2003_214info.pdf

INFORME DE AUDITORÍA SOBRE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL
PROYECTO PNUD N° ARG/98/029
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA
PROVINCIA DE BUENOS AIRES, SUBPROYECTO ESTEBAN ECHEVERRÍAPROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Al Señor Director Nacional del
Proyecto PNUD N° ARG/98/029.
La Auditoría General de la Nación, en su carácter de auditor externo independiente, ha
examinado los estados financieros detallados en el apartado I- siguiente, por el ejercicio
finalizado el 31 de diciembre de 2002, correspondientes al Proyecto N° ARG/98/029 “Apoyo y
Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de Buenos Aires, Subproyecto
Esteban Echeverría -PROMIN II”, de acuerdo al Documento suscripto el 25/11/98 entre el
Gobierno Argentino y el Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) y su
posterior revisión, a fin de que este último brinde asistencia al Proyecto en las gestiones
necesarias para su ejecución.
Este proyecto es parcialmente financiado con recursos provenientes del Convenio de Préstamo
N° 4164-AR “Segundo Programa Materno Infantil y Nutrición” (PROMIN II), suscripto el 23 de
septiembre de 1997 entre la República Argentina y el Banco Internacional de Reconstrucción y
Fomento (BIRF).
I-
ESTADOS AUDITADOS
a) Estado de Fuentes y Usos de Fondos al 31 de diciembre de 2002 (movimientos del
ejercicio y acumulados del ejercicio anterior), expresado en pesos y dólares
estadounidenses y anexos (1 a 3) que forman parte del mismo.
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b) Notas a los Estados Financieros del Proyecto N° 1 a 6.
c) Estado
de
Inversiones
Acumuladas
al
31/12/2002,
expresado
en
dólares
estadounidenses.
d) Información Financiera Complementaria, que incluye:
1.- Copia de la “Situación Financiera al 31/12/02” emitida en dólares estadounidenses
por la oficina del PNUD en Buenos Aires, certificada y conciliada por la Unidad de
Coordinación del Proyecto (UCP).
2.- Copia del “Informe Combinado de Gastos”, por el periodo 01/01/2002 al 31/12/2002,
emitido en dólares estadounidenses por la Sede del PNUD en Nueva York,
certificado y conciliado por la UCP.
El estado señalado en a) surge de registros contables elaborados en pesos y se encuentra
expresado en dólares estadounidenses al tipo de cambio operacional fijado por el PNUD.
Fue preparado por la UCP y es de su exclusiva responsabilidad.
Los estados financieros fueron presentados parcialmente a esta auditoria con fecha
13/08/03 y se completaron el 08/09/03. Se adjuntan inicialados por nosotros a efectos de su
identificación con este dictamen.
Nuestra tarea estuvo encaminada a expresar una opinión basada en el examen de auditoría
realizado, habiéndose efectuado el trabajo en campo entre el 25/08/03 y el 19/09/03, y el
10/11/03.
Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance
del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
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II-
ALCANCE DEL TRABAJO DE AUDITORÍA
El examen fue practicado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas
por la Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación
general en la República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la
Organización Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las
establecidas en el apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo pruebas de los
registros contable-financieros, análisis de la estructura del sistema de control interno
implementada por el proyecto, verificación del cumplimiento de las principales
disposiciones estipuladas en el Documento de Proyecto y demás procedimientos que se
consideraron necesarios, tal como se detallan en nuestra declaración de procedimientos
adjunta, excepto por lo que a continuación se indica:
a) El dictamen de la auditoría se limitó a los fondos recibidos y gastos realizados por el
organismo gubernamental de ejecución del proyecto y no abarcó los gastos efectuados
por los organismos de las Naciones Unidas.
b) Respecto a los gastos expuestos en dólares estadounidenses en las diferentes líneas de
inversión que surgen de los informes financieros trimestrales elevados por el Proyecto
al PNUD se planteó lo siguiente:
• El punto 2.2 del capítulo V del Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación
Técnica Ejecutados por el Gobierno en su tercer párrafo dice “…Cuando los gastos
del trimestre se realizan en $ (pesos), los mismos se convierten a USD (dólares
estadounidenses) a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente en que
se efectuó al anticipo (generalmente la tasa de cambio existente a comienzos del
Trimestre)”.
