2003_215info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/98/038
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA
DE BUENOS AIRES, SUBPROYECTO REGION OESTE DEL PROGRAMA
MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN- PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/98/038.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2002, correspondientes al Proyecto PNUD N° ARG/98/038
“Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires, Subproyecto
Región Oeste del Programa Materno Infantil y Nutrición -PROMIN II”, de acuerdo al
Documento suscripto el 22/01/99 entre el Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones
Unidas para el Desarrollo (PNUD) y sus posteriores revisiones, a fin de que este último brinde
asistencia al Proyecto en las gestiones necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de
septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2002 (movimientos del
ejercicio y acumulados del ejercicio anterior), expresado en pesos y dólares
1
estadounidenses y anexo 1 que forman parte del mismo.
b) Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 6.
c) Estado
de
Inversiones
Acumuladas
al
31/12/2002,
expresado
en
dólares
estadounidenses.
d) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.-Copia de la “Situación Financiera al 31/12/02” emitida en dólares estadounidenses
por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de
Coordinación del Proyecto (UCP).
2.-Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el periodo 01/01/2002 al 31/12/2002,
emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York,
certificado y conciliado por la UCP.
El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra
expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD.
Fue preparado por la Unidad de Coordinación del Proyecto y es de su exclusiva
responsabilidad.
Los estados financieros fueron presentados parcialmente a esta auditoria con fecha
13/08/03 y se completaron el 08/09/03. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 25/08/03 y el 19/09/03, y el
10/11/03.
II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
2
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta, excepto por lo que a continuación se indica:
a) El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el
organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por el Organismo de las Naciones Unidas.
b) Respecto a los gastos expuestos en dólares estadounidenses en las diferentes líneas de
inversión que surgen de los informes financieros trimestrales elevados por el Proyecto
al PNUD se planteó lo siguiente:
• El punto 2.2 del capítulo V del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación
Técnica Ejecutados por el Gobierno en su tercer párrafo dice “…Cuando los gastos
del trimestre se realizan en $ (pesos), los mismos se convierten a USD (dólares
estadounidenses) a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente en que
se efectuó al anticipo (generalmente la tasa de cambio existente a comienzos del
Trimestre)”.
• En el marco de las regulaciones financieras del PNUD, y a efectos de la preparación
de los informes correspondientes al año 2002, se informó oportunamente mediante
Circular Nro. 018/02 que los gastos realizados por los Proyectos deberán imputarse a
la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas aplicable en el período en el que
se pague, régimen de conversión usado por el Proyecto.
En respuesta a dicha divergencia el PNUD nos respondió que esa normativa (circular
018/02) “será reflejada en la próxima actualización del Manual de Gestión de proyectos
de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, con el siguiente texto, “Cuando los
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gastos del trimestre se realizan en $ (pesos), los mismos se convierten a USD (dólares
estadounidenses) a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente al
momento en que se ha efectuado el pago”.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Si bien la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) posee un sistema contable bimonetario el
mismo no fue utilizado. Al respecto, la UEP utilizó los reportes emitidos por el
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) para la elaboración y
presentación de los Estados financieros en moneda extranjera, los cuales fueron
validados por esta auditoría.
b) Se mantiene del ejercicio anterior en el rubro Varios (línea 53) del capítulo “usos de
fondos” del estado citado en I- a) precedente, la observación respecto a que no se
efectuó el ajuste de USD 3.306,61 ($ 3.300,00) que corresponden a erogaciones del
rubro “capacitación y becas” (línea 30), quedando en consecuencia sobre y
subvaluados los rubros mencionados respectivamente.
c) Existe una diferencia de USD 147,11 entre el total registrado por la UEP en concepto
de costo de apoyo – administración – (USD 34.473,79) en el estado citado en I- a)
precedente y el informado por el PNUD, USD 34.326,68, en el estado mencionado en
I- d) 1.-, correspondientes a ajustes efectuados por el PNUD bajo ese concepto y no
registrado por el Proyecto, afectando en ese importe el saldo disponible al 31/12/02.
