modalidad de los informes trimestrales se flexibilizó, debido a la carga
administrativa que implicó el desarrollo de los respectivos programas para los puntos
25
focales provinciales, situación que fue puesta en conocimiento del BIRF en numerosas
oportunidades.
No obstante ello, los Programas de Fortalecimiento de Provincias (PFP´s) han elaborado
informes e inventarios de los bienes adquiridos en el marco de los programas, los que
complementan con los elaborados por la responsable del componente por la UEP. Estos
informes permiten realizar un seguimiento permanente de las actividades y de sus
resultados.
Asimismo adjuntó un Informe de avance de actividades al 26 de abril de 2005 emitido
por el Proyecto, que no se corresponde a los informes trimestrales provinciales
solicitados.
Provincia de Tierra del Fuego, Antártida e Islas del Atlántico Sur.
Adquisición de Homogeneizador de tejido.
a) Según Cuadro comparativo la cotización de OMNI LAB fue de USD 2.290.- según
formulario N° 1 Fuente y Usos de Fondos de la rendición, la factura 2081 ($ 7.795,15)
equivale a USD 2.407.- y la factura 2082 ($ 201,79) equivale a USD 258,59, lo que
totaliza USD 2.339,59.
b) No se tuvo a la vista los informes trimestrales correspondientes al período 2004 con la
pertinente aprobación, conforme lo dispuesto en la Carta Acuerdo.
Comentarios de la UEP:
a) Con relación al cuadro comparativo de la cotización de OMINLAB se advirtió el error
manifestado, el cual fue informado a la Provincia. Asimismo se informa que el mismo no
afecta a la comparación de precios, dado que continúa siendo la cotización más baja.
b) El formato y la modalidad de los informes trimestrales se flexibilizó, debido a la carga
administrativa que implicó el desarrollo de los respectivos programas para los puntos
focales provinciales, situación que fue puesta en conocimiento del BIRF en numerosas
oportunidades.
26
No obstante ello, los PFP´s han elaborado informes e inventarios de los bienes adquiridos
en el marco de los programas, los que complementan con los elaborados por la
responsable del componente por la UEP. Estos informes permiten realizar un
seguimiento permanente de las actividades y de sus resultados.
Asimismo adjuntó un Informe de avance de actividades al 26 de abril de 2005 emitido
por el Proyecto, que no se corresponde a los informes trimestrales provinciales
solicitados.
Recomendación:
Cumplir estrictamente con las pautas establecidas en los documentos suscriptos.
8) REGISTRO DE INVENTARIO DE BIENES Y EQUIPOS
Observación:
En el Libro Mayor de Bienes y Equipos en la columna “Ubicación” no se especifica la
ubicación física en la que se encuentra localizado el bien, sólo se indica el Organismo.
Comentarios de la UEP:
Se estimó que era suficiente para el libro mayor de bienes, con la indicación del organismo
responsable de la custodia de los mismos. No obstante el organismo preparó un detalle
adicional al respecto.
Recomendación:
27
Mantener en forma actualizada y completa la información correspondiente a los bienes y
equipos adquiridos con fondos del Proyecto. Asimismo proceder a realizar recuentos físicos
periódicos, y en caso de corresponder, efectuar los ajustes correspondientes.
BUENOS AIRES; 20 de mayo de 2005.
28
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA DEL
”PROYECTO DE PREVENCIÓN DE LA CONTAMINACION COSTERA Y GESTIÓN
DE LA DIVERSIDAD BIOLÓGICA MARINA”
CONVENIO DE DONACION BIRF GEF TF N° 28385
(Ejercicio N° 3 finalizado el 31/12/04)
Al Señor Secretario de Política Económica
del Ministerio de Economía y Producción.
Como queda establecido en los respectivos dictámenes, el examen fue realizado de conformidad
con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la Auditoría General de la Nación, las cuales
son compatibles con las de aceptación general en la República Argentina para la profesión
contable y con las recomendadas por la Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras
Superiores (INTOSAI), incluyendo los siguientes procedimientos:
- Test o prueba de transacciones y comprobantes;
- Análisis de la metodología para la contratación de consultores y verificación de la existencia de
informes de los mismos;
- Análisis de legajos;
- Cotejo de orígenes con información de terceros -PNUD;
- Análisis sobre la elegibilidad de las erogaciones que respaldan los estados de gastos del
período, conforme las estipulaciones del Convenio de Préstamo;
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de control, en la medida que se los
consideró necesarios, adaptándolos a la naturaleza específica de la actividad auditada.
El alcance de la tarea realizada comprendió el 100 % de los aportes y el 74,20 % de las
erogaciones del ejercicio conforme se expone seguidamente:
29
Rubro
Total ejercicio $
Total muestra $
% Incidencia Rubro
% Muestra
Consult. Indiv.
345.241,41
233.017,90
26,58
67,49
Bienes
298.585,95
284.131,00
23,00
95,15
Viajes (*)
115.250,25
47.058,26
8,87
40,83
Talleres(*)
326.722,18
206.650,00
25,16
63,24
Costo auditoria.(*)
2.249,56
0
0,17
Gastos Grales..(*)
66.320,35
48.534,81
5,11
73,18
144.258,56
144.258,56
11,11
100,00
1.298.628,26
963.650,53
100,00
74,20
Costo de administración
Total
(*)- Conforman Costos Incrementales (Según Estado de Inversiones y Estado de Fondos) que integran el rubro
gastos elegibles del Estado de Situación Patrimonial adjunto al presente.
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
BUENOS AIRES, 20 de mayo de 2005.
30