• En el marco de las regulaciones financieras del PNUD, y a efectos de la preparación
de los informes correspondientes al año 2002, se informó oportunamente mediante
Circular Nro. 018/02 que los gastos realizados por los Proyectos deberán imputarse a
la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas aplicable en el período en el que
3
se pague, régimen de conversión usado por el Proyecto.
En respuesta a dicha divergencia el PNUD nos respondió que esa normativa (circular
018/02) “será reflejada en la próxima actualización del Manual de Gestión de proyectos
de Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno, con el siguiente texto, “Cuando los
gastos del trimestre se realizan en $ (pesos), los mismos se convierten a USD (dólares
estadounidenses) a la tasa de cambio operacional de Naciones Unidas vigente al
momento en que se ha efectuado el pago”.
III- ACLARACIONES PREVIAS
a) Si bien la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) posee un sistema contable bimonetario el
mismo no fue utilizado. Al respecto, la UEP utilizó los reportes emitidos por el
Programa de las Naciones Unidas para el Desarrollo (PNUD) para la elaboración y
presentación de los Estados financieros en moneda extranjera, los cuales fueron
validados por esta Auditoría.
b) No se registró contablemente en este Proyecto erogaciones en concepto de capacitación
de recursos humanos, por la suma de $ 940,- (USD 284,84 ), los cuales fueron
imputados al Proyecto PNUD ARG 98/028, subproyecto Pilar, se aclara que en los
estados financieros mencionados en I- a) se exponen correctamente.
c) Existe una diferencia de USD 437,30 entre el total registrado por la UEP en concepto de
costo de apoyo – administración – (USD 27.763,19) en el estado citado en I- a)
precedente y el informado por el PNUD, USD 27.325,89, en el estado mencionado en Id) 1.-, correspondientes a ajustes efectuados por el PNUD bajo ese concepto y no
registrado por el Proyecto, afectando en ese importe el saldo disponible al 31/12/02.
d) Existen discrepancias entre la información expuesta en el Estado citado en I- a)
“Fuentes de fondos” respecto a la fuente de financiamiento y la detallada en el Estado
mencionado en I- d) 1.- anterior:
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Concepto
S/EOAF USD
S/Estado de Situación Diferencia USD
Financiera USD
Transf. Cuenta Especial
BIRF
Aportes Locales
Total
951.674,10
963.699,00
(12.024,90)
42.084,17
30.060,00
12.024,17
993.758,27
993.759,00
(0,73)
Cabe señalar que, conforme a la información relevada, la correcta corresponde a la
expuesta citada en I-a) anterior.
e) El cuadro expuesto en el Anexo 2 Transferencias de la Cuenta Especial muestra la suma
de USD 28.474,10 ($ 52.677,09) con fecha de débito 11-03-02. Al respecto, se aclara
que el tipo de cambio a aplicar para esa fecha correspondía a $ 2.- y no $ 1,85 como se
menciona en el citado Anexo.
f) Con referencia a lo señalado en Nota 5 a los estados financieros, si bien resulta aplicable
para el Préstamo BIRF 4164-AR, dichos objetivos no fueron definidos en ninguna
Revisión del Documento del Proyecto que nos ocupa.
IV- DICTAMEN
En opinión de esta Auditoría General de la Nación, sujeto a lo expuesto en II- anterior y,
excepto por lo señalado en III- c) y e) precedentes, los estados financieros e información
financiera complementaria identificados en I-, exponen razonablemente la situación
financiera del Proyecto PNUD N° ARG/98/029 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad
Ejecutora de la Provincia de Buenos Aires, Subproyecto Esteban Echeverría del Programa
Materno Infantil y Nutrición - PROMIN II” al 31 de diciembre de 2002, así como las
transacciones realizadas durante el ejercicio finalizado en esa fecha, de acuerdo con
prácticas contables usuales y con los requisitos establecidos en el Documento de Proyecto
del 25/11/98 y sus revisiones posteriores.