d) Existen discrepancias entre la información expuesta en el Estado citado en I- a)
“Fuentes de fondos” respecto a la fuente de financiamiento y la detallada en el Estado
mencionado en I- d) 1.- anterior:
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Concepto
S/EOAF USD
S/Estado de Situación Diferencia USD
Financiera USD
Transf. Cuenta Especial
BIRF
Aportes Locales
Total
1.124.200,00
1.126.605,00
(2.405,00)
136.352,71
133.948,00
2.404,71
1.260.552,71
1.260.553,00
(0,29)
Cabe señalar que, conforme a la información relevada, la correcta corresponde a la
expuesta citada en I-a) anterior.
e) Con referencia a lo señalado en Nota 5 a los estados financieros, si bien resulta
aplicable para el Préstamo BIRF 4164-AR, dichos objetivos no fueron definidos en
ninguna Revisión del Documento de Proyecto que nos ocupa.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en II- anterior y,
excepto por lo señalado en III- b) y c) precedentes, los estados financieros e información
financiera complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la situación
financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/038 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad
Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires, Subproyecto Región Oeste del Programa
Materno Infantil y Nutrición-PROMIN II” al 31 de diciembre de 2002, así como las
transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de conformidad con
prácticas contables usuales y con los requisitos estipulados en el Documento de Proyecto
del 22/01/99 y sus posteriores revisiones.
5
Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance
del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2003.
Dra. Liliana VILLANUEVA
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
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Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/038
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA
DE BUENOS AIRES, SUBPROYECTO REGION OESTE DEL PROGRAMA
MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN- PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el
ejercicio finalizado el 31/12/02, correspondiente al Proyecto PNUD N° ARG/98/038 “Apoyo y
Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires, Subproyecto Región
Oeste del Programa Materno Infantil y Nutrición -PROMIN II”, han surgido observaciones y
consecuentes recomendaciones sobre aspectos relativos a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) de
la provincia de Buenos Aires que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y
acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios.
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/02
1) FALENCIAS ADMINISTRATIVAS
Observación: reiteramos la observación en cuanto a que los comprobantes una vez
abonados no son cancelados (por ejemplo con un sello de “Pagado”) a efectos de que no
puedan ser erróneamente pagados o utilizados con otros fines diferentes de los del
Proyecto.
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
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Recomendación:
Dejar evidencia, mediante un sello cancelatorio (sello de “pagado”) en las órdenes de pago
emitidos y comprobantes abonados por el Proyecto.
2) REGISTROS
Observación:
Se mantiene pendiente de ajuste del ejercicio anterior la suma de USD 3.306,61 ($
3.300,00) que se registró y justificó al PNUD bajo la línea 53 (varios) en tanto que
correspondía contabilizar, conforme la naturaleza del gasto, bajo la línea 30 (capacitación y
becas). En consecuencia, ésta última se mantiene subvaluada y la línea 53 sobrevaluada.
Comentarios de la UCP:
Sin comentarios.
Recomendación:
Profundizar los controles administrativos - contables, conciliando periódicamente las
operaciones. Así también, efectuar controles periódicos con la información contenida en
los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último.
3) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS
Observaciones:
a) No se encuentra actualizado, pues no detalla las adquisiciones del año 2002;
b) No se encuentran inicialadas todas las hojas por un responsable de la UEP, sólo se
firmaron parcialmente.
c) Los bienes no se encuentran identificados (Nº de inventario).
d) No identifican al responsable de la custodia de los mismos.
e) No se encuentra conciliado con los registros del Proyecto. Existe una diferencia de $
9.094,48 entre el total de inventario ($ 111.618,18) y el total según registros ($
120.712,66).
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Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación:
Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los
registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes
adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en
su composición. Implementar procedimientos de control (recuentos físicos periódicos) a
efectos de detectar posibles diferencias y así poder corregirlos.
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) EQUIPAMIENTO CDI (PP 32/01)
Adquisición de equipamientos para los CDI B° Gaona (Moreno) y Pancitas (José C.
Paz), por $ 1.820,95.