5
Con relación a lo estipulado en el apartado B del “Manual de Gestión de Proyectos de
Cooperación Técnica Ejecutados por el Gobierno” mencionado en el párrafo “II- Alcance
del Trabajo de Auditoría”, corresponde remitirse a las observaciones y recomendaciones
señaladas en el Memorando a la Dirección del Proyecto que acompaña al presente Informe.
BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2003.
Dra. Liliana VILLANUEVA
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
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Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
MEMORANDO A LA DIRECCIÓN DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/029
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA
PROVINCIA DE BUENOS AIRES, SUBPROYECTO ESTEBAN ECHEVERRÍAPROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Como resultado de la revisión practicada sobre el Estado de Fuentes y Usos de Fondos por el
ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002, correspondiente al Proyecto PNUD N°
ARG/98/029 “Apoyo y Fortalecimiento a la Unidad Ejecutora Provincial de la Provincia de
Buenos Aires, Subproyecto Esteban Echeverría -PROMIN II”, han surgido observaciones y
consecuentes recomendaciones sobre aspectos relacionados a procedimientos administrativocontables y del sistema de control interno existentes en la Unidad Ejecutora Provincial (UEP) de
la Provincia de Buenos Aires que hemos considerado necesario informar para su conocimiento y
acción futura.
Sobre la base de las muestras determinadas durante el desarrollo de nuestro examen, surgieron
los siguientes comentarios.
A- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO ANTERIOR NO SUBSANADAS AL 31/12/02
1) CAPACITACIÓN
Observación: se mantiene del ejercicio anterior la observación respecto a que, en todos los
casos analizados, la fecha de los comprobantes (factura/recibo) presentados por los
capacitadores es posterior a la de emisión de las respectivas órdenes de pago.
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
7
Recomendación: No efectuar libramientos de pago sin la documentación de respaldo
correspondiente.
2) LIBRO MAYOR DE BIENES Y EQUIPOS
Observaciones:
a) No se encuentra actualizado, pues detalla las adquisiciones al 31/12/01;
b) No se encuentran inicialadas todas las hojas por un responsable de la UEP, sólo se
firmaron parcialmente;
c) Los bienes no se encuentran identificados (Nº de inventario);
d) No identifican al responsable de la custodia de los mismos;
e) No se encuentra conciliado con los registros del Proyecto. Existe una diferencia de $
11.230,26 entre el total de inventario ($ 135.488,62) y el total según registros ($
146.718,88).
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación:
Mantener el Libro Mayor de Bienes y Equipos actualizado, completo y conciliado con los
registros contables, de manera tal que refleje en todo momento la totalidad de los bienes
adquiridos con fondos del proyecto, como así también cualquier cambio que se origine en
su composición. Implementar procedimientos de control (recuentos físicos periódicos) a
efectos de detectar posibles errores y así poder corregirlos.
8
B- OBSERVACIONES DEL EJERCICIO
1) OBRA CIVIL. Centro de Salud (CS) “El Zaizar” y Centro de Desarrollo Infantil
(CDI) “El Manzanar” (L.P. N° 69B)
Observaciones:
a) En algunos casos, el proveedor (Ingeniería & Construcciones) omitió facturar el
correspondiente fondo de reparo (FR) de los siguientes certificados de obra:
Cert. Nro.
Efector
F.R. no facturado
7
CS El Zaizar
$ 2.376,09
8
CS El Zaizar
$ 7,86
7
CDI El Manzanar
$ 228,75
$ 2.612,63
Total
No quedando en consecuencia registrada por la UEP dicha acreencia a favor de terceros.
b) En el certificado de obra N° 8 correspondiente al “CS El Zaizar” no se especifica el
período de ejecución de los trabajos;
c) En el certificado de obra N° 7, del “CDI El Manzanar”, se menciona como período de
ejecución de los trabajos, febrero 2002, mientras que la “no objeción” otorgada por
UCP a dicho certificado hace referencia al período abril 2002.
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación:
Profundizar los controles administrativos a efectos de mejorar la calidad de la información
y la gestión.
2) CAPACITACIÓN
Observaciones:
a) En un caso, el “Acuerdo de Obra Realizada” (contrato) no se encuentra suscripto por el
coordinador;
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b) En otro caso, el “acuerdo” hace referencia al período de contratación junio de 2002,
correspondiendo a mayo de 2002;
c) Algunas órdenes de pago no se encuentran suscriptas por el responsable del área de
administración;
d) En algunos casos los comprobantes (recibos y/o facturas) no poseen fecha; en un caso
éste es de fecha 08/03/02, 51 días después de la expuesta en la orden de pago respectiva
(16/01/02).
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación:
Mantener archivos completos y ordenados de la documentación respaldatoria que sustenta
la validez jurídica de los actos formalizados por el Proyecto.
3) EQUIPOS NO FUNGIBLES
“Compra de libros para CDI” (pedido de presupuestos Nº 035/01)
Observaciones:
a) No se tuvo a la vista el presupuesto presentado por un oferente y al que la fue
adjudicado uno de los ítems (Rayuela Libros) solicitados ($ 455,20).
b) Las órdenes de compra no se encuentran suscriptas por el proveedor. Téngase en cuenta
que dicho acto resulta imperativo y que partir de la aceptación por parte del tercero
(proveedor) de este documento, se habilitan los plazos de entrega de los bienes
estipulados contractualmente.
c) Se observaron demoras en la cancelación de los pagos, no surgiendo de la
documentación adjunta al legajo justificación de tal situación.
Fecha
Rayuela
Emisión de la Orden 07-01-02
Cronopio Azul
Sigmar
Novelibro
07-01-02
07-01-02
07-01-02
de Compra
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Remito del Proveedor 30-01-02
21-01-02
18-01-02 y 14-01-02
27-02-02
Factura del Proveedor 28-01-02
21-01-02
31-01-02
14-01-02
Orden de Pago
10-04-02
10-04-02
22-04-02
10-04-02
Recibo del Proveedor 16-04-02
23-04-02
No se tuvo 23-04-02
a la vista
Comentarios de la UEP:
Sin comentarios.
Recomendación:
Documentar adecuadamente todas las actuaciones efectuadas por el Programa y, de
corresponder, dejar evidencia de las excepciones aplicadas.
Verificar que las ordenes de compra estén debidamente suscriptas por el proveedor, de
manera de evitar el desconocimiento de las obligaciones contraídas.
4) INFORMES TRIMESTRALES PNUD
Observaciones:
Del análisis realizado sobre las rendiciones trimestrales efectuadas por el proyecto al
PNUD, se detectaron discrepancias respecto a la categorización de algunos gastos que,
conforme su naturaleza, debían ser cargados a otra línea de inversión. Al rspecto a
continuación se exponen las divergencias planteadas:
Se justificó al PNUD
Línea
Concepto
53.04
Varios Capacitación
21.01
Obras Civiles
USD
16,08
242,33
Comentarios de la UCP:
Sin comentarios.
11
Corresponde imputar
$
Línea
Concepto
54,74 53.03 Varios Gastos Banc.
727,00 21.03 Subc. Insp. Obras
Recomendación:
Profundizar los controles administrativos - contables, conciliando periódicamente las
operaciones. Así también, efectuar controles periódicos con la información contenida en
los informes financieros que se presentan al PNUD y los reportes emitidos por éste último.
5) APORTES NACIÓN:
Observaciones:
De los procedimientos de auditoria efectuados sobre las aplicaciones realizadas por el
Proyecto, conforme las diferentes fuentes de financiamiento, se observa que al 31/12/02 no
se realizaron aportes locales suficientes para cubrir aquellas erogaciones financiadas con
esa fuente. Al respecto, a continuación se expone la situación planteada:
Financiamiento
NACION
Gastos
Aportes
Diferencia en
Acumulados
Acumulados
USD
al 31/12/02
al 31/12/02
USD
USD
68.895,76
42.084,71
(26.811,59)
En consecuencia, estos gastos fueron financiados por otras fuentes de financiamiento.
Comentarios de la UCP:
Sin comentarios.
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Recomendación: Dar cumplimiento a los compromisos asumidos.
Verificar periódicamente que los aportes efectuados por cada uno de los organismos
intervinientes resulten suficientes para cubrir los gastos correspondientes a cada uno de
ellos.
BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2003.
Dra. Liliana VILLANUEVA
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
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Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN
DECLARACIÓN DE PROCEDIMIENTOS DE AUDITORÍA
DEL PROYECTO PNUD N° ARG/98/029
“APOYO Y FORTALECIMIENTO A LA UNIDAD EJECUTORA PROVINCIAL DE LA
PROVINCIA DE BUENOS AIRES, SUBPROYECTO ESTEBAN ECHEVERRÍAPROMIN II”
(Ejercicio finalizado el 31 de diciembre de 2002)
Al Señor Director Nacional
del Proyecto PNUD N° ARG/98/029.
El examen fue realizado de conformidad con las Normas de Auditoría Externa emitidas por la
Auditoría General de la Nación, las cuales son compatibles con las de aceptación general en la
República Argentina para la profesión contable, con las recomendadas por la Organización
Internacional de Entidades Fiscalizadoras Superiores (INTOSAI) y con las establecidas en el
apartado B del capítulo VI del “Manual de Gestión de Proyectos de Cooperación Técnica
Ejecutados por el Gobierno” del PNUD, incluyendo los siguientes procedimientos:
- Confrontación de las cifras expuestas en los estados financieros al 31/12/02 con los registros
en moneda local y auxiliares en moneda extranjera que les dieron sustento.
- Cotejo de las acumulaciones de las transacciones del ejercicio con la documentación que les
diera origen -test o prueba de transacciones-.
- Verificación del cumplimiento de las principales disposiciones estipuladas en el Documento
de Proyecto.
- Análisis de la estructura del sistema de control interno implementada por el proyecto.
- Verificación de los procesos de desembolso de fondos.
- Circularizaciones y confirmaciones a terceros.
- Análisis y verificación de la metodología de contratación de consultoría.
- Verificación de la metodología de adquisición, uso, control y disposición de equipo no
fungible.
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- Como así también la aplicación de otros procedimientos de auditoría que se consideraron
necesarios.
El alcance del examen comprendió el 100 % de los orígenes y aplicaciones de fondos del
ejercicio 2002, expuestas en el Estado de Fuentes y Usos de Fondos, según el siguiente detalle:
Línea
Concepto
Aplicaciones del % de incidencia Importe muestra % de muestra
Presupuestaria
del rubro
$
analizada
21.00
Subcontratos con Empresas C
ejercicio $
54.031,71
59,01%
54.031,71
100,00%
30.00
Capacitación y Becas
35.542,00
38,82%
35.542,00
100,00%
45.00
Compras locales
756,20
0,83%
756,20
100,00%
53.00
Varios
1.227,13
1,34%
1.227,13
100,00%
91.557,04
100,00%
91.557,04
100,00%
Totales
Debe destacarse que el examen practicado no ha tenido como objetivo principal la detección de
hallazgos referidos a desfalcos u otras anomalías similares.
Corresponde destacar que la Unidad Ejecutora Provincial no obstaculizó nuestra gestión,
facilitando el acceso a la documentación respaldatoria correspondiente.
BUENOS AIRES, 21 de noviembre de 2003.
Dra. Liliana VILLANUEVA
Supervisora D.C.E.E.-AGN
Dr. Roberto DI LEONE
Coordinador D.C.E.E.-AGN
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Dr. Miguel ZURETTI
Jefe D.C.E.E-AGN