Observaciones:
a) Las órdenes de compra no se encuentra suscripta por los proveedores (“Estimular
Didácticos” y “Educando”). Téngase en cuenta que dicho acto resulta imperativo ya que
a partir de la aceptación por parte del proveedor de este documento se habilitan los
plazos estipulados contractualmente.
b) No se tuvo a la vista el remito de un proveedor (“Estimular Didácticos”).
c) Se observó una considerable demora en el pago de la orden de compra N° 6 (proveedor
“Educando”), no surgiendo de la documentación adjunta al legajo justificación que
indique los motivos de tal situación.
Fecha de Emisión de la Orden de Compra N° 6
14-11-01
Fecha de Remito del proveedor
07-12-01
Fecha de Factura del proveedor
07-12-01
Fecha de orden de pago
18-03-02
Fecha de recibo del proveedor
22-03-02
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Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación:
Verificar que las ordenes de compra estén debidamente suscriptas por el proveedor, de
manera de evitar el desconocimiento de las obligaciones contraídas.
2) VARIOS DE COMUNICACIÓN SOCIAL
Observaciones:
1- Adquisición de material gráfico para los Efectores de Salud de la Región Oeste (Pedido
de Presupuestos 34/01) por $ 585.-.
a) No se tuvo a la vista la invitación a cotizar al proveedor adjudicado.
b) No se tuvo a la vista el cuadro comparativo de ofertas.
2- Adquisición de material gráfico para la prevención de anemia (Pedido de Presupuestos
43/01) por $ 2.960.-.
a) No se tuvo a la vista la invitación a cotizar al proveedor adjudicado;
b) La orden de compra no se encuentra suscripta por el proveedor;
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación:
Documentar adecuadamente todas las actuaciones efectuadas por el Proyecto, dejando
evidencia del momento en que los mismos se realizan, como así también, verificar que las
ordenes de compra estén debidamente suscriptas por el proveedor a efectos de evitar que
éste último desconozca los compromisos asumidos.
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3) APORTES BIRF Y NACIÓN
Observación:
De los procedimientos de auditoría efectuados sobre las aplicaciones realizadas por el
Proyecto, conforme las diferentes fuentes de financiamiento se observa que al 31/12/02 no
se realizaron aportes BIRF y NACIÓN suficientes para cubrir aquellas erogaciones
financiadas con esas fuentes. Al respecto, a continuación se expone la situación planteada:
Financiamiento
Gastos Acumulados
Aportes Acumulados
Diferencia en
al 31/12/02 USD
al 31/12/02 USD
USD
BIRF
1.182.886,66
1.124.200,00
(58.686,66)
NACION
59.123,28
45.090,18
(14.033,10)
Total
1.242.009,94
1.169.290,18
(72.719,76)
En consecuencia, estos gastos fueron financiados por otras fuentes de financiamiento.
Comentarios de la UCP:
Sin comentarios.
Recomendación: Dar cumplimiento a los compromisos asumidos.
Verificar periódicamente que los aportes efectuados por cada uno de los organismos
intervinientes resulten suficientes para cubrir los gastos correspondientes a cada uno de
ellos.
BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2003.
Dra. Liliana VILLANUEVA
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
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Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/038
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA DE LA PROVINCIA
DE BUENOS AIRES, SUBPROYECTO REGION OESTE DEL PROGRAMA
MATERNO INFANTIL Y NUTRICIÓN- PROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/98/038.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/02 con los registros
en moneda local y auxiliares en moneda extranjera que les dieron sustento.
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto.
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto.
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos.
- Circularizaciones y confirmaciones bancarias.
- Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría.
- Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible.
- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios en las circunstancias.
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El alcance del examen comprendió el 100 % de los orígenes y aplicaciones de fondos del
ejercicio 2002, expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos, según el siguiente detalle:
Línea
Concepto
Aplicaciones del % de incidencia Importe muestra
Presupuestaria
ejercicio $
45,00
Compras locales
53,00
Varios
Totales
del rubro
$
% de muestra
analizada
14.978,15
67,46%
14.978,15
7.223,72
32,54%
7.223,72
100%
100%
22.201,87
100%
22.201,87
100%
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial de la provincia de Buenos Aires no
obstaculizó nuestra gestión, facilitando el acceso a la documentación respaldatoria
correspondiente.
BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2003.
Dra. Liliana VILLANUEVA
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
13
Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN